Система управленческой документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

организационный управленческий документация

Документы играют огромную роль в жизни общества. Они служат подтверждением факта, события, явления и могут иметь политическое, юридическое, экономическое, культурно-историческое значение.

Документы сопровождают нас на протяжении всей нашей жизни: от рождения, когда выдается свидетельство о рождении, и до самой смерти. Документы нужны всегда и везде: в детский сад, школу, университет, на работу. Сейчас просто невозможно представить жизнь без документов: справок, свидетельств, паспортов, писем, законов, актов и других.

Актуальность рассмотрения данной темы вызвана недостаточной изученностью проблемы в теоретическом и практическом аспектах. Отсутствуют исследования и методические рекомендации по управлению дошкольным образованием регионов Российской Федерации с учетом национальных, географических, климатических, психофизиологических особенностей развития коренных народов, требующих формирования специфических форм и средств обучения, программ профессиональной подготовки, методов управления.

Неизученность проблем документационного обеспечения управления дошкольным образованием значительно снижает эффективность управленческой деятельности в сфере образования, замедляя тем самым процессы модернизации образования, повышения его качества и, в целом, отрицательно сказывается на успешной реализации национального проекта «Образование».

Объективная необходимость предпринятого исследования вызвана значительным увеличением объема документной информации, циркулирующей в обществе, в том числе и в дошкольных образовательных учреждениях, и недостаточно отлаженной системой работы с ней.

Анализ управленческой информации в сфере образования позволяет определить и оптимизировать механизмы сбора, экспертизы и отбора информации, подготовки документов, необходимых для решения поставленных задач, количественные и качественные критерии оценки документации и информации. Оптимизация процессов документационного процесса позволяет корректировать организационную структуру аппарата управления в сфере образования, и тем самым обеспечить максимальную эффективность деятельности органов управления образованием, достигнуть создания образовательной системы нового качественного уровня, отвечающей международным стандартам.

Степень научной изученности проблемы. Вопросу документационного обеспечения и организации работы с документами, частности в дошкольных образовательных учреждениях посвящены многие исследовательские работы. Все их можно разделить на три группы.

Первая группа - общетеоретические работы, в которых рассматриваются вопросы документационного обеспечения и организации работы с документами

В работе Н.С. Ларькова рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; функции, свойства, признаки, структура документированной информации; классификация документов и др. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.

А.Н. Белов и А.А. Белов обобщили и проанализировали вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложил в своей работе требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению деловой переписки.

В учебном пособии А.Л. Комышева изложены основные вопросы документационного обеспечения управления, даны технологические приемы составления и оформления различных унифицированных документов.

В работе В.В. Галахова и И.К. Корнеева подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки, приведены примеры.

А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая раскрыли правовые основы подготовки и оформления документов в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003.

В работе А.В. Непогоды рассматриваются вопросы подготовки и издания документов, создаваемых согласно законодательству РФ в процессе деятельности организаций разных организационно-правовых форм.

Вторую группу составляют исследования, в которых рассматриваются особенности и требования к составлению организационно-распорядительной и информационно-справочной документации.

А.Н. Сокова, говоря о развитии государственной стандартизации организационно-распорядительных документов, подчеркивает то, что вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая наряду с вопросами оформления документов содержит основные положения по технологии делопроизводственных процессов.

В.Ф. Янковая и Р.Н. Мосеев описывает основные требования к оформлению рекламных писем, а также раскрывает правила составления текстов рекламных писем.

В своих работах В.С. Иритикова рассматривает основные требования к составлению и оформлению таких видов организационно-распорядительных документов как протокол и акт: понятие, содержание, разработка документов.

Л.М. Вялова рассматривает правила и рекомендации по составлению организационно-распорядительных документов таких как: Положение о службе ДОУ, правила внутреннего распорядка, распоряжения и указания. Автор считает, что организационные документы создаются с целью нормативно-правовой регламентации деятельности всей организации, ее структурных подразделений и штатных работников: руководителей, специалистов, других служащих и рабочих.

