Структура деятельности кадровых служб

Размещено на http://www.allbest.ru

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

ПРЕДМЕТ: Диагностика и оценка персонала

ТЕМА: Структура деятельности кадровых служб



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

1.1 Назначение и эволюция становления кадровых служб

1.2 Задачи, функции и права кадровых служб

1.3 Профессиональный портрет менеджера по кадрам

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

2.1 Основные требования к работе с приказами по личному

2.2 Ведение трудовых книжек

2.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе

3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

3.1 Оценка деятельности кадровых служб

3.2 Специфика деятельности кадровых служб в разных странах

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

Кадры - наиболее ценная и важная часть производительных сил общества. В целом эффективность предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы прироста вырабатываемой продукции, использование материально- технических средств. То или иное использование кадров прямым образом связано с изменением показателя производительности труда. Рост этого показателя является важнейшим условием развития производительных сил страны и главным источником роста национального дохода [10. C. 23].

Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание. Для российского бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с задачами сегодняшней экономики не имели, а стереотип отношения в значительной степени у людей остался.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Цель данной дипломной работы состоит в раскрытии структуры деятельности кадровой службы в организации.

Для достижения данной цели требуется решить ряд задач:

изучить и проанализировать имеющийся материал по данной теме;

раскрыть назначение кадровой службы;

определить основные этапы становления кадровой службы;

выявить основные задачи и функции кадровой службы организации;

рассмотреть особенности документооборота кадровых служб;

изучить методы оценки эффективности работы кадровой службы;

раскрыть особенности кадровых служб за рубежом.

Предметом исследования является кадровая служба предприятия. Объектом - управленческая деятельность этой службы.

Для написания данной работы были использованы исследования зарубежных и отечественных авторов, которые можно объединить в следующие группы проблем.

Назначение и эволюция становления кадровых служб рассмотрели в своих работах: Грудцына Л.Ю.[7], Артемов О.Ю. [13], Круден Г. Дж. [18].

Задачи, функции и права кадровых служб рассмотрели авторы: Пустозерова В.М.[28] и другие.

Профессиональный портрет менеджера по кадрам описали в своих работах авторы: Алавердов А. Р.[1], Лукьянова А. О.[2], Беляцкий Н.П.[3], Веснин В.Р.[5], Ушакова М. В.[15] и другие.

Основные требования к работе с приказами по личному составу проанализировали авторы: Валиева О.В.[4], Маренков Н. Л.[19], Михайлов, Ю.М.[22] и другие.

Ведение трудовых книжек охарактеризовали в своих работах авторы: Кирсанова М.В.[16], Кирсанова М.В.[17], Пономарева, Н. Г.[26] и другие.

Формирование и хранение дел в кадровой службе описали авторы: Дуракова И. Б.[9], Рогожин М.Ю.[30], Шаш Н.Н.[38] и другие.

Оценку деятельности кадровых служб рассмотрели авторы: Филина Ф. Н.[35], Чеховских И. А.[37] и другие.

Специфику деятельности кадровых служб в разных странах проанализировали в своих работах авторы: Кафидов В.В.[14], Пустозерова В.М.[28], Хруцкий В. Е.[36], Янкович Ш. А.[39] и другие.



1. ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

1.1 Назначение и эволюция становления кадровых служб

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Летопись управленческой мысли свидетельствует о том, что истоки подразделений, занимающихся выполнением функций, связанных с человеческими ресурсами, четко не определены. Согласно одной из гипотез началом их становления можно считать 2575-2465 гг. до рождества христова, географически - Египет, считая авторской версией писания Геродота о ста тысячах рабочих, собранных и занятых на строительстве пирамиды Хеопса и других расположенных вокруг нее сооружений. Гипотетически должны были существовать подразделения или распорядители, в обязанности которых входило распределение работы, рабочего времени, оплата труда штрафные санкции за различные трудовые или другие нарушения на рабочем месте[13. C. 38-39].

Другая версия, изложенная в современных западных учебниках, за точку отсчета истории управления людьми принимает английское средневековье - время образования гильдий ремесленников, способствующих решению вопросов улучшения условий труда, разрешения конфликтов, отношений между работниками и работодателями.

