Зміст

• Вступ
• 1. Цілі і задачі прес-служби Кабінету Міністрів України
• 2. Основні функції прес-служби Кабінету Міністрів України
• 3. Склад прес-служби Кабінету Міністрів України
• Висновки
• Список використаних джерел

Вступ

Аналізуючи досвід роботи журналістів і ЗМІ з прес-службами, можна помітити проблеми в інформаційній взаємодії. На жаль, далеко не всі прес-служби розуміють всю відповідальність, здійснюваної ними діяльності. Крім того, часто журналісти стикаються з недоліком професіоналізму співробітників прес-служб, який пояснюється відсутністю відповідних освітніх програм і учбових установ. Істотною проблемою є незнання нормативно правової бази, що регламентує порядок і терміни надання інформації, а так само перелік інформації, доступ до якої обмежений. Адже саме завдяки ефективній і професійній роботі прес-служб формується суспільно думка про ту організацію, яку вони представляють. Особливо це торкається прес-служб державних органів, за допомогою яких здійснюється діалог між владою і суспільством.

В своїй книзі «Зв'язок між урядом і пресою» Стівен Хесс пише, що представникам по зв'язках із ЗМІ необхідні витривалість, допитливість, доброзичливість, хороша пам'ять, ввічливість, стійкість в умовах стресу, розуміння людської психології, здатність передбачити і улагодити процедурні деталі. Так само корисна здатність швидко запам'ятовувати факти. Офіційний представник повинен уміти діяти в непередбачуваних ситуаціях, справлятися одночасно з декількома задачами, уміти працювати в умовах, коли його/її постійно відволікають, уміти швидко реагувати, бути неупередженим по відношенню до репортерів - тобто на віддавати нікому переваги. Крім того, офіційний представник повинен бути людиною високої персональної етики.

1. Цілі і задачі прес-служби Кабінету Міністрів України

Прес-служба Кабінету Міністрів України є структурним підрозділом апарату Кабінету Міністрів України, офіційним джерелом інформації про діяльність Кабінету Міністрів України.

Прес-служба підпорядковується безпосередньо Прем'єр-міністру України і працює у тісній взаємодії з усіма структурними підрозділами апарату Кабінету Міністрів України.

Роботу прес-служби організації можна умовно поділити на дві сфери: внутрішня і зовнішня. Внутрішньою сферою є сама організація (наприклад: регіональна обласна організація). Зовнішньою сферою є все те, що оточує організацію.

У зв'язку з вищесказаним, головною метою роботи прес-служби організації є:

Освітлення діяльності організації в засобах масової інформації і формування за допомогою цього позитивного іміджу організації.

Створення єдиного інформаційного потоку усередині організації і від організації.

Усередині організації прес-секретар територіальної організації взаємодіє з прес-секретарями первинних і місцевих організацій і формує внутрішнє інформаційне поле. Це поле є добре налагодженим комунікаційними лініями для передачі оперативної інформації. В зовнішній сфері - ЗМІ, органи державної влади різних рівнів, суспільні організації, комерційні організації. Офіційний представник по зв'язках із ЗМІ, як і співробітник (керівник) прес-служби повинен бути знайомий з позицією посадовця з різноманітних питань і мати прямий доступ до даного посадовця. Офіційний представник повинен володіти можливістю повідомляти невідкладні новини безпосередньо посадовцю у будь-який час, минувши особистого секретаря, помічника або інших третіх осіб. Не дивлячись на те, що така необмежена можливість доступу може вступати в суперечність зі встановленим порядком субординації, саме дана можливість дозволяє організації швидко реагувати на питання, пов'язані із ЗМІ. Представник по зв'язках із ЗМІ так само повинен брати участь в ухваленні рішень, для того, щоб осіб, що визначають політику, розуміли, як вплинуть, запропоновані ними дії на взаємостосунки з громадськістю. Якщо представник по зв'язках із ЗМІ не брав участь в розробці рішення, йому (їй) буде важко зрозуміти контекст даного рішення і роз'яснити його ЗМІ. За словами Йоні Інмана з Національної асоціації співробітників державних прес-служб (НАСГП): «якщо державний урядовець планує зробити яку-небудь дію, вам необхідно знати, як воно буде сприйнято. Краще запросити фахівця по розповсюдженню інформації для участі в обговоренні на ранніх стадіях роботи, ніж зіткнутися з необхідністю виправляти положення заднім числом, маючи справу з несподівано негативною суспільною реакцією, що виникла через те, що фахівець, що відчуває суспільний настрій, вчасно не був підключений до роботи» [1, с. 83].

Комунікаційна робота - функція, що найчастіше пов'язана з паблік рілейшнз. Вона охоплює інформування зовнішніх груп громадськості про компанію, її діяльність за допомогою різних засобів комунікації.

Таке інформування, зрозуміло, не означає підготовку рутинних прес-релізів. Комунікаційна робота містить у собі загальний процес формування іміджу корпорації з використанням засобів масової інформації, поширення інформації про мотиви дій компанії за допомогою брошур, усних виступів або реклами. Сюди входить і забезпечення спеціальною інформацією (наприклад інвесторів, захисників навколишнього середовища, споживачів товарів і послуг тощо), і повідомлення заінтересованої публіки (акціонерів, власних працівників) про думки компанії щодо законів і нормативних актів державних органів.

Ефективність комунікаційної складової реалізації ПР-програми значно залежить від того, які саме форми комунікації використовуються для поширення повідомлень. Звичайні засоби комунікації, що використовуються в паблік рілейшнз, піармени, як правило, класифікують на неконтрольовані та контрольовані.

Використання неконтрольованих засобів означає надсилання новин про організацію до засобів масової інформації або спеціалізованих каналів. Тому відповідальні за роботу цих каналів видавці або головні редактори стають для піарменів цільовою громадськістю, від якої залежить можливість поширення повідомлення про організацію. Мета такої форми комунікації в тому, щоб отримати позитивне висвітлення акцій і подій, які влаштовує організація.

Типовими формами поширення новин про життя організації через засоби масової інформації є прес-релізи, статті, фотоматеріали та прес-конференції. Вони називаються неконтрольованими тому, що піармен, надіславши повідомлення до засобів масової інформації, втрачає контроль за його дальшим поширенням. Редактор або інші працівники каналу новин можуть без погодження з піарменом, на власний розсуд, надрукувати його повністю, частково або взагалі не звернути на нього увагу; може трапитися й так, що, відклавши повідомлення піармена, редактор надішле до організації кореспондента, щоб той самостійно підготував матеріал про неї. Оскільки ні організація, ні піармен не сплачують каналу інформації вартості публікації або іншої форми поширення повідомлення, як це буває при розміщенні реклами, доля поданого матеріалу цілком залежить від волі працівників засобів інформації [6, с. 67].

На відміну від неконтрольованих контрольованими засобами комунікації є ті, що поширюють інформацію про організацію за її рахунок. У цьому випадку форма, зміст матеріалу, місце його розміщення повністю у розпорядженні організації, яка готує повідомлення. Формами контрольованих засобів інформації можуть бути брошури, бюлетені новин, звіти; такі форми аудіо- та відеоматеріалів, як кінострічки, слайди тощо; міжособистісне спілкування типу промов, мітингів, засідань, інтерв'ю та інше.

Перелік функціональних обов'язків ПР-підрозділів, пов'язаних із виконанням покладених на них завдань, не завжди однаковий у різних компаніях. Однак існує певний набір стандартних функцій, без яких не може обійтися жодний ПР-відділ. Набір цих функцій і їх пріоритетність приблизно такі:

* Визначення загальної ПР-політики. ПР-відділ розробляє і пропонує керівництву ключову концепцію політики корпорації у сфері зв'язків із громадськістю, висловлює свою думку при виробленні рішень із загальних питань, допомагає корпорації знаходити і займати певну ПР-позицію в тій чи іншій ситуації. Такі рекомендації ПР-відділ дає в основному вищому керівництву корпорації, але в деяких випадках і керівництву окремих підрозділів.

