Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Різновиди документів за формою викладу основної інформації

Вступ

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

У процесі діяльності вищі органи влади складають нормативно-правові акти, котрими керуються в управлінні міністерства, відомства, господарчі об'єднання, корпорації, установи, фірми та інші підприємства державної, колективної та приватної форми власності. У свою чергу, зазначені організації теж складають та затверджують розпорядчі та організаційні документи.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління на тривалий час.

Усі організації та підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами. Зазначені правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивченням різноманітних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

1. Вимоги до текстів службових документів

документ розпорядження рішення договір

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

- бути юридично правильно оформлений;

- подавати об'єктивні відомості про події, які висвітлює базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

- бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

- бути бездоганно відредагований, мати копію та чернетки;

- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Текст - це основний реквізит документа, він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

Текст - це надрукована, написана або збережена в пам'яті зв'язна мова, яку можна відтворити в цьому самому вигляді. Текст організаційно-розпорядчих документів оформляють у вигляді:

Складного тексту;

Анкети;

Таблиці;

або

У поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци - пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Потрібно, щоб кількість речень в абзацах організаційно-розпорядчих документах не перевищувала двох-чотирьох.

Текст будь-якого документа повинен складатися не менше як з двох частин: вступної та основної.

У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа

В основній - рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.

У більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказів і заключні частини.

У вступі викладаються причини і привід для складання службового документа. В цій частині тексту часто наводиться посилання на інші раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення даного документа.

В доведенні (основна частина тексту) виражається суть питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані які обгрунтовують правильність порушеного питання.

Висновки не є окремим логічним елементом тексту, оскільки вони є складовою частиною доведення і не віддільні від нього.

Заключна частина - це головна логічна складова частина в якій формується основна мета документа його провідна думка прохання, пропозиція, згода чи відмова.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

У розпорядчих документах організації, що діють на принцепах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад: «НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ…». В спільних розпорядчих документах текст викладається від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

В документах, які визначають права і обов'язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісією виявлено».

2. Організаційні та розпорядчі документи

Органи управління міністерств, відомств, об'єднань, комбінатів, кооперативі, установ, підприємств порядок з актами вищих органів влади та управління керуються у своїй діяльності організаційно-правовими документами - положенням, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов'язки і права органів на тривалий час.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовується в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Документи розпорядчої діяльності поділяються на: накази, вказівки, ухвали, розпорядження, рішення тощо.

документ розпорядження рішення договір

2.1 Наказ - найпоширеніший вид розпорядчих документів

Наказ - правовий акт, що видається на підставі й на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вище стоячих органів.

Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переведення і переміщення трудящих, звільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної та матеріальної відповідальності.

Наказами з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надішли з вище стоячих органів.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємства, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питань.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності й інших організацій. До проекту наказу додають документи, обгрунтовуючі, його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, а також інші посадові особи у відповідності до їхніх обов'язків, повноважень, компетенцій, що визначаються законодавством.

Формуляр наказу має такі основні реквізити:

1. назва виду документа - наказ (якщо він виданий центральною установою чи відомством, то над його найменуванням повинно бути зображення республіканського герба);

2. місце видання;

3. номер, індекс за класифікатором чи номенклатурою справ;

4. дата підписання;

5. заголовок;

6. текст (якщо є додатки, то їх перелік);

7. підпис керівника.

Крім того вказується прізвища посадової особи, яка підготувала проект, та осіб, з якими він погоджений.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Перша містить такі елементи:

вступ (вказується причина, видання наказу);

доведення (переказуються головні факти);

висновок (викладається мета видання наказу). Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині.

У другій - мітяться приписи з у казанням виконавців і терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.

Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу.

Зразок _____ наказу

Добропільське виробниче об'єднання

по видобутку вугілля «Добропільвугілля»

НАКАЗ

25.03.05 №429 м. Добропілля

Про погодження планів

розвитку гірничих робіт

на 2006 р.

