Розпорядчі документи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломна робота

З Діловодства та документацийного забезпечення управління

На тему:

РОСПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Учня групи САТН 19-15

Подольного Володимира Олександровича



ЗМІСТ

ВСТУП

ОСНОВНА ЧАСТИНА

РОЗДІЛ 1. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ

1.1 Поняття та функції розпорядчих документів

1.2 Організовування тексту розпорядчих документів

1.3 Мова та стиль розпорядчих документів

1.4 Правила скорочень у текстах документів

РОЗДІЛ 2. РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ЇЇ ХАРАКТЕРИСТИКА.

2.1 Накази

2.2 Постанова

2.3 Розпорядження

2.4 Рішення

РОЗДІЛ 3. ОСОБЛИВОСТІ РОБОТИ З РОСПОРЯДЧИМИ ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Складання документів

3.2 Оформлення службових документів

3.3 Датування документів

3.4 Індексація документів

3.5 Погодження документів

3.6 Засвідчиння документів

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ



ВСТУП

ТЕМА ДИПЛОМНОЇ РОБОТИ: РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ.

Об'єктом Дипломної роботи є ведення документації розпорядчих документів.

Предмет дослідження - організація роботи з розпорядчими документами; дослідження загальних і специфічних правил їх ведення; вивчення загальних принципів роботи з розпорядчою документацією, її видами тощо.

Мета роботи - проаналізувати поняття, види та функції а також рух розпорядчих документів розглянути особливості їхнього створення, дослідити окремі аспекти затвердження розпорядчих документів тощо.

Структура роботи. Дана робота складається з трьох розділів, вступу, висновку та списку використаої літератури.

Теоретичною, методологічною та практичною основою роботи послужили періодичні публікації провідних вітчизняних та зарубіжних знавців діловодства, практиків юридичної та діловодної справи.

Актуальність теми дослідження. Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Саме розпорядчі документи (розпорядження, накази, вказівки, положення ) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права і відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.



РОЗДІЛ 1. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ ТА ПРАВЕЛЬНІСТЬ ЇХ ОФОРМЛЕННЯ

1.1 Поняття та функції розпорядчих документів

Незалежно від характеру й змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на керівника підприємства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління - Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін

Основна функція розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у

v документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників - колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

v документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління).

Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки

1.2 Організовування тексту розпорядчих документів

розпорядчий документ текст погодження

Чіткість організації текстової частини виявляється на всіх рівнях. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово виокремлені, логічно розмежовані, вони характеризуються певною автономністю від тексту загалом.

Вступ спрямовує думку реципієнта, дає обґрунтування пропонованих дій, вказує на те, що спричинило виникнення повідомлення, одначе основної інформації не розкриває.

Структура вступу

v анотація - перелік проблем, викладених в основному тексті;

v прагматичність - опис цільової установки наказу;

v концептуальність - деякі теоретичні і методологічні та інші положення, покладені в основу документа;

v енциклопедичність - опис робіт, що передували цій роботі,

- на змістовому рівні виявляється у висвітленні трьох ключових аспектів констатуючої частини: підстави, мети, причини видання наказу.

Обґрунтуванням дій може виступати :

v посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий тощо) із зазначенням назви документа, автора, дати, номера, заголовка до тексту;

v формулювання мети і завдань, що потребують вирішення підприємством;

v опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.

Одночасна наявність усіх названих вище ознак - підстави, мети, причини видання наказу - у вступі не обов'язкова. Для розпорядчих документів підстава може містити посилання на нормативно-правові або організаційні документи: закони, постанови, розпорядження уряду, накази, директивні вказівки вищих органів, положення, правила, інструкції тощо. Мета та причини видання наказу зумовлюються виробничими ситуаціями, на вирішення яких створено документ.

