Основы секретарской деятельности

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями как секретарь на телефоне‚ секретарь-reception‚ секретарь офиса‚ секретарь-референт‚ секретарь делопроизводитель‚ офис-менеджер‚ секретарь переводчик‚ помощник руководителя‚ руководитель секретариата.

Правовое регулирование деятельности секретаря осуществляется с помощью должностной инструкции. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:

1) "Общие положения";

2) "Функции";

3) "Должностные обязанности";

4) "Права";

5) "Ответственность".

Необходимо также отметить‚ что эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Также важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

7. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Организация приема посетителей - одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, - это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:

Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-референт может вести предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руководителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, информируя о них сотрудника.

Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта. Телефон руководителя во время приема должен быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

Если в заранее назначенное для приема время руководитель отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяснить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время следующей встречи.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений. секретарь правовой нормативный деловой

Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:

· ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

· обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

· при необходимости, ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта занимают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и, при возможности, интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях - о месте его пребывания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание - исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

Снимать трубку нужно не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, нужно назвать свое учреждение, отдел и свою должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться.

· Если необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, нужно попросить у собеседника разрешения сделать это.

· Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.

Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка.

Обязательно надо записать:

o дату и время звонка;

o фамилию, имя, отчество и должность звонившего;

o суть сообщения;

o по какому номеру перезвонить и когда.

Таким образом‚ административные функции выполняемы секретарем являются наиболее важными в его деятельности‚ поскольку прием посетителей и телефонные звонки в деятельности секретаря занимают большую часть его рабочего времени.

8. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Одна из главных задач секретаря - упорядочить напряженный рабочий день руководителя, скорректировать планы, напомнить о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составить график посещений, мероприятий и приема посетителей, защитить и охранить руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники организации.

Хорошим подспорьем в организации рабочего дня секретаря может послужить блокнот-ежедневник. В нем можно расписать все планы не только по дням, но и по часам, и это очень удобно.

Планирование дел и мероприятий на неделю обычно происходит в пятницу после обеда, если директор в командировке - перед убытием в командировку. В том случае, если возникают изменения, делаются соответствующие пометки в записях. Необходимо проверять соответствие записей в ежедневнике секретаря и ежедневнике руководителя.Однако в работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

Важное место в работе секретаря занимает организация выставок‚ презентаций‚ совещаний и деловых поездок руководителя.

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех - пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

наименование организации;

наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;

дата заседания;

регистрационный номер протокола;

место проведения совещания;

подписи.

Датой протокола является дата события.

Стандартная подготовка к выставке включает:

выбор конкретной выставки;

согласование с организаторами места и размеров выставочной площади;

подготовку выставочного стенда, а также всех необходимых для его обеспечения коммуникаций (освещения, воды, отопления);

выбор экспонатов для выставки;

подготовку буклетов, прайсов, каталогов, проспектов и прочих рекламных материалов, содержащих информацию о компании;

выбор сотрудников, которые будут представлять продукцию на выставке;

выбор гостиницы, покупку билетов, заказ трансферов;

транспортировку экспонатов и необходимого оборудования;

страхование стенда, экспонатов, сотрудников.

В организации подготовки к выставке всегда задействовано огромное количество специалистов, причем это могут быть и сотрудники других компаний, которые будут оказывать услуги на протяжении всего подготовительного этапа и во время самой выставки.

Подготовка к командировке является одной из самых интересных и сложных блоков в работе секретаря. Какие особенности возникают, если мы говорим об отправке сотрудников за границу для участия в семинаре или выставке? Эти рекомендации нужно учитывать не только тем, чьи сотрудники участвуют в выставке, но и тем, чьи коллеги посещают выставку в ознакомительных целях.

Виза. Как правило, к участию и посещению выставки компания начинает готовиться не за один месяц. Первое, что должен сделать секретарь, - ознакомиться с правилами оформления визы в ту страну, где будет проходить выставка. После этого проверьте сроки действия паспортов тех сотрудников, которые поедут на выставку. Возможно, кому-то придется получать новый паспорт. Если для получения визы необходимо приглашение, запрашивать его нужно у организатора выставки. В визовой анкете указывайте даты посещения страны следующим образом: дата въезда, равная дате открытия выставки, минус 3-4 дня, дата выезда, равная дате закрытия выставки, плюс 3-4 дня. Сроки проведения выставки переносят только в случае непредвиденных обстоятельств. Чтобы подготовить стенд, необходимо приехать на несколько дней раньше. Также следует планировать, что участники выставки могут задержаться на несколько дней (например, для установления более тесных деловых контактов с теми, с кем познакомились на выставке, или просто в рамках экскурсионной программы).

