Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

В правой стороне листа прописаны слова «От работников:». Представителем работников является председатель профсоюзного комитета Н.Н. Федорова. Здесь также указана должность, сокращенное наименование учреждения, подпись, расшифровка подписи, пропечатаны строки для размещения даты, которые, впрочем, не заполнены. Здесь также размещена печать, которая, ввиду неудачного расположения, закрывает роспись и затрудняет ее восприятие.

На титульном листе есть отметка, что данный документ зарегистрирован в Департаменте труда министерства здравоохранения и социального развития Самарской области, проставлена дата и регистрационный номер, есть роспись (без расшифровки); подпись заверена печатью. Заметим, что регистрация коллективного договора носит уведомительный характер и не влияет на статус документа, его юридическую силу.

Нумерация страниц производится в верхнем правом углу.

Коллективный договор имеет следующие разделы: 1. общие положения, 2. трудовые отношения, 3. рабочее время и время отдыха, 4. оплата труда, 5. охрана труда, 6. социальные льготы и гарантии, 7. гарантия деятельности профсоюзной организации, 8. заключительное положение.

Действие коллективного договора распространяется на всех работников независимо от должности, членства в профсоюзе, длительности трудовых отношений, характера выполняемых работ.¹¹ Коллективный договор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». Сызрань, 2008-2010. П. 1.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами:

порядок приема и увольнения работников;

основные правила, обязанности и ответственность сторон трудового договора;

режим работы;

время отдыха;

применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;

иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Правила внутреннего распорядка должны быть утверждены в каждой организации.

Правила внутреннего трудового распорядка являются организационно-распорядительным документом, следовательно, к их оформлению распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003.³³ Введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и ведении в действие государственного стандарта Российской Федерации»; Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка грозит руководителю организации штрафом от 500 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Правила согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации предприятия, иным выборным органом работника и утверждается руководителем организации. Они, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Для ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка все работники должны быть с ними ознакомлены под роспись. Правила должны находиться в доступном от всех работником месте.

Содержание правил внутреннего трудового распорядка зависит от особенностей режима труда, установленного работодателем для различных работников (с ненормированным рабочим днем, со сменным режимом работы и пр.). Вот примерный перечень основных разделов, которые рекомендуется включать в правила внутреннего трудового распорядка:

общие положения - определяют цель утверждения правил, круг лиц, на которые они распространяются, случаи, в которых применяются;

основные права и обязанности работодателя - в соответствии с ТК РФ на работодателя возложена обязанность по организации труда работников (создание безопасных условий труда, обеспечение трудовой дисциплины, представление установленных законодательством прав и гарантий);

основные права и обязанности работников - конкретизируется права и обязанности работников, установленные ТК РФ, применительно к специфике конкретного работодателя;

порядок приема, перевода и увольнения работников - перечисляются документы, сопровождающие процедуры приема, перевода и увольнения работников, а также лица, наделенные специальными полномочиями для совершения указанных действий, иные особенности;

режим рабочего времени и времени отдыха - содержит информацию о времени начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительности рабочей недели, выходных днях, количество смен в сутки, времени обеденного перерыва, перечень должностей работников с ненормированным рабочем днем, основание и продолжительность дополнительных отпусков, место и сроки выплаты заработной платы;

поощрения за успехи в работе - перечисляются виды поощрений, применяемые к работникам у данного работодателя;

дисциплинарная ответственность - определяет порядок наложения дисциплинарных взысканий, предусмотренных трудовым законодательством, виды нарушений, которые у данного работодателя относятся к дисциплинарным проступкам разной тяжести.

Правила внутреннего трудового распорядка в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 4) являются приложением к коллективному договору. Они согласованы с Председателем профсоюзного Комитета работников Н.Н. Федоровой и утверждены директором учреждения Н. А, Киреевой, но без даты согласования и утверждения. Работники учреждения ознакомливаются с Правилами внутреннего трудового распорядка под роспись.

Правила внутреннего трудового распорядка ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформляется следующим образом:

Документ печатается на бумаге белого цвета.

Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.

