Форма службового документа. Форма-зразок документа. Логічна схема

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1.Порядок складання та оформлення службових документів

1.1.Особливості складання та оформлення службових документів

1.2 Оформлення реквізитів службових документів

1.3 Відмітки про проходження та виконання документів

1.4 Відмітка про наявність додатків до документів та їх оформлення

1.5 Порядок друкування та вимоги до документів, що здаються у машинописне бюро

1.6 Розмноження документів

2. Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів

3. Оформлення документів про відрядження

4.Особливості оформлення закордонних відряджень

Висновок

Список літератури

Вступ

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Ці документи на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Тому актуальність цієї теми є очевидною.

Тема: „ Форма службового документа. Форма-зразок документа. Логічна схема ”

Мета: розкрити особливості складання та оформлення службових документів та визначення форми-зразку основних документів в установі, організації та на підприємстві.

Об`єктом дослідження є форми службових документів.

Предметом дослідження є практичне вивчення особливостей складання та оформлення службових документів.

Гіпотеза нашого дослідження:

Службові документи є одним із найважливіших факторів розвитку підприємства. Дотримання стандартів в організації роботи з ними сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму і тяганини.

Завдання роботи:

У сучасному українському суспільстві документ все частіше виступає як ресурс особливого виду. Адже він є основним видом ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність та об'єктивність.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру. Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору. А тому керівники підприємств несуть, в першу чергу, персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше збереження, як основних об'єктів, що відображають діяльність установ у всіх сферах практичного втілення виробничих, господарських і наукових завдань.

За походженням документи поділяються на :

-службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

-офіційно-особисті, що створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

1. Порядок складання та оформлення службових документів

1.1 Особливості складання та оформлення службових документів

Для складання службових документів використовується папір форматів A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стандартів.

Бланки документів повинні мати поля:

-ліве - 20 мм,

-верхнє - не менше 10 мм,

-праве і нижнє - не менше 8 мм. Бланки організації виготовляються двох видів:

-бланк для листів;

-загальний бланк - для інших видів організаційно-розпорядчих документів.

Крім цього можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:

- постанови та розпорядження;

- наказу та розпорядження керівника організації;

- протоколу засідання та витягу з нього;

- порядку денного засідання колегіального органу;

- доручення керівника та його заступника;

- листа структурного підрозділу;

Виготовлення бланків конкретних видів документів здійснюється на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів і допускається, якщо цих документів створюється понад 200 на р.

Бланки виготовляються:

- українською мовою - для використання в межах України;

- українською та іноземною мовами - для використання за межами України.

Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників, службові, доповідні записки, довідки тощо), а також документи, що створюються від імені декількох організацій, оформляються на чистих аркушах.

Для прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст має бути пов'язаний з виданими раніше документами з цього питання.

Для економії часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв'язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розробляються структурними підрозділами, підготовляються у вигляді збірників таких текстів, бланків документів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вводяться в дію наказом керівництва.

Трафаретні тексти використовуються таким чином: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкується необхідна кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивається до справи.

Відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які готували, візували і підписували документи.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів.

1.2 Оформлення реквізитів службових документів

Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію встановлює максимальний склад і розміщення реквізитів (формуляр-зразок), що використовуються при складанні управлінських документів (додаток 2). Залежно від найменування і призначення документа оформляються певні, властиві тільки цьому виду елементи офіційного документа (реквізити). Обов'язковими реквізитами документа є:

1) найменування установи - автора документа;

2) назва документа або уніфікованої форми (не зазначається на листах);

3) дата;

4) індекс;

5) заголовок до тексту;

6) текст;

7) підпис;

8) візи;

9) відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад обов'язкових реквізитів документів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того потребує призначення документа, його обробка тощо. Наприклад, про державну реєстрацію відомчих нормативних актів, які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, у Міністерстві юстиції України, управлінні юстиції Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях і повинні мати відмітку про державну реєстрацію.