Билеты. О проведении крупной отраслевой выставки заранее узнают не только покупатели и поставщики, но и прочие косвенно заинтересованные лица - например, авиакомпании. Они понимают, в какое время будет наибольший поток пассажиров, а это приводит к удорожанию билетов. Поэтому билеты приобретайте как можно раньше (в крайнем случае их можно сдать или обменять). Конечно, в итоге билетов хватит всем, но за месяц до выставки стоить они будут значительно дороже, а вашим сотрудникам придется лететь с пятью пересадками, потому что мест на удобных рейсах не останется.

Гостиница. Желательно, чтобы она находилась недалеко от выставочного комплекса. Правда, на необходимые даты в ней могут быть очень дорогие номера. Другой вариант - выбирать гостиницу, от которой удобно добираться до выставки. Советуйтесь с организаторами или ищите информацию в Интернете. Работать на выставке очень тяжело, дорога не должна отнимать у участников много сил и они должны легко разбираться в маршруте.

Трансфер. Ваши сотрудники возьмут такси в аэропорту? Или вы закажете трансфер в отеле? А может быть, им на время выставки понадобится машина? Тогда лучше арендовать ее заранее. Желательно выбрать такую компанию, которая предлагает взять в аренду автомобиль прямо в аэропорту и там же его сдать.

Перечислим то, о чем руководитель и сотрудники могут не подумать, но неплохо бы учесть вам.

Вода. Где сотрудники будут брать воду для того, например, чтобы попить чай? Если за доставку воды организаторы ответственности не несут, вам нужно самостоятельно решать этот вопрос.

Питание. Если на выставке большой наплыв посетителей, то в кафе будут многочасовые очереди. Подумайте заранее, как можно решить вопрос с питанием ваших сотрудников. На многих крупных выставках есть отдельные кафе для участников. Узнайте, есть ли рестораны и кафе с доступными ценами рядом с выставочными павильонами. Конечно, сотрудники могут взять с собой бутерброды, но есть их возле стенда категорически запрещено.

Визитки. Подготовьте сотрудникам визитки на английском языке, а также узнайте о правилах обращения с ними в той стране, где будет проходить выставка. Считается дурным тоном делать визитку на том языке, на котором вы не говорите. Однако если планируется поездка в Китай, просто необходимо заказать визитки на китайском - это знак особого уважения.

Участие в семинаре. Под термином «семинар» подразумевается комплекс мероприятий, который проводит компания или группа компаний для детального ознакомления возможных клиентов и партнеров со своей сферой деятельности.

В отличие от выставок их проводят не только с целью найти новых клиентов или поставщиков. Многие семинары подразумевают обмен опытом, наглядную демонстрацию достижений компании, кроме того, дают возможность детально познакомиться с условиями сотрудничества с указанными компаниями и особенностями ведения бизнеса в той стране, где они находятся.

Семинар - обычно многодневный комплекс мероприятий. В него всегда включают культурную программу. Обратите внимание: даты проведения семинара можно поменять по согласованию всех участников. К тому же приглашенные могут высказать пожелания по поводу культурной программы.

Как правило, всех гостей семинара селят в одном отеле или в нескольких расположенных рядом. Это делается для того, чтобы их удобнее было забирать из гостиницы и привозить обратно. Названия гостиниц также указываются в программе семинара.

Кроме того, приглашающая сторона занимается оформлением приглашений для получения визы, бронированием отелей, покупкой билетов на поезда, если это требуется.

Главная задача секретаря в этом случае - скоординировать работу всех участников семинара, а также проследить за тем, чтобы одно и то же действие не было выполнено дважды (например, чтобы не произошло двойного бронирования номеров в отеле). Однако не следует полностью полагаться на организаторов семинара. У них и так много работы, поэтому необходимо самостоятельно контролировать покупку билетов, уточнять, заказан ли трансфер, проверять, все ли документы сотрудников, необходимые для поездки, в порядке.

Таким образом‚ организация участия в выставке или посещение семинара - это всегда большое событие. И как любое большое событие, оно вызывает ажиотаж, а значит, массу лишних хаотичных движений. Главное в подготовке к подобному мероприятию - сохранять спокойствие.

9. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

К делопроизводственным функциям секретаря относятся:

- обязанности секретаря по организации и ведению делопроизводства;

- функции по документированию и работе с документацией;

- инструкция по делопроизводству в работе секретаря;

- требования к оформлению документов;

- подготовка проектов документов, регистрация, контроль за исполнением;

- систематизация и хранение документации;

- особенности работы с документами ограниченного доступа;

- автоматизированные системы управления документацией в работе секретаря.

Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, поэтому профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому без исключения секретарю.

