Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

документы о размерах доходов членов семьи потенциального клиента, клиента учреждения;

документы с указанием причины невозможности оказания родственниками необходимого ухода и обслуживания потенциальному клиенту, клиенту учреждения.

При предоставлении социального обслуживания на дому используются следующие бланки (формы) документов:

- Договор;

- Журнал регистрации обращений граждан;

- Журнал учёта граждан, нуждающихся в предоставлении социального обслуживания на дому;

- Журнал приема в учреждение и прекращения предоставления социального обслуживания на дому;

- Талон статистического учета;

- Акт.

«Личное дело клиента» содержит следующие документы:

заявление потенциального клиента, подлинники или копии документов;

Договор;

Перчень;

Акт.

ЗАЯВЛЕНИЕ

ЗАЯВЛЕНИЕ (ПРИЛОЖЕНИЕ 10) - официальное обращение гражданина (нескольких лиц) в государственный орган или орган местного самоуправления, администрацию учреждения, организации или к должностному лицу, направлено на реализацию прав и интересов заявителя.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» заявление оформляется на бланке переменные параметры пишутся от руки.

Должность и наименование организации, располагается в правом верхнем углу. Эти реквизиты пропечатаны на бланке, инициалы и фамилия директора пишутся от руки, хотя я считаю, что Ф.И.О. директора, для экономии времени можно было так же напечатать на бланке, так как Ф.И.О. директора является постоянным значением.

Ф.И.О. заявителя, число, месяц, год рождения, адрес проживания также написана от руки.

Инициалы директора и заявителя стоят позади фамилии. Перед фамилией заявителя стоит «от гр.». Дата оформляется следующим образом: арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.». Затем пишется «Дата, месяц, год рождения», слово дата следует заменить словом - день или число. Адрес проживания заявителя включает в себя улицу и номер дома, хотя по ГОСТ Р 6.30-2003 помимо улицы и номера дома указываться область, город и индекс заявителя.

Наименование вида документа печатается посередине строки строчными буквами «заявление», следует «ЗАЯВЛЕНИЕ».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации. Тексты заявления оформляется в виде связного текста.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части документа указывается просьба о принятии на постоянное, либо временное обслуживание, либо снятии заявителя также указывается № отделения к которому относится заявитель по адресу проживания. Дальше указывается дата заполнения и подпись заявителя. Дата оформляется неверно: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Во вторую часть текста входит заключение директора, где он рукописно пишет «Принять по положению», либо «Снять по положению». В тексте, где директор дает свое заключение наименование организации указано не верно «директора «Центра социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»», следует «директора ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». Дальше указывается дата подписания и подпись директора. Дата оформляется неверно: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Текст излагается от 1 лица, ед. ч.

Заявление оформляется на формате бланка документа - А 4 (210 х 297 мм)

Поля отклонены от ГОСТ Р 6.30-2003 правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

Бланк заявления изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Устанавливается угловое расположение реквизитов.

АКТ

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Для формирования личного дела обслуживаемого в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» акт составляется одним лицом - это социальный работник отделения.

Акт должен содержать следующие реквизиты: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Номер», «Место составления», «Заголовок», «Текс», «Подписи», «Гриф утверждения».

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» составляются акты об обследовании материально-бытового положения (ПРИЛОЖЕНИЕ 13) для решения вопроса о необходимости постановке или отказе в надомном обслуживании.

Акт оформляется следующим образом.

Реквизит «Наименование организации» оформляется по середине строки, оно пишется от руки «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа г. Сызрань»», следует писать «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»».

Реквизит «Наименование вида документа» оформляется заглавными буквами по центру листа «АКТ». После этого реквизита идет «Заголовок к тексту». Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок согласован с наименованием вида документа. Заголовок отвечает на вопрос чего? (кого?). «обследования материально-бытового положения».

«Дата» документа. Датой документа является дата события. Она оформляется словесно-цифровым способом «1» марта 2007 г.»

Акт заполняется продольным расположением, такие реквизиты как «Номер», «Место составления», «Гриф утверждения» - отсутствуют.

«Текст» документа составляют на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформлен в виде соединения анкеты и таблицы.

Там где текст документа оформлен в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта выражены именем существительным в именительном падеже.

Первый вопрос анкеты «Фамилия, имя и отчество заявителя» оформляется неверно так как имя и отчество обследуемого пишется позади фамилии.

Второй вопрос анкеты - адрес. Помимо улицы и номера дома, должно указываться - город, область и индекс, что не сделано.

Следующий пункт анкеты сформулирован не верно «Паспорт серии», следует заменить «Паспортные данные: серия». Затем на вопрос кем выдан реквизит «дата» оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Следующий вопрос анкеты «Номер пенсионной книжки, каким гор(рай) выдана» реквизит «Дата» оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

В текст оформленным в виде таблицы графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф согласованы с заголовками. Строчка номерования граф таблицы отсутствует.

Графа «Фамилия, имя, отчество» оформлена не верно так как имя и отчество обследуемого пишется позади фамилии.

Графа «Место жительства, работы, учебы» следует заменить на «Адрес проживания, работы учебы», так как оно приятней воспринимается на слух. «Место жительства…» указано неверно: следует указать помимо улицы и номера дома, еще - город, область и индекс.

После текста оформленного в виде таблицы идет снова текст оформленный анкетой.

На вопрос «Стоит ли на обслуживании в органах социальной защиты и в благотворительных организациях, виды обслуживания» здесь пишется, что состоит на обслуживании в соц. защите и указывается с какого числа. Дата оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Последним пунктом анкеты является «Заключение обследователя». Данное заключение проводит социальный работник. Здесь пишется, нуждается ли заявитель в надомном обслуживании или нет. Описывается состояние здоровья, перечисляются операции которые может выполнять самостоятельно, и указывается какие выплаты получает.

После анкетной части акта обследования материально-бытового положения указывается должность и фамилия обследователя. Здесь присутствует распространенная ошибка для данного акта - имя и отчество стоит позади фамилии. Также эта ошибка применима к пункту заключение руководителя, где указывается, нуждается или не нуждается заявитель в надомном обслуживании.

Ошибка постановки инициалов позади фамилии можно наблюдать в подписи руководителя. Фамилия и инициалы стоят в скобках.

Датой акта является дата события.

Акт оформляется на формате бланка документа - А 4 (210 х 297 мм)

Бланк акта изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Договор

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договор (ПРИЛОЖЕНИЕ 11) оформляется на формате бланка документа - А 4.

Договор изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Реквизит наименование вида документа оформляется посередине строки. Первая буква заглавная, последующие строчные. За словом договор есть рукописная приписка - указан номер договора. На следующей строчке располагается реквизит заголовок к тексту. Он расположен также по центру, все буквы строчные. Этот реквизит согласуется с наименованием вида документа вопросом (чего?).

Левый угол предназначенный для написания место заключения договора, отведен наименованию организации, в правом углу прописана дата документа.

Затем дублируется наименование организации. Фамилия, имя и отчество указано не в правильном порядке, так имя и отчество должно выдвигаться на первый план, а в данном договоре лидирующие позиции занимает фамилия это касается как директора, так и обслуживаемого. Указывается, что директор действует на основании Положения, хотя ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» имеет Устав. При указании адреса проживания обслуживаемого указывается улица и номер дома, хотя следует указывать город, область, и индекс.

Первый пункт - предмет договора. Сюда включены обязанности учреждения и обязанности обслуживаемого, а также одним из подпунктов является срок действия договора. На мой взгляд данный подпункт должен быть отдельным подпунктом. Написано: «Срок действия договора с даты подписания по 01 марта 2008 г.», нужно отдельными строками прописать начало и окончание договора.

Второй пункт - Порядок и условия оказания и получения социальных услуг. Данный пункт рассматривает такие вопросы как: объемы и сроки предоставления социальных услуг; обнаружение недостатков и их устранение; указано то, что Учреждение не вправе передавать свои обязательства з-им лицам. Так же в данном пункте описывается порядок оплаты. Я считаю, что порядок оплаты должен быть прописан отдельным пунктом, либо следует поменять название второго пункта договора с «Порядок и условия оказания и получения социальных услуг» на «Порядок и условия оказания и получения социальных услуг, их оплата».

Третий пункт - Ответственность сторон.

Описаны действия обеих сторон при несоблюдении условий договора.

Четвертый пункт - прочие условия. Первый подпункт - Разрешение споров и разногласий. На мой взгляд это можно было вынести в отдельный пункт - Порядок разрешения споров, либо назвать пункт четыре иначе - «Порядок разрешения споров. Прочие условия». В данный пункт включены подпункты действия учреждения при выявлении у обслуживаемого противопоказаний (алкоголизм, туберкулез); о порядке замены социального работника; изменений условий договора; случаи прекращения договора. В последний подпункте указано, что договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

После перечисления всех пунктов пишется слева наименование организации, Ф.И.О. директора, где инициалы расположены за фамилией. Справа на таком же уровне располагается Ф.И.О. обслуживаемого, где имя и отчество расположены за фамилией.

Следующая строка - юридический адрес, он включает в себя: индекс, наименование города, название улицы и номера дома, т.е. все кроме области. Но здесь прописывается также ИНН, р\с, БИК.

Следующие строки предназначены для подписей директора и обслуживаемого. Подписи находятся на одном расстоянии, друг напротив друга, т. к. юридическую силу придает документу как одна подпись, так и другая. На подпись директора проставляется печать «Для документов». Подпись и печать являются реквизитами придающими документу юридическую силу. Наслоение одного реквизита на другой ведет к затруднению прочтения, тем самым ослабевает юридическая значимость.

После подписей проставляется дата. Она дублирует дату стоящую в начале договора.

Хочу отметить, что каждый год не заключается новых договоров, договора пролонгируются. Делается следующим образом: рукописно на оборотной стороне договора пишется:

«Договор пролонгирован до 01.03.2009 г.

«Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Юридический адрес и реквизиты:

446001 г. Сызрань, ул. К. Маркса, 19.

ИНН 6325042526

р\с 40201810500000108005

БНК 043601001

Директор Киреева Н.А. Киреева 28.02.2008 г.	Обслуживаемый Горячева Горячева Анастасия Александровна 28.02.2008 г.

В пролонгировании договора можно найти ряд ошибок:

1. наименование организации указано неверно, вместо ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», написано «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

2. юридический адрес указан без области;

3. в юридических реквизитах допущена орфографическая ошибка, вместо БИК написано БНК;

4. у обслуживаемого имя и отчество стоят позади фамилии;

5. в документе должно быть однообразие, если указываешь инициалы, то это применяется как к директору, так и к обслуживаемому и наоборот;

6 «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

1. дата оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Перечень

Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, включенные в перечень (ПРИЛОЖЕНИЕ 12) гарантированных государством социальных услуг, предоставляются государственными нестационарными учреждениями социального обслуживания Самарской области бесплатно, на условиях частичной или полной оплаты с учетом положений действующего законодательства.

Социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, включенные в перечень гарантированных государством социальных услуг, клиент оплачивает в размерах, установленных тарифами на гарантированные государством социальные услуги, действующими на дату заключения договора о предоставлении социального обслуживания на дому.

Дополнительные социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, оказываются клиенту на условиях полной оплаты по перечням и тарифам, действующим на дату заказа дополнительной услуги.

Оформляется на формате бланка документа - А 4 (210 х 297 мм)

Бланк перечня изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В левой части производиться расчет на оплату услуг. Существует полная, частичная и бесплатная оплата.

Расчет: (размер пенсии - прожиточный минимум)*0,25 - фиксированный коффициэнт=оплата.

Справа указывается, перечень - это приложение к договору с «Обслуживаемым». Слово приложение пишется заглавными буквами по середине строки, а «к договору с обслуживаемым»» пишется строчными буквами.

Правая часть предназначена для написания Ф.И.О., имя и отчество ставится за фамилией.

Реквизит «наименование вида документа» пишется по центру заглавными буквами. Ниже реквизита «наименование вида документа», также по центру пишется реквизит «заголовок к тексту» строчными буквами. Он согласовывается с вышерасположенным реквизитом через вопрос (чего?).

Ниже располагается таблица, ее границы заканчиваются в конце листа, левой и правой границ нет.

Дата	Размер пенсии	Уровень прожиточного минимуму	Шифр социальной услуги	Объем и срок предоставляемых услуг	Месячная стоимость	Подпись зав. отделом	Дата оплаты и № квитанции

Шапка оформляется правильно. Столбцы не пронумерованы. Столбец «Дата» оформлен не верно, так как день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Данная таблица содержит дублирующую информацию например: «Размер пенсии», «Уровень прожиточного минимума» - это указано в левом углу. Данный недочет влечет нагромождение и неудобство для восприятия глаза. Для большей ясности можно было бы добавить столбец «наименование социальной услуги» так значительнее было бы опознавать социальные услуги.

Данный вид документа лишен следующих реквизитов: наименование организации, дата и регистрационный номер, место составления и подписи руководителя, так же бланк перечня не утверждается, отсутствие всех вышеперечисленных реквизитов лишает документ юридической силы.

Для создания выше перечисленных документов, входящих в личное дело используются компьютерные шаблоны, где основная информация пропечатана, а переменная может печататься или, что чаще всего прописываться от руки. Состав документов, их заполнение утверждено приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)».

После заключения всех необходимых процедур, перечисленные выше документы скрепляются посредством скоросшивателя, на него наклеивается титульный лист. Он содержит справочные данные об обслуживаемом. Такое личное дело хранится не менее 3 - ех лет с момента снятия с обслуживания.

В каждом отделении социального обслуживания существует своя база данных обслуживаемых. Она имеет вид таблицы, которая создана в программе excel. Данная таблица включает в себя следующие графы: Ф.И.О., год рождения, адрес, телефон, категория, инвалидность, паспортные данные, родственники, № отделения, Ф.И.О. социального работника, дата принятия.

У секретарь учреждения есть свой вариант таблицы, куда входят обслуживаемые со всех отделений (21 отделений). Если необходимо произвести снятия с обслуживания, секретарь также как и специалист отделения фиксирует этот факт в своей таблице, указав причину снятия.

3. Порядок работы с документами

3.1 Общая характеристика системы делопроизводства

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» присутствует следующий видовой состав документов: организационно-правовые документы, плановые, распорядительные, бухгалтерские, кадровые и т.д.

За 2010 год в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» создано и отправлено 785 документов, а получено и обработано 983, данное количественное соотношение оформлено в виде диаграммы, которая представлена в (см. рис. 4, с. 74).

Рис. 4. Диаграмма - соотношение входящих и исходящих документов. (Составлено автором).

Следующим соотношением будет количество входящих и внутренних документов, созданных в учреждении в 2010 году. Данное соотношение представлено (см. рис. 5, с. 75).



Рис. 5. Диаграмма - соотношение входящих и внутренних документов. (Составлено автором).

Касаемо подлинников и копий, которые создаются в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», данные по их соотношению представлены в диаграмме (см. рис. 6, с. 75).

Рис. 6. Диаграмма - соотношение подлинников и копий документов. (Составлено автором).

Соотношение всех созданных документов в организации показывает диаграмма (см. рис. 7, с. 75).



Рис. 7. Диаграмма - соотношение документов, созданных в ГУ СО «Центр…». (Составлено автором)

Подсчет документации за определенный период времени в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» не проводился, никакие учетные записи не велись, как следствие у руководства нет никакого представления об объемах не только издаваемой документации, но и хранимой. Отсутствие цифр и статистических данных по количеству создаваемых в организации документов не позволяет определить необходимость, целесообразность, обязательность, срочность и скоординировать политику руководства в отношении мер по оптимизации делопроизводственных процедур.

Автором дипломного исследования были проанализированы и подсчитаны документы организации за период 2010 года. При подсчете документооборота отдельно учитывались документы и их копии, подсчет велся по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов. С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Для наглядности автором дипломного исследования количество учтенных документов общества было представлены в табличной форме (см. рис. 8, с. 76).

Документы	Количество документов	Всего
	подлинники	тираж
Поступающие	983	2	1966
Отправленные	785	2	1570
Внутренние	1077	-	1077
Итого	2845	-	4613

Рис. 8. Справка об объеме документооборота за 2010 год. (Составлено автором.)

