2. Федеральным законом № 52-ФЗ от 30.03.1999 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» Федеральный закон №52-ФЗ от 30.03.1999 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», действующая редакция от 23.06.2014//http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=164608. Настоящий Федеральный закон направлен на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения как одного из основных условий реализации конституционных прав граждан на охрану здоровья и благоприятную окружающую среду. Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014).

Положения настоящего Федерального закона распространяются на все организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в области производственного контроля и санитарно-эпидемиологический контроль на территории Российской Федерации. Там же.

3. Положение о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании, утвержденным Постановлением правительства РФ № 554 от 24.07.2000 г. Постановление Правительства РФ от 24 июля 2000 г. N 554 "Об утверждении Положения о государственной санитарно-эпидемиологической службе Российской Федерации и Положения о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании" - URL:: http://base.garant.ru/12120314/ (дата обращения 18.10.2014). Основной задачей государственного санитарно-эпидемиологического нормирования является установление санитарно-эпидемиологических требований, обеспечивающих безопасность для здоровья человека среды его обитания.

Нормативными правовыми актами, устанавливающими санитарно-эпидемиологические требования, являются государственные санитарно-эпидемиологические правила (санитарные правила, санитарные правила и нормы, санитарные нормы, гигиенические нормативы), касающиеся конкретных областей деятельности.

4. Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий СП 1.1.1058-01 СанПин 1.1.1058-01. Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий - URL: http://ozpp.ru/standard/normy/sp111058-01/(дата обращения 19.10.2014).. Настоящие санитарные правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 30 марта 1999 г. N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения", постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2000 г. N 554 "Об утверждении Положения о государственной санитарно-эпидемиологической службе Российской Федерации и Положения о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании".

Настоящие Санитарные правила предназначены для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих подготовку к вводу и/или производство, хранение, транспортировку и реализацию продукции, выполняющих работы и оказывающих услуги, а также для органов и учреждений государственной санитарно-эпидемиологической службы Российской Федерации, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор. Там же.

Эта группа документов в общем описывает процесс организации, работы с документами, документного состава, непосредственное осуществление деятельности и устанавливает основные требования к обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда, санитарно-эпидемиологической безопасности и т.д.

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого учреждения.

1.Нормативно - методическая база документирования деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» включает в себя:

2.Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

3.Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

4.Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств, и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

5.Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

6.Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

7.Государственные стандарты на документацию;

8.Унифицированные системы документации;

9.Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

10.Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

11.Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

12.Нормативные документы по организации архивного хранения документов;

13.Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности юридических лиц.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации Конституция Российской Федерации.- URL: http://www.garant.ru/news/527233/ (дата обращения 15.10.2014).. Будучи основным законом Российской Федерации, Конституция также определяет круг свобод и прав граждан в части осуществления ими своих коммерческих интересов.

Базовым законом информационного законодательства является Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который устанавливает отношения в сфере информационного обмена в едином информационном пространстве Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12148555/ (дата обращения 16.10.2014).. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования. Там же.

Вопросы оформления многих документов в учреждении также находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи (Федеральный закон «О связи» Федеральный закон «О связи» от 30 марта 1998 г. № 126-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/186117/1/ (дата обращения 16.10.2014)., правила предоставления услуг телеграфной связи, почтовой связи, утвержденные постановлениями Правительства России), так как в своей деятельности ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» часто приходится обмениваться информацией путем переписки, а данное законодательство как раз содержит требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи.

Директор несет персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности учреждения. Вопросы, касающиеся хранения документов, нашли свое отражение в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12137300/1/ (дата обращения 16.10.2014).. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами является Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления.- URL:http://www.businesspravo.ru.html (дата обращения 19.10.2014).. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 способствуют решению технологических задач документирования Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" - URL: http://rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html (дата обращения 18.10.2014).. Правила делопроизводства, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - URL: http://base.garant.ru/185891/ (дата обращения 19.10.2014)..

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Государственный стандарт РФ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 19.10.2014).. Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - URL: http://base.garant.ru/199315/ (дата обращения 19.10.2014).. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и обработку ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» большое значение придает использованию различных унифицированных систем документации, в частности, при оформлении договорных, оценочных и отчетных документов.

