Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство здравоохранения Украины

Национальный фармацевтический университет

Факультет экономики и менеджмента

Кафедра экономики предприятия

Специальность «Экономика предприятия»

Дипломная работа

на тему:

Направления усовершенствования планирования закупок материально-технических ресурсов

Выполнила студентка 6 курса

2 группы

Богатырь Л.В.

Руководитель дипломной работы

доц. Котляров Е.И.

Харьков - 2011



РЕФЕРАТ

Расчетно-графическое записка содержит страниц, таблица, рисунков, формул и 47 источников литературы.

Ключевые слова: закупочная логистика, субстанции и материалы, поставщики, закупка, материальные ресурсы, фармацевтическое предприятие.

Целью данной дипломной работы является определение путей оптимизации закупочной деятельности на ОАО ХФЗ "Красная звезда" и расчет оптимальной партии заказа субстанций и материалов для производства лекарственного средства.

В дипломной работе был проведен анализ теоретических аспектов управления закупочной деятельности предприятия на фармацевтических предприятиях, рассмотрена закупочная деятельность с учетом специфики фармацевтического производства, выявлены характерные особенности данного этапа управления материальными ресурсами на фармацевтических предприятиях.

Во второй главе был проведен анализ состояния управления материальными ресурсами на ОАО ХФЗ «Красная звезда»: анализ закупочной деятельности, анализ существующего подхода и методики выбора поставщиков субстанций и материалов, анализ транспортного обслуживания, анализ управления запасами материальных ресурсов и анализ складского хозяйства.

В дипломной работе предложены мероприятия по улучшению организации процесса закупки сырья и материалов, разработана методика выбора поставщиков, построены прогнозные значения объемов закупок сырья и материалов и выпуска готовой продукции.

Предложенный расчет способствует повышению эффективности закупочной деятельности фармацевтического предприятия.



СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Раздел 1. Теоретические аспекты управления планированием закупок на предприятиях

1.1 Проблемы планирования материально-технических ресурсов на фармацевтических предприятиях

1.2 Механизм функционирования закупочной логистики

1.3 Организация закупок сырья и материалов

1.4 Международный опыт за системой взаимоотношений поставщик - предприятие

Раздел 2. Анализ управления ресурсами на ОАО ХФЗ «Красная звезда»

2.1 Анализ закупочной деятельности на ОАО ХФЗ «Красная звезда»

2.2 Анализ поставщиков субстанций и материалов

2.3 Анализ транспортного обслуживания ОАО ХФЗ «Красная звезда»

2.4 Анализ складского хозяйства ОАО ХФЗ «Красная звезда»

Раздел 3. Оптимизация процесса планирования закупки материально-технических ресурсов на ОАО ХФЗ «Красная звезда»

3.1 Методика расчета объема закупок материальных ресурсов в условиях ОАО ХФЗ «Красная звезда»

3.2 Методика оценки и аудита работы поставщиков

3.3 Модель зависимости объемов закупаемого сырья

Выводы

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность внедрения логистического подхода к управлению ресурсами на фармацевтических предприятиях обусловлена высокой зависимостью конечных результатов деятельности фармацевтических предприятий от эффективности управления материальными ресурсами, выбора поставщиков субстанций и материалов, управления и контроля за закупками запасами и материальных ресурсов, оптимизации производственной программы, формирования оптимальных информационных потоков с учетом специфики фармацевтического производства.

Эффективность внедрения закупочной логистики в условиях фармацевтического предприятия обосновано высокой долей материальных затрат в себестоимости лекарственных средств, отсутствием высококачественных материальных ресурсов на фармацевтических рынках, ограниченными сроками хранения материальных ресурсов, высокими требованиями к условиям их хранения и т.д.

Целью дипломной работы является определение путей оптимизации закупочной деятельности на ОАО ХФЗ «Красная звезда».

Задачи дипломной работы заключаются в разработке методики расчета оптимальной партии закупки субстанций и материалов с учетом специфики фармацевтического производства и методики оценки эффективности закупочной деятельности на фармацевтическом предприятии.

Решение поставленных задач позволит фармацевтическому предприятию достичь значительных результатов своей деятельности, то есть повысить прибыль, получаемую предприятием от основной деятельности, снизить себестоимость лекарственных средств за счет выбора оптимальных поставщиков и расчета оптимальных партий поставок.

Но особенно актуальным в настоящее время является достижение высокого качества лекарственных средств. Достижение высокого качества лекарственных средств возможно за счет закупки качественных субстанций и материалов и по оптимальным ценам.

РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЛАНИРОВАНИЕМ ЗАКУПОК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

1.1 Проблемы планирования материально-технических ресурсов на фармацевтических предприятиях

Фармацевтическое производство относится к дискретным видам производства, что подразумевает под собой разделение процесса управления материальными потоками на стадиях снабжения, производства и сбыта.

Каждая стадия управления материальными потоками имеет свою специфику в зависимости от стадии, на которой оно осуществляется.

Процесс снабжения является начальной стадией логистической системы. Отличительной особенностью процесса снабжения в условиях фармацевтических предприятий является многономенклатурность субстанций и материалов, используемых в производственном процессе. Так, для производства конкретного лекарственного средства может быть использовано несколько десятков наименований субстанций и материалов. Например, для производства таблеток трифтазина 0,005 г № 50 используется тринадцать наименований субстанций и основных материалов (трифтазин, магний стеариновокислый, кальция карбонат, тальк, вазелиновое масло, глицерин, желатин и т.п.) и девять наименований вспомогательных материалов (коробка картонная № 3, этикет 8, этикет 10, фольга и т.п.). Многономенклатурность субстанций и материалов обуславливает дифференциацию материальных потоков, влияющего на специфику управления ними.