Касаемо технического оснащения хочется сказать следующее, что оборудования нахватает, оно оставляет желать лучшего, а именно:

в учреждении 14 компьютеров, на 22 рабочих места, сюда не включила я бухгалтерию и отдел кадров. 6 лазерных принтеров, 6 телефонов на этаж, 4 ксерокса. Что касается бухгалтерии, она располагается в двух кабинетах, то там следующая расстановка оборудования на 6 рабочих мест 6 компьютеров, 3 принтера лазерных, 2 телефона, 1 ксерокс. В Бухгалтерии установлена программа 1С. В отделе кадров на два работника 2 компьютера, на одном установлена программа 1С версия 7.7, 1 принтер, 1 ксерокс, 1 телефон. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на компьютерах преимущественно, установлена программа WINDOWS XP, а на некоторых WISTA. Не беря в расчет бухгалтерию и отдел кадров. Недостаточная автоматизация рабочих мест остальных сотрудников ведет к торможению рабочих процессов, например, приходится дожидаться очереди, для того чтобы отксерокопировать или распечатать документ; зачастую невозможно своевременно набрать документ на ПК. Нехватка телефонных аппаратов также весьма отрицательно сказывается на офисной работе. Например: миницентры ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» расположены по всему городу. Нередко возникают срочные вопросы (по обслуживанию, вопросы связанные с сотрудниками и т.д.), которые требуют мгновенного оповещения. При этом телефон может быть занят другим сотрудником, дающим др. срочное задание.

В учреждении установлена ISQ QIP, однако далеко не на всех ПК и используется исключительно в личных целях.

В учреждении установлена программа «Человек». Она необходима для оформления личного дела, так как при его составлении необходимо вносить данные в документы такие как, работает или нет человек, если пенсионер, то размер пенсии, оказывалась ли Центром какая-либо помощь (материальная, натуральная) и т.д.

3.2 Технология работы с входящими, исходящими, внутренними документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Документооборот в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.)

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» следует выделить три основных документопотока:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы.

Документы, поступающие в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращений граждан и др.

Входящие документы регистрируется в журнале и он имеет следующий вид:

№ п/п	№ входящего	Дата	Краткое содержание	Кто составил	Кому	Дата решения
1	01/011	27.01.11	Акт приемки-сдачи выполненных работ ОАО «Волгателеком»	Гончаров	Гуриной
2	02/011	01.02.11	Приглашение для участие в ярмарке вакансий. УСЗН	Шекунова	Расходовой	До 13.02.11

На мой взгляд, это весьма неудобная форма так как для идентификации корреспондента необходимо прочитать краткое содержание, а это уже определенные временные затраты. Номер по порядку ставить, на мой взгляд, не обязательно, так как идентификация и поиск осуществляются не по порядковому номеру, а по дате поступления и регистрационному индексу. Так же можно было включить дату и номер документа корреспондента (исходящие дату и номер). Это позволит в ответных документах указывать дату и номер инициативного (входящего) документа на основе этого регистрационного журнала. Так же, по моему мнению, совсем не обязательно указывать составителя («кто составил») документ.

Предлагается следующая форма (см. рис. 9, с. 78).

Дата поступления, регистрационный номер	Корреспондент дата и № документа	Краткое содержание	Резолюция	Ход исполнения
1	2	3	4	5

Рис. 9. Шапка журнала входящей документации. (Составлено автором.)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из бланка.

В графу 3 переносят заголовок поступившего документа.

В графу 4 последовательно вносят результат рассмотрения документа, т.е. резолюцию директора.

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он принимал при решении вопроса.

Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Например, документ, поступивший в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируется секретарем, кладется в папку для директора, он в свою очередь рассматривает документы, на которых проставляет фамилию того сотрудника, который должен будет заниматься данным документом. После чего директор возвращает документы со своей пометкой секретарю, тот в свою очередь делает пометки в журнале, вписывая у кого, будет, находится документ. Секретарь разносит эти документы. В отсутствие директора выполнение данной процедуры ложится на одного из заместителей. Существенным недостатком является большая загруженность директора Центра.

Исходящие документы регистрируется в журнале. Он имеет следующую форму:

№ п/п	Исходящий номер	дата	Кому, краткое содержание	От кого
1	01-01/11	22.03.11	Руководителю УСЗН Заявка на получение материальной помощи	Селиванова
2	01-02/11	23.03.11	Руководителю учебно - курсового комбината по вопросу обучения сотрудников	Расходова

Данная форма журнала представляется нерациональной. Так, первой графой является № п/п; вместо нее должен быть указан реквизит «Дата и регистрационный номер»; графы с исходящим номером и датой документа целесообразно объединить. Корреспондент и содержание должны указываться в разных графах и, кроме того, должна быть графа об исполнении и направлении в дело.

На практике, на мой взгляд, журнал исходящей документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 10, с. 79).

Дата, регистрационный номер	Краткое содержание	Исполнитель	Отметка об исполнении и направлении в дело
1	2	3	4

Рис. 10. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором.)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из реквизита 14. Достаточно указать наименование организации.

В графу 3 переносят заголовок отправленного документа.

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа.

Одной из важнейших характеристик документооборота является маршрут движения документов. Порядок движения входящего документа представлен в следующей оперограмме (см. рис. 11, с. 79).

		Руководитель	Заместитель руководителя	Секретарь
1	Получение документа			О
2	Регистрация документа			О
3	Проставление резолюции	О
4	Возврат документа			О
5	Проставление пометок в журнале			О
6	Доставка по исполнителям			О

Рис. 11. Оперограмма входящего документа. (Составлено автором.)

Рис. 12. Движение входящих документов. (Составлено автором)

Что касается исходящих документом, то их жизненный цикл включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование документа.

3. Доработка проекта документа по замечанием.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа директором Центра.

6. Регистрация документа

7. Отправка документа. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб., Питер. 2007. С. 124.

В таблице, Оргдиаграмма исходящего документа, показано как проходит изготовление документа.

Ниже представлена оперограмма движения исходящего документа (см. рис. 13, с. 80).

		Руководитель	Заместитель руководителя	Секретарь
1	Подготовка исполнителем проекта документа.		о
2	Согласование документа.	о
3	Доработка проекта документа по замечанием.		о
4	Повторное визирование документа.	о
5	Подписание документа директором Центра.	о
6	Регистрация документа			о

Рис. 13. Оперограмма исходящих документов. (Составлено автором)

Документы, которые подлежат отправке, должны быть отправлены в тот же день.

Движение внутренних документов ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования - аналогично движению поступающих документов.

Журнал внутренней документации имеет следующий вид:

№ п/п	Наименование документа	Кто подготовил (подписал)	Кому	Получил Ф И.О. роспись и дата
№1 В 25.03.11	Служебная записка План закупки канцелярских товаров на март	Арчибасова	Афошиной	Афошина 25.03.11
№2В 29.03.11	Договор №03/11 от 23.03.11	Рябова	Расходовой	Расходова 29.03.11

В данной журнальной форме содержаться ошибки: столбцы не пронумерованы, первая графа называется «№п/п», а по факту это регистрационной номер и дата документа, т.е. расхождения в наименовании и содержании столбца. Графа наименование документа содержит и наименование документа и краткое содержание документа. Графу «Кто подготовил» следует назвать исполнитель, обязательно должна быть графа о сроке исполнения и ходе исполнения документа.

На мой взгляд, журнал внутренней документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 14, с. 81).

Дата, регистрационный номер	Краткое содержание	Исполнитель	Срок исполнения	Ход исполнения
1	2	3	4	5

Рис. 14. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором)

Стоит отметить, что все документы, которые поступают или отправляются из ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируются в специальных журналах.

Основой построения поисковых систем является регистрация документ - фиксация создания или поступления документов путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей описью всех необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него. Бумажная, журнальная регистрация устарела и нужно заменить ее автоматизированной. Такая смена позволит заниматься регистрацией нескольким людям, что сократит прикладываемые усилия и временные затраты.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения. Учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые плановые, отчетные, учебные финансовые. Бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направленные в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных стоятся учет документов, поиск и контроль исполнения.¹¹ Кирсанов Ю М. Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2009. С. 172.

Входящие документы - основа всей деятельности организации работы. Ведь в основном работа в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» ведется на основании документов. Например, приказ о предоставлении ежемесячных отчетов, поступивших в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» регистрируется секретарем, затем после согласования с директором направляется к соответствующему исполнителю. В данном случае исполнителем является один из заместителей - Татьяна Сергеевна Гурина. Не исключены случаи, когда исполнителей больше одного. В этом случае, после согласования с руководителем, с приказа снимаются копии, и также направляются исполнителям. После того, как приказ прошел обработку исполнителями, секретарь пишет отчет о выполненной работе над приказом. После того как приказ будет исполнен, его подписывает директор, затем он отдает на регистрацию и отправку секретарю.

Кроме того, в организации, как правило, циркулируют документы, создаваемые в ней и непредназначенные для выхода из нее - потоки внутренней документации.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» прежде всего, идет работа со следующими видами документов: приказы, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления, акты, справки и т.д.

3.3 Организация контроля исполнения документов

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» за регистрацию входящих документов и правильное составление и оформление исходящих документов несет ответственность секретарь. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. При отсутствии конечной даты исполнения поручения должно быть исполнено в течение одного рабочего дня. Изменение срока, приостановка или отмена исполнения производится должностным лицом, установившим этот срок. Исполнитель должен не позднее, чем за 2 дня до истечения срока обратиться к должностному лицу письменно с мотивированной просьбой об изменении срока исполнения в случае невозможности выполнения мероприятия в срок. Документ считается исполненным после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам или другого документационного подтверждения исполнения документа. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, её расшифровка, дата. Исполненный документ подшивается в дело лицом, ответственным за формирование дела.

Контроль исполнения входящих документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется следующим образом: при поступлении документа в организацию, после первичной обработки секретарь регистрирует документы, затем отдает на рассмотрение директору, а директор в свою очередь проставляют визу на документе, в которой указывает действие и срок исполнения, затем он возвращает документы секретарю, то в свою очередь проставляет в журнале учета входящих документов красной ручкой букву «К» и дату, которую определил директор. Такая же пометка ставиться и на документе и ложиться в скоросшиватель, и лежит там до тех пор пока не снимется с контроля.

Затем дата контроля записывается в планинг и сутра в день сдачи документа секретарь звонит или подходит к исполнителю документа, либо сами исполнители подходят и приносят документ. После документ подписывает директор учреждения. Секретарь готовит его к отправке, он ставит регистрационный номер и дату документа и ссылку на регистрационный номер и дату документа, и проставляет номер дела в котором будет храниться документ. После чего документ из скоросшивателя направляется в дело, в котором он будет храниться. Анализа документов или обобщенных данных о состоянии исполнения в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» нет.

Конечно, такая система осуществления контроля является не надежной, так как секретарь может забыть, «замотаться» и не оповестить исполнителя, что влечет за собой к нарушению срока исполнения документа.

Контроль исполнения внутренних документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» усложняет отсутствие единой службы ДОУ. Это приводит к возможным нарушениям сроков исполнения и снижению внутренней дисциплины производства. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» контроль за исполнением и чтением документов ни за одним конкретным специалистом. На практике такой контроль осуществляется лишь директором.

Это является существенным недостатком предприятия и может привести к потере документов и невыполнению обязательных действий.

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений.

Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

Различают два вида контрольной деятельности:

- контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;

- контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов это задача руководителя учреждения, организации или структурного подразделения.¹¹ Кузнецова Т. В. Введение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря// Секретарское дело. 2007. № 4. С.24.

Такой контроль могут осуществлять и специалисты, занимающиеся указанными проблемами. Именно руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов. За содержание документа, выходящего за пределы организации, ответственность несет должностное лицо, подписавшее его. Как правило, таким лицом является руководитель организации или в крупных учреждениях и на предприятиях руководители структурных подразделений.

Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, для деятельности структурных подразделений, филиалов, и сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

контроль своевременности исполнения поручений и документов;

контроль соответствия формы создаваемых документов их содержание;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы.

Если контроль своевременности исполнения и чтения экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.¹¹ Степанов Е. А. Контроль исполнения документов и поручений// Секретарское дело. 2007. № 2. С. 47;

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных документов, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в том формализованном виде;

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту ею регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.

Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнений, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

В левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо, является ли документ - внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням месяца, а также на более длительные сроки исполнения).²² Петелин В. Г. Делопроизводство на предприятии: Краткий курс. М., Дело, 2006. С. 159.

В течение срока исполнения документа профессиональная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Необходимо сказать, что на практике в работе многих предприятий и организаций (в частности, в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань») основное внимание отдается преимущественно текущему и предупредительному контролю. Гораздо реже проводится аналитическая работа по исполнительской дисциплине. В основном, анализируются причины срыва срока исполнения какого-либо конкретного документа, решения и задания. Однако нельзя дать полного представления о результатах работы сотрудников, подразделений и всей организации. Только сочетание всех, видов контрольной деятельности обеспечивает эффективность решения самых важных задач, стоящих перед аппаратом управления.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» есть локальная сеть и хотя все напоминания, справки, отчеты по контролю исполнения можно передавать на компьютер исполнителям или руководителю. К сожалению, сетевые технологии для контроля исполнения документов не используются. Между тем, это позволило бы значительно сократить временные и трудовые затраты на регистрацию и ведение срокового контроля, что, в конечном итоге, позволило бы повысить исполнительскую дисциплину и эффективность управленческой деятельности в целом. ¹¹ Петелин В. Г. Делопроизводство на предприятии: Краткий курс. М., Дело, 2006. С. 160.

3.4 Организация хранения документов

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.¹¹ Белая Т. Р., Гавлин М. Л., Соколова А. Н. Методика составления и применение примерной номенклатуры дел// Секретарское дело. 2007. № 4. С.27;

Номенклатура дел ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» составляется секретарем на основании номенклатур за прошлые года; по сути, осуществляется актуализация («подновление») ранее действовавших номенклатур.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документальные участки работы Центра.

Названиями разделов номенклатуры дел Центра являются названия структурных подразделений.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Центре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Где указывается количество дел.

В графе 4 указывается срок хранения дела.

В графе 5 «Примечания» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению и др.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения, вводится в действие с 1 января следующего года. Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения.²² Шатина Н. В. Составление номенклатуры дел// Секретарское дело. 2006. № 1. С. 31.

Подписывает ее заведующая ОМО - Н.Н. Федорова, но она принимает документы в комнату, которая называется архивом. Номенклатура не утверждается, ходя данное действие должен выполнять директор учреждение.

Номенклатура дел оформляется следующим образом:

В левом углу пишется наименование учреждения, ниже пишется наименование вида документа и на какой год составляется номенклатура.

Ниже указывается дата и регистрационный номер документа, Должно указываться место составления документа, но на практике этого нет.

Таблица выглядит следующим образом:



Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения	Примечания
01-01	Номенклатура дел организации		Пост.
…
01-06	Обращения граждан личного характера (предложения, заявления, жалобы)		5 л.	В случае неоднократного обращения 5 л. после последнего рассмотрения

Столбцы не пронумерованы.

На мой взгляд, таблицу можно представить в несколько ином виде, а именно (см. рис. 15, с. 88).

Индекс дела	Заголовок дела	Количество ед. хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Рис. 15. Шапка номенклатуры дел (Составлено автором)

Столбцы должны быть пронумерованы. В четвертом столбце помимо срока хранения, должно указываться и № статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010 г. Заметим, что этот Перечень в организации не используется, таким образом, работники руководствуются устаревшей нормативно-правовой базой в области хранения документов.

Одной из самых серьезных проблем является организация хранения документации. Не все руководители организаций правильно понимают роль и значение архивов в нашей жизни. У некоторых руководителей сложилось упрощенное представление о них - всего лишь, как о складе.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», архив представляет собой комнату, не оборудованную для хранения документов. Как следствие, не соблюдается температурно-влажностный режим; физическая среда хранения документов является неблагоприятной. В архиве отсутствуют стеллажи, документы хранятся в коробках. Комната освещается дневным светом, который попадает через окно, что также является нарушением элементарных требований к архиву.