Разработка элементов интегрированной системы менеджмента ООО "ЦЭПБ" на основе требований стандартов ГОСТ Р ИСО 9001-2015 ГОСТ Р ИСО 50001-2012

д) отчетами по предыдущим аудитам;

е) другой необходимой документацией.

7.1.3 За 5 рабочих дней до проведения аудита, старшему аудитору необходимо разослать копии плана проверки руководителям СП, в которых запланирован аудит. Подлинники плана проведения аудита и вопросника рекомендуется хранить в службе ИСМ в течение 2 лет.

7.2. Проведение предварительного совещания.

7.2.1. Старший аудитор, не позднее чем за один день до проведения аудита, должен организовывать предварительное совещание с руководителями и/или представителями по ИСМ проверяемых подразделений с целью:

а) представления членов группы по аудиту руководителям проверяемых подразделений;

б) рассмотрения целей и области аудита;

в) уточнения плана проведения аудита;

г) подтверждения того, что необходимые для проведения аудита ресурсы и информация будут доступны аудиторам;

д) разъяснения содержания вопросника, в случае возникновения спорных вопросов;

е) объяснения принципов составления отчетов по результатам аудита;

ж) информирования об условиях, при которых аудит может быть прекращен и последующих действиях;

з) рассмотрения вопросов руководителей и уполномоченных по аудиту;

и) назначения времени проведения заключительного совещания.

7.3. Ход аудита

7.3.1. Руководство аудитом должен осуществлять старший аудитор, который несёт за проведение всех этапов и соблюдение сроков аудита, установленных в плане проведения аудита. В случае появления существенных проблем в ходе проведения аудита, старшему аудитору следует сообщить об этом руководителю проверяемого подразделения и начальнику службы ИСМ.

7.3.2. В ходе аудита старший аудитор может вносить изменения в распределение обязанностей между аудиторами, в план проведения аудита, а также в вопросник в рамках области аудита, если это является необходимым для оптимального достижения целей аудита. При необходимости уточнения вопросов, возможна проверка подразделений, первоначально не включенных в план аудита.

7.3.3. Уполномоченный по аудиту должен предоставляет в распоряжение группы по аудиту все необходимые средства и информацию для его успешного проведения.

7.3.4. Аудит в структурном подразделении включает в себя: - аудит и анализ документации; - проверку деятельности.

7.3.5. При внутренних проверках аудиторы могут использовать следующие источники информации:

а) результаты опросов работников проверяемого подразделения;

б) собственные наблюдения за деятельностью персонала, условиями труда, состоянием рабочих мест и т.п.;

в) документы подразделения, такие как положения, договоры, контракты и др.; г) записи, которые ведутся в подразделении.

7.3.6. В ходе аудита аудиторы фиксируют все обнаруженные наблюдения и несоответствия в вопроснике, с указанием всех свидетельств аудита. Наблюдения и несоответствия, выявленные при аудите, не входящие в перечень вопросов, также в обязательном порядке фиксируются аудиторами.

7.3.7. В случае необходимости, по требованию старшего аудитора уполномоченный по аудиту предоставляет копии необходимых свидетельств аудита (записей, документов и т.п.).

7.4. Следует зафиксировать несоответствия, выявленные в ходе аудита, а также зарегистрировать соответствующие корректирующие действия и срок для устранения несоответствий, согласованный с проверяемыми подразделениями.

7.5. Проведение заключительного совещания.

7.5.1. После составления отчетов о несоответствиях старший аудитор должен организовать заключительное совещание с руководителями проверенных подразделений. Старший аудитор рассылает руководителям приглашение на заключительное совещание и отчет о несоответствиях для предварительного ознакомления с результатами аудита.

7.5.2. В случае выявления в процессе аудита несоответствий, виновниками которых являются подразделения, не запланированные к проверке, старший аудитор должен пригласить на заключительное совещание руководителей этих подразделений или лиц, уполномоченных ими.

Целью проведения заключительного совещания является:

а) представление группой по аудиту результатов аудита (несоответствий, наблюдений и рекомендаций);

б) признание руководителями подразделений выявленных несоответствий и подтверждение их подписью в отчетах о несоответствиях;

в) обсуждение вопросов по организации, проведению и результатам аудита.

7.5.3. Если в ходе заключительного совещания со стороны проверяемого подразделения представлены дополнительные доказательства того, что обнаруженное несоответствие не является обоснованным, старший аудитор обязан принять решение об отмене несоответствия, что отражается в отчете по аудиту, оформляемому в соответствии с п. 5.3.6. настоящего стандарта.

7.5.4. Первые экземпляры отчетов о несоответствиях с подписью руководителя СП, допустившего появление несоответствий, должны храниться в службе ИСМ, вторые - передаются в СП, допустившие появление несоответствий.

7.6. Оформление отчета по аудиту.

7.6.1. Отчет по аудиту (далее - Отчет) следует оформлять по форме (Приложение Б.4) не позднее, чем через 5 рабочих дней после проведения заключительного совещания.

7.6.2. Отчет должен оформлять старший аудитор, анализируя результаты аудита с точки зрения достижения целей аудита, и формулирует в отчёте выводы о степени соответствия объектов аудита установленным требованиям, а также рекомендации по устранению несоответствий и улучшению деятельности.

