Размещено на http://allbest.ru

Документационное обеспечение деятельности сервис-менеджера

ВВЕДЕНИЕ

сервис менеджер документация

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации и на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб. -2011.-С. 24..

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия Там же.. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Карташов Б.И., Орлов В.В. Документация и документооборот. - Учебное пособие. - В ТУЗ-ЛИЗ, -2007.-345 с.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб. -2011.-С. 35.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников занимающихся документационным обеспечением деятельности организации.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения специальной оценки условий труда, которая в свою очередь является обязательной для всех предприятий и организаций, независимо от их формы собственности и штатной численности. управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности сервис-менеджера Общества с ограниченной ответственностью «Научно-исследовательский институт технической экспертизы».

Целью написания дипломной работы является анализ организационного и документационного обеспечения деятельности сервис-менеджера ООО «НИИ «ТехЭкспертиза», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой Компании;

- изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;

- рассмотрение места и значения сервис-менеджера в документационном обеспечении деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза»;

- изучение документного состава, образующегося в деятельности Компании, его структура и объем работ, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы.

- разработать и предложить с целью внедрения комплекс методических документов, необходимых в деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза».

Эффективность документационного обеспечения управления (ДОУ) в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов, следовательно, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.

С учетом достаточной проработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу - законодательные и нормативно-методические материалы по вопросам организации хозяйственной деятельности коммерческих организаций, управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Ко второй категории изданий относится научная и исследовательская литература.

С одной стороны, деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» регламентирована гражданским Гражданский кодекс Российской Федерации - URL: http://base.garant.ru/10164072/ (дата обращения 15.10.2014). и корпоративным законодательством Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12109720/1/ (дата обращения 16.10.2014)., определяющим правовой статус Общества. В частности нормы Гражданского кодекса регулируют порядок взаимодействия ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» с другими хозяйствующими субъектами, порядок заключения договоров на оказание услуг или выполнение работ, порядок разрешения споров т.д.

Если норма Гражданского кодекса определяют внешнее взаимодействие ООО «НИИ «ТехЭкспертиза», то нормы ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют характер взаимодействия внутри Общества - его правовой статус, его обязанности, требования к документному составу, правила функционирования, порядок хранения документов.

С другой стороны, в Российской Федерации действует широкий перечень нормативно-правовых актов различной юридической силы, регулирующих отношения связанные с проведением оценки условий труда, производственного контроля и т.д.. Необходимость использования указанных нормативно-правовых актов объясняется тем, что они определяют содержательную часть большинства документов, образующихся в деятельности подразделения - от договорных документов, которые в сфере оказания услуг имеют свои особенности, до образующейся в процессе реализации своих функций и полномочий системы оценочной и отчетной документации. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб. -2011.-178 с.

Ключевым в этой области является Федеральный закон «О специальной оценке условий труда». Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014). Предметом регулирования настоящего Федерального закона являются отношения, возникающие в связи с проведением специальной оценки условий труда, а также с реализацией обязанности работодателя по обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда.

ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» в своей деятельности также руководствуется Федеральным законом № 52-ФЗ от 30.03.1999 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Федеральный закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» от 30 марта 1998 г. № 52-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12115118/1/ (дата обращения 16.10.2014). Настоящий Федеральный закон направлен на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения как одного из основных условий реализации конституционных прав граждан на охрану здоровья и благоприятную окружающую среду.

Положения настоящего Федерального закона распространяются на все организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в области производственного контроля и санитарно-эпидемиологический контроль на территории Российской Федерации.