21.03.05 виїзною техрадою управління Донецького округу у присутності керівників об'єднання і шахт розглянуті і погоджені плани розвитку гірничих робіт і нормативи втрат на 2006 рік. Управління Донецького округа та його районними гірничотехнічними інспекціями висловлений ряд пропозицій щодо забезпечення безпечних умов ведення гірничих робіт і повноти обробки запасів вугілля.

Для забезпечення своєчасного виконання пропозицій і вимог органів Держгіртехнагляду і планів розвитку гірничих робіт на 2006 р.

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити графік виконання пропозицій та вимог органів Держгіртехнагляду за планами розвитку гірничих робіт і нормативними втрат на 2006 р. по виробничому об'єднанню «Добропільвугілля» (графік додається).

2. Технічному директору Янкові С.В., директорові з виробництва Сухову О.Я., директорові з кап-будівництва Кабульському Ю.А., начальнику енергомеханічної служби Іванову В.Є. забезпечити виконання затвердженого графіка у встановленому терміні.

3. Працівникам, відповідальним за виконання пропозицій органів Держгіртехнагляду, інформувати об'єднання про хід їх виконання двічі на рік (05.07.06 та 05.01.07).

Контроль за виконанням даного наказу покласти на технічного директора об'єднання Янка С.В.

Генеральний директор (підпис) П.В. Сенько

2.2 Регулюючий документ - статут

Статути - це юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визначають їх структуру, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами і правове становище у визначеній сфері державного управління або господарської діяльності.

Після затвердження вищою організацією статути підлягають обов'язковій реєстрації в державних органах. Лише після реєстрації новостворена організація може розпочинати своє функціонування.

Статут - це зведення правил, які регулюють:

а) основи організації та діяльність підприємств і установ певної галузі господарства;

б) умови створення, склад, будова та діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління;

в) конкретну сферу діяльності організації та інше.

Статут включає такі реквізити:

* гриф затвердження вищою організацією або органом управління;

* найменування виду документа (статут);

* заголовок;

* текст;

* гриф погодження;

* відмітка про реєстрацію;

* дата.

Зазвичай, текст статуту розбивається на статті (пункти), які групуються в розділи.

Текст статуту складається з розділів:

1. Загальні положення, в яких розкриваються мета, завдання, її функції, чинність статуту по об'єктах та суб'єктах і т. ін.

2. Головна діяльність, її зміст.

3. Планування та облік робіт.

4. Призначення допоміжних служб.

5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.

6. Специфіка особливості діяльності.

7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'язань та порядок вирішення спорів, подання претензій та інше.

8. Звіт, звітність і контроль.

9. Зовнішньо - економічна діяльність.

10. Реорганізація та ліквідація.

Зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі, як для положення. Статут являє собою основу для розробки положення. Статути є основою діяльності громадських, кооперативних, приватних організацій, спортивних добровільних товариств тощо.

Рубрикація для статуту обов'язкова: нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Для текстів ділових документів властиві стандартні початки і закінчення.

2.3 Оформити розпорядження та рішення

Розпорядження - це правовий акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції для вирішення оперативних питань. Має обов'язкову силу для громадян чи організацій, яким вона адресована.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також організації, установи та службові особи. Вони містять певне коло питань і дають протягом зазначеного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або застосувати конкретних ланок його роботи, окремих громадян.

Розпорядження мають багато спільного з наказами, і в правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Іноді розпорядження видають нарівні з наказом, замінюючи при цьому слово НАКАЗУЮ на слово ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ. Відрізняються зазначені правові акти ще й тим, що накази в основному пишуться із загальних всеохоплюючих питань, а розпорядження - з конкретних.

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо. Його текст складається з двох взаємопов'язаних частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча покликана пояснити, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переказується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Друга частина документа починається словами: «колегія (міська чи наукова рада) вирішила». При цьому слово В И Р І Ш И Л А друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві частини. Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються жорсткі вимоги. По-перше, вони повинні бути конкретними, чіткими, ясними, не виступати у суперечність зі змістом раніше виданих розпорядчих документів, не дозволяти іншого тлумачення. Необхідно уникати неконкретних виразів типу «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання утруднена.

Якщо розпорядча частина рішення припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Зразок розпорядження

Коломийська районна державна адміністрація

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

25.03.2005 р. №2 м. Коломия

Про надання спонсорської

допомоги установам

освіти

Для поліпшення виховної роботи та матеріальної бази в установах освіти району

ПРОПОНУЮ:

1. Закріпити підприємства зареєстровані у Коломийському районі за установами освіти згідно з додатком 1.

2. Вважати рішення виконавчого комітету Коломийської районної ради народних депутатів від 15.11.1998 р. №148 «Про надання спонсорської допомоги установам освіти таким, що втратило чинність».

3. контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови районної державної адміністрації Поп'юк Л.В. та начальника відділу освіти Олексик Х.В.

Голови коломийської

райдержадміністрації (підпис) А.В. Копильців

Зразок рішення

Марківська сільська рада

Народних депутатів виконавчий комітет

Р І Ш Е Н Н Я

25.03.2005 р. №15 с. Марківка

Про надання земельної

ділянки громадянці Копильців А.В.

Розглянувши заяву громадянки Копильців А.В. про виділення її земельної ділянки та враховуючи те, що згідно заповіту складеного 30. 09. 2001 року та Свідоцтво про права спадщини від 25. 03. 2002 року їй належить Ѕ частина житлового будинку померлої Мельник М.Ю.

Керуючи статтями 30 та 67 Земельного Кодексу України виконкому сільської ради народних депутатів ВИРІШИВ:

1. наділити громадянці Копильців А.В. земельну ділянку 0,25 га. для обслуговування будинку померлої;

2. дане рішення подати і затвердити на сесії;

3. землевпоряднику провести земельної ділянки згідно з даним рішенням та встановити межі в натурі.

Голова виконкому (підпис) Ю.А. Нифонтова

Секретар виконкому (підпис) І. В. Гаврилаш

2.4 Вказівка

Вказівка - розпорядчий документ, що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ: керівником установи, головним інженером, головним конструктором, директором дочірньої фірми тощо. Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів. Даються вказівки для розв'язання поточних організаційних питань, а також для доведення нормативних матеріалів до безпосередніх виконавців.

Формуляр вказівки складається з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця видання, номера, заголовка, тексту, підпису, позначки про погодження.

Починається текст вказівки, як правило, словами, «зобов'язую» або «пропоную», які друкуються великими літерами. Видають вказівки в залежності від обсягу тексту на бланках стандартних форматів А4 або А5.

Зразок вказівки

ЗАТВЕРДЖЕНО

Постанова №15

від 27. 12. 96

Вказівка

про порядок формування регульованих

цін та тарифів для розрахунків з підприємствами

1. Ця вказівка поширюється на продукцію виробничо-технічного призначення, яка реалізується організаціям та населенню.

2. Формування регульованих цін і тарифів для розрахунків з підприємствами здійснюються:

Підприємствами, які виробляють продукцію виробничо-технічного призначення, - виходячи з чинних у 1996 році оптових цін і встановлених до них граничних коефіцієнтів;

Підприємствами, які виробляють нафтопродукти, - виходячи із собівартості продукції;

Посередницькими організаціями - виходячи з ціни придбання продукції, межі рівня рентабельності до власних витрат.

Начальник відділу

ціноутворення (підпис) А.В. Копильців

3. Господарсько-договірний документ - договір

Договір - це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин.

Договір може бути укладений між приватними особами і організацією та між самими організаціями.

Цивільним кодексом передбачено такі типи договорів:

1. договір-постачання;

2. договір купівлі продажу;

3. договір закупівлі сільськогосподарської продукції;

4. договір позики;

5. договір наймання житлового приміщення;

6. договір підряду;

7. договір оренди;

8. договір про спілку діяльності.

Основні реквізити договору такі:

1. Назва виду документа.

2. Місце укладання.

3. Дата.

4. Вступна частина де вказується точні і повні назви сторін, їх представників (прізвище та ініціали), повноваження на підставі вони діють.

5. Зміст.

6. Термін виконання.

7. Кількісні та якісні позначки продукції.

8. Зазначення вартості робіт і загальної суми.

9. Порядок виконання роботи.

10. Порядок розрахунків між сторонами.

11. Додаткові умови.

12. Вказівку про майнову відповідальність за повне або часткове не виконання договору.

13. Порядок і місце розв'язання суперечок.

14. Загальний термін дії договору.

15. Юридичні адреси сторін, що укладають договір.

16. печатки установ або установи, які укладають договір.

Договір вважається укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з цих пунктів і відповідно оформили його письмово.

Зразок договору

Д О Г О В І Р

м. Коломия 10 березня 2005 року

(десяте березня дві тисячі четвертого року)

Ми, Копильців Алла Василівна, що проживає в с. Марківка по вул. Січових стрільців, 30, далі іменована «Продавець», з одного боку, та Поп'юк Людмила Володимирівна, що проживає в с. Марківка по вул. Довбуша, 16, далі іменована «Покупець», з другого боку, уклали цей договір про таке:

1. Продавець продав, а Покупець купив житловий будинок у с. Гвіздець коломийського району Івано-Франківської області на земельній ділянці 800м². На цій ділянці розташовані: цегляний гараж, сарай цегляний, огорожа. Інвентаризаційна оцінка вісім тисяч гривень.

2. Будинок, що продається, належить Продавцеві на підставі заповіту як спадкове майно, прийняте 8 лютого 1990 року, і проданий Покупцеві за вісім тисяч гривень, які сплачені повністю Продавцеві під час підписання договору.

3. До укладання договору будинок, що продається нікому не продавався і нікому іншому не належить.

4. Витрати у здійснені цього договору сторони виплачують порівну.

5. у користування Покупця переходить житловий будинок, сарай, гараж, земельна ділянка.

Договір складено у двох примірниках: один зберігається у державній конторі, другий видано Покупцеві.

Юридичні адреси сторін:

Продавець с. Марківка Покупець с. Марківка

вул. Січових стрільців, 30 вул. Довбуша, 16

(підпис) Копильців А.В. (підпис) Поп'юк Л.В.

Висновок

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів.

Текст - це основний реквізит документа, він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

Компетентний діловод повинен оформляти документи просто, зрозуміло, уникати складної термінології, а якщо вживання іншомовних слів є необхідним то перед ними необхідно подавати пояснення.

Для виготовлення будь-якого документа необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

Формуляр-зразок - це модель побудови форми документів, яка встановлює: галузь використань, форми, розміри берегів та вимоги до побудови конструкції сітки та основних реквізитів.

Документ з високим рівнем стандартизації - це документ в якому може бути передбачений не лише формуляр-зразок документа, а й навіть слова, словосполучення, або речення з якими має бути сформулювання думки за винятком цілком конкретних відомостей для яких у готовому бланку залишається незаповнені місця.

Використана література

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. Для вищ. та серед. спец. навч. закл. - 4-те вид., переробл. І допов. / Рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - К.: Видавництво А.С.К., 2003, с. 179-199.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - К.: Либідь, 1998. - с. 69-82.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб. і доп. - К.: Либідь, 2000. - с. 52-96.

4. Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. - 3-тє вид., доповнене / Допущено Міністерством освіти і науки України як підручник для студентів вищ. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2003, с. 67-77.

5. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2 ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). - 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003. - с. 178-193.

Размещено на Allbest.ru