Так как правила внутреннего трудового распорядка является приложением к коллективному договору, то в правом углу указывается следующие «ПРИЛОЖЕНИЕ 2», данное оформление является неверным, так как здесь отсутствует символ №, наименование распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Ниже в правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. В конце стоит двоеточие. Дальше указывается должность (она начинается со строчной буквы) и наименование учреждения, но наименование учреждения указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись и расшифровка подписи. Ниже отведено место для написания даты, но это место не заполнено. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, оттиск которой проставлен на подписи, это затрудняют прочтение как одного, так и другого юридически значимого реквизита. Левый угол предназначен для грифа согласования оформляется следующим образом: пишется прописными буквами «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие. Ниже указывается должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения правил внутреннего трудового распорядка.

Ниже указывается наименование вида документа. Первая буква прописная, далее идут строчные.

Правила содержат несколько разделов:

порядок приема, перевода и увольнения работников;

основные обязанности работников;

основные обязанности Администрации;

рабочее время и его использование;

поощрения за успехи в работе;

ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Первый раздел Правил регламентирован в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядка приема, перевода и увольнения работников. В этом разделе говорится о том, что работники реализуют свое право на труд на основании личного заявления и трудового договора с ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».¹¹ Правила внутреннего трудового распорядка. Утверждены Директором ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»;

В четвертом разделе говорится о рабочем времени и его использовании. Здесь не указана работа в выходные и нерабочие праздничные дни, ничего несказанно о ненормированном рабочем времени. Привлечение работников к работе в выходные дни происходит без письменного соглашения работника. За это ему дается отгул.

Шестой пункт посвящен ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Нарушение трудовой дисциплины, то есть неисполнение или ненадлежащие исполнение по вине работника обязанностей, возложенных на него Правилами внутреннего трудового распорядка.²² Там же. П.6.1;

За нарушение трудовой дисциплины администрация учреждения применяет следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение.³³ Правила внутреннего трудового распорядка. Утверждены Директором ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». П.6.2.

До применения взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должны быть затребованы объяснения в письменной форме. В случае отказа работника дать объяснения составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

В коллективном договоре листы не пронумерованы. Главы сливаются с основным текстом, так как напечатаны одинаковым размером шрифта, не выровнены по центру. На мой взгляд можно было так же выделить полужирным начертанием наименования глав.

Текст Правил находится в отделе кадров.

Должностные инструкции - локальный организационно-правовой документ, определяющий основные функции, должностные обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции по определенной должности.

Должностная инструкция не является обязательным документом, однако должностные инструкции призваны помочь работникам лучше ориентироваться в своих должностных обязанностях и представляют работодателю право требовать от работника исполнения своих должностных обязанностей, должностные обязанности работника можно включить в условия трудового договора, однако при большой текучести кадров эта процедура может стать трудоемкой.

Не требуется составление должностной инструкции на каждого работника, а если работники занимают одинаковые должности, но выполняют разовую работу, должности необходимо переименовать либо составить именные должностные инструкции.

Разрабатывая должностные инструкции, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих в котором содержится перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Характеристики должностей содержат три раздела:

«должностные обязанности» - приводится перечень функций, которые выполняются по данной должности;

«должен знать» - указываются требования о наличии обязательных знаний и навыков, необходимых для выполнения трудовой функции;

«требования к квалификации» - излагаются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, стажу работы.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

«Общие положения» - включает наименование должности в соответствии со штатным расписанием, отнесение ее к определенной категории (специалист, технический исполнитель) и содержит основные сведения о ней»;

- название структурного подразделения;

- подчиненность работника;

- порядок назначения и освобождения от должности;

- порядок замещения должности в период отсутствия работника.

«Задачи и функции» включает формулировку основного назначения должности и перечисляет действия, которые должен выполнять работник;

«Обязанности» - устанавливает порядок исполнения работником своих должностных обязанностей;

«Права» - определяет права, предоставляемые работнику для реализации возложенных на него обязанностей. И порядок осуществления этих прав;

«Ответственность» - определяет ответственность работника за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных на него обязанностей;

«Взаимоотношения» - фиксирует внутриорганизационные связи и контакты, возникающие при выполнении работником своих обязанностей.

Должностные инструкции в организации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 5) составлены не на всех социальных работников. Отсутствие этих документов для отдельных должностей является серьезным недостатком организации документирования и прямым нарушением норм трудового законодательства. Для ознакомления с должностной инструкцией составляется ведомость для социальных работников. При приеме на работу заведующий отделением знакомит нового работника с должностной инструкцией, после чего он расписывается в ведомости и ставится дата. В данной организации отдел кадров эту работу не выполняет. Отсутствие визы ознакомления - обязательного реквизита должностной инструкции - является серьезной ошибкой, снижающей правовое значение документа. В некоторых случаях это может стать причиной трудовых конфликтов и судебных споров.