Есть предположение н о том, что зарождение служб управления людьми сопоставимо со временем зарождения профсоюзного движения. Также логична гипотеза, что историческая точка появления этого вопроса совпадает с началом управленческой специализации. В книге «Кадровое управление» ее авторы Г. Круден и А. Шерман пишут: «Хотя кадровое управление не было сферой специализации вплоть до первой мировой войны, однако развитие этой сферы можно наблюдать, начиная со средних веков до промышленной революции». Заявляя о возникновении новых направлений в управлении, те же авторы оговаривают, что «на рубеже 1900-х годов функции управления кадрами, ограниченные главным образом наймом н учетом использования рабочего времени, возглавлялись самим руководителем и являлись частью его основной работы»[18. C. 32-33].

На отдельных предприятиях - например, «Baltimore and Ohio Railroad» - появление кадрового отдела (службы) датируется 1880 г., его особенность состояла в очень узком спектре функций, в обозначенном хозяйствующем субъекте их было две или даже одна: найм и\или благосостояние занятых. Аналогичным было и название подразделения: отдел найма, отдел благосостояния. «Современный отдел кадров» появился, по мнению У. Френча, примерно в 1912 г., по своему назначению он приближался к службам, выполняющим функции по управлению человеческими ресурсами на нынешних предприятиях. Полезность этого отдела и прогнозируемая востребованность выполняемых его работниками функций прослеживалась уже в первой попытке того времени дать им профильное образование.

Так, история отмечает, что в 1915 г школой Тиск в Дортмундском колледже впервые был предложен учебный курс, предназначенный для управляющих наймом, а в 1919 г., по крайней мере, 12 колледжей предлагали программы обучения управлению кадрами. К началу 20-х годов эта сфера управления получила ясный статус в виде отдела кадров в большинстве крупных компаний и правительственных учреждений.

В 30-е годы, особенные для менеджмента, с одной стороны, активизацией профсоюзного движения и, с другой, возросшей степенью вмешательства государства в организационную деятельность, предпринимателями стали востребованы рекомендации профильных (производственных) психологов и социологов, изменился статус и направления работы кадровых служб. Теперь эти подразделения были переориентированы на разбор жалоб, ведение переговоров о заключении трудовых договоров, общий контроль за кадровой деятельностью в организации. Кадровые отделы были переименованы в отделы производственных взаимоотношений.

В 30-40-х годах значение отделов кадров и их политики усилилось. На них были возложены функции найма и увольнения, установления зарплаты и порядка продвижения по службе; однако в центре их деятельности оказались отношения с профсоюзами, проводившими активную политику. Компании, вынужденные пойти на устранение причин недовольства профсоюзов, осуществили ряд мероприятий в области занятости, поручив их проведение отделам кадров.

До 60-х годов прошлого века функциональные задачи служб управления персоналом еще не имели предметной определенности. По словам П. Друкера, работа в этой области являлась частично работой архивного клерка, частично работой по домоводству, частично работой социального служащего и частично «работой по борьбе с «огнем» - по успокоению профсоюзов».

Кадровые службы многих американских корпораций в 70-80 гг. преобразуются в службы человеческих ресурсов. Управление и планирование человеческих ресурсов на уровне фирм приобретает долговременный характер и становится одним из ведущих направлений стратегического управления предприятиями[7. C. 42-44].

Службы управления человеческими ресурсами крупных организаций представляют довольно большие подразделения, включающие в свой состав 50 и более служащих. К примеру, величина служб управления человеческими ресурсами в Германии прямо зависит от общего числа служащих предприятия: на 130-150 работников - один сотрудник службы управления человеческими ресурсами.

Рост профессионального сознания специалистов, занимающихся проблемами управления человеческими ресурсами, нашел выражение в основании Ассоциации кадровиков, занятых в сфере государственной службы (Чикаго. 1906 г.); возникновении в 1937 г. в Вашингтоне Общества кадровой администрации и объединении в 1973 г. этих организаций под новым названием Ассоциация управления персоналом[7. C. 45].

