Організація роботи секретаря керівника

Можливості, функції, обов'язки секретаря керівника. Психологія ділових стосунків, етикет спілкування. Етикет телефонної розмови. Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря. Одяг та аксесуари ділової жінки. Планування робочого місця та робочого дня секретаря.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык украинский
Дата добавления 27.04.2015
Размер файла 59,7 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

МИРГОРОДСЬКИЙ ХУДОЖНЬО - ПРОМИСЛОВИЙ КОЛЕДЖ ІМЕНІ М.В. ГОГОЛЯ ПОЛТАВСЬКОГО НАЦІОНАЛЬНО ТЕХНІЧНОГО УНІВЕРСИТЕТУ ІМЕНІ ЮРІЯ КОНДРАТЮКА

СПЕЦІАЛЬНІСТЬ: 5.02010501 "ДІЛОВОДСТВО"

КУРСОВА РОБОТА

На тему

"Організація роботи секретаря керівника

З предмета

"Спеціальні системи документування"

Виконала студентка

групи Д-31

Плескачова Олена Станіславівна

Керівник Заброда О.О.

Миргород 2012

Зміст

  • Вступ
  • Розділ 1. Організація роботи секретаря
  • 1.1 Вимоги до секретаря
  • 1.2 Можливості, функції та обов'язки секретаря
  • Розділ 2. Психологія ділових стосунків
  • 2.1 Діловий етикет спілкування
  • 2.2 Етикет телефонної розмови
  • Розділ 3. Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря
  • 3.1 Одяг ділової жінки
  • 3.2 Аксесуари ділової жінки
  • Розділ 4. Планування робочого місця та робочого дня секретаря
  • 4.1 Робоче місце секретаря
  • 4.2 Робочий день секретаря
  • Висновок
  • Список використаних джерел

Вступ

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в "формі": ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення, уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках свої компетенції. Йому необхідний дар відчувати "нюанс" справи, що дозволяє вільно виходити зі скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути.

Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі тощо.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішнім світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть своєї установи.

секретар керівник етикет спілкування

Специфіка й складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і незамінна.

Метою написання цієї курсової роботи є пізнання і вивчення ділових і особистих якостей секретаря у галузі діловодства.

Актуальність теми курсової роботи полягає в тому, що секретар - це професія, без якої не обходиться ні одна організація, також професія секретаря на ринку праці має постійний попит. Ми знаємо, що робота секретаря - важлива і відповідальна. Вона вимагає глибоких професійних знань і певних особистих якостей, які постійно треба розвивати. Яким же повинен бути справжній секретар? Що входить у його обов'язки та функції? Які повинні бути його ділові й особисті якості? - саме на ці питання я дам відповіді в своїй роботі, тому що вони є актуальними в професії секретаря.

Розділ 1. Організація роботи секретаря

Стиль керівника є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того, як працює керівник, залежить ефективність роботи підлеглих. У поняття "стиль керівника" включається його здатність організовувати працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, його ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На стиль керівника в деякій мірі впливає робота його секретаря.

1.1 Вимоги до секретаря

Ставлення до цієї професії в суспільстві неоднозначне. До зневажливого терміну "секретарка", яке ми отримали в спадок від радянських часів, додалося відчуття заздрості, викликане високими зарплатами сучасних секретарів. Старше покоління, у тому числі і батьки молодих дівчат, з великим збентеженням признаються, що їх онука або донька працює секретарем. Та і самі дівчата часто прагнуть обійти це тривіальне визначення - секретар. Уявлення про сучасного секретаря не укладається в чіткі рамки, а виглядає приблизно так:

· Вік від 20 до 38 років;

· Сімейний стан - заміжня або не заміжня;

· Діти - є (під наглядом) або нема;

· Освіта від середнього спеціаліста до двох вищих;

· Досвід роботи - від "0" до 10 років і більш.

І єдине, що в обов'язковому порядку повинне бути присутнім у всіх секретарів - це "секретарський" зовнішній вигляд. Словесному визначенню це піддається насилу, але око високого зросту, з упевненою, легкою ходою, прямою спиною, з милою усмішкою і приємним голосом, одягнена строго і зі смаком. Не можна стати сучасним секретарем, не відповідаючи зовні цьому образу.

Самий оптимальний секретарський вік - 25-35 років. Ще кілька років тому віковий ценз у секретарів був декілька нижче. Тоді перевагу віддавали дівчатам 22-27 років. Сьогодні працедавці навчились цінувати життєвий досвід і приділяють пильну увагу влаштуванню особистого життя претендентів. І все таки цифра віку другорядна, а на перший план виходить зовнішній вигляд секретаря.

У секретарській професії однаково затребувані незаміжні дівчата і заміжні молоді жінки з дітьми і без дітей. Пріоритети розставляють самі керівники. При цьому приблизно 50 % керівників глибоко переконані, що секретар повинен бути вільним від сімейних обов'язків і материнських турбот, а інша половина упевнена, що кращі секретарі - це заміжні жінки. У них крім професійного є і багатий життєвий досвід, уміння згладжувати конфлікти і знаходити компроміси в найскладніших ситуаціях.

Типовою межею сучасного секретаря, на жаль, є невлаштованість особистого життя. І тому є багато причин. Красиві, успішні, матеріально забезпечені дівчата перестають помічати навколо себе молодих людей - службовців середньої ланки. Їх погляд все частіше зупиняється на багатих керівниках і управлінцях вищої ланки, які все, як правило, вже одружені і можуть запропонувати тільки адюльтер. Такі відносини тривають роками, позбавляючи дівчат можливості мати власну сім'ю.

