Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема работы / вариант: Система управления в современной организации

Дисциплина: Теория менеджмента

Карпова Дарья Сергеевна

Содержание

Введение

1. Теоретические основы системы управления в организации

1.1 Понятие и сущность системы управления

1.2 Взаимосвязь системы управления в организации

1.3 Свойства системы управления организации

2. Анализ системы управления в современной организации

2.1 Содержание системы управления в организации

2.2 Построение эффективной системы управления в современной организации

2.3 Особенности внедрения эффективной системы управления на современном предприятии

Список использованных источников

Приложение - Технология построения ЭССУ

Введение

Потребность в использовании системного подхода в управлении обострилась в связи с необходимостью управления объектами, имеющими большие размеры в пространстве и во времени в условиях динамичных изменений внешней среды. По мере усложнения экономических и социальных отношений в различных организациях все чаще возникают задачи, решение которых невозможно без использования комплексного системного подхода. Интерес к системному подходу объясняется тем, что с его помощью можно решать задачи, не решаемые традиционными методами. Важна формулировка решаемой задачи, поскольку она открывает возможность использования существующих или вновь создаваемых методов исследования.

Актуальность проблемы становления и развития системного подхода в теории управления определяется необходимостью совершенствования и развития теории менеджмента. Существует также реальная проблема адаптации управленческих теорий к российской действительности с учетом специфики этой действительности. Важная задача состоит в разработке методов и методик адаптации системных подходов к существующим учебным курсам подготовки специалистов. Необходимо всемерно развивать усилия по укреплению в культуре в целом системной идеологии, понимания ценности системного анализа проблем и тенденций развития действительности.

Объектом исследования данной курсовой работы является система управления.

Предметом исследования является система управления на современном предприятии.

Целью написания курсовой работы является наиболее полное изучение теоретических вопросов по системному подходу в управлении, систематизировать знания и анализ применения системного подхода в управлении предприятием.

Для реализации поставленной цели решаются следующие задачи:

- изучить сущность системы управления;

- проанализировать свойства системы и взаимосвязь ее элементов;

- проанализировать применение системного подхода в управлении организацией.

В процессе написания данной работы использовались следующие методы исследования: анализ литературных источников, сравнительно- сопоставительный метод, обобщения, описания и другие методы научного познания.

Информационной базой курсовой работы послужила современная научная и периодическая литература.

Структура курсовой работы. Работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованной литературы, приложения. Основной текст изложен на 36 страницах.

Основное содержание работы. Во введении дано обоснование темы исследования, раскрыта его актуальность, сформулирована цель и задачи.

В первом разделе описана сущность системы управления, ее основные свойства, а также взаимосвязь элементов системы.

Во втором разделе проведен анализ системы управления в современной организации, а также пути ее совершенствования.

В заключении сделаны основные выводы по исследуемой проблеме.

1. Теоретические основы системы управления в организации

1.1 Понятие и сущность системы управления

Под системой понимается упорядоченная совокупность элементов, между которыми существуют определенные (внутри закономерные) связи.

Любая организация обладает управляющим элементом. В одних случаях такой элемент предельно прост; но чем крупнее она становится, тем больше этот элемент разрастается, превращается в сложную систему. С помощью нее вырабатываются, принимаются и доводятся до сведения исполнителей решения руководства.

Такая система включает в себя:

1) органы управления (должности и подразделения), та или иная совокупность которых может быть охарактеризована как субъект управления (люди, в них работающие, являются субъектами управленческой деятельности);

2) коммуникационные каналы, посредством которых осуществляется взаимодействие в системе управления;

3) набор целей, стратегий, методов, технологий, процедур, предписаний, регламентирующих выполнение управленческих действий, юридически закрепленных норм и правил, в единстве составляющих механизм управления;

4) материальную инфраструктуру управления.

Система управления должна соответствовать организационным целям, быть внутренне сбалансированной, гибкой и адаптивной, доступной контролю, допускать неформальные связи между людьми.

Система управления - это процесс создания, совершенствования и поддержания функционирования организационной структуры по реализации принятого управленческого решения и разработанного плана мероприятий [4, с. 225].

Механизм существования организации как системы управления заключается в следующем. Для достижения целей необходимо, чтобы в организации осуществлялось согласованное действие ее сотрудников, обоснованное распределение материальных и финансовых ресурсов, создание системы информационного обеспечения, использование современных технологий управления. Чтобы достичь их с минимальными затратами, следует скоординировать деятельность всех звеньев управления и производства организации, т.е. создать эффективную систему управления.

Организация как система управления - состоит из двух самостоятельных, но взаимосвязанных подсистем управляющей и управляемой.

Под управляющей подсистемой системы управления понимают ту ее часть, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение, а под управляемой системой - ту, которая их воспринимает и реализует на практике.

Важнейшим элементом управляющей системы является организационная структура управления.

Управляющая подсистема называется субъектом управления, а управляемая подсистема - объектом управления. В совокупности данные подсистемы образуют систему управления. Связь от управляющей подсистемы к управляемой называется прямой, а от управляемой к управляющей - обратной. Она осуществляется с помощью информации, которая служит основой для выработки управленческих воздействий и решений, поступающих из управляющей системы в управляемую для исполнения.

