Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

"Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения"

Введение

В дипломной работе будет рассмотрена тема «Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения (на примере ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»)».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, органов местного самоуправления, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией - основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным.Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Хозяйственная деятельность предприятия фиксируется в контрактах, договорах, переписке; распорядительная деятельность директора - в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий - в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Обработка и систематизация больших массивов документов - неотъемлемые элементы деятельности любой организации. Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности государственных учреждений.

Предметом исследования является документационное обеспечение ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань».

Цель дипломного проекта - проанализировать состояние и перспективы совершенствования делопроизводства ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Реализация этой цели предполагает решение следующих задач:

- рассмотреть историю создания, функции и структуру ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»;

- проанализировать делопроизводственную и специальную документацию социального учреждения;

- показать порядок работы с документами;

- предложить направления и методы совершенствования ДОУ.

Полнота раскрываемой темы во многом определяется подбором источников. Источниковую базу дипломной работы составили законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие порядок документирования и оформления.

Законодательство Российской федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений организаций и предприятий.

К группе законодательных актов относятся: Конституция РФ¹¹ Конституция РФ// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011;, Трудовой кодекс РФ²² Трудовой Кодекс РФ // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011;, Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации от 27. 07.2006³³ «Об информации, информационных технологиях и защите информации от 27. 07.2006// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011. и др.

Конституция Российской Федерации - важнейший правовой акт России, регулирующий основополагающие сферы жизни и деятельности современной России: определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека.

Конституция гласит, что Государство гарантирует равенство прав и свобод человека и гражданина независимо от пола, расы, национальности, языка, происхождения, принадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств.

Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

Трудовой Кодекс Российской Федерации - целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

В Трудовом кодексе РФ прописана соподчиненность законодательных и нормативно - правовых актов (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, акты органов местного самоуправления.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации.

В законе используются следующие понятия:

документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной.

Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»¹¹ Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011; определяет обладателя информации, устанавливает право на I доступ к информации.

Федеральный Закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 №184-ФЗ²² Федеральный Закон «О техническом регулировании» от 10.01.2002 № 184-ФЗ// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011;. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции или к связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации;

разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг;

оценке соответствия.

Настоящий Федеральный закон также определяет права и обязанности участников регулируемых настоящим Федеральным законом отношений.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ³³ Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011;. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Следует заметить, что срок действия этого закона ограничен; он истекает 01 июля 2012 г. Его должен заменить закон «Об электронной подписи», который в марте текущего года уже был принят во втором чтении Федеральным собранием.

Федеральный закон РФ от 22.10. 2004 №125 ФЗ «Об архивном деле в РФ»⁴⁴ Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10. 2004 № 125 ФЗ// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011. устанавливает порядок оформления, формирования и хранения дел, а также их дальнейшую передачу в архив РФ.

Существенное значение для регламентации кадровой деятельности, ее документационного оформления, имеют статьи, в которых определены понятие и правовой режим персональных данных.

Этим же Федеральным законом устанавливает порядок доступа к персональным данным. Персональные данные отнесены законом к категории конфиденциальной информации.

Также государственно-правовое обеспечение социальных служб в России развивается в Федеральных законах и подзаконных актах. К последним относятся: Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ.

В 1995 году были приняты Федеральные законы «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации»¹¹ Федеральный закон РФ «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» от 10.12.1995 №195-ФЗ// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011; и «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов»²² Федеральный закон РФ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов» от 02.08.1995 №122-ФЗ// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011;, устанавливающие основные законодательные нормы социального обслуживания и способствующие развитию социальной работы. К 1997 году правовая база социальной базы начинает формироваться и систематизироваться. В 1997 году вышел «Сборник нормативных актов по вопросам социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов в нестационарных учреждений».

В Федеральном законе «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» и в ст. 1 подчеркивается, что «социальное обслуживание представляет собой деятельность социальных служб по социальной поддержки, оказание социально-бытовых услуг и материальной помощи, проведение социальной адаптации и реабилитации граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации».³³ Федеральный закон РФ «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» от 10.12.1995 №195-ФЗ ст. 1// Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011 . Важную роль играют статьи закона, в которых раскрывается основное содержание видов социального обслуживания - материальной помощи, социальное обслуживание на дому, социальное обслуживание в стационарных учреждениях, предоставление временного приюта, организации дневного пребывания в учреждениях социального обслуживания, консультативная помощь, социальный потранаж и другое.