1.2 Задачи, функции и права кадровых служб

Задачи кадровой службы обычно определены в Положении об отделе и в общем виде сводятся к следующему:

разработка и реализация кадровой политики организации в соответствии с внутрифирменными стандартами и современными концепциями управления персоналом;

создание и поддержание информационно-аналитической базы для принятия решений по вопросам управления персоналом;

обеспечение безопасных условий работы сотрудников компании, материального и морального стимулирования их деятельности.

Функции кадровых служб определяются исходя из поставленных перед ней задач. Основными функциями подразделения традиционно являются следующие:

участие в разработке и реализации целей и политики организации в сфере управления человеческими ресурсами;

разработка и реализация комплекса планов и программ развития персонала организации;

прогнозирование и планирование потребности в персонале, участие в решении задач, связанных с удовлетворением потребности работников в соответствующих условиях, содержании и характере работы;

улучшение качественного состава персонала организации, создание условий, стимулирующих постоянный рост профессиональной компетенции;

формирование резерва кадров на основе анализа общей и дополнительной потребности в персонале и политики планирования карьеры (создание и постоянное дополнение информационной базы данных кадрового резерва; организация привлечения кандидатов; разработка способов и методов отбора кандидатов; разработка процессов найма н увольнения работников);

организация обучения персонала с применением методов диагностирования и оценки эффективности персонала (организация профессионального тестирования новых работников; организация переподготовки и повышения квалификации персонала в соответствии с требованиями рынка и потребностями организации; отбор персонала для обучения; разработка форм обучения, разработка адаптированных программ обучения, подбор преподавателей, проведение постоянного мониторинга рынка делового и профессионального образования);

обеспечение социального равновесия, принятие мер по поддержанию благоприятного социально-психологического климата в организации, проведение психологического тестирования персонала, контроль за адаптацией персонала в организации;

повышение эффективности работы персонала на основе рационализации структур и штатов, управление дисциплиной;

совершенствование организации оплаты и стимулирования работников организации (анализ рабочих мест, проведение деления персонала на категории, разработка форм и систем оплаты, разработка компенсационного пакета, организация процесса оценки эффективности сотрудников, контроль выдвижения и ротации работников);

обеспечение соблюдения норм трудового законодательства в работе с кадрами;

постоянное совершенствование форм и методов управления кадрами на основе внедрения современных научно обоснованных, в том числе компьютерных, технологий работы с персоналом, унификация документации по кадровому делопроизводству;

осуществление консультирования и подготовки рекомендаций руководству организации по вопросам правомерной защиты от противоправных посягательств, на деятельность компании;

организация, защиты жизни и здоровья сотрудников и имущества организации, в том числе противопожарной безопасности, внедрение мероприятий по технике безопасности;

осуществление представительских функций от имени организации во внешних организациях, связанных с выполнением задач подразделения, выполнение функций подразделения по связям с общественностью, средствами массовой информации[28. C.36-38].

Практика показала, что вслед за движением экономических отношений, изменением целей и стратегий хозяйствующих субъектов, сменой управленческих парадигм трансформируются и функции кадровой службы.

Формальное определение прав кадровой службы необходимо для того, чтобы работники этого и других подразделений четко представляли узаконенную возможность своих действий в организации и за ее пределами, поступать тем или иным способом в определенном функциональном и правовом поле, предъявлять требования и осуществлять контроль.

Права кадровой службы могут быть оформлены следующим содержательным пакетом:

вносить руководству предложения по совершенствованию деятельности организации, других структурных подразделений;

участвовать в подготовке перспективных планов развития организации, составлении ее бюджетов;

привлекать к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц с заключением договоров подряда;

запрашивать необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач подразделения;

запрашивать в пределах установленного регламента и утвержденных форм необходимые официальные документы;

контролировать расстановку и правильное использование работников, состояние трудовой дисциплины в подразделениях организации;

вносить руководителю предложения о поощрении или применении в установленном порядке предусмотренных законом дисциплинарных мер к сотрудникам организации, виновных в нарушении законодательства, решении органов управления организации, приказов и распоряжений высшего руководства и иных нормативных актов организации[28. C 40].