* Підготовка заяв корпорації. Підготовка керівниками корпорації промов і заяв пов'язана не тільки з висловленням їхніх особистих думок. Під час складання цих заяв ПР-спеціалісти також беруть активну участь як у їх розробці, так і в оголошенні політики компанії.

* Пабліситі для корпорації в цілому. ПР-відділ розробляє і публікує в засобах інформації відомості про діяльність компанії, відповідає на запитання журналістів, готує і розміщує рекламні матеріали про корпорацію в цілому (інституціональна реклама) та її окремі підрозділи [4, с. 14].

* Пабліситі продукції корпорації. ПР-відділ за допомогою статей проблемного змісту, використання каналів новин поширює відомості про достоїнства нових товарів, планує і проводить акції кампанії щодо їх просування на ринку.

* Зв'язки з державними органами. ПР-відділ підтримує постійні зв'язки з державними установами місцевого і республіканського рівня; готує доповіді про тенденції державної політики, що можуть впливати на роботу компанії; виробляє в разі необхідності рекомендації щодо відповідної лінії поведінки компанії; надає допомогу в підготовці свідчень керівництва компанії слідчим органам або депутатським комісіям; безпосередньо бере участь у розробці програм, спрямованих на просування принципів компанії в законодавчих або виконавчих органах влади.

* Зв'язки з місцевим населенням. ПР-відділ забезпечує контакти з громадськістю підприємства; проводить або координує акції фірми, спрямовані на підтримку добрих стосунків із місцевим населенням, включаючи дотримання норм захисту навколишнього середовища, здійснення політики рівних можливостей найму на роботу в компанію, участь у програмах міського розвитку, доведення до відома громадськості проблем і потреб компанії тощо.

2. Основні функції прес-служби Кабінету Міністрів України

На Прес-службу покладається:

1) підготовка і оперативне розповсюдження офіційної інформації про діяльність Кабінету Міністрів України, хід соціально-економічних реформ, а також розповсюдження заяв і повідомлень від імені Кабінету Міністрів України;

2) інформаційне забезпечення діяльності керівництва Кабінету Міністрів України;

3) підготовка і розповсюдження прес-релізів з актуальних соціальних та економічних проблем;

4) інформаційний супровід засідань Кабінету Міністрів України, нарад, які проводяться керівництвом Кабінету Міністрів України, а також роботи офіційних урядових делегацій України, які виїжджають за кордон з візитом або для участі у міжнародних форумах; ( Підпункт 4 пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 264 ( 264-97-п ) від 25.03.97 )

5) участь в інформаційному висвітленні міжнародних заходів, організовуваних Кабінетом Міністрів України;

6) забезпечення виготовлення фото- та відеопродукції для використання її в інформаційній діяльності Прес-служби, підготовка і організація спеціальних урядових відеопрограм;

7) організація та підготовка інтерв'ю, коментарів членів Уряду України, керівників органів державної виконавчої влади з широкого кола питань соціально-економічної політики для центральних, регіональних та зарубіжних засобів масової інформації;

8) запобігання спробам спотворити у засобах масової інформації офіційну позицію Уряду України;

9) проведення прес-конференцій, брифінгів, зустрічей керівництва Кабінету Міністрів України (із залученням керівників міністерств та відомств) з представниками преси;

10) взаємодія з регіональними засобами масової інформації з метою всебічного і об'єктивного висвітлення ходу проведення соціально-економічних реформ;

11) надання допомоги представникам українських та зарубіжних засобів масової інформації у їх роботі з підготовки матеріалів про діяльність Кабінету Міністрів України, соціально-економічну ситуацію в державі, реалізацію внутрішньої та зовнішньої політики;

12) підтримання робочих контактів з головними редакторами українських газет і журналів, керівниками телерадіокомпаній, інформаційних агентств, а також корпунктами зарубіжних засобів масової інформації, акредитованих в Україні;

13) забезпечення у взаємодії з міністерствами та відомствами підготовки та розповсюдження довідкових, інформаційних, аналітичних і рекламних матеріалів, фото- і відеоінформацій про Україну, державні та недержавні підприємства, організації;

14) оперативний огляд матеріалів (передач) засобів масової інформації і підготовка експрес-аналізу (дайджестів) матеріалів преси, радіо та телебачення для ознайомлення з ними Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України та Міністра Кабінету Міністрів України;

15) аналіз висвітлення засобами масової інформації діяльності Уряду України, соціально-економічного становища в Україні, внутрішньої та зовнішньої політики держави;

16) періодична підготовка аналітичних звітів про висвітлення діяльності Уряду України регіональними друкованими та електронними засобами масової інформації;

17) створення інформаційного банку даних, фототеки, відеотеки, що відображають хід соціально-економічних реформ і діяльність Уряду України, формування фотовідеоархіву;

18) координація у взаємодії з Прес-службою Президента України інформаційно-аналітичної діяльності прес-служб міністерств, відомств, державних адміністрацій щодо реалізації законодавчих актів, указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України.

? Щоденні функції прес-служби.

? Освітлення заходів проводяться організацією в ЗМІ.

? Постійне інформування ЗМІ про діяльність організації: організаційні зміни, участь в суспільно значущих заходах і проектах, співпраця організації з органами влади.

? Організація сумісно із ЗМІ суспільних акцій, підготовка програм на ТБ і радіо.

? Співпраця з виданнями (можна домовитися про те, щоб організації надавали окрему смугу в газеті)

? Організація брифінгів, прес-конференцій.

? Формування складу прес-центру і організація його роботи під час заходів.

? Формування круга "довірених" журналістів, які постійно співробітничатимуть з вашою організацією.

? Підготовка інформаційних матеріалів і іміджевої статі, прес-релізів, довідок і інших матеріалів, що стосуються діяльності організації.

? Організація інтерв'ю керівника організації або керівників програм для ЗМІ (перед публікацією інтерв'ю в газеті необхідно його рахувати і виправити знайдені помилки).

? Консультації з керівником організації і апаратом з питань відносин з пресою і потенційної реакції ЗМІ на запропоновані рішення.

? Контроль за підготовкою виступів, або, щонайменше, перегляд готових мов і повідомлень.

? Відстежування (моніторинг) всіх матеріалів (статі і відеоматеріалів, по радіопрограмах - назва радіостанції, назва програми, дата, час виходу і короткий зміст) вийшли в ЗМІ. Створення архіву.

? Аналіз ефективності проведеного заходу і виробітку рекомендацій на майбутнє.

? Формування бази даних ЗМІ і відстежування змін на ринку ЗМІ свого регіону.

? Організація транспортного забезпечення і розміщення в готелі приїжджих журналістів.

? Акредитація журналістів.

? Співпраця з організаціями, що здійснюють захист прав і інтересів журналістів і ЗМІ в своєму регіоні.

? Співпраця з прес-службами, департаментами по зв'язках з громадськістю органів влади в регіоні.

? Співпраця з прес-службами суспільних організацій і проведення сумісних акцій.

? Написання статі в газетах і журнали (в міру необхідності).

? Випуск власного друкарського видання. (Як правило, виходять невеликим тиражем, і розповсюджується серед членів організації).

? Участь в створенні фірмового стилю, власної рекламної продукції (бланки, візитки, плакати, сувенірні календарі, буклети, брошури і т.д., і т.п.).

3. Склад прес-служби Кабінету Міністрів України

Прес-службу очолює керівник Прес-служби, який призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом Міністрів України і підпорядковується Прем'єр-міністру України.

Керівник Прес-служби має заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом Міністрів України за поданням керівника Прес-служби.

Керівник Прес-служби організує роботу Прес-служби і несе відповідальність за виконання покладених на неї завдань, визначає обов'язки посадових осіб та функції структурних підрозділів Прес-служби.

Прес-служба є структурним підрозділом апарату. Керівник прес-служби і (або) прес-секретар підкоряється безпосередньо керівнику організації і взаємодіє зі всіма структурними підрозділами організації. Існує безліч варіантів складу прес-служби залежно від масштабів діяльності організації і організаційної структури. Але, як показує досвід, під час поточної роботи (коли немає крупних заходів) достатньо прес-секретаря і його помічника. При проведенні масових заходів і акцій необхідно сформувати прес-центр, привертати прес-секретарів первинних або регіональних організацій. Прес-секретарі первинних організацій є потенційними співробітниками прес-служби. Прес-секретар постійно підтримує з ними зв'язок: інформує про важливі події, нових програмах, проводить семінари і майстер-класи [3, с. 42].

Організація роботи прес-служби Кабінету Міністрів України

Найбільша роль в цьому питанні відводиться прес-службам державних органів. Так, основною задачею державної прес-служби є роз'яснення громадянам, яким чином політика і цільові програми держави впливають на їх життя. Завдяки цій діяльності діяльність держави і його органів на місцях набуває загальнодоступного характеру, що у свою чергу сприяє розумінню суспільством тих або інших дій держави. Знаходячись в постійному контакті із ЗМІ, співробітники державних прес-служб роз'яснюють позитивні сторони дії уряду, виправляють недостовірну або помилкову інформацію про уряд. Проте це не повинне є єдиним напрямом в їх роботі. Співробітникам державних прес-служб необхідно пам'ятати про те, що вони в рівному ступені відповідальні як за імідж держави в очах громадськості і журналістів, так і за імідж ЗМІ і журналістів в очах держави.

Висновки

Отже, прес-служба є зв'язуючою ланкою, що забезпечує обмін інформацією між суспільством і організацією, на базі якої створена дана прес-служба.

Офіційний представник повинен уміти діяти в непередбачуваних ситуаціях, справлятися одночасно з декількома задачами, уміти працювати в умовах, коли його/її постійно відволікають, уміти швидко реагувати, бути неупередженим по відношенню до репортерів - тобто на віддавати нікому переваги. Крім того, офіційний представник повинен бути людиною високої персональної етики. Важливо, щоб прес-секретар підтримував довір'я до себе і до посадовця, який він представляє. Для ефективної роботи прес-секретаря необхідно, щоб йому довіряла преса; йому або їй не віритимуть, якщо журналісти у минулому одержували відповіді, які вводили їх в оману.

Роботу прес-служби організації можна умовно поділити на дві сфери: внутрішня і зовнішня. Внутрішньою сферою є сама організація (наприклад: регіональна обласна організація). Зовнішньою сферою є все те, що оточує організацію.

Функції визначаються творчим підходом до своєї роботи. Можна обмежитися лише контактами із ЗМІ в міру необхідності, а можна стати для всіх ЗМІ постійним джерелом інформації про діяльність вашої організації.

Основними інструментами прес-секретаря можна назвати ряд інформаційних матеріалів. Ось деякі з найпоширеніших комунікаційних інструментів: ПРЕС-РЕЛІЗ, АНОНС, ПРЕС-ПАМ'ЯТКИ, ВІЗУАЛЬНІ МАТЕРІАЛИ, ПАКЕТИ ДЛЯ ПРЕСИ або медіа-комплекти, "РАДІОЗАГОТОВКА”, ПРЕС-КОНФЕРЕНЦІЇ, ІНТЕРВ'Ю.

Список використаних джерел

Ананьєв О. М. Інформаційні системи і технології в менеджменті. -- Л.: Видавництво Львівської комерційної академії, 2003. -- Ч. 1: Основи мережних технологій.

Бебик В. М. Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві: психологія, технології, техніка паблік рилейшнз. -- К.: МАУП, 2005. -- 440 с.

Глівенко С. В., Лапін Є. В., Павленко О. О., Лебідь В. М., Слабко С. С. Інформаційні системи в менеджменті. -- Суми: ТОВ "ВДТ "Університетська книга", 2005. -- 408 с.

Дрешпак В. М. Прес-служба: установи, організації, підприємства. -- Д.: Журфонд, 2006. -- 124с.

Костіна Н. І., Антонов В. М., Білоус В. Т. Менеджмент: перспективні інформаційні технології. -- Ірпінь: Видавничий центр Національної академії ДПС України, 2003. -- 374 с.

Кутідзе Л. С., Куреда Н. М., Олійник О. М. Інформаційні системи в менеджменті. -- Запоріжжя: ЗНУ, 2006. -- 345 с.