Возможность осуществления социального обслуживания населения в условиях современной России становится реальной и ощутимой по мере организации и развития сети территориальных социальных служб и быстрого формирования отрядов профессиональных работников и других специалистов в области социальной работы, социальной педагогики и практической психологии. Социальные службы независимо от организационно-правовой формы оказывают социальное обслуживание бесплатно и за определенную плату. (ст. 16,17 ФЗ «Об основах социального обслуживания населения РФ»). Деятельность этих учреждений подлежит лицензированию в порядке закрепленном в ст. 18 этого же закона и определенном Правительством Российской Федерации. Финансирование государственных, муниципальных производится за счет соответствующих бюджетов, а частные и иные учреждения социального обслуживания - из источников предусмотренных их учредительными документами.

Целесообразно исходить из того, что социальное обслуживание населения как система характеризуется не просто суммой учреждений и динамикой их развития на определенных территориях Российской Федерации, а совокупностью таких составляющих, как определенных порядок взаимодействия органов и учреждений социального обслуживания, межведомственная взаимосвязь, последовательные обоснованные действия всех учреждений, направленных на поддержку различных слоев населения;

Форма организационной деятельности учреждений социального обслуживания, определенный способ устройства региональной упорядоченной совокупности учреждений, объединенных общими целями, задачами, функциями; финансово - экономическое и материально - техническое обеспечения деятельности учреждений, оказывающие социальные услуги населению; многоуровневое научно-методическое и кадровое обеспечение деятельности территориальных социальных служб; степень сформированности нормативно-правового поля, создающие необходимые условия для становления и развития социальных служб, и получение результатов социального обслуживания, выражающихся прежде всего в степени удовлетворенности клиентов социальных служб, эффективности социальных услуг.

Все вышеизложенное говорит о достаточности федеральной правовой базы в области социального обслуживания населения, являющейся единой для всех регионов Российской Федерации.

К нормативно-методической базе относятся так же государственные стандарты, перечни, классификаторы. Они разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26)¹¹ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 N 26) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011;. В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, который состоит из двух разделов: по учету кадров;

по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010г²² Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010г.// http://www.referent.ru/1/163725?l2993.. В данном перечне прописаны срок хранения документов.

Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. Государственные стандарты утверждаются Госстандартом России.

Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) - иерархически организованную систему квалификации и кодирования самих государственных стандартов.

ГOCT 6 10 5-87. «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»¹¹ ГOCT 6 10 5-87. «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»// http://docinfo.ru/eachdoc-32621.html; - настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.

Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и организационно-распорядительную документацию.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе Организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. К этой же группе стандартов по содержанию примыкает стандарт, входящий терминологическую серию, ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело²² ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» //http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658; - настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003³³ ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД), - М.,2003. введен в действие 1 июля 2003 года, разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе Организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, по библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»¹¹ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, по библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» //http://www.docload.ru/standart/Pages_gost/461.htm;, настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, назначаемые для внешнего или внутреннего пользования.

ГОСТ Р 52142-2003. «Национальный стандарт РФ. Социальное обслуживание населения. Качество социальных услуг»²² ГОСТ Р 52142-2003. «Национальный стандарт РФ. Социальное обслуживание населения. Качество социальных услуг»//http://www.tsf.ru/gost/gost_52142-2003/; распространяется на предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам, осуществляемое государственными нестационарными учреждениями социального обслуживания Самарской области.

Цель Стандарта - установление единых требований к процессу, качеству, порядку и условиям предоставления социального обслуживания на дому.

Стандарт является обязательным для исполнения при предоставлении социального обслуживания на дому (кроме требований повышенного качества, которые не являются обязательными для исполнения).

Стандарт не распространяется на социальные услуги в сфере предоставления социального обслуживания учреждениями семьи, материнства и детства в Самарской области, а также предоставляемые на дому детям-инвалидам.³³ ГОСТ Р 52142-2003. «Национальный стандарт РФ. Социальное обслуживание населения. Качество социальных услуг» П. 1.//http://www.tsf.ru/gost/gost_52142-2003/.