Особое место отводиться локальным нормативным актам, в первую очередь - Положению аккредитованной измерительной лаборатории ООО «НИИ «ТехЭкспертиза»Положение аккредитованной измерительной лаборатории ООО НИИ «ТехЭкспертиза». Утв. Директором 14.11.2011 // Текущий архив ООО НИИ «ТехЭкспертиза» г. Тюмень.. Положение аккредитованной измерительной лаборатории ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» - основной локальный нормативно-правовой акт в системе нормативно-правовых документов Общества, устанавливающий требования к организации работы измерительной лаборатории, ее основным обязанностям, функциям и задачам. Вместе с тем, ряд пунктов Положения, в силу своего общего характера, нуждаются в конкретизации и в дальнейшем развитии. Поэтому в развитие этих пунктов был разработан комплекс необходимых документов - «Инструкция по делопроизводству» ООО «НИИ «ТехЭкспертиза», перечень сведений конфиденциального характера.

Комплекс федеральных нормативно - методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2011.

Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477)// http://base.garant.ru/195767/ способствуют решению технологических задач документирования. Настоящие правила устанавливают состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Правила, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст)// http://iv.garant.ru/SESSION/PILOT/main.htm. Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)//http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_104953/?frame=1#p47 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур /Под ред. Т.В.Кузнецовой. М.: ЗАО «Бизнес-Школа «Интел-Синтез», 2003. - 225 с..

Здесь говориться о правильности оформления, ведения и хранения документации, также оговаривается правильное расположение реквизитов любого управленческого документа

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты. Одним из таких регуляторов выступает ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. М.:Госстандарт, Изд-во стандартов, 2000.-25 с.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет порядок оформления; общее количество реквизитов на бланке организации; порядок их расположения и т.д.

Также для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"//base.garant.ru/12148555/#ixzz3aUuXCcU3. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон «Об электронной подписи» Федеральный закон 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»// http://www.rg.ru/2011/04/08/podpis-dok.html. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. В этом законе определены условия использования электронной подписи, особенности ее использования. Необходимость анализа данного законодательного акта особенно актуальна в связи с принятием инновационного законодательного акта, отменяющего обязательность применения круглой печати хозяйствующими субъектами на территории Российской Федерации Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2015 г. N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ"//www.rg.ru/2015/04/08/pechat-dok.html

Следует отметить, что, в сравнении с началом 2000-х годов, интерес к обществам с ограниченной ответственностью, как к новой организационно-правовой форме, немного поубавился, но это ни сколько не умаляет значимость и актуальность данного вопроса. Гармонизация отечественных стандартов, в частности, стандартов на документы, с европейскими послужила толчком к пересмотру некоторых аспектов документирования деятельности коммерческих организаций, что, в свою очередь, не осталось без внимания специалистов. Всю имеющуюся литературу по данной теме можно классифицировать по хронологическому и проблемно-ориентированному признаку.

Исследованием, посвященным анализу широкого круга проблем организационного функционирования обществ с ограниченной ответственностью, является «Комментарии к Федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» под редакцией С. А. Степановой Степанова С. А. Комментарии к Гражданскому кодексу Российской Федерации.- Степанова С.А. - М.- 2012. - 465 с.. Оно подготовлено с учетом опыта применения правовых актов об обществах с ограниченной ответственностью, последних изменений законодательства и др.

Наиболее корректные и актуальные вопросы правового регулирования предпринимательской деятельности, особенности заключения и оформления договоров рассматриваются в пособии Н.Ю. Кругловой «Хозяйственное право» Круглова Н. Ю. Хозяйственное право. Н.Ю. Круглова - СПб. - 2009. - 360 с..

Проблемы организации документационно-информационного обслуживания управленческой деятельности отражены в широком круге пособий по документоведению и делопроизводству.

Излагая общие правила составления и оформления документов, раскрывая основные понятия и терминологию документационного обеспечения управления Санкина Л.В. Санкина Л.В. Делопроизводство. Практическое пособие.М: МЦЭФР, 2002. и Кудряева В.А. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. Проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.:ИНФРА-М, 2001.-592с. в своих работах освещают также вопросы организации делопроизводственной службы, организации работы с документами, анализируют нормативно-методическое регулирование документационных процессов в коммерческих организациях и т.д.

Рогожин М.Ю. в своем практическом пособии «Справочник по делопроизводству» рассматривает современное законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Излагает общие правила составления и оформления документов, а также наиболее распространенных видов организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Отражены вопросы организации делопроизводственной службы, организации работы с документами и т.д. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб. -2011.-178 с.

В перечисленной литературе авторы рассматривают наиболее конкретные и актуальные вопросы правового регулирования коммерческой деятельности, особенности заключения и оформления договоров и т.д.

Особое внимание стоит уделить коллективным исследованиям, которые в своем большинстве содержат не только теоретические выкладки, но и ссылки на практический опыт применения описанных теорий.

Для решения современных проблем и задач делопроизводства, необходим лишь систематизированный минимум знаний, раскрывающих формы и методы делопроизводства и корреспонденции в организации, считают Сербиновский Б.Ю. и Лысенко Н.А. Сербиновский Б.Ю., Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии. Делопроизводство и корреспонденция. М.: МарТ, 2002.-С.45.. Особую ценность в их коллективном исследовании представляет отражение опыта документирования деятельности реального предприятия, а также справочный материал и образцы документов, отражающие современные уровень делопроизводства в организациях различных форм собственности, в том числе и обществ с ограниченной ответственностью.

Ларин М.В. и Сокова А.Н. в своей монографии комментируют порядок и правила оформления служебных документов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003, действующего с 1 июля 2003г., а также новые Правила ведения и хранения трудовых книжек и ряд других нормативно-методических документов. Авторы приводят большое количество примеров и образцов оформления различных служебных документов. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003.-М.:МЦЭФР, 2003.-112с.

Специализированные периодические издания, такие как «Секретарское дело», «Делопроизводство» и т.д., также являются источником информации, ведь именно в статьях можно увидеть реальную картину изучаемого вопроса.

Особый интерес представляют статьи таких авторов, как: Надершина М.Д. Надершина М.Д. Документационное обеспечение деятельности обществ с ограниченной ответственностью в современном российском законодательстве// Секретарское дело.-2001.-№2.-С.30-32. и Илюшенко М.Д. Илюшенко М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности //Делопроизводство.-2003.-№3.-С.29-32. Авторы данных статей подробно останавливаются на вопросах документирования деятельности обществ с ограниченной ответственностью с момента их создания и непосредственно в процессе их деятельности, описывая при этом пакет организационных документов, образующихся в процессе реализации организацией своих функций.

Статьи Пшенко А.В. обращены к практическим вопросам организации документационного обеспечения управления или другими словами делопроизводства, в организациях и учреждениях, в соответствии с современными нормативно-методическим материалом и традициями. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.:Форум, 2002.-С.32.

Рысков О.И. Рысков О.И. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности// Управление персоналом.-2004.-№3.-С.10-20. и Кузнецова Т.В. Кузнецова Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства// Делолпроизводство.-2004.-№3.-С.18-23. написали ряд статей по рационализации и автоматизации делопроизводства, детально описывая различные методы проектирования информационно-документационного обеспечения управления.

Следует также обратить внимание на статьи, чьи авторы обращают особое внимание на пути решения проблем нормативно-методического обеспечения системы делопроизводства организации, унификации и стандартизации документов управления, перспективные пути рационализации делопроизводства и т.д.: Сокова А.Н. Сокова А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов// Делопроизводство.-2004.-№2.-С.4-7., Ларин М.В. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// Отечественные архивы.-2000.-№3.-С.26-33., Костомаров М.Н. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления// Секретарское дело.-2001.-№4.-С.28-33. и Янковая В.Ф. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводство.-2001.-№1.-С.32-37.

Раскрытию основных понятий и терминологии документационного обеспечения управления, анализу нормативно-методического регулирования документационных процессов, критериям отнесения к той или иной системе документации посвящен учебник под редакцией Б.И. Карташова «Документация и документооборот» Карташов Б.И., Орлов В.В. Документация и документооборот. - Учебное пособие. - В ТУЗ-ЛИЗ, -2007.-345 с..

Большое количество статей В.Ф. Янковой и М.В. Кожановой посвящены нормативному регулированию как электронного, так и традиционного делопроизводства, правилам составления протоколов совещаний, порядку проставления печатей, подготовке локальных нормативно-правовых актов организации.

М.В. Журавлева посвятила ряд статей регистрации распорядительных документов, праве их подписи и порядку ознакомления с ними.

В данном дипломном исследовании будет детально рассмотрена деятельность выбранной для исследования организации - ООО «НИИ «ТехЭкспертиза». Для того чтобы выяснить все ли направления деятельности организации регламентированы, или чего то не хватает, будет также рассмотрено нормативно-правовое регулирование деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза».

Исследование данной темы разбито на несколько частей, каждая из них содержит различные методы, при помощи которых исследовался объект и предмет дипломной работы.

Объектом исследования данной курсовой работы являются документы, образующиеся в процессе работы сервис-менеджера ООО «НИИ Техэкспертиза».

Предмет исследования является документационное обеспечение деятельности сервис-менеджера ООО «НИИ Техэкспертиза».

В первую очередь, в работе применялись различные методы документоведческого исследования. В частности, это изучение источников (различных нормативно-правовых актов, организационных документов и т.д.). На основании данного метода был выделен и проанализирован предмет изучения - процесс документационного обеспечения деятельности сервис-менеджера ООО «НИИ «ТехЭкспертиза».

В основу специального метода документоведческого исследования был положен метод унификации, трафаретизации и метод анализа текста документа. При помощи данных методов были описаны виды применяемых документов, выявлены ошибки в оформлении данных документов и разработаны приложения к Договору по специальной оценке условий труда и инструкция по заполнению приложений к Договору.

В качестве общенаучного метода был взят метод классификации, на основании которого было изучено правовое регулирование деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза». Вся нормативно-правовая база, на основании которой организация строит свою деятельность, была классифицирована на: законодательные акты, подзаконные акты, нормативно-методические комплексы документов и организационные документы самого учреждения.

Сама дипломная работа была построена при помощи использования методов проектирования, предпроектного обследования и анализа. На основании этих методов был изучен состав документов организации и выделены системы документации, используемые в организации.

В процессе проектирования, на основе данных предпроектного обследования был разработан пакет недостающих документов. По окончанию, был проведен полный и всесторонний анализ, на основании которого были подведены результаты относительно деятельности организации и даны рекомендации по усовершенствованию процессов управления, документирования и работы с документами.

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ТЕХНИЧЕСКОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ»

1.1 Функции, структура и основные направления деятельности ООО НИИ «ТехЭкспертиза»

Общество с ограниченной ответственностью «Научно-исследовательский институт технической экспертизы» создано в соответствии с решением собрания учредителей № 1 от 20.05.2011 г. Устав ООО НИИ «ТехЭкспертиза». Утв. Общим собранием участников. Протокол от 03.02.2014 № 22 // Текущий архив ООО НИИ «ТехЭкспертиза» г. Тюмень.

Общество в своей деятельности руководствуется Гражданским кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998г. № 14-ФЗ, Федеральным законом РФ «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ, Федеральным законом РФ № 52-ФЗ от 30.03.99 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», Положением о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании, утвержденным Постановлением правительства РФ № 554 от 24.07.2000 г., санитарными правилами «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий СП 1.1.1058-01, а также Уставом Общества. Там же.

Научно исследовательский институт технической экспертизы" (НИИ «ТехЭкспертиза») - российская компания, входящая в содружество предприятий, оказывающих широкий комплекс услуг в области проведения специальной оценки условий труда, сертификации, производственного контроля, консалтинга и профессионального обучения для предприятий практически всех отраслей. Официальный сайт ООО НИИ «ТехЭкспертиза» -. URL: http://www.tehexpert.su/ (дата обращения 20.10.2014).

В содружество предприятий также входят:

АНО ДПО «Межрегиональная академия строительного и промышленного комплекса» (Москва) www.maspk.ru

ООО Консалтинговая компания «СтройПроектДопуск» (Москва) www.spdopusk.ru

ООО «Тюменский правовой центр» (Тюмень) www.tpc72.ru

ООО "РостБизнесКонсалт" (Тюмень) www.rostbk.com. Там же.

Предприятия, входящие в группу компаний образовывают прочную, высокоэффективную структуру, профессионально обслуживающую интересы заказчиков по направлениям:

- Сертификация систем менеджмента по основным стандартам;

- Повышение квалификации инженерно-технических работников;

- Профессиональная переподготовка инженерно-технических работников;

- Обучение по очной и заочной формам;

- Профессиональный консалтинг. Там же.

Занимаясь непосредственно коммерческой деятельностью ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» вправе осуществлять следующие виды деятельности:

1. Специальная оценка условий труда (СОУТ) на предприятиях:

Согласно Федеральному Закону № 426-ФЗ от 28 декабря 2013 г. «О специальной оценке условий труда», специальная оценка условий труда в 2014 году сменила процедуру аттестации рабочих мест на предприятиях. В соответствии с вышеуказанным законом каждое рабочее место на государственных и частных предприятиях подлежит тщательной проверке, основным критерием которой является безопасность. Такая процедура включает в себя:

- выявление на каждом рабочем месте факторов, могущих повлиять на жизнь сотрудника, при помощи всесторонней оценки условий труда;

- определение уровня травмоопасности на производстве;

- проверку наличия у сотрудников предметов индивидуальной защиты;

- разработку для каждого конкретного предприятия комплекса специальных мер, позволяющих обеспечить максимальную защиту рабочих от производственных травм разной степени тяжести. Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014).

Качественное проведение специальной оценки условий труда открывает дополнительные возможности для развития организации. Исходя из результатов процедуры, определяется общий размер фиксированных страховых выплат в Федеральную Социальную службу. Эти средства идут на страхование жизни и здоровья сотрудников от производственных травм. Выполнение официальной проверки дает возможность руководству получать точную, объективную информацию о состоянии производства и заручиться государственной поддержкой при оформлении пенсий для сотрудников, получении лицензий на дополнительные виды деятельности. Выполнение всех необходимых условий процедуры позволяет сократить затраты на оснащение рабочих мест за счет Фонда Социальной защиты. Там же.

Несоответствие условий безопасности и гигиены, созданных на рабочих местах, государственным нормам СОУТ влечет за собой различные формы ответственности, которые определяются в зависимости от степени тяжести нарушений. Среди административных мер штраф, максимальный размер которого 200 000 рублей или принудительная остановка работы предприятия на срок до 90 дней. Вследствие несчастных случаев на производстве, влекущих за собой смерть людей или нанесения вреда их здоровью, руководство предприятия несет уголовную ответственность. Там же.

2. Производственный контроль на предприятиях различных отраслей:

Производство - это согласованный механизм, работающий по определенным правилам и законам. Все операции находятся во взаимосвязи, и нарушение в работе одной из систем может привести к остановке целого предприятия. Во избежание таких ситуаций на предприятиях предусмотрен производственный контроль. СанПин 1.1.1058-01. Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий - URL: http://ozpp.ru/standard/normy/sp111058-01/(дата обращения 19.10.2014).

Производственный контроль - контроль соблюдения санитарных правил, а также выполнения санитарно-эпидемиологических мероприятий, которые проводятся юридическими лицами, согласно специфике конкретного производства. Там же.

Основные нормативные акты, регламентирующие производственный контроль являются:

- ФЗ № 52-ФЗ от 30.03.99 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;

- Положение о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании, утвержденным Постановлением правительства РФ № 554 от 24.07.2000 г.;

- Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий СП 1.1.1058-01.

Производственный контроль призван обезопасить работника предприятия от вредного и опасного влияния производственных факторов Там же..