Зв'язок між повідомлюваними подіями у констатуючій частині здебільшого виявляється усталеними прийменниковими конструкціями, дієприслівниковими зворотами тощо. Серед прийменникових конструкцій найуживанішими є такі: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, у зв'язку з, на впровадження тощо. Позиційне (на початку речення) розташування стандартних дієприслівникових зворотів і дієприслівників, що також досить часто слугує для зв'язку частин тексту розпорядчих документів, можемо проілюструвати такими прикладами: Виконуючи... Впроваджуючи... Вивчивши та узагальнивши... Заслухавши й обговоривши... Розглянувши... Виконуючи вимоги... Беручи до уваги... Враховуючи... Посилаючись... тощо.

Наприклад: Розглянувши заяви та документи, подані до Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку на видачу ліцензії на здійснення професійної діяльності на ринку цінних паперів відповідно до Ліцензійних умов провадження професійної діяльності на ринку цінних паперів, затверджених наказом Державного комітету з питань регуляторної політики та підприємництва від 14 березня 2001 року № 49 та рішенням Комісії від 14 березня 2001 року № 60, НАКАЗУЮ:

Більше того, текстоутворювальна функція може реалізуватися графічно - розбиттям одного речення на абзаци, кожен із яких розпочинається дієприслівниковим зворотом та поєднанням цих двох мовних засобів

Заслуговує на увагу організація тексту у формі розповіді про події, явища, факти об'єктивної дійсності із збереженням причинно-наслідкових зв'язків.

Організацію констатуючої частини як розповідь обирають тоді, коли треба повідомити, зберігаючи хронологічний перебіг подій, про певну складну управлінську ситуацію, подію, що сталася, встановити причинно-наслідкові зв'язки, що зумовили подію, факт, явище. У цьому разі сполучними елементами констатуючої та розпорядчої частин знову ж таки є прийменникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це, з огляду на викладене вище, зважаючи на викладене вище тощо, - які оформлюють з абзацного відступу.

Застереження

Розділовий знак на межі констатуючої та розпорядчої частин не проставляють, окрім випадків, коли це додатково зумовлюється правилами пунктуації (скажімо, відокремлення дієприслівникового звороту, що виступає єднальним елементом двох складових тексту)

Виокремлені нами три змістових ключових аспекти констатуючої частини - підстава, мета, причини видання наказу, - що реалізуються знову ж таки трьома способами організації констатуючої частини - за допомогою прийменникових конструкцій, дієприслівникових зворотів, а також тексту, організованого як розповідь, поєднуються своєрідним структурно-логічним сполучним елементом двох складових тексту розпорядчих документів, заразом - найбільшим виразником їх директивності: ключовими словами. Їх змінюють залежно від номіналу та виду номіналу розпорядчого документа. Так, тексти розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) підприємств, які діють на засадах одноосібності ухвалення рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини («НАКАЗУЮ:» - в наказах; «ПРОПОНУЮ:» «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:» - в розпорядженнях, вказівках). Ключовим словом постанови як нормативно-правового акта є: «ПОСТАНОВЛЯЄ:» (Верховна Рада), рішення - «ВИРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

На просторовому рівні ключові слова відокремлюються двома міжрядковими інтервалами, окремим рядком (від межі лівого берега), логічно ж є продовженням мовленого в констатуючій частині та першопочатком розпорядчої частини. Доказовим у цьому разі є аналіз пунктуації: немає жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова, двокрапка на межі ключове слово - розпорядча (основна) частина, що потребує додаткового пояснення (а саме? що?).

Розпорядча частина має бути чітко структурована

Рубрикація тексту - неодмінна умова розпорядчих документів. Пункти і підпункти розпорядчої частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб: 1; 1.1; 1.2; 1.3; 2; 2.1; 2.2; 2.3; 3...

Супроводжувана подвійними чи й потрійними арабськими цифровими позначеннями, рубрикація тексту вказує на залежність і підпорядкування частин висловлювання. І хоч на перший погляд кожен із пунктів розпорядчої частини здається автосемантичним, утім у такому членуванні чітко, як і має бути, простежується концепція укладача щодо підпорядкованості рубрик. Це закономірно, адже для такого типу комунікативних повідомлень властиво вкласти якомога більше логічно структурованої інформації в найменшу кількість рядків.

Дієслово у неозначеній формі (що зробити?) - визначальний елемент за обсягом інформації і виконуваною функцією кожного пункту розпорядчої частини, концептуальне ядро в складі цілого комплексу повідомлення. Залежні слова пояснюють, на що спрямована дія, створюють чітку єдність повідомлення.

Пункти розпорядчої частини можуть містити конкретні доручення або положення організаційного характеру.

Доручення формулюють у такий спосіб

доручається (що зробити?);

термін виконання доручення (коли?);

назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?).

Вибір граматичної та структурної схеми залежить від характеру документованої інформації. Перевага зазвичай надається першій структурно-логічній формі - категорично-наказовій, що вмотивовується логічно наголошеним інфінітивом. Друга схема часом породжує двозначність тлумачення інформації, що неприпустимо для будь-яких документів, тим паче розпорядчих. Тож будьте уважні!

Термін виконання реалізують такими граматичними формами (з… до; з… по, до…; на час складання звіту; постійно тощо).

Вказівку про виконавця організовують через:

v узаконений відступ від послідовного викладу, графічно оформлені дужки: (відповідальний - посада, прізвище ініціали посадової особи) - у такий спосіб зберігається послідовність викладу;

v давальний відмінок посади, прізвище, ініціали відповідального виконавця або зазначення міністерства, структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках.

Сукупність розпорядчих документів - це зазвичай «регулювальні» рішення, що підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін. Якщо є проміжні терміни виконання доручення або під час групування дії, запропонованої до виконання, на окремі завдання, кожне з завдань формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном

Розпорядчі документи потребують організації матеріалу залежно від ситуації спілкування

v якщо час визначено іншими документами, скажімо, інструкціями, правилами, термін може не зазначатися;

v якщо виконавець наказу один, то інформація про виконавця в кожному пункті може не зазначатися, а фіксується наприкінці окремим пунктом;

v виконавець може подаватися узагальнено (наприклад: керівникам відділів, технікам-оглядачам);

v термін виконання в пунктах і підпунктах розпорядчої частини наказу не вказується, якщо доручення мають постійний або нормативний характер і їх виконання пропонується на весь період дії цього розпорядчого документа;

v кількість виконавців кожного пункту (підпункту) не обмежується.

Іноді текстова частина містить термін чинності розпорядчого документа, що оформляють окремим пунктом:

Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, який набуває таких граматичних форм:

Контроль за виконанням наказу покласти на... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Ця форма інтегрує весь текст розпорядчого документа, наголошуючи на його вагомості та необхідності беззаперечного виконання. Конкретні, юридично владні приписи суб'єктів управління, так звані регулюючі рішення, зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін.

Проникнути в прагматику членування тексту - завдання складне, зрозуміти ж написане, те, що приховано за словами, як зазначала М. Цвєтаєва, - своєрідна співтворчість. Саме тому слід переконатися, що проект наказу (розпорядження) написано чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх граматичних правил. Пам'ятайте, що варто дієприслівникових зворотів. Спеціальні (технічні) терміни слід уживати лише в разі потреби, і лише загальноприйняті. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і скорочені назви організацій, структурних підрозділів, посад. Неприпустимо застосовувати неоднакові, хоча і рівнозначні, терміни для позначення одного й того самого поняття. Недоречно вживати в наказі (розпорядженні) побажання і вирази типу: «підняти рівень», «звернути увагу», «посилити контроль» тощо. Недотримання зазначених норм спричиняє неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення і, як наслідок - навіть невиконання наказу через неузгодженість дій. Варто також пам'ятати, що керівники підприємств персонально відповідають за склад, зберігання і правильне оформлення службових документів.

1.3 Мова та стиль розпорядчих документів

Складання службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. При підготовці документів слід пам'ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом - наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку. Ділове мовлення, ділова мова, ділове службове письмо - поняття визначені.

