Интегрированная система менеджмента предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Общая часть

1.1 История ОАО "ЗСМК"

1.2 Основные виды деятельности

1.3 Система менеджмента ОАО "ЗСМК"

1.4 Краткая характеристика процессов СМК ОАО ЗСМК"

1.5 Документирование ИСМ

1.6 Требования к разработке проекта СТО ИСМ 1-03-2008

2. Специальная часть

2.1 Область применения

2.2 Нормативные ссылки

2.3 Термины и определения

2.4 Обозначения и сокращения

2.5 Общие положения

2.6 Порядок управления документацией

2.7 Размещение электронных версий документов

2.8 Ответственность

3. Экономическая часть

3.1 Расчет затрат на создание стандарта

3.3 Расчет показателей экономической эффективности

4. Безопасность и экологичность проекта

4.1 Безопасность труда

4.2 Безопасность при чрезвычайных ситуациях

4.3 Экологичность проекта

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение

интегрированный менеджмент управление качество

В условиях глобальной конкуренции оптимальным способом существования предприятия является реализация стратегии устойчивого развития, учитывающая вопросы качества, экологии и промышленной безопасности.

Передовая практика в различных областях менеджмента обобщена в ряде соответствующих международных стандартов: ISO 9001 на систему менеджмента качества, ISO 14001 на систему экологического менеджмента, OHSAS 18001 на систему менеджмента профессионального здоровья и безопасности.

С учетом требований вышеперечисленных стандартов и стратегии развития бизнеса можно построить современную интегрированную систему менеджмента (ИСМ) предприятия. СМК, основанная на требованиях стандарта ISO 9001:2000, является отличной платформой для создания ИСМ, ориентированной на реализацию стратегии устойчивого развития предприятия.

Как известно, результатом деятельности менеджера, руководителя является управленческое решение. Весь жизненный цикл этого решения от сбора и анализа информации для его принятия и до пополнения этим решением имеющейся базы данных сопровождается созданием тех или иных документов, т.е. документально обеспечивается. В соответствии с требованиями стандартов такое же документационное обеспечение необходимо и для всех системы менеджмента.

Разработка документов ИСМ -- это большой и важный этап работы по проектированию, созданию ИСМ.

В соответствии с требованиями стандартов ISO 9001, ISO 14001 и OHSAS 18001 документами всех систем менеджмента необходимо управлять. В свою очередь, задача процесса управления документацией - обеспечить гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуализированных документов.

Целью данной дипломной работы является разработка стандарта организации интегрированной системы менеджмента, устанавливающего единый порядок осуществления процесса управления документацией.

1. Основная часть

1.1 История ОАО "ЗСМК"

Западно-Сибирский металлургический комбинат является самым молодым из построенных в Советском Союзе металлургических комбинатов полного цикла.

В 1957 году Советом Министров СССР было утверждено проектное задание на строительство на Антоновской площадке г. Новокузнецка Западно-Сибирского металлургического завода и уже в 1961 г. заложен фундамент под 1-ю коксовую батарею, которая 1 октября 1963 года выдала первый кокс.

27 июля 1964 года считается днем рождения предприятия - в этот день страна получила первый запсибовский чугун. С этого времени практически каждый год вводились в строй новые металлургические агрегаты.

2 сентября 1965 года получен первый прокат на мелкосортном стане "250-2".

22 июня 1967 года получен первый агломерат.

29 декабря 1968 года получена первая в Сибири конвертерная сталь.

27 декабря 1969 года подписан акт о сдаче в эксплуатацию блюминга.

С пуском в апреле 1970 года непрерывно-заготовочного стана был замкнут полный металлургический цикл.

22 января 1971 года Президиум Верховного Совета СССР "За достигнутые трудящимися Западно-Сибирского металлургического завода большие успехи в увеличении выпуска металла и ускоренное освоение проектных мощностей промышленных объектов" наградил Запсиб орденом Ленина.

В период с 1971 по 1980 гг. в строй действующих вводились новые агрегаты и цехи: 3-я доменная печь, кислородно-конвертерный цех № 2, 7-я коксовая батарея, сталепроволочный цех метизного производства.

30 июня 1983 года Западно-Сибирский металлургический завод преобразован в комбинат.

В июле 1986 года выдана 100-миллионная тонна стали.

30 ноября 1992 года решением трудового коллектива ЗСМК преобразован в открытое акционерное общество "Западно-Сибирский металлургический комбинат".

18 мая 1995 года получена первая трубная заготовка на МНЛЗ.

31 октября 2002 года состоялся пуск в эксплуатацию реконструированной восьмиручьевой сортовой МНЛЗ.

