Организация деятельности архива предприятия

Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

1.15. Порядок выдачи дел из архива. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива

Дела выдаются из архива для использования:

· сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);

· другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);

· для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);

· для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).

Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту - заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) - не реже, чем 1 раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:

· после перемещения дел в другое помещение;

· после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

· при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;

· при реорганизации или ликвидации организации.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.

При проверке наличия дел сверяют:

- название фондообразователя и его структурного подразделения;

- номер дела;

- делопроизводственный индекс;

- заголовок дела;

- даты дела;

- количество листов в деле.

Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел - наличие плесени, механических повреждений.

Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.

При проверке наличия дел следует:

1. соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;

2. возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;

3. составлять картотеку необнаруженных дел;

4. изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;

5. изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.

Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.

В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.

Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.

Документы, подтверждающие отсутствие дел:

· акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

· акты о выделении документов и дел к уничтожению;

· акты о неисправимых повреждениях дел;

· акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.

Раздел № 2. Индивидуальная часть. Тема: «Обзоры архивных документов»

2.1 Понятие обзора архивных документов

Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или несколько архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Оба обзора имеют две основные части:

1. характеристика документов, включающая сведения о составе и содержании документов их источниковедческий анализ и поисковые данные;

2. справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателей.

2.2 Характеристика документов в обзоре

Характеристика документов дается в виде логически последовательной информации об их составе и содержании, указываются их точные поисковые данные. Включаемые в характеристику сведения об отдельных событиях, исторических фактах и т.п. систематизируются в соответствии с планом построения обзора.

Составление обзоров можно рекомендовать к архивным материалам, имеющим наиболее актуальное значение. Обзоры рекомендуют составлять к достаточно крупным, но малоизученным фондам. Кроме того, обзоры полезны, если в фонде находится большое количество дел с однотипными заголовками или сложным содержанием, смысл которого не передает заголовок.

Тематические обзоры обычно посвящены материалам по наиболее важным темам и снабжены примерами, иногда с цитированием текста документа. Темы объединяются по вопросному, хронологическому, географическому, или другому признаку. Объектом описания является документ, единица хранения, единица учета одного фонда архива по определенной теме. Тематический обзор состоит из введения, характеристики архивного материала и справочного аппарата. Во введении указывается цель его составления, излагается история соответствующих учреждений и объясняется порядок построения обзора. Если обзор составляется по материалам одного архива, в обзоре могут приводиться сведения о наличии документальных материалов по данной теме в других архивах. Если обзор составляется по конкретной теме, но его содержание охватывает значительную территорию, систематизация в обзоре может производиться и по географическому признаку.

2.3 Система построения обзора

Схемами построения обзоров архивного фонда являются:

1. структурная;

2. отраслевая;

3. тематическая;

4. хронологическая;

5. номинальная.

Для тематического обзора документов используются следующие схема:

1. отраслевая;

2. тематическая;

3. хронологическая.

Структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фонда. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора, и располагаются в порядке их значимости и производственной сплоченности.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности, а если имел и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.

Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми или индивидуальными.

При составлении аннотации в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.

2.4 Организация справочного аппарата к обзору

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователей показывает взаимосвязи в содержании документов, и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях - библиографический список.