Второй характерной особенностью фармацевтического производства, которую необходимо учитывать для оптимизации процесса снабжения, являются многономенклатурность производства, обуславливаемая небольшим объемом партий закупаемых субстанций и материалов. Например, для производства таблеток трифтазина 0,005 г № 50 в количестве 1000 шт. используются: вазелиновое масло - 0,001800 кг; тальк - 0,000500 кг; воск пчелиный - 0,0018 кг; трифтазин - 0,30287 кг и т.п.

Третьей отличительной особенностью управления материальными ресурсами на стадии снабжения в условиях фармацевтического производства является ограниченность сроков хранения и высокие требования к качеству субстанций и материалов. Сроки хранения субстанций и материалов регулируются требованиями аналитически-нормативной документации (АНД) и государственных стандартов. При этом, также регламентируются условия хранения, оказывающие непосредственное влияние на качество субстанций и материалов. Следствием этого является необходимость создания системы жесткого входного контроля субстанций и материалов, поступающих на склады фармацевтических предприятий.

Четвертой особенностью управления материальными ресурсами является то, что фармацевтическая промышленность выпускает социальное важную продукцию, в связи с чем необходимым условием является обеспечение доступности цен на лекарственные средства. При этих условиях повышенное внимание должно отводиться проблеме оптимизации затрат, так как их уровень влияет на уровень цены лекарственные средства. В настоящее время затраты на снабжение у иностранных фармацевтических фирм составляют 9% от цены на субстанции и материалы, затраты на хранение субстанций и материалов - 3,3%, на отечественных предприятиях, проведенные исследования, эти показатели равняются в среднем 10-15%. [1]

Из выше изложенного вытекают такие особенности управления материальными ресурсами фармацевтических предприятий на стадии снабжения:

1) небольшой размер потоков;

2) недопущения смешения потоков материалов;

3) особые требования относительно организации процесса хранения субстанций и материалов;

4) необходимость постоянного контроля за соблюдением оптимальных условий хранения материальных ресурсов.

Кроме приведенных выше особенностей управления материальными ресурсами на стадии снабжения, важное значение в управлении ресурсами играет материалоемкость и трудоемкость выпускаемых лекарственных средств.

В настоящее время доля материальных затрат в себестоимости лекарственных средств и трудоемкость их производства высока. Так, материальные затраты в себестоимости лекарственных препаратов составляют около 60-80% (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Удельный вес затрат себестоимости лекарственных средств

Наименование препаратов	Удельный вес статей себестоимости лекарственных средств,%
	Материальные затраты	заработная плата	Общепроизводствен-ные расходы	Общехозяйст-венные расходы	Операционные расходы
Дипиридамол 0,075г№40	91,1	1,51	3,29	3,33	0,77
Кетотифен табл. 0,001г№30	79,7	2,62	7,59	8,54	1,55
Мукалтин табл. 0,05№30	64,23	4,63	13,38	15,08	2,68
Мезатон р-р 1% 1м. амп. №10	87,34	1,64	4,74	5,33	0,95

Как видно из таблицы 1.1., материальные затраты в полной себестоимости лекарственных средств в условиях в условиях фармацевтического производства составляют более 64%.

Наиболее трудоемкими операциями являются процессы мытья, порезки и упаковки ампул, фасовки таблеток и упаковки флаконов, которые свидетельствует о необходимости автоматизации и усовершенствования процессов производства (табл. 1.2.).



Таблица 1.2

Сравнение норм труда на производство раствора анальгина 50% 2,0мл (1000 амп.)

ЗАО “Биолек”	ООО ФК “Здоровье”
Наименование операций	Трудоемкость на единицу продукции, час	Наименование операции	Трудоемкость на единицу продукции, час
1. Ведущая 2. Просмотр ампул 3. Стерилизация 4. Разлив 5. Бракировка 6. Маркировка 7. Вспомогательные работы на участке разлива 8. Фасовка 9. Штамповка конвеера 10. Вспомогательные работы на участке фасовки 11. Кортонажные работы	2,400 0,342 0,170 1,020 0,924 0,304 0,306 1,020 0,102 0,167 0,667	1. Разлив раствора 2. Мытье ампул 3. Наполнение ампул 4. Душирование ампул 5. Запаивание ампул 6. Вакумное отсасывание после запаивания 7. Стерилизация ампул 8. Просмотр ампул 9. Маркировка ампул 10. Укладывание ампул 11. Упаковка ампул 12. Подача пачек 13. Приготовление раствора 14. Нанесение номера серии на пачки	0,4018 0,0426 0,0510 0,0480 0,0847 0,0415 0,0514 0,4954 0,0873 0,6687 0,0800 0,0571 0,0496 0,0667
Итого по препарату	8,007	Итого по препарату	2,2258

Высокая доля материальных затрат, необходимость закупки большинства субстанций (до 70%) у иностранных производителей, высокие цены на субстанции, необоснованный выбор поставщиков, использование во многих случаях устаревшего оборудования и технологии производства лекарственных средств обуславливают высокие нормы затратных коэффициентов и существенные потери в процессе производства лекарственных средств.

В настоящее время перед отечественными фармацевтическими предприятиями остро встает проблема оптимизации процесса закупки субстанций и материалов. Следует отметить, что в последнее время наблюдается рост количества фирм из разных стран, поставляющих субстанции украинским фармацевтическим производителям (рис. 1.1).

Рис. 1.1 Динамика роста стран и фирм, импортирующих субстанции и материалы в Украину

Распределение поставщиков субстанций и материалов по странам-импортерам осуществляется неравномерно. Проведенный анализ за 2010 год показал, что наиболее частые поставки субстанций и материалов осуществляется из Германии (48,56%), России (19,51%), Китая (12%), Голландии (2,44%) и Чехии (2,44%). Доля поставок субстанций из Индии, Японии, Иордании, Италии и Польши не превышает 1,21%. Объемы поставок субстанций и материалов из других стран незначительные.

Увеличения объема импортируемых субстанций и материалов обусловлено, во-первых, ростом объемов производства лекарственных средств на отечественных фармацевтических предприятиях; во-вторых, высокими ценами на отечественные субстанции и материалы.

Рост цен на энерго- и материальные ресурсы для производства субстанций и материалов привели к тому, что сегодня довольно часто цены на субстанции и материалы отечественного производства превышают в 1,5-3,5 раз мировые. Анализ цен на отечественные и импортные субстанции приведен в табл. 1.3.

Таблица 1.3

Сравнительная характеристика цен на отдельные отечественные и импортные субстанции

Наименование субстанции	Производитель
	Импортер	Отечественный
	государство	фирма-поставщик	цена, грн./кг	фирма-поставщик	цена, грн./кг
1	2	3	4	5	6
Бензилбензоат	Германия	Витек	51,00	ОАО «Фармак»	60,00
Кислота аскорбиновая	Россия	Фармкомплекс	60,00	ЗАО "Киевский витаминный завод"	90,00
	Германия	Т.В.К.Групп	50,20
	Китай	Крымфарма	51,00
Левомицетин	Китай	Крымфарма	181,50	ЗАО "Киевский витаминный завод"	204,00
Стрептоцид	Китай	Крымфарма	56,00	ЗАО "Киевский витаминный завод"	73,20

Подобная ситуация приводит к тому, что цены на отечественные лекарственные средства, выпускаемые из импортных субстанций и материалов, в 1,2-2,7 раз меньше цен на импортные аналоги (табл. 1.4).

Важнейшим аспектом эффективного управления процессом закупки субстанций и материалов в условиях фармацевтического производства является обеспечение их соответствующего качества. Несмотря на конкуренцию среди поставщиков субстанций и материалов, проблема обеспечения их необходимого качества стоит довольно остро. Наблюдается отрицательная тенденция: с увеличением объемов снабжении импортных субстанций и материалов возрастает и показатель их брака.

Качество субстанций чаще всего не отвечает требованиям АНД по таким показателям: растворимость, рН, органические и летучие растворители, микробная обсемененность, наличие посторонних примесей, угол удельного вращения, количественное содержание и срок годности.

Таблица 1.4

Сравнительная характеристика цен на отдельные отечественные лекарственные средства, выпускаемые из импортных субстанций, и импортные лекарственные средства

Наименование лекарственного средства	Найменованние субстанции	Цена субстанции, грн./кг	Стоимость лекарственных средств,
			Отечественные	Импортные
кокарбоксилаза г/х р-р 2мл амп№5	кокарбоксилаза	2101.00	9.00	10,40
магния сульфат р-р 25% 5мл амп.№10	магния сульфат	6.70	2.37	3,67

Такая ситуация сложилась, во-первых, через закупку субстанций не у предприятий-производителей, а у посредников; во-вторых, вследствие несоответствия нормативных документов производителя (фирмы-производителя) и нормативных документов, утвержденных в Украине; в-третьих, через недостаточность информации, которая приводится в сопроводительных документах: во многих сертификатах неполно отображаются показатели качества, дата производства, срок годности или ссылка на нормативный документ.

Сравнительный анализ нормативных отечественных и иностранных документов, регламентирующих качество субстанций, показал, что по некоторым показателям иностранные нормативные документы более лояльные, чем отечественные. Так, в нормативных документах Китая и Индии на субстанцию анальгина допускается уровень посторонних примесей в 2 раза выше, чем предусмотрен отечественной фармакопейной статьей [2]. Нормативные документы Швейцарии предусматривают количественное содержание активного вещества никотиновой кислоты не менее 95,5% [3], а отечественные нормативные документы - не менее 99,5% [4]. Также в иностранных нормативных документах уровень тяжелых металлов субстанции никотиновой кислоты в 2-3 раза выше по сравнению с отечественными. Для испытания субстанции тиамина хлорида и пиридоксина гидрохлорида по показателю рН за рубежом используют 2,5% раствор. Отечественные нормативные документы предусматривают использование 5% раствора, хотя величина рН нормируется в одних и тех же пределах (2,7-3,3). [5]. Инъекционные растворы, выпускаемые из импортных субстанций тиамина хлорида и пиридоксина гидрохлорида, имеют рН величину 2,3-2,4, что недопустимо с точки зрения отечественной АНД. [6].

Иногда в нормативных документах на импортные субстанции отсутствуют существенные параметры контроля качества. Например, при анализе качества субстанции барбитала (страна-производитель - Китай) отсутствуют такие показатели, как хлориды, сульфаты, органические примеси; субстанции цинаризина (страна-производитель - Болгария) - прозрачность, хлориды, цветность и т.п. [7].

Важным параметром контроля качества является срок годности. Чаще всего продолжительность срока годности импортных субстанций в нормативных документах отличается от отечественных нормативных документов в сторону увеличения. Отличаются также методики анализа качества, поскольку являются существенные отличия не только в методах контроля, но и в результатах. Например, субстанция стрептоцида (страна-производитель - Китай) - порошок белый с желтоватым оттенком. Из этой субстанции невозможно получить таблетки белого цвета, как это предусмотрено требованиями отечественной фармакопеи [8].

Характерной особенностью фармацевтического производства являются небольшие объемы субстанций и материалов, используемых при производстве лекарственных средств. Но наряду с этим на сегодняшний день объемы субстанции и материалов, которые закупаются, является значительными в связи с отсутствием надежных поставщиков. С этой точки зрения, организация процесса закупки на фармацевтических предприятиях является неоптимальной. Это приводит к возрастанию продолжительности обращения запасов; соответствующему увеличению затрат, связанных с их хранением; повышению уровня иммобилизации средства фармацевтических предприятий в запасы и, как следствие, - ухудшению их финансового состояния. [9]

При этом характерным для многих фармацевтических предприятий является небольшое количество заказов субстанций и материалов за месяц (табл. 1.5).

Таблица 1.5

Сравнение среднего количества заказов субстанций и материалов на отечественных фармацевтических предприятиях.

Показатель	Фармацевтическое предприятие
	ООО ФК «Здоровье»	ГП «ОЗ ГНЦЛС»	ОАО ХФЗ «Красная звезда»
Среднее количество заказов субстанций и материалов за месяц	70	35	45

В связи с малотоннажностью производства, а также небольшими объемами субстанций и материалов, необходимыми при производстве лекарственные средства, наблюдается и значительное время между снабжениями субстанций и материалов (табл. 1.6).

Таблица 1.6

Анализ среднего интервала снабжения субстанций и материалов на отечественных фармацевтических предприятиях

Показатель	Фармацевтическое предприятие
	ООО ФК «Здоровье»	ГП «ОЗ ГНЦЛС»	ОАО ХФЗ «Красная звезда»
Средний промежуток времени между поставками субстанции и материалов, мес.	3	2,8	4

Таким образом, в процессе управления материальными потоками перед фармацевтическими предприятиями в современных условиях возникает ряд проблем.

Важнейшая проблема, стоящая перед фармацевтическими предприятиями, - это проблема закупки высококачественных субстанций и материалов, что связано с отличием в нормативных документах параметров качества, кроме того, большая часть субстанций закупается не у производителей, а у посредников.

Во-вторых, надежность поставщиков по количеству и времени поставки, так некоторые поставщики не своевременно доставляют субстанции и материалы, что приводит к простаиванию оборудования.

В-третьих, управление материальными ресурсами на фармацевтических предприятия имеет свои специфические особенности, что приводит к иммобилизации денежных средств, а, с другой стороны, субстанции и материалы требуют специфических условий хранения.

В-четвертых, продукция, выпускаемая фармацевтическими предприятиями, относится к социально важной и поэтому должна быть доступной для потребителей. Для того чтобы минимизировать цену продаваемых лекарственных средств необходимо оптимизировать затраты, связанные с закупкой материальных ресурсов. [10]

Перечисленные выше проблемы свидетельствуют о необходимости оптимизации процесса управления материальными ресурсами, т.е. внедрение современного подхода к управлению ресурсами на стадии закупки.

1.2 Процесс закупки материально-технических ресурсов

В рыночной экономики существует целый ряд методов осуществления закупок, которые имеют свои преимущества и недостатки, поэтому для фармацевтических предприятий важной задачей является выбор метода закупки субстанций и материалов.

Процесс закупки является многостадийным. Алгоритм процесса закупок приведен на рис.1.2.

Рассмотрим более полно первые 3 этапа процесса закупок субстанций и материалов, приведенные на рис.1.2, так как они являются фундаментальной основой для всего процесса закупок.

1 этап: Определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж готовых лекарственных средств, оценка величины затрат). На этом этапе анализируются и оцениваются данные о поставщике субстанций и материалов (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невыполненные заказы, справочные списки потребителей).

2 этап: Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков субстанций и материалов. Составляется список всех будущих закупок субстанций и материалов для проекта, а также график закупок каждого вида материальных ресурсов. В графике предусматривается время:

· на подготовку спецификаций;

· на запросы продавцу субстанций и материалов;

· на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств;

· на утверждение проектной документации поставщика;

· на изготовление и отгрузку к месту получения.

3 этап: Разработка предварительного графика закупки субстанций и материалов на основании известной требуемой даты их поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формированию плана закупок субстанций и материалов, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации. [18]

Рассмотрев выше основные этапы процесса закупки, необходимо также рассмотреть и основные требования, предъявляемые к системе снабжения фармацевтических предприятий.



1. Определение масштаба производства готовых лекарственных средств

2. Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков субстанций и материалов

3. Разработка предварительного графика закупки субстанций и материалов на основании известной требуемой даты поставки

4. Размещение объявлений о подаче предложений

5. Оценка предложения

6. Окончательные переговоры

7. Составление документации

8. Поставка субстанций и материалов

9. Контроль качества поставленных субстанций и материалов

10. Обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств

Рис. 1.2. Этапы процесса закупку субстанций и материалов на фармацевтическом предприятии

К основным требованиям системы снабжения фармацевтических предприятий относится:

1) Обеспечение непрерывного потока материальных ресурсов: обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для обеспечения непрерывной жизнедеятельности фармацевтического предприятия.

2) Управление запасами: сведение уровня инвестиций, связанных с запасами субстанций и материалов, и затрат на их поддержание к минимуму.

3) Поддержание уровня качества обслуживания потребителей.

4) Работа с поставщиками материальных ресурсов: поиск компетентных поставщиков.

5) Стандартизация: покупка стандартных субстанций и материалов там, где это возможно.

6) Достижение минимальной общей стоимости обслуживания: процесс закупки субстанций и материалов требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости.

7) Обеспечение конкурентного преимущества фармацевтического предприятия.

8) Развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений фармацевтического предприятия.

9) Обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. [19]

Из приведённых выше требований, предъявляемых системе снабжения фармацевтического предприятия, можно выделить типовой подход к снабжению.

На рис.1.3. в общем виде показана схема шагов, подробный анализ типового цикла закупок (procurement cycle) разбивает его на следующие шаги (выделены основные документы, сопровождающие данный шаг).

1. Подразделение пользователя фармацевтического предприятия:

· определяет потребности в закупаемых материалах;

· изучает имеющиеся материалы и готовит спецификации;

· изучает сметы подразделений и получает разрешения на закупку;

· готовит и отправляет запрос на закупку в отдел материально-технического снабжения.

2. Отдел материально-технического снабжения фармацевтического предприятия:

· получает и проверяет данные запроса на закупку материальных ресурсов;

Отдел использования	Отдел снабжения	Поставщики материальных ресурсов
1. определение потребности Запрос на закупку материальных ресурсов Обсуждение 7. Получение и проверка, выдача разрешения на оплату	2. Получение запроса, обработка, запрос на расценки 4. Получение расценок, обсуждение и обработка, отправка заказа на закупку 6. Получение и проверка, передача 8. Организация платежа	3. Получение запроса, обработка, отправка запроса 5. Получение заказа, обработка, отправка субстанций и материалов и счета-фактуры Получение платежа

Рис. 1.3 Шаги цикла закупок

· изучает запрашиваемые материалы, анализирует текущие запасы, продукты-субституты, варианты производства и т.д., и после обсуждения с представителем подразделения пользователей принимает решение о закупке материальных ресурсов;

· составляет короткий список возможных поставщиков материальных ресурсов из числа регулярных, перечисляет предпочитаемых поставщиков и тех, которые, удовлетворяют предъявляемым требованиям;

· отправляет запрос на цены (request for quotation) поставщикам из короткого списка.

3. Каждый поставщик:

· анализирует запрос на расценки;

· проверяет статус заказчика, его кредитную историю и т.д.; анализирует, как лучше всего выполнить заказ; отправляет расценки (quotation) на фармацевтическое предприятие, которое их запросило, указывая характеристики субстанций и материалов, цены и условия их поставки.

4. Отдел материально-технического снабжения фармацевтического предприятия:

· изучает расценки и проводит коммерческую оценку поступивших предложений; обсуждает технические характеристики с подразделением пользователей;

· проверяет сметные характеристики и дает разрешение на закупку материальных ресурсов;

· выбирает лучшего поставщика на основе предложенных вариантов;

· договаривается об окончательных пунктах и условиях (terms and conditions) выполнения заказа с поставщиком материальных ресурсов;

· отправляет заказ на закупку (purchase order) материалов (с приложением требуемых условий).

5. Выбранный поставщик материальных ресурсов:

· получает заказ на закупку, подтверждает его получение и обрабатывает его;

· организует выполнение всех необходимых операций для поставок заказанных материалов;

· отгружает материалы вместе с извещением об отгрузке (shipping advice);

· отправляет счет-фактуру (invoice).

6. Отдел материально-технического снабжения фармацевтического предприятия:

· отправляет подтверждение заказа;

· выполняет любые необходимые последующие действия и занимается экспедированием;

· получает, проверяет и принимает материалы;

· извещает отдел пользователя о получении материалов (material received).

7. Отдел использования:

· получает и проверяет материалы;

· подтверждает списание расходов;

· уточняет данные по запасам материальных ресурсов;

· использует материалы по мере необходимости.

8. Отдел материально-технического снабжения: организует выплату по счету-фактуре поставщика материальных ресурсов.

Первые три шага приводят к отбору материалов и поставщика, а затем, на шаге 4, наступает основной момент, связанный с размещением заказа на покупку. Здесь фармацевтическое предприятие соглашается купить конкретные материалы у поставщика, после чего заказ на закупку приводит в действие всю цепь поставок (совместно с необходимым планированием производства, заключением соглашений с транспортными организациями, финансированием и т.д.). Заказ на закупку -- это часть юридического контракта между фармацевтическим предприятием и ее поставщиком. Остальные шаги приводят к уточнению деталей поставки. [20]

Осуществление закупок включает в себя разработку условий поставки и оплаты, организацию транспортировки материальных ресурсов, а также методов закупок субстанций и материалов, которые приведены ниже:

· прямые закупки--закупки субстанций и материалов непосредственно у производителей;

· встречные закупки--закупки у поставщиков материальных ресурсов, одновременно являющихся и потребителями;

· лизинг -- аренда, например, складского оборудования;

· новая закупка -- ситуация осуществления закупки фармацевтическим предприятием, при которой покупатель совершает покупку данного вида субстанций или материла впервые, это может потребовать проведения серьезных исследований;

· обычная повторная закупка;

· измененная повторная закупка -- ситуация осуществления закупки, при которой фармацевтическое предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика субстанции и материалов, что также требует проведения небольших исследований;

· комплексная закупка -- осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений. [21]

В последнее время разработан ряд систем снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:

· система Канбан (в переводе с японского «карточка») -- метод управления поставками в условиях поточного производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность, которая исходит из конечного вида готовой продукции;

· система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) -- метод снабжения, охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное планирование, на втором -- распределение материалов, на третьем -- управление закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

· система «Точно в срок» -- метод снабжения, с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасов материальных ресурсов;

· система запросов -- метод снабжения, при котором с поставщиками материальных ресурсов заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

· система прогнозных показателей -- система, при которой спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок материальных ресурсов приводится в соответствие со спросом;

· система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика -- метод снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении. [22]

Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения фармацевтических предприятий материальными ресурсами является система «Точно в срок».

Система поставки "точно в срок" -- система производства и поставки субстанций и материалов к месту производственного потребления или к моменту продажи в торговом предприятии в требуемом количестве и в нужное время.

Закупки «точно вовремя» (JIТ) прямо ведут к снижению потерь, которые проявляются при получении заказов и входном контроле; они также снижают избыток запасов материальных ресурсов (заделов всех видов), исключают плохое качество и задержки во времени различного вида. Эти потери присутствуют на всем протяжении производственного процесса, и поставки являются критической функцией, снижающей потери и позволяющей осуществлять работу точно в срок. Как материал, поданный на рабочее место (на производственную операцию), должен приобрести дополнительную ценность, так и каждое продвижение материала (комплектующих) должно добавлять ценность.

Основные характеристики закупок «точно в срок»:

1) поставщики материальных ресурсов:

· несколько поставщиков материальных ресурсов (небольшое количество);

· поставщики материальных ресурсов размещаются недалеко от предприятия;

· повторение (возобновление) деловых отношений с уже проверенными поставщиками материальных ресурсов;

· развивая своих поставщиков до желаемого уровня цен, предприятие активно использует для этого методы анализа;

· необходимость концентрации отдаленных поставщиков материальных ресурсов;

· конкурентные цены на сырье и материалы ограничиваются новым небольшим числом;

· план закупок предприятия препятствует вертикальной интеграции, которая ведет к прекращению бизнеса поставщика материальных ресурсов;

· поставщики материальных ресурсов поддерживают развитие системы ЛТ закупок для «своих» поставщиков и так далее по цепочке поставок;

2) Количество:

· устойчивая скорость выпуска;

· долгосрочные контракты по поставкам материальных ресурсов;

· частые поставки материальных ресурсов небольшими партиями;

· максимальное освобождение от бумажной работы;

· доставляемое количество материальных ресурсов различно от поставки к поставке, но фиксировано в целом по контракту;

· небольшое или недопустимое количество излишних или просроченных выплат;

· поставщик материальных ресурсов поощряется за упаковку в точных количествах;

· поставщик материальных ресурсов поощряется за понижение им производственных размеров сырья и материалов (или за хранение им невывезенных материалов);

3) Качество:

· минимальное число спецификаций, предлагаемых для исполнения поставщику материальных ресурсов;

· оказание помощи поставщикам материальных ресурсов для, удовлетворения ним требований предприятия-потребителя;

· близкие отношения между персоналом предприятия потребителя и поставщика материальных ресурсов, ответственного за качество;

· поставщики материальных ресурсов поощряются за использование карт контроля процессов вместо использования выборочно контроля;

4) Отгрузка:

· составление расписаний (графиков) прибывающих грузов;

· выигрышное управление отгрузкой, использующей средства собственной компании или других компаний на основе контрактов об отгрузке, складировании, перевозке и складировании вместо использования случайных наемных перевозчиков грузов.

Принципиальное отличие системы JIT от традиционного снабжения показано на рисунке.1.4.

Поставщик материальных ресурсов
Выходной контроль поставщика материальных ресурсов
А Б
Потребитель
Экспедиционный склад
Склад входного контроля материальных ресурсов
Основное хранилище материальных ресурсов
Подготовка к потреблению материальных ресурсов
Производственное потребление материальных ресурсов

Рис. 1.4 Сравнительная характеристика традиционного снабжения и снабжения по методу "точно в срок".

где: А - схема поставки по методу "точно в срок";

Б - традиционная схема снабжения материальными ресурсами.

Система JIT предусматривает работу предприятий-потребителей с гораздо более низким запасом материальных ресурсов, чем в условиях традиционного снабжения. Следовательно, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортникам. Поэтому, если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика, в первую очередь, обращают внимание на перевозочные тарифы, то в системах «JIT» предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков доставки. [23]

Применение системы JIT позволяет резко сократить производственные и товарные запасы, сокращает потребность в складских мощностях, персонале.

Преимущества системы JIT:

1. Исключаются действия, не являющиеся необходимыми. Например,

исключаются действия по оформлению заказа и действия, связанные с входным контролем материальных ресурсов, не являющиеся, необходимыми в системе «точно вовремя».

2. Исключение (или ограничение) внутризаводского хранения материальных ресурсов. В системе JIT нет необходимости в запасах сырья и материалов.

3. Ограничение запасов, находящихся в доставке.

4. Улучшение качества и надежности поставок материальных ресурсов.

Для системы JIT необходима стабильная среда, когда в ходе одного процесса изготавливается больше стандартного продукта, т.е. процесс осуществляется с постоянной скоростью и в течение длительного времени.

Недостатки системы JIT:

1. Уровень производства должен обеспечивать постоянный, без сбоев поток продуктов через все процессы. Каждый процесс должен использоваться в полной мере, и только в этом случае будет обеспечиваться сбалансированность процесса производства. Доставка материалов осуществляется непосредственно в производственный цех и именно в то время, когда эти материальные ресурсы необходимы для производства. Поэтому поставщики материальных ресурсов должны адаптироваться к таким операциям.

2. Необходимость сокращение времени выполнения заказов и затрат на них.

3. Поскольку никаких страховых запасов не существует, любой брак материалов приводит к нарушению процесса производства. Поэтому поставщики материальных ресурсов должны быть надежными и поставлять материалы, не имеющие брака.

4. Если происходит какой-то сбой, сотрудники, занятые в данном процессе, должны уметь оперативно отыскать его причину, предпринять действия, необходимые для устранения ошибок, и удостовериться, что подобных нарушений в будущем не произойдет. Это требует привлечения профессионально подготовленных и гибко действующих работников, заинтересованных в успехе действия предприятия. [24]

Также в закупочной логистике очень широко используется система MRP, планирования потребности в материалах (material requirement planning).

Для доставки материалов применяется основной график.

Важная отличительная особенность между традиционным подходом и системой MRP связана с характером запасов материалов. При независимом спросе запасы не связываются с производственными планами, и поэтому они должны быть достаточно высокими, чтобы позволить удовлетворить любой возможный спрос. Эти запасы снижаются во время выполнения операций, но вскоре снова пополняются. При применении MRP запасы обычно низкие, но повышаются, когда заказы доставляются непосредственно перед началом выполнения операций. После этого запас во время производства расходуется и снова снижается до обычного низкого уровня. [25]

При MRP используется большой объем информации о графиках, продуктах и материалах. Эта информация поступает из следующих основных источников:

1. основного графика, где указывается объем каждого продукта, изготавливаемого в каждый период времени;

2. ведомости спецификации материалов, где перечисляются материалы, необходимые для производства каждого продукта;

3. учетной документации по запасам материальных ресурсов, где показано наличие материалов на складах.

На рисунке 1.5 предоставлена общая процедура системы MRP.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1.5 Обобщенная процедура MRP

Процедуры MRP:

Шаг 1. Использовать основной график для определения валовой потребности в материальных ресурсах в единицах уровня 0.

Шаг 2. Вычесть любой уже имеющийся запас материальных ресурсов и объем заказов, которые должны поступить, и определить чистую потребность в материальных ресурсах в единицах уровня 0. После этого составить производственный график, указав время начала работ, обеспеченных чистой потребностью в материальных ресурсах.

Шаг 3. Перейти на следующий уровень. Воспользоваться спецификацией на материалы, чтобы преобразовать чистую потребность в материальных ресурсах предыдущего уровня и определить валовую потребность в материальных ресурсах следующего уровня.

Шаг 4. По очереди проанализировать каждый материал и:

1 вычесть запас, имеющийся в наличии, и запланированные поставки, чтобы определить необходимый дополнительный объем материалов;

2 использовать время выполнения заказа и любую другую значимую информацию, чтобы определить объем заказов и время их размещения. Затем, если получились большие уровни материалов, вернуться к шагу 3.

Шаг 5. Составить окончательное расписание, добавив к нему любые необходимые требования. [26]

Применение системы MRP позволяет избежать этих затрат, непосредственно связывая предложение материалов со спросом на них. Это дает определенные преимущества:

· уменьшение объема запасов материальных ресурсов, что позволяет добиться экономии на капитале, используемых площадях, складских работах и т.д.;

· повышение скорости оборачиваемости запасов материальных ресурсов;

· повышение качества обслуживания потребителей, поскольку нет задержек, вызываемых нехваткой материалов;

· повышение стабильности времени и скорости доставки заказов;

· уменьшение времени на экспедирование и на выполнение срочных заказов;

· возможность использования графиков MRP для планирования других логистических видов деятельности.

Наиболее общими недостатками системы MRP являются:

· низкая гибкость, не позволяющая оперативно реагировать на внешние изменения;

· требования большого объема подробной и точной информации;

· наличие очень сложных систем;

· размер заказов, предлагаемый системой MRP, может быть неэффективным;

· MRP может не учитывать ограничений по мощности и по некоторым другим параметрам;

· этот вариант может быть дорогостоящим и потребовать большого времени для реализации. [27]

Но следует отметить, что каждое фармацевтическое предприятие имеет свои особенности, и, исходя из этих особенностей, они сами разрабатывают для себя схему процесса закупок субстанций и материалов.

В настоящее время отечественные фармацевтические предприятия не используют опыт зарубежных фирм, относительно систем снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства в материальных ресурсах. В основном фармацевтические предприятия уделяют внимание расчету оптимального размера заказа для предприятия при покупке сырья и материалов.

1.3 Организация закупок сырья и материалов

Организация процесса снабжения зависит от типа и размера фармацевтических предприятий. На небольших фармацевтических предприятиях за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел материально-технического снабжения, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники. На крупных предприятиях процессом снабжения могут заниматься большое количество людей, координирующих огромные закупки материалов. Обычно процесс снабжения организуется одним отделом, что позволяет получить выгоды, осуществляя централизованные закупки (centralized purchasing). К числу этих выгод относятся следующие:

· объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что позволяет получить скидки за большой заказ;

· координация, связанных между собой, видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

· устранение дублирования и ненужных приемов;

· наличие единой точки контактов с поставщиками материальных ресурсов и предоставление им необходимой информации и услуг. [28]

Существуют два варианта организации процесса снабжения материальных ресурсов.

В первом случае функции снабжения реализуются различными подразделениями предприятия. Вопрос, что и сколько закупить, решается дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных материальных ресурсов. Вопрос, у кого и на каких условиях закупить, решается дирекцией по закупкам материальных ресурсов. Дирекция по закупкам материальных ресурсов заключает договоры, контролирует их исполнение, организует доставку закупленных материальных ресурсов. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Второй вариант предполагает сосредоточение всех функции снабжения предприятия «в одних руках», например в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок материальных ресурсов. [29]

Важной функцией служб материально-технического снабжения различных предприятий является выбор поставщика материальных ресурсов. Такой выбор осуществляется в настоящее время несколькими способами.

· Первый способ анализ возможных вариантов и предложений

осуществляет торговый агент фармацевтического предприятия, отвечающий за закупки материальных ресурсов. Он выбирает поставщика материальных ресурсов, исходя, прежде всего, из наиболее низких закупочных цен на сырье и материалы, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы.