М.П. Илюшенко описывает в своей статье значение организационных документов (Положение, должностные инструкции) в регулировании управленческой деятельности организации, считая деятельность по регламентации одним из регуляторов управления, обеспечивающих устойчивость управленческой системы, а также предпосылкой и гарантией соблюдения режима законности в аппарате управления.

В работах В.Ф. Янковой и С. Россола рассмотрены основные требования к составлению и оформлению должностной инструкции: понятие, содержание, разработка документа.

Л.В. Санкина описывает основные требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов.

Многие статьи посвящены вопросу о методах и сроках контроля за исполнением документов, это: Е.А. Степанов «Контроль исполнения документов и поручений», Т.В. Кузнецова «Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря», С.Л. Кузнецов «Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса».

Третья группа работ посвящена вопросу документационного обеспечения в дошкольном образовательном учреждении.

Т.А. Данилина, В.Я. Зедгенидзе и др. систематизировали нормативные документы, необходимые для создания правового пространства жизнедеятельности дошкольного образовательного учреждения, раскрыли особенности разработки локальных нормативных актов, регулирующих его функционирование и развитие, определяющее устройство, содержание и организацию режима работы учреждения.

В своей статье Л.М. Волобуева детально представила описание органа управления дошкольным образовательным учреждением и его управленческих функций.

Л.М. Манцева и С.А. Бабак в своих исследованиях анализируют вопросы делопроизводства в современном дошкольном образовательном учреждении.

Порядок ведения текущей деловой документации в образовательном учреждении, а также инструкции о работе образовательного учреждения с бланками документов рассмотрены В.В. Маскиным в работе «Нормативно-правовое обеспечение образовательных учреждений в условиях модернизации: Сборник документов и материалов».

В статьях Т.А. Данилиной, Г.В. Кошелевой и И.А. Расходчиковой рассматриваются важнейшие аспекты деятельности современного дошкольного образовательного учреждения. Приводится полный перечень документов, необходимых для успешного функционирования дошкольного учреждения, а также соответствующая нормативно-методическая база постановки делопроизводства в муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении детского сада комбинированного вида «Солнышко» (далее по тексту - МАДОУ ДСКВ «Солнышко»).

В работах Л.Г. Белоусовой, Н.Ю. Честновой определены классификации организационно - распорядительных документов дошкольного образовательного учреждения, необходимые для эффективного управления. Рассмотрены примерные локальные акты МАДОУ ДСКВ «Солнышко» и образцы составления и оформления управленческих документов.

Вопросу по организации работы с документами посвящено огромное количество изданий, но недостаточно информации посвящено именно документационному обеспечению в дошкольных образовательных учреждениях.

Целью данной работы является комплексный анализ структуры и условий функционирования системы управленческой документации в муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении детский сад комбинированного вида «Солнышко».

Для реализации поставленной цели поставлены следующие задачи:

- обобщить законодательную и нормативно-методическую базу управленческой документации МАДОУ ДСКВ «Солнышко»;

- ознакомиться с историей организации и организационной структурой МАДОУ ДСКВ «Солнышко»;

- провести анализ системы управленческой документации в МАДОУ ДСКВ «Солнышко»;

- сформулировать предложения по оптимизации работы с управленческой документацией в МАДОУ ДСКВ «Солнышко».

Источниковая база исследования. В ходе исследования автором была изучена источниковая база документационного обеспечения управления дошкольным образованием, включающая группы нормативно-правовых актов: федерального уровня, регионального и муниципального уровней.

Источниковую базу курсовой работы составили законодательные и нормативные документы, принятые на федеральном уровне, а также внутриучрежденческие нормативные акты, регулирующие вопросы документационного обеспечения дошкольного образовательного учреждения «Солнышко».

В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» освещены основные понятия в сфере информационных технологий, информация рассматривается как объект правовых отношений.