Национальный стандарт Российской Федерации «Социальное обслуживание населения. Классификация учреждений социального обслуживания. ГОСТ Р 52498-2005»

Настоящий стандарт распространяется на государственные, являющиеся собственностью субъектов Российской Федерации, и иных форм собственности (негосударственные) учреждения социального обслуживания населения, предоставляющие социальные услуги гражданам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации, и устанавливает классификацию этих учреждений. ¹¹ Национальный стандарт Российской Федерации "Социальное обслуживание населения. Классификация учреждений социального обслуживания. ГОСТ Р 52498-2005" (Утвержден приказом Ростехрегулирования от 30.12.2005 № 535-ст) М., Стандартиформ, 2006;

Национальный стандарт Российской Федерации «Социальное обслуживание населения. Социальные услуги гражданам пожилого возраста. ГОСТ Р 53058-2008. Настоящий стандарт распространяется на социальные услуги, предоставляемые гражданам пожилого возраста государственными учреждениями социального обслуживания населения.

Стандарт устанавливает состав, объемы и формы предоставляемых социальных услуг.

Постановление Правительства РФ от 15. 06.2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»³³ Постановление Правительства РФ от 15. 06.2009г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //http://www.mnogozakonov.ru/catalog/date/2009/6/15/53913/., утверждает правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации-нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют Общероссийские классификаторы. Совокупность классификаторов технико-экономической и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях: Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ¹¹ ОК-011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011;

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

3. Классификаторы информации о населениях и кадрах:

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)²² ОК-016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) М., 1994;;

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)³³ ОК-018-95 Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011.; и др.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы.

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования организациями всех форм собственности при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)⁴⁴ Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997-2011; содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правом и обязанностями юридического лица.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядит следующим образом.⁵⁵ Верховцев А. В. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: ИНФРА-М.: Юристъ,2005. - 81с.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации. В рамках документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для регистрации форм документов;

контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

|Объектами классификации ОКУД являются общероссийский инфицированные формы документов, утвержденные министерствами Российской Федерации разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения, входящих в утвержденные унифицированные системы документации. Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» проставляются на документах при их изготовлении. Таким образом, Общероссийские классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и ценных в установленном порядке, обязательных для применения при автоматизации процессов обработки информации. Таким образом Общероссийские классификаторы представляют систематизированные перечни наименований и кодов объектов и классификационных группировок, разработанных и введенных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям, уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

В 1991 году Росархивом была разработана и предложена для внедрения государственная система документационного обеспечения управления¹¹ Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М.: Главархив, 1991;. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ - это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации совершенствования работы аппарата управления.²² Организация работы с документами: учебник/ под ред. Проф. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М,2002. - 46с.

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технологических средств.

УСД - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.¹¹ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37). - М.: Минтруда РФ, 2002. В справочнике проведена унификация специалистов рекомендации труда работников, а также для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван назначить рациональное разделение труда, создать действенный механизм назначений функций, полномочий и ответственности, четкую ориентацию трудовой деятельности работников в современных условиях рыночных отношений. Являясь нормативным документом, каждая квалификационная характеристика является нормативным документов, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом на предприятиях, учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

Квалификационные характеристики, включенные в настоящий выпуск Справочника, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.

В основу построения Справочника положен должностной признак, поскольку требования к квалификации работников определится их обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливав именования должностей.

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которые включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДР)¹¹ ОК-016-94 Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДР). М.,1994;, введенным в действие с 1 января 1996 г.

Но помимо федерального законодательства рассматриваемого в дипломной работе «Центра…» опирается на локальные законодательные акты - это в первую очередь, законы Самарской области.

Так, например закон Самарской области от 05.03.2005 г. №77 - ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями по социальной поддержке и социальному обслуживанию населения»²² Закон Самарской области от 05.03.2005 г. № 77 - ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями по социальной поддержке и социальному обслуживанию населения» //http://www.smbase.ru/index.php?ds=788779; закрепляет, каким муниципальным районам передаются государственные полномочия, а также какими государственными полномочиями наделяются органы социальной поддержки и защиты населения.

