Организация системы менеджмента качества ОАО "РУСАЛ Красноярск"

Размещено на http://www.allbest.ru/

12

35

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

управление менеджмент качество

Важнейшее условие развития организации сегодня - умение побеждать в острейшей конкурентной борьбе. Такая победа невозможна без оперативного удовлетворения не только уже известных, но и предполагаемых потребностей клиента с постоянным улучшением качества производимой продукции (предоставляемых услуг). Стремление промышленных предприятий выйти на международный рынок требует постоянной работы по повышению уровня качества продукции. Система менеджмента качества (СМК) занимают особое место среди всех существующих систем управления, ибо являются одним из последних достижений в области решения проблем качества любого предприятия.

СМК, разработанная в соответствии со стандартом ИСО серии 9000 - основана на структурированном наборе документов, который регламентирует основные аспекты производственной и управленческой деятельности предприятия.

Концептуальной основой стандартов ИСО серии 9000 версии 2000 года является то, что организация создает, обеспечивает и улучшает качество продукции, организуя и управляя своими процессами, которые должны подвергаться анализу и постоянному улучшению. Все процессы компании образуют систему, которую надо ясно представлять при принятии любых управленческих решений. То есть главными принципами современных стандартов являются «процессный» и «системный» подходы к управлению.

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Поэтому документирование управленческой деятельности необходимо для эффективного управления организацией или предприятием.

В СМК организации в соответствии с требованиями ИСО 9001:2000 хорошо отлаженная система управления документацией является обязательным требованием.

Необходимость документирования СМК обусловлена тем, что документы являются средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий в системе, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов.

Цель документирования СМК заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения системы, соответствующей положениям стандартов ИСО серии 9000.

Документирование СМК позволяет организации решать такие задачи, как:

· установление требований к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества;

· обеспечение правильного понимания требований к процессам и деятельности, осуществляемых в системе;

· обеспечение воспроизводимости процессов и деятельности, осуществляемых в системе;

· обеспечение прослеживаемости выполнения процессов и деятельности, а так же оценивание достигнутых результатов;

· предупреждение и разрешение спорных вопросов, возникающих при выполнении процессов и деятельности в условиях неопределенности;

· подготовка новых работников;

· закрепление лучших традиций и накопленного опыта организации при выполнении процессов и отдельных видов деятельности;

· оценивание результативности и пригодности СМК.

Документирование СМК организации является достаточно сложной и трудоемкой деятельностью, что связано с решением большого ряда проблем, в числе которых: определение состава и структуры документации; установление единого порядка разработки, построения и оформления документов, организация управления документацией и записями.

Документирование СМК предусматривает разработку документов, необходимых для построения, функционирования, проверки и постоянного улучшения СМК. Наличие в организации утвержденной документации СМК придает системе официальный статус и делает её видимой не только для пользователей документацией, но и для проверяющих и заинтересованных сторон организации. Результативность и эффективность СМК во многом зависят от того, насколько качественно она документирована.

Важно отметить, что ИСО 9001:2000 требует наличия в организации документированной СМК, но не системы документов. Главным в системе является деятельность по обеспечению выпуска продукции, отвечающей требованиям потребителей, а не деятельность по созданию системы документов. Такой подход к внедрению стандартов ИСО направлен на предупреждение подмены работ по качеству работой по созданию документов, что должно позволить избежать чрезмерного количества документов, которые в этом случае либо просто перестают работать, либо, что ещё хуже, начинают мешать работе.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ и совершенствование процесса управления документацией СМК. В качестве объекта исследования нами было выбрано предприятие Р, которое относится к металлургической промышленности.

Для достижения цели нами были поставлены следующие задачи:

· изучение деятельности Р;

· изучение документации системы менеджмента качества Р;

· анализ и совершенствование структуры документации Р;

· анализ и совершенствование процесса управления документацией Р;

· расчет затрат на разработку документации СМК Р;

· изучение вопросов безопасности и экологичности на Р.

Предметом исследования является:

· структура документации СМК на Р;

· процесс управления документацией СМК Р;

· применение статистических методов в процессе управления документацией;

· учет объема документооборота;

· безопасность и экологичность Р.

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы нами были получены следующие результаты:

· построена карта процесса управления документацией Р до и после улучшения;

· сформирован реестр документации СМК Р;

· разработана единая система нумерации документации СМК;

· разработан СТП «Управление документацией» Р;

· рассчитаны затраты на разработку 100 новых документов СМК в течение одного года.

В качестве методологической базы в выпускной квалификационной работе использовались правила и нормы документирования, подходы и методы к классификации документов, методы статистического обеспечения качества - диаграмма Парето, карта процесса с описанием мероприятий по улучшению, методика ведения учета документооборота.

1. Описание и анализ фактического состояния процесса управления документацией Р

Процесс управления документацией относится к основным процессам СМК, требования к которому прописаны в п. 4.2 ИСО 9001:2000.

Цель процесса управления документацией является обеспечение порядка в разработке, согласовании, проверке, утверждении, распределении, изменении и хранении документации предприятия.

Ответственность за управление документацией возложена на директора по экологии и качеству.

Задачами управления документацией систем менеджмента Р являются:

· организация разработки, внедрения и совершенствования интегрированных систем менеджмента - качества, экологии, промышленной безопасности и охраны труда;

· организация и проведение внутренних аудитов систем менеджмента;

· организация работ по стандартизации и управлению документацией.

Все документы, действующие на Р подразделяются на:

а) документы внешнего происхождения:

· документы, разработанные сторонними организациями и потребителями продукции (нормативно-правовые акты, правила и нормы, технические условия, руководящие документы.);

· документы, разработанные структурными подразделениями компании РУСАЛ (руководства, методики, технологические документы);

б) документы внутреннего происхождения (документы, разработанные подразделениями Р).

Структура внутренней документации Р представлена на рисунке 1.



Рисунок 1 - Структура внутренней документации Р

Первый уровень документации устанавливает общие требования к организации, устройству и управлению системами менеджмента в целом.

Второй уровень документации устанавливает требования к общесистемным процессам и подпроцессам, конкретным подразделениям и видам деятельности.

Третий уровень документации устанавливает требования к действиям, работам, исполнителям.

Назначение документации, в зависимости от уровня заключается в следующем:

· документация первого и второго уровня преимущественно предназначается для разграничения ответственности и взаимодействия служб и подразделений;

· документация третьего уровня в общем случае предназначена для определения ответственности, полномочий и взаимодействия конкретных исполнителей.

Перечень документов СМК Р, включает:

· Руководство по качеству Алюминиевого дивизиона (АД).

· Политику в области качества Р.

· Руководство по качеству Р.

· Стандарты СМК Р.

· Регламенты АД.

· Процедуры (СТП, инструкции), описывающие процессы системы менеджмента Р.

· Процедуры (СТП, инструкции), описывающие внутризаводскую производственную деятельность Р.

· Методики проверок, контроля, калибровки, методические указания, методики выполнения измерений, программы аттестации Р.

· Методики отбора проб и испытаний характеристик продукции, материалов и производственной среды Р.

· Технологическая документация.

· Технические условия на продукцию.

· Документация по упаковке и отгрузке продукции.

· Документация по оснастке.

· Инструкции по эксплуатации и техническому обслуживанию оборудования.

· Руководства по техническому обслуживанию и ремонту.

· Проектно-конструкторская документация на ремонт (оборудования, зданий, сооружений).

К стандартам СМК относятся:

· Стандарт 09.8.2.1 «Оценка удовлетворенности потребителей».

· Стандарт 09.8.2.2 «Внутренние аудиты».

· Стандарт 09.8.3 «Управление несоответствующей продукцией».

· Стандарт 09.8.5 «Постоянное улучшение».

· СТП 1.05-2002 «Управление документацией».

· СТП 6-22-2001 «Производство алюминия».

Разработкой документации по СМК (всей вышеперечисленной) занимается отдел интегрированных систем менеджмента (ОИСМ). Отдел является структурным подразделением Р, входящий в дирекцию по охране труда, экологии и качеству и подчиняется директору по охране труда, экологии и качеству.

В состав ОИСМ входят следующие структурные подразделения:

· бюро стандартизации - отдел занимается разработкой, учетом, регистрацией, хранением документации, внесением изменений, актуализацией, приемом, регистрацией, распределением входящей документации, процессами документооборота;

· отдел технической документации - занимается размножением документов, необходимых для всех подразделений;

· архивный отдел - занимается архивным хранением и утилизацией документации.

Ввод в действие и рассылка всем директорам Р по направлению деятельности документации СМК осуществляется на основании приказа Управляющего директора.

После изучения структуры документации СМК и процесса управления документацией в Р, нами были выделены слабые стороны:

· отсутствует реестр документации СМК;

· нет единой нумерации документации СМК;

· процесс управления внутренней документации СМК содержит лишние этапы передвижения;

· в СТП 1.05-2002 «Управление документацией» не четко прописана структура документации СМК, нет требований к структуре и правил по оформлению различных документов, не четко прописана процедура управления документацией, а именно управление документопотоками, регистрация и индексация, оперативное хранение, внесение изменений, контроль над исполнением документов.

На основании проведенного анализа на Р и изученной работы процесса управления документацией нами были поставлены задачи:

1) Составление реестра документации СМК Р.

2) Разработка единой системы нумерации документации СМК.

3) Оптимизация процесса управления документацией Р.

4) Разработка СТП «Управление документацией» Р.

5) Применение статистических методов в процессе управления документацией Р.

6) Расчет затрат на разработку, совершенствование 100 документов СМК в течение одного года ОИСМ.

Для выполнения поставленных задач, в первую очередь, нам необходимо изучить основы делопроизводственных процессов, а именно классификацию документов СМК в соответствии с требованиями ИСО 9001: 2000 и нормами документирования и документационного менеджмента.

2. Оптимизация процесса управления документацией Р

Для оптимизации процесса управления документацией Р построим его карту - цепочку действий, начиная от разработки нового документа и заканчивая появлением его на рабочих столах всех служащих, для которых он разрабатывался. Каждая последующая операция в карте процесса начинается после окончания предыдущей.

Оптимизацию будем проводить с помощью методики документирования, анализа и улучшения рабочих процессов. Карта процесса управления документацией Р представлена в Приложении А.

На основании анализа карты процесса управления документацией нами предлагаются следующие мероприятия для улучшения процесса управления документацией.

· Предлагаем направлять черновую электронную копию документа на предварительную проверку и согласование в отделы, в которых он будет согласовываться еще на стадии разработки. Это позволит разработчику создавать и одновременно редактировать документ в соответствии с правилами и требованиями, предъявляемыми отделом ЭиК, отделом, проверяющим суть документа и предлагаемые технологии, в данном случае это ЭП. А также ООТиПБ, ДПТ. Это приводит к сокращению времени проверки документации на стадии согласования примерно с 8 часов до 1-3 часов, что также приводит к уменьшению количества ненужных ожиданий и перемещений документации.

· Также предлагается после разработки и присвоения документации условного обозначения подавать копии документов на согласование одновременно в дирекцию по ЭиК, ЭП, ООТиПБ и в ДПТ - во все четыре отдела. Чтобы операции по согласованию проходили в одно и то же время в четырех разных отделах. Ранее согласование проходило последовательно в каждых четверех отделах.

· Менеджерам и специалистам подразделений необходимо сообщить менеджеру ДПТ, сколько копий документации им необходимо. В этом случае специалисты ДПТ в множительном центре получат необходимое количество копий документации, и специалистам в подразделениях не придется дополнительно производить их размножение.

· Рекомендуется уменьшить время и количество пунктов «ожидание», то есть времени когда над документацией не производится никаких действий. То есть необходимо по возможности сразу, без промедления, как только документ поступил в определенный отдел, совершать необходимые полезные действия, написанные в карте процесса.

· Для снижения времени перемещения документа из одного отдела в другой рекомендуется перейти на электронную систему документооборота.

· Для сокращения времени пакет документов для утверждения, распоряжение о введении документа в действие должны иметь стандартную форму.

На основании анализа мероприятий по улучшению, нами была составлена новая карта процесса управления документацией Р, которая представлена в Приложении Б.

Проанализировав карты процесса управления документацией до и после улучшения нами были построены диаграммы Парето, которые представлены на рисунках 1, 2.

а) Построим диаграмму Парето распределения видов работ до и после улучшения:

Рисунок 1 - Диаграмма Парето распределения видов работ до и после улучшения

По диаграмме видим, что после улучшения количество этапов операция уменьшилось с 13 до 11, перемещение с 31 до 18, проверка с 14 до 9, принятие решения с 2 до 1 и ожидание с 42 до 13.

б) Проанализируем количество и время выполнения типов работ до и после улучшения:

По диаграмме видим, что уменьшилось количество этапов работ второго рода с 67 до 31, а муды первого рода с 17 до 10.



Рисунок 2 - Диаграмма Парето количества и время выполнения типов работ до и после улучшения

По диаграмме видим, что после улучшения уменьшилось время ценной работы с 4624 до 4044, первого рода с 2480 до 405 и второго рода с 5090 до 385.

Проведя общий анализ можно сделать вывод, что в результате использования данной методики удалось сократить время, затрачиваемое на работу, не приносящую ценность на 4705 минут.

3. Разработка реестра документации системы менеджмента качества Р

На Р существует перечень документации системы менеджмента качества, после его изучения нами был составлен реестр существующей документации СМК с ее распределением по разделам и пунктам ИСО 9001:2000, представленный в таблице 3.

Таблица 3 - Реестр документации СМК Р

Обозначение*

Наименование документа

Соответствие пунктам ИСО 9001:2000

4. Система менеджмента качества

4.1 Общесистемные требования	4.1
РК 1.0-2006	Система менеджмента качества. Руководство по качеству
4.2.3 Управление документацией	4.2.3
СТ АД 09.4.2.3	Управление документацией
СТАД 1.01	Разработка технологической документации. Общие требования
И 10. 22-2006	Управление документацией
СТП 1.09-2006	Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
И 10.13-02	Оформление стандартов подразделения
4.2.4 Управление данными о качестве	4.2.4
СТ АД 09.4.2.4	Управление записями
И 10.31-03	Контроль качества и регистрация данных о качестве
5 Ответственность руководства
5.2 Ориентация на потребителя	5.2
И 10. 17-2006	Оформление и построение договоров
5.3 Политика в области качества	5.3
	Политика в области качества АД
5.4.1 Цели в области качества	5.4.1
И 10.48-05	Порядок установления и достижения целей и задач
	Карты целей дирекций и структурных подразделений предприятия, приказ о целях в области качества
5.5 Ответственность, полномочия и взаимоотношения	5.5
	Структурная схема управления Р
СТП 2.03-2005	Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций
СТП 5.04-2000	Порядок разработки, согласования и утверждения положения о подразделении
СТП 2.02-2004	Разработка, согласование и утверждение рабочих инструкций
И 10.13-02	Оформление стандартов подразделения
Обозначение	Наименование документа	Соответствие пунктам ИСО 9001:2000
	Положения о подразделениях, должностные инструкции руководителей и специалистов, рабочие инструкции, стандарты подразделений
5.6 Анализ со стороны руководства	5.6
СТАД 09.5.6	Анализ со стороны руководства
И 10.51-04	Анализ и улучшение качества производства продукции
	Протоколы совещания директоров с решениями по системе менеджмента качества
6 Управление ресурсами
6.2 Персонал	6.2
СТП 2.0 1-2004	Профессиональное обучение рабочих
СТП 2.05-2004	Обучение руководителей, специалистов, служащих
6.3 Инфраструктура	6.3
СТАД 09.7.5. 1.4	Техническое обслуживание и ремонт оборудования
И 10.59-2006	Строительство и реконструкция зданий и сооружений
И 10.30-03	Осмотр и выбраковка грузозахватных органов и приспособлений для цехов ОАО «КрАЗ»
И 10.32-03	Осмотр и выбраковка технологической тары и тары общего назначения для цехов ОАО «КрАЗ»
6.4 Производственная среда	6.4
	Инструкции и положения по ОТиПБ и СЭМ
7 Производство продукции
СТАД 09.7.5	Производство продукции
7.1 Планирование процессов производства продукции	7.1
СТАД 1.01	Разработка технологической документации. Общие требования
СТ АД 09.7.3	Постановка продукции на производство
И 10.54-05	Разработка и выдача в производство спецификаций на алюминиевую продукцию
Регламент	Формирование инвестиционного бюджета Р
7.2 Процессы, связанные с потребителями	7.2
СТ АД 09.7.2	Анализ требований потребителя
И 10. 17-2006	Оформление и построение договоров
И 10.2 3-2003	Действия по несоответствию качества
	Положение о клиентской оценке поставщиков внутренними потребителями
7.3 Разработка производственных процессов	7.3
СТ АД 09.7.3	Постановка продукции на производство
И 10.54-05	Разработка и выдача в производство спецификаций на алюминиевую продукцию
ТРП 02.02.05-2005	Руководство по разработке технологических процессов производства сплавов алюминиевых литейных для автомобильной промышленности
7.4 Закупки	7.4
СТ АД 09.7.4	Управление закупками
И 10.37-2006	Обеспечение сырьем, материалами
И 10.44-05	Выбор подрядной организации на приобретение работ/услуг
Обозначение	Наименование документа	Соответствие пунктам ИСО 9001:2000
СТП 5.32-2002	Расчетный учет электрической энергии
7.5.7 Управление производством продукции	7.5.1
СТАД 09.7.5	Управление производством продукции
СТАД 1.01	Разработка технологической документации. Общие требования
СТП 6.08-2000	Разработка схем погрузки продукции
СТП 6. 10-2000	Погрузочно-разгрузочные работы, транспортирование, хранение и использование сырья и материалов в производстве
	Альбом дефектов продукции из алюминия и алюминиевых сплавов
	Альбом образцов макро и микроструктур алюминиевых литейных сплавов
	Технологические инструкции, технические руководства процессом, операционные карты, технологические регламенты, протоколы анализа видов и последствий потенциальных отказов, планы управления
СТАД 09.7.5. 1.4	Техническое обслуживание и ремонт оборудования
	Регламент взаимодействия ООО «Сервисный центр», Р по капитальному (текущему) ремонту печей
	Регламент текущего ремонта оборудования литейного производства
	Регламент текущего ремонта электролизного оборудования
	Регламент ремонта высоковольтного электротехнического оборудования
	Регламент ремонта оборудования анодного производства
	Регламент ремонта анодо и катододержателей
	Регламент ремонта грузоподъемных машин и механизмов
	Регламент ремонта транспортно-технологической техники
И 10.41-2004	Ремонт и приемка в эксплуатацию энергетического оборудования после ремонта
И 10.40-2004	Разработка-применение эксплуатационных и ремонтных документов
	Руководства по эксплуатации, руководства по ремонту оборудования
	Регламент обеспечения оснасткой и инструментом
Обозначение	Наименование документа	Соответствие пунктам ИСО 9001:2000
7.6 Управление средствами мониторинга и измерений	7.6
РК 1.3-2001	Руководство по качеству метрологического обеспечения производства
	Регламент поверки (калибровки) средств измерения
СТП 8.04-2000	Порядок проведения ремонта средств измерения
СТП 8.05-2000	Порядок проведения метрологической экспертизы технической документации
СТП 8.06-2000	Порядок проведения калибровки измерительных каналов измерительных систем
И 10.50-2004	Анализ и улучшение измерительных систем
8.2.1 Удовлетворенность потребителей	8.2.1
СТАД 09.8.2.1	Оценка удовлетворенности потребителей
	Положение о клиентской оценке поставщиков внутренними потребителями
8.2.2 Внутренние аудиты	8.2.2
СТ АД 09.8.2.2	Внутренние аудиты
И 10.47-2006	Внутренний аудит систем качества и экологии
8.2.3 Мониторинг и измерение процессов	8.2.3
ТРП 00.01.02-03	Контроль основных технологических параметров электролизного производства с применением статистических методов
ТРП 02.02.01-04	Статистический анализ стабильности, воспроизводимости и пригодности технологических процессов литейного производства
ТРП 02.02.04-05	Статистический контроль готовой продукции и процессов подготовки сплавов с применением программного обеспечения ИТС ЛП
ТРП 02.03.01-04	Технология анодного производства. Статистический анализ технологических процессов с использованием индексов воспроизводимости и пригодности
ТР 02.02.04.03-2006	Управление процессами производства сплавов алюминиевых литейных с применением статистических методов
	Технические руководства, технологические регламенты, карты контроля технологии, планы управления
8.2.4 Технический контроль продукции	8.2.4
РК 1.2-2006	Руководство по качеству центральной заводской лаборатории
И 10.3 1-03	Контроль качества и регистрация данных о качестве
И 10.16-05	Отбор проб и оценка на соответствие по химическому составу продукции из алюминия и алюминиевых сплавов
	Карты контроля продукции, методики на отбор проб, методики выполнения измерений
Обозначение	Наименование документа	Соответствие пунктам ИСО 9001:2000
8.3 Управление несоответствующей продукцией	8.3
СТАД 09.8.3	Управление несоответствующей продукцией
И 10. 23-2003	Действия по несоответствию качества
8. 5. 1 Постоянное улучшение	8.5
СТАД 09.8.5	Постоянное улучшение. Корректирующие и предупреждающие действия
И 10.51-04	Анализ и улучшение производства продукции
СТП 1.06-2000	Разработка и применение статистических методов
ТР 02.02.04.03-2006	Управление процессами производства сплавов алюминиевых литейных с применением статистических методов

* Нумерация документов оставлена в соответствии с существующей на Р.

4. Разработка стандарта предприятия «Управление документацией» Р

После изучения СТП «Управление документацией» Р и построенного нами реестра документации, нами было выявлены следующие несоответствия:

· нет единой системы нумерации документации СМК;

· не четко прописана структура документации СМК;

· нет требований к структуре и правил по оформлению различных документов;

· не четко прописана процедура управления документацией, а именно управление документопотоками, регистрация и индексация, оперативное хранение, внесение изменений, контроль над исполнением документов.

Нами был разработан новый СТП «Управление документацией» Р, который включил в себя следующие разделы: 1 Назначение и область применения, 2 Нормативные ссылки, 3 Термины, определения, сокращения, 4 Общие положения, 5 Управление документацией первого и второго уровня, 6 Управление документацией третьего уровня, 7 Управление документацией базового уровня, 8 Общие правила к оформлению документов, 9 Управление документацией, 10 Регистрация документов, 11 Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения (копии, их учет), 12 Контроль над исполнением документов, 13 Актуализация, продление сроков действия документов, 14 Индексация документов,15 Внесение изменений в документы, 16 Оперативное хранение документов.

5. Объем документооборота

Для большинства предприятий основным видом деятельности является производство каких-либо товаров или услуг. При этом объемы технологического документооборота, как правило, существенно превышают объемы документооборота управленческого.

Параметры, описывающие документооборот в организации, можно разделить на три основных класса: объем документооборота, скорость движения документов и стоимость выполнения типовых операций с документами.

Потоки входящих и исходящих документов характеризуют уровень обмена информацией с другими организациями. Если объем таких документов составляет десятки и сотни в день, то могут возникать проблемы с их регистрацией и обработкой.

Объем внутреннего документооборота - число приказов, распоряжений, служебных записок, заявлений и т.д, создающихся в организации или отдельных подразделениях в течение года.

Как правило, имеют место сезонные колебания объема документов, а также время пиковой нагрузки. Помимо сезонных колебаний объемы документооборота могут быть связаны с ростом или сокращением организации, повышением или спадом деловой активности и другими подобными причинами. Объемы документооборота в разрезе структурных подразделений - это распределение носит нелинейный характер, и 80 % всего документооборота приходится на долю 20% структурных подразделений.

Объемы документооборота в разрезе видов документов - эта информация полезна для расчета экономической эффективности, поскольку позволяет уточнить затраты на обработку потока документов определенного типа.

Доля контрольных документов. Определяется как отношение числа документов, ставящихся на контроль в течение года, к общему числу документов. Эта доля обычно составляет от 10 до 40%.

Средний объем документов чаще всего измеряют в страницах или листах машинописного текста. Для документов, передающихся электронной почтой, объем измеряется в килобайтах. Принято считать, что объем одной страницы машинописного текста примерно равен 2 кБ. Для управленческого документооборота средний объем одного документа чаще всего составляет от трех до восьми страниц. Этот показатель при необходимости рассматривают в разрезе отдельных видов документов: входящих, исходящих, внутренних и т.п.

Среднее число копий. Разброс этого показателя весьма значителен в различных организациях. Если во времена печатных машинок среднее число копий равнялось 5-6 экземплярам (одной закладке), то с распространением копировальной техники количество копий, по оценке компании «Xerox», возросло более чем втрое - в среднем до 18 экземпляров.

Учет объема документооборота в Р включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам (журналам). Подсчет количества входящих и исходящих документов, поступивших на предприятие, служебных и докладных записок, а также писем осуществляется дирекцией Р и в бюро стандартизации.

При проведении учета документов раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов.

Подсчет документооборота проводится по структурным подразделениям и по предприятию в целом. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж. Результаты учета объема документооборота обобщаются для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности. Нормирование времени - это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ. Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

1 Определения расходов на работу всего учреждения.

2 Совершенствование методов труда.

3 Поощрения служащих к труду.

4 Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.

5 Улучшения планирования работы учреждения.

6 Обеспечения рационального использования технических средств.

Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле:

Норма вр. = Мon (1+К/100), (5.1)

где Мon - оптимальное время, ч.;

К - сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%);

Mon=59,6 ч.;

мин. К=8%.

Н.вр.= 59,6( 1+ 8 % / 100) = 59,6 * 1,08 = 64,4 мин

Норматив численности - определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.

Ч = Нвр. * О * К / М - (М * А),(5.3)

где Ч - норматив численности (необходимое количество сотрудников);

Нвр. - средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа;

О - количество документооборота (100 экземпляров);

К - коэффициент измерения трудоёмкости работ (0,24);

М - годовой номинальный фонд рабочего времени (252 дня * 64,4 мин);

А - коэффициент неявок на работу=0,3.

Ч = 64,4 * 100 * 0,24 / 16228,8 - (16228,8 * 0,3) = 2 чел

Отсюда следует, что достаточно будет два человека для того, чтобы разработать 100 документов в течение одного года.

6. Расчет стоимости разработки документации системы менеджмента качества

Бюро стандартизации занимается разработкой документов по СМК, а именно:

· Стандарты СМК Р.

· Процедуры (СТП, инструкции), описывающие процессы системы менеджмента ОАО «РУСАЛ Красноярск».

· Методики проверок, контроля, калибровки, методические указания, методики выполнения измерений, программы аттестации Р.

· Процедуры (СТП, инструкции), описывающие внутризаводскую производственную деятельность Р.

В течение одного года в среднем разрабатывается, совершенствуется 100 документов СМК. Рассчитаем стоимость разработки документации СМК.

Для этого необходимы данные, которые представлены в таблице 4.

Таблица 4 - Исходные данные для расчета стоимости разработки документации

Обозначение	Показатель	Значение	Единица измерения
РМ	Расходные материалы: - бумага для ксерокса (40 пачек) - бумага для записей (80 пачек) - ручки, карандаши (400 шт.)	4000 (100 руб.1 пачка) 4800 (60 руб. 1 пачка) 3200 (8 руб. 1 шт.)	рублей рублей рублей
ЭП ЭПк ЭПп ЭПкс ЭПл	Энергопотребление: -компьютер - принтер - ксерокс - лампочки (7 шт)	0,6 0,23 0,2 0,1* 7	кВт кВт кВт кВт
Сэ	Стоимость одного кВт электроэнергии	0,62	рублей
tк	- продолжительность работы компьютера	2016 (по 8 ч., 252 рабочих дня)	часов
tп	- продолжительность работы принтера	25,2 (по 0,1 ч., 252 рабочих дня)	часов
tкс	- продолжительность работы ксерокса	75,6 (по 0,3 ч., 252 рабочих дня)	часов
tл	- продолжительность работы лампочек	2016 (по 8 ч., 252 рабочих дня)	часов
Р	тарифный разряд работника разраб. документ	15
Т	трудоёмкость разработки нового документа	20	часов
На	норма амортизации	21	%
Ск Скс Спр	Средняя стоимость используемого оборудования: - компьютер - ксерокс - принтер	20000 14000 6000	рублей рублей рублей

Для того, чтобы рассчитать затраты на разработку нового документа, необходимо знать:

· Материальные затраты (МЗ).

· Затраты на заработную плату (ЗП).

· Единый социальный налог (ЕСН).

· Амортизационные отчисления (А).

· Прочие расходы (Пр).

Общие затраты рассчитываются по формуле:

З = МЗ + ЗП + ЕСН + А + Пр.(5.4)

Первое что необходимо посчитать - это заработную плату за год по формуле:

ЗП = ((О * 12 * Кр * Т) / Ч) * Н, (5.5)

где О - оклад работников, разрабатывающих документ, руб;

Кр - районный коэффициент;

Т - трудоемкость разработки нового документа, час;

Ч - количество рабочих часов в год, час;

Н - количество специалистов, чел.

Единый социальный налог (ЕСН) рассчитывается по формуле:

ЕСН = (ЗП * 26,3) /100.(5.6)

Трудоемкость состоит из шести этапов:

· Подготовка работы (определение структуры документации), Т1.

· Анализ полученной информации (выявление структурных подразделений), Т2.

· Анализ требований к процессам, Т3.

· Описание процессов, согласование с подразделениями, корректировка, написание окончательных вариантов документов, Т4.

· Набор документов на компьютере, Т5.

· Распечатка и размножение документов, Т5.

Пользуясь этими данными, рассчитаем трудоемкость, по формуле:

Т = Т₁ + Т₂ + Т₃ + Т₄ + Т₅ + Т₆. (5.7)

Материальные затраты (МЗ) включают затраты на расходные материалы (РМ) и электроэнергию.

Электроэнергию находим по формуле:

Э = (Эпк * tk + Эпп * tn + Экс * tкс + Эпл* tпл) * Сэ, (5.8)

где Эпк, Эпп, Экс, Эпл - энергопотребление компьютера, принтера, ксерокса, лампочек;

tk, tn, tкс, tпл - длительность работы в часах компьютера, принтера, ксерокса, лампочек;

Еще один показатель Сэ - стоимость одного кВт электроэнергии.

Амортизационные отчисления рассчитываются по формуле:

А = (tk + tn + tкс) * На * (Ск + Сп + Скс) / 100 * ч_1, (5.9)

где На - норма амортизации, %;

Ск, Сп, Скс - средняя стоимость компьютера, принтера, ксерокса, руб.;

ч₁ - число рабочих часов в один месяц.

Прочие затраты (Пр) составляют 3 %, от остальных категорий затрат.

Решение

ЗП = ((3196,58 * 12 * 1,3 * 20) / 2016) * 2 = 98941,76 руб.

ЕСН = (98941,76 * 26,3) / 100 = 26021,6 руб.

Э = (0,6 * 2016 + 0,23 * 25,2 + 0,2 * 75,6+ 0,7 * 2016) * 0,62 = 1637,9 руб.

МЗ = (4000 + 4800 + 3200) + (0,6 * 2016 + 0,23 * 25,2 + 0,2 * 75,6+ 0,7 *

* 2016) * 0,62 = 13637,9 руб.

А = (2016 + 25,2 + 75,6) * 21 * (20000 + 14000 + 6000) / 100 * 2016 =

= 8820 руб.

Пр = (98941,76 + 26021,6 + 13637,9 + 8820) * 3 / 100 = 4422,6 руб

З = 98941,76 + 26021,6 + 13637,9 + 8820 + 4455,6 = 151843,86 руб

Затраты на разработку, совершенствование 100 документов СМК составили 151843,86 руб. 56 % затрат идет на заработную плату. Структура затрат стоимости разработки документации представлена на рисунке 3.

Так же был проведен расчет затрат на разработанный нами стандарт «Управление документацией».

Затраты составили 1518,43 руб, 54 % составила заработная плата.

Рисунок 3 - Структура затрат стоимости разработки документации

Заключение

Целью выпускной квалификационной работы являлся анализ и совершенствование процесса управления документацией СМК.

В качестве объекта исследования нами было выбрано предприятие Р, которое относится к металлургической промышленности. На основании проведенного анализа на Р и изученной работы процесса управления документацией нами были поставлены и решены следующие задачи:

· изучение деятельности Р;

· изучение документации системы менеджмента качества Р;

· анализ и совершенствование структуры документации Р;

· анализ и совершенствование процесса управления документацией Р;

· расчет затрат на разработку документации СМК Р;

· изучение вопросов безопасности и экологичности на Р.

Для выполнения поставленных задач, нами были изучены основы делопроизводственных процессов, а именно классификация документов СМК в соответствии с требованиями ИСО 9001:2000 и нормы документоведения, основы документирования и документационного менеджмента.

Предметом изучения стала:

· структура документации СМК на Р;

· процесс управления документацией СМК Р;

· применение статистических методов в процессе управления документацией;

· учет объема документооборота;

· безопасность и экологичность Р.

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы нами были получены следующие результаты:

· построена карта процесса управления документацией Р до и после улучшения;

· сформирован реестр документации СМК Р;

· разработана единая система нумерации документации СМК;

· разработан СТП «Управление документацией» Р;

· рассчитаны затраты на разработку 100 новых документов СМК в течение одного года.

Построенная карта процесса управления документацией Р позволила сократить время, затрачиваемое на весь цикл работы, больше чем в два раза. Мы рекомендуем строить карты процесса на все виды работ - это позволит сокращать время, затрачиваемое на процессы, количество людей, участвующих в процессе, позволит убрать лишние перемещения, во время процесса. Сформированный реестр документации позволил распределить по разделам и пунктам ИСО 9001:2000 документацию СМК Р. Разработанная система нумерации документации СМК дает единую структуру документам Р», введенным в действие. В разработанном СТП «Управление документацией» мы описали все процессы, которые совершаются над документами. Дали четкое требование к оформлению документов, описали все действия, которые совершаются над документом с момента его поступления и до передачи в конкретное подразделение, описали управление документацией на различных уровнях, прописали работу архивного отдела. Составили единую систему нумерации документации. Рассчитанные затраты на разработку 100 новых документов СМК, дали нам экономическую оценку процесса разработки документации по СМК.

Список использованных источников

1 Левшина, В.В. Формирование системы менеджмента качества вуза / В.В. Левшина, Э.С. Бука. - Красноярск : Изд-во СибГТУ, 2004. - 328 с.

2 Система менеджмента качества // http: // standard.ru.

3 Свиткин, М.3. Менеджмент качества. Обеспечение качества продукции на основе международных стандартов ИСО серии 9000 / М.3.Свиткин, В.Д. Мацута, К. М. Рахлин - СПб., 2003. - 248 с.

4 Окрепилов, В.В. Управление качеством: учебник для вузов / 2-ое изд. доп. и перераб. / В. В. Окрепилов - М. : Изд-во НГТУ, 2003. - 452 с.

5 Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб.- практ. пособие / М.Ю. Рогожин. - М. : Изд. Проспект, 2005. - 384 с.

6 Жуков, А. Развитие алюминиевой промышленности / А. Жуков // Вестник РУСАЛа. - 2006. - №7. - 3 с.

7 Майдукова, Н. Состав Алюминиевого Дивизиона / Н. Майдукова // Вестник РУСАЛа. - 2006. - №8. - 8 с.

8 Мурашов, М. Внедрение системы менеджмента качества / М. Мурашов // Вестник РУСАЛа. - 2006. - №9. - 5 с.

9 Булдаков, А. Построение системы менеджмента качества / А. Булдаков // Вестник РУСАЛа. - 2006. - №10. - 6 с.

10 Прохорова, В. Сертификация системы менеджмента качества / В.Прохорова // Вестник РУСАЛа. - 2006. - №14. - 4 с.

11 Савченко, А. Det Norske Veritas / А. Савченко // Вестник РУСАЛа.

2006. - № 15. - 4 с.

12 Перечень документации системы менеджмента качества ОАО «РУСАЛ Красноярск».

13 Годовой отчет системы менеджмента качества ОАО «РУСАЛ Красноярск», 2006.

14 Андреева, В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение : учеб.-практ. пособие / В.И. Андреева. - М. : Изд-во КНОРУС, 2006. - 272 с.

15 Прохоров, Н.В. Рекомендации по документированию систем менеджмента качества / Н.В. Прохоров // Стандарты и качество. 2003. - № 6. - 31 с.

16 Словцов, М.А. Управление документацией / М.А. Словцов // Стандарты и качество. 2004. - №5. - 25 с.

17 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М. : Изд-во стандартов, 2003.

18 Общероссийский классификатор управленческой документации. - М. : Изд-во стандартов, 1994.

19 Герасимова, Г.Е. Составитель и редактор серии «Все о качестве. Отечественные разработки». Управление документацией. / Е.Г. Герасимова. № 15, 2002. - М.: НТК Трек, 2004. - 48 с.

20 Саттон, М.Дж. Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения / М.Дж. Саттон : пер. с англ. - СПб. : Изд-во «Азбука», 2003. - 402 с.

21 Принципы документооборота // http: // documentacija.ru

22 Паневчик, В.В., Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: практикум / В.В. Паневчик, С.В.Некраха. - М. : Изд-во БГЭУ, 2003. - 347 с.

23 Кузнецова, Т.В.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) : учебник для вузов / Л.В.Санкина, Т.А Быкова. и др.; под ред проф. Т.В.Кузнецовой. - М. : Изд-во ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

24 Свиткина, М.З.Документирование системы менеджмента качества в организации: практ. пособие / под ред. М.З.Свиткина - СПб. : Изд-во ООО «Конфлакс», 2003. - 68 с

25 Сергеев А.Г., Делопроизводство: Учебное пособие для студентов вузов. / А.Г.Сергеев, М.В.Латышев М. : Издательская корпорация «Логос», 2000. - 248 с.

26 ISO 15489-1 Информация и документация - Управление документами. Часть 1: Общие принципы.

27 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М. : Изд-во ВНИИДАД, 1991. - 154 с.

28 Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от22.10.2004. №125-ФЗ.

29 Крылова Г.Д. Основы архивного дела: Учебник для вузов. / Г.Д.Крылова - М. : Архив, Изд-во ЮНИТИ, 2003. - 479 с.

30 Адлера, Ю.П. Статистические методы повышения качества / Хитоси Кумэ. Пер. Ю.П. Адлера, Л.А. Коноревой. - М. : Изд-во Гранд, 1990. - 52 с.

31 Ушанов, С.В. Применение статистических методов при принятии решений / С.В Ушанов. - СПб. : Изд-во Кедр, 2003. - 204 с.

32 Ефимова, М.Р. Статистические методы в управлении производством / М.Р. Ефимова. - М. : Изд-во Югер, 1988. - 47 с.

33 Рыбаков, И. Н. Статистическое управление процессами, АО НИЦ КД, СМЦ / И. Н. Рыбаков. - Н. Новгород : Изд-во Приоритет, 1997. - 170с.

34 Британский стандарт BS 614361992. Руководство по экономике качества. Часть 1. Модель затрат на процесс (Перевод Бородкиной Н.П., Герасимовой Г.Е) [текст] // Все о качестве. Зарубежные разработки. О распределении затрат на качество, выпуск 41. 2003. - 46 - 74 с.

35 Ефимов, В.В., Экономика качества: учебное пособие [текст] / В.В Ефимов. - Ульяновск : Изд-во УлГТУ, 2003. - 122 с.

36 Правила по сертификации «Оплата работ по сертификации продукции и услуг» //Вестник Госстандарта России. - 2000. - №2. - 13 с.

37 Кузнецова, Т.В., Делопроизводство и техническая документация. / Т.В. Кузнецова - М. : Высшая школа, 1991. - 302 с.

Приложения

Приложение А

КАРТА ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ Р



КАРТА УЛУЧШЕННОГО ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

\



Размещено на Allbest.ru