Интегрированная система менеджмента предприятия

- пожарная безопасность (по Федеральному закону "О пожарной безопасности" №69-ФЗ от 21.12.94 г.);

- электробезопасность (по Правилам устройства электроустановок и Правилам технической эксплуатации электроустановок потребителей);

- надзор за зданиями и сооружениями в части обеспечения безопасности их эксплуатации и ремонта;

- защита населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера (по Федеральному закону "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера" №68-ФЗ от 21.12.94 г.);

- гражданская оборона;

- личная безопасность.

нестандартные термины:

Представитель руководства - назначаемое приказом управляющего директора ЗСМК должностное лицо, являющееся членом высшего руководства, который независимо от других обязанностей несет ответственность и имеет полномочия, распространяющиеся на обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии ИСМ.

Подразделение-разработчик - подразделение, осуществляющее разработку документа и изменений к нему.

Подразделение-фондодержатель - подразделение, которое несет ответственность за хранение "Контрольного экземпляра" документа, рассылку копий в структурные подразделения-пользователи.

Подразделение-пользователь - подразделение, которое в своей работе руководствуется документом.

Организационно-распорядительный документ - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.

2.4 Обозначения и сокращения

В настоящем стандарте организации применяются следующие обозначения и сокращения:

Нормативные, технические и методические документы внутреннего и внешнего происхождения, используемые на комбинате, подразделяются на группы в зависимости от хранения контрольных экземпляров, актуализации и обеспечения копиями документов подразделений-пользователей.

Для идентификации групп документов при необходимости им присваивается обозначение согласно таблице 2.

Таблица 2 - Группы документов

Политику и цели в области качества, экологии, профессионального здоровья и безопасности в ОАО "ЗСМК" определяет высшее руководство.

Процедура по разработке, введению в действие, ознакомлению, актуализации и контролю исполнения политики и целей в области качества, экологии, профессионального здоровья и безопасности изложена в СТП СМК 5.3-01.

Текст Политики в области качества, экологии, профессионального здоровья и безопасности вывешивается на видных местах и своевременно заменяется при внесении изменений.

Подразделение-фондодержатель обеспечивает рассылку учетных копий политики и целей в области качества, экологии, профессионального здоровья и безопасности, которые регистрируются в журнале "Журнал учета документов группы А" (Приложение Г).

Ответственный за управление документацией в подразделениях-пользователях регистрирует копии политики и целей в журнале "Журнал учета документов групп А, Б, В в подразделении-пользователе" (Приложение Д).

Управление законодательными документами

Управление законодательными документами осуществляется с помощью лицензированных электронных справочных баз данных "Консультант плюс" и "Кодекс". Информация, поступающая на комбинат, еженедельно обновляется на сервере ответственным лицом дирекции по информационным технологиям.

Управление распорядительными документами

Управление распорядительными документами осуществляется в соответствии с "Инструкцией по организации делопроизводства", в которой установлены общие правила организации и ведения делопроизводства в всех структурных подразделениях, а также порядок разработки, регистрации, учета и оформления распорядительной документации.

Этапы процесса управления документацией групп А, Б, В осуществляются в соответствии с блок-схемой приведенной в приложении Е.

Руководящие указания к блок-схеме управления документацией групп А, Б, В приведены в приложении Ж.

Управление документацией группы Г осуществляются в соответствии с СТП СМК 4.2-02-2004.

Разработка документов

Основанием для разработки и пересмотра документов внутреннего происхождения служит:

требования НД и законодательных актов;

дальнейшее развитие и совершенствование интегрированной системы менеджмента;

результаты аудитов ИСМ;

результативность процессов и качество выпускаемой продукции;

освоение новых видов продукции;

повышение технического уровня продукции и процессов в результате опытно-конструкторских и научно-исследовательских работ, проводимых комбинатом;

внедрения достижений отечественной и зарубежной науки и техники.

Разработку документов осуществляет подразделение, к сфере деятельности которого относится документированный объект, после принятия решения о его разработке.