Производственный контроль включает в себя следующие пункты:

- Разработка программы производственного контроля (ППК) - документа, который содержит перечень профилактических и санитарно-эпидемиологических мероприятий, направленных на соблюдение требований соответствующих законодательных актов, с указанием сроков исполнения. В том числе проверка освещения, вибрации, шума, качества воздуха, показателей электромагнитных полей и прочих факторов, характерных конкретному производству. СанПин 1.1.1058-01. Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий - URL: http://ozpp.ru/standard/normy/sp111058-01/(дата обращения 19.10.2014).

- Проведение лабораторных исследований, т.е. измерение и анализ показателей, отраженных в ППК.

- Наличие официального издания санитарных правил, методик и методов контроля параметров, отвечающих роду деятельности данного производства.

- Предусмотренные законодательством формы ведения отчетности о выполнении мероприятий производственного контроля.

- Контроль уполномоченными работниками за выполнением предусмотренных ППК санитарно-эпидемиологических мероприятий с целью своевременного выявления нарушений.

- Информирование органов самоуправления, учреждений санитарно-эпидемиологической службы, населения о возникших аварийных ситуациях, влекущих угрозу здоровью населения.

- Организация направленных на устранение вышеуказанной угрозы мер.

- Контроль уровня профессиональной подготовки сотрудников предприятия. Там же.

Согласно ст. 6.3 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение законодательства об обеспечении санитарно-эпидемиологического благополучия населения. Так при отсутствии на предприятии ППК и протоколов лабораторных испытаний для должностных лиц предусматривается штраф от 500 до 1000 рублей, для юридических лиц - от 10000 до 20000 рублей или остановка производства на срок до 90 суток. Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации - URL: http://base.garant.ru/12125267/ (дата обращения 15.10.2014).

Согласно ст. 19.7 КоАП предусмотрена ответственность за непредставление уполномоченным органам информации о результатах производственного контроля в виде штрафа для должностных лиц - от 300 до 500 рублей, для юридических лиц - от 3000 до 5000 рублей. Там же.

Сегодня законодателями активно обсуждается вопрос ужесточения ответственности в сфере охраны труда, и в ближайшее время можно ожидать увеличения размеров штрафов в несколько раз.

3. Обучение по охране труда:

Охрана труда - неотъемлемое условие полноценной работы любого предприятия или организации. Защита жизни и здоровья работников напрямую связана с улучшением микроклимата на предприятии и повышением производительности труда. Нарушение требований охраны труда влечет за собой рост травматизма, профессиональных заболеваний, уход с предприятия квалифицированных специалистов, что отрицательно скажется на всех производственных показателях.

Охрана труда на предприятии жестко контролируется Трудовым Кодексом РФ. Так ст. 212 говорит, что работодатель обязан обеспечить безопасные условия труда на производстве, обучение безопасным приемам работ, проведение инструктажей по охране труда и, соответственно, проверки знаний. Также работодатель не имеет права допускать к работе лиц, не прошедших обучение и инструктаж Трудовой кодекс Российской Федерации - URL: http://www.consultant.ru/popular/tkrf/ (дата обращения 15.10.2014)..

Статья 225 Трудового кодекса РФ обязует всех работников организации, включая руководителей, получать знания по охране труда с последующей их проверкой в предусмотренном Правительством РФ порядке. Там же.

Таким образом, руководство предприятия несет ответственность за организацию обучения персонала в части, касающейся охраны труда и норм техники безопасности (Постановление Минтруда РФ № 14 от 08.02.2000г. «Об утверждении Рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации» Постановление Минтруда РФ от 8 февраля 2000 г. N 14 "Об утверждении Рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации" - URL: http://base.garant.ru/181818/ (дата обращения 19.10.2014)., совместное Постановление Минтруда РФ №1 и Минобразования РФ № 29 от 13.01.2003г. «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций») Постановление Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29 "Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций" - URL: http://base.garant.ru/185522/ (дата обращения 19.10.2014)..

Нарушение требований законодательства по охране труда влечет за собой административную и уголовную ответственность, как для должностных лиц, так и для предприятия в целом.

Несоблюдение должностными лицами законодательства влечет штраф от 5 до 10 минимальных зарплат, при повторном нарушении - дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет (ст.5.27 Кодекса об административных правонарушениях в РФ). Юридическим лицам грозит штраф от 30тыс. до 50 тысяч рублей или остановка деятельности на срок до 90 суток. Кроме того, государственный инспектор по охране труда имеет право отстранить от работы любого работника, не прошедшего обучения, инструктаж и проверку знаний требований охраны труда (ст.20 ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации», Постановление Правительства № 78 от 28.01.00 г. «О Федеральной инспекции труда») Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации - URL: http://base.garant.ru/12125267/ (дата обращения 15.10.2014)..

4. Обучение пожарно-техническому минимуму:

Когда на производстве возникает пожар, быстрое реагирование и слаженная работа сотрудников предприятия, - вот основное условие эффективности борьбы с огнем. Чтобы достичь этого, каждый руководитель подразделения должен знать, что он должен делать, кому и какие давать команды, а каждый работник должен выполнять указания, не задавая лишних вопросов, и проявлять инициативу, направленную на достижение общей цели.

Министерством гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Российской Федерации был выпущен приказ от 12.12.07 № 645 «Об утверждении норм пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников в организациях», обязывающий сотрудников предприятия иметь минимальный объем знаний о пожарной безопасности, называемый Пожарно-технический минимум (ПТМ). Приказ МЧС РФ от 12 декабря 2007 г. N 645 "Об утверждении Норм пожарной безопасности "Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций" - URL: http://base.garant.ru/192618/ (дата обращения 19.10.2014).

ПТМ включает в себя изучение требований правовых нормативов в части, касающейся пожарной безопасности на конкретном производстве, а также действий, которые должны быть выполнены в случае возгорания, включая отработку навыков по его предупреждению, оказанию первой медпомощи, спасению имущества и пр. Ответственность за организацию изучения ПТМ лежит на руководителе. Там же.

Отсутствие ПТМ и невыполнение противопожарных мероприятий чревато для предприятия, как минимум, штрафными санкциями и, как максимум, закрытием предприятия на срок до устранения указанных недоработок.

Для достижения своих целей ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» обеспечивает:

1.планирование своей деятельности и определении перспектив развития, исходя из необходимости экономического и социального развития Общества;

2.повышение эффективности использования имущества и финансовых средств ООО «НИИ «ТехЭкспертиза»;

3.совершенствование управления, форм и методов хозяйствования;

4.создание безопасных условий труда, соблюдение в хозяйственной деятельности норм, правил и инструкций по охране труда и технике безопасности;

5.осуществление современной кадровой политики в области подбора, расстановки и подготовки персонала, совершенствование системы оплаты труда и трудовых отношений, обеспечение социально-экономического развития трудового коллектива, укрепление материальной базы социальной сферы;

6.правовое обеспечение всех видов деятельности, защиту прав и законных интересов ООО «НИИ «ТехЭкспертиза».

В соответствии с положениями Устава ООО «НИИ «ТехЭкспертиза», генеральный директор Общества утверждает штаты общества, определяет формы, системы и размеры оплаты труда в порядке, установленном законодательством, и в соответствии с указаниями общего собрания участников. Устав ООО НИИ «ТехЭкспертиза». Утв. Общим собранием участников. Протокол от 03.02.2014 № 22 // Текущий архив ООО НИИ «ТехЭкспертиза» г. Тюмень.