В Законе Самарской области от 30.12 2005 г. №245 - ГД «Об обеспечении транспортными средствами инвалидов войны и лиц к ним приравненных»³³ Закон Самарской области от 30.12 2005 г. № 245 -ГД «Об обеспечении транспортными средствами инвалидов войны и лиц к ним приравненных» //http://www.regionz.ru/index.php?ds=124653; рассматриваются категории лиц, имеющих право на получение транспортного средства, а также определяет порядок обеспечения и пользования транспортными средствами. Также есть закон устанавливающий порядок работы с ветеранами Великой Отечественной войны, закон Самарской области - от 28.12.2004 №169-ГД «О социальной поддержке ветеранов Великой Отечественной войны-тружеников тыла, ветеранов труда, граждан, приравненных к ветеранам труда, реабилитированных лиц, лиц признанных пострадавшими от политических репрессий»⁴⁴ Закон Самарской области - от 28.12.2004 № 169-ГД «О социальной поддержке ветеранов Великой Отечественной войны-тружеников тыла, ветеранов труда, граждан, приравненных к ветеранам труда, реабилитированных лиц, лиц признанных пострадавшими от политических репрессий»//http://www.szsr.ru/webpages/dep/22.html;. Рассматриваемый закон устанавливает меры социальной поддержки вышеописанных категорий граждан.

Итак, проанализировав основные нормативно-правовые акты, стоит отметить, что ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» ведет свою деятельность, опираясь на выше перечисленные нормативно-правовые акты.

Основной источниковой базой для написания дипломной работы являются документы ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» Устав, Правила Внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, должностные инструкции и др.

В уставе¹¹ Устав ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань», Сызрань, 2007; ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» указывается полное, сокращенное наименование учреждения. Прописан правовой статус «Центра». Закреплены основные задачи учреждения. Описана структура учреждения. Прописан порядок ликвидации и реорганизации организации.

В правилах внутреннего трудового распорядка²² Правила внутреннего трудового распорядка ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань», Сызрань, 2008; ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» описывается порядок приема, перевода и увольнения работников. Прописаны основные обязанности работников и администрации учреждения. Говорится о продолжительности рабочей недели. Предусмотрены поощрения за успехи в работе и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В коллективном договоре³³ Коллективный договор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань», Сызрань, 2008-2010; описывается трудовые отношения между работником и работодателем. Так же дается понятия этим терминам. Более подробно описывается рабочее время и время отдыха. Описывается оплата труда, социальные льготы, и гарантии деятельности профсоюзной организации.

Должностная инструкция специалиста по социальной работе⁴⁴ Должностная инструкция специалиста по социальной работе ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань», Сызрань, 2007;. В ней вначале описывается для кого она предназначена. Затем прописаны должностные обязанности, а также права и ответственность.

В положении о государственном учреждении Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»⁵⁵ Положение о государственном учреждении Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», Сызрань, 2007. прописано структура учреждения, порядок реорганизации и ликвидации. Описано за чей счет существует учреждение. Прописаны услуги, которые вправе выполнять «Центр». Установлены основные задачи учреждения. Подробно рассмотрены структурные подразделения «Центра».

Заканчивая обзор существующей законодательной и нормативно-правовой базы документационного обеспечения деятельности, следует еще раз подчеркнуть, что она представлена множеством документов федерального уровня. Часть документов посвящена отдельным вопросам кадрового делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформлению документации.

Что касается анализа литературы, то тут были изучены монографии и учебные пособия: М.Ю. Рогожина «Организация делопроизводства предприятия» М., 2010¹¹ Рогожин М. Ю. «Организация делопроизводства предприятия» М., изд-во Кнорус 2010;. В книге излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия. Подробно освещается специфика организационного регулирования документального обеспечения управления (ДОУ) и его правовая база. В доступной форме излагается технология создания с нуля службы ДОУ предприятия, подкрепленная значительным количеством примеров и образцов документации предприятия. В книге содержатся рекомендации по организации работы персонала службы ДОУ, а также примерные тексты должностных обязанностей ее сотрудников. Пособие подготовленно с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документального обеспечения управления на предприятии.

Андреева В.И. «Делопроизводство: Организация и ведение» изд-во Кнорус, 2010²² Андреева В. И. «Делопроизводство: Организация и ведение» М., изд-во Кнорус, 2010;. Дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства: по обращениям граждан и кадровому. Подготовлено с учетом порядка осуществления в российских организациях государственного контроля (надзора) и муниципального контроля.

Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управление). Приор, 2008³³ Кузнецова Т. В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управление) М., изд-во Кнорус 2009;. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов орагнизационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, а также особенности работы с кадровыми документами.