4 февраля 2005 года сдан в эксплуатацию двухпозиционный агрегат печь-ковш, предназначенный для внепечной обработки металла перед разливкой на двух машинах непрерывного литья заготовок.

30 июня 2005 года в сталепрокатном производстве получена 5,5 миллионная тонна проволоки.

16 ноября 2005 года получена первая продукция на построенной в кратчайшие сроки слябовой МНЛЗ.

За годы существования предприятия свыше 300 работников Запсиба удостоены звания лауреатов Государственной премии, премии Совета Министров СССР, Ленинского комсомола, заслуженных и почетных металлургов. Более 5 тысяч передовиков производства награждены орденами и медалями. [4]

Численность работающих на комбинате составляет более 25 тыс. человек.

Уже в ближайшие годы в результате комплексной реконструкции и технического перевооружения один из лидеров отечественной металлургии - Западно-Сибирский металлургический комбинат - станет современным, высокоэффективным предприятием мирового уровня.

1.2 Основные виды деятельности

Западно-Сибирский металлургический комбинат (Запсиб) - один из крупнейших металлургических комплексов бывшего СССР. Мощный производственный потенциал, обширные ремонтная и строительная базы, высокий интеллектуальный уровень проектных и исследовательских центров, богатая социальная сфера, все это - основа успешного развития ОАО "ЗСМК".

Запсиб производит:

1. Коксохимическую продукцию:

- кокс сухого тушения;

- угольный концентрат;

- сульфат аммония;

- фталевый ангидрид;

- бензол;

- толуол;

- сольвент;

- масла каменноугольные;

- нафталин;

2. Металлургическую продукцию:

- чугун передельный;

- стальные слитки;

- чугунное и стальное литье;

- поковки;

3. Прокатную продукцию:

- заготовки для переката;

- круг;

- арматуру;

- уголок;

- балки и швеллеры;

- шахтные стойки;

4. Проволоку:

- стальную сварочную, в т.ч. легированную и омедненную;

- для холодной высадки из углеродистой и легированной стали;

- для армирования железобетонных конструкций из низкоуглеродистой стали, холоднотянутую;

- стальную углеродистую для холодной высадки;

- стальную низкоуглеродистую общего назначения;

5. Порошковую проволоку и ленту:

- для внепечной обработки стали;

- наплавочные;

- для сварки;

6. Товары народного потребления:

- гарнитуры для ванных и туалетных комнат из полимербетона;

- трубы стальные сварные различного сечения;

- сетку стальную плетенную;

- секции заборные;

- гвозди;

- камни бетонные стеновые;

- крышки металлические для консервирования.

По всем основным технико-экономическим показателям ОАО "Западно-Сибирский металлургический комбинат" относится к лучшим предприятиям металлургии России и является одним из крупнейших производителей металлопроката строительного и машиностроительного сортамента в России. [4]

Потребители более трех десятков стран мира знают продукцию Запсиба, о высоком качестве которой свидетельствуют отечественные и зарубежные экспертные оценки, подтвержденные сертификатами Корпорации "Регистр Ллойда" (Великобритания) и Международной ассоциации качества МО "СовАсК", а также многочисленными международными наградами, в том числе Золотой звездой "Арка Европы" (Мадрид, Испания), Международным знаком "Золотой глобус" (Копенгаген, Дания), Золотым трофеем "За качество" (Женева, Швейцария), Премией Правительства Российской Федерации в области качества за достижение значительных результатов в области качества продукции (услуг), а также за внедрение высокоэффективных методов управления качеством (Москва, Россия).

1.3 Система менеджмента ОАО "ЗСМК"

Этапы создания и совершенствования системы менеджмента качества ОАО "ЗСМК"

С 1977 г. на комбинате была внедрена комплексная система управления качеством (КС УКП), которая функционировала на ЗСМК до 1991 год, при ней качественной продукцией считалась не та, которая удовлетворяет требованиям покупателя, а которая соответствует требованиям нормативного документа [5].

Если раньше металлургические предприятия не очень беспокоились о потребителях, то когда в 90-х годах начались рыночные отношения, когда потребитель получил возможность выбирать продукцию различных производителей, комбинату пришлось преобразовывать свою КС УКП в рыночную систему качества, отвечающую требованиям международных стандартов ISO серии 9000.