В соответствии со штатным расписанием должностной состав ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» включает в себя 12 штатных единиц:

1. Директор;

2. Начальник лаборатории;

3. Инженеры-физики;

4. Специалисты по охране труда;

5. Специалисты по специальной оценке условий труда;

6. Инженеры;

7. Сервис-менеджеры;

8. Специалист. Штатное расписание ООО НИИ «ТехЭкспертиза». Утв. Директором 03.11.2014 г. // Текущий архив ООО НИИ «ТехЭкспертиза» г. Тюмень.

ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» возглавляет директор, назначаемый и освобождаемый от должности решением общего собрания учредителей ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» и действующий на основании Устава Общества. Устав ООО НИИ «ТехЭкспертиза». Утв. Общим собранием участников. Протокол от 03.02.2014 № 22 // Текущий архив ООО НИИ «ТехЭкспертиза» г. Тюмень.

Начальник лаборатории возглавляет аккредитованную измерительную лабораторию, являющуюся структурным подразделением ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» и действует на основании Положения аккредитованной измерительной лаборатории и должностной инструкции. В штатный состав измерительной лаборатории входят: инженеры-физики, специалисты по охране труда, специалисты по специальной оценке условий труда и инженеры. Выше обозначенные специалисты в своей деятельности руководствуются правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями.

Сервис-менеджеры подчиняются непосредственно директору и являются ключевым звеном, в части документационного обеспечения взаимодействия между Заказчиками и ООО «НИИ «ТехЭкспертиза». Сервис-менеджеры, как и все специалисты компании, в своей деятельности руководствуются Правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями.

Современные технологии работы, отлаженная система бизнес-процессов и отлаженная система документационного обеспечения управления позволяет ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» успешно реализовывать свои цели.

1.2 Анализ документного состава, регламентирующего деятельность ООО НИИ «ТехЭкспертиза»

Деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» регулирует большое количество законодательных и нормативно-методических актов, среди которых отдельной статьей идут документы, регулирующие общие вопросы хозяйствования (организация, осуществление деятельности с целью получения прибыли, реорганизация, ликвидация, предоставление форм отчетности в вышестоящий орган и т.д.).

ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, решениями Министерства труда и социальной защиты России и иных федеральных органов исполнительной власти решениями Тюменской области, а также Уставом ООО «НИИ «ТехЭкспертиза».

В частности нормы Гражданского кодекса РФ регулируют порядок взаимодействия ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» с другими хозяйствующими субъектами, порядок заключения договоров на оказание услуг или выполнение работ, порядок разрешения споров т.д. Гражданский кодекс Российской Федерации - URL: http://base.garant.ru/10164072/ (дата обращения 15.10.2014).

Гражданский кодекс РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а так же другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает различные виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений. Например, ст.51 Гражданского кодекса устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 16 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420 - 453 содержат общие положения о договоре - соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора. Гражданский кодекс Российской Федерации - URL: http://base.garant.ru/10164072/ (дата обращения 15.10.2014).

Трудовой кодекс РФ является важной и неотъемлемой частью осуществления своих функций любой организацией, учреждением либо предприятием. Кодекс регулирует трудовые отношения, возникающие в процессе реализации должностных обязанностей любым работником организации, именно поэтому он является одним из самых необходимых законодательных актов в деятельности организации. Трудовой кодекс Российской Федерации - URL: http://www.consultant.ru/popular/tkrf/ (дата обращения 15.10.2014).

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, действующая редакция от 05.05.2014//http://www.consultant.ru/popular/ooo/ определяет в соответствии с гражданским кодексом РФ правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок реорганизации и ликвидации общества. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12109720/1/ (дата обращения 16.10.2014).

Ключевыми законодательными и нормативно-правовыми актами, на основе которых строится коммерческая и договорная деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза», являются:

1. Федеральный закон «О специальной оценке условий труда», предметом регулирования которого являются отношения, возникающие в связи с проведением специальной оценки условий труда, а также с реализацией обязанности работодателя по обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда. Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые и организационные основы и порядок проведения специальной оценки условий труда, определяет правовое положение, права, обязанности и ответственность участников специальной оценки условий труда;