Порядок організації роботи секретаря в офісі за допомогою персонального комп'ютера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Вступ

1. Робота секретаря в офісі

1.1 Організація прийому відвідувачів

1.2 Робота секретаря з керівником

1.3 Ділове спілкування зі співробітниками

2. Порядок організації роботи секретаря в офісі за допомогою ПК

2.1 Описати порядок створення та заповнення форми журналу реєстрації наказів за допомогою текстового редактора MS WORD

2.2 Описати порядок створення візитної картки за допомогою текстового редактора MS WORD

2.3 Описати порядок створення бланка особового листка з обліку кадрів за допомогою текстового редактора MS WORD

2.4 Описати порядок створення бази даних запропонованих товарів фірмою «Люкс» та створення форми, запиту та вставки об'єктів OLE в Access

Висновок

Використана література

Вступ

Слово «секретар» походить від середньовічного «secretarius» іспочатку означало довірену особу. У Росії посаду секретаряз'являється в XVIII столітті, спочатку як посада особистого секретаря імператора (в тлумачному словнику В. Даля визначаємо: «статс-секретар», довірений пісьмовод государя »). У першій чверті XVIII століття секретар стаєпосадовою особою установи, і в законодавчих актах того часуокреслені сфера його діяльності та службові обов'язки (27 лютого 1720 року був підписаний Генеральний регламент Петра I).

В даний час в словниках секретар визначається як «особа, яка здійснюєділове листування окремої особи або якого-небудь установи, а такожяка курує діловодством ».

Поняття секретар сьогодні досить складне і має багато градацій -від секретаря-помічника керівники, секретаря-референта, вченогосекретаря, секретаря колегії, секретаря установи, секретаря структурногопідрозділи до технічного секретаря. Звідси різноманітність їхобов'язків і прав, різні вимоги до освіти, професійнимнавичкам (від фахівця з вищою освітою та вченим ступенем довипускника школи, що закінчив секретарські курси).

За останні роки професія секретаря-референта зазналаістотні зміни. На секретаря часто сходяться всі внутрішні ізовнішні зв'язки підприємства. Саме секретар-референт повинен бутибездоганним сполучною ланкою між керівником і співробітниками,втілюють рішення і розпорядження в життя; між керівником і йогоділовими партнерами. Відповідаючи по телефону, організовуючи прийоми, наради,презентації, обмінюючись діловими паперами, секретар завжди у виріподій. Хороший секретар може вдвічі підвищити результативність роботисвого керівника, поганий секретар зменшує її наполовину.

Від професійного рівня секретаря багато в чому залежить престижфірми. Такі його якості, як старанність, ініціатива і високийпрофесіоналізм допоможуть керівнику підприємства долативиробничі труднощі і вирішувати проблеми, що накопичилися. В умовахжорсткої конкуренції деякі керівники можуть собі дозволити вибиратисекретаря лише за зовнішніми даними. Такі якості, як зростання, зрости і «Кількість друкованих знаків за хвилину», все більше поступаються місцемосвіченості, інтелекту, комунікабельності і стажу роботи. Сьогодні підвсіх розвинених країнах при підготовці секретарів особливу увагу приділяютьрозширенню професійної ерудиції, кругозору, підвищенню здатностівирішувати різноманітні ділові завдання.

З появою персональних комп'ютерів на робочому столі секретаря спростилися процедури підготовки документів, їх реєстрації, пошуку ізберігання, проте зросла роль секретаря як організатора, диспетчера,консультанта, У зв'язку з цим з'явилися нові вимоги до особистісних іпрофесійними якостями секретаря-референта, з'явилися варіації назвисекретарської посади: асистент, помічник з загальних питань,представник дирекції, офіс-менеджер.

1. Робота секретаря в офісі

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретарю необхідно:

· Мати професійний імідж;

· Добре володіти мовою і листом;

· Володіти непоганий пам'яттю (у тому числі зорової пам'яттю на особи);

· Утримувати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

· Вміти правильно оформляти документи, вести ділову переписку керівника;

· Кваліфіковано користуватися офісною оргтехнікою;

· Освоювати нові комп'ютерні програми;

· Бути енергійним, проявляти ініціативу;

· Вміти знаходити взаєморозуміння з керівництвом, колегами і клієнтами;

· Підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

· Виявляти обережність і обачність у конфіденційних питаннях

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ СЕКРЕТАРЯ

Основними функціями секретаря-референта є:

ь Ведення документації дирекції підприємства;

ь Організація та координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами, замовниками, контрагентами;

ь Пошук необхідної інформації керівнику;

ь Виконання оперативних доручень та завдань керівника;

ь Контроль виконання документів та доручень керівника;

ь Бронювання готелів, авіаквитків, оформлення віз;

ь Планування робочого дня керівника;

ь Організація та участь у зустрічах і переговорах;

ь Прийом відвідувачів;

ь Прийом іноземних делегацій;

ь Допомога при підготовці нарад, зборів, презентацій;

ь Рішення адміністративних питань у межах своєї компетенції;

ь Робота з оргтехнікою.

Всі функції, права, обов'язки та відповідальність секретаря впевній формі повинні бути перераховані в посадовій інструкції,яка розробляється фахівцем по роботі з персоналом,узгоджується з юрисконсультом підприємства і затверджується директором. Всісуттєві зміни у посадову інструкцію вносяться наказомдиректора

1.1 Організація прийому відвідувачів

Однією з найважливіших складових частин у роботі будь-якого керівника є прийом відвідувачів. Прийом відвідувачів можна поділити на три напрями:

· прийом співробітників своєї установи по поточних справах;

· прийом відвідувачів інших організацій та делегацій;

· прийом відвідувачів з особистих питань

Секретар повинен:

· забезпечити наявність інформації про години прийому (у вигляді таблички із зазначенням днів та годин прийому);

· вести облік відвідувачів під час прийому, слідкувати за черговістю регламентного прийому (зазначений час).

Секретарю слід пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може заходити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач зайшов у приймальню, секретар повинен:

· запропонувати відвідувачеві зняти верхній одяг і попросити зачекати 1-3 хв.;

· доповісти керівникові про відвідувача - прізвище, ім'я, по батькові, посаду та мету візиту;

· якщо керівник має змогу прийняти відвідувача, запросити його до кабінету;

· в разі неможливості прийому відвідувача керівником, слід послатися на об'єктивність причин, за яких це сталося, а також зазначити час можливого прийому.

Організовуючи прийом співробітників, секретар повинен:

· знати коло осіб, що мають право заходити до керівника у будь-який час без доповіді;

· довести до співробітників години прийому та попередити про них відвідувачів;

· повідомляти керівникові про відвідувача по телефону.

Організовуючи прийом осіб, що прибули у відрядження, необхідно:

· з'ясувати, з якого питання прибув відвідувач і чи була попередня домовленість щодо відрядження;

· зробити позначку у посвідченні про відрядження, допомогти у забезпеченні необхідними матеріалами;

· у разі потреби допомогти з розміщенням у готелі.

Якщо керівник відсутній, необхідно посприяти, щоб його прийняв співробітник, в межах компетенції якого має бути вирішення даного питання. Слід обов'язково пояснити причину відсутності керівника.

Якщо прибуває делегація, секретар має заздалегідь забезпечити її супроводження співробітником установи. Для іноземної делегації слід потурбуватися про перекладача та замовити сувеніри.

Під час проведення прийомів з особистих питань слід забезпечити присутність на робочому місці співробітників, які можуть знадобитися при розв'язуванні питань стосовно відвідувача. Зв'язок з ними здійснюється по телефону. В разі відсутності керівника, прийом здійснює його заступник (в.о.керівника).

Якщо запис на прийом проводять попередньо, краще його робити в журналі за такою формою:

№ з/п	Дата та час прийому	Прізвище, ім'я, по батькові відвідувача	Місце роботи, телефон	З якого питання	Примітка

Під час прийому відвідувачів керівником секретар приймає телефонні дзвінки, переадресовує заступникам рішення всіх питань, що виникають. Не слід допускати в кабінет керівника відвідувачів, які не мають відношення до прийому.

Після закінчення прийому секретар оформлює відповідні записи про результати ділових розмов в обліковій формі. Контроль за виконанням рішень, які приймає керівник, покладають на секретаря. Він зберігає у себе незавершені справи, які підлягають повторному розгляду.

КАРТКА РЕЄСТРАЦІЇ ПРИЙОМУ ВІДВІДУВАЧІВ

№ __________ Дата прийому ”_____”___________________ 200__ р. Прізвище, ім'я та по батькові заявника __________________________________________________________________________ Адреса __________________________________________________________________________ Зміст заяви __________________________________________________________________________ Прізвище того, хто веде прийом __________________________________________________________________________ Висновок __________________________________________________________________________

Якщо прийом відміняється, секретар повинен зателефонувати відвідувачам і повідомити причину відміни прийому та зазначити час наступного прийому. Секретар повинен назвати своє прізвище, посаду, надати телефон для довідок.

1.2 Робота секретаря з керівником

Секретар -- одна з головних фігур у безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа.

Ефективність і культура обслуговування керівника значною мірою визначаються якістю праці секретаря.

Основу вимог до організації секретарської діяльності складають повага до людей, уважність і чуйність до їхніх потреб, раціональне використання праці і часу працівників, підвищена відповідальність, високий професіоналізм, старанність і акуратність, постійне подолання формально-бюрократичних елементів у праці.

Умовно можна виділити два типи секретарської діяльності:

* здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьму функцій секретаря керівника;

* виконання функцій тільки секретаря керівника.

Між цими типами секретарської діяльності немає принципової відмінності. Проте завдання і коло обов'язків секретаря-універсала у підприємстві значно відрізняються від завдань і обов'язків секретаря, покликаного обслуговувати тільки керівника.

Секретар невеликого підприємства здійснює діловодне обслуговування апарату управління, виконує друкарські роботи, нерідко є особою, яка відповідає за архів, обслуговує телетайп, телефакс, забезпечує працівників канцелярським приладдям, веде облік явки співробітників на роботу, виконує функції кур'єра, а також інші операції, в тому числі з обслуговування керівників.

Секретар, зайнятий виключно або головним чином обслуговуванням керівника, виконує інші функції.

Європейська асоціація професійних секретарів так визначає їхню основну роль:

- знати сутність діяльності свого керівника, вміти значну частину його роботи брати на себе.

У зв'язку з цим, перед секретарем керівника поставлено такі завдання:

* всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від виконання нетворчих, рутинних операцій; поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній і ефективній праці керівника;

* підвищення професійно-ділової кваліфікації та авторитету керівника і очолюваних ним колективів.

Деякі керівники недооцінюють тієї допомоги, яку може надати секретар. Його функції нерідко зводяться до машинопису, передавання документів і усних вказівок, «охорони» дверей кабінету керівника. Це можна пояснити, з одного боку, низьким рівнем ділойої кваліфікації, з другого-- недовірою до можливостей секретаря і тому недостатньою вимогою до його діяльності.

Наведемо перелік напрямів діяльності секретаря, реалізація яких дасть йому змогу надати найбільшу допомогу керівнику. При цьому слід сконцентрувати увагу не на технології роботи секретаря (як робити), оскільки ці питання розглядаються в спеціальних посібниках з організації праці секретаря, а на структурі секретарських операцій (що робити).

Виходячи з уміння секретаря, довіри до нього, можливості підвищення його кваліфікації та інших факторів, кожен керівник формулює вимоги до свого секретаря.

Основні функції секретаря, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна об'єднати в такі групи:

* робота з документами;

* контроль за станом робочого місця керівника;

* організація зв'язку керівника;

* організація приймання відвідувачів;

* участь у підготовці і проведенні нарад;

* організація робочого часу керівника;

* підготовка і оформлення відряджень керівника;

* оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника;

* виконання особистих доручень керівника; підтримування робочих контактів з підлеглими;

* дії в екстрених випадках.

Секретар може виконувати інші роботи і доручення, потреба в яких пов'язана з умовами діяльності підприємства, стилем роботи керівника, характером стосунків між керівником і секретарем та іншими факторами.

При призначенні на роботу секретар повинен бути проінструктований керівником. Інструктаж не дублює посадову інструкцію секретаря, а доповнює її рядом конкретних вимог.

Ці вимоги відображують стиль роботи керівника, його навички і звички. Секретар зобов'язаний якнайретельніше враховувати їх у роботі. Інструктуючи секретаря, слід звернути його увагу на встановлений порядок, традиції, що склалися, і особливості роботи і поведінки керівника. Всі ці деталі суттєво впливають на відносини керівника і секретаря, сприяють кращому взаєморозумінню і їх взаємодії.

При виборі працівника на посаду секретаря рекомендується враховувати такі вимоги:

1. Наявність професійних умінь і навичок. Секретар зобов'язаний уміти друкувати на двох мовах, а бажано на трьох, стенографувати, виконувати усі діловодні операції (реєстрація, контроль, складання і оформлення документів, формування справ, розробка номенклатури, підготовка справ до зберігання тощо), знати основи архівної справи, правила експлуатації технічних засобів, які використовують у канцелярській роботі, техніку роботи на комп'ютері, основи психології і організації управлінської праці.

2. Досвід організаційної роботи. Секретар повинен вміти самостійно організовувати свою працю, враховуючи вимоги керівника, умови роботи, особливості діяльності апарату управління.

3. Бажання працювати і відповідні здібності, почуття відповідальності. Робота секретаря повинна характеризуватися високим ступенем надійності при виконанні поставлених керівником завдань, готовністю приймати па себе відповідальність за їхню реалізацію;

4. Самостійність, ініціатива. Секретар повинен вміти у необхідних ситуаціях приймати самостійні рішення, виходячи із загальних настанов керівника. Ініціативу, яку при цьому виявляє секретар, слід підтримувати, проте не виходити за певні межі: неприпустима підміна керівника секретарем.

5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність.

6. Комунікабельність. Вміння спілкуватися, тактовно вступати у контакт, розуміти присутніх і викликати їхню підтримку; бажання бути корисним; запропонувати свою допомогу.

7. Уміння поводити себе з людьми. Витримка, тактовність, вміння зберігати службові і особисті таємниці, чуйність.

Робота секретаря з документами, які надходять керівнику Частина документів надходить керівнику для розгляду, прийняття рішень, оформлення резолюції. При роботі з цими документами секретар може надати допомогу керівнику таким чином.

1) вибором документів, з яких рішення може бути прийнято в апараті управління без участі керівника. Це вивільнить його від потреби читати і розподіляти велику кількість другорядних документів.

2) вибором матеріалів, які можуть допомогти керівнику при розгляді документів, що надходять, правильно оцінити ситуацію і прийняти необхідне рішення.

3) вибором і передаванням керівнику документів, які потребують невідкладного прийняття рішень (виконання).

При роботі з документами, які передають керівнику для підпису і затвердження, завдання секретаря інші. Передусім він повинен дбати про те, щоб документи були грамотно надруковані, оформлені відповідно до діючих вимог, передавались керівнику і повертались ним у встановлений час. Нехтування цими правилами призводить до того, що керівник змушений повертати документи (немає візи, додатку, посилання на нормативне джерело тощо), а отже, двічі розглядати той самий документ. Секретар, подаючи на підпис документ, якщо необхідно, добирає матеріали, які можуть допомогти керівнику оцінити ті чи інші його положення. Наприклад, подаючи на затвердження керівнику новий штатний розпис, доцільно прикласти до нього нині діючий, обґрунтування введення нових підрозділів і посад.

Можна стверджувати, що участь секретаря у створенні документів -- один із найефективніших шляхів надання допомоги керівнику. Його завдання полягає в тому, щоб постійно підвищуючи вимоги до кваліфікації секретаря, досягти самостійного виконання ним відповідних робіт і операцій.

Організація прийому відвідувачів

Допомога керівнику в організації і проведенні прийому відвідувачів -- одне з основних завдань секретаря. Можна виділити три групи осіб, з якими керівник підтримує постійні ділові контакти: співробітники підприємства; представники інших підприємств; громадяни, яких керівник приймає з питань, що належать до компетенції очолюваної ним організації.

Загальна вимога до секретаря під час приймання відвідувачів полягає в тому, щоб частину осіб, які прийшли до керівника, направляти до інших працівників. При цьому, безумовно, не повинні страждати інтереси справи і дотримуватись права громадян.

Організовуючи прийом співробітників, доцільно додержувати таких рекомендацій.

Керівник повинен інформувати секретаря про осіб, яких він може прийняти в будь-який час без попередньої домовленості. Решту співробітників керівник, як правило, приймає у встановлений час, про який секретар зобов'язаний усіх інформувати. За бажанням керівника секретар може здійснити попередній запис працівників, що дасть змогу у деяких випадках скоротити час на чекання прийому; з цією ж метою секретар може по телефону в той чи інший момент запросити співробітника.

Якщо співробітник наполягає на зустрічі з керівником у не відведений для прийому час, секретар зобов'язаний доповісти про це керівнику, повідомивши прізвище співробітника і суть питання, яке його цікавить; надалі секретар діє згідно з вказівками керівника, інформуючи про них співробітника.

Ряд керівників додержують зовні демократичного принципу «кожен може прийти до мене в будь-який час», який приваблює своєю демократичністю. Проте з погляду організації управління і роботи керівника це не можна визнати правильним. Завжди відчинені двері кабінету, постійне відвертання уваги керівника не сприяють продуктивній праці, дисципліні співробітників, зберіганню працездатності керівника.

Організовуючи прийом працівників інших організацій, секретар зобов'язаний з'ясувати, чи погоджена заздалегідь зустріч певної особи з керівником; якщо так -- секретар інформує керівника про прибуття цієї особи; якщо необхідно, нагадує йому про майбутній візит і надалі діє відповідно до його вказівок. Якщо попередньої домовленості не було, секретар, з'ясувавши суть питання, назву організації, з якої прибула особа, і його прізвище, оцінює отриману інформацію і, якщо можливо, направляє цю особу у відповідний структурний підрозділ. Якщо це неможливо, секретар доповідає керівнику і діє надалі відповідно до вказівок.

Ні за яких обставин секретар не повинен направляти осіб, що прибули, до керівника без попереднього його повідомлення. Представляючи відвідувача, секретар чітко називає його прізвище, посаду, організацію. Ні за яких умов відвідувач не повинен заходити у кабінет керівника без доповіді секретаря.

Якщо керівник відсутній у раніше призначений час для прийому з причин, ві-'домих секретарю, останній зобов'язаний від імені керівника вибачитися, пояснити причину його відсутності (затримання) і погодити чає наступної зустрічі.

Під час прийому працівників інших організацій і громадян секретар не залишає своє робоче місце, щоб на вимогу керівника викликати працівника, подати документи та ін.

Телефон керівника під час прийому переключають на секретаря.

Як правило, керівник приймає відвідувачів один на один. Проте на його npo~V хання секретар може бути присутнім під час розмови і робити необхідні керівнику записи. Закінчивши прийом відвідувача, керівник або за його проханням секретар фіксує в журналі або картці рішення. Якщо необхідно, встановлюють контроль за його виконанням.

Поведінка, стиль роботи, етикет секретаря, мистецтво ділового спілкування повинні бути спрямовані на підтримку авторитета керівника і підприємства, яке він представляє. При цьому основним має бути максимальне в рамках закону задоволення інтересів в громадян, господарських партнерів, повага до відвідувача, створення сприятливих умов для вирішення питань, які виникають.

Зв'язок між керівником і секретарем під час прийому можна підтримувати засобами візуальної і звукової сигналізації. Наприклад, відвідувач дуже наполегливий, нетактовний і в разі незадоволення рішенням керівника, не залишає кабінету, знову й знову повертається до свого питання, здійснює тиск на керівника, погрожуючи йому. У цьому випадку умовним сигналом керівник може викликати секретаря, який зауважить, що час прийому вичерпаний, керівник зайнятий, його чекають інші відвідувачі.

Якщо керівник відсутній, секретар повинен попередити тих, хто записався на прийом. Якщо це зробити неможливо, він від імені керівника просить вибачити його і пропонує інший час прийому.

Необхідно створити сприятливі умови для відвідувачів, які чекають прийому. В приймальні повинні бути зручні стільці або крісла, вішалки, столик з газетами та журналами, письмові приладдя, графин з водою та ін.

Разом з організацією свого робочого місця керівнику слід звернути увагу і на інтер'єр приймальні, обладнати її сучасними меблями, підібрати квіти, зелені рослини, художні твори (малюнки, фотографії, художньо виконані схеми, макети та ін.), стилізовані зображення предметів, що стосуються діяльності підприємства.

У деяких країнах встановлено правило поведінки секретарів, зокрема, під час прийому відвідувачів. Так, при появі відвідувача секретар має в розпорядженні не більш як 15 с для того, щоб закінчити машинописний рядок або телефонну розмову. Читання будь-яких матеріалів, у тому числі службових документів, потрібно негайно припинити.

Від секретаря залежить, віїкому настрої буде відвідувач, вступаючи в контакт з керівником. Тому секретар повинен докласти усіх зусиль до того, щоб' чекання прийому було спокійним, доброзичливим, виконувати відносно прості прохання відвідувачів, не створювати штучних труднощів у прийомі громадян.

Участь секретаря у підготовці і проведенні нарад

Нарада -- один із найвідповідальніших і трудомістких елементів у роботі керівника. Вітчизняна практика свідчить про те, що активна і участі? секретаря у підготовці і проведенні наради є скоріше винятком, ніж правилом. Між тим закордонний досвід свідчить про те, що значна частина роботи з підготовки і проведення нарад може бути виконана секретарем.

Основна мета секретаря при підготовці і проведенні нарад: сприяти скороченню витрат робочого часу керівника, зразковій організації наради і тим самим задоволенню вимог її учасників, підвищенню авторитету керівника, оперативній і ефективній реалізації прийнятих на нараді рішень.

Для досягнення цієї мети керівник повинен вимагати, а секретар бути готовим виконати такі операції:

* скласти згідно з інформацією, що надійшла від керівника, список учасників наради і повідомити їх про місце, час (початок і закінчення), порядок денний, доповідачів і регламент наради (для цього використовують телефон, радіо, особисті контакти, об'яви, запрошення та ін.);

* здійснювати контроль за підготовкою і забезпеченням запрошених необхідними матеріалами (тезами, проспектами) і канцприладдями, якщо необхідно, секретар самостійно виконує ці операції;

* зареєструвати тих, хто прибув на нараду, і керувати цією роботою; доповідати керівнику перед початком наради про чисельність тих, хто прибув, і про наявність доповідачів;

підібрати для керівника матеріали, необхідні для проведення наради (список присутніх, регламент, назви і адреси організацій та ін.);

* підготувати ілюстративний матеріал згідно з представленою керівником інформацією (графіки, схеми, таблиці тощо);

* вести протокол наради;

* виконувати по ходу наради оперативні вказівки керівника;

оформити протокол або стенограму, розмножити їх, розіслати матеріали наради;

* встановити контроль за виконанням прийнятих рішень і інформувати про це керівника.

Організація зв 'язку керівника

Витрати часу керівника на телефонні переговори становлять 6 % його робочого часу. Постійні і безконтрольні телефонні дзвінки відволікають керівника, порушують режим роботи, не дають змоги зосередитись, викликають потребу вибачатись перед співрозмовником (відвідувачем).

Основне завдання секретаря -- виключити по можливості більшу частину телефонних звернень до керівника, сприяючи при цьому повному задоволенню вимог абонентів. Для цього секретар повинен досить глибоко знати функції підприємства, підрозділів і окремих працівників, щоб адресувати частину питань безпосередньо до них або самостійно на них відповісти.

Секретар повинен бути добре поінформований, хто, коли і з яких питань може бути з'єднаний з керівником. Тактовна відмова розмови з керівником -- необхідне вміння секретаря.

Друге завдання секретаря --- аналіз одержаної по телефону інформації з метою визначення тієї, яка негайно повинна бути передана керівнику у вигляді записки, нагадування тощо. Секретар зобов'язаний інформувати керівника про те, хто і з якого питання дзвонив, коли він був відсутній. Для цього використовують спеціальні бланки, в яких записують час дзвінка, посаду і прізвище абонента, зміст питання, інформацію секретаря.

Керівник повинен повідомити секретаря про час відсутності і місцеперебування; той, якщо необхідно, може дати вичерпну довідку або з'єднати з керівником.

Організація робочого часу керівника

Належним чином організована робота з секретарем дасть змогу керівнику скоротити витрати праці, підтримати бажаний ритм роботи, уникнути запізнень, підвищити рівень організації діяльності підлеглих.

1.3 Ділове спілкування зі співробітниками

Сумісна діяльність людей не може бути нейтральною по відношенню до моралі. Історично мораль, а не право, була першою формою регулювання відносин між людьми. Особливе значення ця форма регуляції ділових відносин набуває у демократичному суспільстві, у якому відсутній жорсткий контроль держави за господарською або іншою діяльністю людей.

1. Ділове спілкування і його особливості

а) Загальна ціль спілкування

Розвиток людини і її зв'язки з діловим світом неможливе без навичокспілкування. Саме по собі спілкування - це багатогранний процесжиттєдіяльності людини. Найбільш змістовний і виразний засіб спілкування

- слово, мова. Вміння слухати і говорити - необхідна умова дляіндивідуального спілкування. Психологія досить детально вивчила механізмспілкування і стверджує, що людина свідомо і не свідомо використовує тримеханізми спілкування.

1.сприйняття

2.розуміння

3.оцінка людини людиною

Стосунки із співробітниками, загальні правила поведінки з колегами по роботі:

-Необхідно бути приязним, ввічливим і привітним зі своїмиспівробітниками.

-Спробувати не виділятись і бути природною частиноюгрупи.

-Вітатись необхідно потиском руки при зустрічі (чоловіка чи жінки) впершеабо коли не бачили когось довгий час.

-Необхідно дивитися в обличчя співрозмовнику.

-Треба показати, що уважно слухаєш інших, реагувати правильно очима, аколи це необхідно - кивати головою.

-Робочий час потрібно використовувати для роботи, а не для розмов із сім'єю та друзями.

-Розмовляти треба неголосно. Хоча в напружених ситуаціях допускається навіть крик. Звичайно від людей очікують, що вони забувають про дуже напружені моменти через кілька днів.

Стосунки із підлеглими:

-До підлеглих необхідно ставитись з повагою.

-Не можна просити їх робити для керівника особисті послуги.

-Треба уважно прислухатись до їх пропозицій.

Форма спілкування:

Ділове спілкування може проводитись як між двома людьми - індивідуальне,так і між групами людей - колективне.

Очевидно, що найкращим чином інформаційна, емоційна та практична складові узгоджуються у групах партнерів, котрі вирішують ті проблеми,що становлять взаємний інтерес.

Під час колективних переговорів необхідно дотримуватись перевіренихпрактикою норм ділової етики. До цих норм належать:

-Взаємні прагнення партнерів слухати і чути сказане, без перекручень

-сприймати зустрічну інформацію.

-Шанобливе ставлення до думки кожного з учасників переговорів.

-Збереження за діловими партнерами права опонувати пропозиції іншої сторони та викладання в конкретній формі свого судження з приводурозглядуваного питання.

-Формулювання підсумків кожного етапу переговорів, для чого по-перше,окреслюється коло з'ясованих питань; по-друге, визначається перелікпроблем, що потребують подальшого обговорення; по-третє, плануютьсяперспективи продовження переговорів.

2. Порядок організації роботи секретаря в офісі за допомогою ПК

Сьогодні ПК стає основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації. Тому в роботі описується порядок створення інструкції та правила за допомогою ПК, а саме текстового редактора Ms.Word, також розкриваються можливості бази даних Ms.Access.

Гарним помічником секретаря у разі планування робочого дня може служити ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які дають у розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот тощо. найпопулярнішої є інформаційна система коштує Microsoft Outlook.

Ця програма надає безліч можливостей для ефективної організації робочого дня секретаря та її руководителя:

Microsoft Outlook допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, і дає підстави планувати зустрічі, поїздки й немислимо організувати виконання завдань, відстежувати діяльність своєї слабкості і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки і др.

2.1 описати порядок створення та заповнення журналу реєстрації наказів за допомогою текстового редактора MS Word Друкарські машинки

секретар відвідувач керівник текстовий редактор

Цей нещодавно ще незамінний вид конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами, оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншою вартості в порівнянні з комп'ютерами

Друкарські машинки повинні забезпечувати:

· Високу продуктивність праці при мінімальних витратах;

· Високу якість друку;

· Простоту управління;

· Максимальна кількість одночасно одержуваних копій;

· Надійність роботи.

Механічні друкарські машинки самі прості і дешеві, але і самі не зручні в роботі.

Електричні друкарські машинки вимагають від друкарки мінімальних зусиль при натисканні клавіш, забезпечують в той же час велика кількість копій (до 12) Стомлюваність друкарки на електричній друкарській машинці знижується, а продуктивність праці значно збільшується. Електронні друкарські машинки, володіючи всіма достоїнствами електричних, мають ще й пам'ять (наприклад, Роботрон С6130 має пам'ять ємністю 6500 зн., Евмолпа - 402000 зн.), Що наближає їх по ефективності до організаційних автоматів. Пам'ять електронних друкарських машинок може бути як внутрішня (електронна, магнітна), так і зовнішня (магнітні картки, стрічки, дискети). У цій пам'яті зберігається різноманітна інформація: стандартні тексти-шаблони, адреси, форматні документи. Друкується інформація також може записуватися у пам'ять для подальшого аналізу і використання. Природно, видобуту з пам'яті інформацію можна безпосередньо при друці редагувати: змінювати адреси, прізвища та будь-які інші фрагменти текстів. Електронні друкарські машинки можуть мати дисплей для попереднього висновку на екран і редагування друкованої інформації; можуть бути підключені до комп'ютера для введення-виведення необхідної інформації та редагування текстів за допомогою більш досконалих комп'ютерних редакторів. Канцелярські друкарські машинки настільні, труднопереносима; серед них є і механічні, і електричні, і електронні. Портативні або дорожні друкарські машинки найчастіше бувають механічними.

До спеціалізованих пишуть машинкам в залежності від призначення належать: друкарські машинки з шрифтом для сліпих, наборнопішущіе машини і автомати (Верітайпер, Джексорайтер) для підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машини (стінок) і приставки для формування стенографічних звітів про наради, плоскопечатающіе друкарські машинки для вдруковування текстів у паспорти і бланки (Еріка 70) і нанесення написів на креслення (МПК1, Ротрінг) і ін Крім того, друкарські машинки розрізняються по конструкції друкувальних механізмів і шрифтоносителя. Наприклад: шрифтоносителями у них можуть бути: літерні гарчали, сферичні (кульові) головки, літерні диски ("ромашки"). Важільні машинки дуже інерційні, швидкість друку у них не перевищує 1015 зн, / с. "Кулі" і "ромашки" забезпечують швидкість до 40 зн. / С, у них простіше зміна шрифтів, вони більш безшумні.

Організаційні автомати - це агрегований комплекс електромеханічних і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування та виготовлення текстових і табличних документів. Оргавтомати включають в себе швидкодіючі друкуючі пристрої, різні пристрої, що запам'ятовують, мікропроцесори або інші пристрої керування, дисплеї та ін

Функціональні можливості оргавтоматов ширше, ніж у електронних друкарських машинок:

· Великі обсяги оперативної пам'яті (до 1000 сторінок тексту);

· Ємна зовнішня пам'ять (мегабайти);

· Більш зручне редагування, що наближається до можливостей компьююрних редакторів.

· Широко використовуються такі оргавтомати: Оргтекст Д, Оптіма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 і 2301.

Диктофонний техніка Слід особливо відзначити доцільність застосування диктофонного техніки як проміжної ланки реєстрації інформації при створенні машинописних документів. Статистика показує, що витрати праці на складання документа з проміжною задіктовкой тексту на диктофон і наступним друком з диктофона в 2 3 рази менше, ніж при рукописної підготовки і подальшого друку з чернетки. При великих обсягах регулярних машинописних робіт в організаціях доцільно створювати диктофони-машинописні бюро.

2.2 описати порядок створення візитної картки за допомогою текстового редактора MS Word:

1.Зробіть це за допомогою текстового процесора Microsoft Office Word. Запустивши програму, клацніть по великій круглій кнопці в лівому верхньому кутку вікна і виберіть у меню пункт «Створити». На весь екран відкриється вікно з трьох вертикальних секцій, в ліву з яких вміщено список шаблонів -- відшукайте і клацніть у ньому рядок «Візитні картки». У центральну секцію буде завантажений перелік наявних на сервері Microsoft шаблонів цього типу -- виберіть найбільш вас влаштовує варіант і натисніть кнопку «Завантажити».

Відредагуйте завантажений шаблон -- заповніть контактні дані, при необхідності замініть зображення, кольори та інші елементи оформлення. Цей шаблон вже готовий до друку, тобто макети візиток розмножені і розміщені на друкованому аркуші. Залишиться тільки роздрукувати його на папері потрібного вам якості.

Скористайтеся графічним редактором, якщо у вас є навички роботи з такою програмою. В інтернеті можна знайти готові шаблони візиток у форматі Adobe Photoshop і CorelDraw, на основі яких ви можете створити свій унікальний варіант з використанням можливостей графічного редактора. Такі шаблони візиток і бізнес-наборів, що включають в додатку до візитних карток ще й варіанти оформлення конвертів, фірмових бланків, логотипів, можна знайти в мережі як в платному (наприклад, тут -- http://templatemonster.com/corporate-identity.php ), так і в безкоштовному (наприклад, тут -- http://smashinghub.com/business-card-templates.htm) варіантах.

Встановіть якусь програму, спеціалізовану саме на створенні візитних карток. Наприклад, це може бути додаток Mojosoft BusinessCards MX, «Майстер візиток», Business Card Studio та інші.

Скористайтеся онлайн-сервісами, що пропонують інструменти для самостійного створення візитних карток на основі шаблонів безпосередньо в браузері.

2.3. Описати порядок створення бланка особливого листа з обліку кадрів за допомогою текстового редактора

Бланк являє собою аркуш паперу певного формату з заздалегідь відтвореними на ньому друкарським (або електронним) способом реквізитами, що містять постійну інформацію (трафаретний частина). У той же час бланк містить пусті місця, які необхідно заповнити вручну або в момент створення документа. Зазвичай у момент створення вноситься наступна інформація: назва організації чи установи; дата створення документа; порядковий номер документа; власне змістовна частина - цифровий або словесна інформація; підпис (і розшифровка підпису) відповідальної особи (або осіб); печатку установи.

Загальні правила розміщення реквізитів на бланку організації. Відповідно до розділу 2 ГОСТ Р6.30-2003 до складу реквізитів (від лат. «Необхідну, необхідне») документа входять такі елементи (всього 30 реквізитів):

Ё 01 - Державний герб РФ;

Ё 02 - герб суб'єкта РФ;

Ё 03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

Ё 04 - код організації;

Ё 05 - основний державний реєстраційний номер підприємства; Ё 06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);

Ё 07 - код форми документа;

Ё 08 - найменування організації;

Ё 09 - довідкові дані про організацію;

Ё 10 - назва виду документа;

Ё 11 - дата документа;

Ё 12 - реєстраційний номер документа;

Ё 13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

Ё 14 - місце складання чи видання документа;

Ё 15 - відомості про адресата;

16 - гриф затвердження документа;

Ё 17 - резолюція;

Ё 18 - заголовок до тексту;

Ё 19 - відмітка про постановку документа на контроль;

Ё 20 - текст документа;

21 - відмітка про наявність додатків;

Ё 22 - підпис;

Ё 23 - гриф погодження документа;

Ё 24 - візи узгодження документа;

Ё 25 - відбиток печатки організації;

Ё 26 - відмітка завіренні копії документа;

Ё 27 - позначка про виконавця документа;

28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про наявність документа в організації;

30 - ідентифікатор електронної копії документа.

2.4 Описати порядок створення бази даних запропонованих товарів фірмою «Люкс» та створення форми, запиту та вставки об'єктів OLE в Access

Створення нової бази даних з назвою "Працівники" Меню "Файл" > "Создать" > "Новая база даннІ Сых"

1 Створення таблиці з даними членів кооперативу «Люкс» в режимі конструктор:

Объекты "Таблиця" > "Создание таблицы в режиме конструктора"

В стовпчику "Имя поля" друкуємо "шапку" таблиці, а в стовпчику "Тип данних" вибираємо тип стовпця таблиці.



2 Позначаємо ключове поле в ячейке таблиці

3 Зберігаємо таблицю з назвою "Люкс"



ІІ Переходимо до режиму "Таблица" натиснувши кнопку на панелі "Конструктор таблиц"

Заповнюємо таблицю даними о працівниках фірми.

ІІI Створення форм за допомогою Майстра:

1 Объекты "Форма" > "Создание формы с помощью мастера"



2 З списка "Таблицы и запросы" обграємо необхідну таблицю з створеної бази даних > "Далее "

Обираємо стиль форми > "Далее" Надаємо формі ім'я > "Готово"



ІV Створення запиту

1 Объекты "Запрос" > Создание запроса в режиме конструктора"



2 Додаємо таблицю на основі якої необхідно зробити запит.

В стовпчику "Посада" у строчці "Условия отбора" пишемо посаду, по якій необхідно зробити запит і натискаємо кнопку "Запуск"



Дивимось результати запиту.

Використання об'єктів OLE

В Access можна вставляти малюнки, відеокліпи, файли із звуком, ділові діаграми, електронні таблиці Excel і документи Word. Крім цього будь-який об'єкт OLE (Object Linking and Embedding ? зв'язані і вставлені об'єкти) можуть бути зв'язані з формами і звітами. При цьому їх можна не тільки використовувати в Access, а й редагувати безпосередньо у формі. Ці об'єкти можуть бути зв'язані із значеннями записів якогось поля (приєднаний об'єкт - bound object) або з самою формою або об'єктом (вільний об'єкт - unbound object).

Приєднаний об'єкт - це об'єкт, який розміщується в таблиці і який можна показати у формі або надрукувати в звіті. Він зв'язаний з полем, яке вміщає дані типу OLE. Приєднані об'єкти (малюнки або документи) можна добавити і редагувати послідовно (запис після запису) таким чином, як і при роботі із звичайними змінними. Для відображення приєднаного об'єкта OLE використовується приєднана рамка об'єкта.

Вільний об'єкт розміщується не в таблиці, а безпосередньо у формі або звіті. Він є графічним еквівалентом елемента управління типу Надпись і звичайно використовується для об'єктів OLE форми або звіту. Ці об'єкти не відносяться до жодного із полів запису і не змінюються від одного запису до іншого. Об'єкти що розміщені у приєднаній рамці або в елементі управління типу Надпись можна редагувати після подвійного клацання по ньому і запуску додатку-джерела (наприклад, PC Paintbrush, Word і т.д.). Малюнок є ще одним прикладом вільного об'кту. Малюнок лише відображається у формі чи звіті (звичайно у форматах BMP, PCX або WMF) і редагувати його не можливо.

Використання об'єктів типу Рисунок (якщо можна замість приєднаного і вільного об'єктів) значно збільшує продуктивність роботи і дозволяє використовувати менше системних ресурсів.

Висновок

Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця Центр Зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю “ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам'яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс - з секретаря. Секретар - візитна картка керівника.

До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових людей та особистих якостей.

До ділових якостей належать:

ь професійні навички секретарської роботи: висока кваліфікація в галузі стенографії, машинопису, роботи із засобами обчислювальної техніки, у виконанні секретарських обов'язків і організації зв'язку;

ь досвід організаторської роботи: високий рівень самоорганізації та організаційних навичок, вміння чітко й оперативно виконувати конторські операції, що повторюються щоденно і забезпечувати їх надійність і постійне досягнення високих результатів;

ь ефективність, надійність, готовність приймати на себе відповідальність за рішення поставлених керівником завдань, звільняти керівника від допоміжних операцій;

ь уміння забезпечувати надійне та ефективне виконання документацій них і організаційних функцій;

ь самостійність, ініціативність: ініціатива у роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні відповідальні рішення;

ь тактовність, дипломатичність: тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити у розмовах по телефону та бесідах із відвідувачами, нерозголошення конфіденційної інформації. Секретар повинен бути комунікативним із працівниками всіх рівнів та вміти досягати сприяння з їх боку у виконанні професійних обов'язків;

ь пунктуальність: в підготовці документів, в організації зустрічей, переговорів, нарад, оформленні відряджень;

ь лояльність, відданість роботі.

До особистих якостей належать:

ь зовнішній вигляд: охайність та уміння одягатись з урахуванням ділової обстановки;

ь особливості характеру: чуйність, скромність, добросовісність, працелюбність, люб'язність та увага при веденні телефонних розмов та зустрічей з відвідувачами, почуття гумору;

ь вміння адаптуватися: готовність допомогти іншим у будь-який час і особливо у напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду робіт на інший, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в період великих навантажень;

ь інтереси: прагнення до поповнення загальних знань, любов до книг та періодичних видань, живий інтерес до нової інформації та прагнення бути обізнаним із досягненнями в області діяльності свого керівника;

ь ввічливість.

Список використаної літератури

1. Гладіліна Г.Г., Сеніна В.К. Питання мовленнєвої культури та стилістики. К., 1997.

2. Головащук С.І. Словник-довідник з правопису. К., 1979.

3. Гриднєва Л.М. Граматика ділової людини. Норма. Типологія помилок: Навч. посібник. К., 1998.

4. Гринчишин Д, Г., Сербенська О.А. Словник паронімів української мови. К., 1986.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. К., 2000.

6. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О.Д. Горбула. К., 2000.

7. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення. Видання офіційне. К., 1994.

8. Караванський С. Російсько-український словник складної лексики: Словники XXI століття. К., 1998.

9. Коваль А.Л. Слово про слово. К., 1986. Коваль А.П. Ділове спілкування. К., 1992.

10. Короткий тлумачний словник української мови / За ред. Д.Г. Гринчишина. К., 1988.

Размещено на Allbest.ru