До сумних реалій наших днів також відноситься і проблема так званих цивільних шлюбів. Дівчата не поспішають виходити заміж і створювати повноцінні сім'ї, тому що вони або одержимі ідеєю побудови кар'єри, або прагнуть спочатку накопичити грошей на шикарне весілля, лімузин, потім квартиру і т.д. У гонитві за кар'єрою і з бажання створити міцну, потім дуже міцну матеріальну базу дівчата задовольняються короткочасними зв'язками, які рідко закінчуються справжнім шлюбом.

Сучасних секретарів умовно можна розділити на три групи:

· дівчата випадкові в цій професії;

· кар'єрні секретарі;

· секретарі-професіонали.

Іноді молоді дівчата, які спробували попрацювати продавцями, офіціантками, вихователями в дитячих садках, рекламними агентами і т.д., раптом відразу вирішують стати секретарями. Головний аргумент у них такий: "Зарплата у секретарів хороша, по телефону я говорити умію, комп'ютер у мене вдома є". В основному це дівчата без вищої освіти або з "невиразною" вищою освітою з новоспечених комерційних вузів. Такі дівчата не блищать ні знаннями, ні ерудицією, ні загальним рівнем культури. Деяким з них все-таки вдається знайти роботу секретаря і навіть пропрацювати якийсь час. Зазвичай працюють вони без ентузіазму, нові знання до них не "прилипають". Керівництво таких секретарів не особливо цінує і легко з ними розлучається. Це дівчата випадкові в професії і довго в ній не затримуються.

До кар'єрних секретарів ми відносимо дівчат з хорошою освітою, достатньо високим рівнем культури, цілеспрямованих, які і зовні відповідають образу ділової жінки. Освоєння професії секретаря для них - перша сходинка в кар'єрі. Вони жадібно вбирають в себе нові знання, здобувають другу вищу освіту, відвідують всілякі курси, вивчають іноземні мови, читають спеціальну літературу. Такі секретарі теж довго не затримуються в професії, але поки вони займають секретарські позиції, вони демонструють блискучу секретарську майстерність. Їм сиплються пропозиції про роботу з різних компаній, але вони обачливо вибирають найбільш перспективні для своєї кар'єри варіанти.

Золотий фонд секретарської професії - це ті секретарі, які люблять свою професію і гордяться нею. Психологічно, професійно і зовні вони відповідають образу секретаря. Цікаво, що вища освіта у цих секретарів може бути різною: юридичною, економічною, технічною, гуманітарною, але вони уміють в своїй секретарській професії застосовувати необхідні знання базової вищої освіти. Круг інтересів у таких дівчат достатньо широкий, тому їм не буває нудно ні на роботі, ні поза офісом. Добросовісне ставлення до своїх обов'язків, постійне прагнення підвищити кваліфікацію, щире бажання допомогти керівникові або співробітникам фірми - ось найцінніші якості професіонала. Про таких секретарів мріють всі керівники. [5]

1.2 Можливості, функції та обов'язки секретаря

Професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжно-технічних операцій. У його обов'язки входить виконання великого обсягу робіт по збору, складання, оформлення, обробці усній і документаційній інформації, а також з організації прийому відвідувачів, підготовки засідань і нарад, за телефонним обслуговування і т.д. Дуже важливим фактором в роботі секретаря є хороший діловий контакт з керівником, уміння виконати роботу в стилі керівника.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

мати професійний імідж;

добре володіти мовою і письмом;

володіти хорошою пам'яттю;

добре орієнтуватися у часі;

тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;

освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

бути енергійним, проявляти ініціативу;

швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;

підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

контролювати фінанси офісу;

бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не впоратись зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

облік, реєстрація, розгляд і підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівництву;

оформлення (в тому числі друкування) і розсилання розподілених документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т.д.;

підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень та інших документів;

оформлення протоколів розсилання виписок з них;

аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

підготовка і своєчасне розсилання матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів та з'їздів;

прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

організація прийому відвідувачів;

прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилання вхідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми. [8]

Крім роботи з документами в обов'язки секретаря входять функції по бездокументному обслуговуванню. Зокрема:

ь технічне забезпечення роботи керівника;

ь підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

ь організація прийому працівників і відвідувачів;

ь телефонне обслуговування;

ь підготовка відряджень;

ь організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

ь стенографування;

ь контроль за святковими і ювілейними датами;

ь обробка пошти;

ь машинописні роботи;

ь збір ділової інформації та її реферування по завданню директора;

ь збір матеріалів для доповідей керівника;

ь ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності та культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення. [1]

Отже, секретар повинен бути завжди в "формі": ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати "нюанс" справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути

Розділ 2. Психологія ділових стосунків

Слово у спілкуванні буває животворчим і руйнівним. Воно може об'єднувати і роз'єднувати людей, приносити задоволення або прикрощі. Все залежить ввід того, яка інформація передається за допомогою слова і як це роблять її відправники. Від того, на якому рівні перебуває культура ділових людей, залежить результати їхньої професійної діяльності, взаємини з колегами, партнерами по бізнесу та клієнтами, врешті-решт психічне здоров'я.

2.1 Діловий етикет спілкування

Етика - наука про мораль, її розвиток, принципи, норми і роль у суспільстві, іншими словами про правильне (і неправильне) у поведінці. Отже, треба розрізняти етику як науку, а мораль як реальне явище, яке вона вивчає. Мораль є формою суспільної свідомості, спрямованою на ствердження самоцінності людини, її прав на гідне і щасливе життя.

