Організація в діловодства в установі (на прикладі виконкома Жовтневої районної міської ради м. Кривий Ріг)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

РОЗДІЛ I. Загальне знайомство з підприємством. Техніка безпеки.

1.1 Ознайомлення з підприємством. Структура ДЗУ

1.2 Вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують організацію діловодства в установі, посадові обов`язків працівників, їх права.

РОЗДІЛ II. Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління.

2.1 Документи, що використовуються на підприємстві, їх функції. Методи та способи документування.

2.2 Аналіз дотримання вимог до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів та комп`ютерної техніки.

2.3 Організаційні форми діловодства.

2.4 Організація документообігу на підприємстві.

2.5 Комплекс операцій готовими документами. Прийом та первинна обробка документації.

2.6 Розгляд та реєстрація документів.

2.7 Автоматизована реєстрація документів.

2.8 Порядок проходження та виконання документів.

2.9 Робота з внутрішніми документами.

2.10 Порядок обробки вхідних документів. Правила відправки кореспонденції.

2.11 Здійснення контролю за якістю документування на підприємстві.

2.12 Контроль і порядок використання бланків. Печаток, штампів на підприємстві.

2.13 Методика узагальнення роботи по контролю за використанням документів і доручень керівника.

РОЗДІЛ III. Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві.

3.1 Оформлення, видача копій та розмноження документів.

3.2 Характеристика особливостей оформлення основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві.

3.3 Загальна характеристика оформлення службових листів.

3.4 Використання сучасних комунікаційних систем зв'язку на підприємстві.

РОЗДІЛ IV. Організація роботи секретаря.

4.1 Протоколювання ходу засідань, нарад.

САМОСТІЙНІ РОБОТИ

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

РОЗДІЛ I.

Загальне знайомство з підприємством. Техніка безпеки

ТЕХНІКА БЕЗПЕКИ

Кожний робітник Виконкому Жовтневої районної ради міста Кривого Рогу прослуховує технічний мінімум. До цього мінімуму входять: накази; розпорядження; інструкції з техніки безпеки; правила користування індивідуальними засобами захисту протипожежним інвентарем.

Для кращого засвоєння знань з техніки безпеки в установі проводяться різні види інструктажів: ввідний, первинний, повторний, позаплановий, цільовий.

Відповідно до «Положення про розробку інструкцій з охорони праці» чинні інструкції розробляються інструктором з техніки безпеки, після чого їх затверджують.

Перед початком практики у Виконкомі Жовтневої районної у місті ради мені був проведений інструктаж з техніки безпеки, при якому було звернено мою увагу на наступне:

Ш дотримання правил дорожнього руху під час поїздок на практику та при поверненні з неї додому;

Ш чекати транспорт тільки на спеціально відведених місцях;

Ш дотримання правил безпеки при користуванні оргтехніки та іншими електроприладами;

Ш дотримуватись правил техніки безпеки при роботі в архівному приміщенні, а також обережно користуватися картотекою;

Ш обережно користуватися канцелярськими приладами;

Ш працівник зобов'язаний переконатися у відсутності будь-яких пошкоджень на робочому місці, в тому числі з електрообладнанням;

Ш дотримуватися усіх вимог пожежної безпеки;

Ш переконатися в цілісності усіх проводів та приладів.

1.1 Ознайомлення з підприємством. Визначення структури служби ДЗУ

В період з 12.03.2012 року по 08.04.2012 моєю базою практики є виконком Жовтневої районної у місті ради, що розташований за адресою: 50014, м. Кривий Ріг, вул. Шурупова, 2, Жовтневий район, Дніпропетровська область.

На моїй базі практики такий керівний склад:

Голова районної у місті ради

КОРИТНІКРазмещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Володимир Васильович

Заступник голови районної у місті ради

ХІСНИЙРазмещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Володимир Федорович

Заступник голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів ради

ЛУШПІЙРазмещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Андрій Анатолійович

Заступник голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів ради

ШВЕЦЬРазмещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Олександр Георгійович

Керуючий справами виконкому районної у місті ради

ПОТАПЕНКРазмещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

О Анатолій Іванович

У Виконкомі Жовтневої районної ради є такі відділи:

Таблиця 1

№ п/п	Назва відділу, (комітету, служби, управління); назва посади	Прізвище, ім'я, по батькові
1.	Загальний відділ; завідуюча відділом	Храплюк Ірина Михайлівна
2.	Організаційний відділ;завідуюча відділом	Равінська Любов Іванівна
3.	Відділ ведення Державного реєстру виборців; завідуюча відділом	Тимошевська Ірина Євгенівна
4.	Відділ економіки та промисловості; завідуюча відділом	Мач Тетяна Борисівна
5.	Відділ розвитку підприємництва; завідуюча відділом	Ніконова Галина Володимирівна
6.	Відділ житлово-комунального господарства; завідувач відділом	Кордюков Анатолій Васильович
7.	Відділ бухгалтерського обліку; завідуюча відділом бухгалтерського обліку	Кузнєцова Олена Іванівна
8.	Служба у справах дітей; начальник служби	Удовенко Марія Миколаївна
9.	Комітет у справах сім'ї і молоді; голова комітету у справах сім'ї і молоді	Ушакова Оксана Анатоліївна
10.	Відділ з питань культури; завідуюча відділом	Підглазна Оксана Василівна
11.	Комітет з фізичної культури і спорту; голова комітету	Плакса Олександр Дмитрович
12.	Відділ з питань надзвичайних ситуацій, цивільного захисту населення, мобілізаційної, оборонної та правоохоронної роботи; завідувач відділом	Плахотник Сергій Петрович
13.	Фінансовий відділ; начальник відділу	Скубенко Олена Володимирівна
14.	Відділ освіти; начальник відділу	Маківка Ольга Павлівна
15.	Управління праці та соціального захисту населення; начальник управління	Корнєєва Любов Василівна
16.	Спеціалісти, які не входять до складу відділів
	спеціаліст І категорії - юрист	Важнича Вікторія Вікторівна
	головний спеціаліст з питань внутрішньої політики	Горбуля Олександр Анатолійович
	головний спеціаліст з питань служби в органах місцевого самоврядування і кадрової роботи	Руденко Олена Миколаївна
	спеціаліст І категорії-секретар комісії з житлових питань	Саєнко Тетяна Михайлівна
	спеціаліст І категорії служби "Одного вікна"	Усата Олена Францівна
	головний спеціаліст з питань захисту прав споживачів	Нікітенко Світлана Василівна
17.	Служба відповідальних чергових	відповідальний черговий

У виконкомі існують такі служби ДЗУ: загальний відділ, відділ кадрів, архів, секретаріат.

На мою думку, Виконком Жовтневої районної у місті ради добре забезпечений матеріально - технічною базою. Відповідно до призначення всі технічні засоби поділяються на групи: засоби для складання документів (персональний комп'ютер, ручка, олівець); засоби копіювання та розмноження документів (принтер, ксерокс,); засоби для обробки документів (сканер); засоби адміністративно - управлінського зв'язку(факс, телефон).

Практично усі працівники управління використовують у своїй діяльності персональні комп'ютери (в залежності від посади). Це спрощує й прискорює процес підготування документів.

Також Виконком оснащений лазерними принтерами для швидкого роздрукування надрукованої інформації на паперовий носій.

Пристрій введення, необхідний для перетворення графічної інформації з твердої в електронну форму, цей пристрій називається сканером. Який теж є комп'ютерною технікою і є у Виконкомі.

Тобто, матеріально - технічна база досить добре розвинена в даній установі, що забезпечує високу продуктивність роботи його працівників.

Це чотирьох поверхова споруда.

На 1 поверсі розташовуються такі кабінети як:

Ш служба у справах дітей

Ш відділ економіки та промисловості

Ш служба «05»

Ш секретар комісії з житлових питань,юрист

Ш програміст

Ш служба «одного вікна»

Ш відділ розвитку підприємництва

Ш спеціаліст з питань захисту прав споживача

На 2 поверсі:

Ш відділ бухгалтерського обліку

Ш організаційний відділ

Ш головний спеціаліст по роботі з політичними партіями

Ш голова комітету з фізичної культури і спорту

Ш приймальня

Ш комітет у справах сім`ї і молоді

На 3 поверсі:

Ш загальний відділ

Ш відділ з питань культури

Ш приймальня

Ш малий зал

Ш районний архітектор

Ш відділ кадрів

Ш головний спеціаліст з військово-мобілізаційної роботи

На 4 поверсі:

Ш відділ освіти,приймальня

Ш відділ введення Державного реєстру виборців

Ш секретар комісії з питань захисту прав дитини

Ш відділ з питань надзвичайних ситуацій

Ш цивільного захисту населення,мобілізаційної,оборонної та правоохоронної роботи

Ш фінансовий відділ.

Цокольний поверх:

Ш районний методичний кабінет

Ш центр соціальних служб для молоді Жовтневого району комендант

Ш рада ветеранів війни та праці

Ш приймальня громадян

Прибудова:

Ш Відділ житлово-комунального господарства.

1.2 Вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують організацію діловодства в установі, посадові обов'язки працівників, їх права

У виконкомі Жовтневої міської ради використовують нормативний документ ДСТУ 4163-2003, що установлює:

· склад реквізитів, які слід використовувати при складанні й оформленні організаційно-розпорядчих документів,

· вимоги до змісту і розташування реквізитів документів;

· вимоги до бланків та оформлювання документів;

· вимоги до тих документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів.

Інструкція -- це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові й інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян.

Роблячи висновки по оформленню, я відмітила, що усі інструкції в установі, в якій я проходила навчальну практику,оформлені за усіма стандартами, а також присутні усі необхідні реквізити, що розташовані за усіма встановленими правилами.

Посадова інструкція-це документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай включає короткий виклад основних обов'язків, повноважень та необхідних навиків, що відносяться до конкретної посади в організації.. Посадова інструкція - це обов'язковий кадровий документ.

Посадові інструкції на даній базі практики, маючи статус нормативного документа, чітко визначають вимоги до певних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов'язків між працівниками, уможливлюють об'єктивне оцінювання діяльності працівників, є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.

Вимоги посадових інструкцій враховуються під час прийняття (наймання) працівників на роботу, їх атестації, притягнення до дисциплінарної відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Посадові інструкції для керівників, професіоналів та фахівців розробляються згідно з вимогами чинного законодавства України і на основі випусків та розділів Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Посадові інструкції складаються з розділів: "Загальні положення", "Завдання та обов'язки", "Права", "Відповідальність", "Повинен знати", "Кваліфікаційні вимоги" та "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою". У робочих інструкціях розділи "Загальні положення", "Взаємовідносини (зв'язки) за професією" можуть бути відсутні.

1. У розділі "Загальні положення" наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок укладення та припинення трудового договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.

2. Розділ "Завдання та обов'язки" розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. У робочій інструкції цей розділ повинен містити характеристики робочого місця.

3. У розділі "Права" визначаються і наводяться делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

4. Розділ "Відповідальність" містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.

5. У розділі "Повинен знати" подаються додаткові порівняно з кваліфікаційною характеристикою вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

6. Розділ "Кваліфікаційні вимоги" містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою або на робочому місці.

7. Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою" розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо

Вивчаючи оформлення даного документу, я дійшла висновку, що він оформлений за всіма вимогами та реквізитами.

РОЗДІЛ ІІ

ТЕХНОЛОГІЧНІ ПРОЦЕСИ З ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

2.1 Документи, що використовуються на підприємстві, їх функції. Методи та способи документування

В Виконкомі Жовтневої районної міської ради функціонують такі документи: журнал реєстрації вхідних документів; журнал реєстрації створюваних вихідних документів; бланк листа; наказ; журнал обліку роботи дільниці оперативного друку та розмноження документів;зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю; акт; протокол; опис внутрішніх документів; журнал вхідних та вихідних телефонограм.

У даній установі документи класифікуються за такими ознаками:

1. За способом фіксації інформації:

письмові;

графічні.

2. 3а назвою розрізняють:

накази, положення, протоколи, службові листи, звіти, заяви,довідки

3. За місцем складання:

• внутрішні, що стосується внутрішніх питань Виконкому Жовтневої районної у місті ради;

зовнішні, тобто вихідна та вхідна кореспонденція.

4.За походженням:

* службові, що стосуються діяльності Виконкому Жовтневої районної у місті ради;

*офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб.

5.За складністю:

*прості, які містять інформацію з одного питання;

*складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

6. За юридичною силою:

*справжні (істинні);

*фальшиві (підроблені)

7. За терміном виконання:

*термінові;

*нетермінові.

8. За стадіями виготовлення:

*оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

*копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі інші зовнішні ознаки

У виконкомі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність в даній установі шляхом видання різних документів. Протоколи,довідки,службовізаписки,листи,заяви,пояснювальнізаписки,реєстраційні картки, персональні картки - це далеко не повний перелік документів,які використовують у Виконкомі.

Функціональне призначення документів на моїй базі практики полягає у покращенні управлінської діяльності, а також доводять важливу інформацію до виконавців.

Спосіб документування - це дія або сукупність дій, які застосовуються для запису інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьба, фарбування, перфорація, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний і т. ін.).

Методи документування - це захід або сукупність заходів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем. Документ містить соціальну інформацію, відтворену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його рис.

Засіб документування - це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів - це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.

2.2 Аналіз дотримання вимог до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів та комп'ютерної техніки

Важливе місце в діловодстві виконкому належить загальним вимогам до оформлення документів. Головну роль при розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат А3 (297 х 420мм).

Для зручності обробки документа та по інструкції з діловодства з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 30мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле 10мм. Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле 20мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі посередині без крапок і тире.

У Виконкомі Жовтневої районної міста ради дотримуються вимог щодо Стандарту документів, які виготовляються за допомогою друкувальних засобів та комп'ютерної техніки.

2.3 Організаційні форми діловодства

Діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією в установі і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства:

1) Централізована-підходять установи з невеликим документообігом та незначною кількістю структурних підрозділів. За такої форми роботи всі операції з діловодства(прийом, реєстрація, відправка і т.д.) зосереджені в одній структурній одиниці-канцелярія або секретаріат.

2) Децентралізована-такої форми роботи з документами, їх обробка, контроль за використанням, реєстрація зберігання,відправка,здійснюється відповідно у структурних підрозділах.

3) Змішана-переважає у крупних установах зі складною структурою та великим документообігом. Частина операції (прийом,відправка…) здійснюється централізовано, а інша частина (реєстрація,зберігання) зосередженні у структурних підрозділах.

Ознайомившись з організацією діловодства на моїй базі практики, я визначила, що там змішана форма роботи з документами,тому що документи, отримані від органів вищого рівня, та документи на ім'я керівництва, розпорядчі документи й листування за підписом керівництва реєструються в службі діловодства, інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів - у цих структурних підрозділах. Наприклад, накази з особового складу реєструються у відділі кадрів, бухгалтерська документація - у фінансовому відділі, листування на адресу структурних підрозділів може реєструватися у відповідних структурних підрозділах.

2.4 Організація документообігу підприємства

Документообіг -- рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

У Виконкомі до організації документообігу ставлять такі вимоги:

Ш Пряма плинність руху документів, документ найкоротшим і прямим шляхом потрапляє до виконавця з найменшими затратами часу.

Ш Ритмічність руху документів, яка забезпечує їх рівномірне потрапляння і сприяє пропорціональній загрузці робітників архіву.

Ш Розподіл документів між виконавцями, в залежності від їх функціональних обов'язків.

Документообіги розрізняють за напрямком і по відношенню до управлінського об`єкту.

За напрямком виділяють горизонтальні потоки і вертикальні. Даній установі притаманні, як вертикальні так і горизонтальні потоки. Також дана установа може отримувати і передавати документи установам одного рівня управління.

По відношенню до управлінського об`єкту виділяють вхідні (укази, закони, розпорядження, накази, листи, заяви, скарги тощо, що надійшли від вищих органів, організацій, громадян), вихідні (документи, які створювались в установі, але використовуються за її межами: листи, довідки, звіти тощо) і внутрішні (документи, які створюються і використовуються в установі, не виходячи за її межі: положення, посадові інструкції, правила, накази, рішення, звіти тощо). Раціоналізація документообігу передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. Документообіг характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документообіг складається з трьох потоків:

• документообіг вхідних документів;

• документообіг вихідних документів;

• документообіг внутрішніх документів.

2.5 Комплекс операцій з готовими документами. Прийом та первинна обробка документації

Документи, одержані установою, проходять такі етапи:

- первинна обробка;

- попередній розгляд, розмітка;

- реєстрація;

- розгляд документів керівництвом;

- направлення на виконання;

- контроль виконання;

- виконання документів;

- підшивання документів до справи.

Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки кореспонденції. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою “особисто”). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі “Примітка”.

Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті є помітка “конфіденційно”, “терміново”.

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється секретарем з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися і ті, що реєстрації не потребують.

На документах, що реєструються, проставляється реквізит “відмітка про надходження”, дату надходження, вхідний номер документа. “Відмітка про надходження” не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються.

Керівнику направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника Виконкому, до структурного підрозділу або відразу виконавцям.

Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику установи. Керівництво Виконкому, розглядаючи вхідний документ, повинно визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки.

Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з проставленням дати отримання.

Коли робота з документом завершена (складено документ-відповідь), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві для підшивання до справи.

2.6 Розгляд та реєстрація документів

Всі документи, які надходять до виконкому Жовтневої районної у місті ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється начальником відділу або іншою для цього виділеною особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом виконкому Жовтневої районної у місті ради або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у не робочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням виконкому Жовтневої районної у місті ради та його структурними підрозділами, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Керівництву відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом «Невідкладно».

Реєстрація документів -- це фіксування факту одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732--94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даній установі лише один раз. Вихідні -- в день підписання чи затвердження.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази установи по особовому складу; рішення колегіальних органів установи; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

2.7 Автоматизована реєстрація документів

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано за допомогою комп'ютера.

Запис на магнітний носій виконується з РКК, які забезпечують сумісність в програмних і технічних засобах, прямим уведенням з документа таких обов'язкових реквізитів:

- назва виду документа;

- кореспондент (автор);

- дата документа;

- індекс (дата й індекс надходження - для тих, що надійшли);

- заголовок до тексту або короткий зміст документу;

- резолюція;

- відповідальний виконавець;

- термін виконання;

- позначка про виконання.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений таки відомостями: виконавці, хід виконання документу, додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самою установою.

На моїй базі практики, Виконком Жовтневої районної у місті ради, застосовують автоматизовану реєстрацію документів.

2.8 Порядок проходження та виконання документів

Під час проходження документа у виконкомі обов'язково роблять такі помітки:

- про надходження документа;

- про взяття документа на контроль;

- про виконання документа і направлення його до справи.

Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

Відмітки про проходження та виконання документів

Внутрішні документи створюються, оформлюються, виконуються або використовуються у межах даного навчального закладу. Документопотік внутрішніх документів - рух документів, які використовуються для організації роботи установи. Передача документів здійснюється через вповноважених осіб. Документи передаються з відповідними позначками в реєстраційних формах.

На етапі підготовки та оформлення внутрішні документи схожі на вихідні документи,а на етапі використання та виконання - на вхідні.

Основні етапи підготовки і оформлення внутрішніх документів у коледжі:

Ш складання проекту;

Ш узгодження;

Ш перевірка вірності;

Ш підписання;

Ш реєстрація.

2.9 Робота з внутрішніми документами

Внутрішні документи складаються, оформляються, виконуються і зберігаються в рамках самої установи, не виходячи за її межі. На етапах підготовки та оформлення порядок роботи з ними такою ж, як і з вихідними документами:

v складання проекту документа виконавцем;

v перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

v погодження проекту документа;

v підписання документа керівником (у необхідних випадках - затвердження);

v реєстрація документа (при підвищених вимогах до забезпечення збереження або їх загальних обсягах).

На етапах виконання і завершення робіт з внутрішніми документами порядок операцій такий же, як і з вхідними документами:

v передача документа виконавцю (копіювання документа за наявності декількох виконавців)

v контроль виконання документа;

v виконання документа;

v проставлення відмітки про виконання;

v підшивка виконаного документа до справи.

Завершальними стадіями роботи з внутрішніми документами є:використання в довідково-інформаційної роботи та визначення термінів зберігання. В результаті рішення експертної комісії Виконкому внутрішні документи підлягають подальшому використанню в довідково-інформаційної роботі, передаються в архів, знищуються.

2.10 Порядок обробки вихідних документів. Правила відправки кореспонденції

Вихідний документ - документ, що відправляється (Офіційний документ, що відправляється з установи).

Порядок обробки та відправлення вихідної документації.

Уся вихідна кореспонденція обробляється та відправляється централізовано у Виконкомі. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

· правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

· правильність зазначення адреси кореспондента;

· наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

· наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;

· наявність на документі позначки про додатки;

· відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку.)

2.11 Здійснення контролю якістю документування на підприємстві

На даному підприємстві контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль, на формування

картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

На моїй базі практики під час взяття документів на контроль на лівому полі проставляється штамп “Контроль” або літера “К”, після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що знаходяться на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо). Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються. В установі з обсягом документообігу понад 25 тисяч документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може здійснюватися за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання й змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до реєстраційного журналу.

2.12 Контроль і порядок використання бланків. Печаток, штампів на підприємстві

Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

У Виконкомі існує декілька видів бланків:

· бланк для листів;

· бланк конкретного виду документа;

· загальний бланк.

Бланки можуть виготовлятися шляхом повздовжнього та кутового розташування реквізитів. Повздовжнє розташування реквізитів передбачає розташування реквізитів вздовж верхньої частини аркуша.

Кутове розташування реквізитів передбачає, що постійні реквізити розміщуються в лівому верхньому куті аркуша.

Крім того, і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути фланговим і центрованим.

У фланговому розташуванні реквізити - кожен рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі, у центрованому - початок і кінець кожного рядка однаково відділений від межі відведеної робочої площі.

Герб зображують посередині бланка або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.

Крім цього, на бланках для листів указують довідкові реквізити, а саме: індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номери телефонів, факсів, розрахунковий рахунок, дату, індекс, посилання на індекс та дату вхідного документа, код організації.

На загальних бланках подають лише окремі реквізити. Обмежувальні помітки для полів та інших реквізитів наносяться у вигляді кутиків.

На моїй базі практики різноманітні види бланків зберігаються в службах ДЗУ або керівництва.

Основні положення:

· Підприємство має тільки одну офіційну печатку. Дозволяється

· мати круглу печатку для пакетів, кутовий штамп підприємства для бланка, малу металеву печатку для посвідчень.

· Печатки та штампи виготовляються за вимогою, підписаною керівником підприємства.

· Печатки та штампи зберігаються у вогнетривких металевих шафах або сейфах.

· Зберігати печатки в шухлядах столів, передавати їх на зберігання особам, що не мають на це права, носити в кишенях одягу заборонено.

· Особа, що персонально відповідає за облік і збереження печаток і штампів, призначається наказом керівника підприємства.

2.13 Методика узагальнення роботи по контролю за використанням документів і доручень керівника

Контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Відомо, що контроль включає в себе облік і узагальнення результатів виконання документів, інформування керівника. Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

· обов'язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

· систематизацію нагляду за виконанням документів;

· вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

· підвищення трудової дисципліни виконавців.

Періодично за формами реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику коледжу.

Контроль може здійснюватись у формах:

· суцільного контролю - за виконанням усіх документів;

· спеціального контролю - за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

Комп'ютеризація документаційного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп'ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об'єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп'ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

· єдина система класифікації і кодування;

· автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;

· уніфікація, спрощення і типізація документації;

· автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа

РОЗДІЛ III

Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві

3.1 Оформлення, видача копій та розмноження документів

Витяг - копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу.

Копія - це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку "Копія" і завірена у певному порядку.

Є три види копій - відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.

На моїй базі практики копії виготовляються тільки з дозволу керівництва за допомогою оргтехнічних засобів. Виконком Жовтневої районної у місті ради може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Під час вирішення питань громадської комісії з житлових питань: встати на квартирний облік,отримати ордер,приватизувати квартиру чи кімнату в гуртожитку може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копіями паспортів, індифікаційних кодів, актів, довідок с місця проживання та т.д.)

Копії документа виготовляються рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописними машинописним способами текст документу відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркушу документа. Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії проставляється нижче реквізиту «Підпис»,слово «Згідно з оригіналом»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифровка; печатка.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчує копію, її підпис та дата засвідчення. На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою територіального центру(негербовою). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Позначка про засвідчення копії розташовується у правому верхньому кутку, де пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «Згідно з оригіналом»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифровка; печатка.

3.2 Характеристика особливостей оформлення основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві.

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки,довідки, договори, запрошення, службові листи, витяги з протоколів, телеграми і т.д. Ось наприклад такі документи повинен уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку він обіймає: доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти ( про виконану роботу, про виконання раніше наміченого плану, про відрядження), списки, тексти телеграм, план роботи, тощо.

На підприємстві де я проходила практику використовують такі довідково-інформаційні документи:

Акти-бувають законодавчі та адміністративні. Вони складаються переважно зі вступної й конституційної частин.

Довідка-це документ, який містить опис і стверджує певну інформацію з життя й діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Запрошення-це коротке повідомлення у якому повідомляється про якусь подію, та прохання узяти у ній участь.

Службова записка-це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Листи-узагальнена назва різних за змістом документів, об'єднаних способом передавання тексту - пересилається поштою. Види листів:супровідні, інформаційні, ініціативні, рекомендаційні листи також: листи - підтвердження, відповіді, запрошення, вибачення,тощо.

Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Пояснювальна записка - документ, в якому:

· працівник підприємства, організації, установи викладає причини якихось подій, фактів, пояснює причини невиконання якого-небудь розпорядження, наказу, інструкції, усної вказівки, а також причини допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

· міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Доповідна записка-це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалися, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

3.3 Загальна характеристика оформлення службових листів

Службовий (діловий) лист -- узагальнююча назва різноманітних за змістом документів, які надсилаються поштою, за допомогою факсимільного зв'язку, електронною поштою тощо.

Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, які відповідають стандарту. Для таких бланків установлений набір обов'язкових реквізитів, які розміщуються на бланку в певній послідовності:

- Державний Герб України (для державних підприємств, установ);

- емблема підприємства, установи, організації;

- код підприємства, установи;

- найменування підприємства, установи, організації;

- поштова й телеграфна адреса;

- номер телефону, телетайпа, факсу;

- номер рахунка в банку;

- дата;

індекс документа;

- посилання на дату й індекс вхідного документа;

- адресат;

- заголовок тексту;

- текст;

- підпис;

- прізвище виконавця й номер його телефону.

Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Усі інші документи мають назву, наприклад: акт, наказ, доповідна записка тощо. За змістом і значенням листи бувають:

інструкційні й гарантійні, рекламні, комерційні, листи-запрошення тощо.

За функціональними ознаками листи можна поділити на дві групи:листи, які потребують відповіді, та листи, які не потребують відповіді. До першої групи належать:лист-прохання, лист-звернення, лист-пропозиція (лист-рекомендація), лист-запитання, лист-вимога.

Відповіді на ці листи набувають певної форми залежно від характеру вихідного листа.

До листів, які не потребують відповіді, належать: лист-застереження, лист-нагадування, лист-запрошення, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідний лист, лист-повідомлення, гарантійний лист, лист розпорядження. Інструкційні листи надходять від державних органів управління й містять, як правило, рекомендації, вказівки, роз'яснення з питань звітності, податків тощо.

Гарантійні листи містять гарантії сплати, терміну постачання або якості продукції.

До інформаційних листів умовно належать листи, які містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.

Рекламні листи містять рекламу, ціни на товари, послуги.

Комерційні листи складаються при укладенні й виконанні контрактів. Вони являють собою звернення покупця до продавця з проханням надати докладну інформацію про товари, послуги та (або) надіслати пропозиції (оферту) на постачання товару, рекламацію (претензії за якість товару), відповіді на рекламацію, кредитні листи тощо.

У рекламаційних (претензійних) листах підприємства вимагають відшкодування збитків, заподіяних невиконанням або порушенням умов контракту іншою стороною. Рекламація повинна мати копії документів, які підтверджують такі факти. Оформляються копії у вигляді додатка до основного документа.

При укладенні контрактів з іноземними партнерами використовуються кредитні листи, у яких продавець просить надати гарантійного листа з банку з номером валютного розрахункового рахунка й гарантії банку сплати покупцем товарів та послуг.

Іноді складаються супровідні листи, призначені для пояснення основного документа, що надсилається адресату. У тексті супровідного листа необхідно вказати, з якою метою надсилається основний документ, термін його виконання. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: договір про________ №_______ на 3 арк., у 3 прим.

При підготовці тексту листа повинні дотримуватись такі основні принципи: достовірність і об'єктивність змісту, повнота інформації,стислість викладу, нейтральність тону викладу. Текст листа не повинен допускати різних тлумачень.

Текст може бути простим і складним залежно від типу листа та його змісту. Простим вважається лист, який складається з однієї-двох частин: вступу й закінчення; закінчення й доказу.

Складні листи містять, як правило, три класичні частини: вступ-доказ-закінчення, причому їх порядок може змінюватися у різній послідовності.

У першій частині (вступі) дається обґрунтування питання: причина виникнення або його стисла історія, якщо приводом для складання листа є документ, обов'язково дається посилання на нього.

В основній частині (доказі) викладається суть питання, наводяться докази або спростування. Вона повинна бути переконливою, щоб не виникали сумніви щодо правильності та обґрунтування запропонованих умов.

В закінченні формулюється основна мета листа. З метою спрощення операції обробки листів та прискорення їх виконання не рекомендується в одному листі розглядати два й більше різних питань. Він повинен бути одно предметним за змістом. Якщо лист адресований більш ніж за чотирма адресами, виконавцем складається список розсилання.

Листи підписуються керівником організації, його заступниками в межах наданої їм компетенції.

Вносити які-небудь поправки або доповнення в підписані листи не дозволяється. Датою листа є дата його підписання. Текст листів друкується через 1,5 інтервалу. Сьогодні значна увага приділяється оперативності в роботі, що є знаком уваги до кореспондента.

Якщо з якихось причин не вдається відразу дати відповідь на надісланий лист, то складається так звана “проміжна” відповідь, яка використовується в ООН. У такій відповіді кореспонденту повідомляється про те, що його листа одержали, що з ним проводиться робота і, коли вона буде завершена, йому дадуть повну й вичерпну відповідь.

Зараз дуже часто використовується комерційне листування. Тому

потрібно пам'ятати про таке:

§ мета ділового листа передусім полягає у тому, щоб одержувач

дав на нього повну відповідь, щоб він купив щось або продав,

надав кредит, відмовився від своїх претензій тощо;

§ від змісту й претензії тексту листа залежатиме його конкуренто -

спроможність;

§ аргументованість тексту й надійність інформації;

§ головні критерії відбору мовних засобів (використання кліше

полегшує сприйняття тексту).

3.5 Виготовлення листів-маятників

Використання листів-маятників полегшує ведення письмового листування не тільки його відправнику а й одержувачу.

Мета листа-маятника - по можливості скоротити час підготовки відповіді на письмове повідомлення, відправлене секретарю. Для листа-маятника використовується бланк, поділений на дві функціональні частини: ліва призначена для повідомлення відправник)', а права - для відповіді одержувача.

Місце, залишене для відповіді спонукатиме одержувача для короткого формулювання своїх думок, а заготовлений бланк скоротити час на його відправку. Крім того одержувачу буде легко виділити із потоку письмових повідомлень саме це повідомлення.

Таким чином лист-маятник швидко повернеться до відправника із стислою та конкретною відповіддю, виконавши свою мету.

3.6 Особливості оформлення копій листів

Використання листів - копій особливо ефективно коли необхідно за короткий час відправити декілька десятків або сотень однотипних за формою і змістом письмових повідомлень. Їх відмінність одне від одного буде тільки у персональних даних отримувача, в цій ситуації секретарю доречно використовувати якості основи для відповіді, стандартний текст розміщений на бланку. В цей текст вписується тільки звернення до отримувача (адреса вказується на конверті).