· Второй способ заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках материальных ресурсах. Анализ проводится как на уровне отдела материально-технического обеспечения фармацевтического предприятия, так и на уровне взаимодействия этого отдела с производственным отделом и отделом контроля качества продукции.

· Третий способ применяется в основном при обеспечении снабжения предприятия с нового, плохо изученного рынка сырья и материалов.

Подобная ситуация может сложиться при возникновении потребности в принципиально новом для фармацевтического предприятия сырья. Такая потребность появляется при диверсификации производства и разработке принципиально новой продукции, а также осуществлении закупок по импорту или в не изученном предприятием регионе. В этих случаях отдел материально-технического обеспечения или торговый агент обращаются в фирму, выполняющую посреднические функции.

Фирмы-посредники, за предварительно оговоренную плату, находят возможных поставщиков материальных ресурсов, дают консультации по юридическому и финансовому аспектам предполагаемых сделок. Фирмы-посредники, получив полномочия от предприятий, могут брать на себя организационную и финансовую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли или долю от суммы контракта. В этом случае они следят за количеством и качеством поставок, заботятся о своевременной доставке, могут предоставлять услуги по складированию, комплектованию, упаковке, сортировке. [30]

После того как фармацевтическое предприятие определилось с поставщиком материальных ресурсов необходимо выбрать форму организации закупки материальных ресурсов:

Существуют две формы организации закупок материальных ресурсов:

1) складская;

2) транзитная.

При складском снабжении поставки материальных ресурсов производства от предприятия-изготовителя предприятию-потребителю осуществляются через посредников. Роль посредников в данном случае заключается в том, чтобы при отсутствии регламентации объема разовой партии отпуска требуемых материальных ресурсов со склада обеспечить продвижение материальных потоков к потребителю с заранее заданной частотой. Кроме того, посредник, по желанию потребителей, может выполнить ряд производственных услуг по подготовке материальных ресурсов к производственному потреблению, осуществить послепродажный сервис и оказать комплекс других видов деловых услуг.

Эта форма снабжения очень часто применяется в логистических системах «точно в срок» или «острова производства». Наиболее эффективной она является для формирования системы материально-технического обеспечения малых предприятий, при неустойчивости рынка конечной продукции, а также при освоении новой продукции. Однако предприятию-потребителю необходимо учитывать при этом повышенную стоимость приобретаемых материальных ресурсов, которая складывается из дополнительных расходов на складскую переработку, хранение и продвижение материальных потоков со складов посреднических организаций.

Вторая форма снабжения -- транзитная, заключается в продвижении материальных потоков от изготовителя непосредственно к предприятию-потребителю, минуя базы и склады посреднических структур. Транзитная форма материально-технического обеспечения позволяет значительно сократить время пребывания материальных потоков в сфере обращения, а также сократить издержки обращения за счет уменьшения расходов на погрузочно-разгрузочные операции, складское хранение у посредников и прочее. Применение транзитной формы снабжения нецелесообразно для больших партий поставок материальных ресурсов постоянного ассортимента крупным потребителям, когда материальные ресурсы не требует дополнительных логистических работ и операций по подготовке к производственному потреблению. [31]

Для всех предприятий, в том числе и фармацевтических предприятий, правильно построенная организация закупок материальных ресурсов играет очень большое значение. Каждое предприятие должно построить процесс организации закупок материальных ресурсов, чтобы при использовании закупочного процесса предприятие получало максимально положительный эффект (снижение затрат, повышение качества закупок и т. д.) [32]

В соответствии с концепцией логистического подхода к управлению ресурсами на стадии снабжения на предприятие должна иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самого отдела материально-технического обеспечения фармацевтического предприятия.

Цели отдела материально-технического обеспечения фармацевтических предприятий:

1. Приобретать субстанций и материалов по наиболее выгодной цене.

2. Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов.

3. Гарантировать доставку субстанций и материалов на фармацевтическое предприятие.

4. Приобретать субстанций и материалов высокого качества.

5. Взаимодействовать только с надежными поставщиками материальных ресурсов.

6. Поддерживать доброжелательные партнерские отношения с надежными поставщиками материальных ресурсов.

7. Извлекать максимальную выгоду для предприятия (например, за счет скидок).

8. Сотрудничать с другими подразделениями фармацевтического предприятия.

9. Вносить свой вклад в достижение корпоративных целей и в поддержание логистической стратегии.

10. Снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках.

11. Снижать транзакционные расходы на закупки материальных ресурсов.

12. Вести эффективный автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные системы компании.

13. Развивать и стимулировать деятельность и повышать квалификацию менеджеров, занятых в снабжении и закупке.

Для выполнения производственных операций по снабжению на фармацевтическом предприятии существует соответствующая материально-техническая база в виде складских помещений, складского подъемно-транспортного и других видов оборудования. Поэтому к производственным процессам в закупочной деятельности относится также эксплуатация его материально-технической базы. Непроизводственная деятельность связана со сбором и анализом информации о материальных ресурсах и принятием соответствующих решений. Поэтому собственно снабженческая деятельность представляет по сути управленческий процесс, который в общей системе управления фармацевтическим предприятием выделяется в особый вид деятельности, имеющий конкретные цели, характер работ и способы их выполнения.

Цель стратегии в области закупок -- надежное обеспечение производственных подразделений фармацевтического предприятия качественными материальными ресурсами, необходимыми для выполнения производственного графика. Производственный график составляется в соответствии с маркетинговой стратегией на рынке готовой продукции. Достижение основной цели стратегии фармацевтического предприятия в области закупок опирается на решение следующих задач: