Інформація в управлінні

ЗМІСТ

Вступ

1. Поняття інформації та її функції

2. Класифікація інформації

3. Джерела інформації

4. Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу

5. Збір та обробка матеріалу

Висновки

Література

Вступ

Тема контрольної роботи - «Інформація в управлінні».

В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Оперативне забезпечення керівника необхідною інформацією - основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому під рукою секретаря завжди повинні знаходитися інформаційні й довідкові посібники.

Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, пов'язаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отримати з комп'ютерних правових систем «Референт», Консультант плюс» та ін. Велику допомогу в роботі секретаря з пошуку необхідної інформації може надати офісна бібліотечка. Під час аналізу публікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних виданнях секретар повинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.

Нині одним з основних джерел найрізноманітнішої інформації стала мережа Internet.

По закінченні збору інформації секретар повинен вибрати форму її представлення керівнику. Це залежить від наявності часу, відповідних технічних засобів і побажань керівника. За наявністю часу підібраний матеріал можна оформити у вигляді реферату, який являє собою короткий виклад відомостей із різних джерел.

Мета контрольної роботи - ознайомитися з поняттям інформації та її функціями, класифікацією інформації, джерелами інформації, суттю та основними принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, збіром та обробкою матеріалу.

1. Поняття інформації та її функції

Роль і значення інформації в роботі секретаря-референта важко переоцінити. Адже ще древні небезпідставно говорили про те, що хто володіє інформацією, той володіє світом. Без сумніву, сьогодні ці слова, як ніколи, звучать актуально. Ніхто не заперечить, що своєчасна, точна, достовірна інформація забезпечує секретареві успіх і авторитет у колективі, повагу в керівництва. Отже, він мусить володіти, принаймні, мінімумом знань про інформацію в управлінні. Подаємо основи теоретичних знань про інформацію, її функції, класифікацію, джерела, суть організації інформаційно-аналітичного процесу.

Історично склалось так, що поняття «інформація» асоціювалось зі змістом якогось сигналу, повідомлення, що, в свою чергу, слугував стимулом для певних дій тих чи інших суб'єктів. Інформація - атрибут матеріального світу, без якого неможлива життєдіяльність будь-якої живої істоти, а не лише людини. Відповідно виділяють біологічну інформацію, що функціонує в живій природі, і соціальну, котра функціонує в суспільстві.

Будь-який процес у людському суспільстві нерозривно пов'язаний з прийомом, опрацюванням інформації та управлінням, з тим, як швидко та ефективно це робиться. Як свідчить досвід еволюції живої природи та людського суспільства, чим краща групова організація, тим більше додаткових переваг мають індивіди, об'єднані в ці групи. А функціонування групи, як відомо, передбачає якісно вищий рівень управління, а отже, й інформаційної діяльності порівняно з суто індивідуальною організацією. Адже управління неможливе без збору, обробки, передачі та накопичення інформації.

Інформація - це зміст повідомлення про сукупність явищ і подій, що становлять інтерес для зацікавлених осіб та організацій, підлягають реєстрації та обробці.

Інформацію можна поділити на структурну (або зв'язану) та оперативну (чи робочу). Структурна (зв'язана) інформація притаманна об'єктам живого та неживого світу природного та штучного походження й являє собою, так би мовити, "уречевлену" інформацію. Тобто будь-який предмет або процес, що відображається органами відчуття суб'єкта, є джерелом структурної інформації.

Основна функція інформації полягає в повідомленні суб'єкту про стан середовища, в якому проходить його життєдіяльність, у зниженні ступеня невизначеності тієї чи іншої ситуації. У найзагальнішому плані інформацію поділяють на масову та спеціальну. Масова інформація виконує функцію спілкування, а спеціальна - забезпечує процес створення матеріальних і нематеріальних благ.

Для ефективного управління, яке полягає у здійсненні цілеспрямованого впливу суб'єкта на об'єкт, що, в свою чергу, передбачає збирання, передачу, обробку та накопичення необхідної інформації, прийняття та реалізацію відповідних рішень, а також контроль за виконанням цих рішень, надзвичайно важливе значення має і ряд інших якісних характеристик інформації, а саме: її точність, достовірність, повнота, коректність і оперативність.

Точність інформації - це припустимий рівень її викривлення, що визначається характером завдань, які вирішує той чи інший суб'єкт. У свою чергу, достовірність інформації визначається її властивістю відображати реально існуючі об'єкти з необхідною точністю. У цьому плані інформація, оприлюднена, наприклад, в пресі, для фінансових органів буде недостовірною. Властивість інформації містити в собі необхідний мінімальний обсяг відомостей для прийняття правильного рішення називається повнотою інформації. Як бачимо, точність, достовірність і повнота інформації є однотипними взаємозв'язаними характеристиками.

Надзвичайно важливе значення, з точки зору управління, має така характеристика інформації, як її оперативність, тобто актуальність інформації за умов зміни ситуації.

А для того, щоб процес управління чи навіть просто спілкування був продуктивним, інформація повинна однозначно сприйматися всіма споживачами, тобто бути коректною.

Разом із якісними існують і кількісні характеристики інформації. Кількість інформації - це міра, що характеризує зменшення ступеня невизначеності ситуації після отримання певного повідомлення. Одиницями виміру кількості інформації є біти, байти, кілобайти, мегабайти тощо.

2. Класифікація інформації

Досить ефективний підхід до класифікації інформації базується на законі єдності протилежностей. Так, у найзагальнішому плані, залежно від доступності, інформація поділяється на доступну і недоступну для певного суб'єкта.

Доступність інформації обумовлена-не лише її юридичним статусом, а й фактичними умовами її використання для різних суб'єктів. Для визначення юридичних аспектів вживається поняття „ режим доступу ", який, згідно із Законом України „ Про інформацію ", визначається як передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення і зберігання інформації. За режимом доступу інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Для визначення останньої вживається ще закрита, або секретна, тобто така, що з тих чи інших міркувань являє собою таємницю і розповсюдження якої можливе лише за згодою органів, уповноважених контролювати питання, пов'язані з цією інформацією. Інформація з обмеженим доступом, у свою чергу, поділяється на таємну і конфіденційну.

До таємної належить інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі. Конфіденційна - інформація, що містить відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні юридичних та фізичних осіб і поширюється за їхнім бажанням згідно з передбаченими умовами (ст. 30 Закону України «Про інформацію»).

Відкрита - інформація, якою дозволено користуватися широкому загалу. Існує певний зв'язок між реальною доступністю інформації та режимом доступу до неї. Він проявляється у праві на інформацію та його реалізації. Адже не всяка відкрита інформація доступна певному суб'єктові і навпаки.

Можливість доступу до інформації для конкретного споживача часто залежить від платних чи безплатних умов її надання.

Тому, відповідно до її місця у товарно-грошовому обігу, інформація поділяється на комерційну та некомерційну. Комерційна інформація поширюється лише за бажанням її власника, в першу чергу на його умовах і переважно як об'єкт купівлі-продажу. При цьому конкретні оцінки власника (відправника) інформації та її споживача (отримувача) можуть різнитись. Виходячи з цілей власника, до категорії комерційної інформації може бути віднесений широкий спектр джерел із найрізноманітнішими умовами доступу: від преси до інформації консультативних фірм. З точки ж зору цілей споживача умовою зарахування інформації до категорії комерційної є отримання ним відповідного прибутку. Тому суспільно-політична преса, що приносить прибуток її видавцям, не розглядається як комерційна інформація її споживачем - звичайним громадянином. Характерною ознакою некомерційної інформації є, як правило, безплатний характер її поширення. Хоча й тут можуть бути винятки. Наприклад, безплатне поширення буклетів на виставці не відміняє комерційних цілей її власників-відправників.

За своєю генезою інформація (дані) поділяється на первинну і вторинну. Первинна - це інформація (дані), зібрана вперше для розв'язання якого-небудь завдання. А вторинна - та, яка вже була зібрана раніше для інших цілей. Поширене трактування вторинної інформації як продукту переробки первинних даних висхідного повідомлення. У цьому контексті близьким за змістом є поділ інформації на оглядову й аналітичну. Адже остання обов'язково є результатом опрацювання якихось висхідних повідомлень. Взагалі треба підкреслити діалектику абсолютності та відносності понять первинної та вторинної інформації. Критерієм її зарахування до тієї чи іншої категорії виступають потреби конкретного суб'єкта.

За своєю суб'єктною належністю інформація поділяється на внутрішню і зовнішню. Наприклад, інформація, що обертається в межах підприємства, є його внутрішньою інформацією. А та, що надходить з оточуючого середовища, - зовнішньою.

Розглядаючи класифікацію інформації, не можна не згадати ту, яка наводиться в Законі України «Про інформацію». Виділяються такі види інформації:

- статистична;

- адміністративна;

- масова;

- про діяльність державних органів влади та органів місцевого і регіонального самоврядування;

- правова;

- про особу;

- довідково-енциклопедичного характеру;

- соціологічна.

Статистична інформація - це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику масових явищ і процесів, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя. Адміністративна інформація (дані) - це офіційні документовані дані, що дають кількісну характеристику явищ і процесів, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній, інших сферах життя і збираються, використовуються, поширюються та зберігаються органами державної влади (за винятком органів державної статистики), органами місцевого самоврядування, юридичними особами згідно із законодавством з мстою виконання адміністративних обов'язків і завдань, які належать до їх компетенції. Масова інформація - це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація. Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого та регіонального самоврядування. Правова інформація - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику тощо. Інформація про особу - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Інформація довідково-енциклопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє середовище. Соціологічна інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів.

3. Джерела інформації

Згідно із Законом України „ Про інформацію «джерелами інформації с передбачені або встановлені Законом носії інформації: документи та інші носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи».

У свою чергу, „ документ - це передбачена Законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві" (Закон України «Про інформацію»). З поняттями «джерело інформації» та «документ» пов'язаний термін «носій інформації (даних)», який в науковій літературі визначається як матеріальний об'єкт, призначений для зберігання даних. Наведені визначення джерел інформації та документів мають ключове значення у випадках, пов'язаних з вирішенням правових аспектів інформаційних відносин. Адже можливість контролю та перевірки змісту повідомлень завдяки їх фіксації на матеріальних носіях або публічності виступів, коли існує ряд свідків, які можуть висловитись із приводу змісту повідомлень, створює необхідні передумови для розв'язання в судовому порядку спірних питань, пов'язаних з обігом інформації.

Таким чином, у системі суб'єктно-об'єктних відносин інформаційної діяльності джерелом інформації є будь-який об'єкт, де нагромаджуються повідомлення, дані, що в подальшому використовуються суб'єктами інформаційних відносин (державними організаціями, посадовими та юридичними особами, громадянами), впливають на їхню поведінку.

Джерела інформації поділяються на друковані та недруковані або змішані та електронні.

До друкованих належать: неперіодичні видання, довідково-енциклопедичні, наукові видання, інші видання (брошури, рекламні буклети), періодичні видання.

До недрукованих належать: спеціальні рукописні матеріали та науково-технічна документація, реклама, виставки, конференції, консультаційні послуги, статистична інформація, чутки, компромат, приватні бесіди, інші джерела інформації.

До електронних належать: радіо, телебачення, телефон, Інтернет тощо.

4. Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу

Для розуміння суті та механізмів організації інформаційної діяльності у сфері управління різними соціальними системами (підприємствами, установами, громадськими організаціями та ін.) розглянемо ключову ланку цієї форми діяльності - інформаційно-аналітичний процес у сфері підготовки та прийняття управлінських рішень. Отже, інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень.

Треба зазначити, що управлінські рішення, на відміну від рішень, які приймаються, наприклад, у сфері теоретичних, фундаментальних наук, спрямовані на розв'язання конкретних питань, як правило, мають чіткі термінові межі й у встановлений період повинні втілюватись у життя. Особливо наочно це проявляється в бізнесі, де термін виконання ділових угод завжди визначений.

Тому продукт, створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу, повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно.

Достовірність повідомлення є ключовою ознакою при оцінці будь якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика. Головними серед них є:

- глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;

- правильний відбір фактів, які стосуються об'єкта аналізу;

- виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явиш і процесів, причинно-наслідкових зв'язків.

Як бачимо, вирішальну роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт - професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо.

Другим основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача. Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися достовірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту повідомлення, а лише про певне зниження-ступеня його точності. Адже достовірність інформації визначається її здатністю відображати реально існуючі об'єкти з необхідним ступенем точності.

По суті, ситуації, коли доводиться йти на певне зниження ступеня достовірності інформації заради своєчасного її подання, трапляються не настільки рідко, як здається на перший погляд. У цьому контексті варто згадати відомого американського менеджера Лі Якокку, який, підкреслюючи роль фактора часу в бізнесі, стверджував, що заради досягнення конкурентних переваг завжди треба пам'ятати про своєчасність подання інформації для прийняття необхідних рішень і не можна при цьому абсолютизувати значення достовірності інформації. "Після того як переважна частина необхідної інформації вже зібрана, настає момент, коли, ви опиняєтесь під владою дії закону падаючої доходності," - писав він.

Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успіх справи. Іноді автор забуває про це.

Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим.

Загальновідомо, що лаконічність - сестра таланту. Коротке повідомлення легше сприймається і краще запам'ятовується, ніж довге. До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку й прийняття управлінських рішень завжди обмежений.

Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил. Перш за все він повинен мати чітку структуру. Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі - точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності викладення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.

І нарешті, щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-наслідкові зв'язки у доступній, зрозумілій для споживача формі. Обов'язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика (секретаря), його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.

Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. «Пастка часу». Для того, щоб на основі наведених принципів підготувати відповідний інформаційно-аналітичний матеріал, треба дотримуватися певного порядку дій, що має поетапний характер. Логіка реалізації цього порядку роботи в цілому описується формулою «від загального - до часткового». Вона дає змогу виконавцю поступово поглиблювати свої знання з проблеми, що досліджується. А це є запорукою якісної підготовки відповідних інформаційно-аналітичних матеріалів.

Перший етап виконання завдання полягає в загальному знайомстві виконавця з проблемою, по якій готується документ, та із суміжними питаннями. Складається план роботи із зазначенням строків її виконання, визначаються необхідні джерела інформації. Цей етап, по суті, має організаційний характер і окреслює поле та порядок діяльності для підготовки відповідного документа. Від того, наскільки правильно були розв'язані завдання цього етапу, багато в чому залежить ефективність всієї подальшої роботи.

На другому етапі відбувається визначення термінів і понять, які використовуються в роботі і вживатимуться у підготовлених документах. Виконання цих вимог забезпечує коректність сприйняття підготовленої інформації всіма її споживачами. При цьому необхідно відразу визначити терміни й поняття, що мають неоднозначне тлумачення. Треба зазначити, що синонімія притаманна не лише побутовій мові та художнім текстам. На практиці має місце і різне тлумачення спеціальних термінів. Наприклад, термін «інвестиції» може вживатись для позначення капітальних вкладень, тобто інвестицій у капітальні активи, які переносять свою вартість на вироблені товари і послуги за період часу, що перевищує один рік, - технологічне обладнання, транспортні засоби, будівлі, споруди тощо, тобто в значенні реальних інвестицій. Термін «інвестиції» може вживатись і для позначення фінансових інвестицій - вкладень коштів в акції, облігації та інші цінні папери. І нарешті, термін «інвестиції» може вживатись у значенні кредитів. І хоча таке застосування цього поняття неправильне, на практиці, особливо в ЗМІ, включаючи навіть ділові видання, воно має місце. Тому в подальшому виконавець повинен особливу увагу звертати на контекст повідомлень, які він опрацьовує.

Після завершення підготовчої стадії починається третій етап практичної діяльності - збір необхідних фактів, що передбачає використання різних джерел інформації. Результативність цього етапу залежить від уміння виконавця поєднати своє розуміння проблеми, яка стоїть перед ним, із знанням змістовних характеристик, переваг і недоліків конкретних джерел інформації та власними організаційними здібностями. Останні вкрай важливі й тоді, коли виконавець (секретар) працює в індивідуальному режимі, й тоді, коли він очолює певну групу, яка готує будь-який матеріал. В останньому випадку відповідальний виконавець виступає водночас менеджером відповідної функціональної групи і повинен вміти організувати роботу своїх підлеглих - спланувати навантаження, розподілити роботу між працівниками, поставити їм завдання тощо. При цьому сам процес збору фактів залежно від ступеня своєї інтенсивності може здійснюватись у двох різних режимах, які отримали у фахівців умовні назви „ метод мжички" і „ метод грози". Суть першого з них полягає в тому, що інформація постійно накопичується у відповідних розділах баз даних і використовується відповідно до потреб підготовки будь-яких документів. Такий порядок збору фактів застосовується при виконанні стандартних завдань, коли механізм підготовки необхідних документів, як правило, вже добре відпрацьований і запитань, що шукати, у виконавців не виникає. Навпаки, „ метод грози" застосовується у нових, нестандартних для виконавців ситуаціях, коли відчувається дефіцит відповідної інформації або ж коли завдання має терміновий характер. Суть цього методу полягає у мобілізації більших, ніж завжди, ресурсів для збору необхідних фактів. При цьому інформація, яку тукають й збирають, може бути для зацікавленого суб'єкта принципово новою за своїм змістовним спрямуванням, що й обумовлює потребу в залученні додаткових ресурсів для її збору та пошуку.

Четвертий етап підготовки інформаційно-аналітичних документів полягає у тлумаченні фактів (у широкому розумінні цього поняття, тобто включаючи й їхню оцінку) з метою отримання від їх «переробки» максимуму корисної інформації. Успішність виконання робіт на цьому етапі залежить від професійного рівня, аналітичних здібностей виконавців. Адже завдання цього етапу полягає в тому, щоб на підставі глибокого розуміння дійсності та налізу фактів виділити ключові моменти досліджуваних явищ і процесів, основні причинно-наслідкові зв'язки між ними.

На п'ятому етапі па підставі тлумачення фактів будується робоча гіпотеза, що являє собою, по суті, ключовий етап усього інформаційно аналітичного процесу. Побудова гіпотези на підставі тлумачення фактів дає змогу:

- зрозуміти суть проблеми, що аналізується;

- глибше проаналізувати причинно-наслідкові зв'язки відповідних явищ і процесів, а також підготувати необхідну основу для прогнозу розвитку досліджуваного об'єкта.

Нерідко опрацьовані факти дають підстави для формулювання кількох робочих гіпотез.

На шостому етапі роботи здійснюється перевірка однієї чи кількох висунутих гіпотез. Робляться висновки, які виступають засобом перевірки (підтвердження або спростування) гіпотез. Для цього здійснюються відповідні дослідження. У разі необхідності висунуті гіпотези можуть бути синтезовані в узагальненій формі. Таким чином, кінцеві висновки у змістовному плані підбивають підсумки всього інформаційно-аналітичного процесу.

Суть сьомого етапу полягає у викладі напрацьованого матеріалу. Адже фахівець, який готує відповідні інформаційні та інформаційно-аналітичні документи, повинен не тільки чітко уявляти те, про що він пише, а й уміти викласти свої думки в ясній, зрозумілій для користувачів формі. При цьому обов'язково треба вказати ступінь достовірності кожного твердження. Бо головне завдання цього етапу - настільки коректний виклад матеріалу, щоб його зміст однозначно сприймався всіма виконавцями та користувачами.

Ще один важливий момент - будь-яка інформація, необхідна для ухвалення управлінських рішень, повинна бути підготовлена протягом певного часу. З цим пов'язана проблема так званої пастки часу, її сутність полягає у невмінні працівників правильно розрахувати час для підготовки достовірного інформаційно-аналітичного матеріалу. Як засіб подолання означеної «пастки», фахівці рекомендують застосовувати наступні прийоми. Перш за все у загальну схему підготовки відповідної інформації вводиться додатковий - восьмий етап. Цей етап немає ніякого змістовного наповнення, а виконує функцію страхування з метою своєчасного виконання завдання. Тому він являє собою певний відрізок часу - запас, за рахунок якого у разі потреби може бути збільшено термін виконання інших етапів.

Далі, з урахуванням означеного резервного етапу, проводиться розрахунок потреб у часі на виконання кожного з розглянутих етапів підготовки інформаційно-аналітичних документів. Причому цей розрахунок доцільно проводити у зворотному напрямі, тобто починаючи з останнього етапу. Це пов'язано з тим, що на практиці інформаційно-аналітичної діяльності спостерігається тенденція до надмірних витрат часу для виконання завдань на початкових етапах роботи і, відповідно, проявляється дефіцит часу на її завершальних етапах. У подальшому в процесі роботи здійснюється постійний поточний поетапний контроль за дотриманням складеного графіка виконання завдання. Зекономлений на певному етапі час додається до резервного восьмого етапу, а надмірно витрачений на виконання будь-якого етапу час віднімається від величини означеного резерву. Вміння досягти раціональної хронологічної організації інформаційної діяльності визначається кваліфікацією та досвідом виконавців.

5. Збір та обробка матеріалу

Окремо розглянемо проблему збору та обробки необхідного матеріалу як одну з найважливіших проблем організації інформаційно-аналітичного процесу. Щоб робота була повноцінною, необхідно зібрати максимальну інформацію, яка буде сприяти всебічному розкриттю теми. Перш за все потрібно використати опубліковані письмові джерела інформації - наукові монографії, спеціальні статті, енциклопедії, довідники, спеціальні (галузеві) словники. Необхідно визначити початкове коло таких видань, а потім поступово його розширювати. Не можна обмежуватися лише недавно виданою літературою, корисно також використовувати видання середини ХХ ст., дореволюційні та іноземні видання. Шукаючи необхідну інформацію, необхідно спочатку створити список термінів-понять, у словникових визначеннях яких може міститися якась цінна інформація, а потім, читаючи ці визначення, потрібно робити необхідні виписки, паспортизуючи їх та вказуючи сторінки видань. Краще розпочати роботу з підручників, монографій з даної сфери знань, так як вони містять більше відомостей з теми, а потім лише доповнювати роботу інформацією з менш джерело-містких видань. Способи фіксації та систематизації відомостей, отриманих з цих джерел, - конспектування (реферування), картографування, ксерокопіювання та помітки.

Інші письмові джерела інформації - юридична література, установча документація, відомчі видання, видання для службового користування, архіви.

Джерелом інформації можуть бути письмові матеріали, отримані від замовника (керівника). Якщо придатність цих матеріалів невелика, краще повідомити про це керівника відразу (особливо якщо він сам вручив ці матеріали), обґрунтувавши причину повернення.

Крім письмових джерел доцільно використовувати й усні (усно-писемні), до яких відносять опитування, інтерв'ю, анкети, тести.

Одним із найбільш надійних джерел інформації є складений власноручно банк даних.

Після збору інформації можна приступити до обробки матеріалу.

Первинна обробка матеріалу заснована на попередньому аналізі явища, проблеми і установлення їх зв'язків з різними сторонами та явищами суспільної дійсності. Вторинна обробка заснована на аналізі основних зібраних матеріалів. Необхідний синтез обох обробок. Намагаючись знайти нові аспекти теми, потрібно розширювати, поглиблювати і по-новому тлумачити відомі всім проблеми.

Крім того, важливо встановити зв'язки між окремими частинами одного і того ж явища, їх взаємозалежність, теоретичне і практичне значення цих зв'язків. Виявлення великої кількості різних аспектів одного явища, їх взаємозв'язків - запорука різностороннього, всебічного висвітлення теми чи проблеми.

Наступний етап обробки - класифікація, тобто розподіл, логічна систематизація явищ за класами, розрядами, групами, типами на основі їх подібних і різних ознак. У роботі ця класифікація відтвориться у вигляді позицій, рубрик, підрубрик, пунктів і підпунктів.

При складанні класифікації потрібно дотримуватися наукових, логічних правил систематизації, частково єдиного принципу поділу. Згідно з цим принципом декілька однорідних понять обов'язково повинні бути об'єднані в одне, близьке для них родове поняття і розглядатися як його види, різновиди.

Логічність класифікації необхідно поєднувати з її практичними зручностями, тобто вона повинна достатньо легко сприйматися на слух.

Вироблення авторської позиції, тобто головної основоположної ідеї, - це визначення провідного орієнтира для всіх інших положень, роздумів, оцінок. Можна прийняти чужу концепцію за свою (прямо заявивши про це), попередньо ретельно проаналізувавши її і не знайшовши в ній суттєвих недоліків. Можна прийняти відому концепцію за основу, трохи змінивши її ( теж заявивши про це). Якщо існуючі концепції не задовольняють, необхідно виробити власну концепцію. Означена концепція повинна прослідковуватися у всій роботі. Вироблена концепція допоможе при написанні роботи, обґрунтує її логіку.

Далі передбачаються констатуючі, аналітичні компоненти змісту, власні оцінки і рекомендації. Слід дотримуватись принципу їх оптимального розміщення та поєднання в даній роботі з урахуванням жанру і теми, а також інших обставин.

Перш ніж оцінювати, рекомендувати, потрібно щось констатувати, тобто встановити факт, наявність чого-небудь і повідомити про це. Констатація факту повинна складатися із одного або декількох речень.

Аналітичні компоненти змісту - це спостереження та роздуми, засновані на логічному аналізі та синтезі. Тут буде доречним поділ об'єкта на частини та визначення їх значущості; встановлення зв'язків з іншими явищами; порівняння з іншими явищами; протиставлення явищ; підведення слів-термінів, які позначають явище, до якогось родового поняття; узагальнення різних явищ; визначення ознак явищ; формування поняття про них.

Оцінні змістові компоненти - це судження про важливість явища, його переваги та недоліки, труднощі, особливості, можливості практичного використання, ступені перспективності.

Рекомендуючі змістові компоненти - це висновки та судження, які містять в собі поради, побажання, а також вимоги по здійсненню чого небудь, що підлягало аналізу та отримало оцінку.

Висновки

У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:

- поняття інформації та її функції;

- класифікація інформації;

- джерела інформації;

- суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу;

- збір та обробка матеріалу

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає документообіг, та придбання інформації - тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Література

1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник - К., Кондор, 2008-212 с.