В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. Целью его является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» являются первым законом об архивах, но многие позиции которого распространяются на всю документацию.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Закон ХМАО - Югры «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» в соответствии с Уставом (Основным законом) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры устанавливает единые требования к законам и иным нормативным правовым актам органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, определяет общий порядок их подготовки, рассмотрения, принятия, опубликования, вступления в силу, толкования и отмены, а также определяет способы разрешения юридических коллизий.

Закон ХМАО - Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» регулирует отношения в сфере реализации государственной политики в области архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре.

Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению включает:

ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования регулирует процессы управления документами. Настоящий стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предназначены для Служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, то есть они рассчитаны на специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства.

Основными локальными источниками для написания данной курсовой работы явились следующие нормативные материалы МАДОУ ДСКВ «Солнышко»:

- Устав учреждения;

- приказы и другие организационно-распорядительные и информационно-справочные документы руководителя МАДОУ ДСКВ «Солнышко»;

- должностная инструкция инспектора по кадрам;

- штатное расписание МАДОУ ДСКВ «Солнышко».

Методологическая основа исследования.

В качестве основных методов исследования использовались общенаучные методы познания, сравнения:

- наблюдение - метод исследования, позволяющий визуально зафиксировать происходящие процессы, явления;

- классификация - метод распределения документов по группам на основе определенных признаков;

- интервьюирование;

- систематизация материала - дает возможность привести в определенный порядок данные путем их группировки и классификации;

- сравнительный анализ - позволяет сопоставить данные с целью выявления черт сходства и различия между ними;

- контент - анализ направлен на изучение содержания документов.

1. Законодательная и нормативно-методическая база управленческой документации МАДОУ ДСКВ «Солнышко»

1.1 История организации и организационная структура МАДОУ ДСКВ «Солнышко»

Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад общеразвивающего вида с приоритетным осуществлением познавательно-речевого развития детей №2 «Солнышко» города Покачи функционирует с 2007 года.

Организационно - правовая форма - муниципальное автономное образовательное учреждение. Учредителем ДОУ является муниципальное образование Ханты - Мансийского автономного округа Югры городской округ город Покачи. Участок ДОУ «Солнышко» озеленен, на территории имеется спортивная площадка, цветник, огород, прогулочные площадки для каждой группы. В детском саду работают специализированные группы для детей с общим недоразвитием речи. Имеются физкультурный и музыкальные залы, методический кабинет, кабинеты логопедов, психолога, медицинский, музыкального руководителя.

В ДОУ функционирует 10 групп для детей дошкольного возраста, из них 1 группа раннего возраста (2-3 года); 2 логопедические группы (5-7 лет) и 7 общеразвивающих групп (3-7 лет).

Лицензия А Регистрационный №1131, выдана 14 февраля 2014 года срок действия: бессрочный; Свидетельство о государственной аккредитации АА 064713; Регистрационный №1320, выдано 01 февраля 2013 г., форма владения - оперативное управление. Юридический, фактический адрес ДОУ 628461, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Покачи, улица Молодежная, дом 15/1, тел./факс 7-00-50, электронный адрес: solnihko65@mail.ru. Заведующий - Морозова Галина Владимировна, образование высшее, высшая квалификационная категория.

Решением педагогического Совета МАДОУ ДСКВ «Солнышко» (от 15.11.2010 г. протокол №1) было установлено, что основной образовательной программой будет являться программа для родителей и воспитателей по формированию здоровья и развитию детей от 1 года до 7 лет «Из детства - в отрочество» (авторы: Доронова Т.Н., Галигузова Л.Н., Голубева Л.Г. и др.). Первостепенной задачей на протяжении многих лет является задача охраны жизни и здоровья детей, их физического развития.

МАДОУ ДСКВ «Солнышко» является звеном муниципальной системы образования г. Покачи, обеспечивающим помощь семье в воспитании детей дошкольного возраста, реализуя основную общеобразовательную программу дошкольного образования в группах общеразвивающей, компенсирующей, оздоровительной и комбинированной направленности, в разном сочетании.

Предназначение МАДОУ ДСКВ «Солнышко» определяется его местом в муниципальной системе образования: осуществление совместного образования здоровых детей и детей с ограниченными возможностями здоровья в соответствии с общеобразовательной программой дошкольного образовательного учреждения и федеральных государственных требований к структуре основной общеобразовательной программы дошкольного образования и условиям ее реализации, с учетом особенностей психофизического развития и возможностей детей.

Основными средствами реализации предназначения МАДОУ ДСКВ «Солнышко» являются:

· Устав детского сада (постановление администрации города Покачи от 21 декабря 2012 г. №1287);

· лицензированная образовательная деятельность (лицензия от 14 февраля 2014 г. серия А №1131, Служба по контролю и надзору в сфере образования ХМАО - Югры);

· лечебно - оздоровительная и профилактическая работа, коррекция выявленных отклонений;

· освоение воспитанниками основной общеобразовательной программы «Из детства - в отрочество»;

· предоставление воспитанникам возможности апробировать себя в различных видах деятельности: игровой, учебной (развитие речи, овладение элементарными математическими представлениями, музыкальные, физкультурные и другие занятия), поисковой, организаторской и др.;

· обеспечение благоприятного психологического климата в ДОУ;

· развитие и совершенствование предметно-развивающей среды;

· высокий профессионализм педагогических работников, медицинского персонала.

Результатом осуществления воспитательно - образовательного процесса явилась качественная подготовка детей к обучению в школе.

С целью выполнения Инструкций по охране труда сотрудников проводится следующие мероприятия; выдается спецодежда, моющие средства, регулярно проводятся проверки рабочих мест, приборов и оборудования; всем персоналом систематически прорабатываются должностные инструкции, инструкции по охране жизни и здоровья, техники безопасности труда, правила пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка, санитарные правила. Администрация контролирует выполнение персоналом должностных инструкций.

В 2013 учебном году МАДОУ успешно прошел государственную аттестацию, аккредитацию и лицензирование и подтвердил свой статус.

Управление МАДОУ осуществляется в соответствии с законом РФ «Об образовании» и на основании Устава детского сада. Непосредственное управление детским садом осуществляет заведующий Морозова Галина Владимировна. Формами самоуправления МАДОУ являются: педагогический совет; собрание трудового коллектив; управляющий совет детского сада.

В дошкольном учреждении соблюдается исполнительская дисциплина: имеется номенклатура дел, регистрируется входящая и исходящая документация, осуществляется работа по изучению и реализации нормативных документов (приказов, инструкций, распоряжений), распределены обязанности между всеми участниками образовательного процесса. Делопроизводство организовано на современном уровне и соответствует Закону РФ «Об образовании», ТК РФ.

Трудовые отношения участников образовательного процесса оформлены трудовыми договорами в соответствии ТК РФ, имеются должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.

В организации МАДОУ ДСКВ «Солнышко» работу службы ДОУ выполняет инспектор по кадрам - Давудова Рагима Мамедшах кизы, который назначается и освобождается от должности приказом заведующего.

В обязанности инспектора по кадрам входит:

· Принятие и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения;

· В соответствии с резолюцией руководителя предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;

· Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает не обходимые справки по зарегистрированным документам;

· Отправляет исполненную документацию по адресам;

· Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

· Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

· Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрацию картотеки или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

· Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

· Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

Руководство МАДОУ ДСКВ «Солнышко» осуществляется в соответствии с Уставом дошкольного учреждения, Законом об образовании РФ, законодательством Российской Федерации.

Организационная структура управления детским садом представляет собой совокупность всех его органов с присущими им функциями. Она может быть представлена в виде трех уровней.

На первом уровне управления находится заведующий детским садом, который осуществляет руководство и контроль за деятельностью всех структур. Заведующий выполняет свои функции в соответствии с должностной инструкцией. Указания и распоряжения заведующего обязательны для всех участников образовательного процесса. Заведующий действует от имени учреждения, представляя его во всех организациях и учреждениях:

· распоряжается имуществом учреждения в пределах прав представленных договором между Учредителем и Учреждением;

· в соответствии с законодательством о труде принимает на работу и увольняет работников, осуществляет расстановку кадров, поощряет работников учреждения, налагает взыскания;

· несет ответственность за деятельность учреждения перед учредителем;

· издает приказы, распоряжения в рамках своей компетентности, регламентирующие деятельность ДОУ.

На втором уровне управление осуществляют заместитель заведующего по УВР, заместитель заведующего по АХР, старшая медсестра, которые взаимодействуют с соответствующими объектами управления. На этом уровне заведующий осуществляет непосредственную и опосредованную реализацию управленческих решений через распределение обязанностей между административными работниками с учетом их подготовки, опыта, а также структуры дошкольного учреждения.

Заместитель заведующего по УВР осуществляет руководство учебно - воспитательным процессом учреждения. Он определяет место каждого педагога в воспитательной работе с детьми, мобилизует воспитателей на решение задач, поставленных концепцией дошкольного воспитания перед дошкольным учреждением, привлекает к их решению родителей и общественность.

Заместитель заведующего по АХР отвечает за сохранность здания дошкольного учреждения и имущества, организует материально - техническое снабжение педагогического процесса, обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на участке, противопожарную безопасность и организацию труда обслуживающего персонала.

Старшая медицинская сестра контролирует санитарное состояние помещений и участка дошкольного учреждения, выполнение требований СанПиНа, качество доставляемых продуктов, организацию питания и качество приготовления пищи, обеспечивает медицинское обслуживание детей, проводит санитарно - просветительскую работу среди работников учреждения и родителей, принимает участие в организации физкультурно - оздоровительной работы с детьми.

Указания, даваемые старшим воспитателем, старшей медицинской сестрой, завхозом в пределах их компетенции, также обязательны для всех работников.

Третий уровень управления осуществляют воспитатели, педагог - психолог, музыкальный руководитель, воспитатель по физкультуре и обслуживающий персонал. На этом уровне объектами управления являются дети и их родители.

В МАДОУ ДСКВ «Солнышко» работу службы ДОУ выполняет один человек - инспектор по кадрам, он относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно заведующему. В своей работе руководствуется должностной инструкцией, законодательством РФ, Уставом организации, приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции, правилами внутреннего трудового распорядка организации. Он обрабатывает различные документационные системы (организационно-правовая, распорядительная, информационно-справочная) и руководит всем документационным процессом в данном учреждении, а именно: составляет и оформляет деловые бумаги, принимает, регистрирует, передает их на исполнение, контролирует за исполнением, отвечает за хранение документов, сдает их в архив МАДОУ.

Сегодня на инспекторе по кадрам сходится вся входящая и исходящая документация, он является связующим звеном между руководителем и сотрудником, между руководителем и его деловыми партнерами. Следовательно, к деловым, личностным качествам инспектора по кадрам предъявляются особые требования, с которыми, на мой взгляд, он в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» справляется.

1.2 Законодательные акты управленческой документации муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения детский сад комбинированного вида «Солнышко» на федеральном уровне

Нормативно - методическое обеспечение документооборота учреждения является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы.

К законодательным актам управленческой документации муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения детский сад комбинированного вида «Солнышко» федерального уровня относятся следующие федеральные законы:

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является базовым законом информационного законодательства, он регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий и обеспечении защиты информации, определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Он устанавливает ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией. Так же содержит ряд важнейших основополагающих положений для документационного обеспечения управления.

Федеральный закон Российской Федерации «О стандартизации» устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» определяет условия использования электронной подписи, права, обязанности и ответственность лиц, оказывающих услуги, связанные с использованием электронной подписи, условия добровольной аккредитации таких лиц уполномоченным федеральным органом.

Отношения в области использования электронной подписи регулируются настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также соглашением сторон. Порядок использования электронной подписи федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления соответственно.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», архивное дело в Российской Федерации - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Настоящий Федеральный закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

К нормативным документам по стандартизации относятся государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы). Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Единую государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

В ГОСТе 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования содержится комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения является, важным этапом обновления нормативно - методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Он распространяется на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования регулирует процессы управления документами государственных и юридических организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Распространяется на управление документами (всех форматов и всех носителях), создаваемыми или получаемыми организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы. Содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документацией организации. Также содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы. Стандарт носит рекомендательный характер.

Государственная система документационного обеспечения управления (далее по тексту - ГСДОУ) является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций. Сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил. Рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов и др.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления:

* Основные правила работы архивов организаций устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы. Данные правила являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность и основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами, а также содержат более 50 форм документов, связанных с ведением архивов.

· Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предназначены для Служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, то есть они рассчитаны на специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства.

*Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение.

Таким образом, регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами и постановлениями Президента РФ или Правительства РФ. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию.

Знание и применение законодательно-правовых и нормативно-методических актов общегосударственного масштаба, в которых отражены требования к документированию и работе с документами является одним из важнейших условий работы документационного обеспечения управления на уровне современных требований.



1.3 Нормативные документы управленческой документации дошкольного образовательного учреждения на региональном и локальном уровнях

На основе законодательной базы федерального уровня, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются региональные и локальные нормативно-методические материалы по организации работы с документами, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления любой организации.

Документирование информации, включая создание и применение бумажных и электронных документов, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, действующим в данной сфере. Правительство Ханты - Мансийского автономного округа - Югры разрабатывает положение о документировании информации и документообороте в органах государственной власти Ханты - Мансийского автономного округа - Югры с учетом норм федерального законодательства.

К нормативным документам управленческой документации муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада «Солнышко» регионального уровня можно отнести следующие нормативные акты округа:

Закон ХМАО - Югры «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» в соответствии с Уставом Ханты - Мансийского автономного округа - Югры устанавливает единые требования к законам и иным нормативным правовым актам органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, определяет общий порядок их подготовки, рассмотрения, принятия, опубликования, вступления в силу, толкования и отмены, а также определяет способы разрешения юридических коллизий.

Закон ХМАО - Югры «Об архивном деле в Ханты - Мансийском автономном округе - Югре» в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», иными федеральными законами, Уставом Ханты - Мансийского автономного округа - Югры регулирует отношения в сфере реализации государственной политики в области архивного дела в Ханты - Мансийском автономном округе - Югре.

Центром архивной службы округа является Управление по делам архивов округа, оно подчиняется Правительству Ханты - Мансийского автономного округа, является органом исполнительной власти, обеспечивающим государственное управление архивным делом в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре, осуществляющим проведение государственной политики в области архивного дела на территории автономного округа.

Закон ХМАО - Югры «Об информационных ресурсах Ханты-Мансийского автономного округа» регулирует отношения в области формирования и использования информационных ресурсов и информационных систем, находящихся в собственности Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе применения информационных и телекоммуникационных технологий. Настоящий Закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов Ханты - Мансийского автономного округа - Югры на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации, а также защите информации Ханты - Мансийского автономного округа - Югры.

В любом дошкольном образовательном учреждении в соответствии со ст. 13 Закона РФ «Об образовании» и ст. 8 Трудового кодекса РФ должны быть локальные нормативные акты, регламентирующие порядок его деятельности. Единственным исключением являются случаи, когда все правила, касающиеся организации деятельности дошкольного образовательного учреждения, изложены в его уставе.

Локальные акты юридически обеспечивают упорядоченность всей деятельности учреждения, придают юридическую силу органам самоуправления и дают возможность развитию Управляющего коллектива. Руководитель вправе принимать локальные нормативные акты, в пределах своей компетенции, которые не противоречат законам или иным нормативно - правовым актам. Любой локальный нормативный акт, принимаемый в учреждении, подлежит правовой экспертизе.

Важное место в системе локальных актов дошкольного образовательного учреждения занимают акты, касающиеся работы с персоналом. Ответственность за принятие данных локальных актов, а также за их исполнение несет заведующий ДОУ, поскольку именно он является постоянно действующим субъектом, осуществляющим непосредственное управление учреждением, т.е. лицом, исполняющим административно-хозяйственные функции. В случае если учредитель, либо собственные средства ДОУ позволяют ввести в штатное расписание должность специалиста по кадрам и делопроизводству, ответственность за принятие указанных локальных актов, а также за контроль их исполнения может быть возложена на него. В противном случае всю полноту ответственности несет руководитель ДОУ.

При формировании локальных актов в области управления персоналом руководителю дошкольного образовательного учреждения, в первую очередь, следует использовать установленные действующим законодательством унифицированные формы документов.

К локальным нормативным актам по организации работы с документами в МАДОУ ДСКВ «Солнышко» можно отнести:

- Устав МАДОУ ДСКВ «Солнышко», который регламентирует все основные стороны деятельности учреждения и является одним из документов, позволяющим получить регистрацию юридического лица.

Устав представляет собой основной организационно - правовой документ и содержит в себе перечень локальных актов учреждения, который не может противоречить Уставу МАДОУ ДСКВ «Солнышко».

- Должностные инструкции секретаря-машинистки, инспектора по кадрам - это нормативные документы, регламентирующие деятельность конкретного должностного лица и устанавливающие порядок применения их положений законодательных и иных нормативных актов.

Таким образом, нормативно-правовая база организации документационного обеспечения МАДОУ ДСКВ «Солнышко» представлена тремя уровнями: федеральным, региональным и локальным. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. На основе законодательной базы федерального уровня, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно - методические документы по организации работы с документами, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления дошкольного учреждения «Солнышко».



2. Анализ систем управленческой документации в МАДОУ ДСКВ «Солнышко»

2.1 Организационно-распорядительная документация

В муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении детский сад комбинированного вида «Солнышко», как и в любой другой организации, в процессе его создания и функционирования разрабатываются и документируют его управленческую деятельность следующие группы документов:

- организационно - правовая документация (устав, положения, правила, инструкции, штатное расписание);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) - приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вид деятельности. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

Правила и требования ГОСТа Р 6.30 - 2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Организационно-правовые документы закрепляют статус МАДОУ ДСКВ «СОЛНЫШКО» как юридического лица, порядок оформления организационно - правовой формы, определяют его организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала. Организационно-правовые документы содержат положения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками МАДОУ ДСКВ «Солнышко» и реализуют нормы гражданского и административного права, являясь правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем МАДОУ или ее коллегиальным органом управления и имеют в составе обязательных реквизитов гриф утверждения.

Организационно - правовые документы подразделяются на учредительные документы юридического лица (учредительный договор и устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности, нуждающимся в регламентации и другие подобные документы).

МАДОУ ДСКВ «Солнышко» как юридическое лицо действует на основании устава. Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Учредительные документы приобретают юридическую силу с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом - с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.

Устав ДОУ был разработан и принят на педагогическом собрании учреждения. Данный устав делится на 8 разделов, которые имеют заголовки и пронумерованы. В разделах прописаны полное и сокращенное наименование, место нахождения, тип учреждения, структура, функции и права организации, правила приема ребенка в школу, образовательная и научая деятельность, права и обязанности школьников, их родителей и учителей, и другие сведения, предусмотренные законодательством. На титульном листе указаны следующие реквизиты: наименование организации (государственное образовательное учреждение «Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида «Солнышко» №2), наименование вида документа (УСТАВ), место составления (г. Покачи), отметка о регистрации (зарегистрирован Постановлением главы г. Покачи), гриф утверждения и печать.

Структура текста устава и его содержание определяется разработчиком устава, т.е. заведующим МАДОУ ДСКВ «Солнышко».