С точки зрения оформления документов была проанализирована следующая литература: Делопроизводство (организация и технология ДОУ) под ред. Кузнецовой Т. В⁴⁴ Делопроизводство (организация и технология ДОУ) под ред. Кузнецовой Т. В. Изд-во: М.: Юнити-Дана, 2003;., работа Кудряева В.А. «Организация работы с документами»⁵⁵ Кудряев В. А. «Организация работы с документами». М., Инфра-М, 2003., работа Рогожина «Теория организации»¹¹ Рогожина «Теория организации». Изд-во: Экзамен. 2003;, работа Раздорожного А.А. «Документирование управленческой деятельности»²² Раздорожного А. А. «Документирование управленческой деятельности». М., изд-во Кнорус, 2011;.

В данных работах содержаться основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, а также рассматриваются практические вопросы организации делопроизводства и документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Учебное пособие Печниковой А.В. «Документация отдела кадров предприятия»³³ Печниковой А.В. «Документация отдела кадров предприятия». М., изд-во Кнорус, 2008; соответствует программе курса «Документоведение» для высших учебных заведений, в учебном пособии характеризуются основные нормы и правила составления документов, приводятся сведения, необходимые для их правильного оформления на основе действующего стандарта. В издании М.Ю. Рогожина «Делопроизводство в кадровой службе»⁴⁴ Рогожин М. Ю. «Делопроизводство в кадровой службе» М., ЮНИТИ, 2006; анализируется не только технология управления, но и их документационное обеспечение. Подробно рассмотрен каждый шаг работы с персоналом - от набора до увольнения. Все шаги сопровождаются примерами кадровой документации.

Статья Кузнецовой Т.В. Организация делопроизводства требует специальных знаний.⁵⁵ Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует специальных знаний // Секретарское дело. 2010. № 1; В данной работе приводятся понятия терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управление». Рассказывается о задачах, которые стоят перед службой ДОУ, занимающихся управлением документами. Дается представление об укомплектованности специалистов для достижения этих задач.

Статья Варламова Л.Н. Стандартизация управления документацией в России: современный этап.⁶⁶ Варламов Л. Н. Стандартизация управления документацией в России: современный этап// Делопроизводство. 2010. № 4; В данной публикации представляется роль стандартизации в жизни общества и государства. Описываются принципы стандартизации.

Статья Дорониной Л. Составление и оформление приказов⁷⁷ Доронина Л. Составление и оформление приказов // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2010. № 7;. В данной работе автор подробно рассказывает, как грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Так же были изучены работы Р. Бакер «Словарь социальной работы», журнальная статья «Социальной службы России: от оптимального минимума к гармонии разнообразия» Топчий Л.В., «Теория социальной работы» Фирсов М.В. И Студева Е.Г., Зайнышев И.Г. «Технология социальной работы». В «Словаре социальной работы» Р. Беккера⁸⁸ Р. Бакер «Словарь социальной работы». М., изд-во Кнорус, 1994. социальное обслуживание трактуется как «предоставление конкретных социальных услуг для удовлетворения потребностей, необходимых для их нормального развития, людям зависящим от других, и которые не могут сами о себе позаботиться».

В журнальной статье «Социальной службы России: от оптимального минимума к гармонии разнообразия» Топчий Л.В.¹¹ Топчий Л. В. «Социальной службы России: от оптимального минимума к гармонии разнообразия». М., изд-во Кнорус ,2001; Описывает структуру и принципы работы социальных служб, которые, по его мнению, представляются наиболее оптимальными в нашей стране.

В учебном пособии «Теория социальной работы» Фирсов М.В., Студева Е.Г.²² Фирсов М. В., Студева Е. Г. «Теория социальной работы» М.: ВЛАДОС, 2001; авторами рассматриваются теория и методы социальной работы, а также анализируется инструментарий работы с различными категориями граждан по обеспечению социальной защиты.

В работе Зайнышева И.Г. «Технология социальной работы» ³³ Зайнышева И. Г. «Технология социальной работы». М.: Гуманит. изд. центр. ВЛАДОС, 2002. раскрываются теорико-методологические основы технологии социальной работы, а также анализируется инструментарий работы с различными категориями граждан по обеспечению их социальной защиты.

В соответствии с изученными законодательными, нормативно-правовыми актами, литературой составлена следующая структура дипломной работы. Дипломная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка неопубликованных источников, списка опубликованных источников, списка литературы, приложений. В первой главе рассматривается история, структура и деятельность ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». Вторая глава посвящена анализу управленческой документации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». В третей главе описывается документирование социального обслуживания, порядок работы с документами в ГУ СО «Центр…». В четвертой главе приведены рекомендации по направлению и методам совершенствования ДОУ.