Требования к разработке, согласованию, утверждению и обозначению документов указаны в следующих стандартах организации:

СТО ИСМ 1-01 - для стандартов организации на продукцию, СМК, СЭМ, СМПЗиБ;

СТП СМК 4.2-02 - для положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций;

СТП СМК 4.2-03 - для ТИ, ВТИ, ПТИ, ВПТИ;

СТП СМК 4.2-05 - для положений, методических указаний.

Для разработки документов руководитель подразделения-разработчика определяет рабочую группу и назначает ответственного, который организует разработку документа в установленные сроки.

Официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска

Рабочая группа разрабатывает проект документа. Подразделение-фондодержатель проверяет проект на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, стандартов организации и других нормативных документов, вносит замечания и предложения по вопросам относящимся к сфере его функциональной ответственности и компетенции.

Все замечания и предложения должны быть обоснованы.

Рабочая группа готовит с учетом замечаний и предложений окончательную редакцию проекта документа и передает его на согласование.

Согласованный проект передается на утверждение.

Анализ и актуализация по мере необходимости и повторное одобрение документов

При выявлении неактуальных документов осуществляется разработка изменения к документу либо пересмотр документа. Разработку изменений и пересмотр документов внутреннего происхождения осуществляет подразделение-разработчик основного документа.

В случае пересмотра документа разрабатывается новый взамен действующего. Действующий документ отменяется, а на новом указывают, взамен какого он разработан.

При наличии большого количества изменений документ внутреннего происхождения переиздается с внесением в него всех выпущенных изменений без корректировки остальных требований подразделением-фондодержателем. В этом случае сохраняется титульный лист действующего документа, а в "Предисловии" указывается "Переиздано с изменениями № ____". При переиздании внесенные изменения выделяются курсивом в основном тексте.

Переиздание документа производится без дополнительного согласования.

Информация о разработке и введении в действие новых документов, о внесении изменений, об отмене и продлении срока действия документов внешнего происхождения дается в Информационных указателях, годовых указателях и на сервере комбината.

При продлении срока действия государственных стандартов взамен недействующих проставляется новая дата, а при снятии ограничения срока действия ставится штамп.

Образец штампа:

Обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов

Изменения, вносимые в документы внутреннего происхождения, анализируются, согласовываются и утверждаются в том же порядке, что и при разработке и утверждении этого документа.

На разработанном изменении к документу проставляется индекс основного документа и номер изменения.

Изменения подшиваются к основному документу в порядке возрастания номеров изменений.

Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения

Подразделение-фондодержатель присваивает копиям документа учетные номера и ставит штамп синего цвета в соответствии с группой документации.

Образы штампов для документа:

Образцы штампов для "Изменений" к документу:

Образцы штампов для документов группы Г представлены в СТП СМК 4.2-02-2004.

Подразделение-фондодержатель ведет учет копий документа в следующих журналах:

Группа А - "Журнал учета документов группы А" по учетным номерам (Приложение Г);

Группа Б - "Карточка учета документов группы Б" (Приложение К);

Группа В - "Журнал учета документов группы В" (Приложение Л).

Учетные экземпляры документа направляются пользователям по кольцевой почте с извещением-уведомлением (Приложение М), отрывную часть которого получатель обязан вернуть в подразделение-фондодержатель.

В случае утери учетного экземпляра документа подразделение-пользователь подает заявку в подразделение-фондодержатель на получение необходимого количества копий документа. К заявке прилагается "Объяснительная", которая рассматривается, и принимается решение о выдаче документа. Номера экземпляров утерянных документов далее не используются;

Если документ пришел в негодность, подразделение-пользователь вместе с заявкой возвращает данный документ. Документу, выданному взамен, присваивается тот же учетный номер, а пришедший в негодность уничтожается.

При выдаче документа для справки или в порядке оказания технической помощи выдается неучтенный экземпляр, на свободном поле которого ставится штамп.

Образец штампа

Обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми

Контрольные экземпляры документов с изменениями хранятся в подразделении-фондодержателе, а копии действующих документов в подразделении-пользователе.

Ответственность за хранение документации несут ответственные за управление документацией в подразделениях.