Кроме этого, разработано огромное количество методических рекомендаций по работе с документами в учреждении, которые содержат систематизированные сведения о требованиях к составлению и оформлению конкретных видов документов, о порядке работы с ними, правилах систематизации, хранения и использования документов в справочных целях. Методические рекомендации позволяют работникам организации овладеть специальной технологией, изучить законодательную и нормативно - методическую базу организации работы с документами, понимать юридический смысл и значение рассматриваемой документации, составлять и оформлять документы, освоить технические приемы работы с документами от момента их создания или получения до уничтожения или сдачи в архив.

Перечисленные законодательные и нормативно-методические акты позволяют грамотно строить документооборот организации, облегчают работу по подготовке, созданию и оформлению всех документов, создаваемых в Обществе.

В целом, характеризуя деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» можно отметить, что все работы, проводимые Обществом четко регламентируются нормативно-правовыми актами и все работники обязаны соблюдать данное законодательство при выполнении своих функций. Что касается деятельности связанной с документированием, следует отметить, что в целом состояние документационного обеспечения управления в учреждении удовлетворительное. Во многом это объясняется отсутствием четкой регламентации, в частности слабой нормативно-методической базы; также в учреждении отсутствует структурное подразделение, которое бы занималось работой с документами и в результате этого вся работа возложена на сервис-менеджеров; слабая автоматизация документирования деятельности, отсутствие специальных программ. Разработка и внедрение определенного пакета документов, призванных направить в нужное русло все документопотоки организации, значительно помогло бы в преодолении некоторой отсталости организации от стремительно развивающей системы документационного обеспечения в нашей стране.

ГЛАВА 2. РОЛЬ СЕРВИС-МЕНЕДЖЕРА В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ ОЦЕНКИ УСЛОВИЙ ТРУДА И ПРОИЗВОДСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ, ПРОВОДИМЫХ ООО «НИИ «ТЕХЭКСПЕРТИЗА»

2.1 Должность сервис-менеджер. Обязанности, функции и роль в структуре ООО НИИ «ТехЭкспертиза»

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В широком смысле слова «менеджер» многими справочными системами трактуется как руководитель или управляющий, отвечающий за определённое направление деятельности предприятия, например менеджер по персоналу, инвестиционный менеджер, менеджер по связям с общественностью, финансовый менеджер, риск-менеджер, бренд-менеджер, экаунт-менеджер, менеджер по продажам и так далее, управляющий проектом (менеджер проекта) или целой компанией (топ-менеджер). В последнее время к менеджерам причисляют всех лиц, ответственных за определённое направление, в том числе и неруководящих должностей. В этом случае, менеджер может быть приравнен к ответственному исполнителю, ведущему инженеру.

Должность же сервис-менеджера предполагает следующее значение: «Специалист фирмы, отвечающий за: организацию работы и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, производственных единиц, развитие и совершенствование производства, контроль объемов производства, качества продукции и услуг» Свободная энциклопедия «Википедия» - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/ (дата обращения 20.0.2014)..

Сервис-менеджер -- должность, характерная для предприятий различных отраслей и сфер предпринимательской деятельности. Это может быть торговля, где основной его задачей будет работа с клиентами, рекламная деятельность, где особо требуется именно индивидуальный подход к каждому клиенту и др.

Не столь важно, как будет называться эта должность -- «менеджер по работе с клиентами», «менеджер по услугам», или «сервис-менеджер», главная цель -- чтобы клиент был уверен, что его проблемы и потребности понятны и решаемы. Выгода предприятия от ощущения уверенности клиента в персональном внимании и партнерском отношении очевидна -- он будет стремиться к сотрудничеству, тем самым увеличивая благосостояние -- свое и предприятия.

Сервис-менеджер не только обеспечивает документационное обеспечение каждого клиента, но и сопровождает совместную работу, участвует в обсуждении итогов, оценивает перспективу дальнейшего взаимодействия.

ООО «НИИ «ТехЭкспертиза» придает большое значение работе и, выполняемым функциям, сервис-менеджера. Так в должностной инструкции сервис-менеджера четко прописаны следующие должностные обязанности:

1.Формирование пакета документов, необходимых для проведения Специальной оценки условий труда/Производственного контроля: протоколов измерений, карт аттестации, схем помещений по рабочим местам и т.д. Должностная инструкция сервис-менеджера. Утв. Директором 10.04.2013 г. // Текущий архив ООО НИИ «ТехЭкспертиза» г. Тюмень.;

2.Получение отчетной документации по проведению Специальной оценки условий труда/Производственному контролю от экспертов, в сроки установленные договором Там же.;

3.Передача подготовленной и отпечатанной документации по Специальной оценке условий труда /Производственному контролю на подпись начальнику лаборатории и сотруднику, проводившему измерения и оценку производственных факторов Там же.;

4.Подготовка пакета документов к отправке: заверение отчетов печатью, составление сопроводительного письма и т.д. Там же.;

5.Контроль отправки документов по Специальной оценке условий труда/Производственному контролю клиенту в сроки, установленные договором Должностная инструкция сервис-менеджера. Утв. Директором 10.04.2013 г. // Текущий архив ООО НИИ «ТехЭкспертиза» г. Тюмень;

6.Контроль получения Клиентом отчетных и договорных документов Там же..

Как мы видим из перечисленных должностных обязанностей сервис-менеджера, основной делопроизводственной функцией этого специалиста является сбор, обработка и последующая передача клиенту основного пакета отчетной документации.

Непосредственно процессом подготовки отчетной документации занимаются эксперты по специальной оценке условий труда и производственному контролю, так как для работы с этим видом документов необходимо иметь специальные разрешения и аккредитации в государственных надзорных органах.

Но не стоит умалять значения этого специалиста во всем цикле работы с клиентом в области проведения специальной оценки условий труда и производственном контроле. Совершенно очевидно, что этот специалист является связующим звеном между клиентом и Обществом. Это именно тот, специалист, который отвечает за успешную коммуникацию с клиентами на завершающем этапе договорных отношений.

Таким образом, можно сделать вывод, что сервис-менеджер - это ключевой сотрудник компании, отвечающий за взаимодействия всех внутренних служб и специалистов, а также за правильную и своевременную коммуникацию с клиентами компании.

2.2 Специальная оценка условий труда и производственный контроль. Документный состав. Требования к оформлению

Специальная оценка условий труда - это единый комплекс последовательно осуществляемых мероприятий по идентификации вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса, оценке уровня их воздействия на работника с учетом отклонения их фактических значений от установленных нормативов (гигиенических нормативов) условий труда и применения средств индивидуальной и коллективной защиты работников Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014)..

Согласно Федеральному Закону № 426-ФЗ, принятому 28 декабря 2013 г. специальная оценка условий труда в 2014 году сменила процедуру аттестации рабочих мест на предприятиях. Согласно ему каждое рабочее место на государственных и частных предприятиях подлежит тщательной проверке, основным критерием которой является безопасность. Такая процедура включает в себя:

1. Выявление на каждом рабочем месте факторов, могущих повлиять на жизнь сотрудника, при помощи всесторонней оценки условий труда;

2.Определение уровня травмоопасности на производстве;

3.Поверку наличия у сотрудников предметов индивидуальной защиты;

4.Разработку для каждого конкретного предприятия комплекса специальных мер, позволяющих обеспечить максимальную защиту рабочих от производственных травм разной степени тяжести Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014)..

Предметом регулирования настоящего Федерального закона являются отношения, возникающие в связи с проведением специальной оценки условий труда, а также с реализацией обязанности работодателя по обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда Там же..

Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые и организационные основы и порядок проведения специальной оценки условий труда, определяет правовое положение, права, обязанности и ответственность участников специальной оценки условий труда Там же..