Этапы развития системы менеджмента качества ОАО "ЗСМК" представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Этапы развития системы менеджмента качества ОАО "ЗСМК"

Годы	Этапы
1977-1991	Создание, внедрение и функционирование КС УКП
1990-1992	Разработка, внедрение системы обеспечения качества в соответствии с ISO 9002-87
1992	Сертификация производства металлопроката в корпорации "Регистр Ллойда"
1994	Сертификация системы обеспечения качества в МОО "МАК"-"СовАсК" на соответствие ISO 9002-87
1995, 1998, 2001	Ресертификация производства металлопродукции в корпорации "Регистр Ллойда"
1995-1996	Совершенствование системы обеспечения качества в соответствии с ISO 9002:1994 "Система качества. Модель для обеспечения качества при производстве, монтаже и обслуживании"
1997	Сертификация системы обеспечения качества в корпорации "Регистр Ллойда" и ресертификация в МОО "МАК"-"СовАсК" на соответствие требованиям ISO 9002:1994.
	Участие в конкурсе премий Правительства РФ в области качества - проведение самооценки собственными и внешними экспертами
1998	Участие в конкурсе премий Правительства РФ в области качества - присуждение звания Дипломанта конкурса
1999	Участие в конкурсе премий Правительства РФ в области качества - получение звания Лауреата конкурса
2000	Ресертификация системы обеспечения качества в корпорации "Регистр Ллойда" и МОО "МАК"-"СовАсК" на соответствие ISO 9002:1994
	Организация работ по совершенствованию действующей системы качества в связи с выходом версии ISO серии 9000 версии 2000 года
2001-2002	Документирование системы менеджмента качества в соответствии с требованиями ISO 9001:2000, внедрение и реализация на практике этих требований
2003	Проведение ресертификации СМК в корпорации "Регистр Ллойда" и МОО "МАК"-"СовАсК" на соответствие требованиям ISO 9001:2000
2004	Разработка и внедрение системы экологического менеджмента в соответствии с ISO 14001:2004
2005	Участие в конкурсе премий Правительства РФ в области качества повторно
	Проведение сертификации системы экологического менеджмента - получение сертификата соответствия ISO 14001:2004
2006	Присуждение звания Лауреата премий Правительства РФ в области качества 2005года
	Ресертификация системы менеджмента качества в корпорации "Регистр Ллойда" и МОО "МАК"-"СовАсК" на соответствие ISO 9001:2000

Системы менеджмента качества

На ОАО "ЗСМК" Система менеджмента качества разработана, документирована, внедрена, поддерживается в рабочем состоянии и ее результативность постоянно улучшается в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1].

Система менеджмента качества разработана на основе Системы обеспечения качества комбината, созданной в 1991-1995гг. по ГОСТ Р ИСО 9002-96 (ISO 9002:1994).

ОАО "ЗСМК" определило:

1) процессы, необходимые для Системы менеджмента качества, и их применение во всей организации;

2) последовательность и взаимодействие этих процессов;

3) критерии и методы для обеспечения результативности при осуществлении и управлении этими процессами.

Система экологического менеджмента

Система экологического менеджмента (СЭМ) представляет собой, как указывается в стандарте ISO 14001:2004 [2], часть системы общего менеджмента организации и используются для разработки и внедрения экологической политики и управления экологическими аспектами организации.

Базовым элементом СЭМ является экологическая политика организации - совокупность основных принципов, намерений и обязательств организации, создающих основу для разработки собственных экологических целей и задач. В марте 2003 года принято решение о внедрении Системы экологического менеджмента в соответствии с требованиями ISO 14001:1996.

В 2004 году разработаны документы СЭМ:

- экологическая политика ОАО "ЗСМК";

- цели экологического менеджмента;

- руководство по экологическому менеджменту (справочник);

- стандарты предприятия СЭМ - 6 штук;

- программа экологического менеджмента.

Необходимая составляющая работ при создании СЭМ является идентификация экологических аспектов, которые и были определены на комбинате. Составлен реестр экологических требований, применимых к экологическим аспектам ОАО "ЗСМК". В 2005 году проведена сертификация СЭМ в "BVQI", на соответствие требованиям новой версии международного стандарта ISO 14001:2004.

В ноябре 2006 год проведен надзорный аудит СЭМ в "BVQI".

Система менеджмента профессионального здоровья и безопасности

В августе 2006 года принято решение о создании системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности в соответствии с требованиями OHSAS 18001:2007 [3]. Утверждена "Программа по разработке, внедрению и сертификации системы профессионального здоровья и безопасности на 2007-2008гг.".

Система менеджмента профессионального здоровья и безопасности (СМПЗиБ) представляет собой организационно-техническую систему, разработанную и внедренную для:

- формирования и реализации политики организации в области охраны труда и безопасности персонала (охраны труда);

- обеспечения выполнения государственных нормативных требований охраны труда, распространяющихся на организацию;

- установления приоритетов, целей и задач в области охраны труда;

- планирования и контроля показателей результативности мероприятий по охране труда;

- разработки и осуществления необходимых корректирующих и предупреждающих действий;

- обеспечения интеграции в систему общего менеджмента организации в виде отдельной подсистемы.

