Організація діловодства у Дзержинській селищній Раді

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Загальна характеристика установи

2. Служба документаційного забезпечення управління

2.1 Обов'язки працівників

2.2 Документообіг Дзержинської селищної ради

Висновки

Список літератури

1. Загальна характеристика установи

Дзержинська селищна Рада є самостійною установою і нікому не підпорядковується. Рада тісно співпрацює з Міською Радою, Прокуратурою, Центром зайнятості та з іншими підприємствами міста. У своїй діяльності селищна Рада керується Конституцією України, Законом України: “Про місцеве самоврядування”, а також рішеннями вищих інстанцій міської та обласної Ради. Дзержинська селищна Рада формується з працівників, які мають досвід роботи з документами, їх оформленням, та зберіганням в архівах. Робота селищної Ради направлена на благоустрій селищного пункту, на соціально-економічний розвиток, благоустрій та утримання об'єктів, які знаходяться на її балансі.

Селищна Рада приймає нормативні та інші акти, у формі рішень в межах повноважень, які вона має згідно законодавства України, та контролює їх виконання. Рада проводить свою роботу сесійно. Сесії Ради складаються з пленарних засідань, а також засідань постійних комісій. У Дзержинській селищній раді є наступні постійні комісії:

1. Комісія з питань бюджету, фінансів та соціально-економічного розвитку.

2. Комісія з питань освіти, культури, спорту та молодіжної політики.

3. Комісія з питань житлово-комунального господарства, торгівлі та побутового обслуговування.

4. Комісія з питань законності, соціальної політики та охорони здоров'я.

5. Комісія з питань регламенту, депутатської діяльності та етики.

6. Комісія з питань благоустрою та охорони навколишнього середовища.

Діяльність селищної ради будується на принципах:

- законності;

- самостійності у вирішенні питань, які входять до її компетенції;

- відповідальності за прийняті рішення;

- звітності;

- врахування думки населення.

Дзержинська селищна рада має наступні повноваження:

1. розробляє та реалізує плани і програми соціально-економічного розвитку території за рахунок власних матеріальних і фінансових ресурсів;

2. приймає участь в розробці державних планів і програм, які стосуються інтересів муніципальної освіти;

3. вносить пропозиції до державних органів по перспективним проектам розвитку селища;

4. розробляє та виконує бюджет селищної ради;

5. визначає соціально-економічні пріоритети фінансової, податкової та бюджетної політики селищної ради;

6. планує використання земельних ділянок, які знаходяться в муніципальній власності ради;

7. захищає права власників та орендаторів земельних ділянок;

8. розробляє та проводить заходи з улучення та охорони навколишнього середовища;

9. контролює виконання на території селищної ради природоохоронного законодавства;

10. веде облік громадян, які потребують соціальної допомоги;

11. приволікає матеріальні та фінансові ресурси інших власників, для реалізації комплексних та цільових програм розвитку селища, тощо.

2. Служба документаційного забезпечення управління

Документаційним забезпеченням називають галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. У свою чергу, документаційне забезпечення діяльності селищної ради залежить від різних чинників, ключовими серед яких є наявність законодавчих актів, нормативних та методичних документів, що регулюють основні ділові процеси, які в сукупності складають нормативно-методичну базу та поділяються на такі групи документів:

1. Законодавчі акти України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

2. Нормативні та методичні документи, які розробляються Державним комітетом архівів України та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства;

3. Нормативно-правові, методичні документи, які створюються органами законодавчої та виконавчої влади регіонального рівня;

4. Організаційно-правові, розпорядчі та методичні документи, які розробляються у Дзержинській селищній раді.

Оформленням та вивченням таких документів займаються фахівці Дзержинської селищної ради.

2.1 Обов'язки працівників

Заступник селищного голови - посада вакантна. Завдання та обов'язки:

- Здійснює загальне керівництво виконавчим апаратом ради. Контролює виконання апаратом Конституції України, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», регламентує роботу селищної ради, інших нормативних актів, що стосуються діяльності ради. У разі відсутності голови селищної ради або неможливості ним виконання своїх обов'язків з інших причин здійснює повноваження голови ради;

- Розглядає доручену головою ради кореспонденцію, заяви, листи, скарги, організовує та контролює їх розгляд;

- Організовує підготовку і внесення на розгляд ради проекти програми соціально-економічного розвитку селища, цільових регіональних програм з інших питань;

- Забезпечує підготовку і подання на розгляд ради фінансових показників і пропозицій щодо селищного бюджету. Відповідає за аналіз виконання районного бюджету, підготовку матеріалів щодо затвердження звіту про його виконання;

- Координує роботу постійних комісій селищної ради;

- Здійснює організаційне та матеріально-технічне забезпечення діяльності та координує роботу відділів та спеціалістів виконавчого апарату селищної ради;

- Контролює підготовку і проведення сесії селищної ради, засідань, семінарів, нарад з депутатами;

- Контролює своєчасне доведення до виконавців рішень селищної ради, запитів депутатів, рішень, розпоряджень голови ради;

- Узагальнює пропозиції до переліку питань для розгляду на сесіях, засіданнях президії, постійних комісій селищної ради на відповідний період;

- Здійснює відповідно до закону повноваження щодо організації проведення референдумів та виборів органів державної влади і місцевого самоврядування;

- забезпечує організацію засідань комісії по захисту прав дитини, адміністративної комісії.

Секретар виконкому - Т.Б.Кузьменко Завдання та обов'язки:

- скликає виконком селищної ради, для розгляду необхідних питань;

- Веде засідання виконкому та підписує її рішення;

- Забезпечує своєчасне доведення рішень ради до виконавців і населення, організовує контроль за їх виконанням;

- Планує роботу виконкому;

- Складає та засвідчує нотаріальні дії;

- Реєструє акти цивільного стану, отримує та звітує про використання бланків свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану;

- Складає звіти для державної адміністрації про виконання делегованих повноважень;

- Складає номенклатуру справ, погодження з ЕПК Державного архіву Луганської області;

- Відповідальний за передачу документів НАФ на державне збереження до архівного відділу Ровеньківської міської ради;

- Веде документацію з питань охорони праці та техніки безпеки в селищній раді;

- Веде роботу з підприємцями Дзержинської селищної ради.

- Здійснює реєстрацію повідомлень про відповідність матеріально-технічної бази суб'єктів господарювання вимогам законодавства.

Секретар виконкому несе відповідальність за невиконання службових обов'язків, перевищення своїх повноважень, порушення обмежень щодо посадових осіб місцевого самоврядування згідно зі статтями 12, 13, 23 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Секретар ради - Н. В. Грищенко Повноваження та функціональні обов'язки: Скликає сесії селищної ради;

- Веде засідання ради та підписує її рішення у випадках, передбачених частиною шостою ст. 46 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»;

- Організовує підготовку сесії, питання що вносяться на їх розгляд;

- Забезпечує своєчасне доведення рішень ради до виконавців і населення, організує контроль за їх виконанням;

- Організує за дорученням ради відповідно до законодавства здійснення заходів, пов'язаних з підготовкою і проведенням референдумів та виборів до органів державної влади і місцевого самоврядування;

- Забезпечує зберігання в селищній раді офіційних документів, пов'язаних з місцевим самоврядуванням селищної територіальної громади, забезпечує доступ до них осіб, яким це право надано у встановленому законом порядку;

- Планує роботу ради;

- Веде особові справи працівників селищної ради, бухгалтерії;

- Готує проекти рішень селищної ради та розпорядження селищного голови з усіх питань, які входять до компетенції селищної ради та їх органів;

- Вирішує за дорученням селищного голови або селищної ради інші питання, пов'язані з діяльністю ради та її органів.

2.2 Документообіг Дзержинської селищної ради

Правильна організація документообігу сприяє оперативному руху документів в апараті селищної ради, рівномірному завантаженню підрозділів і службових осіб, справляє великий позитивний вплив на управлінський процес у цілому. Тому документну інформацію складають у фонд. Структура фонду залежить від багатьох чинників та факторів: від кількості і різноманітності документів, що складають фонд, від користувачів документів, від приміщення, в якому зберігаються документи, від умов зберігання фонду. Документний фонд Дзержинської селищної ради містить:

- Документи щодо особового складу: характеристики працівників, посвідчення про відрядження, заяви про прийняття на роботу, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення, доповнення до особового листка про заохочення;

- Додатково-інформаційні документи: звіти про відрядження, листи, плани (виробничі, будівельно-монтажні, соціально-економічні та культурного розвитку), програми (заходів, проведення перевірок, відрядження), протоколи селищної ради, депутатських комісій, довідки;

- Обліково-фінансові документи: акти (перевірок і ревізій, списання, експертизи, передачі справ), доручення на проведення перевірки достовірності звітних даних на підприємствах селища; банківські документи (чеки, платіжні вимоги, політичні доручення), господарсько-договірні документи (договори про співробітництво, оренду приміщень, виконання робіт, матеріальної відповідальності);

- Організаційні документи (статут територіальної громади).

У селищній раді документи перебувають у постійному обігу.

Документообіг - це рух документів в установі з часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання.

У Дзержинській селищній раді рух документів можна поділити на такі етапи:

- Прийом документів;

- попередній розгляд документів;

- розгляд документів головою селищної ради та їх виконання;

- порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції;

- погодження внутрішніх документів;

- реєстрація документів.

Вся кореспонденція, що надходить до апарату селищної ради, приймається централізовано - у секретаріаті. Вона підлягає попередньому розгляду. Метою цього є визначення тих документів, що потребують обов'язкового встановлення термінів виконання. Попередній розгляд здійснюється у день одержання документа.

На розгляд голови передаються документи органів вищого рівня, а також найважливіші документи з принципових питань діяльності апарату і потребують швидкого вирішення.

При прийомі вихідних документів на відправку перевіряється: правильність зазначення адреси кореспондента, наявність усіх необхідних підписів на документі та додатку до нього, правильність оформлення документа та наявність усіх реквізитів. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи Дзержинської селищної ради. Не підлягають реєстрації рекламні повідомлення, друковані видання, вітальні листівки, форми статистичної звітності тощо.

селищний рада документообіг повноваження

Висновки

За період проходження практики у Дзержинській селищній раді м. Ровеньки з 26 березня 2012 року до 6 травня 2012 року, я вдосконалила свої здібності роботи з оргтехнікою і розширила свої знання з фахових дисциплін.

Під час практики я: заповнювала особові картки працівників Дзержинської селищної Ради; вела упорядкування документів, які підлягають здаванню в архів; розробляла порядок денний на пленарне засідання; після засідання комісії з питань справ захисту дитини, розробляла та реєструвала протоколи і оформлювала витяги з них; розробляла план роботи комісії захисту прав дитини на 2012 рік; проводила реєстрацію вхідної та вихідної документації селищної ради; працювала з документами по відбуванню адмiнiстративного стягнення по Дзержинськiй селищній Раді; розробляла декларації, та працювала з особовими справами працюючих та звільнених. Тож за період проходження технологічної практики я підтвердила вміння створювати та оформлювати документи за допомогою найпопулярнішого текстового процесора Microsoft Wort, виконувала роботу у Microsoft Office Excel, працювала з програмою ABBYY Fine Reader 9.0. Corporate Edition - сканувала, роздруковувала документи на принтері, працювала з дисками, флеш пам'яттю (запис, копіювання, видалення інформації).

Під час проходження технологічної практики особливих труднощів не виникло. Тож, можна зробити висновок про те, що iнформацiйно-документознавча практика:

1. Підвищила рівень знань відносно роботи з технічними засобами обробки документів та інформації.

2. Виробила вміння ретельно працювати з вхідною та вихідною документацією.

3. Поглибила та закріпила знання та навички з фахових дисциплін, здобуті в університеті, та дала змогу застосувати їх на практиці.

4. Дала змогу протягом практики спостерігати за роботою працівників Дзержинської селищної Ради, аналізувати її й робити висновки.

5. Отримала уявлення про сучасні підходи до організації діловодства.

Я вважаю, що ця практика була дуже цікавою та корисною, вона допомогла мені вдосконалити свої здібності, завдяки їй я мала змогу спостерігати за роботою людей, що займають керівні посади, та за їх відносинами з підлеглими і отримати навики коректної поведінки, які знадобляться мені у майбутній професійній діяльності.

Список літератури

1. Лопатникова Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. - 4-е изд. испр. - М. : Омега-Л, 2007. - 319 с.

2. Ягер Джен Деловой протокол: стратегия личного успеха / Ягер Джен. - М. : Альпина Бізнес Букс, 2004. - 344 с.

3. Деловое общение. Деловой этикет : учеб. Пособие / И. Н. Кузнецов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 431 с.

4. Ломачинська І. М. Професійна етика : навч. посіб. для дистанційного навчання / І. М. Лом ачинська. - К. : Університет Україна, 2005. - 227 с.

5. Скібіцька Л. І. Діловодство : навч. посіб. / І. Л.Скібіцька. - К. : Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.

6. Сагайдак О. П. Дипломатичний протокол та етикет : навч. посіб. / О. П. Сагайдак - 2-е вид., перероб. і доп. - К. : Знання, 2006. - 380 с.

Размещено на Allbest.ru