Документи мають потребу в оперативному або довгостроковому збереженні інформації. Для засобів оперативного збереження документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів збереження розміщених у них документів. Велика частина документів виконана на паперовій основі. В основному вони зберігаються на робочому місці працівників управлінської праці або в безпосередній близькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів і змісту їх у визначеному порядку застосовується кілька видів технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні й інші. Лотки і касети дозволяють зберігати на поверхні робочих столів окремі документи і їхні комплекси. Найбільш ефектні поворотні лотки, що монтуються по 2-4 на загальній стійці, що прикріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертати в горизонтальній площині, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів папера формату А4. Застосовуються також коробки для збереження документів з пластмас, що охороняють їх від пилу. Для зручності збереження документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких міняються штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з документами. Найбільш ефективні для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або на стіл оператора по його запиті. Доцільність застосування таких картотек визначається обсягами документів, що зберігаються, і частотою звертання до них. Збереження документів в автоматизованих картотеках здійснюється відповідно до вимог до такого збереження. Мова йде про збереження магнітних матеріалів (стрічок, дисків). Облік, збереження і використання машинних документів в оперативному режимі реалізує спеціальна служба збереження. Вона приймає, враховує і зберігає машинограми: створює пошукові системи, анулює документацію в машині, видає її користувачам, передає на архівне збереження. На кожен носій заводиться облікова картка, куди вноситься дані по його експлуатації і наступні основні показники: код; реєстраційний номер; короткий зміст; дата створення документа; термін збереження; код реєстрації, вид носія; місце збереження й інші. Інформативно-пошуковий апарат складають журнали, картотеки, картки обліку документів, ручні довідкові картотеки. Для оптимізації процесу вибору необхідних засобів для обробки та зберігання документів для конкретного підприємства чи установи потрібно враховувати цілий ряд факторів, які впливають на процедуру їх вибору. Серед них основними можуть бути такі: обсяг документообігу, часові характеристики документопотоків, обсяг документів, які передаються і приймаються по технічних каналах зв'язку, спосіб організації експлуатації технічних засобів, обсяг первинних та вторинних копійованих документів, технологічні і експлуатаційні характеристики обладнання, фірма-виробник техніки, вартість розхідних матеріалів, частота їх заміни, вартість експлуатації та інші.

діловодство програмний продукт документ

Список використаних джерел

1. Алфьоров О.В., Матлин Є.М. Засоби складання і розмноження документації. - М.: Зв'язок, 1989.

2. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник - К.: Кондор, 2008.

3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання, 2000.

4. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2006.4 Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 1997.

5. Електронне наукове фахове видання "Державне управління: удосконалення та розвиток // Веб-сторінка. - http://www.dy. nayka.com.ua

Размещено на Allbest.ru