У кожній групі стилів є свої різновиди Так, художньо - белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільно - публіцистичний стиль газетно журнальний та літературно критичний.

Офіційно-діловий стиль має спецефічні властивості від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов'язкове дотримання таких основних принципів: об'єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, а й приклади правильного і образного викладу думок. Однак ще дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

1.4 Правила скорочень у текстах документів

У документах системи організаційно-розпорядчих документів застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах.

Скорочення виправдані, оскільки вони скорочують час на складання тексту, зменшується його обсяг та виготовлення документа. Принято розрізняти скорочення кількох типів :

1. Буквені (ініціальні) скорочення (абривіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

2. Складно скорочені слова змішаного утворення складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони по-різному, наприклад: ВНДІ вугілля, райвно та інші.

3. Складно скорочені слова складного типу наприклад, колгосп, радгосп, теплохід, Ростсільмаш, Гловморшлях і так далі.

4. Окремі частково скорочені слова, що складаються з частини основ і повного слова, відрізняються певними особливостями у розшифровці, у категорії роду, відмінювані, наприклад, завкадрами, зам директора, голов пошта і так далі.

5. Запозичені з інших мов, наприклад: Бі-Бі-Сі, АПН, лавсан .

6. Умовні графічні скорочення на позначення посади, географічних понять, відрізки часу, кількісні визначення, назви міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів.

Особливість графічних скорочень у тому, що вони не виправляються усною мовою.

Після такого скорочення обов'язково ставиться крапка, наприклад: м.(місто), с.(село), обл., р-н і т. п. Графічне скорочення завжди пишеться малими літерами.

В ОРД не скорочуються реквізити “заголовок”, “автор документа”, “підпис”.



РОЗДІЛ 2. РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ЇЇ ХАРАКТЕРИСТИКА

До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження. Юридичною основою розробки документів можуть бути видання документа органами влади та управління.

2.1 Наказ

Наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компентенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

Накази бувають кадрові та з основної діяльності

Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Накази з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.

Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві є нормативним. Накази можуть бути нормативними індивідуальними. Та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.

Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компентенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу.

До проекту наказу додаються документи обгрунтовуючи його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов'язків.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких грунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об'єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини пов'язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керівника.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій - містяться приписи з указанням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.

Накази розподіляються на:

1) по основній діяльності;

2) по особовому складу.

По основній діяльності - оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства.

Можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними.

Складання і оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами.

Проект наказу слід погоджувати з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі необхідності - також інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, які обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не передбачено в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: це право мають керівники та перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції.

Накази видають на підставі і з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії. Накази може скасовувати тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними (наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку; індивідуальними (наказ керівника про преміювання конкретних працівників).

За призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності; накази по особовому складу.

Накази з основної діяльності - це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Реквізити наказу: 10 - назва виду документа, 11 - дата (проставляють у день підписання), 12 - індекс (проставляють у день підписання), 14 - місце складання чи видання, 19 - заголовок до тексту, 20 - позначка про контроль (проставляють у разі потреби), 21 - текст, 23 - підпис, 24 - гриф погодження (у разі потреби), 25 - візи (у разі потреби), 26 - відбиток печатки (у разі потреби), 28 - позначка про виконавця.

Текст наказу складається з двох частин - констатувальної (вступної) та розпорядчої.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словами “НАКАЗУЮ”, яке друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділити на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може починатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної дії, або із зазначення виконавця. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку на особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому.

Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті.

Реквізити наказу:

v Герб, емблема, нагороди.

v Міністерство.

v Установа.

v Підрозділ.

v Код підприємства.

v Код документа.

v Назва.

v Дата, номер.

v Місце видання.

v Заголовок до тексту.

v Текст.

v Підпис.

v Візи.

v Гриф погодження.

v Відмітка про виконання документа.

v Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

Дія наказу постійна (правові наслідки на протязі всього часу, поки не буде анульований компетентною особою).



2.2 Постанова

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.

Текст постанови як правило, складається з двох частин - констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоячого органу. В ухвалюючій частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.

Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті

Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за його видання.

2.3 Розпорядження

Розпорядження - акт управління, що має владний характер та обов'язкову силу виконання для робітників організації. Це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань.

Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.

Розпорядження поділяються на дві групи:

1. для загального тривалого користування;

2. для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.)

Розпорядження фіксуються в «Книзі розпоряджень». На відмітку від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.

Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв'язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також пов'язані з внутрішньою організацією роботи виконкому.

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.

Наприклад: проект наказу, рішення, розпорядження візується тим, хто складає проект та керівником структурного підрозділу, що вносить проект, юрист-консультом.

Якщо потребується фінансове забезпечення - проект документа погоджується з фінансовими органами або службами. Погодження проводить структурний підрозділ або особа, що готувала проект розпорядчого документу. Види або гриф погодження проставляють на першому екземплярі проекту. У випадку непогодження - мотивований висновок.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру - тривалої дії; розпорядження окремого характеру - стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають КМУ (на підставі та для виконання законів, рішень ВРУ), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань. Розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

Склад реквізитів той самий, що і у вказівки.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.

Проекти розпоряджуючих документів, (постанова та рішення), обговорюються на засіданнях.

Можуть вноситися доповнення та поправки.

Дороблені проекти виносяться на слідуюче засідання на затвердження. Проекти документів підготовлені представляються на підпис. Накази та розпорядження підписує керівник чи його заступник. Постанови та рішення: голова та секретар (керуючий справами) компетентного органу. Підписується 1-й екземпляр документу, що виготовлений на бланку.

Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підпису чи строк вступу до сили та строк дії акту управління вказують у документі.

2.4 Рішення, як розпорядчий документ

Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування.

Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах.

До проекту рішення додається довідка, що обгрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект.

У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.

Представлені проекти повинні бути завізовані виконавцями і заінтересованими організаціями з указанням дати. Заперечення за проектом оформляється у письмовому вигляді і додаються до нього. Обов'язковою повинна бути віза юристконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства.

Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому залежно від характеру розглядуваних питань.

Погоджені проекти правових актів заздалегідь передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявляється, що деякі пункти рішення потребують редагування, створюються на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів допрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів і з цього моменту вони набувають чинності.

Не пізніше ніж через три дні після підписання їх надсилають виконавцям.

Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов'язкові для усіх підприємств, установ, організацій, посадових осіб і громадян, що перебувають на території підвідомчій відповідній місцевій Раді.

Такі акти виконкоми Рад можуть ухвалювати тільки з питань боротьби з стихійними лихами, якщо відносини, що виникли, не врегульовані актами вищестоящих органів або необхідність ухвалення рішень викликається місцевими умовами.

У рішенні вказується коло осіб на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов'язані контролювати виконання документа. Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення рад не нумерують, а виконкомів-мають порядкову нумерацію.

Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити:

1. Зображення державного герба.

2. Назву місцевої ради народних депутатів або його виконкому.

3. Зазначення місця видання.

4. Найменування виду документа.

5. Дата або дату і номер.

6. Заголовок.

7. Текси рішення.

8. Підписи голови і секретаря виконкому.

9. Печатка.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення.



РОЗДІЛ 3. ОСОБЛИВОСТІ РОБОТИ З РОСПОРЯДЧИМИ ДОКУМЕНТАМИ

В обласній раді та її виконавчому апараті визначено конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ, який необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінську діяльність в обласній раді та її виконавчому апараті здійснюють шляхом прийняття нормативних актів, розпорядчих документів та документів рекомендаційного характеру:

v нормативних та інших актів;

v рішень дорадчого та рекомендаційного характеру президії обласної ради;

v висновків, рекомендацій постійних та інших комісій;

v розпоряджень голови.

Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

v. Конституція і закони України;

v. постанови Верховної Ради України;

v. укази і розпорядження Президента України;

v. постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

v. конкретні доручення органів державної влади;

v. рішення обласної ради;

v. провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання обласною радою та її апаратом покладених на них завдань і функцій.

Ксерокопії розпорядчих документів, що надходять до обласної ради від органів державної влади, надсилають до органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб разом із супровідним листом або ознайомлюють зацікавлених службових осіб під розписку. Документи, які видають на підставі законодавчих чи інших нормативних актів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів та заголовків.

3.1 Складання документів

Службові документи, які складають в апараті обласної ради, повинні мати певні реквізити і постійний порядок їх розташування:

1. Державний Герб України і герб області;

2. найменування установи - автора документа;

3. код установи;

4. код форми документа; назва виду документа (не зазначається на листах);

5. дата;

6. індекс;

7. заголовок до тексту;

8. текст;

9. підпис;

10. візи;

11. прізвище виконавця та номер його службового телефону;

12. позначка про виконання документа і направлення його до справи.

При складанні документів необхідно дотримуватися таких вимог:

v на документі зазначають посаду, прізвище та ініціали особи, яка його склала, підписала чи затвердила, дату його складання, підписання або затвердження;

v у разі подання документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді;

v якщо документ підписують кілька осіб, які займають рівнозначні посади, їх підписи розташовують на одному рівні;

v підписання документа, на якому зазначені посада і прізвище конкретної посадової особи,

іншою посадовою особою (шляхом проставлення прийменника “за” або косої риски перед найменуванням посади) не дозволяється.



3.2 Оформлення службових документів

При оформленні документів в апараті обласної ради необхідно дотримуватися таких вимог:

v документи друкують на лицьовому боці бланка встановленого зразка або на чистих аркушах паперу стандартних форматів А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) та А3 (297х420 мм) для додатків;

v документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє - 2 см, праве - 1,5 см, ліве - 3 см (для рішень і розпоряджень - 3,5 см). Двосторонні документи друкують з дзеркальними полями;

v складання документів на папері довільного формату не дозволяється;

v документи друкують шрифтом Arial або Times New Roman 14 або 12 кеглем (для таблиць - 11) через півтора міжрядкових інтервали у форматі *doc, *rtf;

v якщо документ містить дві і більше сторінки, другу і наступні сторінки нумерують. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без слова “сторінка” або “стор.” та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерацію сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починають з першої сторінки з цифрою 3.

Документи розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляють на бланках обласної ради. Встановлені такі види бланків: бланк листів; бланки нормативних актів (рішення, розпорядження) обласної ради.

Преамбула рішень обласної ради обов'язково містить слова “обласна рада вирішила”, при цьому слово “вирішила” друкують з нового рядка, вирівнюють по центру відносно основного тексту і виділяють жирно. У разі відсутності вступної частини преамбулою є ці слова.

Якщо документ має додатки, їх найменування зазначають в супровідному листі із зазначенням кількості аркушів у кожному з них.

Підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами, друкується від лівої границі текстового поля із зазначенням посади особи, яка підписує документ, з великої літери.

Розшифровку підпису у реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

3.3 Датування документів

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання. Для документа, який приймає колегіальний орган, - дата його прийняття; для документа, що його затверджують, - дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, необхідно оформляти цифровим способом. Елементи дати подають трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (після значення року кладуть крапку і слово “року” або скорочення р. не пишуть).

Наприклад: 30 жовтня 1998 року потрібно писати 30.10.98.

Але 30 жовтня 2002 року - 30.10.2002.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0.

Наприклад: 3 квітня 1998 року потрібно писати 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1998 року (після значення року слово “року” пишеться без скорочення).

Дату на документі проставляє особа, яка його затверджує, під час затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа).

Дату підписання проставляють в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі.

