Кофейный бум, захвативший Америку, а затем и Россию, докатился и до нас. Объясняется это тем, что рост популярности бодрящего напитка среди населения, помноженный на очевидную доходность кофеен, все больше привлекает внимание к данному бизнесу. Существующие заведения можно условно разделить на три категории: Кофейня, так сказать, в чистом виде, где посетителю предлагают несколько сортов кофе и кондитерские изделия. Кофейня с добавлением "кухни", привлекающая клиентов не только кофейным меню, но и возможностью вкусно и недорого перекусить. Основная масса клиентов "клюет" на комплексные обеды (или, как их еще называют на иностранный манер, бизнес-ланчи) и завтраки. Кофейня - книжный магазин, любимое место тусовки творческой интеллигенции: писателей, журналистов и заядлых книголюбов. За чашечкой кофе здесь можно почитать любимую книгу или узнать новости книжного рынка, которыми часто "разбавляют" меню. Следует отличать кофейни от привычных кафе. Во-первых, Кофейня предлагает расширенный ассортиментный ряд кофе и приготовленных на кофейной основе напитков. Во-вторых, это заведение более демократично и располагает к приятной, неторопливой беседе. Как сказала одна из наших собеседниц, "кофейня - это то место, где время течет медленно". Поэтому будущим владельцам подобных заведений нужно быть готовыми к тому, что клиенты станут засиживаться здесь дольше, чем в обычном кафе.

Кофейни стали неотъемлемой частью жизни мегаполисов, точнее людей, проживающих там. По данным маркетинговой компании "StepbyStep” на август 2005 года около 27 % москвичей, посещают кофейни не реже одного раза в неделю, в С-Петербурге эта цифра еще больше и составляет 34 %.

Кофейни - место, где мы встречаемся с друзьями, назначаем деловые встречи, отдыхаем всей семьей. Для многих утро будничного дня начинается именно с чашечки эспрессо, выпитого в кофейне неподалеку от офиса. Проведение деловой встречи и переговоров, удобно в неформальной обстановке уютного заведения. И это уже не дань моде, а скорее норма жизни. После лекций в институте студенты отправляются не куда-нибудь, а в кофейню за углом, чтобы поболтать и попить каппучино или какао. В выходные мы всей семьей отправляемся на шопинг в торговый центр и после удачных покупок, уставшие заходим в кофейню, расположенную этажом ниже. Здесь можно перекусить, отдохнуть и затем смело продолжать поход по магазинам.

Почему кофейни стали настолько популярны и пользуются спросом? Потому, что это место, которое могут посещать люди не только с высоким уровнем дохода. Там можно просто выпить чашечку кофе, а можно перекусить под негромкую ненавязчивую музыку. И обременять себя поисками также нет необходимости, особенно в центре. Итак, кофейня это место не только общественного питания, но и досуга, где каждый, исходя из своих финансовых возможностей, ставит перед собой определенные цели пребывания. Именно поэтому этот вид предпринимательской деятельности еще долго будет занимать выгодное положение на рынке спроса и приносить неплохой и стабильный доход.

Планируется аренда небольшого помещения размером в 60 кв. м. в центре города. Данное место размещения очень выгодно из-за большого количества людей. Также в планах кофейни большой ассортимент продукции высокого качества по доступным, для среднего класса, ценам.

Главными целями предприятия помимо получения прибыли являются: изготовление и продажи качественного кофе, десертов, легких закусок и т.д., также планируется сдача помещения для проведения корпоративов, частных праздников.

персонал управление менеджмент контроль

2. Планирование деятельности организации

Влияние факторов внешней среды организации отличается высокой степенью непредсказуемости, поэтому, когда проявляется отрицательный разрушительный характер влияния внешних факторов, организация, для того чтобы сохранить себя как систему, должна противодействовать, должна осуществлять действия для нейтрализации негативного влияния внешних факторов. Закон самосохранения можно сформулировать в следующей трактовке: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс). [5]

Для применения закона самосохранения на предприятии, нужно следить за тем, чтобы избыток изменений и модернизаций не привели к разрушению.

Закон онтогенеза

Онтогенез - это необратимое, направленное и закономерное изменение материи и сознания. Закон онтогенеза можно сформулировать в следующей трактовке: каждая материальная система (организация) стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла. [5]

Так как предприятие находится на стадии развития, закон онтогенеза в нем еще не действует в полной мере, однако в дальнейшем необходимо таким образом планировать деятельность предприятия, чтобы внедрять какие-либо новшества в процесс роста

Закон информированности-упорядоченности

Объектом воздействия данного закона является информация. Информация выполняет весьма важную роль в функционировании любой организации, поскольку все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении информации. Таким образом, закон информированности-упорядоченности можно сформулировать в следующей трактовке: чем большей достоверной и ценной информацией располагает организация о своей внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения). [5]

Применение данного закона означает знание необходимой информации о работниках внутри предприятия, о каких либо процессах в нем, а также знание информации о конкурентных предприятия.

Закон единства анализа и синтеза

Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, подразумевают их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. В теории организации закон единства анализа и синтеза можно сформулировать в следующем виде: каждая организация стремится настроиться на наиболее рациональный, экономный режим функционирования в результате постоянного преобразования своей структуры или функций, при этом скорость и результат преобразования зависят от скорости и характера изменения ее внешней и внутренней среды. [11]

Для применения закона единства синтеза и анализа, предприятию необходимо своевременно внедрять новые технологии, использовать наиболее экономичные ресурсы для повышения эффективности его работы.

Закон композиции и пропорциональности

Закон композиции и пропорциональности в организации отражает необходимость согласования целей элементов системы с ее главной целью, а также необходимость определенного соотношения между частями целого - их соответствие, соразмерность или зависимость. Достижение необходимых пропорций, соразмерности и соответствия в границах организации равнозначно повышению жизнеспособности, повышению уровня самосохранения системы.

Несоответствие между частями, элементами системы называется диспропорцией. Диспропорции снижают эффективность организации и способствуют ее разрушению. [11]

Использование закона композиции и пропорциональности на практике помогает решать проблемы планирования, производства, распределения, учета, стимулирования и пр. Руководитель организации с помощью рассматриваемого закона стремится создать команду единомышленников и гармоничное предприятие.

Закон композиции и пропорциональности в организации отражает необходимость учета целей всех субъектов целеполагания в организации, с одной стороны, а с другой - потребность в формировании целей структурных подразделений исходя из стратегической цели развития организации.

Относительно любой системы (и организации не исключение) очень важным параметром является ее структура, которая отражается в определенном количестве составных элементов системы и в соотношении между этими элементами или пропорциями. Таким образом, в теории организации закон композиции и пропорциональности можно сформулировать следующим образом: каждая организация стремится иметь и сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или в заданном подчинении (пропорции). [7]

Важным признаком организации является также имидж организации (фирмы), который подразумевает образ, складывающийся у клиентов, партнеров и общественности. Его основу составляют стиль отношений и официальная атрибутика (название, эмблема, товарный знак). Выбор названия фирмы - дело вкуса ее владельца, но теория и практика управления выработали в данной области следующие принципы:

с содержательной точки зрения название фирмы может быть именным, предметным или комбинированным;

название, по возможности, должно быть кратким, красивым, оригинальным и не содержать чрезмерных претензий;

перестановка букв не должна приводить к негативному толкованию;

название требует осторожного отношения к сокращениям, аббревиатуре, языковым толкованиям.

Символика фирмы, включающая эмблему и цветовую гамму, должна разрабатываться со вкусом и чувством меры, быть современной и отражать, хотя бы в общих чертах, то, чем занимается фирма. [5]

Как известно, кофе является наиболее популярным бодрящим напитком. Люди пьют его по утрам, чтобы поскорее проснуться или в течение рабочего дня, чтобы оставаться бодрым. Именно поэтому для кофейни было выбрано название "WAKEUP", что в переводе с английского языка означает "Проснись". В месте с таким названием, любой будет чувствовать себя бодрым и отдохнувшим.

Эмблема кофейни, представляет собой кофейную чашку с названием предприятия (рисунок 2).

Рисунок 2 - Эмблема ИП "WAKEUP"

Предпринимательская деятельность осуществляется в рамках определенной организационно-правовой формы хозяйствования. Выбор формы определяется самим предпринимателем в зависимости от его менталитета и объективных условий (сферы деятельности, наличия денежных средств, налоговой политики и др.). [1]

Для данного предприятия организационно-правовой формой предприятия было выбрано "ИП" так как:

1. Эта форма мобильна, а значит, предприятие можно будет изменять с учетом изменения спроса.

2. "ИП" имеет упрощенный порядок ведения учета результатов деятельности.

3. Имеет простую систему налогообложения, которая может сочетаться с льготными налогообложениями.

4. "ИП" обладает правовым положением физического лица, что дает право на защиту не только деловой репутации, но и на защиту своей чести и достоинства, а также на компенсацию за моральный вред.

Организационная структура предприятия - это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.

Выбор организационной структуры зависит от таких факторов, как:

· организационно-правовая форма предприятия;

· сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);

· масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);

· рынки, на которые выходит предприятие в процессе хозяйственной деятельности;

· используемые технологии;

· информационные потоки внутри и вне фирмы;

· степень относительной обеспеченности ресурсами и др.

Под термином "департаментализация" понимается обычно структурирование организации в соответствии с основными направлениями ее деятельности, формирование структурных подразделений, задачей которых является решение определенного круга проблем, имеющих самостоятельное значение и играющих важную роль в деятельности организации. [3]

Процесс департаментализации организации представлен в таблице 5.

Таблица 5 - Департаментализация организации

Ответственность в рамках организационной иерархии зачастую неэффективна при выполнении сквозных бизнес-процессов. В этом случае лучше использовать матрицу распределения ответственности. Матрица распределения ответственности представляет собой таблицу, где по строкам указаны сквозные бизнес-процессы, а по столбцам подразделения. На пересечении строк и столбцов стоят условные обозначения: О - ответственный (владелец процесса), И - исполнитель процесса. Как правило, владельцем процесса является подразделение выдающее конечный результат, например, сборочный цех.

Матрица распределения ответственности не исключает, а дополняет штатных управленцев, например, начальника производства и производственно диспетчерский отдел (ПДО). [12]

Матрица распределения ответственности представлена в таблице 6.

Таблица 6 - Матрица распределения ответственности

Рассматривая организационную структуру управления предприятием, также учитывают уровни взаимодействия:

· организации с внешней средой;

· подразделений организации;

· организации с людьми.

Важную роль здесь играет структура организации, посредством которой и через которую это взаимодействие осуществляется. Структура фирмы - это состав и соотношение ее внутренних звеньев, отделов.

Структуры управления организацией

Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных видов организационных структур управления, таких, как линейная, линейно-штабная, функциональная, линейно-функциональная, матричная. Иногда внутри единой компании (как правило, это крупный бизнес) происходит выделение обособленных подразделений, так называемая департаментизация. Тогда создаваемая структура будет дивизиональной. При этом необходимо помнить, что выбор структуры управления зависит от стратегических планов организации.

Организационная структура регулирует:

· разделение задач по отделениям и подразделениям;

· их компетентность в решении определенных проблем;

· общее взаимодействие этих элементов.

Тем самым фирма создается как иерархическая структура.

Основные законы рациональной организации:

· упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;

· приведение управленческих задач в соответствие с принципами компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи);

· обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс");

· короткие пути управления;

· баланс стабильности и гибкости;

· способность к целеориентированной самоорганизации и активности. [15]

Структура предприятия представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Структура предприятия

Организации различаются по характеру своей деятельности. Они могут быть большими и малыми, иметь одну или много сфер деятельности, действовать в одном регионе или в разных странах и т.д.

Естественно, что в зависимости от характера деятельности организаций, масштаба, региональных и национальных особенностей формируется и их структура.

Структура управления - совокупность звеньев управления, находящихся во взаимосвязи и соподчиненности и обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Для достижения поставленных целей и выполнения соответствующих задач менеджер должен создать организационную структуру (организационную систему управления) предприятия. В самом общем смысле этого слова структура системы - это совокупность связей и отношений между ее элементами. В свою очередь, организационная система управления представляет собой совокупность подразделений и должностей, связанных отношениями и подчинением. При создании структуры управления менеджер должен в максимально возможной степени учесть специфику деятельности предприятия и особенности его взаимодействия с внешней средой. Процесс создания организационной структуры управления обычно включает три основных этапа:

1. определение типа организационной структуры (прямого подчинения, функциональная, матричная и др.);

2. выделение структурных подразделений (аппарат управления, самостоятельные подразделения, целевые программы и др.);

3. делегирование и передача на нижестоящие уровни полномочий и ответственности (отношения руководства-подчинения, отношения централизации-децентрализации, организационные механизмы координации и контроля, регламентация деятельности подразделений, разработка положений о структурных подразделениях и должностях).

Организацию и управление работой предприятия осуществляет аппарат управления. Структура аппарата управления предприятием определяет состав и взаимосвязь его подразделений, а также характер возложенных на них функций. Поскольку разработка такой структуры связана с установлением перечня соответствующих подразделений и штата их работников, менеджер определяет взаимоотношения между ними, содержание и объем выполняемых ими работ, права и обязанности каждого работника.

С точки зрения качества и эффективности управления выделяют следующие основные типы структур управления предприятием:

иерархический тип, к которому относятся линейная организационная структура, функциональная структура, линейно-функциональная структура управления, штабная структура, линейно-штабная организационная структура, дивизиональная структура управления;

органический тип, включающий бригадную, или кросс-функциональную, структуру управления; проектную структуру управления; матричную структуру управления. [12]

Структура управления ИП "WAKEUP" представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Структура управления

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста: Общие положения Функции Должностные обязанности Права Ответственность Взаимоотношения (Связи по должности)

"Общие положения" содержат: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Раздел "функции" содержит основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Раздел "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст.15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка. и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст.135 КЗОТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст.121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость. Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности), в нём записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов.

Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки. Во многих должностных инструкциях есть раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполнения работы и её качество. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д. Должностная инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. [13]

Должностные обязанности сотрудников организации представлены в таблице 7.

Таблица 7 - Должностные обязанности сотрудников организации

4. Координация деятельности организации