Вся документация идентифицируется.

Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой

Регистрация и учет документов внешнего происхождения (группа Б) ведется отделом нормативов и стандартизации (ОНиС).

Управление данными документами осуществляется по этапам 7-13 процесса управления документацией групп А, Б, В (Приложение Е, Ж).

Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей

Для предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов ответственный за управление документацией в подразделении, руководствуясь актуализированным "Перечнем" действующей документации, изымает отмененную документацию из всех мест обращения и уничтожает ее.

На документ, утративший силу, но необходимый для каких либо целей:

В подразделении-фондодержателе ставится штамп синего цвета.

В подразделении-пользователе ответственным за управление документацией на документе ставится штамп синего цвета.

Управление "Перечнями"

Для контроля за актуальностью документов составляются "Перечни" действующей документации. "Перечень" разрабатывается в конце текущего года на последующий год.

Порядок разработки, согласования и утверждения "Перечней" действующей документации приведен в таблице 3.

Таблица 3 - Порядок разработки, согласования и утверждения "Перечней"

При разработке новых документов, внесении изменений или отмене действующих документов составляются изменения к "Перечню" действующей документации.

В случае разработки большого количества изменений, "Перечень" действующей документации переиздается с указанием ранее изданных изменений.

"Перечень" действующей документации и изменения к нему учитываются в соответствии с группой документов и рассылаются в подразделения-пользователи.

Порядок оформления "Выписок"

В случае изменения документа, из которого сделана "Выписка", она подлежит обновлению.

Выписки, выполненные в подразделении (участок, бюро и т.п.) подлежат регистрации в журнале учета выписок ответственным за управление документацией подразделения. Форма журнала представлена в приложении Л.

Для удобного пользования документом подразделения-фондодержатели могут вносить изменения в текст основного документа.

Внесенные в текст изменения выделяются цветом.

2.8 Ответственность

Матрица ответственности по этапам процесса управления документацией групп А, Б, В приведена в приложении И.

3. Экономическая часть

Предлагаемый к внедрению проект СТО ИСМ "Управление документацией", представленный в разделе 2 данной дипломной работы, устанавливает единый порядок разработки, согласования, проверки, утверждения, тиражирования, актуализации и аннулирования документов обеспечивающий применение на каждом рабочем месте только актуализированных документов. Также внедрение в практику стандарта предполагает необходимость применения в процессе управления документацией программного продукта по электронному документообороту.

В процессе работы любой организации накапливается большой объём различных документов (приказы, письма, договоры, служебные записки, инструкции и т.д.). При этом со временем неизбежно растут сложности с поиском необходимых документов, поддержкой их актуальности, некоторые документы теряются, для ознакомления документы многократно копируются, нарушается режим конфиденциальности, на столах скапливается большое количество бумаг и т.д. В результате управленческие решения принимаются не оперативно, и в условиях недостаточности информации растут управленческие затраты на документооборот, что негативно сказывается на эффективности работы организации в целом.

Чтобы решить все вышеперечисленные проблемы, предложено ввести на предприятии систему электронного документооборота, с помощью которой большинство сотрудников организации будут иметь возможность работы с документами в электронном виде.

В системе электронного документооборота оптимально сочетаются современные технологии работы с документами и преимущества отечественных традиций документооборота. При этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации.

Главное назначение системы - поднять на новый качественный уровень процессы управления за счёт использования современных информационных технологий работы с документами и совершенствования системы коммуникаций между сотрудниками.

В экономической части дипломной работы приведен расчет затрат на разработку и внедрение стандарта, включая стоимость программы [16], [17], а также расчет показателей экономической эффективности, а именно годового экономического эффекта, срока окупаемости, коэффициента экономической эффективности [18], [19], [20].

3.1 Расчет затрат на создание стандарта

Смета затрат на разработку СТО ИСМ "Управление документацией" представлена в таблице 4. Время разработки документа - 4 месяца.

Таблица 4 - Смета затрат на разработку СТО ИСМ "Управление документацией"

1.Матермальные затраты (МЗ) составят: