Основы секретарской деятельности

Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Дня получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.

При организации рассылки документов‚ секретарь должен учесть‚ что отправляться корреспондентам должны только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранение обязательного экземпляра.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое секретарем или сотрудником службы ДОУ должен быть подшит контрольный экземпляр документа (содержащий необходимые грифы и визы), и подписывает отметку о направлении документа в дело. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

Обработка отправляемых документов включает в себя сортировку почты по корреспондентам, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно с секретарем или со службой ДОУ (в крупных организациях).

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Факсимильное сообщение - документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм.

Передача корреспонденции по факсимильной связи и электронной почте осуществляется по указанию или с разрешения руководящих работников, список которых утверждается руководителем предприятия.

Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FАХ (дата и время)».

Полученная по факсимильной связи и электронной почте корреспонденция на имя университета или ее руководителей в тот же день передается на регистрацию в канцелярию и затем адресату. Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.

Важным в деятельности секретаря является обеспечение порядка в приемной и кабинете руководителя.

Приемная предполагает как рабочее пространство секретаря, так и зону, где клиенты ожидают приема руководителя. Поэтому, необходимо найти золотую середину в планировке и оформлении этого помещения. Для этого кабинета необходимо хорошее освещение, наличие вешалки для верхней одежды, диван или мягкие кресла и журнальный столик с периодикой. Стоит отметить, что эту зону неуместно выполнять в экзотических или чрезмерно ярких тонах. Благоприятнее всего приемная выглядит в теплых натуральных цветах «под дерево».

Кабинет руководителя. Удачное сочетание классики и современного стиля - один из основных принципов в подборе мебели. Классика предполагает строгость прямых линий, а современный стиль криволинейные столешницы, различные виды тумб, брифинг - приставок, металлические ноги различных видов. Но не стоит забывать, что кабинет руководителя должен всегда оставаться просторным.

В зависимости от финансовых возможностей компании кабинет может быть выполнен из МДФ, шпона покрытого лаком, и т.д. Такая мебель придаст солидности любому помещению. Но есть момент, который необходимо учитывать. Такая мебель требует очень тщательного ухода и аккуратности в обращении. Так же мебель такого уровня всегда производится под заказ, а это значит, что сроки поставки могут составить от 3 до 6 недель.

Так же серьезно необходимо подойти и к выбору кресла для руководителя. Помимо того, что кресло должно обладать высокой удобной спинкой, оно должно регулироваться по высоте, иметь эффект качания, но, не мало важно, чтобы кресло вписывалось в набор мебели по стилю. Этого можно добиться с помощью подбора подлокотников и крестовины под цвет мебели.

Зона для переговоров не должна отличаться по стилистике от других зон и помещений, составляющих рабочее пространство руководителя.

Конференц - столы и брифинг - приставки могут иметь как классическую форму, т.е. прямые линии, так и эргономичную, обычно они выполняются в едином с остальной мебелью стиле. Полозья (опоры) для конференц - кресел могут быть выполнены так же под цвет столешницы или же металлическими, если стол имеет металлические опоры.

Грамотно обустроить рабочее пространство руководителя невозможно без знания психологического восприятия цвета. Как правило, это натуральные древесные тона, которые могут варьироваться от светлых до темных. И еще один очень важный момент, «мебель должна стоять на своем месте». Таким образом, выбор мебели для руководителя должен соответствовать принципам функциональности и респектабельности.

12. СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Секретарь, независимо от образования, внешности и всего остального, прежде всего - правая рука руководителя, помощник, который всегда создает необходимые условия для его работы, освобождает шефа от рутинных и мелких дел.

Прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Деловые приемы, хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок. Несложные приемы секретарю часто приходится организовывать в офисе.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без рассадки за столом. К дневным относятся приемы типа «бокал шампанского», «бокал вина», завтрак, журфикс.

Необходимо заблаговременно разослать официальные приглашения, отпечатанные типографским способом. Фамилия и должность гостя вписываются от руки. Если планируется прием высокого уровня, то в приглашении делается отметка о форме одежды. Если таких отметок нет, предполагается, что мужчины приходят в деловом, желательно темном, костюме, а женщины - в костюме или строгом платье.

В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот «приглашает» или «имеет честь пригласить», далее идут фамилия, имя, отчество приглашаемого.

Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится и где.

В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00 - 13.30.

Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме. Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно - в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы - виньетки, цветочки, фигурки и т. п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных «формул вежливости» - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен человек (а крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы), целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей.

Размер зала следует подбирать исходя из следующего правила: не менее 10 м 2 на человека, включая и место за столом.

Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довести информацию об этом до приглашенных.

Классический, пришедший из глубин светского этикета способ - карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей - не более 10-12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе - вкладыше в приглашение, либо выдается каждому приглашенному при входе в зал.

При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться определенными правилами:

1) самые почетные места - это те, которые расположены лицом к свободному пространству, т. е. к входной двери.

2) если конфигурация помещения такова, что затруднительно выполнить два первых требования, почетные места можно выбрать из тех, которые расположены лицом или хотя бы боком к окнам (все та же близость к свободному пространству!);

3) наименее почетные места - в конце стола, спиной к входной двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но если все же есть необходимость использовать эти места, имеет смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фирмы-хозяйки.

По возможности гостей - мужчин и женщин - рассаживают, чередуя представителей того и другого пола. Но практика показывает, что на деловых приемах мужчин всегда больше. Рекомендуемая минимальная площадь поверхности стола, выделяемая для одного гостя, - 60(70) ґ 40 см.

«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 ч и продолжается около 1 ч. С точки зрения организации это наиболее простая форма приема, не требующая большой длительной подготовки.

Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.

Завтрак устраивается между 12 и 15 ч. Обычно завтрак начинается в 12.30. или 13.00. Завтрак продолжается обычно 1-1, 5 ч, из них около 1 ч - за столом и примерно 30 мин - за кофе, чаем (кофе, чай могут быть поданы за тем же столом или в гостиной). Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если форма одежды специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов.

«Коктейль» начинается между 17 и 18 ч и длится около 2 ч.

Прием «а-ля фуршет» («на кончике вилки») проводится в те же часы, что и «коктейль».

Приемы типа «коктейль» и «а-ля фуршет» проводятся стоя.

Если прием устраивается по случаю национального праздника или в честь высокого гостя, в конце приема возможны организация небольшого концерта или показ фильма. Торжественность приема может быть подчеркнута с указанием особой формы одежды в приглашении.

Обед считается наиболее почетным видом приема. Он обычно начинается в 20.00 ч или в 20.30 ч, но не позднее 21 ч. По российской протокольной практике обед может начинаться и в более раннее время. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак - для мужчин, вечернее платье - для женщин).

Ужин начинается в 21 ч и позже. От обеда отличается лишь временем начала.

«Обед-буфет» отличается от обычного обеда тем, что блюда сервируются на отдельном столе. «Обед-буфет» менее официален, чем обед.

К вечерним приемам относится также «чай», устраиваемый между 16 и 18 ч, как правило, для женщин.

Вечерние приемы характеризуются сложным меню, поэтому организаторы должны руководствоваться принципами составления меню.

Кофе-брейк (от англ. Coffee break) - короткий перерыв, своеобразный мини-фуршет во время научной конференции или многочасового совещания, какого-то корпоративного мероприятия.

Основная цель кофе-брейка не утолить голод, а сменить обстановку, немного разгрузить голову, пообщаться в неформальных условиях.

Меню кофе-брейка: кофе, чай, соки, минеральная вода, выпечка, сэндвичи, фрукты никакого алкоголя. При составлении меню учитываем сезон: например, в жару вряд ли будет уместна тяжелая пища.

Фуршет «La fourchette» в переводе с французского - вилка. Именно вилка - основное «орудие» участника этого застолья. Здесь уже цель - не просто пообщаться, но именно накормить. Фуршет это обилие холодных закусок, реже - горячих, которые подаются в том случае, если трапеза затягивается более чем на час. Столы для фуршета устанавливают в одном зале. В соседнем зале можно поставить стулья в нужном количестве, чтобы гости, устав, всё- таки могли присесть. В зале расставляют несколько небольших столиков и за них рассаживают гостей. После окончания трапезы маленькие столики можно убрать, чтобы гостям было просторнее. Меню фуршета: принцип: «одна закуска на один укус» Напитки - кофе, чай, минеральная вода, соки Алкоголь - на ваше усмотрение, но если после фуршета планируется дальнейшая работа - лучше не подавать. Обычно в меню фуршета до 16 наименований холодных блюд и закусок, 1-3 горячих блюда и закусок.

Столы для фуршета должны быть длиннее и шире, чем банкетные. Стулья на фуршет, как правило, не ставятся, и приём пищи проходит стоя. Столы должны быть высокие, накрытые скатертью почти до пола. На середину стола ставят холодные закуски. Края стола должны быть свободными. Тарелки для гостей ставят стопкой на конце стола. Бокалы и рюмки ставят рядами или треугольником. В центр треугольника ставят бутылку с соответствующим напитком.

Банкет-коктейль - это облегченный вариант фуршета. Банкет-коктейль может организовываться как в перерыве на конференции, симпозиуме или выставке, так и вечером, после окончания работы. Столы в банкетном зале не ставятся, напитки и закуски разносятся официантами, гости же берут яства непосредственно у них. По краям зала устанавливаются маленькие столики, на которые кладут сигареты, вазы с салфетками. Столики принято украшать цветами.

Отдельных столовых приборов на банкет-коктейле не предусмотрено. Отсюда и особенности меню: все закуски должны быть рассчитаны на то, чтобы гость «управился» с ними при помощи шпажки или рук. Меню банкет-коктейля: маленькие бутерброды-канапе, кусочки шашлыка или рыба в тесте, сосиски, небольшие котлетки, фрукты, мороженое, сладкое желе, орешки. Алкоголь может быть, если банкет-коктейль проводится вечером, после окончания рабочего дня. В остальном - стандартные чай, кофе, соки, минералка. В банкетном зале обязательно должна быть барная стойка.

Последовательность подачи блюд аперитив (в случае отсутствия алкоголя - минеральная вода), холодные закуски, горячие закуски, десерт, фрукты завершается банкет-коктейль горячими напитками.

Банкет же подразумевает индивидуальное обслуживание каждого гостя. Один официант - или ваш сотрудник, ставший таковым на время мероприятия - должен обслуживать не более четырех человек. Организация банкета Столы должны иметь ширину от 1,2 до полутора метров - они устанавливаются вместе либо по отдельности. Количество сидящих за одним столом определяется из расчета не менее 80 см на человека.

Меню банкета подаются несколько холодных, затем одна горячая закуска следом идет первое блюдо - если банкет приурочен к обеду. когда речь об ужине - за горячей закуской подается основное блюдо. потом очередь десертов, фруктов и горячих напитков. Между переменами блюд нужно делать паузы - не менее 10-15 минут. Накрывая стол для праздничного банкета, как правило, ставят мелкую рюмку для водки, рюмку для вина, фужер для шампанского, высокий бокал для минеральной воды или фруктового сока

13. ЭТИКЕТ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Этике деловых отношений уделяется в последнее время всё большее внимание. В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее, руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.

Нужно ли посетителю стучаться в дверь кабинета руководителя?

Этот вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю о посетителе, либо (при наличии соответствующих полномочий) сам дает разрешение зайти в кабинет.

При отсутствии секретаря в рабочее время в дверь стучать не принято. Предполагается, что хозяин кабинета не занимается ничем, что могло бы скомпрометировать его. Следует просто открыть дверь; если руководитель не один или говорит по телефону - закрыть дверь и подождать, когда тот освободится; если же свободен - попросить разрешении войти.

В нерабочее время следует в дверь постучать; открыть ее можно только после того, как услышали приглашение. Если ответа нет, постучать еще раз (возможно чуть громче). При отсутствии реакции дверь открывать ни в коем случае нельзя! Ведь если хозяин на месте, но не дал разрешения, значит он не готов ни с кем видеться, а посетитель, невзирая на это, заходит к нему. Если же хозяин отсутствует, то он может появиться в момент, когда посетитель закрывает дверь, и подумает, что тот выходит из его кабинета. Мало кому понравится осознавать, что в его отсутствие в кабинете был посторонний.

Здороваться посетитель с хозяином кабинета должен лишь после того, как получил разрешение войти и переступил порог кабинета (через порог не здороваются).

Хозяину, приглашая посетителя, не рекомендуется указывать на конкретный стул. Тем самым он демонстрирует уважение к посетителю, предоставляя пришедшему возможность расположиться так, как ему удобно.

Главное правило деловой этики - создать удобства партнеру.

Получив разрешение сесть, посетитель должен начинать излагать свой вопрос лишь после того, как хозяин покажет свою готовность к разговору, например словами: «Слушаю Вас». Нужно дать время хозяину закончить предыдущее дело.

Во время разговора каждая сторона должна проявлять внимание к собеседнику. Способствует продуктивной беседе визуальный контакт между беседующими. Легкое кивание слушателя воодушевляет говорящего.

Опоздание к началу встречи является грубейшим нарушением деловой этики. Однако если это случилось, опоздавший должен извиниться и привести действительно серьезные причины задержки.

Если опоздавший не извинился, то не принято делать ему замечание. Второе правило деловой этики звучит так: не акцентируйте внимание на промахах партнера.

На всем протяжении деловой встречи не рекомендуется смотреть на часы. Посмотревший на часы как бы сигнализирует собеседнику, что жалеет время на него.

Чтобы контролировать время встречи (если часы в помещении отсутствуют), на стол рядом с деловым блокнотом кладутся наручные часы. Если это не сделано в начале беседы, то можно воспользоваться следующим приемом: часы передвигаются на внутреннюю сторону запястья, и теперь, положив руки на стол (как и принято при деловых встречах), можно видеть циферблат незаметно для партнера.

Если телефон зазвонил во время деловой беседы, то действия хозяина зависят от того, что это за разговор и в какой стадии он находится. При чрезвычайно важном разговоре трубка не поднимается или поднимается и сразу кладется на рычаг, сигнализируя о занятости абонента.

Когда звонок раздался в момент близкого окончания разговора, то трубка снимается и кладется на стол микрофоном вниз, чтобы позвонивший не слышал разговора. Это служит сигналом посетителю к скорейшему окончанию разговора. Если же разговор в самом разгаре, то трубка снимается, хозяин спрашивает у посетителя сколько ему нужно времени, и говорит в трубку: «Пожалуйста, перезвоните через…», указав время с большим запасом. Важно, чтобы абонент, перезвонив в назначенное время, вновь не услышал просьбу перезвонить. Рекомендуется не узнавать, кто звонит, чтобы не обидеть перенесением срока разговора.

Приводить себя в порядок посетителю в приемной не принято - для этого существует туалетная комната. Секретарь должна подсказать пришедшему, где она расположена.

Посетитель может быть приглашен в кабинет на несколько минут ранее назначенного ему времени (до 5 минут), если руководитель уже освободился. Поэтому стороннему посетителю рекомендуется приходить в приемную не позднее, чем за 10 минут до назначенного времени, чтобы успеть привести себя в порядок и с учетом возможной разницы в показаниях часов.

В силу последних двух обстоятельств для встречи на нейтральной территории рекомендуется прибывать за 5 минут до назначенного времени.

В дверях следует пропустить вперед: младшему - старшего, мужчине - женщину, подчиненному - руководителя. Подчиненная уступает дорогу руководителю. Однако тот имеет право пропустить ее вперед. Если имеющий преимущественное право пройти первым уступает дорогу другому, тот должен поблагодарить. Когда к двери одновременно подошли два человека одного пола, возраста и положения, то преимущественное право пройти первым дается тому, кто находится справа. Только правый имеет право уступить дорогу левому со словами: «Прошу вас…» (левый пропускает вперед молча).

Получивший приглашение пройти первым должен поблагодарить и пройти. В деловой этике не принято торговаться в дверях, демонстрируя свою воспитанность (и одновременно - незнание деловой этики), - время дороже.

Здороваются первыми вошедшие (или подошедшие) независимо от пола, а также: подчиненные - с руководителями, младшие - со старшими, мужчины - с женщинами. В том же порядке представляются и представляют одних другим.

Здороваясь, представляясь, необходимо посмотреть в глаза друг другу. Принято интересоваться здоровьем, делами знакомых вам членов семьи приветствуемого вами человека.

Приветствие

Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную.

Особое правило: секретарь приветствует своего руководителя, руководителя высшего ранга и почетных гостей, вставая из-за рабочего стола, если видит их в этот день впервые.

Секретарю не следует первой подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.

Представление

Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства.

Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.

Если вам необходимо обратиться к человеку, которого вы видите впервые, используйте общепринятые фразы:

Будьте любезны, представьтесь.

По какому вопросу?

При встрече женщин первой здоровается та, что идет с мужчиной. При встрече супружеских пар здороваются женщины, затем - мужчины с женщинами, затем - мужчины друг с другом.

Подавая руку, женщина не обязана снимать перчатку. Исключение составляет случай, когда она здоровается с людьми преклонного возраста. Снятие женщиной перчатки - это знак особого расположения.

Целовать руку у нас принято только замужним женщинам, причем более уместно это делать в помещении. Целуя руку, мужчина должен немного наклониться, одновременно поднося руку женщины к своим губам. Женщина должна поднять руку, не заставляя мужчину наклоняться.

Если один из участников деловой встречи чихнул, он должен негромко извиниться. При этом окружающие делают вид, что ничего не произошло (отметин, что чихать не принято, поэтому почувствовавший позыв должен предпринять упреждающее действие, например, потереть носовые пазухи и переносицу).

Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, следует поинтересоваться, что они предпочитают. Подавая заказанное гостям, необходимо улыбнуться им. Если один из присутствующих уронил ложечку, то не принято, чтобы он поднимал ее - это сделает угощавшая, после ухода посетителей.

Для имиджа секретаря важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса.

Производит, например, хорошее впечатление на посетителей, когда секретарь-референт, инспектор имеет собственную визитную карточку. Это подчеркивает ее значимость в фирме. Предпочтительно обращение к ней по имени-отчеству.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной. Одежда всегда играла огромную роль в жизни женщины. Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего, потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть в вас одновременно делового человека, и женщину. Мужчины ценят в женщине кроме деловых качеств внешнюю привлекательность и женственность. Поэтому производить впечатление «синего чулка» не стоит. Однако не должна возобладать и противоположная тенденция - превалирование женственности над деловитостью.

Правильный выбор одежды помогает женщине добиться успеха на работе и в личной жизни. При выборе одежды очень важно правильно подобрать основной цвет и гармонирующие цвета отделок, дополнений и аксессуаров. Когда цвета соприкасаются между собой, они взаимно влияют друг на друга и производят соответствующее впечатление: благоприятное - если цвета гармонируют, и не благоприятное - если цвета не сочетаются.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Додонова, М.И. Секретарь в структуре службы ДОУ / М.И. Додонова // Секретарское дело. - 2002. -№2. - С. 3-6.

2. Ларин, М. В. Секретарь в структуре организации / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - №10. - С. 6-10.

3. Малиновская, С. Идеальный секретарь: миф или реальность? / С. Малиновская // Секретарь-референт. - 2006. - №3. - С. 54-56.

4. Кузнецова, Т.В. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2003. - №9. - С. 4-6.

5. Юдакова М.А. Планируем собственное рабочее время / М.А. Юдакова // Секретарь-референт. - 2012. - №8. - С. 34-38.

6. Еремеева Ю.В. Деловая поездка руководителя: как все организовать? /Ю.В. Еремеева// Секретарь-референт. - 2011. - №2. - С. 28-37.

7. Бикеева, И. Бдите честь фирмы... с приёмной! / И. Бикеева // Секретарское дело. - 2011. - №8. - С. 69-72.

8. Бушуева, О. Лицо фирмы / О. Бушуева // Секретарское дело. - 2011. - №3. - С. 25-27.

9. Саяпина, А. Правая рука / А. Саяпина // Секретарское дело. -2010. - №10. - С. 14-17.

10. Митченко О.Ю. Требования к рефератам и аннотациям на издания и документы. // Секретарское дело. 2005. №1. С.16-19.

11. Коротаева, Ю. Знаю кому и что сказать / Ю. Коротаева // Секретарское дело. - 2012. - №1. - С. 23-26.

12. Погодина, Г. Не теряйте сноровки: зарубежные командировки / Г. Погодина // Секретарское дело. - 2010. -№1. - С. 21- 25.

Размещено на allbest.ru