Основным нормативным актом в делопроизводственной деятельности секретаря является инструкция по делопроизводству, регламентирующая технологию работы секретаря с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Оформление документов. Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием. Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

· формат: А4 (210 Ч 297 мм) или А5 (148 Ч 210 мм);

· поля: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее;

· цвет бумаги: белый или светлых тонов;

· нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах - посередине верхнего поля листа.

Подготовка документа начинается с оформления выработанного решения в виде проекта документа. Первоначально проект документа оформляется не на бланке, так как он должен будет пройти этап согласования, в результате которого в проект документа могут быть внесены изменения. Текст проекта документа составляется по тем же правилам, что и окончательный текст документа, оформляемого на бланке. В верхнем правом углу проставляется слово «Проект». К тексту проекта документа составляется заголовок. Другие реквизиты (подпись, дата и др.) в проекте документа не оформляются.

Этап согласования проекта документа может состоять из визирования (внутреннего согласования) и внешнего согласования (экспертизы решения в других организациях), если оно необходимо. Визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа или на обороте последнего листа документа. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после того, как проведено внутреннее согласование. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, или на отдельном листе согласования.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение или замечания. В последнем случае виза дополняется надписью «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются» и др. Замечания редакционного характера вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа.

Если проект документа готовился по поручению. Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Руководитель подписывает только правильно оформленные и согласованные со всеми заинтересованными лицами проекты документов.

Подписанный распорядительный документ регистрируется секретарем в журнале регистрации.

Последний этап в процедуре подготовки распорядительных документов - доведение документа до исполнителей. На этом этапе проводится тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т.к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года.

Формирование документов в дела. Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

· входящий документ;

· приложение к нему (если имеется);

· документ во исполнение входящего;

· приложение к нему (если имеется);

· другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов).

Хранение и уничтожение документов. Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2-3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

При работе секретаря с документами ограниченного доступа очень важно организовать соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования. Помещения, в которых ведутся работы с такими документами и где они хранятся в нерабочее время (в том числе и помещения архива), являются режимными. Наиболее целесообразно эти помещения располагать компактно в основном административном здании организации в зоне размещения кабинетов аппарата руководства.

Документы ограниченного доступа требуют к себе несколько иного подхода на стадии делопроизводства в отличие от документов несекретного характера, не носящих в себе какую-либо тайну. Работник организации должен работать только с теми сведениями и документами, содержащими какую-либо тайну, к которым он получил доступ в силу трудовых обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник также должен знать, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При пользовании делами, в которых имеются документы ограниченного доступа, необходимо иметь в виду, что дела должны возвращаться в тот же день лицами, которым они были выданы для работы. В случае необходимости производства копий с документов ограниченного доступа обязательно должен вестись журнальный учет производства копий.

Уничтожать документы и дела ограниченного доступа необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок. Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.

Таким образом‚ учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними.



10. АНАЛИТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

- просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,

- поиск и обработка необходимой руководителю информации,

- знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, сегодня секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении.

Одной из функций секретаря является сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в течение ограниченного времени, поэтому умение быстро найти необходимую информацию и соответствующим образом ее обработать - одно из важнейших профессиональных качеств секретаря. Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках.

Для того чтобы грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарю необходимо владеть сведениями общего характера:

- хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, хорошо представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию;

- представлять, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;

- знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;

- знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, и иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.

Основными источниками информации для руководителя являются:

- законодательные и иные нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации;

- управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, техническая и др. документация организации);

- публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;

- научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;

- справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.

Вся эта работа выполняется либо непосредственно в научной библиотеке, либо с помощью Интернета, заказа литературы по телефону или межбиблиотечному абонементу.

Самый большой электронный каталог информационных ресурсов в Интернет - это каталог Российской государственной библиотеки: http://www.rsl.ru (4,2 млн. источников).

Большие возможности по поиску деловой информации предоставляет Интернет Rambler (http://www.rambler.ru)‚ Яndex (http://www.yandex.ru) и др.

Полезные адреса в Internet

- www.grankin.ru -- телефонный справочник государственных структур России с адресами: правительство, министерства, парламент. Верховный и Конституционный суд.

- www.cbr.ru -- сервер Центробанка России: информация о банке, описание банкнот, база данных по памятным монетам, признаки подлинности банкнот.

- www.nalog.ru -- формы налоговой отчетности, разъяснения Министерства по налогам и сборам, тексты законов, ответы на вопросы по заполнению налоговых деклараций.

- www.riakornpass.ryazan.ru - сервер правовой информации "Референт- web».

- www. Translate. ru -- online переводчик.

- www.fly.ru - расписание рейсов самолетов по СНГ, справки о наличии мест, тарифы, заказ билетов.

- www.gramota.ru - справочная служба русского языка, интерактивные словари.

- www. meteo.infospace.ru - погода в мире

2. Формы представления информации

Подготовка выступлений руководителя.

Учет условий выступления

-- цель (тема) выступления;

-- продолжительность и вид выступления;

-- необходимость подготовки для выступления дополнительных информационно-демонстрационных материалов;

-- время и место выступления.

Цель или тема выступления, сформулированная конкретно, позволяет секретарю определить, какие материалы использовать в процессе подготовки текста, и набросать список информационных источников.

Наиболее эффективной оказывается подготовка, начатая за 5-7 дней до предполагаемой даты выступления.

Работа секретаря над текстом включает в себя: обдумывание содержания выступления, разработку и написание плана выступления, разработку и написание содержания выступления, представление проекта текста руководителю, внесение изменений и уточнений в содержание выступления, набор и распечатку окончательного варианта выступления, представление окончательного варианта выступления руководителю.

Особенности работы секретаря с информацией для руководителя.

Аналитический обзор (реферат) - сокращенное изложение содержания первичных документов с основными фактическими сведениями и выводами. Аналитические обзоры составляются на основании книг, статей, газетных и журнальных публикаций, управленческих документов и других источников информации.

Главное требование, предъявляемое к аналитическому обзору - вся информация должна быть представлена в сжатом и систематизированном виде.

Хороший аналитический обзор должен содержать ответы на следующие вопросы: кто совершал, что, где, когда и с какой целью совершалось

В начале аналитического обзора помещается перечень первичных источников информации, на основании которых он составлен.

Аналитический обзор должен иметь заголовок, который может отличаться от заглавия реферируемого документа, если:

- аналитический обзор составляют не на языке реферируемого документа;

- аналитический обзор составляют на часть документа (в этом случае заголовок отражает содержание реферируемой части документа);

- заголовок документа не отражает содержания документа или аналитического обзора;

- аналитический обзор составляется на основании нескольких источников.

Текст аналитического обзора начинается с изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.

- Текст аналитического обзора начинается с изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.

- Выводы (оценки, предложения), содержащиеся в источниках, также следует отразить в аналитическом обзоре и указать область их применения.

- Аналитический обзор должен быть лаконичным и точным.

- В аналитическом обзоре следует применять стандартизованную терминологию.

- Объем обзора определяется содержанием документа, количеством сведений и их научной ценностью или практическим значением.

Таким образом‚ данное направление работы секретаря имеет особую значимость поскольку управление - это, по сути, процесс принятия, осуществления, контроля исполнения решений‚ а решение принимается на основе анализа информации.

11. ТЕХНИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

В работе секретаря значительную часть его рабочего времени занимает печатание и оформление документов, подготовленных руководителем или по заданию руководства другими работниками. В обязанности профессионально обученного секретаря-референта входит и самостоятельное составление документов. Все эти виды работ: составление, оформление документов и печатание - требуют определенных знаний и навыков. Кроме того, следует знать, что, как и другие виды управленческих работ, они нормированы.

Работа по печатанию документов, то есть перепечатка составленного другим лицом текста, относится к техническим видам работ, и всегда нормировалась. Работа по составлению и оформлению документов относится к творческим и логическим видам работ, но в последние десятилетия и на эти виды работ постепенно появляются нормы времени. Они разрабатываются Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

В 2002 г. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации утверждены новые «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах власти». В них впервые в разделе «Оформление документов» даются нормы времени на печатание документов на персональных компьютерах.

Конечно, эти нормы были составлены с учетом и на базе «Единых норм времени (выработки) на машинописные работы». Из этих нормативов перенесено в новые деление оригинала, с которого производится перепечатка, на три группы:

I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал;

II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение до 50% текста;

III группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографический или компьютерный шрифт.

За единицу измерения по-прежнему берется текстовый оригинал формата А4 - 210х297 мм, напечатанный с одной стороны. Хотя в новых нормативах в разделе «Общие положения» указаны не три интервала, как ранее - через два, через полтора и через один интервал, а за единицу измерения принят только текст, напечатанный через полтора интервала с 38-41 строчками (2450 знаков) с количеством печатных знаков в строке 60-64, в самих таблицах (таблица 26-27) используются все три интервала. Поэтому из ранее вышедших нормативов берем нормы при печати через два интервала - 29-31 строка с количеством знаков 1860 на странице и через один интервал - 58-61 строка с количеством знаков 3630 на странице.

Нормы времени, как и раньше, указаны в минутах на один нормально заполненный лист. При печатании на типовых бланках (формах, таблицах) - на 100 печатных знаков.

В нормативах времени есть и раздел «Использование Microsoft Excel в работе оператора электронного набора», который нужен в том случае, если приходится составлять и оформлять текст, содержащий таблицы с вычисляемыми значениями.