Додатковими реквізитами документа є:

1) Державний герб України;

2) найменування структурного підрозділу автора документа;

3) резолюція;

4) гриф затвердження;

5) відмітка про засвідчення копії;

6) печатка;

7) гриф зовнішнього погодження;

8) відмітка про додатки;

9) адресат;

10) індекс пошти, поштова і телеграфна адреси, номер телефону;

11) місце складання або видання;

12) прізвище виконавця і номер його телефону (для листів обов'язково);

13) відмітка про надходження;

14) посилання на індекс і дату вхідного документа;

15) відмітка про контроль;

16) відмітка про перенесення даних на машинний носій тощо.

Найменування установи - автора документа. Найменування організації вказується у точній відповідності із зазначеним в статуті і зазначається на бланках типографським способом під час їх виготовлення.

Назва виду документа. На всіх документах, крім листів, зазначається його назва (НАКАЗ, ПОСТАНОВА, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, ДОВІДКА тощо), що сприяє швидкому сприйняттю змісту документа.

Назва виду документа вказується на бланку друкарським або машинописним способом під час виготовлення документів або заздалегідь вказується при виготовленні бланків і повинна відповідати компетенції організації та змісту управлінської дії.

Виходячи з назви виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту і особливості його викладу та ступінь обов'язковості виконання його вимог.

Датування документів

Усі службові документи датуються.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверджується - дата затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом - дата його прийняття, а також ата події, яку зафіксовано в документі.

На документах, складених спільно кількома організаціями, вказується єдина дата (найпізніша дата підписання документа) і проставляються порядкові реєстраційні номери, надані документу кожною установою-складачем. службовий документ оформлення відрядження

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо в тексті не передбачена інша дата.

Документи, які підлягають державній реєстрації у Міністерстві юстиції України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено пізнішого строку надання їм чинності.

Для розпорядчого документа, який надсилається для виконання підпорядкованим структурним підрозділам, датою набрання чинності вважається дата отримання його адресатами, якщо в самому документі не вказано іншої дати.

Дати підписання, затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

13 грудня 1999 року слід писати: 13.12.99.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється 0. Наприклад: З січня 2000 року слід писати: 03.01.2000. У текстах нормативних актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати: 30 січня 2000 року. При посиланні у тексті на правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист від 30.01.2000 №.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, на момент підписання або затвердження.

Для документів, які після підписання підлягають обов'язковій реєстрації, датою документа є дата їх реєстрації (вихідні листи, накази, доручення тощо).

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлений його до справи тощо).

Реквізит "дата" для документа, складеного на бланку, проставляється в лівій верхній частині документа разом з Індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів (додаток 7).

Індекси вхідних документів і тих, що створюються в організації складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються з початку року, і доповнюються індексом структурного підрозділу, порядковим номером справи за номенклатурою справ, кореспондентів, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативного акта складається з індексів, присвоєних установами, що видали документ. При цьому складові частини індексу кожного із авторів документа відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 41/68-П/59.

Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа - короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою документа і формуватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?". Наприклад: наказ (про що?) про затвердження плану роботи.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і друкується через один міжрядковий інтервал.

При складанні документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Заголовок до текстів не складається до телефонограм, телеграм, повідомлень, супровідних листів, а також у відповідях громадянам на їх заяви і скарги та до документів, які друкуються на папері формату А5 (148 x210 мм).

Текст документа

При підготовці документа треба дотримуватися наступних принципів:

Об'єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.

Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінних моментів у викладі тексту.

Цей принцип полягає у формі вираження у тексті колективних інтересів, тому що найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального колективного розгляду.

Службові документи оформляються від імені юридичної особи організації або її структурного підрозділу, тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Тому більшість документів пишеться не від першої, а від третьої особи (університет просить, Міністерство не заперечує, фірмі потрібні).

Логічна послідовність. Ознаками логічної послідовності є:

- тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа;

- чітко виявлені причинно-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами у межах одного речення і в межах усього документа, повним його текстом;

- протиставлення, яке виражається словами проте, або однак;

- логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); констатація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-то).

Логічна послідовність викладу тексту досягається також за рахунок чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци та ін.), а також виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.