Рассмотрим оформление этого вида документа на примере должностной инструкции специалиста ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

Должностная инструкция специалиста по социальной работе ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформлена на стандартном листе бумаги формата А4.

Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.

В правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. Ошибкой является размещение двоеточия после этого слова. Это слово выровнено по правому краю листа. Далее указаны должность и наименование учреждения; заметим, что наименование организации указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись, под росписью - расшифровка подписи. Ниже проставляется дата. Она оформлена неверно, так как здесь предусмотрен словесно-цифровой способ оформления, т.е. вместо положенного «марта» пишется «03» и год прописывается с буквой «г.» на конце. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, которая проставлена на должности и затрагивает собственноручную подпись, не затрудняя, впрочем, ее восприятие. Размещение печати на грифе утверждения является ошибкой, нарушением норм документирования, поскольку печать должна удостоверять другой реквизит - подпись. Кроме того, в должностных инструкциях реквизит «печать» не предусмотрен.

В левом углу листа расположен грифа согласования, оформленный следующим образом: прописными буквами написано «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие (размещение двоеточия является ошибкой). Ниже указана должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения должностной инструкции.

Ниже указывается наименование вида документа прописными буквами. Дальше написано подразделение, для которого предназначена эта инструкция; затем указывается должность в им. п., ед. ч.

Должностные инструкции содержат разделы:

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

3. Права;

4. Ответственность.

Нумерации страниц нет.

Должностная инструкция согласована с председателем профкома ГУ СО «Центра» и утверждена директором. Визируется заместителем директора О.А. Расходовой, инспектором по кадрам Н.В. Середой. Составлена юристом В.В. Рябовой.

Виза согласования оформлена следующим образом:

После слов «Визы согласования:» ставится двоеточие и далее одна под другой размещаются визы. Расположение виз зависит от статуса визирующего должностного лица. Первая виза заместителя директора ГУ СО «Центр…» О.А. Расходовой. Здесь неверным является сокращение должности вместо «заместитель» пишется «Зам.» и, как и в рассмотренных выше документах, неправильно указано наименование организации. Вторая виза принадлежит инспектору по кадрам Н В. Середе.

Дальше указывается должностное лицо, подготовившее данный документ; это оформлено следующим образом: написано «Подготовил»; в следующей строке указана должность, роспись, расшифровка росписи.

Работник при поступлении на работу ознакамливается с ней, так как она составлена в одном экземпляре и на руки не выдается. После ознакомления с должностной инструкцией работник ставит свою роспись в отдельном листе ознакомления (согласования) каждый квартал.

Содержательная часть должностной инструкции содержит ряд недостатков. В первом разделе не дается четких обязанностей специалиста и они не полны и повторяют друг друга (как пункт 2.7 и 2.10). В пункте 2.6 специалист не оказывает социальные услуги на дому и не содействует в получении установленных законодательством льгот - все это является обязанностями социального работника. Здесь можно было написать, что специалист содействует в оформлении документов на получение ежемесячной материальной помощи, натуральной помощи и т.д.

Необходимо внести ряд должностных обязанностей в данный раздел, которые выполняет специалист по социальной работе, но они почему-то не прописаны в данном разделе, следующие обязанности:

- осуществляет прием, исполнение и контроль документов отделения;

- ежемесячно к 25 числу составляет и сдает отчетные документы;

- оформляет документы для их архивирования и составляет опись документов;

- выполняет работу по подготовке плановых совещаний, проводимых заведующим отделения (сбор необходимого материала, работа со СМИ), ведет и оформляет протоколы плановых совещаний;

- обеспечивает рабочее место заведующего отделением необходимыми канцелярскими принадлежностями;

- копирует документы на персональном ксероксе;

- осуществляет доставку писем, деловых бумаг, по назначению и указанию директора учреждения, а также получение их и доставка от других организаций.

2.2 Распорядительные документы

Приказ (распоряжение) о приеме на работу Т-1 ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», приведен в ПРИЛОЖЕНИИ 6. Приказ о приеме работника на работу имеет унифицированную форму №Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. под №1. Так же имеет форму по ОКУД с кодом 0301001.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу специалистом допускаются следующие ошибки:

В уставе учреждения закреплено полное и краткое наименование учреждения, полное государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», а в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»». Не указывается форма по ОКПО и не проставляется табельный номер работника. При принятии временно работника (на время отсутствия основного работника Маланьиной Н.А. (ежегодный отпуск) дату окончания работы оформляют следующим образом: по «Дату выхода Маланьиной Н.А.». Указывается лишь размер надбавки, а вид не указывается. Не прописывается время испытательного срока.