Субъектами управления (управляющая подсистема) являются руководители различного уровня, наделенные полномочиями в области принятия решений в определенных сферах деятельности организации:

- руководители высших уровней управления: директора, их заместители, руководители крупных подразделений (департаментов, филиалов, отделений и др.);

- руководители среднего звена: начальники функциональных подразделений и их частей (отделов, групп, бюро, лабораторий, секторов и др.);

- руководители нижнего уровня управления: начальники производственных участков, бригадиры и др.

- организаторы определенных видов работ.

Рисунок 1 - Уровни управления организацией

Как видно на рисунке 1, можно выделить три уровня управления: высший, средний и первичный. Такое разделение позволяет лучше понять роли, задачи и особенности управленческой деятельности на каждом уровне. В компаниях может насчитываться от одного до десяти (и даже пятнадцати) уровней управления. Изображение уровней менеджмента в виде пирамиды показывает: чем выше уровень управления, тем меньшим числом менеджеров он представлен. При этом всем руководителям следует помнить, что хороший организатор - это тот, кто не только сам хорошо работает, а тот, у кого хорошо работают подчиненные.

Объект управления (управляемая подсистема) представляет собой элементы организации, которые воспринимают управленческое воздействие и подчиняют ему свою деятельность.

Объекты организационной деятельности - весь состав взаимосвязанных структурных подразделений организации (группы исполнителей, участки, цеха, отделы, сектора, лаборатории и т.п.) [6, с. 56].

Каждая из названных подсистем имеет свои особенности. При этом, говоря о системе и совокупности ее элементов, следует обратить внимание на то, что в самой социальной системе и в ее крупных компонентах (управляющей и управляемой подсистемах) ясно просматриваются однородные группы элементов, образующих своеобразные системы меньшего уровня: техническую; технологическую; организационную; экономическую; социальную.

Техническая система представляет собой пропорциональное сочетание отдельных технических средств из множества отдельных видов различного оборудования. Например, в социально-экономических системах она выражает производственные мощности организации, с помощью которых люди в процессе материального производства способны производить необходимую продукцию. Технологическая система основана на делении деятельности, материального или духовного производства на стадии и процессы. Элементами технологической системы являются предметы труда, отдельные операции и процессы. Данная система представляет собой набор правил и норм, определяющих последовательность операций в процессе материального производства и управления ими.

Организационная система с помощью разработки структуры управления, соответствующих положений и инструкций позволяет рационально использовать технические средства, предметы труда, информацию, площади и трудовые ресурсы.

Экономическая система представляет собой единство хозяйственных и финансовых процессов и связей.

Социальная система является совокупностью социальных отношений, образуемых в результате совместной деятельности людей и социальных групп. Именно социальная система совместно с экономической определяют цели материального производства, общественной политики, формируют принципы и методы их организации.

Все названные системы взаимосвязаны. При этом техническая, технологическая и организационная системы в совокупности обеспечивают и характеризуют организационно-техническую сторону управления, а экономическая и социальная системы - социально-экономическую.

Совокупность органов управления (должностей, подразделений), реализующих его функции, находящихся в определенном взаимном соотношении и соподчинении, связанных между собой коммуникационными каналами, составляют административный (управленческий) аппарат, части которого, взятые в определенном взаимном расположении, связанные системой распределения задач, полномочий, ответственности, официальных отношений, образуют организационную структуру.

Совокупность органов управления, решающих общую задачу, образует звено управления, а органов одного уровня - управленческую ступень. Необходимо иметь в виду, что наряду с официальными процесс управления осуществляется с помощью неофициальных инструментов (совокупности группировок, их лидеров, неформальных контактов между людьми). Таким образом, полная система управления состоит из двух частей - официальной и неофициальной, которые необходимо рассматривать в единстве.

Для того чтобы взаимодействие субъектов управления было эффективным, они должны:

1) соответствовать друг другу, быть совместимыми, что позволит им полностью реализовать свои потенциальные возможности;

2) обладать в рамках единства относительной самостоятельностью, позволяющей оперативно откликаться на изменение ситуации;

3) осуществлять между собой двустороннее взаимодействие, что облегчает корректировку ошибочных решений, принятых на верхних этажах управленческой структуры;

4) быть заинтересованными в принятии оптимальных решений и их точном исполнении.

Перечисленные условия обеспечивают управляемость организации, то есть ее адекватную реакцию на управленческие воздействия.

Таким образом, в современном бизнесе организационный механизм - это универсальная технология распределения функций, осуществляющая интеграцию деятельности отдельных субъектов для решения определенных задач. Организационный механизм обеспечивает комплексное использование методов управления, имеет специфическую структуру, способствует рациональному разделению труда и является основой планирования и распределения работ с установлением соответствия между организационной структурой и перечнем конкретных задач.

1.2 Взаимосвязь системы управления в организации

Система может состоять из различных частных систем. Элементы системы могут рассматриваться в качестве подсистем, если исследуется их структура. Минимальное число элементов в системе - два. Все элементы в любой системе имеют связи.

Связи это соединения (отношения) между элементами, влияющие на поведение элементов и систему. Виды элементов и связей могут быть самыми разными, в простых организационных системах это должностные единицы и административные иерархические связи, в сложных корпоративных системах - структурные единицы, предприятия, подразделения и структурные связи между ними [5, с. 48].

Связь выражается совокупностью зависимостей свойств одного элемента от свойств других элементов системы. Установить связь между двумя элементами - значит выявить наличие зависимостей их свойств. Обобщенное изображение элементарной системы представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 - Образование пятиэлементной системы

На рисунке видно, что центральный (системообразующий) элемент имеет четыре связи, а периферийные элементы - по три связи.

Современные организации имеют коммерческие связи не с одним-двумя-тремя партнерами, а с десятками и даже тысячами, образующими сложные агломераты и конгломераты. В частности, глобализация экономических отношений приводит к возникновению новых видов организационных суперсвязей. Так, Дж. Глаттфельдер, математик из Швейцарии, в 2011 г. обнаружил, что всего 147 корпораций из почти 37 млн. компаний мира владеют более чем половиной мировых ресурсов. Вместе с другой 1171 высокоинтегрированной компанией они образуют ядро из 1318 компаний, имеющих 12 191 связь. В тоже время в России в 2011 г. действовали 4,9 млн. организаций с примерно 9-11 коммерческими связями [20, с. 177].

Выделяют различные виды связей между элементами, в том числе:

1. Связи взаимодействия (координации). Особый вид связей взаимодействия составляют связи между отдельными людьми, а также между человеческими коллективами или социальными системами.

Специфика этих связей состоит в том, что они опосредуются целями, которые преследует каждая из сторон взаимодействия. В рамках этого типа связей можно различить кооперативные и конфликтные. Следует отметить, что связи взаимодействия представляют наиболее широкий класс связей, так или иначе выступающих во всех иных типах связей.

2. Связи порождения (генетические), когда один объект выступает как основание, вызывающее к жизни другой объект.

3. Связи преобразования, реализуемые через определенный объект, обеспечивающие это преобразование, и путем непосредственного взаимодействия двух или более объектов, в процессе которого и благодаря которому эти объекты порознь или совместно переходят из одного состояния в другое (например, взаимодействие организмов и среды в процессе видообразования).

4. Связи строения (структурные). Благодаря определенной совокупности связей и элементов образуется некая система, характерным свойством которой является структурность. Под структурностью понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие системы как единого целого. Структуры накладывают ограничения на взаимодействие элементов.

5. Связи функционирования обеспечивают реальную жизнедеятельность объекта или его работу в технической системе. Очевидное многообразие функции в объектах различного рода определяет и многообразие видов связей функционирования. Общим для всех этих видов является то, что объекты, объединяемые связью, совместно осуществляют определенную функцию. При этом такая функция может характеризовать либо один из этих объектов (в таком случае другой является функционально-производным от первого, как это имеет место в функциональных системах живого организма), либо более широкое целое, по отношению к которому и имеет смысл функциональная связь данных объектов.

6. Связи развития. Развитие представляет собой не просто самораскрытие объекта, актуализацию уже заложенных в нем потенций, а такую смену состояний, в основе которой лежит невозможность сохранения неизменными существующих форм функционирования. Здесь объект как бы оказывается вынужденным выйти на иной уровень функционирования, прежде недоступный и невозможный для него. Условием такого выхода служит изменение организации объекта.

7. Связи управления, которые в зависимости от их конкретного вида могут образовывать разновидность либо функциональных связей, либо связей развития.

8. Поддержание связей между элементами осуществляется благодаря воздействию. Воздействие - это побуждение к чему-либо для достижения какой-либо поставленной цели.

В системах управления организацией важнейшими из связей являются следующие [16, с. 142]:

1. Рекурсивная связь - необходимая связь между экономическими явлениями и объектами, при которой ясно, где причина и где следствие (затраты в экономике всегда выступают в качестве причины, а их результаты - в качестве следствия). Между затратами и результатами существует рекурсивная связь.

2. Синергетическая связь определяется как связь, которая при совместных действиях независимых элементов системы обеспечивает увеличение их общего эффекта до значения большего, чем сумма эффектов этих элементов, действующих независимо.

3. Циклическая связь - сложная обратная связь, при которой развитие науки двигает производство, а последнее создает основу для расширения научных исследований.

В зависимости от характера связей различают конкретные (реальные) и абстрактные системы. В конкретной системе связи между элементами осуществляются посредством передачи материальных и нематериальных объектов (ресурсов, задач, отчетов, готовых решений или продукции, денежных средств или других объектов), вследствие чего между элементами возникают входные и выходные потоки. Элементы воздействуют на объекты при помощи ресурсов или потенциала. Эти действия называются процессами, которые, в свою очередь, влияют на входные и выходные потоки данных и ресурсов.

Абстрактная система представляет собой классификационную систему, в которой элементы соподчиняются без входных и выходных потоков (например, система целей предприятия).

Классификация систем по характеру связей элементов представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Классификация систем по характеру связей элементов

Таким образом, в рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи:. Через эти связи осуществляется действие механизма управления, под которым понимается совокупность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

1.3 Свойства системы управления организации

Под свойством понимают сторону объекта (процесса), обусловливающую его отличие от других объектов или сходство с ними и проявляющуюся при взаимодействии с другими объектами. Под характеристикой понимают то, что отражает некоторое свойство системы.

Из определения системы следует, что главным свойством системы является целостность, единство, достигаемое посредством определенных взаимосвязей и взаимодействий элементов системы и проявляющееся в возникновении новых свойств, которыми по отдельности элементы системы не обладают. Это свойство эмерджентности (от англ. emerge - возникать, появляться).

Целостность и эмерджентность - интегративные свойства системы, наличие которых представляет собой одну из важнейших черт системы. Целостность проявляется в том, что система обладает собственной закономерностью функциональности, собственной целью [10, с. 86].

Организованность - сложное свойство систем, заключающееся в наличии структуры и функционирования (поведения). Непременной принадлежностью систем являются их компоненты, именно те структурные образования, из которых состоит целое и без чего оно невозможно.

Функциональность - проявление определенных свойств (функций) при взаимодействии с внешней средой. Здесь же определяется цель как желаемый конечный результат.

Структурность - упорядоченность системы, определенный набор и расположение элементов со связями между ними. Между функцией и структурой системы существует взаимосвязь, как между такими философскими категориями, как содержание и форма. Изменение содержания (функций) влечет за собой изменение формы (структуры), и наоборот.

Важным свойством системы управления является наличие поведения - действия, изменений, функционирования и т.д. Считается, что поведение системы связано со средой (окружающей), т.е. с другими системами, с которыми она входит в контакт или вступает в определенные взаимоотношения.

Процесс целенаправленного изменения во времени состояния системы называется поведением. В отличие от управления, когда изменение состояния системы достигается за счет внешних воздействий, поведение реализуется исключительно самой системой, исходя из собственных целей.

Поведение каждой системы объясняется структурой систем низшего порядка, из которых состоит данная система, и наличием признаков равновесия (гомеостаза). В соответствии с признаком равновесия система имеет определенное состояние (состояния), которое является для нее предпочтительным. Поэтому поведение систем описывается в терминах восстановления этих состояний, когда они нарушаются в результате изменения окружающей среды. Поведение системы определяется характером реакции на внешние воздействия.

Еще одним свойством является свойство роста, развития, которое можно рассматривать как составляющую часть поведения.

Одним из первичных, а, следовательно, основополагающих атрибутов системного подхода является недопустимость рассмотрения объекта вне его развития, под которым понимается необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. В результате возникает новое качество или состояние объекта. Вне развития немыслимо существование материи и, в частности, системы. Наивно представлять себе развитие, происходящее стихийно, в неоглядном множестве процессов, кажущихся на первый взгляд чем-то вроде случайного движения. Развитие вначале проявляется как тенденция, а затем и довольно устойчивая закономерность. Закономерности по своей природе действуют объективно, т.е. не зависят от того, желаем мы их проявления или нет, так как в их основе лежит действие скрытого закона - устойчиво повторяющиеся отношения (связи).

Примером служит действие закона спроса и предложения. Если товар на рынке в избытке, то под действием закона это вначале проявляется как внутриквартальная тенденция снижения активности покупателей, превращающаяся в устойчивую закономерность уменьшения продаж.

Фундаментальным свойством систем является устойчивость, т.е. способность системы противостоять внешним возмущающим воздействиям. От нее зависит продолжительность жизни системы.

Простые системы имеют пассивные формы устойчивости: прочность, сбалансированность, регулируемость, гомеостаз, а для сложных систем определяющими являются активные формы: надежность, живучесть и адаптируемость. Если перечисленные формы устойчивости простых систем (кроме прочности) касаются их поведения, то определяющая форма устойчивости сложных систем носит в основном структурный характер [5, с. 52].

Надежность - свойство сохранения структуры систем, несмотря на гибель отдельных ее элементов, с помощью их замены или дублирования, а живучесть - активное подавление вредных качеств. Таким образом, надежность является более пассивной формой, чем живучесть.

Адаптируемость - свойство изменять поведение или структуру с целью сохранения, улучшения прежних или приобретения новых качеств в условиях изменения внешней среды. Обязательным условием возможности адаптации является наличие обратных связей.

Всякая реальная система существует в среде. Связь между ними бывает настолько тесной, что определить границу между ними становится сложно, поэтому выделение системы из среды связано с той или иной степенью идеализации.

Можно выделить два аспекта взаимодействия:

1) во многих случаях принимает характер обмена между системой и средой (веществом, энергией, информацией);

2) среда обычно является источником неопределенности для систем.

Воздействие среды может быть пассивным либо активным (антагонистическим, целенаправленно противодействующим системе). Поэтому в общем случае среду следует рассматривать не только как безразличную, но и как антагонистическую по отношению к исследуемой системе.

К неотъемлемым признакам системы также относятся: множественность элементов и единство между ними, наличие определенной структуры и др.

Таким образом, система управления в организации наделена определенными свойствами, необходимые для ее полноценного функционирования. Сложность структуры системы определяет сложность ее поведения, что в свою очередь означает предельность надежности, помехоустойчивости, управляемости и других свойств системы, т.е. предельность жизнеспособности и потенциальной эффективности сложных систем, в данном случае систем управления и их организационных структур.

В целом, применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачи, увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады в школы, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

2. Анализ системы управления в современной организации

2.1 Содержание системы управления в организации

Система управления на любом предприятии включает в себя следующие подсистемы: планирование; контроль; мотивация персонала; формирование организационной структуры; координация (формирование связей внутри организации).

Рассмотрим систему управления на современном российском предприятии по этим 5 позициям.

1. Подсистема планирования. Данная подсистема должна включать в себя следующие элементы:

1) информационная система: а) база данных (например, по клиентам, по сделкам, по поставщикам и др.);

2) процедуры: а) сбора информации; б) анализа собранной информации; в) разработки системы взаимоувязанных планов (поставки, производства, сбыта и т. д.).

На российском промышленном предприятии данная подсистема сформировалась еще в дореформенное время, а в последние годы она достраивалась за счет включения дополнительных элементов, например, формирование базы данных и их анализ с точки зрения маркетинга. Однако исследование ряда российских промышленных предприятий свидетельствует о недостаточно системном подходе по реорганизации этой подсистемы, вследствие чего возникают разноречивые данные по одному и тому же показателю в разных отделах, трудности в оперативном определении потребностей в том или ином ресурсе и т. д [14, с. 27].

Этапы формирования целостной подсистемы планирования на предприятии:

- разработка параметров информационной системы предприятия: а) определение необходимого объема информации (по направлениям, содержанию и уровню детализации) в целом по предприятию; б) определение «мест хранения» различной информации: по вертикали (иерархические уровни управления) и горизонтали (функциональные службы);

- разработка процедур сбора необходимой информации: а) определение методов сбора информации (источники и т. д); б) определение лиц, ответственных за сбор той или иной информации;

- разработка процедур анализа собранной информации: а) определение методов анализа информации; б) определение лиц, ответственных за анализ той или иной информации;

- разработка процедур по формированию планов: а) определение форм (форматов) планов, взаимосвязанных между собой; б) определение сроков их формирования, согласования и утверждения; в) определение лиц, ответственных за формирование, согласование и утверждение планов.

2. Подсистема контроля. Данная подсистема включает в себя следующие элементы:

- информационная система: а) система планов (по подразделениям и предприятию в целом; стратегических и оперативных), включая систему плановых показателей; б) система стандартов по деятельности подразделений (значения определенных показателей при нормальной работе подразделений); в) «управленческие индикаторы» (критические значения различных показателей, масштабы допустимых отклонений, принципы исключения);

- процедуры: а) мониторинга текущей деятельности предприятия (по «управленческим индикаторам»); б) оценки/измерения результатов работы подразделений предприятия (сравнение с установленными стандартами); в) оценки/измерения выполнения планов (сопоставление с запланированными значениями); г) передачи и распространения информации (о стандартах, критериях и процедуре оценки).

Параметры подсистемы контроля полностью зависят от параметров подсистемы планирования на предприятии. Поэтому подсистема контроля на предприятии должна формироваться после формирования подсистемы планирования.

Этапы формирования целостной подсистемы контроля на предприятии:

- разработка параметров информационной системы в рамках подсистемы контроля: а) определение состава управленческих индикаторов», показателей-стандартов, плановых показателей; б) определение количественных значений «управленческих индикаторов», показателей-стандартов, плановых показателей;

- разработка процедур мониторинга, оценки/измерения, передачи и распространения информации: а) определение методов; б) определение временных границ; в) определение лиц, ответственных за эти операции.

3. Подсистема мотивации персонала. Данная подсистема полностью зависит от двух предыдущих, и в то же время формируется под стратегические и оперативные цели предприятия (в том числе, определенные в рамках социальной стратегии или стратегии развития персонала). Ее элементами являются:

- информационная система: а) система показателей оценки работы различных подразделений; б) система показателей оценки результатов работы работника, привязанных к определенному рабочему месту;

- система процедур: а) оценки и стимулирования работников.

Этапы формирования данной подсистемы формируются аналогично предыдущим подсистемам.

4. Подсистема формирования организационной структуры. Данная подсистема включает в себя следующие элементы:

- описание функций, выполняемых в компании;

- описание полномочий и ответственности исполнительских звеньев (подразделений предприятия);

- организационная схема предприятия.

Этапы формирования организационной структуры:

- определение функций, выполняемых в компании; определение исполнительских звеньев, реализующих функции;

- распределение функций по звеньям;

- организационный анализ (выявление «узких мест» - дублирование функций, «белые пятна», пересечение полномочий);

- определение должностных обязанностей;

- разработка «Положения об организационной структуре».

Основные принципы формирования (разработки) организационной структуры:

1) Каждая функция, реализуемая фирмой, должна быть закреплена за конкретной службой/подразделением.

2) Недопустимо закрепление одной функции/задачи за двумя и более службами/подразделениями.

3) Иерархия служб не должна подчинять одному субъекту управления более 6-7 объектов.

Хотя в настоящее время на большинстве российских предприятий существует «Положение о функциональной системе предприятия», однако в большинстве случаев оно формировалось в несколько этапов, что привело к пересечению полномочий различных подразделений предприятия, дублированию функций (например, отдел сбыта и отдел маркетинга). По этой причине необходимо провести перераспределение функций и задач по подразделениям с учетом результатов организационного анализа и основных принципов формирования организационной структуры [13, с. 48].

5. Подсистема координации (формирования связей внутри предприятия). Формирование данной подсистемы основано на принципах функционирования четырех предыдущих подсистем. Ключевыми элементами данной подсистемы являются:

- делегирование как передача задач и полномочий работнику, который принимает на себя ответственность за них;

- ответственность как обязательство выполнять задачи и отвечать за их успешное завершение перед руководством;

- полномочие как ограниченное право использовать ресурсы организации для выполнения делегированных задач.

На современных российских предприятиях нередко можно встретить довольно запутанную систему взаимосвязей между службами, подразделениями, работниками различных подразделений, что сильно усложняет как оперативную деятельность работников различных подразделений (когда на согласование и уточнение уходит значительная часть рабочего времени), так и процесс стратегического управления предприятием (поскольку отсутствует комплексный подход к решению проблем предприятия, решение проблемы «растаскивается» по службам/подразделениям). В этой связи на предприятиях необходимо формализовать управленческие процедуры, чтобы избежать всего перечисленного выше, а также уйти от неформализованных (отсутствие ясных, регламентированных критериев) методов принятия решений (например, по очередности отпуска товара клиентам), учитывая следующие принципы:

1. Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями руководителей, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными традициями и нормами.

2. Число работников, подчиняющих непосредственно руководителю, составляет его норму управляемости. Если норма управляемости не будет соответствующим образом ограничена, возникнут путаница и перегрузка руководителя.

3. Делегирование полномочий будет неэффективным, если не выполняется принцип соответствия, согласно которому объем полномочий должен соответствовать делегированной ответственности. Кроме того, делегирование полномочий должно подкрепляться системой стимулирования

4. Определение диапазонов компетенции и ответственности достигается за счет описания рабочих мест, в которое входит:

- цель должности, определение которой означает выяснение необходимости этой должности для предприятия;

- задачи, которые закрепляются за должностью;

- полномочия, которые делегируются сотруднику, чтобы он имел возможность выполнять свои задачи;

- ответственность, вытекающая из поставленных задач и соответствующих полномочий.

Таким образом, совершенствования системы управления становится настоятельной необходимостью для российских предприятий. Это подразумевает: организацию процесса стратегического управления на всем предприятии, организацию и формализацию процесса управления; введение новых управленческих процедур, например, разработки стратегических планов при участии всех управленческих уровней; разработку четких механизмов оценки и контроля за их выполнением и др.

2.2 Построение эффективной системы управления в современной организации

система управление информационный внедрение

Одной из причин недостаточно эффективного функционирования предприятий на территории России является отсутствие сбалансированности внедряемых и используемых систем управления. В результате этого созданные стратегия, цели, проекты, процессы и организационная структура таких предприятий не сбалансированы как по вертикали (внутри себя), так и по горизонтали (друг с другом), что в конечном итоге ведет к потере контроля над частью проектов, процессов, организацией в целом и, как следствие, к ощутимым финансовым издержкам.

В связи с этим необходимо построение эффективной сбалансированной системы управления (далее - ЭССУ) на базе следующих принципов.

1. Простота и прозрачность. Использование и совершенствование ЭССУ должно быть под силу не только руководителю проекта по ее разработке и некоторым экспертам, но и всем работникам предприятия. Необходимо создать простой инструмент, дающий возможность высшему руководству эффективно управлять организацией, менеджерам среднего и низового звеньев - управлять проектами, процессами и подчиненными сотрудниками, а рядовым работникам - выполнять четкие функции и задачи. Как результат, каждый сотрудник будет знать, что он делает, а главное, для чего, т.е. для достижения каких целей.

2. Однозначность по вертикали и горизонтали. Однозначность по вертикали означает четкую иерархию ключевых показателей, проектов и задач, процессов и функций, руководителей и подчиненных. Горизонтальная однозначность предполагает определение оптимального соответствия на каждом уровне иерархии между показателями, проектами, процессами и сотрудниками.

3. Параллельное развертывание. Сбалансированности системы управления можно достичь только при одновременном создании системы показателей, проектов, процессов и организационной структуры, от общего к частному. Распространенной ошибкой является проектирование организационной структуры без четкого понимания, зачем нужна та или иная должность в ней, под какие проекты, процессы, задачи и функции она закладывается.

4. Приоритетность перед другими системами управления. Сбалансированная система управления может быть не единственной на предприятии. Менеджеры могут использовать и другие системы (менеджмент качества, проектный менеджмент, 5S, бережливое производство и т.п.), но все они должны быть связаны одной, самой приоритетной ЭССУ, находящейся на высшем уровне иерархии подобных систем.

Эффективная сбалансированная система управления состоит из четырех взаимосвязанных элементов (рисунок 4).



Рисунок 4 - Состав сбалансированной системы управления

Базовым элементом ЭССУ является система сбалансированных показателей (далее - BSC). Сюда же относятся стратегия развития и долгосрочные цели (ориентиры) предприятия, которые являются основой для формирования ключевых показателей эффективности и результативности (далее - KPI) первого уровня.

Следующий элемент - это проекты и задачи. Для достижения стратегических целей организации (особенно вновь создающейся) авторизуется большое количество разных по масштабу и приоритетности проектов. Например, строительство завода, формирование системы менеджмента качества, внедрение кадровой информационной системы, моделирование бизнес-процессов и т.п.

Сбалансированные бизнес-процессы, как правило, появляются в результате реализации соответствующих проектов по их моделированию и внедрению. Однако как проекты, так и процессы внедряются для достижения целевых значений определенных KPI.

Наконец, организационная структура формируется в соответствии с требованиями к ресурсам, которые предъявляют авторизуемые проекты и моделируемые процессы.

Таким образом, в настоящее время совершенствование системы управления является важнейшим фактором успешного развития компании в усложняющихся рыночных условиях. А построение эффективной сбалансированной системы управления залог успеха любой компании. В современных экономических условиях требуется построение эффективных систем управления предприятием, способных учитывать будущие преимущества и возможности инвестиций (особенно инновации), а также существующие неопределенности. Отсутствие таких подходов приводит к субъективизму при разработке стратегии развития предприятия, выборе инновационных проектов и политики финансирования. Это обусловливает экономическую неэффективность принимаемых решений, дисбаланс в экономическом развитии и нестабильность темпов и пропорций экономического роста предприятия.

2.3 Особенности внедрения эффективной системы управления на современном предприятии

Однако на территории РФ не так много предприятий, где действительно внедрены и приносят ощутимую пользу BSC, проектный менеджмент, управление на основе процессов и т.п. На внедрение затрачивается огромное количество времени, финансовых и трудовых ресурсов, а результат, как правило, не соответствует ожиданиям. Одна из основных причин этого - раздельное формирование перечисленных элементов системы [1, с. 85].

Согласно третьему принципу - параллельное развертывание - все элементы ЭССУ должны формироваться одновременно. Это означает, что при формировании BSC каждый KPI может не только декомпозироваться до KPI следующего уровня, но и авторизовать проекты и инициировать выполнение процессов определенных масштабов (Приложение). На рисунке все работники предприятия сгруппированы в четыре категории: директора, руководители служб, начальники отделов, специалисты (и рабочие). Представители топ-менеджмента определяют миссию, видение, стратегические цели и KPI самого верхнего уровня (KPI-1). Эти KPI они распределяют между собой, тем самым закрепляя за каждым определенную зону ответственности.

Для достижения целевого значения KPI-1 директор, который за него ответственен, может принять одно из четырех решений.

1. Авторизовать масштабный проект. Такое решение предполагает формирование проектной команды, главой которой назначается руководитель среднего звена. Другими словами, директор будет являться куратором этого проекта, а руководитель службы - менеджером проекта. У проекта будут свои KPI, которые соответствуют второму уровню иерархии и за которые отвечает уже менеджер проекта. Именно он распределяет задачи проекта по конкретным исполнителям.

2. Инициировать выполнение процесса. Владельцем процесса назначается руководитель среднего звена, который также будет отвечать за KPI этого процесса. Для выполнения функций процесса могут привлекаться рядовые работники.

3. Декомпозировать свой KPI до KPI следующего уровня. В этом случае не авторизуется проект и не инициируется процесс, все это делегируется руководителю среднего звена. Он назначается ответственным за KPI-2 и принимает одно из четырех решений (Приложение).

4. Стать исполнителем по своему KPI, т.е. самостоятельно выполнять задачи и функции, не привлекая дополнительные трудовые ресурсы для достижения целевого значения своего KPI.

Такая технология построения ЭССУ приведет к однозначности по вертикали и горизонтали (соблюдение второго принципа). Действительно, в этом случае сотрудник предприятия совершенно точно понимает, за какие KPI он отвечает, какими проектами и процессами управляет, кто является куратором проекта, а кто его исполнителем (рисунок 5).

Число уровней иерархии (их три) при построении ЭССУ выбрано не случайно. Двух явно недостаточно для крупных промышленных предприятий. Использование четырех и более уровней ведет к нарушению первого принципа - простота и прозрачность. Становится достаточно сложно использовать такую систему управления предприятием из-за большого числа KPI, малых проектов и процессов (только число KPI уже на четвертом уровне достигает порядка 3000-5000). В связи с этим ключевым фактором успеха использования ЭССУ становится корректное определение и систематизация всех ее элементов. Рекомендуется, где это возможно, использовать понятия «задача» и «функция» вместо «проект» и «процесс», особенно если такой проект или процесс выполняет только один участник.

Рисунок 5 - Полная определенность для менеджера любого звена

Планирование организационной структуры выполняется на основе решений руководителей каждого уровня. Под проекты назначенный менеджер формирует команду. Как правило, это эксперты и специалисты, принимаемые в организацию по срочным контрактам. Для выполнения процессов, а также функций сотрудников нанимают по бессрочным трудовым договорам. Если проект или процесс является слишком масштабным, рекомендуется выполнить декомпозицию KPI и авторизовать несколько подпроектов (смоделировать несколько связанных процессов) на следующем уровне иерархии. Менеджерами данных проектов будут руководители низового звена (начальники отделов).

На практике существуют определенные отличия в подходах к внедрению любой системы управления на новом и существующем предприятиях. А если учесть, что ЭССУ - приоритетная система управления (четвертый принцип), то эти отличия становятся еще более четкими.

На создаваемом с нуля предприятии построение ЭССУ может происходить почти в точном соответствии с технологией. Поскольку организационная структура еще не сформирована, можно осуществлять набор персонала для выполнения конкретных проектов, процессов, задач и функций. Сначала формируется команда руководителей, а они, в свою очередь, определяют подразделения и наполняют их нужными сотрудниками. Основной задачей ключевых участников создания ЭССУ будет своевременное консультирование принимаемых в организацию руководителей с целью предупредить нарушение принципов и технологии разработки и использования сбалансированной системы управления.

Таким образом, на новом предприятии формируется команда внедрения и сопровождения ЭССУ, возглавить которую должно первое лицо этого предприятия. Именно генеральный директор будет первым пользователем этой системы, т.к. управлять компанией - его основная обязанность, а ЭССУ - это прежде всего эффективный инструмент управления для менеджера. На рисунке 6 представлены возможный состав команды внедрения и описание ключевых обязанностей каждого ее участника.

Такой состав команды может быть характерен для будущего крупного промышленного предприятия. Если создается небольшая организация, число участников проекта ЭССУ может быть сокращено вплоть до двух человек - генерального директора и его заместителя. Впоследствии, после перехода к использованию системы управления в масштабах всей компании, участники команды могут перейти в соответствующие подразделения в качестве руководителей или ключевых специалистов.

Рисунок 6 - Команда внедрения и сопровождения ЭССУ

На давно функционирующих предприятиях внедрение новой системы управления, особенно если она существенно отличается от применяемой в данный момент, может оказаться очень сложной задачей. Связано это в первую очередь с тем, что организационная структура таких предприятий уже сложилось, у сотрудников сформировалась привычка работать в рамках установленных правил. Проекты и процессы определены и выполняются, пусть и не самым эффективным образом. В этом случае очень важны понимание высшим руководством преимуществ использования ЭССУ и всесторонняя поддержка ее внедрения, в процессе которого возможны кадровые перемещения и сокращения персонала (включая и руководящие позиции).

Структура команды внедрения и сопровождения для существующих предприятий может иметь тот же вид, но состав ее участников, скорее всего, будет сформирован из штатных работников. В этом как раз и заключается основной риск для проекта ЭССУ: штатные сотрудники начнут улучшать старую, малоэффективную систему управления вместо формирования новой либо, что еще хуже, создавать параллельную систему, нарушая четвертый принцип (приоритетность перед другими системами управления). Другими словами, участники проекта должны обладать всеми необходимыми компетенциями, чтобы соблюдать принципы и технологию развертывания ЭССУ, а также показать и доказать сотрудникам выгоды от ее использования.

Таким образом, различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.

В целом, для выживания и развития организации руководители должны использовать такие подходы к управлению, которые позволят наилучшим образом адаптироваться и гибко реагировать на происходящие изменения во внешней среде. Это требует от предприятий периодически проводить мониторинг эффективности системы управления и проводить мероприятия по ее совершенствованию. Совершенствование системы управления - сложный и непрерывный процесс воздействия, направленный на более целесообразную организацию управляющей системы для достижения управляемым объектом наилучших экономических показателей. Главная цель совершенствования системы управления предприятием состоит в повышении эффективности производства.

Заключение

Недостаток подходов различных школ к управлению заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления как результат, зависящую от многих различных факторов. Применение же теории систем к управлению позволило руководителям увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно взаимодействуют с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

Система управления - это процесс создания, совершенствования и поддержания функционирования организационной структуры по реализации принятого управленческого решения и разработанного плана мероприятий.

Организационный механизм обеспечивает комплексное использование методов управления, имеет специфическую структуру, способствует рациональному разделению труда и является основой планирования и распределения работ с установлением соответствия между организационной структурой и перечнем конкретных задач.

В рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи:. Через эти связи осуществляется действие механизма управления, под которым понимается совокупность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

система управления в организации наделена определенными свойствами, необходимые для ее полноценного функционирования. Сложность структуры системы определяет сложность ее поведения, что в свою очередь означает предельность надежности, помехоустойчивости, управляемости и других свойств системы, т.е. предельность жизнеспособности и потенциальной эффективности сложных систем, в данном случае систем управления и их организационных структур.

Ценность системного подхода для управления организации заключается в том, что, во-первых, руководитель стремится добиться суммарной эффективности работы всей организации и не допустить, чтобы частные интересы какого-либо одного элемента организации повредили общему успеху. Во-вторых, он должен добиваться этого в условиях организационной среды, которая всегда создает противоречащие друг другу цели.

Системный подход к организации управления требует перехода от разрозненных, частных моделей экономики, изолированного рассмотрения экономических категорий и отдельных частных вопросов к общей концепции, позволяющей видеть всю систему связей и отношений в экономике, определяющих наилучшие пути ее развития и способствующих выполнению намеченных планов. Такой же подход следует использовать при принятии решений на уровне отдельных организаций и предприятий.