Слід розрізняти поняття "мораль" і "моральність", хоч певною мірою вони розглядаються як синоніми. Мораль передусім є певною формою свідомості, сукупністю усвідомлюваних людьми принципів, правил, норм поведінки, а моральність здебільшого розуміють як втілення цих принципів, правил і норм у реальній поведінці людей та стосунках між ними. Природно, що таке втілення має дещо інший зміст, ніж сукупність абстрактних правил і приписів моралі.

Люди, як правило, починають спілкуватися з якогось приводу. При цьому їхні дії пов'язані з предметом спілкування, який визначає його сутність, дає змогу визначити його спрямованість. Існує, наприклад, спілкування інтимне, професійне, ділове та ін. Предметом нашого аналізу є ділове спілкування.

Змістом ділового спілкування є "діло", з приводу якого виникає і розвивається взаємодія. У літературі є різні описи його специфіки. Виокремлюються такі характеристики ділового спілкування: співрозмовники є особистостями, значущими одне для одного, вони взаємодіють з приводу конкретного діла, а основне завдання такого спілкування - продуктивна співпраця. На думку деяких учених, спілкування слід вважати діловим, якщо його визначальним змістом виступає соціальне значуща спільна діяльність. Інші вважають, що ділове спілкування - це усний контакт між співрозмовниками, які мають для цього необхідні повноваження і ставлять перед собою завдання розв'язати конкретні проблеми.

Під час ділового спілкування легше встановлюється контакт між людьми, якщо вони говорять "однією мовою" і прагнуть до продуктивного співробітництва. При цьому засадами їхнього спілкування є етичні норми та ритуальні правила ділових взаємовідносин, знання й уміння, пов'язані з обміном інформацією, використанням способів та засобів взаємовпливу, взаєморозуміння.

Велике значення має моральний аспект ділового спілкування. У професійній діяльності люди намагаються досягти не лише загальних, а й особисто значущих цілей. Але в який саме спосіб? Завдяки власним знанням і вмінням чи використанням Іншого? Егоїзм у стосунках між людьми може їх порушити.

Етика ділового спілкування базується на таких правилах і нормах поведінки партнерів, які сприяють розвитку співпраці. Передусім йдеться про зміцнення взаємодовіри, постійне інформування партнера щодо своїх намірів і дій, запобігання обману та невиконанню взятих зобов'язань. У деяких зарубіжних корпораціях і фірмах навіть розроблено кодекси честі для службовців. Доведено, що бізнес, який має моральну основу, є вигіднішим і прогресивнішим.

Професійне спілкування формується в умовах конкретної діяльності, а тому певною мірою вбирає в себе її особливості, є важливою частиною, засобом цієї діяльності. У професійній культурі спілкування можна виокремити загальні норми спілкування, що зумовлені характером суспільного ладу і ґрунтуються на здобутках минулого і сучасного. Водночас ця культура має індивідуальний характер і виявляється у способах спілкування, що їх вибирає суб'єкт у певних ділових ситуаціях щодо конкретних людей.

Маючи ділові справи з іноземцями, слід пам'ятати про національні особливості спілкування. У кожного народу є свої культурні традиції, свій національний характер, їх не можна ігнорувати. Поки інтереси сторін співпадають, національні відмінності практично не помітні. Якщо виникає конфлікт - вони відіграють важливу роль. Національний стиль спілкування - це лише типові, більш яскраво виражені особливості мислення та поведінки. Ці риси притаманні не обов'язково всім представникам певної нації. Але завжди при зустрічах з іноземцями ця інформація має слугувати орієнтиром, оскільки національні особливості можуть вплинути на результати спілкування.

Попри універсальний характер етикету, є певні особливості його прояву в сім'ї, у громадських місцях, на роботі. Далі розглянемо особливості ділового етикету в єдності з етикою, оскільки лише за такої умови вони є плідними, бо сприяють ефективній взаємодії керівника і підлеглих, співробітників між собою, працівників будь-якої установи з клієнтами. Коли говорять про діловий етикет, мають на увазі встановлений порядок поведінки, що задовольняла би всіх учасників, які обговорюють певну проблему. В офіційній сфері діє міжнародний принцип, за яким ставлення до особи визначається її чином чи посадою, яку вона займає. У цій сфері кожна особа є представником фірми, організації, навіть держави, і тому етикетні правила вимагають ставитися до неї з повагою, незалежно від віку чи статі. Молода людина може бути керівником великої фірми, а підлеглий бути за віком таким, як його батько. Тому діловий етикет передбачає, що на рівних спілкуються ті, хто займає однакове становище, скажімо, в бізнесі чи в політиці. Ділова жінка, яка хоче мати успіх у бізнесі, не може розраховувати на якесь особливе ставлення до себе.

Є певні особливості етикету в організаціях, де працюють люди. Тут різновидом етикету є службовий. Службовий етикет - це сукупність найдоцільніших правил поведінки людей там, де відбувається їхня професійна діяльність - на виробництві, в будь-якій організації (тут і далі під словом організація в сучасній етиці, психології, науці управління розуміють будь-які форми спільної діяльності людей - фірму, завод, установу, інститут, концерн, фабрику тощо). Дотримання правил і вимог етикету є обов'язковим для всіх, адже це сприяє створенню сприятливого клімату для людей, зайнятих загальним виробничим процесом. Доведено, що добрий, настрій позитивно впливає як на здоров'я людини, так і на продуктивність її праці. Не випадково великі фірми та корпорації створюють власні Кодекси честі чи Правила поведінки, в яких передбачено етичні норми взаємин та правила службового етикету.

На роботі людина проводить більшу частину свого життя, а відтак їй приємніше працювати там, де панує взаємоповага й усі дотримуються етичних норм та правил етикету. У службових стосунках доречною формою спілкування є звертання до всіх на "Ви". Вихований співробітник завжди пропустить жінку поперед себе, притримає перед нею двері. Якщо вони в однакових умовах, то чоловік не буде сідати, якщо жінка стоїть. У гардеробі чоловік допоможе жінці одягтися, хоч у службових умовах він цього може й не робити. Жінка на роботі також має дотримуватися певних правил (зокрема, на її столі мають бути лише речі, потрібні для роботи). Чепуритися краще в спеціально встановленому місці, а не в кабінеті, Де знаходяться колеги, а тим більше клієнти.

Інтелігентна людина, помітивши помилку, якої припустився інший працівник, вкаже на неї тактовно та доброзичливо, до того ж наодинці. Краще, коли людина ставитиметься нетерпляче не до чужих, а до власних помилок - у цьому разі буде менше підстав для неприязні співробітників, для виникнення конфліктів. [4]

2.2 Етикет телефонної розмови

Сучасне ділове життя неможливо уявити без телефона. Завдяки йому багаторазово підвищується оперативність рішень багатьох проблем і питань, немає необхідності писати листи, телеграми, а також здійснювати поїздки в інші установи, міста для вияснення обставин якоїсь справи. По телефону можна зробити дуже багато, а саме: провести переговори, дати розпорядження. Дуже часто першим кроком до вкладання ділового договору є телефонна розмова.

Людство користується телефоном уже більше століття. Здавалось би часу більш ніж достатньо для того, щоб навчитися розумно користуватися цим технічним засобом.

Але нажаль вміння говорити по телефону не передається по спадковості. Культурою спілкування по телефону володіє не кожен.

Погана підготовка, невміння виділяти головне, чітко і грамотно висловлювати свої думки призводять до значних утрат робочого часу (до 20-30 %). Так стверджує американський менеджер А. Маккензі. Серед 15 головних причин втрати робочого часу, на його думку, перше місце займають телефонні розмови, які залежать від емоційного забарвлення. Лишня емоційність збільшує час телефонної розмови.

Відомо також, що при телефонній розмові спостерігається таке явище, як надто насичена розмова.

Вона може бути джерелом напруги між двома сторонами, тому потрібно дотримуватись певної міри, оскільки можна втратити сенс розмови, що спричинять конфлікти.

Перші ознаки перенасиченості розмови:

· роздратованість

· образливість.

Тоді слід вийти з контакту з партнером, щоб зберегти ділові відносини. Крім того, ведучи довгі телефонні розмови, ви можете отримати репутацію зануди. Мистецтво ведення телефонної розмови полягає в тому, щоб коротко сказати все, що потрібно і отримати відповідь.

Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.

Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання. Це можна зробити за допомогою інформації, голосу. Потрібно тільки звертати увагу на ці "дрібниці” під час телефонної розмови. Самому ж потрібно говорити рівно, стримано, стримувати свої емоції, старатися не перебивати співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, виказує несправедливі звинувачення, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим самим, частково признайте його правоту, намагайтесь зрозуміти мотиви його поведінки. Намагайтесь коротко і ясно викладати свої аргументи. В телефонній розмові краще не використовувати професійних виразів, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику.

Потрібно пам'ятати, що швидке або повільне проголошення слів затрудняє сприймання. Особливо слідкуйте за проголошенням чисел, імен, сіл, міст, прізвищ, які погано сприймаються на слух, їх потрібно говорити складами або навіть передавати по буквах.

Етикет ділової телефонної розмови має у своєму запасі цілий ряд реплік, наприклад:

Як ви мене чуєте?

Вибачте, дуже погано чути? І т.д.

Перед тим, як подзвонити кому-небудь пам'ятайте, що тривалість телефонних дзвінків негативно впливає на нервову систему, непотрібні телефонні розмови порушують робочий ритм, мішають вирішенню важливих питань, вимагають глибокого аналізу.

Дзвінок на домашній телефон діловому партнеру, співробітнику для службової розмови може бути виправданий тільки серйозною причиною, кому ви б не дзвонили - начальнику чи підлеглому. Вихована людина не буде дзвонити після 22 год., якщо для цього немає вагомої причини або не отримано попередньої домовленості на цей дзвінок.

Як показують аналізи, в телефонній розмові 30-40 % займають повторення слів, фраз, непотрібні паузи і лишні слова. Відповідно до телефонної розмови треба ретельно готуватися: заздалегідь підібрати усі матеріали, документи, мати під рукою потрібні номера телефонів, адреси організацій, календар, ручку, папір і т.д. перед тим, як набрати номер потрібно чітко і точно визначити ціль розмови і свою тактику. Складіть план бесіди, запишіть питання, які хочете вирішити або дані, які хочете отримати, продумайте у якому порядку ви запитуватимете співрозмовника. Чітко сформулюйте їх, першою фразою, старайтесь зацікавити співрозмовника. При обговоренні декількох питань, по черзі закінчуйте обговорення одного питання і переходьте до наступного. За допомогою таких фраз намагайтесь виділити одне питання від іншого. Наприклад: І так по цьому питанню ми заговорилися. Можу я вважати, що по цьому питанню ми досягли згоди?

При підготовці до ділової бесіди по телефону, постарайтесь відповісти на наступні запитання:

1. Як голову ціль ви ставите перед собою в майбутній телефонній розмові?

2. Чи могли б ви обійтися без цієї розмови?

3. Чи готовий до обговорення цієї теми співрозмовник?

4. Впевнені ви в благополучному проходженні розмови?

5. Які запитання ви маєте задати?

6. Які запитання вам задасть співрозмовник?

7. Який перехід переговорів задовольнить (або незадовільнить) вас, його?

8. Які прийоми впливу на співрозмовника ви можете використати під час розмови?

9. Як ви будете вести себе, якщо ваш співрозмовник:

· рішуче заперечить, перейде на підвищений тон?

· Не відреагує на ваші доведення (пропозиції)?

· Проявить недовіру до ваших слів, інформації?

Для підготовки до ділової розмови по телефону в особливості міжміської і міжнародної, краще підготувати спеціальний бланк у якому майбутню розмову записують з розрахунком прогнозуючих відповідей.

По закінченню ділової телефонної розмови потратьте 3-5 хвилин на аналіз змісту і стилю розмови. Проаналізуйте свої враження. Найдіть слабкі місця у розмові. Постарайтесь зрозуміти причину своїх помилок. [3]

Отже, людина не тільки пізнає дійсність у процесах сприйняття, пам'яті, уяви та мислення, а й разом із тим і відноситься так чи інакше до тих чи інших фактів життя, переживає ті чи інші почуття по відношенню до них. Таке внутрішнє особисте ставлення має своїм джерелом діяльність і спілкування, в яких воно виникає, змінюється, зміцнюється або згасає.

Кожна людина - це унікальне створіння зі своїми сильними і слабкими сторонами, якими для створення про себе хорошого враження необхідно вміло користуватися, тобто активно використовувати сильні сторони і намагатися не виявляти слабкі. Однак це не означає обманювати співрозмовників - просто слід вибудовувати поведінку, спираючись на свої кращі людські та професійні якості.

Розділ 3. Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря

Як говорить народна приказка - "зустрічають по одягу”. І це дійсно так. В момент зустрічі з новою людиною для нас ми відразу ідентифікуємо, порівнюємо, його з усіма людьми, яких ми зустрічали до цього. Як підказують психологи - перше враження дуже часто залишається домінуючим протягом довгого періоду. Одягатися гарно необхідно завжди - справляти хороше враження на оточуючих.

3.1 Одяг ділової жінки

В гардеробі секретаря повинно бути декілька костюмів нейтральних кольорів на всі випадки і пори року. Діловий одяг обов'язковий навіть влітку. Колір костюму такий ж важливий як і фасон. Колір може не тільки покращувати зовнішність, а й діяти на оточуючих. Найкраща тканина для нього - шерсть, твід, полотно. У запасі у неї завжди буде довга шерстяна спідниця, і тоді повідомлення про вечір або банкет не застане її зненацька: таку спідницю вона зможе одягнути до любої із своїх блузок.

Влітку бізнес леді не з'явиться на службу у строкатому платті, вона віддасть перевагу костюмові світлих тонів.

Кращі кольори для ділового костюму жінки - темно-синій, темно-коричневий, сірий, світло-синій, рудувато-коричневий. Найбільш приємними для чоловічого ока рахуються блідо-жовтий, рожевий, темно-синій, бежевий. Можна відмітити ще три кольори: чорний, білий та червоний. Однак з червоним кольором треба бути дуже обережною. Костюм цього кольору краще одягати на багатолюдні свята, презентації, конференції, зустрічі. Тоді Ви ні в якому разі не залишитесь непоміченою.

Ні при яких обставинах не надягайте костюм яскраво жовтого чи помаранчевого кольору - вони нервують навколишніх. Найгірший колір для костюму ділової людини - білий. Він надасть вам неумісний на роботі парадний вигляд, а крім того, найменша плямка може "заплямувати" вашу репутацію. Білою може бути тільки блуза.

Одне з головних правил - чим менше оголеного тіла, тим більше до вас довіри. Ідеальна довжина для спідниці - до коліна. Довше можна, коротше - ні в якому випадку.

Але діловий костюм - це не тільки суворі костюми. В ньому повинні бути речі, які можуть трохи відступати від ділових канонів. Це плаття, якому дозволено бути трохи яскравішим і довшим ніж звичайне.

Темно-коричневий, темно-синій, колір іржі та бежевий є найбільш підходящими як для службової сукні, так і для сукні, викликаючого цікавість та увагу чоловіків.

Поєднання в одязі двох або більше кольорів свідчить, що ви людина, яка не знає почуття міри. М'які тони (бежевий, білий, зелений) створять про вас враження, як про людину спокійну, врівноважену. Яскравий одяг вкаже, що ви бажаєте бути в центрі уваги і надаєте перевагу колективній роботі. У взутті і про всілякі вільності нема і речі. Скажіть "ні” "шпилькам”, туфлям на плоскій підошві і босоніжкам з відкритим носком. Скажіть "так" лодочкам чорного, коричневого чи темно-синього кольору на середньому каблуці.

Доглянутий зовнішній вигляд включає в себе і акуратну, але разом з тим просту зачіску. З розпущеним довгим волоссям із завитушками ви можете створити враження впевненої в собі особи. Прямі гладко зачесане волосся середньої довжини - ідеальний варіант ділової зачіски. Вони виглядають акуратно і в міру консервативно та легко укладаються. Ніяких локонів, але якщо волосся крутяться від природи їх краще випрямити за допомогою гребінця і фену. Темно-русий і каштановий - ідеальний колір для ділової жінки. Рахується, що чим темніше волосся тим строгіша характеристика жінки.

В діловому макіяжі існує чіткий етикет: ваш вигляд повинен відповідати іміджу фірми і посади яку ви займаєте. Потрібно підбирати помаду в пастельних тонах, без блиску і перламутру. Щоб вас сприймали як ділову жінку, слід робити акцент на очі, а не на губи. Пудра і капля рум'ян нададуть обличчю здорового вигляду.

Слабинка кожної жінки - парфуми. Коли ділова жінка зустрічається з впливовими чоловіками, вона намагається показати себе як розумну і чарівну жінку. Ніщо так не сприяє цьому враженню, як хороша французька косметика. Тонкі, дорогі парфуми зроблять чоловіків Вашими прихильниками, а майже невідчутні аромати квітів закріплять Ваш авторитет.

Секрет успіху - в хорошому іміджі, незмінними складовими якого є вірний макіяж, одяг, манера розмовляти та жестикулювати. Можна мати відповідну освіту, яскравий талант і небачені можливості, але якщо імідж не продуманий ваші замисли можуть залишитися тільки мріями. Зовсім не потрібно шукати поради в іміджмейкера - варто спробувати самому, спираючись на свої кращі особисті дані. [7]

3.2 Аксесуари ділової жінки

В ошатному одязі найбільш яскраво виявляється індивідуальність кожної жінки. Завдяки прикрасам змінюється характер одягу - від повсякденного до святкового, урочистого.

Ювелірні вироби. Обручки: колір яскравого каменю повторіть в одязі. На повні пальці не вдягайте великі обручки. Тонкі витончені обручки носять на тонких пальцях. Масивний перстень виглядає на самоті. Кольоровий камінь сполучається тільки з білими й прозорими каменями.

Сережки: подовжені (підвіски) підходять круглому обличчю. Брюнеткам - яскраві кольорові камені. Блондинкам - світлі камені, темнооким - теплих відтінків.

Велику мочку прикрасять кліпси плоскої форми. До маленького підійдуть сережки без блиску довгастої форми.

Якщо вуха щільно прилягають до голови, надягніть великі сережки. Легкі витончені - для тонкої мочки.

Брошка: біжутерія йде до костюма із штучних тканин. Для щільної тканини підходять брошки з дерева та напівкоштовних каменів. Кераміка гарна на натуральних тканинах грубої фактури, а брошки тонкої роботи на шовку.

Окуляри: колір оправи й скло повинне гармоніювати з макіяжем очей і формою обличчя. Овальне обличчя - висока й розширена догори, ледве трикутна оправа. Кругле обличчя - оправа витягнута нагору, донизу звужена. Довге обличчя - оправа широка. Трикутне обличчя - оправа ледве розширена догори, висока.

Верхня лінія оправи збігається з лінією брів. Високо сидячі на переніссі окуляри збільшують ніс, на середині носа - "зменшують" його довжину.

Рукавички: до вечірнього туалету частіше носять довгі, краще щільні, а не прозорі, і краще нейтрального, чи кольори в тон до сукні. Рукавички, підібрані по контрасту до сукні, виглядає дуже екстравагантно. Залишатися в приміщенні у рукавичках не прийнято. Виключення складають танцювальні вечори, на котрих рекомендуються надягати короткі тонкі рукавички - нейлонові, непомітних тонів.

В ошатному одязі найбільш яскраво виявляється індивідуальність кожної жінки. Завдяки прикрасам змінюється характер одягу - від повсякденного до святкового, урочистого.

У сучасному чоловічому гардеробі краватка - прикмета офіційності, строгості. Жіночий скоріше декоративний. Вільно зв'язаний, не стягуючий комір, він природно входить у невимушений ансамбль модного одягу.

Добре виглядає краватка з тієї ж тканини, що і спідниця, жилет. В'язані краватки найчастіше однокольорові, із прямим широким кінцем. Вузол середніх розмірів.

До нарядного костюму більше підійде краватка із шовкової чи атласної тканини. Для урочистих випадків підійде і широка краватка-метелик. Цього можна носити традиційно, під коміром, чи на шиї, залишаючи комір блузки розкритим.

Дуже прикрашають одяг ефективно зав'язані косинки, хустки. Їх можна виготовити з яскравої тонкої тканини - штучно шовку, шифону.

Зав'язати косинку можна декількома варіантами, а вузол прикрасити брошкою, блискучою шпилькою.

Пасок: допоможе видозмінити сукню, один з найважливіших частин одягу. Навіть звичайну сукню можна зробити ошатною, якщо одягти модний пасок. Фантазія й бажання допоможуть вам різноманітити своє вбрання. Форму пояса варто підбирати з урахуванням особливостей фігури. [9]

Отже, елегантний костюм, гарна мова, правильні жести - це ще не все, якщо немає самоповаги, любові до себе, віри в свої сили і відвертого бажання відчути проблеми співрозмовника, тобто шарму. Це велика сила, яка може піднести будь-яку жінку до вершини успіху. Імідж, пронизаний чарівністю, зачарує особу з якою ви спілкуєтеся, і вона вже бачить перед собою не "діловий костюм”, а яскраву особистість. Не автомат з завченими жестами і фальшивою посмішкою, а жінку, окутану ореолом загадковості.

Розділ 4. Планування робочого місця та робочого дня секретаря

Робочий день секретаря схильний до різких змін, які важко передбачити або прогнозувати, і все таки не слід пускати його на самоплив. Практика показує, що робочий день, побудований за принципом "спочатку сплячка, потім розгойдування, а потім лихоманка", не дає бажаних результатів. Психологи стверджують, що одна з головних причин зниженої працездатності - неправильно організоване робоче місце.

4.1 Робоче місце секретаря

Робоче місце секретаря, як правило, знаходиться в приміщенні, суміжному з кабінетом керівника, званому "приймальнею". Окрім приймальні, в ідеалі офіс повинен мати кімнату відпочинку, кімнату для технічних засобів (копіювальних апаратів, машини для знищення паперу і тому подібне).

Робоче місце секретаря можна розділити на 3 зони: основна, де знаходиться його стіл з приставками і необхідною оргтехнікою, зона обслуговування відвідувачів, і допоміжна зона, де розташовуються шафи, копіювальний апарат, факс, машини для знищення паперу й інше.

Приміщення, де стоїть комп'ютер секретаря, має бути просторим і добре освітленим, а також мати кондиціонер.

Робоче місце секретаря - це, передусім зручний та просторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, на якому можна працювати з документами, і навіть вести розмову з відвідувачами. Така конструкція уможливлює досить місця на столі, щоб розміщувати документи і вести розмову з відвідувачами. Його площину подумки ділять на два поля. У лівому, крім поточної роботи і пов'язаних із нею документів, мають телефонне устаткування, настільну лампу, канцелярський прилад, лоток з вхідними документами. На правому полі столу розміщують лоток з виконаними документами і письмове приладдя.

Комп'ютер має бути встановлений так, щоб за ним було легко і зручно працювати. Монітор встановлюють на одному рівні очей секретаря, на відстані не менше 40 см. Стілець - обов'язково із спинкою, і бажано, з підлокітниками.

Не варто забувати, що однією з головних умов ефективної праці секретаря є порядок на робочому місці. Дотримання порядку не лише полегшує роботу, робить багато операцій автоматичними, економить час, але і перешкоджає "втраті" документів, які в недостатньо зібраних секретарів потрапляють в папки з іншими документами. Ідеально, якщо на столі секретаря лежать лише документи і довідники, необхідні в даний момент. Нагромадження "паперу" не лише зменшує робочу площу столу, але і відволікає від вирішення службових питань. Частіше треба проводити генеральне прибирання на своєму робочому місці, в ящиках столу, шафах, сміливо позбавлятися від непотрібного паперу і непотрібних речей.

Меблі мають бути світлими, але не дуже яскравими. Інтер'єр приймальні добре оживляють живі рослини. Головне - рослини повинні допомагати, але у жодному випадку не стояти на шляху, заважаючи людям проходити.

У зоні обслуговування відвідувачів має бути декілька стільців або крісел і невеликий столик.

Розташовується робоче місце секретаря поряд з входом в кабінет керівника обов'язково так, щоб добре бачити всіх, хто входить в приймальню, зустрічати їх обличчям, а не спиною. [2]

4.2 Робочий день секретаря

Робочий день секретаря схильний до різких змін, які важко передбачити або прогнозувати, і все таки не слід пускати його на самоплив. Практика показує, що робочий день, побудований за принципом "спочатку сплячка, потім розгойдування, а потім лихоманка", не дає бажаних результатів. Головними умовами успішної діяльності секретаря залишаються:

· планування справ;

· встановлення оптимального ритму праці;

· поступове входження в роботу і обов'язкове чергування праці і відпочинку.

Планування може бути на день або тиждень, на місяць або квартал. Секретар спочатку повинен обдумати майбутній день і скласти план, виділивши термінові і важливіші справи.

Роботи, що повторюються день за днем, рекомендується планувати на один і той же час робочого дня, наприклад, обробка отриманої кореспонденції доводиться, як правило, на ранок.

Необхідно свій робочий день організувати так, щоб протягом всього робочого часу допомагати керівникові у виконанні намічених ним заходів. Інформувати керівника про щось краще заздалегідь: за годину, а якщо захід важливий, то і за день. Це можливо лише в тих випадках, коли плани секретаря координуються і узгоджуються з планами керівника. Основна інформація, як правило, передається з ранку. Протягом дня повідомляється лише щось екстрене.

При плануванні справ секретар повинен знати, що найбільш сприятливий час для виконання творчих або важких завдань з 10 години ранку і до 12 години. Потім наступає деякий спад активності і в другій половині дня працездатність найбільш висока від 14 до 17 години.

Робочий тиждень теж має свій цикл. Понеділок є днем входження в робочий ритм, вівторок, середа і четвер є найбільш продуктивними днями тижня, а до п'ятниці накопичується втома, і цього дня у багатьох думки зайняті тим, як краще відпочити у вихідні. Тому важливі справи (переговори, зустрічі) призначають на середину тижня.

У ідеалі секретар повинен чергувати кожні 45 хвилин роботи на ПК з 15-хвилинною перервою, при цьому тривалість щоденної роботи на комп'ютері не повинна перевищувати 4 години.

Професія секретаря передбачає наднормову роботу. Більшість фахівців з менеджменту вважають, що, якщо вам необхідний додатковий час дуже часто, це означає, що ви не змогли організувати свій день так, щоб все встигнути в строк або виконати дуже великий об'єм роботи.

Але деколи трапляється, що у секретаря немає роботи. У такі моменти потрібно старатися виглядати діловою, неважливо - зайняті ви чи ні. Головне, не виглядати так, ніби нікуди себе подіти. [6]

Отже, секретар повинен вміти правильно організувати свій робочий день, щоб протягом всього робочого часу допомагати керівникові у виконанні намічених ним заходів, виконувати його доручення тощо.

Робоче місце секретаря повинно бути завжди в порядку, просторим, добре освітленим, із правильно розміщеними меблями і організаційною технікою, адже, коли подобається робоче місце, є бажання працювати.

Висновок

Професія секретаря близька до професії актора. Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що він завжди в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Посмішка, приємний голос, легка хода, упевнені жести і доброзичливість незалежно від настрою створюють особливу атмосферу в офісі.

Основи секретарської справи можна освоїти за короткий період часу, а справжня майстерність, як і в будь-якій професії, приходить з роками.

Хороший секретар - це, перш за все, професіонал! Методом проб і помилок, з придбанням необхідних напрацювань, постійно підвищуючи свій професійний рівень, секретар починає відчувати тонкощі своєї справи. Це дозволяє йому вільно виходити з важких ситуацій, зокрема вміти зберігати конфіденційні відомості і бути при цьому інформованою і товариською людиною.

Секретар, повинен бути важливою ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне вживання необхідних заходів. Секретар є особистим представником свого керівника, і виконання цієї ключової ролі вимагає уміння робити сприятливе враження на працівників організації й представників інших фірм.

Роль секретаря керівника, полягає в тому, що треба знати мету діяльності свого керівника і вміти значну частину цієї роботи брати на себе.

У секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе.

Треба пам'ятати: помилки секретаря - це помилки тої посадової особи, в структурному підрозділі в якої працює секретар. Приступаючи до роботи, треба відповісти собі на наступні питання: Що потрібно зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Робоче місце секретаря повинно бути завжди в порядку, просторим, добре освітленим, і правильно розміщеними меблями і організаційною технікою, адже, коли подобається робоче місце, є бажання працювати.

Секретар - важлива професія, особливо в наш час, в епоху створення все нових і нових фірм. У більшій мірі від нього теж буде залежати успіх фірми чи підприємства. І нехай професія секретаря ніколи не втратить свого престижу.

Список використаних джерел

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. - К.: Либідь, 1998. - 232 с.

2. Іванова Т.В. Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2007. - 360 с.

3. Романов Н.В. Справочник по этикету. - К., 1994. - 172с.

4. Чмут Т.К. Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник. - К.: Вікар, 2003. - 224 с.

5. Виктор Логинов. Основные правила организации работы // секретар-референт.к. Медиа_Про. 2012. - №1. - с.45

6. Лариса Новикова. На роботу - согласно этикету // секретар-референт.к. Медиа_Про. 2011. - №8. - с.70

7. Анна Римаренко. Гардероб для работы. // секретар-референт.к. Медиа_Про. 2012. - №2. - с.84

8. Людмила Стрельникова. Обязаности офіс менеджера // секретар-референт.к. Медиа_Про. 2010. - №2. - с.15

9. Анастасия Филоненко. Как правильно одеваться в офис // секретар-референт.к. Медиа_Про. 2010. - №4. - с.102

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Вимоги до посади секретаря керівника, обов’язки та професійна етика. Показник культури секретаря. Організаційно-економічна характеристика приватного підприємства "Дей-Сон". Функції діловодної служби. Шляхи вдосконалення організації роботи на підприємстві.

    курсовая работа [38,9 K], добавлен 23.12.2012

  • Обов'язки прес-секретаря та його штату. Основні риси прес-секретаря: доступність, відкритість, володіння оперативною інформацією, політична коректність, точність висловлювань. Методи опрацювання інформації. Підготовка ділових поїздок. Прийом відвідувачів.

    контрольная работа [20,5 K], добавлен 20.10.2012

  • Основні підходи до раціональної організації робочого місця керівника, використовування методів нормування праці. Вимоги до робочого місця, правила його проектування, методика розробки паспорта робочого місця. Схеми розміщення робочих місць для персоналу.

    реферат [22,2 K], добавлен 16.05.2010

  • Деловые и личностные качества секретаря-референта. Обязанности секретаря по документному обслуживанию. Социальный портрет и направления деятельности секретаря "Идел-Пресс". Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления.

    дипломная работа [345,4 K], добавлен 03.03.2011

  • Категории секретарей в организациях РФ. Требования к знаниям, умениям, квалификации современного секретаря. Нормативная регламентация деятельности секретаря. Виды и характеристика систем управления организации. Характеристика деятельности секретаря.

    курсовая работа [48,8 K], добавлен 08.12.2014

  • Механизм взаимодействия руководителя и секретаря предприятия, решение проблем, связанных с их взаимодействием. Функции секретаря руководителя предприятия в современных условиях хозяйствования. Взаимодействие руководителя и секретаря в судебной практике.

    курсовая работа [32,1 K], добавлен 13.11.2010

  • Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной.

    курсовая работа [143,5 K], добавлен 15.09.2013

  • Організація прийому відвідувачів і співробітників, функції секретаря-референта, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику. Створення журналу реєстрації наказів і бланка особливого листа з обліку кадрів за допомогою текстового редактора.

    курсовая работа [945,6 K], добавлен 20.10.2013

  • Должностные обязанности секретаря, организация рабочего места. Анализ и исследование основных современных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса в офисе. Интернет-технологии в работе секретаря.

    курсовая работа [55,5 K], добавлен 03.09.2012

  • Характеристика діяльності та повноважень Дзержинської селищної Ради. Служба документаційного забезпечення управління. Дослідження обов’язків заступника селищного голови, секретаря виконкому та секретаря ради. Аналіз організації документообігу установи.

    отчет по практике [23,1 K], добавлен 17.12.2013

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.