7.6.3. Отчет согласовывается с начальником службы ИСМ и утверждается генеральным директором.

7.6.4. Копии Отчета должны направить в проверенные СП и генеральному директору, подлинник хранится в службе ИСМ в течение 3-х лет вместе с планом проведения аудита, вопросником, отчетами о несоответствиях .

7.6.7. Информация из отчетов используется для подготовки отчета для анализа со стороны руководства в соответствии.

8 Оформление несоответствий

8.1Старший аудитор должен оформить отчет о несоответствиях в срок не более 5 рабочих дней после внутреннего аудита по форме.

8.2. В отчете о несоответствиях приводится следующая информация:

- несоответствия, выявленные в ходе внутреннего аудита;

- наблюдения (потенциальные несоответствия);

- критерии аудита;

- свидетельства аудита;

- СП, в которых были выявлены несоответствия (сделаны наблюдения);

- информация о повторяемости несоответствий.

8.3. Отчет о несоответствиях должен составляться на каждое проверенное подразделение отдельно в 2-х экземплярах и подписывается всеми аудиторами, входящими в состав группы по аудиту.

8.4. Старший аудитор должен разослать отчет о несоответсвиях во все проверенные СП по электронной почте, не позднее, чем за 2 рабочих дня до проведения заключительного совещания.

9 Проведение коррекции и корректирующих действий

9.1. После получения отчетов о несоответствиях руководитель СП, допустившего появление несоответствия, в течение 3-х рабочих дней должен организовать разработку и выполнение мер коррекции.

9.2 Выполнение мер коррекции должно обеспечивать оперативное устранение имеющихся несоответствий.

9.3. Выполненные меры коррекции следует фиксировать в листе корректирующих действий при разработке корректирующих действий.

9.4. В случае невозможности оперативного устранения несоответствия в листе корректирующих и предупреждающих действия устанавливается срок выполнения мер коррекции.

10 Проверка выполнения коррекции, корректирующих действий и оценка их результативности

10.1. После того как выполнены КД, руководители СП служебной запиской на имя начальника службы ИСМ должен уведомить о выполнении КД. В случае невыполнения КД, руководитель СП указывает в служебной записке причины невыполнения КД и, при необходимости, предлагает новые КД для устранения причины несоответствия. Начальник службы ИСМ по согласованию с генеральным директором на основании полученных служебных записок должен принять решение:

- об изменении КД;

- об изменении сроков выполнения КД.

10.2. Проверка выполненных КД должна проводиться в рамках следующего аудита или по решению начальника ИСМ планироваться отдельно и включаться в план внутренних аудитов на месяц. Проверка выполнения КД осуществляется:

- по результатам проверки выполнения КД, в случаях, когда проверка проводится не в рамках запланированного аудита, отчет о несоответствиях не оформляется, оформляется только отчет о результатах внутреннего аудита;

- вопросник не составляется, вместе с планом проведения внутреннего аудита направляется перечень КД, выполнение которых запланировано к проверке;

- предварительное и заключительное совещание проводятся по решению начальника службы ИСМ.

10.3. После утверждения отчета, старший аудитор рассылает его в подразделения, участвующие в проверке. Руководители проверяемых подразделений, не выполнившие КД, организуют их выполнение, не позднее десяти рабочих дней после получения отчета.

11 Анализ результатов внутренних аудитов

11.1. Раз в полгода при подготовке отчета для анализа ИСМ со стороны руководства начальник службы ИСМ должен осуществлять анализ результативности проведенных внутренних аудитов.

11.2. Внутренний аудит считается результативным, если выполняются следующие условия:

а) аудит проведен в полном объеме;

б) в результате аудита составлены необходимые отчеты;

в) разработаны КД для устранения выявленных в ходе аудита несоответствий.

г) разработанные КД по результатам аудита, выполнены.

11.3. В результате анализа внутренних аудитов начальником службы СМК должен определить:

а) количество проведенных аудитов (в том числе внеплановых);

б) количество результативных аудитов;

в) количество несоответствий по каждому процессу и подразделению;

г) количество повторяющихся несоответствий;

д) количество разработанных КД;

е) количество выполненных КД;

ж) подразделения, в которых выявлено наибольшее количество несоответствий;

з) критерии аудита, по которым выявлено наибольшее количество несоответствий.

Форма годового графика внутренних аудитов

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

______________И.О. Фамилия

подпись

«___»_________________201_ г.

Годовой график внутренних аудитов ООО «ЦЭПБ» на ______ год

Начальник отдела менеджмента ______________ _______________

Подпись, дата И.О. Фамилия

Приложение Б.2

(обязательное)

Форма плана внутренних аудитов на месяц

И.О. Фамилия

Подпись,дата

Форма вопросника по внутреннему аудиту

Вопросник по внутреннему аудиту

Старший аудитор __________________ _____________________

Подпись, дата И.О. Фамилия

Форма отчета по аудиту

Лист регистрации внесения изменений

Лист ознакомления

РАЗРАБОТАНО

Начальник отдела менеджмента

ООО «ЦЭПБ» ____________ ________

(подпись) (Ф.И.О.)

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ООО «ЦЭПБ» ____________ ________

(подпись) (Ф.И.О.)

Размещено на Allbest.ru