Основанием является трудовой договор.

Приказ подписывает директор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и работник.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ¹¹ Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2006г. № 271-ФЗ. увольнение работника может производиться: по инициативе работника, по инициативе администрации организации.

Приказ (распоряжение) об увольнении Т-8 (ПРИЛОЖЕНИЕ 7). Работник отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работника документируют с применением унифицированной формы Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Текст приказа об увольнении начинается словом «Прекратить действие трудового договора…уволить», затем указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер (в нашем случае табельный номер не указан), так же не указана форма по ОКПО структурное подразделение, должность, дата и номер трудового договора. Дата увольнения является важнейшим реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

В приказе об увольнении обязательно указывают причину увольнения (например: по собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ)).

Создается два экземпляра приказа: на хранение в отдел кадров и бухгалтерию для расчета работника.

Отпуск - разновидность времени отдыха, когда работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать предоставленное время по своему усмотрению.¹¹ Березина Н. М., Бахарева М. А. Кадровое делопроизводство. - М., Феникс, 2007. - 133с.;

На время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

При оформлении приказа специалистом допущены следующие ошибки:

Приказ (распоряжение) о предоставления отпуска работникам оформляется в таблице. После шапки, идет нумерация столбцов, столбец «Должность (специальность, профессия) не пронумерован, номер пропущен.

Форма по ОКПО не заполнена, табельный номер работников не указан, не указан вид отпуска (Ежегодный дополнительный оплачиваемый, учебный без сохранения заработной платы…), отсутствует дата, роспись работника об ознакомлении с приказом.

Предоставление отпусков регулируется следующим приказом работодателя:

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6, Т-6а);

Приказ о перенесении отпуска (изменение даты отпуска);

Приказ об отзыве из отпуска.²² Андреева В. И. Все приказы по кадрам. - М.: МЦФЭР, 2007. - 93с.;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается с использованием формы Т6а для нескольких работников (ПРИЛОЖЕНИЕ 8).

Он также имеет унифицированную форму. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерией заполняются записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60) и личная карточка работника (форма №Т-2).

Бланки форм документов для всех приказов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» изготовлены средствами вычислительной техники в масштабе 1:1.

Бланки печатаются краской одного цвета, как правило, черного. Все это выполняется в соответствии с ГОСТом 6.10.5-87.³³ ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требование к построению формуляра-образца. (ГНИЦВОК Госстандарта). - М., 1987.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дает объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами, с новой строки без абзаца. Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме. Срок исполнения проводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа, называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» приказы по основной деятельности оформляются следующим образом (ПРИЛОЖЕНИЕ 9):

Сверху по центру заглавными буквами пишется «ПРИКАЗ», на следующей строке написан чей является приказ, указывается должность и структурное подразделение, наименование учреждения.

Следующая строка центрируется, здесь указывается номер документа, на следующей строке пишется дата: «02 ноября 2010 года» - здесь смешено два способа оформления даты, ее следует оформить либо - 02.11.2010, либо 2 ноября 2010 г.

Следующая строка посвящена наименованию приказа «по основной деятельности», что совершенно не нужно.

Дальше идет наименование приказа, оно центрировано и выделено жирным, дальше следует черта которая делит текст документа на констатирующую и распорядительную.

Затем идет слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется прописными буквами, текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Первый пункт: «Назначить лиц,…» начинается с глагола в неопределенной форме. Во втором пункте приказа прописан ответственный. Третий пункт: «Начальнику ФЭО - главному бухгалтеру обеспечить:», начинается с ответственного, а в конце приказа стоит глагол в неопределенной форме, а дальше по списку в столбик прописано, что обеспечить.

Четвертый пункт: «Приказ довести до лиц в части их касающейся под роспись», хотя заключительным должен быть пункт о том на кого возложить контроль за исполнение приказа.

Затем идет должность, наименование учреждения, все прописано прописными буквами, выделено жирным, затем идет роспись и расшифровка подписи.

2.3 Документирование бизнес-процесса «социальное обслуживание на дому»

Социальное обслуживание на дому - это организация и осуществление процесса предоставления социальных услуг на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам, в соответствии с индивидуальной нуждаемостью в постоянной или временной посторонней помощи в связи с частичной или полной утратой возможности самостоятельного удовлетворения основных жизненных потребностей вследствие ограничения способности к самообслуживанию и (или) передвижению.

Предоставление социального обслуживания на дому включает обращение потенциального клиента или его законного представителя в учреждение, регистрацию обращения, оформление заявления потенциального клиента на имя руководителя учреждения о рассмотрении возможности предоставления социального обслуживания на дому, которое является основанием для проведения акта обследования материально-бытового положения, ознакомление с нормами и правилами предоставления социального обслуживания на дому, консультирование потенциального клиента, клиента или его законного представителя по вопросам предоставления социального обслуживания на дому.¹¹ ГОСТ Р 52142-2003. Национальный стандарт РФ. Социальное обслуживание населения. Качество социальных услуг//http://www.tsf.ru/gost/gost_52142-2003/.

Алгоритм предоставления социального обслуживания на дому отражены в таблице - документальное сопровождение процесса предоставления социального обслуживания на дому (см. рис. 3, с. 55)

Алгоритм предоставления социального обслуживания на дому	Документальное сопровождение
	Документация учреждения и её заполнение	Документы, находящиеся у клиента и их заполнение
Обращение потенциального клиента, клиента, его законного представителя в учреждение	Внесение записи в «Журнал регистрации обращений граждан» о регистрации обращения и проведении консультации. Заявление потенциального клиента о рассмотрении возможности предоставления социального обслуживания на дому. Формирование «Личного дела клиента». Внесение сведений в «Журнал учета граждан, нуждающихся в предоставлении социального обслуживания на дому» при отсутствии возможностей предоставления социального обслуживания на дому.	Перечень документов, необходимых для принятия на социальное обслуживание на дому (при необходимости).
Проведение оценки индивидуальной нуждаемости, заключение Договора	Акт. Заявление потенциального клиента с решением руководителя учреждения, подтверждающее ознакомление с порядком предоставления социального обслуживания на дому, перечнем социальных услуг, условиями их оплаты, а также нормами и правилами предоставления социального обслуживания на дому. Договор. Формирование «Личного дела клиента». Внесение записи в «Журнал приема в учреждение и прекращения предоставления социального обслуживания на дому» о приеме в учреждение в соответствии с формой. Приказ руководителя учреждения о приёме на социальное обслуживание на дому.	Договор
Оказание социальных услуг на дому	Внесение записи в «Журнал представителя учреждения» об оказанной услуге, об оплате и произведенном расчете в рамках оказанных социальных услуг, а также об оплате социальных услуг в соответствии с Договором. Отчет представителя учреждения. Талон статистического учета. При прекращении действия Договора внесение записи в «Журнал приема в учреждение и прекращения предоставления социального обслуживания на дому».	Запись в «Журнале клиента» об оказанной социальной услуге, об оплате и произведенном расчете в рамках оказанных социальных услуг, а также об оплате социальных услуг в соответствии с Договором. Чек или квитанция оплаты в рамках оказанных социальных услуг. Квитанция об оплате за социальную услугу в соответствии с Договором.

Рис. 3. Документальное сопровождение процесса предоставления социального обслуживания на дому (Разработано автором)

В учреждении ведется «Журнал регистрации обращений граждан», в котором фиксируется информация об обращении и о предоставлении консультаций по вопросам социального обслуживания на дому в момент обращения к представителю учреждения.

Шапка «Журнала регистрации обращения граждан» оформляется на развороте тетради и выглядит следующим образом:

Первый лист:

№ п/п	Дата обращения	Ф.И.О.	Число, месяц год рождения	Домашний адрес
1	18.01.10 г.	Юрин Александр Андреевич	06.09.1944 г.	Г. Сызрань, ул. Варламова, 19
2	21.01.10 г.	Загородникова Валентина Викторовна	13.08.1948 г.	Ул. Краевая, 47

Второй лист:

Категория	Содержание обращения	Результат и срок рассмотрения	Примечание
Пенсионер по возрасту, инв. 2 гр.	Предоставление социальных услуг	19.10.10 г. посетила Юрина А.А. Проведена беседа о работе Центра, перечня выплат социальной службой гарантируемых и дополнительных услуг, о тарифах на оказываемые услуги	26.01.10 г. принят на обслуживание.
Пенсионер по возрасту, инв. 2 гр.	Предоставление социальных услуг	25.01.10 г. посетила Загородникову В.В. Провела беседу о деятельности Центра, перечня выполняемых услуг, тарифах на услуги, проведена оценка индивидуальной нуждаемости.	26.01.10 г. принята на постоянное надомное обслуживание.