Повнота інформації. Повний - це документ, зміст якого вичерпує всі обставини, зв'язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження максимально збігалися, поєднувалися.

Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тексту документа існує такий зв'язок: чим глибше працівник про никає у сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим ясніше буде вона для тих, хто знайомиться з цим документом.

Перш ніж викласти остаточний варіант документа треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які більш повно і точно передають думку. Важливим є чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення і наголошення основної думки.

Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, тому що суперечності у тексті документа проявляються у невідповідності фактів один одному або взаємовиключаються. Суперечність може проявитись і втому, що зміст те кету не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.

Текст документа повинен бути коротким, а саме: лише основні, найважливіші положення й аргументи; конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються у додатку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов'язань та ін.

Типізація мовних засобів - це стандартизація мови службових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типізованих слів у наказі - наказую; у постанові - постановляємо; у листі - гарантуємо, надсилаємо та ін.).

Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформляється від третьої, а не від першої особи. Це посилює громадський характер документа.

Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, висловлюючи ввічливість. Він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.

Укладачеві тексту треба ретельно вишукувати належну форму викладу думки.

Так, виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхованого прояву роздратування, злої насмішки і навіть грубощів.

Текст документа, укладений в різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нетерпимому тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервовість, напруженість між організаціями.

При написанні тексту ділового листа слід пам'ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав'язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення.

Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Стриманий тон проявляється також у тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо, а дається в опосередкованій формі через констатацію фактів, які мали місце або повинні були мати місце. Думка, що ЇЇ не висловлено у прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів, а це надає більшої сили й переконливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів, з дотриманням службового рівня при підписанні документів-відповідей. Лист підписаний директором, має бути підписаний також директором, а не його заступником. Етикет вимагає дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Якщо лист адресовано окремій людині, а не організації доречно закінчити словами 3 повагою або 3 глибокою пошаною, особливо, якщо він містить відомості негативного, відмовного змісту і сама відмова висловлена в ньому з достатньою стриманістю і ввічливістю. Тільки внутрішній такт і об'єктивність в оцінці ситуації можуть підказати найдоцільніший, найефективніший спосіб висловлення, який сприятиме непогодженню ділових контактів між організаціями.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні листів, розпорядчих документів, положень, правил тощо.

Як правило, тексти листів і розпорядчих документів складаються з двох частин. У першій з них, констатуючій, вказуються підстава або обґрунтування складання документа, в другій, резолютивній викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: накази - розпорядчу частину без констатуючої, листи-прохання без пояснення тощо.

Суцільний зв'язний текст складних документів може складатися з розділів, підрозділів, повинен мати при необхідності заголовки і нумерацію,, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з наданням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2,1.1.3,1.2,2.1.1). Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для даного виду документа порядку.

Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.

У документах, оформлених на двох і більше сторінках, друга і наступні сторінки нумеруються. Номери сторінок розміщують посередині верхнього поля на відстані 10 - 15 мм від верхнього краю аркуша.

Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується при викладанні цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Заголовки таблиць мають бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовок розміщується над таблицею посередині і пишеться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапка не ставиться.

Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказується один раз праворуч на першій сторінці над таблицею, над іншими пишеться слово "Продовження табл.".

Слова, що повторюються одне під одним і в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знака відсотків і номерів позначень не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається заміна цієї частини словами "Те ж" із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри у графах таблиць потрібно проставляти так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним. В одній графі повинна бути однакова кількість десяткових знаків для всіх значень величин.

У таблицях і анкетах, призначених для обробки засобами обчислювальної техніки, ознаки та їх показники при необхідності кодуються.

Погодження документів

Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа. Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення питань, якість підготовленого документа, його доцільність, обґрунтованість, своєчасність, відповідність чинному законодавству і правовим актам, які визначають компетенцію організації.