1.3 Профессиональный портрет менеджера по кадрам

Исследования показывают, что организации, чей штат превышает 200 человек, считают необходимым иметь, по крайней мере, одного специалиста по человеческим ресурсам, при этом приблизительно 60% фирм, на которых занято более 150 человек, нанимают такого специалиста. Некоторые организации, нуждающиеся в профессионале в области отбора или обучения, нанимают его, даже если их штат не превышает 100 человек[1. C 116-119].



Таблица 1

Преимущества и недостатки найма специалиста по кадрам на малом

предприятии

Преимущества	Недостатки
Консультация специалиста может иметь жизненно важное значение в области законодательства. Получение такого совета со стороны может дорого стоить.	При найме специалиста со стороны он должен уметь приспособиться к сложившейся организационной культуре - к резким сменам курса, малому бюджету и недостатку возможностей для карьерного роста. Не всегда легко такого специалиста найти.
Трудно поддерживать установку на важность человеческого фактора, если отсутствует менеджер, ответственный за прием на работу, развитие и вознаграждение сотрудников.	У кандидата должен быть определенный опыт работы в малой организации, чтобы знать, какие подходы здесь «сработают», а какие нет. Идеи и инновации, оказавшиеся успешными в крупной фирме, не всегда применимы в условиях культуры малой организации.
От специалиста будет поступать большое количество объективной информации об эффективности работы, системе вознаграждения и организационной структуре.	Следует сопоставить дополнительные затраты с получаемой выгодой. Работодатель может посчитать, что деньги «выброшены на ветер», если специалист не оправдает расходы в короткий срок. Альтернатива - на основе гибкого контракта перепоручить данные хлопоты консультационному агентству по вопросам человеческих ресурсов, что может оказаться дешевле.
Специалисты неоценимы при решении таких важных вопросов, как пересмотр зарплаты, дисциплинарные решения, быстрое увеличение численности работников или сокращение штатов.
Для работников полезно присутствие доброжелательного человека, к которому можно обратиться за советом и помощью.
Долговременная стратегия развитая человеческих ресурсов требует участия эксперта для организации эффективного тренинга, выстраивания системы отношений и организации труда.

Практика показала и с ее выводами уже мало кто спорит, что стержнем любой организации являются работающие в ней люди. Не исключение работники кадровой службы, которыми необходимо управлять так же, как сотрудниками других подразделений. Именно сотрудники кадровой службы обеспечивают функционирование н обновление систем управления персоналом организации [3. С. 17-18].

История свидетельствует, что профессия «менеджер по персоналу» возникла в процессе формирования системы кадрового менеджмента в XX в. и логика этого процесса определяется двумя факторами:

последовательной трансформацией традиционной системы кадровой работы, осуществляемой линейными руководителями различного уровня, в систему управления персоналом с четко выраженной штабной функцией, а затем - в интегрированную систему стратегического управления человеческими ресурсами. Для каждой из этих фаз трансформации характерны своя модель кадрового менеджмента и специфическая роль менеджера по персоналу: попечитель -- специалист по трудовым контрактам -- архитектор кадрового потенциала;

эволюцией форм организации совместной деятельности[2. C.91-92].

Согласно опыту, при разных требованиях к базовому образованию менеджера по персоналу (практика показывает, что в этой должности одинаково успешно трудятся дипломированные юристы, психологи, экономисты, специалисты по социальной педагогике и др.), в портрете его должностной пригодности присутствует качество, которое сложно определить, нанимая такого работника извне. Это качество делает любого специалиста «артистом своего дела» и квалифицируется как призвание. Если для инженера, конструктора, слесаря и др. оно желательно, то для занятых непосредственной работой с людьми - учителей, воспитателей, врачей и работающих с персоналом в организациях - обязательно. Наличие такой профессионально-личностной характеристики, помимо прочего, означает большую чувствительность «кадровика» к призванию в кандидатах на найм профессиональное продвижение, стажерах и учениках.

Традиционно менеджер по кадрам выполняет три следующие функции:

линейная функция;

координационная функция;

кадровые (сервисные) функции.

Линейная функция считается «первой из всех» и заключается в линейных полномочиях внутри службы персонала, то есть направлении действий занятых в ней работников, а также персонала сферы обслуживания (например, заводского кафетерия и т.д.).

Согласно опыту, линейные менеджеры других служб хорошо знают, что директор по персоналу имеет доступ к высшему руководству по всем вопросам, связанным с персоналом, будь то тестирование или утверждение тех или иных действий, касающихся найма, продвижения или увольнения.

В результате «предложение» директора по персоналу очень часто рассматривается как приказ сверху. Эти полномочия часто имеют большой вес в преодолении трудностей, с которыми начальники сталкиваются при решении проблем, связанных с персоналом.

Координационная функция - в данном случае подразумевается координирование действий персонала, которое часто называется функциональным контролем.

Кадровые (сервисные) функции - обслуживание линейных менеджеров. Эти функции являются «хлебом насущным» менеджера по кадрам и заключаются, например, в помощи при найме, обучении, оценке, вознаграждении, обсуждении, продвижении и увольнении работников. Это также контроль выполнения различных программ льгот (страхование здоровья и от несчастных случаев, увольнение, отпуска и т.д.), помощь линейным менеджерам в их попытках следовать действующим, например, в Западных странах законам о равной занятости и профессиональной безопасности. Менеджер по кадрам также играет важную роль в осуществлении процедур, связанных с жалобами и трудовыми отношениями[5. C. 32-33].

Объединение всех функций дает представление о кадровой службе. В нее входят менеджеры по льготам и компенсациям, наблюдатели за занятостью и вербовкой, специалисты по обучению и исполнители по отношениям со служащими, наблюдатели за безопасностью.

Параллельно с обязанностями линейного руководителя разрабатывается структурированное поле деятельности функциональных менеджеров.

Согласно практике, среди большого количества качеств, которыми должны обладать специалисты по кадрам в современных условиях, четыре играют ключевую роль.

1. Знание бизнеса (в сфере деятельности организации) - четкое представление о потребностях клиентов организации, движущих силах отрасли. Понимание специфики производственной деятельности, ее финансовых аспектах. Видение стратегических перспектив развития. Совокупность этих знаний должна позволить понимание стоящих перед организацией целей (и участвовать в их определении), моделировать производственное поведение, разрабатывать системы управления персоналом и оценивать их эффективность.

2. Профессиональные знания и навыки в области управления персоналом - основные элементы профессиональных знаний в области человеческих ресурсов соответствуют составляющим системы управления персоналом: отбор, профессиональное обучение и развитие, оценка, компенсации; включают знания и навыки в области формирования процедур общения, коммуникации, а также управления ими.

3. Лидерство в управлении переменами - играя ключевую роль в управлении современной организацией, кадровая служба должна состоять из сотрудников, обладающих критическими для этого процесса качествами -- определить направление развития организации, сформулировать цели, выработать методы достижения этих целей и внедрить их, эффективно преодолевая сопротивление переменам. Для этого нужны профессиональные знания в области планирования, разработки и анализа альтернативных стратегий, принятия решений, эффективной коммуникации, формирования рабочих групп, мотивации, разрешения конфликтов.

4. Способность к обучению и развитию - окружающая среда, меняющиеся цели организации и ценности сотрудников в совокупности с другими факторами предполагают необходимость модернизации подходов к управлению персоналом и методов его реализации. Способность осознать важность постоянного обновления знаний и навыков, совершенствования умений работы с людьми в организации является ключевой характеристикой менеджера по кадрам[15. C. 71-72].

В версии современных организаций Великобритании должностные обязанности занятых в кадровой службе выглядят следующим образом:

вербовщики: поддерживают контакты внутри региона и вне его для поиска качественных кандидатов для работы;

представители организации по Равным Профессиональным Возможностям (ЕЕО): расследуют и разрешают жалобы, поступающие в ЕЕО, проверяют действия организации по вопросам нарушений, составляют и представляют ЕЕО отчеты;

аналитики работы: собирают и проверяют детальную информацию о рабочих обязанностях для составления описания работы;

менеджеры по компенсациям: занимаются разработкой компенсационных планов и руководят программами льгот для служащих;

специалист по обучению: отвечает за планирование, организацию и направление обучения;

специалист по трудовым отношениям: дает менеджерам советы по всем вопросам, касающимся отношений с профсоюзами.

Наряду с разработкой индивидуальных должностных обязанностей в практике многих предприятий - определение процедурных, или процессуальных аспектов совместной работы линейного и функциональных менеджеров по кадрам. Например, в области вербовки и найма обязанностью линейных менеджеров является установление квалификации работника, необходимой определенной должности. После этого вступает в действие отдел персонала. Сотрудники отдела работают с источниками набора квалифицированных кандидатов, проводят предварительное собеседование, занимаются проверкой результатов тестирования на пригодность, предоставляют линейным менеджерам лучших кандидатов, которые прошли собеседование и требуемый отбор. При проведении оценки профессиональной успешности работников руководитель определяет ее цель, контингент персонала, подлежащий аттестации, количественный и качественный состав комиссии, время и схему проведения мероприятия. Работники подбирают необходимый инструментарий для оценки, формируют списки аттестуемых, занимаются организационными вопросами, включая выбор помещения: проверяют результаты профессионального тестирования для последующей их передачи менеджеру и членам комиссии и т.д[15. C. 76-77].



2. ДОКУМЕНТООБОРОТ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации[19. C. 27].

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в своей фирме.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом. Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ[30. C. 58-59].

Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

Трудовой договор;

Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

Личные карточки работников;

Трудовые книжки;

Табель учета рабочего времени;

График отпусков;

Личные заявления работников.

2.1 Основные требования к работе с приказами по личному составу

Приказы по кадрам -- основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты.

Приказами по личному составу документально оформляются:

прием, перевод на другую работу, увольнение;

изменение условий труда, присвоение разрядов;

установление размеров оплаты труда;

предоставление отпусков, командирование сотрудников;

наложение дисциплинарных взысканий и др.

При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Правильная подготовка приказа включает в себя составление его проекта. Компетенция лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания. Руководители структурных подразделений предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий проект.

Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, входящих в их непосредственное подчинение. Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству.

На работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоящей организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получена выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или дата увольнения работника[22. C. 46-47].

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Кадровая служба должна выполнять весь порядок работы с приказами по личному составу, так как эти документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству[22. C. 49-50].



2.2 Ведение трудовых книжек

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Согласно Правилам работодатель (за исключением работодателей -- физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель -- физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые[16. C. 16].

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

о работнике;

о выполняемой им работе;

о переводах на другую постоянную работу;

об увольнении работника;

основания прекращения трудового договора;

о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении [26. C. 38-39].

Образование - среднее, среднее специальное или высшее - указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются руководителем предприятия или специалистом отдела кадров и печатью предприятия. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «принят или назначен в...» с указанием конкретного наименования подразделения, а также наименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производиться по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер[17. C.11-12].

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, занесения в Книгу почета и др.), а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем[17. C 15].

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия ли специально уполномоченного им лица и печатью предприятия.

Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ, и вноситься запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном выше.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки[17 C. 17-18].

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также отдел и должность, на которую он был принят.

Если из предоставленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работнике документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

При выдаче трудовой книжки (дубликата) и вкладыша администрация взимает с работника плату.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе.

После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия.

На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт[17. C. 21-23].

Трудовая книжка - это документ, в котором содержится вся информация о трудовой деятельности ее владельца, о его «росте» и «падении». Заполнение ее требует от работника кадров гораздо большей внимательности и дальновидности, чем оформление любого другого документа[17.C. 9].

Ошибку, допущенную в приказе, в договоре, в акте, легко исправить, и, скорее всего, никто и не узнает, что она имела место.

А последствия незамеченных и неисправленных ошибок в документе, подтверждающем трудовой стаж работника, могут выявиться только во время оформления пенсии и стать причиной серьезных проблем.



2.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; кадровый служба приказ дело

помещать положения вместе с основными документами;

приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела[30. C. 26-27].

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название организации или структурного подразделения (автор документа);