Интегрированная система менеджмента (ИСМ)

В 2006 году принято решение о создании интегрированной системы менеджмента (ИСМ) на базе стандартов ISO 9001:2000 [1], ISO 14001:2004 [2], OHSAS 18001:2007 [3], область применения которой включает в себя решение задач менеджмента качества (продукции, услуг), экологического менеджмента, менеджмента профессионального здоровья и безопасности персонала. Таким образом, созданы предпосылки для реализации комплексного подхода к сертификации интегрированных систем менеджмента - созданию системы сертификации, которая позволила бы объединить в составе единых процедур аудит и оценку всех трех составляющих ИСМ - трех систем менеджмента - качество, экология, охрана труда (рисунок 1).

Рисунок 1 - Интегрированная система менеджмента (ИСМ)

Сходство структур с требованиями с составляющим ИСМ позволяет выделить определенные общие элементы этих систем менеджмента:

- единые элементы (представитель руководства по ИСМ; ответственность руководства; политика в области ИСМ; менеджмент ресурсов);

- единые процессы (анализ ИСМ со стороны руководства; принятие решений и действия со стороны высшего руководства; планирование, разработка и реализация мероприятий стратегического характера в области удовлетворения требований потребителя; проектирование и разработка; закупки; производство и обслуживание);

- единые процедуры (управление документацией и записями; внутренний аудит ИСМ; мониторинг и измерение процессов).

Сертификация ИСМ на соответствие требованиям международных стандартов позволяет повысить конкурентоспособность организации, уверить заинтересованные стороны в эффективности решения организацией проблем экологической и промышленной безопасности соответствующих производств, проблем охраны труда и техники безопасности [6].

1.4 Краткая характеристика процессов СМК ОАО "ЗСМК"

Один из восьми принципов менеджмента качества, на которых основывается серия стандартов ISO 9000:2000 относится к процессному подходу.

Функционирование процессов является одним из входных данных анализа со стороны руководства, поэтому в общей части дипломной работы приводится характеристика процессов СМК ОАО "ЗСМК".

В ОАО "ЗСМК" определены 15 процессов верхнего уровня необходимых для функционирования СМК. Данные процессы объединены в 4 блока:

Блок I - "Руководство и управление СМК" (раздел 5, п.7.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]).

Блок II - "Управление ресурсами" (раздел 6 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]).

Блок III - "Производственные процессы" (раздел 7 (кроме п.7.5.3), п.8.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]):

­ "Планирование производства" (п.7.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Закупки" (п.7.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Производство" (п.7.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Управление устройствами для мониторинга и измерений" (п.7.6 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Мониторинг и измерение производственных процессов и продукции" (п.8.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Сбыт продукции" (п.7.5.1 (е) "осуществление… поставки… продукции" ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]).

Блок IV - "Общесистемные процессы" (п.4.2.3, п.4.2.4, п.7.5.3, раздел 8 (кроме п.8.2.3 и п.8.2.4) ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]):

­ "Управление документацией" (п.4.2.3, п.4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Идентификация и прослеживаемость" (п.7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Мониторинг удовлетворенности потребителей" (п.8.2.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Проведение внутренних аудитов" (п.8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Управление несоответствующей продукцией" (п.8.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Анализ данных" (п.8.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]);

­ "Улучшение. Корректирующие и предупреждающие действия" (п.8.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) [1]).

Процесс "Управление документацией"

Цель процесса "Управление документацией" - обеспечить гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуализированных документов.

Цикл PDCA (Деминга Шухарта) - известная модель непрерывного улучшения процессов. Он состоит с следующих этапов:

- планируй (Plan);

- выполняй (Do);

- проверяй (Check);

- корректируй (Act).

Цикл PDCA при применении в самых различных областях деятельности позволяет эффективно управлять этой деятельностью на системной основе.

Планирование - идентификация и анализ проблемы; оценка возможностей и планирование необходимых изменений.

Выполнение - поиск решения проблемы и осуществление запланированных мероприятий.

Проверка - оценка результатов и выводы в соответствии с поставленной задачей.

Действия - принятие решения на основе полученных выводов; если изменение не решает поставленную задачу следует повторить цикл, внеся коррективы в план.

Применение цикла PDCA к процессу Управление документацией показано на рисунке 2.

Рисунок 2 - Применение цикла PDCA к процессу "Управление документацией"

1.5 Документирование ИСМ

Организационно-методическим фундаментом для создания интегрированных систем должны служить стандарты ИСО серии 9000. Это обусловлено тем, что базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. При этом особую значимость представляет процессный подход, который непосредственно отражает реальные процессы, осуществляемые в современном бизнесе. Немаловажно и то, что введение в действие стандартов ИСО серии 9000 в исторической ретроспективе предшествовало введению в действие других международных стандартов на системы менеджмента и во многом предопределило методологию их построения. Структура документации СМК и других систем

Иерархическая структура документации системы менеджмента качества и других систем представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Структура документации СМК и других систем

К базовому уровню относятся внутренняя и внешняя нормативная документация и законодательная база организации (предприятия).

Документация по стратегическому и оперативному планированию:

- планы качества;

- комплексный план развития организации (предприятия), годовые планы, рабочие планы и т.п.;

- решения Совета по качеству.

Методическая документация:

- методические инструкции (например, по разработке документированных процедур управления; по разработке Положений о структурных подразделениях, разработке должностных инструкций и т.п.);

- методические рекомендации (например, по основам статистического управления процессами и внедрению статистических методов на предприятии);

Внутренние нормативные и технические документы:

нормативные документы:

- стандарты предприятия, устанавливающие требования к продукции, технологическим процессaм ее изготовления, испытаний, контроля;

- альбомы бланков (содержат формы с образцами их заполнения).

технические документы:

- технические условия на продукцию;

- технологические регламенты;

- технологические и маршрутные карты;

- проектно-конструкторские документы;

- метрологически аттестованные методики испытаний (анализа, контроля, измерений).

Внешние нормативные документы:

- международные, национальные (зарубежных стран), межгосударственные, государственные, отраслевые стандарты; нормативные документы Госстроя России;

- документы органов государственного надзора (Госстандарта России, Госгортехнадзора, Госсанэпиднадзора, Госкомприроды, Госэнергонадзора, Пожарного надзора МВД РФ и др.);

Организационно-распорядительная документация:

внутренняя (приказы и распоряжения высшего руководства; служебные записки, и т.п.);

внешняя (приказы и распоряжения вышестоящих организаций;

переписка с другими организациями и т.п.

Организационная документация:

- должностные инструкции;

- положения о:

- структурных подразделениях,

- видах деятельности,

- главных специалистах;

- уполномоченных по качеству в подразделениях;

- устав организации (предприятия); организационная структура организации (предприятия).

Законодательная база:

- Законы РФ, Постановления Правительства РФ, распоряжения вышестоящих организаций (в т.ч. в области качества);

- Лицензионные документы.

Степень документированности систем менеджмента качества и других систем разных организаций может различаться в зависимости от:

- размера и вида деятельности организации;

- сложности и взаимодействия процессов;

- компетентности персонала.

В документацию системы менеджмента качества могут включаться определения со ссылкой на стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2001 (ISO 9000:2000) [1] или общепринятые термины и определения.

Документация системы менеджмента качества включает:

a) политику и цели в области качества;

b) руководство по качеству;

c) документированные процедуры;

d) рабочие инструкции;

e) формы;

f) планы по качеству;

g) технические условия;

h) действующую документацию;

i) записи.

Документация системы менеджмента качества и других систем может быть представлена в любой форме и на любом носителе.

Требования к документированным процедурам

Структура и формат документированных процедур (на бумажном или электронном носителе) должны быть представлены организацией в виде текстов, схем, таблиц, их сочетания или в другой приемлемой форме в зависимости от потребностей организации. В документированных процедурах могут быть сделаны ссылки на рабочие инструкции, определяющие порядок выполнения работ.

Документированные процедуры обычно описывают деятельность, охватывающую несколько функций, в то время как рабочие инструкции обычно относятся к заданиям в рамках одной функции.

Документированные процедуры должны иметь единую идентификацию и содержать необходимую информацию:

1) название;

2) назначение;

3) область применения;

Должны быть описана область применения документированной процедуры, включая охватываемые или не охватываемые документированной процедуры аспекты.

4) ответственность и полномочия;

Должны быть определены ответственность и полномочия персонала и/или организационные функции, а также их взаимодействие с другими процессами и деятельностью, описанными в процедуре. Они могут быть приведены в виде блок-схемы и уточняющих описаний.

5) описание видов деятельности;

Уровень детализации описания может зависеть от сложности вида деятельности, используемых методов, уровня квалификации и подготовки персонала, необходимых для выполнения работы.

Независимо от уровня детализации должны быть рассмотрены следующие аспекты:

a) определение потребностей организации, ее потребителей и поставщиков;

b) описание процессов в виде текстов и/или блок-схем, относящихся к данному виду деятельности;

c) определение работ, которые должны выполняться, кем или в рамках какой организационной функции, почему, когда, где и как;

d) описание управления процессами и контроля за идентифицированными видами деятельности;

e) выявление потребности в ресурсах, необходимых для выполнения определенной деятельности (в персонале, обучении, оборудовании и материалах);

f) определение соответствующей этому виду деятельности документации;

g) определение входа и выхода процесса;

h) определение измерений, которые следует выполнить.

Организация может принять решение о целесообразности включения части приведенной выше информации в рабочие инструкции.

6) записи;

Ведение записей о деятельности в рамках документированной процедуры должно быть описано в этом или в другом (других) ее разделе (разделах). Должны быть определены формы для ведения записей, указаны способы их заполнения, регистрации и хранения.

7) приложения;

К документированной процедуре может быть приложена информация в виде, например, таблиц, диаграмм, схем и форм.

8) рассмотрение, утверждение и пересмотр;

Должны быть приведены сведения о рассмотрении, утверждении, статусе и дате пересмотра документированной процедуры.

9) ответственность за подготовку документации;

Документация СМК должна разрабатываться специалистами, занятыми в процессах и осуществлении деятельности, что обеспечит лучшее понимание установленных требований и вовлеченность и заинтересованность персонала.

1.6 Требования к разработке проекта СТО ИСМ 1-03-2008

Стандарты организаций (СТО) - документы по стандартизации, введенные федеральным законом. Применение СТО, как и национального стандарта, направлено на достижение целей, указанных в статье 11 Федерального закона "О техническом регулировании" [8]. СТО разрабатываются этими организациями в случаях и на условиях, указанных в статье 17 Федерального закона.

Порядок разработки, утверждения, учета, изменения и отмены стандартов организаций устанавливается ими самостоятельно с учетом положений статьи 12 Федерального закона [9] и требований ГОСТ Р 1.4 [10]. Построение, изложение, оформление и содержание СТО выполняется с учетом ГОСТ Р 1.5 [11].

Требования к разработке стандартов организации интегрированной системы менеджмента на ОАО "ЗСМК" изложены в СТО ИСМ 1-01-2007 [12]. Проект СТО ИСМ 1-03-2008 "Управление документацией" разработан в соответствии с СТО ИСМ 1-01-2007 и состоит из следующих элементов:

- титульный лист;

- предисловие;

- содержание;

- область применения;

- нормативные ссылки;

- термины и определения;

- обозначения и сокращения;

- общие положения;

- приложения.

На титульном листе приводят следующие данные:

- полное наименование организации;

- обозначение стандарта, его наименование;

- выходные сведения об издательстве.

В предисловии приводят общие сведения о данном стандарте.

Структурный элемент "Предисловие" размещают на следующей странице после титульного листа (на его обороте) и начинают с соответствующего заголовка, который помещают в верхней части страницы, посередине, записывают с заглавной буквы и выделяют полужирным шрифтом.

Сведения, приводимые в предисловии, нумеруют арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.).

Элемент "Содержание" размещают после предисловия стандарта на отдельной странице.

Слово "Содержание" записывают посередине страницы с заглавной буквы и выделяют полужирным шрифтом.

Содержание включает порядковые номера и заголовки разделов, подразделов (при их наличии), приложений и графического материала (с указанием их обозначений и заголовков) с указанием номера страницы, на которой они помещены.

При необходимости продолжения записи заголовка раздела, подраздела, приложения на последующей строке её начинают на уровне начала этого заголовка на первой строке.

Заголовки каждого структурного элемента СТО выделяют полужирным шрифтом.

По ГОСТ Р ИСО 9000-2001

Значение документации (п. 2.7.1)

Документация дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:

a) достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества;

b) обеспечению соответствующей подготовки кадров;

c) повторяемости и прослеживаемости;

d) обеспечению объективных свидетельств;

e) оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.

Разработка документации не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность. [13]

Виды документов, применяемых в системах менеджмента качества (п. 2.7.2)

В системах менеджмента качества применяются следующие виды документов:

a) документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования; к таким документам относятся руководства по качеству;

b) документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким документам относятся планы качества;

c) документы, устанавливающие требования; к ним относятся документы, содержащие технические требования;

d) документы, содержащие рекомендации или предложения; к ним относятся методические документы;

e) документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;

f) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи.

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, соответствующие обязательные требования, продемонстрированные способности персонала, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества. [12]

По ГОСТ Р ИСО 9001-2001

Требования к документации (п. 4.2)

Документация системы менеджмента качества должна включать:

a) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

b) руководство по качеству;

c) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;

d) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

e) записи, требуемые настоящим стандартом.

Примечания

1 Там, где в настоящем стандарте встречается термин "документированная процедура", это означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

2 Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:

a) размера организации и вида деятельности;

b) сложности и взаимодействия процессов;

c) компетенции персонала.

3 Документация может быть в любой форме и на любом носителе. [1]

Руководство по качеству (п. 4.2.2)

Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:

a) область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;

b) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;

c) описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества. [1]

Управление документацией (п. 4.2.3)

Документами системы менеджмента качества необходимо управлять.

Записи -- специальный вид документов и ими надо управлять согласно требованиям.

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

a) проверку документов на адекватность до их выпуска;

b) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

c) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

e) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

f) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей. [1]

Управление записями (п. 4.2.4)

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Надо разработать документированную процедуру для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей. [1]

По ГОСТ Р ИСО 9004-2001 (п. 4.2)

Руководству организации следует определить документацию, включая соответствующие записи, необходимую для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и поддержки результативного и эффективного выполнения процессов.

Характер и степень документированности должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.

Документация может быть в любой форме или на любом носителе, исходя из потребностей организации.

С целью обеспечения документацией, отвечающей потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон, руководству необходимо учитывать:

- контрактные требования потребителей и других заинтересованных сторон;

- использование организацией международных, национальных, региональных и отраслевых стандартов;

- соответствующие законодательные и другие обязательные требования;

- решения организации;

- источники внешней информации, касающиеся возможностей организации;

- информацию о потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон.

Разработку, использование и управление документацией следует оценивать с учетом результативности и эффективности организации на основе таких критериев, как:

- функциональность (например, скорость обработки);

- простота в использовании;

- потребность в ресурсах;

- политика и цели;

- текущие и будущие требования, относящиеся к менеджменту знаний;

- сравнение с лучшими системами документации;

- взаимодействия потребителей, поставщиков и других заинтересованных сторон организации.

Доступ к документации предоставляется работникам организации и другим заинтересованным сторонам, исходя из политики обмена информацией в организации. [14]

По ISO 14001:2004

Документация (п. 4.4.4)

Документация системы экологического менеджмента должна включать:

a) экологическую политику, экологические целевые и плановые показатели;

b) описание области применения системы экологического менеджмента;

c) описание основных элементов системы экологического менеджмента и их взаимодействия, а также ссылки на соответствующие документы;

d) документы, в том числе и записи, требуемые настоящим международным стандартом;

e) документы, в том числе и записи, определенные организаций как необходимые для обеспечения эффективного планирования, эксплуатации и контроля за процессами, связанными с ее существенными экологическими воздействиями. [2]

Управление документацией (п. 4.4.5)

Документами, требуемыми системой экологического менеджмента и настоящим международным стандартом, необходимо управлять. Записи - это особый вид документов, которыми следует управлять в соответствии с требованиями, приведенными в п. 4.5.4.

Организация должна разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуру(ы), предусматривающую(ие) :

a) проверку документов на адекватность до их выпуска;

b) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

c) обеспечение идентификации изменений и текущего статуса пересмотра документов;

d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;

e) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

f) обеспечение идентификации и управления процессами распространения документов внешнего происхождения, определенных организацией в качестве необходимых для планирования и эксплуатации своей системы экологического менеджмента;

g) предупреждение непреднамеренного использования устаревших документов и применение подходящей формы их идентификации, если эти документы оставлены для каких-либо целей. [2]

Управление записями (п. 4.5.4)

Организация должна устанавливать и поддерживать в рабочем состоянии записи, необходимые для демонстрации соответствия требованиям своей системы экологического менеджмента, требованиям настоящего международного стандарта, а также записи достигнутых результатов.

Организация должна разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуру(ы) идентификации, хранения, защиты, поиска, определения сроков хранения и изъятия записей.

Записи должны быть и оставаться удобочитаемыми, идентифицируемыми и прослеживаемыми. [2]

По OHSAS 18001:2007

Документация (п. 4.4.4)

Документация системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности должна включать:

a) политику и цели в области профессионального здоровья и безопасности;

b) описание области применения системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности;

c) описание основных элементов системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности и их взаимодействия, а также ссылки на смежную документацию;

d) документы, включая записи, требуемые настоящим стандартом OHSAS;

e) документы, включая записи, определенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования, функционирования и управления процессами, связанными с ее рисками профессионального здоровья и безопасности.

Примечание: важно, чтобы эта документация была соразмерна уровню сложности опасностей и рисков и сведена к минимуму, необходимому для обеспечения результативности и эффективности. [3]

Управление документацией (п. 4.4.5)

Документация, необходимая в системе менеджмента профессионального здоровья и безопасности и требуемая настоящим стандартом, должна быть управляемой. Записи - это особый вид документов; они должны управляться в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 4.5.4.

Организация должна установить, внедрить и выполнять процедуру(ы), предусматривающие:

a) утверждение документов для подтверждения их адекватности перед выпуском;

b) анализу и актуализации, по мере необходимости, а также повторное утверждение документов;

c) идентификацию изменений и действующих редакций документов;

d) обеспечение доступности действующих редакций применимых документов в местах их использования;

e) обеспечение сохранения документов удобочитаемыми и легко идентифицируемыми;

f) идентификацию и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности;

g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и их надлежащую идентификацию в случаях, когда они сохраняются в каких-либо целях. [3]

Управление записями (п. 4.5.4)

Организация должна установить и вести записи, необходимые для демонстрации соответствия требованиям своей системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности и настоящего стандарта OHSAS и достигнутых результатов.

Организация должна установить, внедрить и поддерживать процедуру(ы) идентификации, хранения, защиты, доступа и изъятия записей.

Записи должны быть разборчивыми, прослеживаемыми и иметь идентификацию. [3]

2. Специальная часть

Представленный в специальной части проект стандарта СТО ИСМ ОАО "ЗСМК" "Управление документацией" разработан в соответствии с требованиями общей части диплома. Титульный лист, предисловие и содержание представлены в приложениях А, Б, В.

2.1 Область применения

Настоящий стандарт организации интегрированной системы менеджмента устанавливает единый порядок осуществления процесса управления документацией, являясь обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества в соответствии с п. 4.2.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2001), системы экологического менеджмента в соответствии с п. 4.4.5 ISO 14001:2004 и системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности в соответствии с п. 4.4.5 OHSAS 18001:2007. Цель настоящего СТО ИСМ - обеспечить гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуализированных документов на основе создания и внедрения процесса управления документацией, регламентировать единые требования к разработке, согласованию, проверке, утверждению, тиражированию, актуализации, идентификации и аннулированию документов действующих в ОАО "ЗСМК". Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений ОАО "ЗСМК".

2.2 Нормативные ссылки

В настоящем СТО ИСМ использованы ссылки на следующие нормативные документы: ISO 14001:2004 "Система экологического менеджмента. Требования и руководство по применению"

OHSAS 18001:2007 "Система менеджмента профессионального здоровья и безопасности. Требования"

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2001) "Системы менеджмента качества. Требования"

ГОСТ Р ИСО 9004-2001 (ISO 9004:2001) "Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности"

СТО ИСМ 1-01-2007 "Порядок разработки и оформления стандартов организации"

СТП СМК 5.3-01-2003 "Управление политикой и целями в области качества"

СТП СМК 4.2-02-2004 "Порядок разработки положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций"

СТП СМК 4.2-05-2004 "Порядок разработки положений и методических указаний"

СТП СМК 4.2-03-2006 "Разработка и оформление производственных инструкций"

И-107-023-01 -2003 "Организация делопроизводства в ОАО "ЗСМК"

2.3 Термины и определения

В настоящем СТО ИСМ применяются следующие термины с соответствующими определениями:

по ГОСТ Р ИСО 9000-2001:

Процесс (3.4.1) - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.

Процедура (3.4.5) - установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Примечание - Документ, содержащий процедуру, может называться "документированная процедура".

Документ (3.7.2) - информация и соответствующий носитель.

Примечания

Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или комбинацией из них.

Комплект документов, например технических условий и записей, часто называется "документацией".

Нормативная и техническая документация (3.7.3) - документы, устанавливающие требования.

Запись (3.7.6) - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

по ISO 14001:2004:

Система экологического менеджмента (3.5) - часть общей системы менеджмента, которая включает в себя организационную структуру, деятельность по планированию, распределение ответственности, методы, процедуры, процессы и ресурсы, необходимые для разработки, внедрения, реализации, анализа и поддержания экологической политики.

по OНSAS 18001:2007:

Система менеджмента профессионального здоровья и безопасности (СМПЗиБ) (3.13) - часть системы менеджмента организации, используемая для разработки и осуществления ее политики в области системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности и менеджмента ее рисков в области системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности.

Примечание - В терминологии, принятой в Российской Федерации, понятие "профессиональное здоровье и безопасность" включает в себя следующее:

- охрана и условия труда (по Трудовому кодексу РФ);

- промышленная безопасность (по Федеральному закону "О промышленной безопасности опасных производственных объектов" № 116 -ФЗ от 21.07.97 г.);