Служба документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения)

3.4 Требования охраны труда в аварийных ситуациях

В случае появления неисправности в работе видеотерминала выключить его, сообщить об этом администрация учреждения. Работу продолжать только после устранения возникшей неисправности.

В случае возникновения зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений следует ограничить время

работы с ПК, провести коррекцию длительности перерывов для отдыха или провести смену деятельности на другую, не связанную с использованием ПК.

При поражении электрическим током немедленно отключить электросеть, оказать первую помощь пострадавшему, при необходимости отправить его в ближайшее лечебное учреждение.

3.5 Требования охраны труда после окончания работы

Отключить оборудование от сети.

Привести в порядок рабочее место.

Закрыть оборудование чехлами.

При выходе обесточить помещение.

Заключение

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждений, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации.

Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств)- управлением делами, для исполнительных органов власти - общим делом, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярией. На малых предприятиях функции делопроизводственной службы возлагаются на секретаря.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами - централизованная, децентрализованная или смешанная форма.

Штатная численность службы документационного обеспечения должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество делопроизводства в организации.

Список литературы

1. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. - 192 с.

2. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. 2-е изд., испр. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-на-Дону: Издательский центр «МарТ», 2006. - 320 с. (Серия «Безупречные документы»).

3. Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера № 6» - 111 стр.

4. Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера №1 - 2005 г.» - 111 стр.

5. М.И. Басаков. Справочник секретаря - референта: Практическое пособие. Ростов н/Д: «Феникс», 2001. - 512 стр.

6. Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера №8 - 2003 г.» - 111 стр.

7. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ» ; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. - 288 стр.

Приложение 1

Таблица 1

Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления

Таблица 2

Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Приложение 2

Схема организационной структуры управления (организации)

Приложение 3

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определённой группе организаций.

1.3. В зависимости от принадлежности к определённой группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:

- в министерствах и ведомствах -- управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

- на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях -- отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

- в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

- в совместных предприятиях (организациях) -- правлением;

- в акционерных обществах -- учредительной конференцией;

- в кооперативах -- состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

- в аппарате управления общественных организаций -- общий отдел.

В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учётно-справочной работы по документам;

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несёт ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ;

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

5.1. Со структурными подразделениями организации -- по вопросам документационного обеспечения управления;

5.2. С юридической службой -- по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями -- по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания -- по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

5.5. С вычислительным центром -- по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Размещено на Allbest.ru