Погодження проектів документів може здійснюватись як структурними підрозділами і посадовими особами організації (внутрішнє погодження), так і непідвідомчими організаціями (зовнішнє погодження), які згідно з їх компетенцією мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті документа.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза містить в собі особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування, які проставляються чорнилами. Наприклад:

Підпис, ініціали, прізвище

Дата

При необхідності зазначається найменування посади особи, що візує, наприклад:

Начальник управління персоналом

Підпис, ініціали, прізвище

Дата

Проставляється віза на лицьовому боці останнього аркуша документа нижче підпису або на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо кількість осіб, які повинні завізувати документ, перевищує число три.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Найменування посади

Підпис, ініціали, прізвище Зауваження і пропозиції додаються Дата

Зауваження, що за обсягом не перевищують 1-2 рядки розташовують перед візою. Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в організації.

Візування здійснюється у порядку: структурний підрозділ, який готував документ, заінтересовані підрозділи.

Проекти наказів, постанов, розпоряджень та інших нормативних документів, що подаються на підпис керівнику, перевіряються виконавцями структурних підрозділів з точки зору відповідності їх чинному законодавству і візуються начальниками цих структурних підрозділів, на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.

У разі невідповідності чинному законодавству документів, що подаються на підпис керівництву, управління не візує ці документи, а подає правовий висновок про порядок вирішення питання, що розглядається.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і містить в собі слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Назва посади керівника організації

Підпис, ініціали, прізвище Дата

Якщо зовнішнє погодження здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження розміщується на одному рівні з грифом затвердження і оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання правління (назва організації) від 10.05.99 №12

У випадках, коли зміст документа зачіпає інтереси більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається. Ініціали, прізвище виконавця підпис

дата Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

дата дата

При погодженні нормативного акта підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою установи.

Засвідчення документів

Засвідчення документів є формою виразу відповідальності за їх зміст і законність. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та в окремих випадках проставлянням печатки.

Підпис. Документи підписуються посадовими особами організації згідно з їх компетенцією, встановленою чинними нормативними актами.

Документи, що надсилаються у вищі органи, підписуються першим керівником або під час його відсутності заступником, який виконує його обов'язки.

Службові документи, що надсилаються сторонніми установам від імені організації, підписуються керівником або заступником згідно з розподілом обов'язків.

На листи, що надходять на адресу організації, а також адресовані керівництву за підписом керівників міністерств, відомств підприємств, організацій, відповіді надсилаються за підписом відповідного заступника згідно з розподілом обов'язків.

Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підписуються керівником, заступником, а також керівниками структурних підрозділів організації згідно з їх компетенцією. При цьому керівники структурних підрозділів, як правило, готують документи на бланках з найменуванням відповідного підрозділу, або на чистих аркушах стандартного формату з використанням кутового штампу.

Підписання керівниками структурних підрозділів нормативних актів не допускається.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:

Начальник управління

маркетингової політики підпис, ініціали, прізвище

або:

Заступник Голови правління підпис, ініціали, прізвище

При надсиланні службового документа одночасно кільком адресатам керівник підписує всі примірники.

При надсиланні службового документа підвідомчим органам (групова розсилка) підписується тільки оригінал, який залишається у справах, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності, що відповідає посаді, наприклад:

Голова правління підпис, ініціали, прізвище

Головний бухгалтер підпис, ініціали, прізвище

При підписанні документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Заступник Голови правління Заступник Голови правління ВАТ "Дитячий світ" ВАТ "Центральний універмаг"

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

При підписанні документів, складених комісією, вказуються не посади осіб, які підписують документ, а розподіл їх обов'язків у складі комісії. Наприклад:

Голова комісії підпис, ініціали, прізвище

Члени комісії: підпис, ініціали, прізвище

Підписи членів комісії розміщують один під одним в порядку, зазначеному в розпорядчому документі, яким створена комісія.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При ньому обов'язково вказується посада особи ("В. о.", "Заступник"), яка підписала документ і її прізвище. Зміни вносяться машинописним способом. Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставлянням косої риски перед найменуванням посади.

Забороняється вносити будь-які зміни і доповнення в підписані (затверджені) документи без дозволу особи, яка їх підписала.

Особистий підпис в реквізитах "підпис", "гриф погодження", "гриф затвердження" документів, визначених для розмноження (тиражування) засобами копіювальної техніки, проставляється чорнилами (пастою) чорного кольору.

Гриф затвердження. Окремі види організаційно-розпорядчих документів набувають юридичної сили з моменту їх затвердження (додаток 3), що санкціонує поширення дії документа на певне коло структурних підрозділів і посадових осіб. Документи затверджуються відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється шляхом проставляння грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа (при затвердженні положень, інструкцій, правил та інших нормативних документів). Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу. Розпорядчий документ складається, як правило, у випадках, коли необхідні додаткові вказівки та роз'яснення.

Якщо документ затверджується конкретною службовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління

_____________________ прізвище, ініціали

"_"___________________ 200_р.

При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом Голови правління від 21.02.02 р. №18/01

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. Слова ЗАТВЕРДЖУЮ та ЗАТВЕРДЖЕНО друкуються великими літерами без лапок.

Печатка. На документах, що вимагають засвідчення прав громадянина і юридичних осіб,"фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою (додаток 4).

Відбиток печатки треба проставляти таким чином, щоб він захоплював частину слів найменування посади особи, яка підписала документ.

Інші документи, на які необхідно ставити гербову печатку, визначаються керівництвом організації.

Печатка, яка відтворює найменування організації, її структурного підрозділу (не гербова), проставляється на копіях документів, які не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсилці.

Копії розпорядчих документів, які надсилаються в організації, засвідчуються печаткою загального відділу.

Адресування документів

Документи адресуються установі, структурним підрозділам або конкретній службовій особі.

При адресуванні документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:

ВАТ універмаг "Україна" або

Міністерство праці і соціальної політики України

Головне управління

При надсиланні документа посадовій особі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному, наприклад:

Міністерство…………………

Начальнику управління..........................................

М.Н. Кисельову

Ініціали в адресах вказуються перед прізвищем.

При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного управління Ініціали, прізвище

При адресуванні документа багатьом однорідним установам адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань Директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів не вказується. При надсиланні документа більше ніж у чотири адреси складається розрахунок на надсилання і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До складу реквізиту "адресат" може входити поштова адреса.

Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу установи повинні відповідати Поштовим правилам Міністерства зв'язку України.

Повна поштова адреса зазначається при надсиланні документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Український бізнес" 02180, Київ-180, вул. Хрещатик, 17

При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

327063, м. Миколаїв-63 Київська, 67, кв. 49 Гречко А.Н.

При надсиланні документа вищим державним органам та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках доцільно використовувати конверти з надрукованими адресами.

Резолюція

Резолюція - напис на документі, зроблений керівництвом організації або структурного підрозділу, що містить вказівки з виконання документа.

Резолюція складається з таких обов'язкових елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання, підпис, дата. У випадках, коли доручення надано кільком посадовим особам, основним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо не обумовлено інше. Йому надається право скликання інших виконавців і координації їх роботи.

На документах із типовими строками виконання, що не потребують додаткових вказівок по виконанню, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція складається на бланку для резолюцій (додаток 6, п. 2.6.) або на окремому аркуші паперу, який додається до документа. На нижньому полі цього бланку (аркуша) обов'язково зазначається вхідний номер і дата документа, до якого відноситься резолюція.

Резолюція може проставлятися у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа. На доповідних записках, листах та інших видах документів, що мають реквізит "адресат", резолюція проставляється між адресою і текстом документа.

Якщо місця для даного реквізиту недостатньо, то його можна проставляти на іншому вільному від тексту місці у верхній частині лицьової сторони першого аркуша документа, тільки не на полі, призначеному для підшивки.

1.3 Відмітки про проходження та виконання документів

Проходження документа в організації супроводжується обов'язковим проставлянням на ньому:

відмітки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі елементи: найменування організації надходження документа, індекс документа;

відмітки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), і позначається словом "Контроль" або літерою "К". Строк виконання проставляється керівником, який здійснює розгляд кореспонденції, на бланку резолюції і переноситься канцелярією на реєстраційно-контрольну картку (РКК, додаток 8, 10);

відмітки про виконання документа і направлення його до справи, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа посередині і складається з таких даних: короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), виразу "До справи" і номера справи, до якої документ буде підшито, дати направлення документа до справи і підпису начальника структурного підрозділу - відповідального виконавця або безпосереднього виконавця, якщо є документ про виконання, наприклад:

До справи № 13-10-23

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови 05/09.98

Посада

Підпис, ініціали, прізвище

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

відмітка про перенесення даних на машинний носій, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа, праворуч і містить такі дані: "інформацію перенесено на машинний носій", дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

відмітка про безпосереднього виконавця, в якій вказано його прізвище і номер службового телефону, що проставляються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч внизу, ініціали виконавця не вказуються.

Наприклад:

Петренко 287-12-85

На документах, які надсилаються у вищі державні органи, виконавцем зазначається начальник або заступник начальника структурного підрозділу, який готував проект документа.

Якщо документ підлягає розмноженню, відмітка про виконавця робиться на лицьовому боці аркуша.

При необхідності нижче прізвища виконавця і номера його телефону допускається вказувати індекс друкарки (перші літери імені і прізвища, кількість надрукованих примірників і дату друкування):

Кравченко 232-12-59

МГЗ 10.08.98

Реквізит "гриф обмеження доступу до документа" ("Для службового користування", "Комерційна таємниця" тощо) розміщується вище реквізиту "адресат" або "грифу затвердження".

Посилання на індекс і дату вхідного документа містить індекс і дату, вказані організацією, що склала або видала документ, на який дається відповідь.

Посилання друкується в листах від нульового положення табулятора нижче дати листа і присвоєного йому індексу. На бланках розміщення цього реквізиту зазначається написом:

"На №____ від_______ ".

1.4 Відмітка про наявність додатків до документів та їх оформлення

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед реквізитом "підпис". Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію відповідними нормативними актами та розпорядчими документами (додатки до нормативних актів та розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються зі супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо).

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження план комплексної перевірки господарюючих суб'єктів за формою, зазначеною у додатку".

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Ця відмітка проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад;

Додаток до наказу від 18.02.02. № 85

При наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 та ін. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх наступних аркушах у правому верхньому куті робиться напис: "Продовження додатка".

Додатки до вихідних документів візуються на двох примірниках, один направляється за адресою, другий залишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписуються керівниками структурних підрозділів, відповідальних за їх розробку, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність, наприклад:

". замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку

розмножувального бюро (додаток 11)".

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з посиланням на пункт тексту документа, який вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітка проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 1 або скорочено Додаток 1

доп. 4.2.4. доп. 4.2.4.

Примірної інструкції з діловодства Примірної інструкції

в центральних та місцевих органах з діловодства. виконавчої влади та організаціях Ці додатки мають суцільну нумерацію аркушів разом із основним документом.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються у такому порядку.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформлюється за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: 1. Довідка про виконання плану комплексної перевірки організації у І кварталі 2000 p., на 6 арк. у 2 прим. 2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструкції з діловодства структурними підрозділами організації на 2000 р. на 2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.01 № 18-25/158 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали) кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _ арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:

індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис. Наприклад:

18.05.99 №33-14/09-1328

На №15665/92 від 20.05.01 Текст документа

Заступник Голови правління ініціали, прізвище

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

18.06.01

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчу вальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

1.5 Порядок друкування та вимоги до документів, що здаються у машинописне бюро

У машинописному бюро друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровими чорнилами, пастою або олівцем, до друку не приймаються.

Проекти нормативних документів і документи, які надсилаються вищим державним органам, при передачі до друку повинні бути обов'язково завізовані начальником структурного підрозділу.

При здачі рукописів до машинописного бюро завідувач машбюро заповнює відповідні графи журналу обліку роботи друкарок, а на оригіналі проставляє індекс структурного підрозділу, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до машинописного бюро (додаток 5).

При одержанні надрукованих матеріалів виконавець документа перевіряє друкований текст і, якщо будуть виявлені друкарські помилки, повертає машинописному бюро надруковані сторінки разом із рукописом для виправлення.

Після виправлення помилок завідувач машбюро заповнює графи 8-14 журналу обліку роботи друкарок. Виконавець ставить свій підпис за одержані матеріали в книзі.

Завідувач машбюро розглядає рукописні матеріали, які передаються до друкування, визначає черговість, розподіляє роботу між друкарками, контролює якість і своєчасність друкування, перевіряє правильність внесення записів до журналу обліку роботи друкарок та веде облік виконаної роботи.

Виправлення друкарського тексту допускається тільки на машинці і без помарок.

Документи, які надсилаються вищим державним органам, повинні бути надруковані без підчисток і виправлень.

Невеликі за обсягом документи (1-2 сторінки), а також документи, необхідні структурним підрозділам для внутрішнього користування (доповідні та службові записки, плани роботи і довідки про їх виконання, номенклатури справ, описи справ, що передаються до архіву, протоколи нарад тощо), друкуються, як правило, у структурних підрозділах.

Для виправлення рукописів або машинописних робіт застосовуються коректурні знаки.

Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до друкарського видання, для усного прочитання (доповідь) друкуються через два міжрядкових інтервали.

Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "відмітка про наявність додатка", "гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

1,5

1 Заступник Міністра праці України

2___________ ініціали, прізвище

(підпис)

1,5_____________

(дата)

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису у реквізиті "підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапку у кінці заголовка не ставлять.

При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора.

0 - від межі лівого поля друкування реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його у справу". Найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчу вального напису "Вірно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - після 5 друкарських знаків для початку абзаців у тексті;

2 - після 16 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 - після 24 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 - після 32 друкарських знаків для реквізиту "адресат";

5 - після 40 друкарських знаків для реквізиту "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 - після 48 друкарських знаків для розшифрування підпису в реквізиті "підпис";

7 - після 56 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО), Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

При наявності кількох грифів затвердження і узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від 0-го і 5-го положень табулятора.

Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від 0-го положення табулятора, а текст, що їх стосується - через один міжрядковий інтервал.

Формат аркуша (розмір бланка) вибирають залежно від обсягу тексту.

Документи, текст яких не перевищує семи рядків, друкують на аркушах формату А5 (148 х 210 мм), тексти більшого обсягу друкують на аркушах формату А4 (210 х 297 мм). Для планів, графіків, таблиць допускається використання паперу формату A3 (297 х 420 мм). Розмір поля документа встановлюється не менше:

25 мм - ліве поле;

20 мм - нижнє поле;

20 мм - верхнє поле;

8 мм - праве поле.

При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номер сторінки проставляється посередині верхнього поля сторінки на відстані 10 - 15 мм від верхнього краю аркуша.

Друкований текст перевіряє особа, яка підготувала документ. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.

1.6 Розмноження документів

Порядок тиражування та копіювання документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником організації, необхідність розмноження документів - керівниками структурних підрозділів.

Розмноження документів здійснюється копіювально-друкарською групою з дозволу начальника.

Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює бланк замовлення встановленої форми, який підписує начальник структурного підрозділу.

Документи на розмноження передаються виконавцем у копіювально-друкарську групу разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку роботи копіювально-друкарської групи.

За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

Оригінал документа, що здається до копіювально-друкарської групи для тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням якісної красильної стрічки (чорнил, пасти) такого кольору і насиченості, що забезпечує якісне відтворення документа на розмножувальних апаратах. У разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська група має право не приймати його для роботи.

При одержанні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за виконану роботу.

Оригінали документів після зняття з них копій повертаються виконавцю разом із розмноженими примірниками.

Документи з грифом "Для службового користування", обмеженого доступу, приймаються для розмноження тільки з дозволу керівника організації.

Накази, постанови, розпорядження розмножуються у кількості, встановленій розрахунком надсилання.

При тиражуванні нормативних документів на звороті останнього аркуша оригіналу документа, з якого здійснювало ся копіювання, працівники копіювального бюро проставляють № замовлення на тиражування, кількість розмножених примірників і дату.