Качественное проведение специальной оценки условий труда открывает дополнительные возможности для развития организации. Исходя из результатов процедуры, определяется общий размер фиксированных страховых выплат в Федеральную Социальную службу. Эти средства идут на страхование жизни и здоровья сотрудников от производственных травм. Выполнение официальной проверки дает возможность руководству получать точную, объективную информацию о состоянии производства и заручиться государственной поддержкой при оформлении пенсий для сотрудников, получении лицензий на дополнительные виды деятельности. Выполнение всех необходимых условий процедуры позволяет сократить затраты на оснащение рабочих мест за счет Фонда Социальной защиты Там же..

Федеральным законом установлены требования не только для организаций, которые обязаны провести специальную оценку условий труда рабочих мест своих сотрудников, но для организаций, проводящих специальную оценку условий труда.

Так ст. 19 определяет конкретный перечень требований, которым должна соответствовать организация, проводящая специальную оценку условий труда:

1) указание в уставных документах организации в качестве основного вида деятельности или одного из видов ее деятельности проведение специальной оценки условий труда;

2) наличие в организации не менее пяти экспертов, работающих по трудовому договору и имеющих сертификат эксперта на право выполнения работ по специальной оценке условий труда, в том числе не менее одного эксперта, имеющего высшее образование по одной из специальностей - врач по общей гигиене, врач по гигиене труда, врач по санитарно-гигиеническим лабораторным исследованиям;

3) наличие в качестве структурного подразделения испытательной лаборатории (центра), которая аккредитована национальным органом по аккредитации в соответствии с законодательством Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации и областью аккредитации которой является проведение исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса, предусмотренных пунктами 1 - 11 и 15 - 23 части 3 статьи 13 настоящего Федерального закона Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014)..

Также законодатели предъявляют требования к экспертам организации, проводящим специальную оценку условий труда:

1. К трудовой деятельности в качестве эксперта организации, проводящей специальную оценку условий труда, допускаются лица, прошедшие аттестацию на право выполнения работ по специальной оценке условий труда и имеющие сертификат эксперта на право выполнения работ по специальной оценке условий труда (далее - сертификат эксперта) Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014)..

2. Аттестация на право выполнения работ по специальной оценке условий труда, выдача в результате ее проведения сертификата эксперта и его аннулирование осуществляются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации Там же..

3. Лица, претендующие на получение сертификата эксперта, должны соответствовать следующим требованиям:

1) наличие высшего образования;

2) наличие дополнительного профессионального образования, содержание дополнительной профессиональной программы которого предусматривает изучение вопросов оценки условий труда в объеме не менее чем семьдесят два часа;

3) наличие опыта практической работы в области оценки условий труда, в том числе в области аттестации рабочих мест по условиям труда, не менее трех лет Там же..

4. Форма сертификата эксперта, технические требования к нему и инструкция по заполнению бланка сертификата эксперта устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда Там же..

Согласно ст. 15 Федерального закона результаты каждой специальной оценки условий труда должны быть зафиксированы на бумажном носителе, утверждены комиссией, создаваемой для этих целей на предприятии и представлены для ознакомления на общедоступных интернет - ресурсах:

1. Организация, проводящая специальную оценку условий труда, составляет отчет о ее проведении, в который включаются следующие результаты проведения специальной оценки условий труда:

1) сведения об организации, проводящей специальную оценку условий труда, с приложением копий документов, подтверждающих ее соответствие установленным статьей 19 настоящего Федерального закона требованиям;

2) перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда, с указанием вредных и (или) опасных производственных факторов, которые идентифицированы на данных рабочих местах;

3) карты специальной оценки условий труда, содержащие сведения об установленном экспертом организации, проводящей специальную оценку условий труда, классе (подклассе) условий труда на конкретных рабочих местах;

4) протоколы проведения исследований (испытаний) и измерений идентифицированных вредных и (или) опасных производственных факторов;

5) протоколы оценки эффективности средств индивидуальной защиты;

6) протокол комиссии, содержащий решение о невозможности проведения исследований (испытаний) и измерений по основанию, указанному в части 9 статьи 12 настоящего Федерального закона (при наличии такого решения);

7) сводная ведомость специальной оценки условий труда;

8) перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась специальная оценка условий труда;

9) заключения эксперта организации, проводящей специальную оценку условий труда Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014)..

2. Отчет о проведении специальной оценки условий труда подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии. Член комиссии, который не согласен с результатами проведения специальной оценки условий труда, имеет право изложить в письменной форме мотивированное особое мнение, которое прилагается к этому отчету Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ - URL: http://www.rg.ru/2013/12/30/ocenka-dok.html (дата обращения 16.10.2014)..

5. Работодатель организует ознакомление работников с результатами проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах под роспись в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. В указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха Там же..

6. Работодатель с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных и законодательства Российской Федерации о государственной и об иной охраняемой законом тайне организует размещение на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (при наличии такого сайта) сводных данных о результатах проведения специальной оценки условий труда в части установления классов (подклассов) условий труда на рабочих местах и перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась специальная оценка условий труда, в срок не позднее чем в течение тридцати календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. Там же.

Производственный контроль -- это комплекс процедур, направленный на обеспечение соблюдения юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями санитарно-эпидемиологических правил и норм, установленных действующим законодательством Российской Федерации СанПин 1.1.1058-01. Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий - URL: http://ozpp.ru/standard/normy/sp111058-01/(дата обращения 19.10.2014).. Реализация программы ПК гарантирует благополучное санитарно-эпидемиологическое окружение населения в соответствии со статьями 41, 42 Конституции РФ, в частности с правом на охрану здоровья и проживание в экологически чистом районе.

Основные нормативные акты, регламентирующие производственный контроль:

- ФЗ № 52-ФЗ от 30.03.99 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» Федеральный закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» от 30 марта 1998 г. № 52-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12115118/1/ (дата обращения 16.10.2014).;

- Положение о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании, утвержденным Постановлением правительства РФ№ 554 от 24.07.2000 г.;

- Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий СП 1.1.1058-01 СанПин 1.1.1058-01. Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий - URL: http://ozpp.ru/standard/normy/sp111058-01/(дата обращения 19.10.2014)..

Согласно Федеральному закону № 52-ФЗ юридические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и индивидуальные предприниматели обязаны следить за соблюдением санитарно-эпидемиологических норм на рабочих местах сотрудников, а так же выполнять предписания различных органов надзора, выполняющих свои функции в данной сфере Федеральный закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» от 30 марта 1998 г. № 52-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12115118/1/ (дата обращения 16.10.2014)..

Производственный контроль является составной частью работ по охране труда в организации и представляет собой комплекс лабораторных исследований и испытаний используемого сырья, полуфабрикатов, готовой продукции и технологий производства, условий хранения, транспортировки, реализации и утилизации остатков. Кроме того, проведение контроля на предприятии позволяет следить за наличием разрешающих сертификатов компании, личных медицинских книжек, санитарных паспортов на транспорт и иных документов. При производственном контроле производятся медицинские осмотры, а так же аттестация должностных лиц и работников, чья деятельность связана с охраной труда.

Финальным этапом производственного контроля является составление отчетных документов, установленных законодательством и дальнейшее ведение учета и отчетности по вопросам, связанным с осуществлением контроля.

Производственный контроль включает в себя следующие пункты:

1. Разработка программы производственного контроля (ППК) - документа, который содержит перечень профилактических и санитарно-эпидемиологических мероприятий, направленных на соблюдение требований соответствующих законодательных актов, с указанием сроков исполнения. В том числе Федеральный закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» от 30 марта 1998 г. № 52-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12115118/1/ (дата обращения 16.10.2014).:

- физические факторы (температура, влажность и скорость движения воздуха, ионизирующие излучения и электромагнитные поля, шумы различной природы, освещение и так далее);

- химические факторы (лекарственные средства и препараты, вредные вещества);

- биологические факторы (рабочие места, производственные помещения, сырье, особое внимание уделяется новым технологическим процессам и продукции пищевого назначения);

- состояние здоровья всех работников организации (подробнее о данном показателе

2. Проведение лабораторных исследований, т.е. измерение и анализ показателей, отраженных в ППК Федеральный закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» от 30 марта 1998 г. № 52-ФЗ - URL: http://base.garant.ru/12115118/1/ (дата обращения 16.10.2014)..

3. Наличие официального издания санитарных правил, методик и методов контроля параметров, отвечающих роду деятельности данного производства Там же..

4. Предусмотренные законодательством формы ведения отчетности о выполнении мероприятий производственного контроля Там же..

5. Контроль уполномоченными работниками за выполнением предусмотренных ППК санитарно-эпидемиологических мероприятий с целью своевременного выявления нарушений Там же..

6. Информирование органов самоуправления, учреждений санитарно-эпидемиологической службы, населения о возникших аварийных ситуациях, влекущих угрозу здоровью населения Там же..

Таким образом, мы видим, что законодатели четко определили видовой документный состав, который сопровождает как специальную оценку условий труда, так и производственный контроль, проводимые на предприятиях. Все формы отчетов, карт аттестации и протоколов измерений утверждены и разработаны на федеральном уровне, что значительно упрощает работу организаций, проводящих Специальную оценку условий труда и Производственный контроль. Сводя к минимуму несоответствие, используемых документов, нормам законодательных и нормативно-методических материалов.

Однако стоит отметить, что состав документов, который сопровождает сбор, систематизацию и анализ информации, необходимой для проведения специальной оценки условий труда/производственного контроля, организации разрабатывают самостоятельно. Что зачастую ведет к видовому многообразию документного состава и различию требований к оформлению документов.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕРВИС-МЕНЕДЖЕРА ООО «НИИ «ТЕХЭКСПЕРТИЗА»

3.1 Унификация состава и оформления документации, образующейся в деятельности сервис-менеджера ООО «НИИ «ТехЭкспертиза». Разработка унифицированных форм документов.

Основной задачей дипломного проектирования была подготовка предложения по усовершенствованию существующего процесса документирования и работы с документами, образующимися в деятельности сервис-менеджера. В процессе данного исследования были использованы следующие работы по рационализации делопроизводства: унификация и стандартизация.

В результате анализа документационного обеспечения деятельности сервис-менеджера были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых договорных и методических документов, таких как унифицированная форма Договора с приложениями на проведение специальной оценки условий труда, Инструкция по заполнению приложений к договору на проведение специальной оценки условий труда, Инструкция компании по действиям с конечными документами (результатами) проведенной специальной оценки условий труда.

Многие операции по созданию и оформлению документов многократно повторяемы в течение рабочего дня и однотипны, вследствие чего время на выполнение данного вида работ может быть сокращено, посредством разработки типовой унифицированной формы договора на проведение специальной оценки условий труда.

Договор (см. Приложение 1) -- соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (согласно ст. 420 Гражданского кодекса Российской Федерации Гражданский кодекс Российской Федерации - URL: http://base.garant.ru/10164072/ (дата обращения 15.03.2014).). При договоре от каждой стороны, как правило, требуется встречное удовлетворение.

Сторонами договора могут выступать как физические, так и юридические лица, включая различные публично-правовые образования (международные организации, государство, муниципальные образования и пр.). Используется в трёх значениях: договор как правоотношение; как юридический факт, порождающий обязательства; как документ, фиксирующий факт возникновения обязательств по воле его участников.

Деятельность ООО «НИИ «ТехЭкспертиза», как и любой другой коммерческой организации, не обходится без заключения различного рода сделок. Большинство из них завершается подписанием договора, который прописывает обязанности сторон и подтверждает серьезность намерений партнеров. К сожалению, в данном случае разработку и составление договора считают элементарным делом.

Обязанность по составлению Договора на проведение специальной оценки условий труда возлагается сервис-менеджерам, которые просто скачивают из сети Интернет готовый образец документа без соответствующей доработки. Подобное легкомыслие часто приводит к тому, что нарушаются условия сделки, возникают форс-мажорные ситуации, не предусмотренные в проекте, из-за которых компания терпит значительные убытки. Также в процессе работы по договору зачастую приходится обращаться за дополнительной информацией к клиенту, что значительно увеличивает срок подготовки договорной документации.

Описанию функций договора посвящено немало научных трудов, при этом следует отметить, что данный вопрос достаточно детально рассматривается в теории гражданского права. Однако, такой существенный элемент правового регулирования, как функции договора необходимо принимать во внимание и в практической деятельности, в том числе и при составлении договора.

Безусловно, при разработке конкретного договора можно пренебрегать социально значимыми функциями (инициативной функцией, функцией установления юридических связей, функцией саморегулирования) или функциями, специфичными для отличного вида договорных отношений (функцией инструмента тонирования хозяйственной деятельности, функцией закрепления необходимых для государства хозяйственных связей), но при этом, остается ряд функций, которые по моему мнению, необходимо учесть на этапе разработки формы договора и в процессе оформления договорных отношений.

К ряду общих функций, которые необходимо принять во внимание при практическом воплощении договора следует отнести:

- программно-координационные функции и функции распределения рисков. При составлении договора, следует принять во внимание, что договор должен играть роль алгоритма для каждой из сторон и являться своего рода планом мероприятий по выполнению обязательств, учитывающем возможности сторон, в том числе в разрезе временных или пространственных факторов. Результатом реализации программно-координационной функции должна стать выработка юридической программы взаимодействия контрагентов, отражающей основные моменты договорных обязательств. Функция распределения риска заключается во взаимовыгодном и приемлемом для каждой из сторон разграничении нагрузки от возможных неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в будущем;

- информационные функции (функции установления юридических требований) и функции предотвращения ошибок. Оформляя договорные отношения, необходимо точно зафиксировать свое волеизъявление и достигнутые соглашения, что должно избавить стороны от неверных или неточных толкований договора. Как следствие, реализация данной функции приводит к закреплению с высокой степенью точности прав и обязанностей сторон по договору. При этом в договоре фиксируется, помимо прав и обязанностей, критерии или признаки, которые должны определить надлежащее выполнение обязательств;

- защитные и гарантийные (обеспечительные) функции. Данная функция, при составлении договора, реализуется путем включения в систему договорных отношений неустоек или иных способов обеспечения обязательств (залог, удержание, задаток). Конечная цель данной функции - точное соблюдение сторонами всех условий договора и создание системы мер правовой защиты интересов договаривающихся сторон. Следует отметить, что данные функции применяются наряду с мерами защиты, предусмотренными гражданским законодательством, при этом стороны вправе определить дополнительные направления защиты, размер и пределы ответственности или дополнительные обеспечительные меры.

В числе специальных функций, которые следует учитывать при составлении договора, наибольший интерес представляет функция установления определенного правового режима договорных отношений. В первую очередь, данная функция актуальна при составлении смешанных видов договоров или договоров непоименованных в действующем законодательстве, а также внешнеторговых контрактов или корпоративных соглашений.

Реализация данной функции происходит путем выбора действующих в гражданском праве институтов, которые будут применяться к отношениям сторон. Стороны могут реализовать данную функцию путем прямого указания на конкретную систему правовых норм (договор подряда или возмездного оказания услуг; поручение или комиссия; аренда или безвозмездное пользование и т.д.), определить право, подлежащее применению или подсудность.

При этом, реализуя данную функцию при разработке договора, сторонам следует принять во внимание, что выбор того или иного правового института сопряжен не только с определенными гражданско-правовыми рисками, но и может быть тесно связан с различными налоговыми последствиями Васин В. Н., Казанцев В. И. Гражданское право. Общая часть. Особенная часть. С комментариями и примерами из практики. Учебник для вузов. - М.: Книжный мир, 2007.

Условия, на которых достигнуто соглашение сторон, составляют содержание договора. По своему юридическому значению все условия делятся на существенные, обычные и случайные.

Существенными признаются условия, которые необходимы и достаточны для заключения договора. Для того чтобы договор считался заключенным, необходимо согласовать все его существенные условия. Договор не будет заключен до тех пор, пока не будет согласовано хотя бы одно из его существенных условий. В решении вопроса о том, относится ли данное условие договора к числу существенных, законодательство устанавливает следующие ориентиры.

Во-первых, существенными являются условия о предмете договора Гражданский кодекс РФ п.1 ст.432 . Без определения того, что является предметом договора, невозможно заключить ни один договор.

Во-вторых, к числу существенных относятся те условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные.

В-третьих, существенными признаются те условия, которые необходимы для договоров данного вида. Необходимыми, а стало быть и существенными, для конкретного договора считаются те условия, которые выражают его природу и без которых он не может существовать как данный вид договора.

Наконец, в-четвертых, существенными считаются и все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Это означает, что по желанию одной из сторон в договоре существенным становится и такое условие, которое не признано таковым законом или иным правовым актом и которое не выражает природу этого договора.

В отличие от существенных, обычные условия не нуждаются в согласовании сторон. Обычные условия предусмотрены в соответствующих нормативных актах и автоматически вступают в действие в момент заключения договора. Это не означает, что обычные условия действуют вопреки воле сторон в договоре. Как и другие условия договора, обычные условия основываются на соглашении сторон. Только в данном случае соглашение сторон подчинить договор обычным условиям, содержащимся в нормативных актах, выражается в самом факте заключения договора данного вида. Предполагается, что если стороны достигли соглашения заключить данный договор, то тем самым они согласились и с теми условиями, которые содержатся в законодательстве об этом договоре.

К числу обычных условий возмездных договоров следует в настоящее время относить цену в договоре, если иное не указано в законе и иных правовых актах. В соответствии со ст. 424 ГК Гражданский кодекс Российской Федерации, если в договоре не определена цена, по которой оплачивается исполнение договора, то в предусмотренных законом случаях применяются цены (тарифы, расценки, ставки и т. п.), устанавливаемые или регулируемые уполномоченными на то государственными органами. В случаях, когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги.

К числу обычных условий следует относить и примерные условия, разработанные для договоров соответствующего вида и опубликованные в печати, если в договоре имеется отсылка к этим примерным условиям. Если такой отсылки не содержится в договоре, такие примерные условия применяются к отношениям сторон в качестве обычаев делового оборота, если они отвечают требованиям, предъявляемым гражданским законодательством к обычаям делового оборота Гражданский кодекс Российской Федерации ст. 5 и п. 5 ст. 421 .

К числу обычных условий относятся и те обычаи делового оборота, применимые к отношениям сторон, которые вступают в действие, если условие договора не определено сторонами или диспозитивной нормой Там же п. 5 ст. 421.

Случайными называются такие условия, которые изменяют либо дополняют обычные условия. Они включаются в текст договора по усмотрению сторон. Их отсутствие, так же как и отсутствие обычных условий, не влияет на действительность договора. Однако в отличие от обычных они приобретают юридическую силу лишь в случае включения их в текст договора. В отличие от существенных, отсутствие случайного условия лишь в том случае влечет за собой признание данного договора незаключенным, если заинтересованная сторона докажет, что она требовала согласования данного условия. В противном случае договор считается заключенным и без случайного условия.

Унифицированная форма договора разрабатывается на основе законов Российской Федерации, нормативных и правовых актов в области информатизации, документации, организации делопроизводства и с учетом специфики деятельности организации.

Разработка унифицированной формы договора включает следующие этапы:

предпроектное обследование;

выбор формы Договора (поименованный или непоименованный Договор);

формирование структуры Договора;

отбор необходимых документов для включения в приложения к Договору;

сбор и анализ материалов;

составление Договора;

утверждение и внедрение Договора. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления// Секретарское дело.-2001.-№4.-С.29.

В ходе предпроектного обследования разработчик Договора:

-определяет круг задач, которые должны быть отражены в Договоре;

-формирует структуру Договора;

-производит выбор наиболее целесообразной формы Договора с учетом специфики деятельности организации, а также конкретных задач, решаемых разработкой Договора;

-определяет список Приложений для включения в Договор. Урекиджанов П. В. Договорные обязательства: Учебник. М., 2002. - 365 с.

Основными при создании Договора считаются несколько этапов:

- Предварительная подготовка.

На данном этапе собирается информация о предполагаемых участниках сделки, разрабатывается примерная структура договора.