Закупочно - заготовительная логистика на производственном предприятии

2

Министерство образования Российской Федерации

Санкт-Петербургская государственная инженерно-экономическая академия.

Институт предпринимательства и финансов

Кафедра коммерческой деятельности и

предпринимательства

Курсовая работа

по коммерческой логистике

на тему:

“Закупочно - заготовительная логистика на производствен-

ном предприятии и её роль в производственной деятельности предприятия ”.

Исполнитель-студент

«Коммерция»

Проверил доцент И.М. Шистеров

11.05.2000

Санкт-Петербург.

2000СОДЕРЖАНИЕ

Глава 1. Закупочно-заготовительнная логистика 3

Глава 2. Планирование закупок 14

2.1. Анализ, определение потребности

и расчёты количества, заказываемых материалов 14

2.2. Определение метода закупок 16

2.3. Документальное оформление закупок 17

2.4. Закупки и организация собственного

производства 19

2.5. Получение и кодирование поставляемой

продукции 19

Глава 3. Выбор поставщика 22

Глава 4. Правовые основы закупок 25

4.1. Основные элементы контракта 25

4.2. Условия контракта 25

Список литературы 29Глава 1. ЗАКУПОЧНО-ЗАГОТОВИТЕЛЬНАЯ ЛОГИСТИКА

Задачи и функции закупочно-заготовительной логистики

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочно- заготовительной логистики является удовлетворение потребностей производства в мате-риалах с максимально возможной экономической эффективностью. Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим об-разом. .

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и ком-плектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производствен-ную программу или привести к ее изменению).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поста-вок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно вли-яет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восста-новлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Основу экономической эффективности закупочно-заготовитель- ной логистики со-ставляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворитель-ного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен -- глав-ный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок.

Для оптового покупателя такое положение дел требует точного расчета издержек. Хотя степень влияния снабженческих издержек на уровень общих производственных затрат в трудоемких и капита-лоемких отраслях не столь велика по сравнению с другими отрасля-ми экономики, особенно материалоемкими, расчет затрат на приоб-ретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.

В западной практике закупочно-заготовительной деятельности выработан ряд общих правил или рекомендаций, которые не только существенно Облегчают отношения с поставщиками и банковской сферой, но и упрочивают положение производства, создают условия для выжива-ния в конкурентной борьбе. Этот своеобразный кодекс характеризу-ют этические нормы партнерства. Он может быть кратко сформули-рован следующим образом: в основе успешной подготовки и произ-родства продукции, при прочих равных условиях, лежат хорошие отношения между предпринимателем, с одной стороны, и кредито-рами и поставщиками, с другой. Особое внимание следует уделять отношениям с кредиторами, поскольку их доверие и готовность помочь особенно важны.

В отношениях с поставщиками рекомендуется держаться несколь-ких основных принципов:

1. Обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы.

2. Не забывать демонстрировать на деле общность интересов.

3. Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций.

4. Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика.

5. Соблюдать принятые на себя обязательства.

6. Учитывать в деловой практике интересы поставщика.

7. Поддерживать по возможности стабильные контакты в дело-вой сфере.

На оптимизацию звена логистической цепи «закупка» влияют не только внешние факторы, перечисленные выше, но и внутренние приоритеты, связанные с различным пониманием оптимальной де-ятельности и целями других звеньев, что вызывает необходимость поиска экономических компромиссов между различными структур-ными подразделениями фирм.

Развитие новых областей экономики и все более разнообразное предложение товаров на рынках промышленно развитых стран За-пада усложняет функции сферы закупок сырья и материалов. Ус-пешное осуществление закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка закупок, то они заключаются в регуляр-ном сборе и оценке подробной информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок.

Исходным пунктом исследования рынка должна быть точно сфор-мулированная постановка проблемы. Толчком к проведению иссле-дования могут стать соображения относительного размеров издер-жек, изменений в собственной программе сбыта, использования

технического прогресса, повышения удельного веса фирмы на рын-ке, конкуренции, ненадежности поставщиков, неясности размеров предложения в будущем и многое другое.

Полученная информация должна отражать такие рыночные кате-гории, как предложение, спрос и рыночный баланс. На базе получен-ной информации, как правило, дается ответ на следующие вопросы:

какова структура исследуемого рынка? (какая форма рынка име-ет место?);

как организован исследуемый рынок? (как протекает балансиро-рание спроса и предложения?);

каким образом будут развиваться структура и организация рынка? Для того чтобы можно было глубже уяснить смысл перечислен-ных вопросов и получить на них достоверные ответы, информация часто подается в трех аспектах:

а) современный анализ рынка («моментальный снимок»);

б) динамика изменения конъюнктуры рынка;

в) прогнозы изменения рынка.

При проведении анализа важным инструментом исследования рынка закупок товаров производственного назначения являются зап-

росы потенциальных потребителей. Используя запросы, рынок мож- но сориентировать на потенциальный спрос.

Исследования рынка закупок сырья и материалов могут рассмат- риваться внутри предприятия и как средство решения проблем, воз-никающих в научных исследованиях и конструкторских разрабоках, которые связаны с характеристиками нового сырья и комплектую-щих. Кроме того, необходимо иметь в виду, что важная информация об изменениях и тенденциях развития рынка закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутризаводской или внутрифирменной отчет-ности. Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изделий, как правило, проводится параллельно с разработкой новой продукции. Например, в машиностроении оно начинается и осуществляется на стадии конструирования изделий. Задача органов снабжения -- обеспечить конструкторов необходимыми каталогами, описаниями, проспектами по профилю проводимой работы с целью их полной и объективной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и описания обычно не содержат информации о ценах, без чего трудно добиться экономически выгодных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей снабжающих органов является сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспортных расходах и поиск их оптимального сочетания.

Количество материалов, дата начала поставок и продолжитель-ность периода их поступления зависят от производственных про-грамм компании, которые, в свою очередь, определяются результа-тами изучения рынков сбыта. Общей проблемой для большинства компаний является следующая дилемма. Как осуществить произ-водственную программу: путем прочного, но не всегда экономичес-

ки эффективного обеспечения материалами либо задерживая вы-пуск продукции в связи с затратами дополнительного времени на закупку экономически выгодных материалов?

Изучив рынок и остановившись на каких-либо конкретных по-ставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предпри-ятия или фирмы в конкретных поставках. Определение потребнос-тей основывается на стратегии управления запасами. Прежде всего определение потребностей означает выявление про-дуктов и услуг по их качеству, количеству в основном двумя метода-ми: путем определения потребностей на основе заказов и планомер-ного определения потребностей на основе расходов.

Определение потребностей на основе заказов, например в маши-ностроении, происходит путем разложения спецификаций на от-дельные комплектующие с учетом уже имеющихся складских запа-сов. Первичными потребностями здесь являются потребности в го-товых изделиях, вторичными -- узлы, из которых изделия состоят, третичными -- детали, из которых состоят узлы. Сроки удовлетворе-ния последующих потребностей определяются на основе сроков за-купки предыдущих.

Если потребности на основе заказов не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, тогда используют метод определения потребности на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи простейших расчетных методов. В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза -- прежде всего в тех случаях, когда расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.

В западных странах приобретаемая фирмами продукция произ-водственного назначения классифицируется по видам заготовлен-ного товара и способам их закупки. Из всего многообразия традици-онно выделяются следующие виды товаров: сырье и основные мате-риалы, топливо, комплектующие и оборудование. Такое деление обосновывается примерно однотипной удельной стоимостью, а так-же условиями хранения и применения отдельных видов этих това-ров.

Способы поставки закупаемых материалов весьма разнообразны. Товары, потребность в которых возникает непредвиденной не тре-бующие длительного хранения, закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению. Материалы разового и постоянного по-

требления, требуемые к определенному моменту, закупаются на ус-ловиях договорной поставки, оговаривающей точное время подвоза. При таком способе поставки объем запасов материалов на фирме уменьшается, а связанные с ним издержки сокращаются. Способст-вуют резкому снижению производственных запасов регулярные по-ставки таких партий материалов, которые доставляются потребите-лю через определенные интервалы времени в соответствии с графи-ком потребности в них производства на тот или иной период. В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях фирмы стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи. Фирмы осуществляют также конъ-юнктурные и спекулятивные закупки товаров. Важнейший элемент в политике закупок -- анализ цены приоб-ретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же, как и анализа стоимости собственного производства, используются различные виды расчетов:

а) простой метод калькуляции (показатель общих издержек де-лится на показатель производственной продукции);

б) калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дро-бятся по отдельным статьям и берутся усредненно);

в) постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции).

Анализ цен учитывает также дополнительные работы и услуги, например, проведение консультаций, подготовку документации, упаковку, таможенные пошлины, транспортировку и другие. При этом применяются следующие виды анализа цены:

-- анализ цены по пути от возникновения продукта до его поступ-ления потребителю (постатейной калькуляцией определяют цену -- нетто, включая заготовительные расходы);

-- анализ цены, рассчитанной по общей стоимости произведен-ной работы, и услуг (здесь дополнительно учитывают расходы на контроль, хранение, финансирование);

-- анализ цены на основе полезности продукта (на базе субъек-тивных оценочных критериев определяется, сколько данный про-дукт или услуга могут стоить на рынке);

-- анализ цены при тенденции ее повышения на аналогичные товары (с помощью расщепления издержек на первичные, в расчете на единицу продукции в настоящий момент, и последующие из-держки -- для расчета цены на определенную партию продукции); анализ цены (с помощью кривой освоения новой продукции);

анализ цены во временном периоде (сравниваются старое и новое коммерческое предложение, при этом учитываются измене-ния в используемом сырье, затратах, рыночных отношениях и пр.);

анализ цены по первичным издержкам на единицу продукции;

-- анализ с помощью скользящих цен (применяются в основном при разработке долгосрочных договоров при лихорадочном измене-нии цен);

-- анализ цен на основе открытых данных (курс валют, биржевые курсы, таможенная статистика и пр.).

При осуществлении закупок покупатель не обязательно должен рассчитывать составляющие цены получаемого товара, однако в последнее время все чаще между покупателем и продавцом происхо-дит обмен данными, содержащими составляющие издержек произ-водства и другие элементы, из которых слагается цена продукта закупок. Особенно широкое применение такая практика получила при заключении долгосрочных договоров о поставках.

Транспортные расходы также находятся в поле зрения органов материально-технического обеспечения. Принимаются во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость до-ставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы перегруз-ки в случае смешанных сообщений.

Помимо транспортных расходов значительные затраты вызывает хранение материалов (о них будет сказано ниже). Здесь снабженче-ская деятельность имеет однозначную цель -- обеспечить эффектив-ное выполнение производственной задачи за счет сведения, по воз-можности до минимума, объема запасов. Необходимо отметить, что в настоящее время, в условиях отсутствия дефицита на подавляю-щую долю сырья, полуфабрикатов и различных комплектующих эле-ментов в главных капиталистических странах, органы снабжения не ощущают потребности в создании излишних запасов (такая потреб-ность стихийно формируется при осуществлении дефицита). Тем не менее было бы неправильно считать, что в сфере капиталистическо-го производства отсутствуют побудительные причины создавать из-лишние запасы. Конъюнктурные и сезонные колебания цен, инфля-ция, изменение политико-экономической обстановки в производя-щих сырье регионах мира и другие факторы могут быть такими стимулами.

Важной функцией служб снабжения различных фирм является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется в настоящее время в основном двумя методами. Первый -- анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика, исходя прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие Проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью современ-ных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму.

Второй метод заключается в коллегиальном обсуждении возмож-ностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уров-не отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия выше-названного отдела с производственным и отделом контроля качест-ва продукции.

Существует и третий путь, который применяется в основном для Обеспечения снабжения компании с нового, плохо изученного рын-ка. Подобная ситуация может сложиться в результате возникнове-ния потребности в принципиально новом для компании сырье и комплектующих. Такая потребность появляется при диверсифика-ции производства и разработке принципиально новой продукции, а также осуществлении закупок по импорту или в не изученном фир-мой регионе и тому подобных ситуациях. В этих случаях отдел закупок или торговый агент чаще всего обращается в фирму или бюро, выполняющее посреднические функции. Как правило, по-средническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков с точки зрения про-граммы выпуска их продукции, ее качества, быстроты реализации полученных заказов.

В одних случаях фирмы-посредники за предварительно огово-ренную плату находят возможных поставщиков или потребителей продукции, дают консультации по юридическому и финансовому аспектам предполагаемых сделок. В других, получая полномочия от компании -- клиентов, берут на себя организационную и финансо-двую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли или не-которую долю от суммы контракта. В этом случае они следят за количеством и качеством поставок, заботятся о своевременной до-(ставке, могут предоставлять услуги по складированию, комплектова-нию, упаковке, сортировке и другим вспомогательным операциям. С 80-х годов в организации закупочного процесса в некоторых фирмах усиливаются плановые начала. Планирование процесса при-обретения продукции и услуг для удовлетворения потребностей фирмы находится в общем русле процесса управления ресурсами и становится важной функцией в снабженческой деятельности. В ходе планирования учитывается ряд факторов, в частности: темпы инфляции и возможность девальвации валют ряда стран, ведущие к росту цен; рост концентрации капиталов на рынке поставок; технологическое развитие производства; появление новых материалов и т.д., без чего трудно оценить перспективы развития снабженческих служб фирм.

Руководство многих фирм давно осознало, что планирование свя-зей с рынком поставок имеет такое же важное значение для успешного функционирования, как и планирование рынка сбыта. В условиях на-сыщенности рынка закупки, проводимые фирмой, могут оказать значительное воздействие на рост ее прибыли наряду с продажей продукции.

Практически новое отношение к функции снабжения реализует-ся через разработку плана или основных положений стратегии заку-пок. Политика снабжения вырабатывается на основании анализа двух аспектов: важности предполагаемой закупки (с точки зрения ее потенциального воздействия на характеристики производимой про-дукции, сокращение производственных издержек, прибыли) и осо-бенностей рынка поставок -- ограниченности рыночных возможно-стей, наличия барьеров на пути проникновения на рынок, моно-польного или олигопольного характера рынка.

Руководство снабжением, опираясь на вышеназванные факторы, оценивает позицию своей фирмы по отношению к поставщикам путем систематического анализа возможностей потенциальных по-ставщиков и требований со стороны своей фирмы. На основании анализа создается набор вариантов поведения фирмы по отноше-нию к поставщикам в конкретных рыночных зонах. Отдел снабже-ния при той или иной стратегии выполняет свою постоянную задачу и выявляет новые источники поставок.

Один из ключевых вопросов материально-технического снабжения промышленных фирм в западных странах -- качество поставляемого сырья и комплектующих изделий. Необходимо подчеркнуть, что, не-смотря на конкуренцию среди потенциальных поставщиков на вну-треннем и международном рынке, проблема качества материальных ресурсов стоит достаточно остро.

Наиболее солидные западноевропейские, американские и япон-ские компании, борющиеся за рынок сбыта своей продукции, разра-батывают и скрупулезно выполняют программы по поддержанию и повышению качества своей продукции. Значительное внимание в них уделяется качеству источников поставок. Характерным приме-ром в этом деле может являться опыт компании «ТТ Кэннон Норт Америка» (США). В структуре управления компанией создана так называемая «группа по отбору поставщика», в которую входят пред-ставители системы материально-технического снабжения компании, финансовой службы, производственного отдела и пр. Группа отби-рает в качестве поставщика лишь тех, кто проявил или может про-явить способность удовлетворить уровень запросов, предъявляемых компанией. Группа выдвигает технические требования к предметам заку-ток, основанные на технических требованиях к конечной продук-ции, которые передаются поставщику

При рассмотрении возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования:

-- наличие оборудования для производства продукции необходи-. мого качества;

возможность проводить испытания качества по заданной прог-рамме и с помощью необходимых приборов;

контроль и аттестация входящих материалов и сырья;

наличие необходимых документов и инструкций, определяю-щих количество рабочих операций и их контроль;

-- наличие маршрутных документов, подтверждающих проведение всех необходимых операций по производству и контролю. Программы поддержания качества закупаемых комплектующих и сырья настолько глубоко продумываются, что в расчет берется даже организация учебы персонала поставщиков-смежников. Задачей обучения, как правило, является повышение уровня знаний персо-нала, который информируют о новейших технологиях и процессах, чтобы сделать обслуживание станков и приборов квалифицирован-ным и эффективным.

В практике материально-технического снабжения встречаются случаи поставок товаров посредственного и низкого качества. В свя-зи с этим принимаются различные экономические меры, направ-ленные на снижение объема низкокачественных поставок. В боль-шинстве случаев некондиционные поставки возвращаются компа-нии-виновнику, оплата за них не производится, возможны и штраф-ные санкции.

В последние годы возникли некоторые новые организационные формы сотрудничества, цель которых -- повышение качества про-дукции, упрощение процедуры составления контрактов и контроля за их выполнением. Например, в ФРГ, в машиностроительном ком-плексе, ряд компаний различной величины объединились в ассоци-ацию с целью улучшения производственного обеспечения. Эта груп-па компаний специализируется на сложном и требующем высокой технологии производстве промышленных роботов, поточных линий, систем управления гибкими производственными системами, пери-ферийного оборудования для производственно-технологических си-

стем. Подобное производство требует значительного количества ком-понентов: гидравлических, пневматических, электронных, электро-технических и прочих.

Наряду с комплексом задач, поставленных перед ассоциацией в области развития перспективного планирования производства, раз-работки техники будущего, совместного обеспечения выхода на рынок, одной из главных проблем стала производственная коопера-ция и материально-техническое снабжение компаний. Мелкие и средние компании в этой группе разрабатывают и производят новые и наукоемкие компоненты сложных систем, выпускаемых крупны-ми фирмами. Тем самым они не только осуществляют снабженчес-кие поставки для крупных компаний, но и активно влияют на их техническую и сбытовую политику.

Созданная в середине 80-х годов ассоциация внутри Объедине-ния машиностроителей и изготовителей промышленного оборудо-вания Германии позволила тесно привязать поставщиков к потреби-телям и эффективно решить вопросы качества поставок и конечной продукции, что дает немалые выгоды для объединения и конкурент-ной борьбы с зарубежными производителями. Кроме того, создают-ся условия для долгосрочной кооперации. Все это способствует ре-ализации продукции входящих в ассоциацию фирм, предоставляет возможности для консультации в устном и письменном виде об источниках снабжения и сведения о производимой продукции.

Одной из относительно новых форм снабжения является также создание центра по закупкам.

При анализе факторов, влияющих на формирование состава цен-тра, необходимо учитывать, что степень вовлеченности персонала фирмы в закупочный процесс меняется на различных его стадиях. Так, при первичной закупке, когда наблюдается заинтересованность в этом процессе большинства функциональных подразделений, их представители принимают участие в работе центра. По мере того, как процесс закупки переходит от стадии осознания потребности в данной закупке к конечной стадии -- заключению договора с по-ставщиком, ответственность за принятие решения переносится на руководство отделом снабжения.

Долгосрочная кооперация с поставщиками, характерная для со-временного рынка товаров производственно-технического назначе-ния в странах Западной Европы, ставит перед отделами снабжения фирм еще одну задачу -- определение баланса между ресурсами по-

уставщика и потребителя, т. е. реализацию концепции управления совместными ресурсами.

В качестве примера можно рассмотреть шведскую компанию «Эриксон информейшн системз» («ЭИС»), которая разработала свою систему снабжения. Согласно ей, центр по закупкам компании подключается к разработке новой продукции с самых первых шагов. В компании считается, что ее успешное функционирование в буду-щем зависит от умения центра по закупкам создать адекватную структуру поставок. Это означает, что центр по закупкам начинает выбор поставщиков на стадии разработки продукции с учетом инте-ресов будущих ведущих потребителей. Компания использует воз-можности поставщиков принять участие в разработке продукции, необходимой для «ЭИС» (это стремление определяется ограничен-ностью ресурсов самой компании «ЭИС»).

Система снабжения, основывающаяся на использовании потен-циала поставщиков, в целом была принята компанией «ЭИС». Уже через год после ее внедрения «ЭИС» сумела реализовать проект, в котором поставщики принимали самое активное участие и в разра-ботке, и в производстве продукции в рамках кооперации. В настоя-щее время закупочные группы компании работают в разных странах мира, заключая контракты с внешними поставщиками. Новая стра-тегия радикально изменила роль закупочного центра в компании «ЭИС», сделав его ведущим звеном на стадии как разработки про-дукции, так и ее производства. В компании «Сааб-Сканиа» (Шве-ция) в задачу отдела снабжения входят такие функции, как: разра-ботка основы технического решения предъявляемых требований, выдвижение конкретных предложений по технологии разработок, обеспечение тестирования компонентов в лабораториях компании. В «Сааб-Сканиа» принято, что отдел снабжения отвечает за все контакты с поставщиками, он также служит связующим звеном по передаче запросов и результатов совместной деятельности между компанией и поставщиком.

Кроме того, одной из важнейших задач отдела снабжения в бли-жайшем будущем должна стать направленная работа с поставщика-ми по ориентации их технических разработок, исходя из интересов компании. Это требует от сотрудников отдела знаний о потенциаль-ных возможностях поставщиков, их умении и готовности осущест-вить необходимую адаптацию разрабатываемой продукции.

 Глава 2. Планирование закупок

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, матери-алов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

Для эффективного функционирования логистики закупок необ-ходимо знать, какие именно материалы необходимы для производ-ства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласо-ванность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

анализ и определение потребности, расчет количества заказы-ваемых материалов;

определение метода закупок;

согласованность цены и заключение договора;

-- установление наблюдения за количеством, качеством и срока-ми поставок;

-- организация размещения товаров на складе. Качественное планирование и информационное обслуживание логистики снабжения решает также задачу уравновешивания проти-воречия между необходимостью бесперебойного снабжения произ-водства и минимизации складских запасов.

2.1. Анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов

В процессе планирования закупок необходимо определить: -- какие материалы требуются;

-- количество материалов, которые понадобятся для производст-ва продукта;

время, когда они понадобятся;

-- возможности поставщиков, у которых могут быть куплены

товары;

требуемые площади ваших складских помещений;

издержки на закупки;

-- возможности организации производства некоторых деталей на

своем предприятии.

Существует множество методик определения того, сколько необ-ходимо закупать материалов для производства продукции и с какой

периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они

требуют информации о том, как использовались аналогичные мате-риалы в прошлом.

Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю составило 1000 : 52 = 19 единиц. Это количе-ство может быть использовано в будущем.

Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая опре-деленную программу производства конечного продукта. В этом слу-чае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материа-лах). Принцип ее прост: исходная точка -- это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной про-дукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном пред-приятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых и про-изводимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают: -- наличный запас;

-- плюс уже заказанные материалы и уже запланированное соб-ственное производство;

-- минус уже предназначенный для предыдущей серии продук-ции заказ.

На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта.

Преимущество применения методики планирования потребнос-ти в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться мето-дом сглаживания таких колебаний.

Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конеч-ный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитан-ными для этого же периода:

Прогноз на новый период == Прогноз на предшествующий период + ах (фактическое потребление в предшествующем периоде - прогноз на предшествующий период).

Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помо-щью так называемого фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оцен-ки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потреб-ности в материалах, как-то: -- детерминированный; -- стохастический; -- эвристический.

Первый используется, когда известны определенный период вы-полнения заказа и потребность в материалах по количеству и сро-кам. Второй -- когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помо-щью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы определения количества, времени и периодичности закупок имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или опре-делении потребностей в материалах. Выбор зависит от: -- профиля фирмы; -- возможностей заказчика; -- типа изделий; -- наличия и вида складов; -- системы контроля за состоянием запасов.

2.2. Определение метода закупок

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта,

от состава комплектующих изделий и материалов. Основными методами закупок являются: оптовые закупки;

регулярные закупки мелкими партиями;

закупки по мере необходимости и различные комбинации пере-численных методов. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые

необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

1. Закупка товара одной партией

Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, за-медление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определен-ного периода.

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только за-каз на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необ-ходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомос-тям Такой метод закупки широко используется там, где закупаются

дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно)

и включают следующие сведения:

полный перечень товаров;

-- количество товара, имеющегося на складе;

--требуемое количество товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение

затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характери-зуется следующими особенностями:

-- количество не устанавливается, а определяется приблизительно; -- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с

покупателем;

оплачивается только поставленное количество товара;

-- по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и

оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке оп-ределенного количества; ускорение оборота капитала; минимум ра-боты по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей

Сфера применения этого метода -- покупка нечасто используе-мых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.

Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со скла-дов поставщиков.

Недостаток этого метода -- в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

2.3. Документальное оформление заказа

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) во многих случаях уже не удовлетворяет совре-менным требованиям. Относительно ведения документации по за-купкам руководителям соответствующих отделов целесообразно раз-работать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить:

1. Название документа

В целях выделения бланка заказа среди других документов необ-ходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

2. Порядковый номер

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможен-ная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании

Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему пред-стоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ

В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым постав-щик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желатель-но, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика

6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров

7. Описание товаров

Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

8. Адрес поставки

В случаях когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

9. Цену

В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежа-ние конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

10. Расчетный счет

Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, не-обходимо указать свои банковские реквизиты.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как пра-вило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

Экземпляр 1 (белый) -- отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно ого-воренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар.

Экземпляр 2 (розовый) -- отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) -- отправляется в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие ко-личества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транс-портной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый от-дел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) -- оставляется для контроля и использу-ется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с по-ставщиками.

После того как отдел материально-технического снабжения под-твердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и вари-анты использования экземпляров могут варьироваться. Важно об-легчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок.

2.4. Закупки и организация собственного производства

При планировании закупок после определения потребности и расчета количества часто возникает необходимость принять реше-ние о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие изделия, детали или производить самому.

Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку и на собственное производство.

В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учесть затраты на заказ; транспортировку, стра-ховку и упаковку; складирование; обработку (переработку, сорти-ровку и т. п.); персонал, связанный с закупками.

Затраты на производство состоят из стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов.

Сравнив, затраты на собственное производство по каждому мате-риалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно принять решение.

Решение в пользу производства на месте может быть принято и без помощи расчетов, например, если есть уверенность в том, что предприятие способно использовать свои основные фонды и персо-нал более эффективно, организовав производство некоторых дета-лей, необходимых для изготовления конечной продукции, сократив, кроме того, расходы на сырье, рабочую силу, энергию и складские помещения.

2.5. Получение и кодирование поставляемой продукции

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка каче-ства и количества товара.

1. Приемка продукцииВ первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: -- нужного качества;-- в нужном количестве; -- от своего поставщика; -- в обусловленное время; -- за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег сле-дует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места раз-грузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений.

Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгру-зочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье по-ставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов -- по мере необходимости.

Такие меры позволя т, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

2. Документальное оформление поставок

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отра-жающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потре-битель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фак-тически поступившего товара. При проверке используют и специфи-кации (описание товара).

Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставлен-ную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.

Документ доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

название и адрес отправителя;

описание продукции;

количество мест;

масса (вес) продукции;

-- особенности транспортировки;

-- название доставщика.

Подтверждение получения поставки используют для информиро-вания подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказан счета.

В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводитель-ного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.

Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомле-ний о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо про-явить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные до-кументы.

Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отде-лу закупок принять необходимые меры.

Глава 3. Выбор поставщика

Получение и оценка предложений

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее рас-пространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги (тендеры) -- распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосроч-ные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потреби-тель совмещает решение проблем получения требуемого предложе-ния и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта. Организация конкурсных торгов -- сложная и многоплановая работа. Здесь мы дадим лишь краткую ее характеристику, необходи-мую для ознакомления с этой широко используемой в развитых странах мира возможностью налаживания высокоэффективных вза-имоотношений поставщиков и потребителей.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно: инструктирует участников торгов о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии для оценки предложе- ний, определяет условия будущего контракта. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

-- предварительное назначение членов тендерного комитета, про-водящего оценку предложений;

-- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают тре-бованиям, изложенным в тендерной документации;

-- безусловное следование объявленным в тендерной документа-ции процедурам оценки;

-- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов. Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных пред-ложений, в котором должно быть показано, как оценивались тен-дерные предложения, обоснованы причины отклонения предложе-ния и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, предста-вивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требо-ваниям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потен-циального поставщика могут быть письменные переговоры между по-ставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает офи-циальное предложение на поставку товаров от потенциального по-ставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый -- когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца то-вара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны пред-ложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурс-ных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложе-ний строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара, количество и качество товара, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердая оферта направляется только одному покупателю с указа-нием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если покупатель принимает предложение, то он направляет про-давцу в пределах срока дей.ствия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным парт-нерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств про-давца по отношению к покупателю. Она может высылаться неогра-ниченному числу потенциальных потребителей и включать как пе-речисленные выше реквизиты, так и рекламно-информацион- ные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров меж-ду поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необ-ходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, ус-ловия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая по-явится в ответном предложении.

В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потреби-телю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с мини-мальной ценой.

Глава 4. Правовые основы закупок

Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных зна-ний основ хозяйственного права, касающихся заключения контрак-та как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

4.1. Основные элементы контракта

1. Предложение и принятие предложения

Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной его цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение.

В большинстве случаев контракты бывают письменными, но воз-можны и устные, которые часто выполняются не менее тщательно, чем письменные.

Редкое применение устных контрактов связано прежде всего с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях.

2. Финансовые условия

Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрак-том в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты

Такое право имеют только определенные должностные лица (ди-ректор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и дейст-вующие от ее имени.

4. Законность

Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридиче-ским нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законода-тельством.

Штрафы -- действенное средство заставить поставщика выпол-нить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д. 1 Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в .срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от Поставщика, то в контракте следует установить соответствующее Условие -- форс-мажор.

4.2. Условия контракта

Заключение контракта предполагает согласование разных усло-вий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они долж-ны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт.

Четко выраженные условия -- те, которые фактически отражены в контракте.

Подразумеваемые условия -- те, которые либо вытекают из зафик-сированных в контракте, либо являются сами собой разумеющими-ся, исходя из здравого смысла.

Поставщик теряет право собственности на товары после заключе-ния контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливает-ся заранее в разумных пределах.