Организация службы документационного обеспечения управления на примере компании ОАО "Камско-Устьинский гипсовый рудник"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

документированный управление материальный реквизит

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится функционирование предприятия. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. -- 6-е изд.,стер. -- М. : Издательский центр ?Академия?, 2008. С-6 Документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М, 1998.-С. 1,п. 3.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия.

Также организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска информации, повышает ее точность и своевременность.

Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры и функций службы делопроизводства выявляет эффективность работы службы ДОУ и улучшает процесс управления организацией.

Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере организации ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI».

Основные задачи:

1. Раскрыть типовые цели и функции службы делопроизводства

2. Проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере определенной организации ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI».

3. Сформировать выводы, внести предложения, направленные на дальнейшее совершенствование развития службы делопроизводства на предприятии.



1. Организация службы документационного обеспечения управления

1.1 Служба ДОУ

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации. На не больших предприятиях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел. Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;

инспекция при руководителе.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить:

подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан,

секретариат,

экспедиция,

бюро печати и размножения документов,

архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа. Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависит прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства. Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. -- 6-е изд.,стер. -- М. : Издательский центр ?Академия?, 2008. С-107

1.2 Задачи и функции службы ДОУ. Аспекты организации службы делопроизводства (юридический, организационный, технический)

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

-совершенствование форм и методов работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

-построения информационно-поисковых систем,

-контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

-сокращение документооборота, количества форм документов;

-унификация форм документов;

-разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

-внедрение новейших информационных технологий. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. М.: Издательство Юрайт: ИД Юрайт, 2012 г. С-102

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

-осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

-регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

-ведение информационно-справочной работы по документам организации;

-машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

-копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

-разработка и проектирование бланков документов;

-подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

-подготовка к докладу руководству поступающих документов;

-организация своевременного рассмотрения документов руководством;

-регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

-организация хранения документов в структурных подразделениях;

-организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

-повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

-организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

-организация делопроизводства по обращениям граждан;

-разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации)

К контрольным функциям относят:

-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

-контроль за сроками исполнения документов;

-осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

-организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

-обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

-обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

-разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

-проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

-проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Журнал: Современные технологии делопроизводства и документооборота. №5, 2011г., С-69.

Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим или средним образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ должны соответствовать "Общесоюзному классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов".

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

-выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

-разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

-определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

-выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

-рациональная организация рабочих мест и условий труда;

-повышение квалификации сотрудников службы.

1.3 Организационные формы документационного обеспечения делопроизводства

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате -- централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.

Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других -- децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования -- если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания.Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы -- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. -- 6-е изд.,стер. -- М. : Издательский центр ?Академия?, 2008. С-115

1.4 Нормативная регламентация деятельности службы ДОУ

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция.

Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А. Ленкевич.- 3-е изд., стер.- М.: Издательский центр «Академия», 2009г. С-16



2.Организация службы документационного обеспечения управления на примере компании «Оконные Технологии и Конструкции «АВАНГАРД XXI»

2.1 Характеристика Компания «Оконные Технологии и Конструкции «АВАНГАРД XXI»

Компания «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард ХХI» - один из крупнейших производителей пластиковых окон и товаров из ПВХ в России, так же производит изделия из поливинилхлоридных (ПВХ) профилей и профильно - пагонажных изделий из композиции на основе ПВХ.

В производстве осуществляется полный технологический цикл от приготовления жестких и мягких смесей, экструдирования оконных профилей до окончательной сборки готовых изделий на оборудовании ведущих западных фирм и контролируется собственной лабораторией ОТК согласно ГОСТу.

Оконные Технологии и Конструкции «Авангард ХХI» являются одним из филиалов «КАМСКО - УСТЬИНСКОГО ГИПСОВОГО РУДНИКА» Оконные Технологии и Конструкции «Авангард ХХI» [Электронный ресурс]: режим доступа: http://www.avangard21.ru - свободный.

Учредительным документом Общества является его Устав. Оконные Технологии и Конструкции «Авангард ХХI» [Электронный ресурс]: режим доступа: http://www.avangard21.ru - свободный.

Организационная структура организации ( ПРИЛОЖЕНИЕ №1)

2.2 Анализ структуры и функций секретаря в организации «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI»

Из-за малочисленности организации задачи и функции документационного обеспечения деятельности предприятия решаются в основном секретарем. Секретарь рассматриваемого предприятия имеет высшее образование, но не по данной специальности. Окончила курсы секретаря-референта и работает на предприятии второй год. Уверенный пользователь ПК, владеет офисными программами.

Структура и функции секретаря изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Регламентация деятельности секретаря представлена должностной инструкцией.

Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые им действия в процессе их подготовки и принятия.

Должностная инструкция секретаря состоит из следующих разделов:

Общие требования;

Обязанности

Права

Ответственность

В разделе «Общие требования» указаны общие требования к должности:

Секретарь входит в состав управления и подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Секретарь относится к категории служащих предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора

На должность секретаря - назначается лицо с высшим профессиональным образованием, без предъявления требований к стажу работы или с средне- профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 2-х лет.

Секретарь должен знать:

-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

-структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства;

-методы оформления и обработки документов; архивное дело; правила пользования приемо- переговорными устройствами;

-стандарты унифицированной системы организационно- распорядительной документации;

-правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики;

-правила делового общения; основы организации труда и управления;

-основы административного права и законодательства о труде;

-правила внутреннего трудового распорядка.

В своей деятельности секретарь руководствуется:

-законодательными актами РФ, РТ;

-уставом предприятия;

-положением о функциональных службах предприятия;

-приказами, указаниями руководства предприятия;

-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-настоящей должностной инструкцией.

Во втором разделе «Обязанности» приводится полный перечень обязанностей специалиста.

Секретарь обязан:

Осуществлять работу по организационно- техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия

Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемо- переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения).

Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы.

Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Осуществлять работу отдела кадров:

-прием заявлений на работу, на увольнение, на отпуск;

-составление табеля учета рабочего времени работников АУП ежемесячно.

Обеспечивать результативное функционирование СМК и выполнение требований документированных процедур на своем рабочем месте.

Третий раздел - «Права» содержит список прав, которые имеет специалист при исполнении своих должностных обязанностей.

Секретарь имеет право:

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнений и поручений руководства.

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

Требовать от руководства создания нормальных условий труда для выполнения служебных обязанностей.

Работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально».

Принимать решения в пределах своей компетенции.

Взаимодействовать со всеми службами( сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и предоставления необходимой информации руководству.

Четвертый раздел - «Ответственность» содержит информацию об ответственности специалиста за неисполнение своих должностных обязанностей.

Секретарь несет ответственность:

За качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

За небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

За сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально»

За нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Данная Должностная инструкция не соответствует нормативным требованиям Государственной системе документационного обеспечения управления ( ГСДОУ), так как Должностная инструкция работника службы ДОУ должна состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы. В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например, основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе "Обязанности работника" указываются особенности:

связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

порядок исполнения поручений;

этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. [Электронный ресурс]: режим доступа: http://www.pandia.ru/text/77/164/11774.php- свободный.

Проанализируем, как выполняются функции секретаря.

На предприятии существует смешанная форма организации работы с документами. В разных отделах регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.

Рассмотрим технологические функции:

Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов. Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью выполняет секретарь. После того как документы были получены, секретарь проверяет правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. Секретарь производит сортировку корреспонденции на вскрываемую и не вскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой ?лично?. Остальная корреспонденция подлежит вскрытию и сортируется секретарем. Так же секретарь отбирает наиболее важные и срочные документы и передает их руководителю. К таким документам можно отнести документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.; Остальные документы секретарь передает структурным подразделениям (отделам). И доставляет документы адресатам. Рассмотрение документа руководителем подтверждается резолюцией. Резолюция документа - это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащей принятое им решение ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998.-С. 3,п. 57.. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому осуществить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

Регистрация входящих и исходящих документов выполняется секретарем. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. -- 6-е изд.,стер. -- М. : Издательский центр ?Академия?, 2008. С-123 Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. На регистрируемом документе проставляется дата и регистрационный номер.

Документы, решение которых не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного письма с разъяснениями возвращаются секретарем на отправку отправителю или по назначению.

Ведение информационно-справочной работы по документам организации выполняется секретарем. Она нужна для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам. Информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек.

Применяются по номинальному признаку, где рубриками являются наименования видов документов.

Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) выполняется секретарем.

Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов выполняется секретарем.

Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается секретарь.

Подготовка документов к отправке состоит из нескольких этапов:

Составление проекта документа и его изготовление;

Согласование проекта документа, визирование;

Подписание, а в отдельных случаях и утверждение;

Регистрация;

Отправление.

Секретарь составляет проект документа, при этом он обращает внимание на содержание текста, проверяет наличие необходимых дополнений и правильность их оформления, наличие виз на копии документа, замечаний и предложений (если такие были) и других материалов, на основе которых готовился проект документа и после утверждения руководителем отправляет документ на печать, используя чистый лист бумаги или фирменный бланк учреждения. Готовый документ утверждается руководителем, регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции, на нем проставляется дата и регистрационный номер. После чего запечатывается в конверт и отправляется через почтовое отделение.

Проанализируем организационные функции службы ДОУ:

Подготовка к докладу руководству поступающих документов выполняется секретарем. Организацией своевременного рассмотрения документов руководством предприятия, а также регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок занимается секретарь.

В данной организации не предъявляют требования к высокой квалификации работников и, как следствие никто не отправляется на курсы (семинары) повышения квалификации.

За организацию хранения документов в структурных подразделениях отвечают руководители структурных подразделений. Они устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием дел и подготовкой документов для архива. Архива как службы на предприятии не существует, отделы и подразделения архивируют свои документы в специально отведенное для этого место, прослеживают сроки хранения.

Проанализируем выполнение контрольных функций:

В организации нет специального контрольного подразделения. Контрольными функциями занимается в основном руководитель совместно с секретарем. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству осуществляет секретарь. Контроль за сроками исполнения содействует своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций - с даты их поступления;

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов изменяется руководителем организации только в сторону его сокращения. В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Приостанавливать исполнение документов, а также отменить его имеют право вышестоящая организация и отправитель документа.

Проанализируем методические функции, осуществляемые службой ДОУ:

Разработкой номенклатуры дел организации занимается секретарь, бухгалтерия и отдел кадров. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке. Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. -- 6-е изд.,стер. -- М. : Издательский центр ?Академия?, 2008. С-143 При составлении номенклатуры дел секретарь руководствуется основными правилами работы архивов организаций, ГСДОУ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения. Номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год. На данном предприятии отсутствуют инструкция по делопроизводству, табеля форм документов, положение о структурном подразделении и другие нормативные документы.

Проведением экспертизы научной и практической ценности документов никто не занимается.

2.3 Составление и оформление организационно- распорядительных документов в организации «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI»

На основании вышесказанного, секретарем допущено много ошибок при составлении документов, не соблюдены требования ГОСТов.

Рассмотрим для примера как составлен секретарем один из распорядительных документов ( Приказ) и проанализируем его в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. (ПРИЛОЖЕНИЕ №2)

Бланк на котором составлен данный документ не соответствует ГОСТу Р 6.30 -2003. Так как для изготовления приказа нужно использовать общий бланк или бланк конкретного вида документа. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты - Государственный герб Российской Федерации; или герб субъекта Российской Федерации; или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; дата документа; место составления или издания документа ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. П.- 4.7. В полученном документе отсутствуют графические реквизиты.

Наименование организации написано в сокращении, согласно ГОСТу сначала пишется полное наименование организации, а затем краткое.

Следующие реквизиты, такие как наименование документа (ПРИКАЗ); дата; номер; место издания и заголовок к тексту написаны правильно.

Последующим реквизитом является текст. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит в себе вступление (указание причины издания приказа); доказательство (изложение фактов, послуживших основанием для издания этого документа); вывод (изложение цели издания приказа). Распорядительная часть начинается словами «Приказываю», она состоит из нескольких пунктов, в которых указаны действие, срок выполнения и ответственность за выполнение. В последнем пункте распорядительной части перечислены лица, которым поручен контроль за исполнением приказа. Его подписывает только первый руководитель учреждения. Текст документа составлен верно. Распорядительный документ должен быть подписан руководителем или его заместителем. Данный документ соответствует вышесказанным требованиям.

В этом документе предоставляется виза согласования. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. П. - 324 В рассматриваемом документе были выявлены следующие ошибки: отсутствует дата после расшифровки личной подписи и неправильно поставлены инициалы: сначала должны быть инициалы, а потом фамилия.

Можно сделать выводы о том, что не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Вот почему у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы Р 51141-98.(11), ГОСТ Р 6.30-2003, требования ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству требуется четко регламентировать цели и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.



Заключение

В данной работе были рассмотрены анализ структуры и функции секретаря ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI» . Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Вот почему документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является значимой обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические цели и обязана проводиться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) осуществляет свои конкретные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко исполнять свои обязанности и функции, то не будет возникать дублирования по осуществлению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована. Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Проанализировав структуру и функции службы делопроизводства организации ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI» следует сделать следующие выводы. Не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. такие как экспертиза ценности документов, контрольные функции. Соответственно надо обратить внимание на устранение существующей проблемы. На предприятии не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Этот процесс обязан сопровождаться усовершенствованием положения о службе делопроизводства и инструкции по делопроизводству. Все это существенно отразится на эффективности управления. Помимо этого, требуется автоматизировать весь процесс документооборота, что позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия. Так же крайне важно планомерное обучение секретаря, с целью повышения квалификации и во избежание дальнейших ошибок в составлении документации. А также взять на вооружение и постоянно придерживаться стандарта (ГОСТ Р 6.30-2003). Организовать подписку на периодические издания такие как, журнал «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Современные технологии делопроизводства и документооборота» и т.д.

Остается пожелать компании «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI» дальнейших успехов и процветания, расширять производство и ассортимент товара, идти в ногу со временем на всех этапах своей деятельности. Таким образом, поставленная цель курсовой работы была достигнута, поставленные цели осуществлены.



Список использованных источников и литературы

1.Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. -- 6-е изд.,стер. -- М. : Издательский центр ?Академия?, 2008. 224-с.

2.Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. М.: Издательство Юрайт: ИД Юрайт, 2012. 576-с.

3.Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А. Ленкевич.- 3-е изд., стер.- М.: Издательский центр «Академия», 2009. 224-с.

4.Журнал В.Ф. Янковая, Современные технологии делопроизводства и документооборота № 5 2011. 74-с

5.Оконные Технологии и Конструкции «Авангард ХХI» [Электронный ресурс]: режим доступа: http://www.avangard21.ru - свободный.



Приложение 1

Схема



Приложение 2

ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»

ПРИКАЗ

О создании комиссии по приему - передаче

кадрового делопроизводства

В связи с поступившим заявлением об увольнении от начальника отдела по управлению персоналом Ахметшиной В.И.

ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Создать комиссию для приема-передачи кадрового делопроизводства в составе :

* Семагин Е.В., коммерческий директор - председатель комиссии,

* Пархутина Н.Н., заместитель главного бухгалтера - член комиссии,

* Трошина Д.Р., начальник ОПЭА - член комиссии,

* Ахметшина В.И., начальник ОУП - сдающая сторона,

* Абдуллина С.В., старший специалист ОУП - принимающая сторона.

2. Комиссии произвести прием - передачу кадрового делопроизводства: трудовые книжки, личные карточки по ф. Т-2, трудовые договора с персоналом, книги приказов, журналы регистрации, положения и т.д. в срок до 30.06.2011 года. Акт предоставить мне на утверждение 29.06.2011 года в 16.30 час.

Открытое Акционерное Общество

«Камско-Устьинский гипсовый рудник» (ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»)

ПРИКАЗ

О создании комиссии по приему - передаче кадрового делопроизводства

В связи с поступившим заявлением об увольнении от начальника отдела по управлению персоналом Ахметшиной В.И.

ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Создать комиссию для приема-передачи кадрового делопроизводства в составе :

* Семагин Е.В., коммерческий директор - председатель комиссии,

* Пархутина Н.Н., заместитель главного бухгалтера - член комиссии,

* Трошина Д.Р., начальник ОПЭА - член комиссии,

* Ахметшина В.И., начальник ОУП - сдающая сторона,

* Абдуллина С.В., старший специалист ОУП - принимающая сторона.

2. Комиссии произвести прием - передачу кадрового делопроизводства: трудовые книжки, личные карточки по ф. Т-2, трудовые договора с персоналом, книги приказов, журналы регистрации, положения и т.д. в срок до 30.06.2011 года. Акт предоставить мне на утверждение 29.06.2011 года в 16.30 час.

Размещено на Allbest.ru