3.4 Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекс вхідного документа при його реєстрації складається з:

v порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року;

v індексу структурного підрозділу;

v індексу справ за номенклатурою;

v номера постійного кореспондента.

Наприклад: № 1133/14-182/170

Індекс вихідного ініціативного документа складається з:

v індексу структурного підрозділу;

v індексу справи за номенклатурою;

v порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року;

v маленької літери “р”;

v номера постійного кореспондента.

Наприклад: № 14-182/336-р/170

Індекс вихідного документа-відповіді складається з:

v індексу структурного підрозділу;

v індексу справи за номенклатурою;

v порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року;

v номера постійного кореспондента.

Наприклад: № 07-182/337/170

Виняток складають індекси розпорядчих документів, рішень, протоколів, а в окремих випадках - пропозицій, заяв і скарг громадян. Індексами цих документів є їхні реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.

3.5 Погодження документів

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності до законодавства здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може бути двох видів:

v внутрішнє - в апараті обласної ради (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа);

v зовнішнє - за межами обласної ради.

Внутрішнє погодження оформляють візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, дату візування.

У разі потреби зазначають найменування посади цієї особи. Наприклад:

Завідувач правового відділу

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Візу проставляють на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Якщо на лицьовому боці не вистачає місця, то її проставляють на зворотному боці останнього аркуша примірника документа, який залишається в апараті обласної ради.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відмітку за такою формою:

Завідувач правового відділу

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

Про зауваження обов'язково доповідають особі, яка підписує документ.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляють відповідним грифом. Гриф погодження ставлять нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа. Він включає в себе: слово “Погоджено”, найменування посади особи, з якою погоджують проект документа, особистий підпис, ініціали та прізвище, дату погодження.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови обласної ради

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

У випадку, коли необхідне погодження більш, ніж трьох посадових осіб, складають аркуш погодження, про що роблять відмітку у самому документі на місці грифу погодження. Наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляють за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом, замість посади і підпису зазначають номер протоколу засідання цього органу і дату.

3.6 Засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюють шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.

У виконавчому апараті обласної ради документи підписують голова ради, його заступник та керуючий справами.

Підпис складається з: найменування посади особи, котра підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - документ надрукований на бланку); особистого підпису; ініціалів та прізвища.

Наприклад:

Голова обласної ради (Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписують всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком адресатам підписують тільки оригінал, який залишається у справі виконавчого апарату обласної ради, а зазначеним адресатам розсилають засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписує, як правило, одна особа. У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - усі відповідальні особи. При цьому їх підписи розташовують один під одним у послідовності відповідно до займаної посади.

Наприклад:

Голова обласної ради (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі підписання документа кількома особами, які займають рівнозначні посади, їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:

Голова Івано-Франківської обласної ради (Підпис)(Ініціали, прізвище)

Голова Івано-Франківської обласної державної адміністрації

(Підпис)(Ініціали, прізвище)

Якщо голова ради, підпис якого зазначений на проекті документа, відсутній, то документ підписує заступник, який виконує його обов'язки. При цьому обов'язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, та її прізвище. Не допускається підписання документа з прийменником “за” або проставлянням косої риски перед назвою посади.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюють шляхом підписання посадовою особою або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) затверджують відповідним розпорядженням голови ради.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження містить такі елементи: слово “Затверджую”; найменування посади; підпис; ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ; дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова обласної ради

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі розташовують гриф такого зразка:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядженням

голови обласної ради

від _____________ № ____________

Гриф затвердження розташовують у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи необхідно завіряти гербовою печаткою.

Гербову печатку ставлять також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначає установа на підставі чинних нормативно-правових актів.

На копіях документів, які надсилають в інші установи, ставлять печатку “Канцелярія”.

Печатку треба класти таким чином, щоб вона захоплювала 3-5 останніх літер найменування посади особи, яка підписала документ.



ВИСНОВОК

В даній дипломній роботі було опрацьовано та розглянуті такі розділи, Отже можна зробити наступні висновки: