Форма службового документа. Форма-зразок документа. Логічна схема

Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножуються з дозволу начальника Управління справами у виняткових випадках.

Начальники структурних підрозділів замовляють розмноження службових документів у мінімально можливій кількості, що визначається службовою необхідністю з урахуванням встановлених норм забезпечення матеріальними ресурсами відповідного структурного підрозділу.

Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстровані в апараті організації.

Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно-розпорядчих документів розмножуються за погодженням із начальником Управління справами.

2. Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів

Організація і технічне обслуговування засідань правління здійснюється його секретарем.

Підготовка матеріалів до засідання правління. Питання для розгляду на засіданнях правління відповідно до плану проведення засідань, який складається на квартал, а також за ініціативою членів правління, начальників структурних підрозділів, що обґрунтовується в доповідній записці на ім'я керівника організацій.

Члени правління, керівники структурних підрозділів згідно з Регламентом проведення засідань подають для включення до плану роботи колегіального органу за встановленою формою (табл.) перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданнях колегіального органу. У необхідних випадках до переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

Голова правління може вносити питання для розгляду на засіданні правління за власною ініціативою шляхом надання доручень.

Підрозділ, посадова особа, відповідальна за підготовку питання для розгляду на засіданні правління готує такі документи:

проект рішення (постанови, розпорядження), до якого у передбачених випадках додається проект документа (інструкція, положення, методика тощо) з обговорюваного питання;

довідку про зауваження до проекту зацікавлених установ і структурних підрозділів (якщо такі є);

пояснювальну записку, в якій даються необхідні обґрунтування і прогнози очікуваних наслідків реалізації прийнятого рішення, довідковий та аналітичний матеріал з обговорюваного питання;

проект протокольного рішення;

список осіб, яких пропонується запросити на засідання;

формулювання питання, що вноситься до проекту порядку денного засідання із зазначенням доповідача.

Зазначені документи подаються до загального відділу не пізніше як за 5 днів до засідання. Вони повинні бути завізовані безпосереднім виконавцем та начальником структурного підрозділу, членом правління відповідальним за підготовку питання для розгляду на засіданні правління, заступником голови правління відповідного напрямку.

Проект порядку денного засідання правління формується загальним відділом і разом з матеріалами та загальним списком запрошених на засідання подається на розгляд голові правління, який приймає рішення щодо їх внесення на розгляд правління.

Після визначення дати проведення засідання не пізніше як за три дні до засідання матеріали надсилаються загальним відділом членам правління.

На кожне засідання колегіального органу складається протокол за встановленою формою.

Протоколи засідань ведуться загальним відділом, оформляються за встановленою формою.

Вони оформляються в стислій формі, в якій зазначаються лише питання порядку денного, прізвища доповідачів і тих, хто виступав при обговоренні питання, а також прийняті рішення.

Протоколи колегій оформляють секретарі цих колегій і в установленому порядку разом з матеріалами передають на зберігання до архіву.

Документи, підготовлені до засідання колегій (проекти постанов, розпоряджень, довідки, списки тощо), а також один примірник розмножених документів зберігаються у секретаря колегіального органу по кожному засіданню окремо.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.

Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань і перевіряє наявність усіх документів і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде зняте з порядку денного засідання.

Особи, які одержали проекти постанови (рішення) та інші документи, до засідання зобов'язані "уважно їх вивчити і при наявності зауважень і пропозицій чітко їх сформулювати у письмовому вигляді з тим, щоб у разі згоди колегіального органу з цими зауваженнями і пропозиціями, їх можна було б відтворити у рішенні.

Питання для розгляду на засіданнях правління ВАТ "Альфа"

3. Оформлення документів про відрядження

Службові відрядження працівників організації здійснюються згідно з планом роботи з урахуванням асигнувань і кошторисом витрат на відрядження.

В разі необхідності відрядження працівника начальник структурного підрозділу разом з доповідною запискою, де зазначає куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника, подає на затвердження завдання на відрядження.

Затверджене завдання разом із посвідченням про відрядження та завізованим бухгалтерією проектом наказу про відрядження подається на розгляд керівництву, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Реєстрація посвідчень про відрядження та облік працівників, що вибувають у відрядження, здійснюється у спеціальному журналі.

Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає про виконання одержаного завдання (подає звіт про відрядження) керівнику, який затверджував завдання на відрядження.

Звіт про відрядження з резолюцією відповідного керівника про виконання завдання та авансовий звіт за встановленою формою, затверджений керівником, працівник подає у бухгалтерію організації.

Відмітка на посвідченні про відрядження про вибуття працівника у відрядження та прибуття з відрядження засвідчується підписом начальника відділу та печаткою "Для відряджень".

Відмітка на посвідченні про відрядження особи, яка прибула до організації за викликом, засвідчується печаткою "Для відряджень" при наявності підпису посадової особи, на виклик якої вона прибула, після реєстрації у журналі.

При проведенні заходів, пов'язаних із викликом значної кількості працівників, посвідчення про відрядження заповнює працівник підрозділу, відповідального за організацію проведення заходів, і після підпису відповідною посадовою особою подає всі документи одночасно на засвідчення печаткою.

4. Особливості оформлення закордонних відряджень

Оформлення документів для працівників (крім керівника та його заступників), що відбувають у закордонні відрядження здійснює Управління зовнішніх зв'язків згідно з встановленим порядком, який містить:

Одержання листа-запрошення (підтвердження) відсторони, що приймає;

надання методичної допомоги в підготовці технічного завдання;

отримання дозволу на відрядження;

оформлення виїзду через консульське управління

Міністерства зовнішніх справ України (подаються документи:

копія запрошення, копія листа-дозволу на відрядження, лист до консульського управління Міністерства зовнішніх справ України);

оформлення закордонних паспортів (у разі необхідності);

оформлення візи в посольстві;

оформлення перебування в залі офіційних делегацій (при необхідності).

Оформлення документів для закордонного відрядження керівника та його заступників мають відмінності, а саме:

необхідність погодження технічного завдання в Міністерстві зовнішніх справ України;

отримання дозволу на відрядження у вищого керівництва;

подання документів до консульського управління Міністерства зовнішніх справ України для одержання дозволу Міністерства зовнішніх справ України.

Висновок

Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов'язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документ, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень. Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи. Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діло ведення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Список використаної літератури

1.Правила надання та отримання телекомунікаційних послуг // Постанова Кабінету Міністрів України від 9 серпня 2005 року, № 720.

2.Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навіч. посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.: іл.

3.Брус М. П. Українське ділове мовлення: Навіч. посібник. - Івано-Франківськ: Тіповіт, 2004. - 205 с.

4.Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навіч. посібник / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. - 4-те вид., перероб. і доп. - К.: А.С.К., 2005. - 400 с.: іл.

5.Гончарова Н. І. Документаційне забезпечення менеджменту: Навіч. посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 206 с.: іл.

6.Данюк В. М. Кадрове діловодство: Навіч. посібник / В. М. Данюк, Л. П. Кулаковська. - К.: Каравела, 2006. - 240 с.: іл.

7.Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навіч. посібник. - 4-те вид. - К.: Либідь, 2004. - 384 с.

8.Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Кулініченко В. Л., у поряд. - К.: Укр. центр духовної культури, 1996. - 144 с. - (Б-ка підприємця). - Бібліогр.: с. 142.

9.Загорецька О. Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства та архівної справи в Україні // Секретар - референт. - 2006. - № 1. - С.19. - 24.

10.Палеха Ю. І. Управлінське документування: Навіч. посібник у двох частинах. Ч.1. Ведення загальної документації(зі зразками сучасних ділових паперів) - 3-тє вид., доп. - К.: Видавництво Європейського університету, 2003. - 383 с.: іл.

11.Работа з службовими документами // Секретарь-референт. - 2003. - № 12. - С. 22 - 25.

12.Свердан М. Р. Основи діловодства: Навіч. посібник. - К.: А.С.К., 2005. - 282 с.

13.Стенюков М. В. Документів. Делопроизводство: Практическое пособи по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Прибор, 1995. - 256 с.

14.Танюшкина С. «Укртелеком» крупним планом // Инвестгазета. - 2006. - № 22. - С. 1,16.

15.Шевчук С. В. Ділове мовлення. Модульний курс: Підручник. - К.: Вища школа, 2006. - 270 с

16.Шевчук С. Телефонний разговор // Секретарь-референт. - 2005. - № 2. - С. 46 - 47.

Размещено на Allbest.ru