В учреждении назначен сотрудник, ответственный за регистрацию обращений граждан.

Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится вырезанный квадрат из бумаги, он захватывает веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов, ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов, как я сказала выше: столбцы не нумеруются, не в одном из примеров дата оформляется неверно (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Столбец «Ф.И.О.» - здесь нужно имя и отчество поставить перед фамилией.

Столбец «Домашний адрес» - первый случай включает в себя все, кроме индекса и области, во втором случае отсутствует индекс, область, наименование города.

После занесения в журнал потенциальному клиенту или его законному представителю, при необходимости, оказывается содействие в получении документов, необходимых для зачисления на социальное обслуживание на дому. Данные документы необходимы для того что бы завести «Личное дело клиента». После того как завели «Личное дело клиента» и оказываются социальные услуги.

При наличии в учреждении очерёдности на социальное обслуживание на дому обращение регистрируется в «Журнале учёта граждан, нуждающихся в предоставлении социального обслуживания на дому».

Первый лист:

№ п/п	Ф.И.О.	Число, месяц, год рождения	Домашний адрес, телефон	Категория
1	Ревина Антонина Петровна	02.05.1945 г.	Ул. Рабочая, 77 33-08-75	Инв. 3 гр.
2	Антошин Иван Васильевич	12.12.1943	Ул. Огородная, 2 33-52-19	Инв.2 гр.

Второй лист:

Отделение учреждения	Дата постановки на учет	Примечание (дата принятия на обслуживании, либо причина снятия)
ОСО на дому №12	13.01.2010 г.	28.01.10 г.
ОСО на дому №12	15.01.2010 г.	28.01.10 г.

Журнал заполняет специалист по социальной работе.

Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится вырезанный квадрат из бумаги, он захватывает веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов, ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов: столбцы не нумеруются, не в одном из примеров дата оформляется неверно (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Столбец «Ф.И.О.» - здесь нужно имя и отчество поставить перед фамилией.

Столбец «Домашний адрес, телефон» в обоих случаях отсутствует индекс и наименование города и области.

Последний столбец «Примечание (дата принятия на обслуживании, либо причина снятия)», его можно было просто назвать - Дата принятия на обслуживании, либо причина снятия.

По заявлению (ПРИЛОЖЕНИЕ 10) потенциального клиента, отраженном в заявлении потенциального клиента, с потенциальным клиентом заключается Договор (ПРИЛОЖЕНИЕ 11). Оформление Договора может осуществляться как в учреждении, так и на дому у потенциального клиента.

Учреждение обеспечивает потенциальному клиенту условия для заключения Договора, в соответствии с действующим законодательством, потребностями и особенностями его жизненной ситуации.

Неотъемлемым приложением к Договору является «Перечень согласованных социальных услуг» (ПРИЛОЖЕНИЕ 12) с указанием наименований социальных услуг, периодичности предоставления, кратности оказания социальных услуг на дому, согласованных с клиентом.

Предоставление социального обслуживания на дому осуществляется только при выполнении клиентом норм и правил предоставления социального обслуживания на дому.

Факт заключения Договора фиксируется в «Журнале приема в учреждение социального обслуживания и прекращения предоставления социального обслуживания на дому».

Первый лист:

№ п/п	Ф.И.О.	Число, месяц, год рождения	Домашний адрес, телефон	Категория
1	Прокопенко Анна Владимировна	07.07.1945 г.	Ул. Овражная, 77 33-08-75	Инв. 3 гр.
2	Герасимова Нина Евдокимовна	25.02.1939 г.	Ул. Огородная, 7 33-52-19	Инв.2 гр.

Второй лист:

Дата принятия на обслуживание	Вид оплаты	Дата прекращения обслуживания	Причина прекращения обслуживания	Ответственный соц. работник
	ч/о 61-70	30.12.09	В связи с переменой места жительства	Дырина Л.А.
26.01.2010 №5087	ч/о 49-90			Ульянова

Журнал заполняет специалист по социальной работе.

Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится вырезанный квадрат из бумаги, он захватывает веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов, ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов, как я сказала выше: столбцы не нумеруются, не в одном из примеров дата оформляется неверно (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Столбец «Ф.И.О.» - здесь нужно имя и отчество поставить перед фамилией.

Столбец «Домашний адрес, телефон» в обоих случаях отсутствует индекс и наименование города и области.

Столбец «Дата принятия на обслуживание» нет единообразия в оформлении, в первом случае не указывается дата принятия, но указывается вид оплаты и дата прекращения, что означает, что услуги выполнялись.

В некоторых столбцах указывается то, что не обозначено в заголовке, например: «Дата принятия на обслуживание», кроме даты указывается и номер договора, «Вид оплаты», кроме этого указывается и размер оплаты.

Столбец «Ответственный соц. работник» здесь инициалы стоят после фамилии, а в некоторых случаях не стоят и вовсе.

Оказание социальных услуг на дому производится учреждением через своих представителей (социальных работников) в объёмах и в сроки, согласованные учреждением и клиентом с учётом действующих нормативных правовых актов.

Учреждение не вправе передавать исполнение обязательств по Договору третьим лицам.

Учреждение закрепляет за клиентом своего представителя и имеет право производить его замену. В экстренных случаях (временного отсутствия указанного представителя учреждения на рабочем месте по болезни или иной причине), заказанные социальные услуги клиенту оказывает иной представитель учреждения по «Удостоверению работника социальной службы», либо по иному документу, указывающему, что пришедшее к клиенту лицо является представителем учреждения, уполномоченным на оказание социальных услуг в рамках конкретного Договора.

Социальное обслуживание на дому осуществляется в соответствии с Договором.

Определен представитель учреждения, непосредственно осуществляющий оказание социальных услуг на дому, что фиксируется заведующим отделением социального обслуживания на дому в «Журнале представителя учреждения».

«Журнал представителя учреждения» оформляется в виде альбома, формата А4.

Титульный лист данного журнала выглядит следующим образом:

По центру указывается наименование учреждения, ниже «Журнал представителя учреждения (социального работника)», следующей строкой указывается № и год.

Правый нижней угол предоставлен для написания представителя учреждения, его имени, отчества и фамилии, на следующей строке указывается № отделения. Ниже указывается дата начала и окончания ведения журнала. Дата оформлена неверна, так как год оформляется четырьмя цифрами и без буквы «г.».

Шапка последующих листов отпечатана на компьютере, впоследствии заполняются только пустые графы. Листы нумеруются сверху по центру.

Дата посещения	Персональный код (или Ф.И.О.) клиента	Шифр заказанной и оказанной услуги	Описание оказанных и заказываемых на следующее посещение услуг (с указанием наименования продуктов, их стоимости, магазинов и т.д., денежного расчета)
1	2	3	4
12.01.2011 г.	Жадаева Матрена Васильевна	1.1	Покупка и доставка продуктов (хлеб - 16-50; Сахар - 43-00) - магазин «Тройка»
12.01.2011 г.	Отряскин Эдуард Михайлович	1.1, 1.2	Покупка и доставка продуктов (хлеб - 16-50; Сахар - 43-00) - магазин «Тройка»; отправка письма через почту.

Время, затраченное на посещение клиента	Подпись клиента	Время, затраченное на оказание услуги	Подпись представителя учреждения
5	6	7	8
20 мин.	Жадаева	32 мин.	Ульянова
25 мин.	Отряскин	67 мин.	Ульянова

Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится лист, захватывающий веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов, ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов, как я сказала выше: дата оформлена неверна (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Столбец «Ф.И.О.» - нужно имя и отчество поставить перед фамилией

Каждый представитель учреждения социального обслуживания ведет «Журнал представителя учреждения» и «Журнал клиента».

«Журнал клиента»:

«Журнал клиента» оформляется, так же как и «Журнал представителя учреждения» в виде альбома, формата А4.

Титульный лист данного журнала выглядит следующим образом:

По центру указывается наименование учреждения, ниже «Журнал клиента», следующей строкой указывается № и год.

Правый нижней угол предоставлен для написания имени, отчества и фамилии клиента, на следующей строке указывается имя, отчество и фамилия представителя учреждения, на следующей строке указывается № отделения. Ниже указывается дата начала и окончания ведения журнала. Дата оформлена неверна, так как год оформляется четырьмя цифрами и без буквы «г.».

Шапка последующих листов отпечатана на компьютере, впоследствии заполняются только пустые графы. Листы нумеруются сверху по центру.



Дата посещения	Шифр заказанной и оказанной услуги	Описание оказанных и заказываемых на следующее посещение услуг (с указанием наименования продуктов, их стоимости, магазинов и т.д., денежного расчета)
1	3	4
12.01.2011 г.	1.1	Покупка и доставка продуктов (хлеб - 16-50; Сахар - 43-00) - магазин «Тройка»
12.01.2011 г.	1.1, 1.2	Покупка и доставка продуктов (хлеб - 16-50; Сахар - 43-00) - магазин «Тройка»; отправка письма через почту.

Время, затраченное на посещение клиента	Подпись клиента	Подпись представителя учреждения
5	6	8
20 мин.	Жадаева	Ульянова
25 мин.	Отряскин	Ульянова

Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится вырезанный квадрат из бумаги, он захватывает веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов, как я сказала выше: дата оформлена неверна (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Факт заказа и оказания социальных услуг по Договору, объем финансовых средств, полученных от клиента, объем финансовых средств, затраченных на выполнение социальных услуг, результаты расчета с клиентом фиксируются в «Журнале представителя учреждения», «Журнале клиента», скрепляются подписями представителя учреждения и клиента.

Основные сведения об оказанных социальных услугах на дому фиксируется в «Талоне статистического учета» который хранится у заведующего отделением социального обслуживания на дому.

Оформляется на листе формата А 4. расположение листа - альбомное.

В центре пишется наименование заголовка «Талон статистического учета», ниже указывается Ф.И.О. клиента. Имя и отчество стоят позади фамилии. Ниже указывается персональный код клиента.

Дальше идет таблица.

ДАТА заключения договора или дополнительного соглашения

ход (среднедушевой доход) Условия оплаты

Сумма оплаты оказанных за месяц социальных услуг, всего (гарант./доп.)

Степень нуждаемости, кол-во баллов**

Перечень согласованных гарантированных услуг***

Количество оказанных гарантированных услуг, с учётом кратности, в месяц

Время, затраченное в месяц (мин)

Перечень оказанных дополнительных услуг** (входящие в Перечень гарантированных)

Количество оказанных услуг в месяц

Время, затраченное в месяц (мин)

Перечень оказанных дополнительных услуг*** (утверждённые учреждением)

Количество оказанных услуг в месяц

Время, затраченное в месяц (мин)

Количество услуг в месяц ВСЕГО

Время, затраченное в месяц (мин) ВСЕГО

12.01.2011 г.

7036 руб.

71-60

5 степень, 62 балла

1. 1,1.11.1. 5,1. 6,2. 1,5.1

6

1196

6

1196

«Талон статистического учета» заполняется один раз в месяц. Для заполнения данного документа используется компьютерный шаблон, заполняются переменные значения. Заполняют его все социальные работники на каждого обслуживаемого. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

Для формирования личного дела клиента необходимы следующие документы:

личное заявление потенциального клиента, клиента учреждения или его законного представителя;

документ, удостоверяющий личность потенциального клиента, клиента учреждения;

вид на жительство (для иностранных граждан);

заключения лечебно-профилактического учреждения о состоянии здоровья и отсутствии у потенциального клиента, клиента учреждения медицинских противопоказаний к предоставлению социального обслуживания на дому (бактерио- и вирусоносительство, хронический алкоголизм, карантинные инфекционные заболевания, активные формы туберкулеза, тяжелые психические расстройства, венерические заболевания);

справки, свидетельства, удостоверения или другие документы установленного образца о праве потенциального клиента, клиента учреждения на получение мер социальной поддержки в соответствии с действующим законодательством (для получения социального обслуживания на дому в преимущественном порядке);

документы о доходах потенциального клиента, клиента учреждения;

индивидуальная программа реабилитации инвалида, выданная учреждением медико-социальной экспертизы (если она разработана);

акт обследования материально-бытового положения.

Потенциальные клиенты, клиенты, проживающие с родственниками, обязанными в соответствии с действующим законодательством их содержать, представляют также:

справку из органов местного самоуправления, жилищно-эксплуатационной или иной организации, осуществляющей управление жилым домом, в котором проживает потенциальный клиент, клиент учреждения, о составе семьи с указанием даты рождения каждого члена семьи и степени родства;