Документи в інформаційно-аналітичній діяльності

43

Зміст

Вступ

Розділ 1. Різновиди документів в інформаційно-аналітичній діяльності

1.1 Види документів в інформаційно-аналітичній діяльності

1.2 Характеристика основних видів аналітичних документів

Розділ 2. Практичне використання аналітичних документів

2.1 Національна система науково-технічної інформації

2.2 Аналітичні центри в Україні і за кордоном

Розділ 3.Перспективи розвитку аналітичних документів

3.1 Інформаційні технології

3.2 Проблема опрацювання інформації в Україні

Висновок

Список використаної літератури

Вcтуп

Актуальність теми. Інформація відіграє в житті людей величезну роль. Ми одержуємо її за допомогою наших органів почуттів з навколишнього світу, за допомогою розмовної мови від інших людей або із книг, добуваємо в процесі діяльності.

У останні два десятиліття масове виробництво персональних комп'ютерів і стрімке зростання Інтернету суттєво прискорили становлення інформаційного суспільства в розвинених країнах світу.

У інформаційному суспільстві головним ресурсом є інформація, саме на основі володіння інформацією про всілякі процеси і явища можна ефективно й оптимально будувати будь-яку діяльність. Більша частина населення в інформаційному суспільстві зайнята в сфері обробки інформації або використовує інформаційні й комунікаційні технології у своїй повсякденній виробничій діяльності.

Для життя й діяльності в інформаційному суспільстві необхідно мати інформаційну культуру, тобто знання й уміння в області інформаційних технологій, а також бути знайомим з юридичними й етичними нормами в цій сфері.

За роки незалежності перед Україною постала нагальна потреба у створенні власної національної системи НТІ. Адже до цього часу інформаційні установи держави виконували, в основному, посередницькі інформаційні функції. Формуванням національних інформаційних ресурсів бібліотеки та органи НТІ країни до цього майже не займалися.

Протягом 1990-х рр. в державі було започатковано ряд науково-інформаційних, у тому числі, реферативних видань. Але їх аналіз засвідчив, що ці РЖ характеризувалися певними обмеженнями щодо видового або тематичного наповнення. Значна частина української наукової інформації з різних галузей знань лишалася не охопленою системою інформаційних видань. Найменшого розвитку набула оглядово-аналітична діяльність. За наявності значної кількості інформаційно-аналітичних центрів у різних міністерствах, відомствах, політичних партіях і громадських організаціях у систему загальнодоступних документальних комунікацій їх продукція практично не надходить, що перешкоджає її ефективному використанню.

Об'єктом дослідження даної курсової роботи є документи в інформаційно-аналітичній діяльності.

Предметом дослідження даної курсової роботи аналітичні документи в інформаційно-аналітичній діяльності, основні види та їх характеристика

Метою даної курсової роботи є дослідження аналітичних документів, які існують в інформаційно-аналітичній діяльності та проведення аналізу основних видів документів в ІАД.

Виходячи з мети були поставлені наступні завдання:

- визначити види документів в інформаційно-аналітичній діяльності;

- провести аналіз основних видів аналітичних документів;

- дати характеристику національній системі науково-технічної інформації;

- дослідити основні аналітичні центри в Україні та за її межами;

- розглянути використання інформаційних технологій в роботі з аналітичними документами;

- охарактеризувати проблему використання інформації в Україні.

Методи дослідження. Для виконання курсової роботи використовувався інформаційний метод аналізу, метод історизму, метод порівняння, метод системного аналізу, структурно-функціональний метод.

Відсутність у вітчизняній науці грунтовних і системних досліджень аналітичних документів в інформаційно-аналітичній діяльності робить тему дослідження актуальною як у теоретичному, так і в практичному аспектах.

У розвиток вивчення аналітичних документів зробили внесок праці таких науковців як С. Кулішов, Н.М. Кушнаренко, Ю.М. Столяров, Г.М. Швецова-Водка та ін.

Таким чином, у галузі інформаційно-аналітичної діяльності здійснюється багато досліджень.

Структура курсової роботи: складається зі вступу, трьох розділів, висновку, додатків та списку використаної літератури.

У вступі визначається актуальність теми, об'єкт дослідження, предмет дослідження, методи дослідження мета та завдання.

У розділі 1 «Різновиди документів в інформаційно-аналітичній діяльності» даємо характеристику основних видів аналітичних документів та проводимо аналіз аналітичних документів в інформаційно-аналітичній діяльності.

У розділі 2 «Практичне використання аналітичних документів» розглядаємо національну систему НТІ й аналітичні цетри в Україні та за її межами.

У розділі 3 «Перспективи розвитку аналітичних документів» досліджуємо використання інформаційних технологій в роботі з аналітичними документами та характеризуємо проблему використання інформації в Україні.

Розділ 1. Різновиди документів в інформаційно-аналітичній діяльності

1.1 Види документів в інформаційно-аналітичній діяльності

Вторинні документи часто є не самостійними документами, а частиною інших документів:монографій, дисертацій тощо. Тому, якщо стоїть завдання виявлення і кумуляції відомостей про них, треба робити аналітичний опис цих матеріалів. Призначенням вторинних документів є забезпечення суспільства вторинною інформацією [27].

Рівень згортання первинної інформації, характер вторинної інформації як відображення інформаційних потреб (запитів) споживачів є провідними ознаками вторинних документів. За цими критеріями Н. М. Кушнаренко виділяє бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні вторинні документи, що мають як загальні, так і специфічні ознаки видового розмаїття [28].

Найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді, є аналітичні документи. Довгий час аналітичні документи зараховували до оглядових, об'єднуючи в групу оглядово-аналітичних документів. У зв'язку зі зростаючою суспільною потребою в аналітичній інформації, специфікою складання, розмаїттям аналітичних документів, їх доцільно розглядати як самостійний вид вторинного документа.

Аналітичні документи (дають огляд кількох первинних документів) за ознакою глибини аналізу змісту першоджерел поділяють на бібліографічні, реферативні й аналітичні огляди, об'єднуючи в одну групу інформаційних оглядів. Є класифікації, за якими огляди поділяють на огляд літератури (першоджерел) як джерело бібліографічної інформації та огляд стану розробки проблеми (теми, питання). Виділяють також орієнтаційні (бібліографічні) і пізнавальні огляди, критичні, аналітичні, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін. Тобто нині немає єдиної класифікації аналітичних документів [42].

Для класифікації аналітичних документів особливо важливими є такі ознаки: функціональне призначення (предмет) аналізу; характер питань, що розглядаються; цільове і читацьке призначення; зміст (тематичні межі); глибина ретроспекції; форма викладу; спосіб розповсюдження, періодичність підготовки і видання. Ця загальна класифікація, охоплюючи як неопубліковані аналітичні документи, так і опубліковані, які видають бібліотеки, органи НТІ, центри інформаційного аналізу, видавництва та інші організації, значно полегшує орієнтування фахівців, учених, інформаційних фахівців у потоці первинних документів.

Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається. їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Однією з характерних рис аналітичного документа є наявність в ньому "аналітичної частини", яку становлять як концепції, погляди, ідеї, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа [20].

Деякі аналітичні документи дають можливість уявити інформаційну модель проблеми. Це, перш за все інформаційно-аналітична довідка, інформаційний звіт про діяльність, аналітичний огляд тощо. Для створення таких документів застосовують як загальнонаукові методи, так і інформаційно-прогностичні методики (моделювання, контент-аналіз, івент-аналіз, когнітивне карторування і т. ін.).

У загальному вигляді методика створення аналітичних документів -- це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації. Більшість із зазначених інформаційних документів мають містити так звані вивідні знання про тенденції розвитку проблеми та шляхи її вирішення. Наявність нового (вивідного) знання в таких документах породжує суперечність щодо зарахування їх до вторинних. Аналітично-синтетична обробка документів належить до рівня наукової обробки документів, оскільки методи, які застосовують для створення аналітичних оглядів, інформаційно-аналітичних довідок, аналітичних записок та інших інформаційних документів, широко використовують у процесах науково-пізнавальної діяльності. Аналітичні документи допомагають зорієнтуватися не лише в потоці первинних документів, а й у змісті проблеми в цілому [40].

Цільове призначення аналітичного документа визначається рішенням, яке споживач має прийняти на його основі. У зв'язку з цим інформаційні потреби для вирішення конкретних завдань можуть бути різноманітними, зокрема [41]:

-- отримати уявлення про зміст первинних документів з певної проблеми з метою відбору цінних джерел для поглибленого вивчення;

-- оцінити стан і шляхи розвитку відповідної галузі науки і техніки з метою визначення місця проблеми, яка вирішується, поміж інших проблем;

-- використати новітні досягнення своєї й інших галузей науки і техніки з метою підвищення ефективності створюваної техніки і технології;

-- звернути увагу на проблему, яку вивчають з метою показу позитивних і негативних сторін досліджень, що проводяться;

-- оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших рішень поставленого завдання;

-- визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

-- встановити наукову значущість ідей, теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;

-- виявити тенденції розвитку основної і суміжних галузей науки і техніки та встановити оптимальні технічні й економічні показники нових об'єктів, які створюють.

Будова аналітичних документів має багато спільного, однак існують певні особливості кожного виду.

Критичний аналітичний огляд містить систематизовану, яку критично (науково, технічно, економічно) оцінив і узагальнив автор огляду, інформацію про стан питання, що розглядається. Його основна мета -- оцінка стану, визначення основних тенденцій і перспективних шляхів розвитку питання (проблеми, теми), що розглядається, а також синтез нового наукового знання. В оглядово-аналітичному документі обов'язковими є зіставлення й авторська оцінка новизни, наукової і практичної значущості питання. Критичний огляд може містити висновки про невирішені проблеми, нову інтерпретацію відомих положень, нові ідеї, концепції та інші форми наукового знання. Саме ці характеристики критичного огляду часто ставлять під сумнів його зарахування до вторинних документів.

Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.

Огляд стану питання -- це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об'єкта, організації і т. ін.). Він складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки. рекомендації, додатки, список використаних джерел. список скорочень, допоміжні покажчики, зміст. Підкреслені елементи є обов'язковими, а решта -- факультативними [27].

У вступі обґрунтовують вибір теми (вказують наукову і практичну значущість та актуальність теми (проблеми, питання), її зв'язок з іншими галузями науково-практичної діяльності), визначають цільове призначення огляду, часові межі аналізованого періоду, види використаних документів, підкреслюють особливості огляду порівняно з існуючими оглядами з певної тематики, вказують тематичні межі аналізу питання, що розглядається.

Аналітична частина огляду містить аналіз, оцінку й узагальнення систематизованих даних і фактів, які характеризують стан об'єктів наукових досліджень (явищ, процесів, речовин), що розглядаються в огляді; існуючі концепції, погляди, положення, невирішені питання, методи і засоби дослідження; стан досліджень і розробок пристроїв, технологічних процесів, матеріалів тощо; стан досліджень науки і виробництва (досягнутий рівень, організаційно-технологічна та економічна ситуація, тенденції розвитку).

При підготовці оглядів слід дотримуватися таких основних положень:

— в огляді мають відображатися всі погляди на питання, що аналізуються, незалежно від власної концепції автора;

— особливу увагу слід приділяти аналізу нової інформації, нових даних, нових проблем і шляхам вирішення їх;

— недопустимим є використання застарілих відомостей, або тих, що викликають сумніви;

— суперечливі відомості, що містяться в первинних документах, мають виділятися і спеціально обговорюватися;

— усі порівняльні характеристики мають зіставлятися зат допомогою табличної чи графічної форми надання даних.

Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об'єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об'єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи [27].

Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об'єкта на 5--10 років уперед і передбачають аналіз:

-- підстави для створення вторинного документа;

-- стану і структури об'єкта прогнозування, сукупності параметрів, які визначають науковий (технічний) рівень і перспективність його розвитку;

-- вивчення опублікованих і неопублікованих вітчизняних та зарубіжних прогнозів й оцінок авторитетних учених та організацій, проблем, тенденцій і перспектив розвитку певної галузі;

-- розвитку фундаментальних і прикладних досліджень, результати яких можуть вплинути на усунення причин, що стримують вирішення проблеми;

-- підготовленості сфери до використання нових наукових ідей, принципів, матеріалів, процесів і т. ін.

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об'єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

Інформаційний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферата з коротким викладом завдання дослідження та отриманих результатів і зі вступу, в якому характеризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджуваної проблеми. У самому тексті звіту викладають зміст завдання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі методи і способи вирішення, розрахунки і результати експериментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та аналізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцінкою результатів і шляхів використання їх [28].

Модифікацією аналітичного документа за цільовим призначенням та методикою створення є такі інформаційні документи, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.

Тематичні підбірки як вид аналітичних документів -- це синтезована сукупність первинних документів, частин тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібраних з певного питання (проблеми). їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел [24].

Основними етапами складання тематичної підбірки є:

-- ознайомлення з темою, складання рубрикатора, тобто переліку розділів, підрозділів;

-- виявлення опублікованих документів з теми, складання бібліографічного списку;

-- копіювання текстів документів, їхніх частин, анотацій, рефератів, перекладів, фактографічних даних;

-- групування текстів документів;

-- оформлення змісту тематичної підбірки і списку переглянутих джерел, написання передмови.

Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформації, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріалами; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел. Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест.

Дайджест -- це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь. Це фрагменти текстів багатьох документів (цитати, витяги, конспекти, інколи реферати), підібрані з певної теми, не забезпеченої узагальнюючими публікаціями, яка є у сфері постійних інтересів споживачів. Часто їх складають для керівників. Особливо вони популярні в системі вищої школи, коли немає навчальних посібників з нових розділів курсу [24].

Авторське бачення укладачів дайджестів виявляється:

-- у панорамному баченні проблеми, що на початковому етапі може бути недостатньо чітко окреслена;

-- у пошуку інформації;

-- в екстрагуванні, тобто у вилученні необхідних фрагментів тексту;

-- у групуванні інформації і наданні її в зручній для споживачів формі.

Дайджест -- це вторинний документ, результат аналітико-синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст "під завдання": під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педагога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т. д. [28].

Дайджест має проблемно-тематичне спрямування. Його специфіка, на відміну, наприклад, від проблемно-тематичних покажчиків, полягає в тому, що одиницями групування є не документи загалом, а фрагменти їхніх текстів (іноді досить невеликі за обсягом). Для дайджестів характерним є:

-- вузькість тематики;

-- різність аспектів розгляду проблеми;

-- різниця в термінології, яку застосовують фахівці різних галузей;

-- можливі розбіжності у відомостях, не збігання поглядів авторів.

Усе це зумовлює особливі вимоги до аналізу та синтезу, а також групування матеріалів і форми подання їх, яка має бути оглядовою, що полегшує сприйняття інформації завдяки акцентуванню уваги на ідеях, що не збігаються, на концепціях, висновках або результатах.

Кожний фрагмент, який вилучають з тексту первинного документа, має супроводжуватися посиланням на першоджерело. Це особливо важливо, позаяк запозичення чужих ідей, концепцій і висновків без посилань на автора першоджерела вважається плагіатом, порушенням авторського права [27].

Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділений на параграфи; список використаних джерел; додатки -- ілюстративний матеріал -- таблиці, графіки, діаграми, які розкривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідності).

Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.

Також прикладом аналітичного вторинного документа є досьє. Досьє -- це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об'єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т. д.) [1].

Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.

Роботу зі створення досьє розпочинають із складання плану-макету, який часто запозичують з довідників, каталогів, путівників, фактографічних баз даних, адаптуючи до специфіки об'єкта. Зміст досьє диференціюють залежно від того, створюється воно на особу, організацію чи на програму.

Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу "Хто є хто в науці"), то в ньому фіксується: прізвище, ім'я, по батькові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.

Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну особу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості); членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації [18].

Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); назва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіональна, галузева); організації-учасники (розробники); координатор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапами); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний момент; джерела виявлених відомостей.

Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів Інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.

Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.

Прес-реліз -- листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації [1].

До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:

1) зацікавленість споживачем (інформативність);

2) змістовність (інформаційна місткість);

3) яскравість у рекламному оточенні (контрастність);

4) виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);

5) запам'ятовуваність (вторинна фіксація уваги -- зворотна інформація);

6) вчасність -- необхідність для певних споживачів у потрібний час.

Останнім часом, складаючи вторинні документи, щораз ширше використовують інформаційні технології. Фактично більшість операцій, які підлягають формалізації, можуть здійснюватися за допомогою комп'ютерних і телекомунікаційних технологій. До них можна зарахувати відбір первинних документів з електронних баз даних, складання бібліографічних описів, анотацій і рефератів, відбір більшості вторинних документів. Самі процеси створення вторинних документів, здійснювані за допомогою ЕОМ, приводять до створення якісно нових інформаційних продуктів -- баз даних. Однак комп'ютерна і телекомунікаційна технологія є лише засобом наукової обробки документів. Порівняльна оцінка, відбір документів, аналітико-синтетична обробка їх за змістовою ознакою -- прерогатива референтів-аналітиків, бібліографів, інших інформаційних посередників-професіоналів. Вони визначають тематичні межі, цільове і читацьке призначення та остаточний відбір документів.

1.2 Характеристика основних видів аналітичних документів

Кушнаренко Н.М. виділяє бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні вторинні документи, що мають як загальні, так і специфічні ознаки видового розмаїття.

Бібліографічний документ містить організовані за певними правилами відомості про документ, його частину чи групу документів.

Бібліографічна інформація належить до традиційних і найпоширеніших форм інформаційної діяльності. Вона розрахована на широкі кола споживачів і покликана забезпечити найрізноманітніші їхні запити при пошуку документів. Бібліографічна інформація є основою будь-якого наукового дослідження, на її базі створюють усі види інформаційних видань: реферативні, аналітичні, оглядові.

У різних формах бібліографічна інформація потрібна не лише науковим працівникам академічних установ і викладачам ВНЗ, а й тим, хто здійснює теоретичну і практичну діяльність у сфері політики, економіки, культури, управління, наукового прогнозування, тобто в тих галузях, де необхідні серйозні наукові знання. Бібліографічна інформація не однорідна -- для неї характерна різноманітність видів, форм, що відповідають характеру інформаційних потреб споживачів.

Основна функція бібліографічних документів -- орієнтація споживачів інформації в документному потоці. Вторинні документи при цьому розкривають зміст і форму первинних документів з тим рівнем повноти і деталізації, які дають змогу, з одного боку, достатньо точно ідентифікувати документ у документному потоці, а з іншого -- споживачеві інформації прийняти рішення про доцільність звернення до первинного документа [27].

Бібліографічний документ найчастіше існує у формі бібліографічного посібника, який становить впорядковану множину бібліографічних записів. Бібліографічні посібники поділяють на такі основні види: бібліографічні покажчики (ті, що включають значну кількість бібліографічних записів, із складною структурою та довідковим апаратом); бібліографічні списки (ті, що становлять сукупність бібліографічних записів, невеликі за обсягом, з простою структурою, без допоміжних покажчиків); бібліографічні огляди (ті, що включають узагальнену характеристику групи документів, які об'єднуються за певною ознакою, та бібліографічні описи цих документів). Кожний із зазначених видів бібліографічних документів має певні підвиди і різновиди, загальне і часткове в методиці створення.

Універсальне охоплення галузевої, регіональної і проблемно-тематичної інформації забезпечує роль бібліографічних документів не лише як основного засобу доведення інформації до окремого фахівця, а також і як основи, що дає змогу галузевим і регіональним центрам інформації, аналітичним службам використовувати їх у своїй довідково-інформаційній діяльності.

Аналітичну інформацію також містять бібліографічні видання.

Бібліографічне видання - це інформаційне видання яке має упорядковану сукупність бібліографічних записів. Ці видання також називають бібліографічними документами [1].

Бібліографічні документи (дають відомості про документи у вигляді бібліографічного опису та анотації) класифікують за різними ознаками [13]:

- за цільовим призначенням (державні, науково-допоміжні, рекомендаційні, професійно-виробничі);

- за об'єктом бібліографування (універсальні, багатогалузеві, галузеві, тематичні, персональні, бібліографічні, краєзнавчі);

- за методом бібліографування (вибіркові, реєстраційні, сигнальні, анотовані, реферовані, оглядові);

- за часом виходу в світ (поточні, ретроспективні, перспективні);

- за ознакою приналежності (видавничі, книготорговельні, бібліотечні);

- за формою організації матеріалу (бібліографічний покажчик, бібліографічний список, бібліографічний огляд, бібліографічний бюлетень, бібліографічний журнал, допоміжний покажчик до видання).

Реферування -- процес аналітико-синтетичної переробки інформації, яка міститься в первинному документі, для вилучення з нього найважливіших за змістом відомостей (основних положень, фактичних даних, результатів, висновків) і створення на цій основі вторинного документа -- реферативного [18].

Реферативний документ -- це документ, що містить стислий виклад змісту первинного документа (основних ідей, методів і результатів місця дослідження, часу і його проведення і т. ін.). Його основу становить реферат -- короткий виклад змісту першоджерела (книг, статей, доповідей) з певної теми, без додаткової інтерпретації або критичних зауважень автора реферата [18].

Реферат -- це семантично адекватний, обмежений малим обсягом і, водночас, якомога повніший виклад основного змісту первинного документа, що має постійну структуру і призначений для виконання багатьох функцій у використанні його споживачами різних категорій [29].

Основними функціями рефератів є: інформаційна, пошукова, довідкова, сигнальна, адресна, комунікативна. Реферативні документи зараховують до вторинних фактографічних документів (довідки, таблиці, статті, реферати, реферативні огляди і т. ін.), основною функцією яких є орієнтація споживачів у документному потоці, скорочення фізичного обсягу первинних документів при збереженні їхнього основного змісту.

Реферати використовують в усіх сферах інформаційної діяльності.

Реферативні документи (дають характеристику первинного документу у вигляді реферату) поділяють на різновиди за такими ознаками [28]:

- за цільовим призначенням (загальні і спеціалізовані);

- за належністю до певної галузі знання (реферати із суспільних, гуманітарних, природничих, точних, технічних і прикладних наук, з економіки);

- за способом характеристики первинного документа (реферати-конспекти, в яких послідовно викладають в узагальненому вигляді зміст усього первинного документа, а також проблемно-орієнтовані реферати, що акцентують увагу споживача на окремих темах або проблемах первинного документа);

- за обсягом та глибиною згортання (короткі, обсяг яких обмежений 850 друкованими знаками, і розширені, обсяг яких може становити 10--15 % обсягу первинного документа);

- за кількістю джерел реферування (монографічні, складені на один первинний документ, реферати-фрагменти, складені на окрему частину первинного документа, його розділ, підрозділ, параграф, оглядові або зведені, групові реферати);

- за формою викладу (текстові, анкетні (позиційні), табличні, телеграфного стилю, схематичні, ілюстровані, змішані);

- за методом викладу (реферати-екстракти, перефразовані, аспектні, які створюють на основі формалізованих методик);

- за способом підготовки (інтелектуальні, складені на основі інтуїтивних уявлень про значимість змісту первинного документа, а також автоматизовані);

- за авторським виконанням (авторські або автореферати і неавторські або ті, які склала інша особа (референт-аналітик)).

Серед основних видів реферативних документів розрізняють: реферативний журнал, реферативний збірник, експрес-інформацію, інформаційний листок.

Реферативну інформацію також містять реферативні видання.

Реферативне видання - це інформаційне видання, яке має упорядковану сукупність бібліографічних записів, які включають в себе реферати [27].

Завдання реферативного видання - адекватне викладення суті первинного документа, рекомендація нової, цінної і корисної документної інформації для її оптимального використання у всіх сферах людської діяльності. Реферативне видання - носій реферативної інформації (конкретні дані, факти) [29].

Реферативне видання відрізняється від бібліографічного видання значно більшою повнотою даних про первинний документ. В склад цього тексту, окрім бібліографічного опису, входить реферат - коротке викладення змісту документа або його частки, яка включає основні фактичні дані і висновки, які необхідні для початкового ознайомлення з документом.

Оглядовий документ -- це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд [19].

Огляд -- це текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу [26].

Мета оглядового видання - збирання і аналіз великої кількості документів, переробка їх в єдиний компактний документ. За характером інформації ОВ найбільш повно відображає зміст первинних документів, відрізняється науковою глибиною їх переробки. Резельтатом переробки є висновки і практичні рекомендації, зроблені на базі аналізу змісту первинних документів, критична оцінка їх актуальності перспективності.

Оглядовий документ як вторинний (інформаційний) документ має певні специфічні риси:

1) це інформаційна модель стану, тенденцій розвитку та шляхів вирішення проблеми;

2) це узагальнена характеристика кількох чи сукупності документів. Оглядові документи класифікують за різними ознаками.

За глибиною згортання інформації розрізняють аналітичні огляди (які містять аргументовану оцінку інформації, рекомендації з її використання, висновки тут являються результатом змістового, фактографічного аналізу об'єднання великої кількості первинних документів і тому несуть в собі нові науково значущі фактори і ідеї відносно даної проблеми) і реферативні огляди (представляють собою характеристику питань, які розглядаються в первинних документах, без їх критичної оцінки). Крім того, готують бібліографічні огляди, які містять характеристики первинних документів як джерел інформації, що з'явились за певний час або об'єднані якоюсь спільною ознакою. Другий та третій види оглядів часто називаються інформаційними оглядами [29].

Прогнозний огляд аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об'єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об'єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.

Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об'єкта на 5--10 років уперед і передбачають аналіз:

-- підстави для створення вторинного документа;

-- стану і структури об'єкта прогнозування, сукупності параметрів, які визначають науковий (технічний) рівень і перспективність його розвитку;

-- вивчення опублікованих і неопублікованих вітчизняних та зарубіжних прогнозів й оцінок авторитетних учених та організацій, проблем, тенденцій і перспектив розвитку певної галузі;

-- розвитку фундаментальних і прикладних досліджень, результати яких можуть вплинути на усунення причин, що стримують вирішення проблеми;

-- підготовленості сфери до використання нових наукових ідей, принципів, матеріалів, процесів і т. iн. [15].

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об'єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інформаційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми. Отже, підготовка оглядової інформації -- це не стільки опис, узагальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних джерел інформації.

Інформаційна характеристика проблеми має бути всебічною і повною. Тому, створюючи оглядові документи, враховують як опубліковані, так і неопубліковані документи, оскільки інформаційний огляд має не лише відповідати запитам споживача інформації, а й надавати максимум потрібної інформації. Відбираючи інформацію, враховують різні погляди на можливість вирішення проблеми. Логічність викладу інформації в оглядовому документі має поєднуватися зі змістовою характеристикою відібраних документів. У зв'язку з цим референтаналітик має володіти темою огляду, мати так званий апріорний запас знань з теми.

Складаючи огляд, застосовують методи, властиві процесам підготовки інших документів: інформаційний аналіз, абстрагування, синтез, узагальнення тощо. Саме створюючи оглядові документи, передбачають як критичну оцінку наявної інформації, так і використання елементів наукового дослідження цієї інформації для одержання вихідного знання про стан і тенденції розвитку проблеми.

Оглядова інформація -- це систематизована узагальнена інформація про стан об'єкта (предмета, питання). Під станом об'єкта розуміють його науковий або технічний рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку [29].

Оглядова інформація виконує підсумкову, інтеграційну, концентраційну, оціночну, орієнтовну та евристичну функції. Поряд з бібліографічною, фактографічною і концептографічною оглядова інформація відіграє суттєву роль у розвитку будь-якої сфери людської діяльності.

Отримання оглядової інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації: огляду становлять підготовчий, основний (аналітичний і синтетичний) і заключний етапи.

До підготовчого етапу складання бібліографічного огляду входять:

-- вибір та вивчення теми;

-- розробка плану-проспекту;

-- виявлення документів з теми огляду.

Вибір теми визначається передовсім її актуальністю, науковим і практичним значенням, потребами споживачів, браком готової бібліографічної продукції з певної теми.

Розробка плану-проспекту необхідна для підготовки великих за обсягом і складних за структурою оглядів. План-проспект містить обґрунтування актуальності й новизни теми, визначення цільового і читацького призначення огляду, чітке формулювання теми огляду.

Виявлення документів з теми огляду передбачає визначення кола основних і додаткових джерел інформації. Основні джерела переглядають ретельніше, ніж додаткові. Бажано оптимально поєднувати джерела вторинної інформації (бібліографічні посібники, покажчики змісту) і первинної інформації (періодичні видання відповідної галузі чи теми, хрестоматії, антології, збірники, праці конференцій відповідного профілю і т. ін.). Результатом цієї діяльності є створення масиву бібліографічних записів з теми огляду -- як початкової "синтезуючої" операції, що передує глибокому змістовому аналізу документів [41].

Основний етап складання бібліографічного огляду становлять два під етапи: аналітичний і синтетичний.

До аналітичного підетапи входить:

-- відбір документів;

-- аналіз документів.

До синтетичного підетапу входить:

-- групування документів;

-- характеристика документів.

Відбір документів -- один з найважливіших процесів бібліографування. У процесі відбору здійснюють обмеження масиву документів, які включають в огляд відповідно до визначених якісних критеріїв.

Принципи відбору документів визначають відповідно до теми, цільового і читацького призначення огляду. Уточнюються тематичні межі огляду (чи буде охоплено всю тему, чи лише деякі її аспекти, чи включатимуть документи зі споріднених галузей знань; яким буде висвітлення теми -- теоретичним, практичним, історичним і т. ін.), хронологічні межі, видовий склад і кількість документів. Якщо це рекомендаційний огляд, то кількість документів, як правило, обмежують (від трьох до десяти). До огляду слід включати лише цінні, якісні документи. Відбір визначає передовсім якість огляду. Саме на цьому етапі проводять змістовий і формальний аналіз документів, здійснюють оцінку їхньої наукової, соціальної і практичної значущості, роблять порівняльний аналіз наукової і художньої цінності близьких за тематикою документів, визначають відповідність їхнього рівня складності змісту і підготовленості споживачів [32]. Основними способами групування документів в огляді є змістовий або формальний. Змістове групування передбачає розподіл матеріалу за галузями, розділами наук, темами, аспектами, питаннями. Формальне групування передбачає розподіл документів за алфавітом авторів, назв, видами, жанрами документів, за місцем видання, хронологією, мовою, видавничою організацією. Як правило, документи групують за принципом "від загального -- до часткового" або "від простого -- до складного". Така побудова дає змогу конкретизувати зміст первинного документа, загострити увагу на певних аспектах теми, найважливіших і найперспективніших.

Характеристика кожного документа містить відомості про автора, вихідні дані, розглянуті питання. Оскільки головна мета огляду -- формування інтересу споживачів до конкретних документів, інформація про них має рекомендаційний характер. Важливо відібрати найсуттєвіші відомості про кожний із документів, показати внутрішню логіку розкриття теми, зіставити видання різних авторів, підкреслити наукове або практичне значення відібраних документів. Огляд -- це зв'язний виклад змісту первинних документів. У текстах "зв'язках" підкреслюють схожість між документами або, навпаки, різницю між ними (за масштабами та глибиною розкриття теми, за видами документів тощо), підкреслюють популярність автора, рівень достовірності даних, художнього вимислу тощо. Інколи поєднувальним текстом слугує сама характеристика (анотація), яку ще поділяють на дві частини: одна передує бібліографічному запису, а другу подають після нього. Не допускається переказ змісту первинного документа. У рекомендаційних бібліографічних оглядах групування матеріалу здійснюють від загального до часткового або від простого до складного. У науково-допоміжних оглядах застосовують складне групування матеріалу, що базується на поєднанні кількох варіантів: за розділами, підрозділами, а в межах підрозділів -- за формальною ознакою (за алфавітом авторів, у прямій або зворотній хронології) [43].

Розділ 2. Практичне використання аналітичних документів

2.1 Національна система науково-технічної інформації

До 1950 р. обслуговування фахівців документами, необхідними їм для творчої діяльності - конструкторської, винахідницької, внедренческой і т.п., здійснювалося по перевазі науково-технічними, а також універсальними науковими бібліотеками.

Однак науково-технічний прогрес зажадав відбруньковування від них спеціальних соціальних систем, призначених для цієї мети. В економічно найбільш розвинених країнах почали з'являтися органи науково-технічної інформації (НТІ), своїм генезисом відділення, що повторили шлях, від бібліотек подібних їм документальних систем - архівів, музеїв.

Наочне подання такої трансформації дає еволюція однієї з найбільших наукових бібліотек. Спочатку й протягом напівстоліття вона називалася Фундаментальною бібліотекою по суспільних науках. Потім розширила свої функції, що відбилося в назві: Інститут наукової інформації й Фундаментальна бібліотека по суспільних науках. На наступному етапі згадування бібліотеки з назви зникло, вона почала іменуватися Інститутом наукової інформації із суспільних наук (ІНІСН), хоча бібліотека як і раніше функціонує в її структурі [35].

У нашій країні державна система НТІ початку створюватися в 1950-х рр. й остаточно зміцніла в 1966 р. Вона містила в собі 10 всесоюзних інститутів. Ще 12 тис. органів НТІ діяли на підприємствах і в організаціях. Очолював цю систему ВІНТІ - Всесоюзний (тепер Всеросійський) інститут наукової й технічної інформації, утворений з ініціативи президента Академії наук А.Н. Несмеянова. За час свого існування він дав інформацію в спеціально реферативних журналах, що випускають, про 35 млн. публікацій по основних напрямках науки й техніки, включаючи, між іншим, документалістику й інформатику. При цьому він ввів свою політематичну базу даних, ґрунтуючись на виписці всього 10 відсотків іноземних журналів.

Із ще більшим розмахом веде аналогічну роботу американський Інститут наукової інформації, заснований Ю. Гарфилдом в 1961 р. у Філадельфії (штат Пенсільванія). Він розписує зміст журналів США починаючи з 1958 р.; з 1964 р. становить покажчик цитованої наукової літератури, а з 1975 р. - покажчик цитування журналів.

Ця робота - типово документометрична: на підставі аналізу наукових публікацій з'ясовується рейтинг окремих учених, наукових інститутів, дослідницької преси [26].

В 1967 р. відкритий Всесоюзний (зараз Всеросійський) науково-технічний інформаційний центр (ВНТІЦ), що є депозитарієм і страховим фондом дисертації й звітів про НОКІР, алгоритмів і програм за останні 30 років. Після закінчення цього строку найцінніші в практичному й теоретичному відношенні видання виділяють із загального масиву й переводять у нову базу даних па сучасних носіях. Фонд ВНТІЦ перевищує 2 млн. мікрокопій.

Правда, зараз у ВНТІЦ надходить матеріалів на третину менше, ніж раніше: не вистачає засобів на підготовку й пересилання звіту, ослабнула відповідальність за недоставляння, учені не зацікавлені безоплатно розголошувати свої «ноу-хау».

Наприкінці 1960-х рр. при міністерствах почали виникати адміністративні інформаційні центри, які стали відомі під абревіатурою ГІОЦ - головний інформаційний обчислювальний центр. У основному вони займаються збором й обробкою статистичної інформації зі свого міністерства або відомства.

Такі ж, тільки меншого масштабу, інформаційні або довідково-інформаційні центри почали з'являтися на кожному великому й средньому підприємстві, в установі [10].

Розвиток цього процесу привело до створення центрів інформації не тільки науково-технічного, але й найрізноманітнішого профілю -- по суспільних науках (уже згаданих ІНІОН), у сфері культури (Інформкультура в складі Державної бібліотеки СРСР імені В. І. Леніна, тепер Р(Б). Зараз інформаційні центри охоплюють всі сфери діяльності -- правову, засобів масової інформації, фінансову, політичну, кадрову, рекламну, комерційну й іншу.

Інфоцентри, на відміну від бібліотек, самі створюють документи: не лише інформацією а й аналітичними звітами, оглядовою інформацією. Вони широко спеціалізуються на наданні фактографічної інформації, причому у формі. При цьому вони часом добувають цю інформацію, минаючи бібліотечні джерела, і в такий спосіб є одночасно й генералізаційними, і термінальними документальними системами. Для цього досить звернутися до таких потужних інфослужби, як ІТАР-ТАРС (Інформаційно-телеграфне і агентство Росії - Телеграфне агентство Радянського Союзу), Інтерфакс, Російське інформаційне агентство "Новини". Аналогічні служби мають практично всі країни світу. Про найбільш великі чув майже кожний: ЮСІА - Американське інформаційне агентство, перейменоване в Американський інфоцентр, Телеграфне агентство Рейтер (Англія) [37].

Докори у відсутності в інфоцентрів історичних традицій здавалися вагомими до появи цілісного бачення всіх їхніх різновидів. Звичайно, цим центрам до бібліотечної історії далеко, але проте деякі з них мають уже досить дільний досвід функціонування. Так, довідкова служба Москви будувалась протягом двох з половиною століть. Перший адресний довідник «Вся Москва» вийшов в 1894 р.

Інфоцентри обслуговують колективного користувача, тобто юридичних осіб, тоді як бібліотеки мають справа в основному з контингентом фізичних осіб.

За масштабом інфоцентри бувають всеохоплюючі -- від глобальних (типу Інтернету) через міжнародні (МЦНТІ-- Міжнародний центр НТІ), всеросійські (наприклад, ВІНІТІ, ІНІОН), великі комплекси (типу Всеросійського виставочного центра, промислових корпорацій) до підрозділів інформаційних служб окремої фірми.

Інфоцентри розглядають інформацію як товар, і цим радикально відрізняються від бібліотек, що бачать у ній культурну цінність. Підхід же інфоцентрів визначає постановку роботи в них як у підприємство з виробництва й продажу продукції: їхні послуги платні, у них процвітає ринковий підхід до надання інформації, їм властиві оперативність і супероперативність на базі новітніх технологій, у них стрімко розширюється приватний сектор [37].

Першим був повністю автоматизований Інформаційний банк газети "Нью-Йорк Тайм" ще в 1973 р. У всіх інфоцентрах світу перевага віддається машиносприймальним документам, електронним засобам зв'язку.

Інфоцентри на відміну від інших документних систем орієнтуються на актуальну, можна сказати сьогочасну тематику, хронологічна глибина їхніх відомостей досить мала. У погоні за все новими й новими відомостями вони випустять із уваги старе мудре висловлення про те, що все нове - це добре забуте старе.

У державну систему НТІ ввійшли й документальні системи, що базуються на різних видах документів [37]:

- Федеральний фонд державних стандартів, загальноросійських класифікаторов техніко-економічної інформації, міжнародних (регіональних) стандартів, правил, норм і рекомендацій зі стандартизації, національних стандартів закордонних країн -- на нормативних документах в області стандартизації, метрології й сертифікації.

- Федеральний інститут промислової власності, Інформаційно-видавничий центр Російського агентства по патентних і товарних знаках -- на патентній документації по винаходах, корисним моделям, промислових зразках, товарних знаках, знаках обслуговування й найменування місць походження товарів, а також на комп'ютерних програмах, базах даних і топології інтегральних мікросхем.

- Російська книжкова палата -- на добутках печатки державної біблиографії.

- Усеросійський НДІ проблем машинобудування й Всеросійський НДІ стандартизації -- на промислових каталогах.

- Усеросійський науково-дослідний центр стандартизації, інформації й сертифікації сировини, матеріалів і речовин -- на відомостях про матеріалах і речовини.

- Науково-технічний центр "Інформрегістр" -- на електронних виданнях.

У системі НТІ представлений й один архів - Російський державний архів науково-технічної документації. Він спеціалізується на інформуванні про документи постійного зберігання науково-дослідних, проектних, конструкторських, технологічних організацій і підприємств.

Положенням передбачена постановка науково-технічного інформування й на регіональному рівні. Отут ведучими виступають регіональні центри НТІ й Росінформресурса [10].

Хоча система НТІ, як бачимо, досить велика, вона ще досить далека від завершення: у неї дивним образом не ввійшли головні бібліотеки країни Російська державна (навіть своїм підрозділом "Інформкультура") і Російська національна. Забуто можливості універсальних наукових бібліотек, більшості архівів, усіх музеїв, картинних галерей, виставочних центрів.

Пояснити це можна лише відсутністю дотепер у всіх документальних системах цілісного подання про сукупний документном ресурсі Росії.

Разом з тим Закон про бібліотечну справу пропонує бібліотекам взаємодіяти з органами науково-технічної інформації, архівами, іншими підприємствами, установами, організаціями, які мають інформаційні банки даних різних рівнів (стаття 21). Інший Федеральний закон - "Про інформації, інформатизацію й захист інформації" - включив бібліотечні фонди й инфо-продукты бібліотек до складу державних загальнодоступних инфоресурсов і поклав на бібліотеки відповідальність за повноту задоволення суспільного попиту на інформацію із всіх галузей знання й сферам діяльності.