Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління

1. Теоретично-методологічні аспекти документування в установах

1.1 Основні положення з документування

Документи супроводжують людину вже кілька століть. За цей час вони невпізнанно змінилися.

З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи. Документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.

В давнину документи складалися на самих різних матеріалах. В Ассирії - на глиняних табличках, в Індії та Цейлоні - на пальмових листках, у Древньому Новгороді - на бересті.

Діяльність підприємства забезпечується системою документів, що складають його документаційне базу. Склад документаційної бази визначається компетенцією, керуючою компанією, колом управлінських функцій, порядком вирішення питань (одноосібний чи колегіальний), обсягом і характером взаємозв'язків відокремлених підрозділів та керуючої компанії.

Всі документи діляться на дві великі групи:

Перша - документи з загальних питань, які можуть готуватися працівниками всіх структурних підрозділів компанії

Друга - документи з функцій управління, які готуються функціональними підрозділами, відокремленими підрозділами

Управлінські документи поділяються на організаційні і розпорядчі.

- Організаційні документи - комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підрозділів підприємства, організацію їх роботи, права та обов'язки.

- Розпорядчі документи - документи, які вирішують найважливіші питання управління і відображають як результат колегіальної діяльності компанії, так і прийняті в порядку єдиноначальності.

- Організаційні та розпорядчі документи класифікуються за найменуваннями:

- Постановки;

- Розпорядження;

- Ділові службові листи, рішення, протоколи;

- Накази, інструкції, доручення;

- Акти та інші, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, в тому числі питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності структурних підрозділів адміністрації.

Документи класифікують також:

- За місцем складання (внутрішні та зовнішні);

- За формою (індивідуальні, трафаретні та типові);

- За термінами виконання (термінові і нетермінові);

- За погодженням (службові та особисті).

1.2 Завдання і функції служб діловодства

Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

- Постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно - пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архіву відповідності з діючими державними нормативно - методичними документами;

- Скорочення документообігу;

- Розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі.

Функції:

- Реалізує державну політику з організації діловодства в межах установи

- Розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ установи;

- Розробляє типові інструкції з діловодства та номенклатури справ для мережі підвідомчих установ;

- Організовує за дорученням керівництва підготовку проектів організаційно - розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення і видання;

- Забезпечує документацій не та організаційно - технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- Упроваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно - правові акти у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

- Вносить пропозиції керівництву установи щодо розроблення та впровадження форм організаційно - розпорядчих документів установи;

- Бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі;

- Контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів, що підлягають внесенню до документаційного фонду установи;

- Здійснює контроль за підготовкою документів у структурних підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів;

- Здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

- Удосконалює форми і методи роботи з документами, у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

- Засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі;

- Організує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- Організує підвищення класифікації працівників установи в роботі зі службовими документами.

1.3 Функції секретаря і канцелярії

Загальні стани роботи секретаря:

- Секретар приймальні керівника належить до категорії фахівців, приймається на роботу і звільняється з роботи наказом керівника підприємства;

- На посаду секретаря приймальні керівника призначається особа, що має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту і стаж роботи за профілем не менше 2 років.

У своїй діяльності секретар приймальні керівника керується:

- законодавчими і нормативними документами;

- методичними матеріалами, що стосуються питань його діяльності;

- статутом підприємства;

- наказами керівника підприємства (безпосереднього керівника);

- правилами і нормами гігієни праці, правилами трудового розпорядку;

- справжньою посадовою інструкцією.

Секретар приймальні керівника повинен знати:

- нормативні правові акти, інші керівні і методичні матеріали, що стосуються діяльності організації і ведення діловодства;

- структуру і керівний склад організації і її підрозділів;

- організацію діловодства;

- методи оформлення і обробки документів;

- архівна справа;

- машинопис;

- правила користування приймально-переговорними пристроями;

- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядливої документації;

- правила друкування ділових листів з використанням типових форм;

- основи етики і естетики;

- правила ділового спілкування;

- основи організації праці і управління;

- правила експлуатації обчислювальної техніки;

- основи адміністративного права і законодавства про працю;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила і норми охорони праці.

Під час відсутності секретаря приймальні керівника його обов'язку виконує заступник, що в установленому порядку призначається, несе повну відповідальність за їх належне виконання.

Функції секретаря приймальні

На секретаря приймальні керівника покладаються наступні функції:

- Організаційно технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника організації;

- Ведення діловодства;

- Організація проведення телефонних переговорів керівника;

- Організаційна підготовка засідань і нарад;

- Контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів і розпоряджень, узятих на контроль;

- Ведення контрольно-реєстраційної картотеки;

- Організація прийому відвідувачів.

Посадові обов'язки секретаря приймальні

Для виконання покладених на нього функцій секретар приймальні керівника зобов'язаний:

- Здійснювати роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно - розпорядчої діяльності керівника організації;

- Приймати кореспонденцію, що поступає на розгляд керівника, передати її відповідно до прийнятого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовці відповідей;

- Вести діловодство, виконувати різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки і представлення інформації при підготовці і ухваленні рішень;

- Приймати документи і особисті заяви на підпис керівника організації;

- Готувати документи і матеріали, необхідні для роботи керівника;

- Стежити за своєчасним розглядом і представленням структурними підрозділами і конкретними виконавцями документів;

2. Організація документування

2.1 Організація роботи з документами

В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обліг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обліку документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства.

Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно - пошукових систем з документами і контролю за виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення створює документообіг.

Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:

- загальне діловодство

- діловодство з документами обмеженого доступу. Документи, що надходять до організації, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям.

Виконані документи після їх надсилання відповідним адресатам із копіями документів - відповідей передаються виконавцями діловодам структурних підрозділів для здачі їх у встановленому порядку до архіву.

Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки.

2.2 Реєстрація вхідних документів

Реєстрація документів - це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них.

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час).

Основні правила реєстрації вхідних документів

- Під час реєстрації вхідних документів слід дотримуватися таких правил:

- реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання та подальшого використання в довідкових цілях, незалежно від способу їх створення та надходження до закладу охорони здоров'я;

- усі вхідні документи мають реєструватися у закладі охорони здоров'я лише один раз у день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

- журнальна форма реєстрації документів допускається у закладах охорони здоров'я у тому разі, якщо обсяг вхідної кореспонденції за рік не перевищує 500 документів;

- під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності;

- у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів залежно від їх авторів та змісту. Враховуючи це, слід окремо реєструвати такі види документів:

- закони України, інші нормативно - правові акти і кореспонденцію;

- накази (розпорядження) організації вищого рівня, якій підпорядковано заклад охорони здоров'я;

- службове листування з іншими закладами та іншими юридичними особами;

- звернення громадян;

- реєстрація може здійснюватися централізовано або децентралізовано.

2.3 Порядок роботи з бланками, штампами, печатками

В установах обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи, що містять повну назву бланку; бланки з кутовими і поздовжніми штампами, що мають необхідний трафаретизований текст документів; посвідчення особи, відрядні відпускні посвідки, а також всі види пропусків, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, свідоцтва), трудові книжки.

Порядок обліку інших видів бланків визначається інструкцією з ведення діловодства. Контроль за їх виготовленням, зберіганням і використанням покладається на службу діловодства і відповідальних за діловодство.

Особи, персонально відповідальні за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом керівника установи.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі - бланків - у журналі обліку бланків, окремо за видами бланків. Видача їх здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнали обліку включаються в номенклатуру справ, їх сторінки нумеруються, прошиваються й опечатуються. Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в надійно замкнутих шафах, що опечатуються. На бланках посвідчень особи, відрядних і відпускних посвідчень, усіх видів пропусків, документів про освіту (дипломів, атестатів, свідоцтв) типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери, а за необхідністю і серії. Порядкові номери і серії проставляються на всіх частинах (аркушах) цих бланків.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника установи. При проведенні перевірки робляться відмітки в журналах обліку після останнього запису. У разі виявлення порушень в обліку, зберіганні і використанні печаток, штампів і бланків, комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом і доводяться до відома керівництва.

Печатки бувають двох видів: прості і гербові. Прості печатки - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. Їх ставлять на копіях, розмножених екземплярах розпорядницьких актів, на довідках про трудову діяльність громадян, пропусках, під час відправки бандеролей, пакетів. Гербова печатка ставиться на документах, перелік яких передбачений нормативними актами: акт списання; листи погодження; довідки; договори; заяви; посвідка про відрядження; гарантійні листи; подання про нагородження орденами і медалями; штатний розклад; реєстри.

Відбиток печатки ставлять на документах поряд з підписом таким чином, щоб вона частково захоплювала посаду і підпис. На службових листах, надрукованих на фірмовому бланку, печатка не ставиться.

3. Особливості діловодства управлінської діяльності

3.1 Службові документи, їх класифікація

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Її мета полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи класифікують за такими ознаками: спосіб фіксації інформації, зміст, назва, вид, складність, місце складання, термін виконання, походження, гласність, юридична сила, термін зберігання, рід діяльності.

- За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани.

- Фото й кінодокументи - такі, що створені способом фотографування й кінематографії. Це кіно та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, як іншим способом зафіксувати неможливо.

- Фотодокументи - такі, що створюються за допомогою будь якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.

За змістом документи поділяють на: організаційно - розпорядчі; фінансово - розрахункові.

Для складання службових документів повинен використовуватись як папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил. Встановлюється два види бланків бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно - розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць.

Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим або прапоровим.

Бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 мм; верхнє - не менше як 10 мм; праве і нижнє - не менше як 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви, службові документи) та документи створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок розміщення; найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо вимагає призначення документа або його обробка.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів, телефонограм, телеграм та повідомлень.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

- листи-звернення;

- листи-пропозиції;

- листи-запити;

- листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- листи-попередження;

- листи-нагадування;

- листи-підтвердження;

- листи-відмови;

- супровідні листи;

- гарантійні листи;

- листи-повідомлення;

- листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити листа та їх оформлювання

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України).

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту довідкові відомості про організацію (09).

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок №3467059

у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному. Наприклад:

Видавництво «Освіта» Коваленку С.М.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому.

Наприклад:

Директорові TOB «Медіа Про» Токарчуку К.П.

В адресі можна вказувати лише назву посади без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад: Генеральному директору Спільного українсько-російського підприємства «Каскад» Директорові Науково-методичного центру професійно-технічної освіти

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Начальникові Департаменту розвитку дошкільної

загальної середньої та позашкільної освіти

проф. Романенку В.П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Київський міжрегіональний інститут

удосконалення вчителів імені Б. Грінченка

Відділ кадрів

Васильченку Ф.К.

вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту. Він має бути стислим, точно передавати зміст листа і відповідати на питання «про що?», наприклад: Про постачання автомобілів.

Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі - адресанті до направлення його до справи після виконання в установі. - адресаті.

Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка -28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Наприклад:

Директор школи (підпис) П.Г. Остапенко

Голова оргкомітету (підпис) Г.Р. Рижук

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Голова Акціонерного банку «Мрія» (підпис) С. Фесенко

3.2 Розпорядчі документи

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяються правом видання розпорядчих документів.

Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві.

Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання. діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.

В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься до нормативно-правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб'єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які тягнуть виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

Основними видами організаційно-розпорядчих документів є:

- накази;

- розпорядження;

- постанови;

- рішення;

- вказівки та ухвали.

Умовно їх можна поділити на дві групи: документи, що видаються в умовах колегіальності; документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.

На основі колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення.

В умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директори, голови правління. В умовах одноособового прийняття рішень видаються накази, вказівки, розпорядження.

3.3 Інформаційно-довідкові документи

До інформаційно - довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Акти

Акт - це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації, гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи.

Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: «чого?».

Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали.

Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.

У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки.

Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.

Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта. Датою акта є дата актованої події.

Службові листи

Службовий лист - це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Усі листи поділяються на такі види: ділові, особисті(приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують відповіді (лист-запит, лист-пропозиція, лист-прохання, лист-вимога, лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).

За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).

За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.

Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:

1. Інформаційні листи - це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення ОДПС вищого рівня.

Інформаційні листи можуть бути також ініціативними.

Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.

2. Листи - підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів).

У листах - підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень.

Розпочинається текст таких листів словами «підтверджуємо».

3. Листи - нагадування - це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань. Тексти таких листів розпочинаються словами «нагадуємо», «нагадую».

4. Гарантійні листи - це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов'язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.

Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи - це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа.

Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов'язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи - відповіді - це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими.

Реквізити службових листів: назва й адреса організації - відправника листа; дата: індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.

У листах - відповідях заповнюється реквізит «посилання на індекс і дату вхідного документа».

Службові телеграми

Телеграма - це документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку.

Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, урядові.

Характерна риса телеграм - особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки. Розділові знаки пишуться скорочено літерами: «крп», «км». Перенесення слів не допускається.

Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між двома рядками.

Інформація, яка не підлягає передачі, друкується, як правило, під суспільною рискою нижче від основного тексту.

Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.

Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації - відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.

Телефонограми

Телефонограма - це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.

Реквізити телефонограми: назва установи, організації, назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст, підпис.

Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи - передача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її телефону.

Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна телефонограма записується працівником організації одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником.

На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

Довідки

Довідка - це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.

Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі товариства, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву установи, організації - автора документа; назву виду документа, дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.

Доповідні записки

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.

Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором.

Зовнішні та доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника.

Реквізити доповідної записки: назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.

Висновок

Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов'язаних, з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомими аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів а й наявність знань з організацій окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діло виробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень. Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи. Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Список літератури

1. Діденко А.Н, Сучасне діловодство

2. В.М. Бріцина, Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини

3. Іванова Т.В, Піддубна Л.П., Діловодство в організації

документування секретар реєстрація управління

Размещено на Allbest.ru