Анализ содержания деятельности отдела государственной службы и кадров по организации работы с кадровыми документами аппарата Законодательного собрания Оренбургской области

* формирование стабильно работающего трудового коллектива;

* создание кадрового резерва занимания вакантных должностей;

* организация системы учета кадров. [21, с. 87]

Заключительной задачей данного исследования является разработка обоснованных рекомендаций по совершенствованию работы отдела государственной службы и кадров.

Предложенные автором рекомендации по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров предполагают:

Соблюдение трудового законодательства при обязательном документировании трудовых отношений, а именно:

- ведение штатного расписания, определяющего должность работника (ст.15, ч.2 ст.57 ТК РФ);

- заключение трудового договора в письменной форме (ч.1 ст. 67 ТК РФ);

- оформление приема на работу, перевод на другую работу, увольнение с работы, применение дисциплинарного взыскания осуществляется приказом (распоряжением) работодателя (ч.1 ст. 68, ст.62, ч.1 ст.84.1, ч.6 ст.193 ТК РФ);

- использование трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч.1 ст.66, ч.4 ст.84.1 ТК РФ);

- обязательное ведение графика отпусков, как для работодателя, так и для работника (ч.2 ст.123 ТК РФ);

- выдача работнику документов, связанных с работой (например, оформление новой трудовой книжки, перевод работника на постоянную работу к другому работодателю, увольнение работника по его инициативе, замена части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, реализация права на отпуск при увольнении, предоставление отпуска без сохранения заработной платы) только при наличии письменного заявления работника (ст.62, ч.5 ст.65, ч.2 ст.72.1, ч.1 ст.80, ч.1 ст.126, ч.2 ст.127, ч.2 ст.128 ТК РФ) и др.

2. Внедрение системы электронных карточек государственных служащих. Использование данной системы позволит специалисту кадровой службы в один клик получить информацию из личного дела государственного служащего. Это сократит время на поиск нужной информации, оптимизирует работу специалистов всего Аппарата. Данное внедрение обусловлено тем, что зачастую личные дела государственных служащих хранятся в картотеках в кабинете отдела, занимая место и затормаживая работу при поиске информации, хранящейся в личном деле.

3. Совершенствование системы проверки документов, подаваемых кандидатами на вакантные места. Данная мера обусловлена тем, что в современных условиях растет уровень коррупции в органах власти. Для предупреждения данного явления необходимо добросовестно проверять документы об образовании, справки о доходах и другие документы, подаваемые государственными служащими.

4. Сокращение текучести кадров за счет повышения заработной платы сотрудников отдела государственной службы и кадров. При изучении статистики и данных, полученных при социологических исследованиях, работников данного отдела устраивает все, кроме оплаты труда. И именно из-за данного фактора специалисты готовы уйти в другую организацию.

5. Разработка локальных нормативных актов по автоматизации процесса кадрового документооборота в Аппарате. Означает повышение качества информационного обеспечения в подразделениях органа власти и создание внутренней информационной системы по приему и передаче документации.

6. Разработка мер материальной ответственности за нарушение трудового законодательства и правил кадрового делопроизводства.

7. Повышение эффективности работы аналитического отдела государственной службы. Это необходимо для своевременного получения данных для мониторинга и анализа всех процессов, происходящих в Аппарате.

Вышеперечисленные мероприятия в большинстве своем требуют использования высоких информационных технологий. Автором дополнено определение понятия автоматизированного документооборота. Под автоматизированным документооборотом понимается процесс приема и передачи документации с помощью IT технологий. В настоящее время существует множество российских компьютерных продуктов, позволяющих автоматизировать процесс документооборота в любой организации. Среди них: DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство», OfficeMedia -- Делопроизводство, ЕВФРАТ - Документооборот и др. [26]

Итак, можно сделать вывод о многообразии вариантов совершенствования кадровой работы по организации работы с документами. В число рекомендаций по улучшению кадрового документооборота и работы отдела ГГС и кадров в целом можно отнести: разработку нормативно-правовых актов, внедрение информационных технологий в работу и добросовестное отношение к исполнению должностной инструкции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация работы с кадровыми документами весьма сложный управленческий процесс, требующий от работников кадровой службы высокой квалификации и наличия профессиональных знаний. Обусловлено это специфическими особенностями кадровой документации, с помощью которой юридически закрепляются права и обязанности субъектов трудовых отношений. Серьезное отношение работников к кадровой документации на государственной службе обусловлено также важность данных документов в государственном управлении.

Процессом кадрового документооборота на государственной службе занимается отдел государственной гражданской службы и кадров. Данное подразделение органа власти удовлетворяет потребность Аппарата управления в качественном и количественном укомплектовании штата. Другим направлением деятельности данного отдела является документационное обеспечение кадровой деятельности. Отдел государственной службы и кадров в ходе реализации своих должностных обязанностей опирается на основополагающие принципы деятельности. К общим принципам относятся: законность, справедливость, равенство, к частным - приоритет квалификационных качеств соискателя над личными и др.

Деятельность отдела кадров, как и любая другая деятельность организации, нуждается в правовом урегулировании. Особенно это касается организации работы с кадровыми документами. Ведь кадровые документы сопутствуют оформлению трудовых отношений и являются подтверждением юридически закрепленных прав и обязанностей работника и работодателя.

При анализе работы отдела кадров и проведении оценки качества кадрового делопроизводства и документооборота не выявлено недостатков. Отдел государственной службы и кадров действует в соответствии с законодательством.

В ходе исследования были разработаны обоснованные мероприятия по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров. Предложенные рекомендации:

- соблюдение законодательства при документировании трудовых отношений специалистами отдела;

- разработка и внедрение системы электронных карточек государственных служащих;

- повышение качества проверки документов, подаваемых кандидатами на вакантные должностные места;

- сокращение текучести квалифицированных кадров при помощи увеличения оплаты труда;

- разработка локальных нормативных актов по автоматизации процесса кадрового документооборота в Аппарате;

- разработка мер материальной ответственности за нарушение трудового законодательства и правил кадрового делопроизводства;

- повышение эффективности работы аналитического отдела государственной службы.

Таким образом, самыми действенными способами совершенствования деятельности кадровой службы являются: соблюдение действующего законодательства и использование информационных технологий в работе с кадровыми документами.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Конституция Российской Федерации [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_2875/ >

О государственной гражданской службе Российской Федерации : федер. Закон № 79-ФЗ [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_173310/ > (22.03.2014).

О противодействии коррупции : федер. закон № 279-ФЗ [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_172553/ > (23.03.2014)

О персональных данных : федер. закон №152-ФЗ [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_166051/ > (21.07.2014)

Трудовой Кодекс РФ №197-ФЗ от 30 декабря 2001 года [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_177649/ > (06.04.2015)

Налоговый Кодекс Российской Федерации : федер. закон. от 31.07.1998 № 146-ФЗ [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_176309/ > (08.03.2015).

Об отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области : положение. от 27.05.2013.

О структуре Законодательного Собрания Оренбургской области пятого созыва, структуре аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области пятого созыва и предельной численности государственных гражданских служащих аппарата Законодательного Собрания области : постановление Законодательного Собрания № 20. от 20 апреля 2011 г.

О положении об аппарате Законодательного Собрания Оренбургской области : постановление Законодательного Собрания Оренбургской области № 95. от 20.04.2011. (26.02.2014).

Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела : указ Президента РФ № 609. от 30.05.2005 [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - <http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_165070/ >(01.07.2014).

Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» : приказ Законодательного Собрания № 558. от 25 августа 2010 г. [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=104953 >.

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты : постановление Госкомстата РФ №1. от 5 января 2004 г. [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/formy_uchetnoj_dokumentacii_po_uchetu_truda/ >

УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов : ГОСТ Р. 6.30-2003 [Электронный ресурс]. - электрон. данные. - < http://ohranatruda.ru/ot_biblio/normativ/data_normativ/11/11596/ >.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : ГОСТ Р51141-98 [Электронный ресурс]. - электрон. данные. -< http://www.directum.ru/340614.aspx/ >.

Инструкция по заполнению трудовых книжек : утверждена постановлением Минтруда РФ № 69. от 10.10.2003. [Электронный ресурс]. - электрон. данные. - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44948/ > (10.10.2003).

Общероссийский классификатор управленческой документации : утвержден постановлением Госстандарта РФ № 011-93. от 30 декабря 1993 г. [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_170749/ > (25.06.2014).

Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве : разъяснения Роскомнадзора. [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/law/hotdocs/22900.html > (25.12.2012).

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации №477. от 15.06.2009 [Электронный ресурс]. - электрон. данные. // Справочно-правовая система «Консультант плюс». - < http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_119187/ > (07.09.2011).

Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон. №125-ФЗ. от 22.10.2004 //Парламентская газета. 27.10.2004

Гусятникова, Д., Захаркина О., Шитова М. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база: практическое пособие/ Захаркина О. М.: МОСКВА. 2009. - с. 379

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства/ уч. пособие. - М.:Новосибирск: ИНФРА-М. 2010. - Тема 8. - с. 239-281.

Кудряев В. А. Организация работы с документами: учебник / проф. В.А. Кудряев. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М. 2003. - 592 с.

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. пособие/ проф. Т.В. Кузнецова - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. -- 359 с.

Лытов Б. В. Управление персоналом: учебник / общ. ред. А.И. Турчинова. -- М.: Изд-во РАГС, 2009. - с. 488

Малькова Е. Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия // Кадровые решения №7, 2012. - с. 121

Пахтанова О., Прохоров А. Российские системы автоматизации документооборота [Электронный ресурс] - электрон. данные. // Интернет-журнал «Компьютер Пресс» - < http://compress.ru/article.aspx?id=11404 >

Семенихин В. В. Кадровый документооборот - 3-е издание, - ЭКСМО. Москва, 2012. с.859.

Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4, М.: Институт русского языка АН СССР, 1977. - с.207.

Учетная кадровая документация [Электронный ресурс] - электрон. данные. // Интернет-журнал «Кадровые вопросы» - < http://www.bizneshaus.ru/kadr_dokumentaz.html >

Шкелева Т. О. Формирование кадрового состава государственными гражданскими служащими в современных условиях: диссертация/ Шкелева Татьяна Олеговна, 2012. - с.161

Янкович Шулим Абрамович Делопроизводство в кадровой службе : учеб. для студ. вузов / Ш. А. Янкович. - М. : Юнити-Дана, 2006. - с. 160

Размещено на Allbest.ru