Оформлення копій документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

Оформлення копій документів

Вступ

Копія документа - інформація повністю або частково відтворена з оригіналу, що завіряється належним чином. Це також документ, який містить точне знакове відтворення змісту, його окремих зовнішніх ознак, які завіряються належним чином.

Робота з копіями документів, засвідчення їх правильності та виписки із них є однією з найпоширеніших діловодних дій. Важливість та необхідність цієї роботи виникає в багатьох випадках життя громадян, і насамперед, коли потрібно той самий документ подати до кількох організацій, або коли оригінал документа буде потрібен надалі, чи коли виникає небезпека його втрати. Вчинення цієї діловодної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для них прав і обов'язків.

Особа, яка засвідчила копію, сповна відповідає за відповідність копії оригіналу.

Щоб копії документів або витяги з них мали юридичну силу, потрібно знати, як правильно їх оформити та завірити.

1. Класифікація документів за стадією виготовлення

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи класифікують за такими ознаками:

- способом фіксації інформації;

- змістом;

- назвою;

- видом;

- складністю;

- місцем складання;

- терміном виконання;

- походженням;

- гласністю;

- юридичною силою;

- стадією виготовлення;

- терміном зберігання;

- родом діяльності та ін.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

1. Чорновий варіант або проект документа - це рукописний або віддрукований зразок документа який відображає послідовність створення документів;

2. Оригінал документу - перший або єдиний примірник офіційного документу, матеріальний об'єкт, який містить інформацію в зафіксованому вигляді, оформлений належним чином і має юридичну силу.

3. Копія документа - документ, в якому точно відтворено інформацію іншого документу, а також усі його зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлений; інформація повністю або частково відтворена з оригіналу, що завіряється належним чином.

Існують такі різновиди копій:

· відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);

· витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);

· дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

Відмінності копії та оригіналів:

1. Слово «копія» у правому верхньому куті.

2. Часткове відтворення тексту або зовнішніх ознак.

3. Назва виду документа

4. Оформлення підпису відповідальної особи.

5. Наявність реквізиту «Позначка про завірення копії».

6. На копії документа доступ яких обмежено крім слова «копія» додається порядковий номер копії. Див. додаток 1

2. Види копій

Існує багато видів копій документів:

Факсимільна копія - це абсолютна копія документа яка містить всі реквізити оригіналу відображає особливості їх розміщення та оформлення документа виготовляється за допомогою копіювальної техніки.

Вільна копія - містить всі реквізити справжнього документа. З оригіналом але необов'язкове повторює його форму та зовнішні ознаки.

Витяг - копія частини документа;

Копія з копії - створюється в тих випадках, коли немає оригінал, оригінал.

Відпуск документів - це примірник який виготовляється одночасно з оригіналом та залишається у автора після відправлення оригіналу адресатові.

Це витяг з документу - копія частини оригіналу службового документа.

Дублікат - це повторно виготовлений документ, що має юридичну силу та використовується як оригінал.

За часом відтворення копії поділяються на:

· одночасні - виникають одночасно з оригіналом (наприклад, при написанні через копіювальний папір);

· пізніші копії - (можуть створюватися через багато років і тисячі років).

За ступенем точності, близькості до оригіналу копії можуть бути:

· графічно тотожні (факсимільні) - фотографічні, гектографічні, склографічні, ксерокопії тощо, в т.ч. із змінним масштабом зображення;

· частково тотожні - зазвичай виготовлені під копірку разом з оригіналом. На копії не проставляються друкарські елементи бланка документа;

· графічно не тотожні копії - копії, зняті від руки, машинописним або друкарським способом;

· мальовані копії - максимально відтворюють зовнішній вигляд (почерк, розміщення тексту, посвідчуванні написи).

У зв'язку з використанням для виготовлення документів нових інформаційних технологій, комп'ютерної периферії, насамперед принтерів, з'явилися досить специфічні копії.

За способом посвідчення копії розрізняються наступним чином:

· авторизовані, тобто засвідчені автором;

· завірені - копії, засвідчені посадовою особою.

Завірена копія - це копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу. У свою чергу, завірені копії діляться на нотаріальні і копії з документів для внутрішніх потреб якої установи, організації, підприємства. Нотаріальні копії документів призначаються, як правило, для пред'явлення іншим установам (наприклад, з документів про освіту, стаж роботи, народження, шлюб; копії з документів, пов'язаних з отриманням матеріальних цінностей). Копії з документів для внутрішніх потреб зазвичай засвідчуються підписом відповідальної особи, наприклад, начальника канцелярії і, у разі необхідності, печаткою. Можуть бути й просто завірені копії, наприклад, виписки з документів, завірені підписом секретаря.

3. Вимоги до копій документів: способи їх виготовлення та засвідчення

Основний принцип виготовлення копії полягає в тому, що представник установи може завірити та виготовити копії лише того документа, який створений у даній установі.

Копії документів можуть відтворюватись рукописним або машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).

Копії особистих документів громадян необхідних для прийому на роботу, навчання і т. п. можуть виготовлятися відповідальною особою установи в присутності власника документа та з його дозволу, при цьому наявність оригіналів документа обов'язкова.

Способи виготовлення копії:

· Рукописний

· Машинописний

· Засоби оперативної поліграфії

Рукописний спосіб виготовлення копій - це спосіб нанесення знаків письма власноручно.

Машинописний спосіб виготовлення копій - це спосіб виготовлення документів за допомогою друкарських машин, друкарських пристроїв, комп'ютерів);

До засобів оперативної поліграфії віднесемо основні види копіювальної техніки - електрофотографічні апарати прямого копіювання з безпосереднім перенесенням зображення на різні види носіїв: папір, плівки.

Основними вимогами до копій документів є:

· достовірність - це відповідність змісту інформації та реквізитів копії оригіналу.

· юридична сила - це властивість копії надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань. Юридична сила копії дає можливість використовувати її для здійснення управлінських функцій або правового регулювання.

Документ, з якого засвідчується копія, повинен відповідати вимогам закону, тобто документ не повинен суперечити закону за змістом і за формою.

Завіреною копією документа є копія, на яку відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичної сили.

Вірність копій документа засвідчується підписом керівника або уповноваженої на те посадової особи та печаткою. На копії зазначається дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації. При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту «Підпис» проставляють завірений напис «вірно»; посада особи, що завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення. При засвідченні багато сторінкових документів всі аркуші копій повинні бути прошиті, пронумеровані і скріплені підписом і печаткою.

У разі необхідності працівник має право вимагати від роботодавця надання копій та інших, крім прямо зазначених тут, документів (це право поширюється на будь-які види документів, які можуть містити інформацію про трудову діяльність працівника у даного роботодавця). Необхідність в отриманні копій тих чи інших документів може виникнути у працівника, наприклад, у випадках працевлаштування в якості сумісника, участі в трудовому спорі в якості його боку, отримання різного роду грошових виплат, участі у цивільному процесі в якості позивача, відповідача або заявника і під багатьох інших випадках.

У разі її невиконання вимог працівника, роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності. Порушення законодавства про працю та про охорону праці - тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб. Порушення законодавства про працю та про охорону праці службовою особою, раніше підданим адміністративному покаранню за аналогічне адміністративне правопорушення, тягне дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років.

При посвідченні документа керівником підприємства (установи, організації) слід керуватися вимогами Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 №55. Пункт 5.27 даного стандарту зазначає, що завіряти документи слід із в казанням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії з відміткою «Згідно з оригіналом», засвідченою печаткою. Використання факсимільного підпису при завірянні копій документів не допускається.

Таким чином, виходячи з тлумачення зазначених норм, під висловом «засвідчений в установленому порядку документ» маємо на увазі або нотаріальне посвідчення документа або посвідчення документа керівником підприємства, установи, організації, яка надає такий документ.

Відмітка про посвідчення копії згідно з існуючим вимогам діловодства до реквізитів документів проставляється наступним чином.

Нижче тексту на вільному місці останнього (або єдиного) аркуша документа вказують такі відомості:

· місцезнаходження оригіналу документа - бажано включати цей пункт, у органах влади - обов'язково;

· слово «Вірно» без крапок - завірений напис;

· найменування посади - хто запевняє копію;

· особистий підпис;

· розшифровка підпису;

· дата заповнення;

· поставити печатку - для надсилання копії документа в іншу організацію.

4. Практична частина. Туристичне агентство «Архіпелаг»

Туристичне агентство «Архіпелаг» - це товариство з обмеженою відповідальністю. Воно має має статутний фонд, розділений на частки, розмір яких визначається установчими документами. Учасники товариства несуть відповідальність в межах їх вкладів. У випадках, передбачених установчими документами, учасники, які не повністю внесли вклади, відповідають за зобов'язаннями товариства також у межах невнесеної частини вкладу.

Розмір статутного фонду товариства з обмеженою відповідальністю повинен становити не менше суми, еквівалентної 100 мінімальним заробітним платам, виходячи зі ставки мінімальної заробітної плати, діючої на момент створення товариства з обмеженою відповідальністю.

До моменту реєстрації товариства з обмеженою відповідальністю кожен з учасників зобов'язаний внести до статутного фонду не менше 50 відсотків вказаного в установчих документах вкладу. Внесення до статутного фонду грошей підтверджується документами, виданими банківського установою.

Учасник зобов'язаний повністю внести свій вклад не пізніше року після реєстрації товариства. У разі невиконання цього зобов'язання у визначений строк учасник, якщо інше не передбачено установчими документами, сплачує за час прострочки 10 відсотків річних з недовнесеної суми. Учаснику товариства з обмеженою відповідальністю, який повністю вніс вклад, видається свідоцтво товариства.

Передача частки учасника товариства з обмеженою відповідальністю здійснюється за згодою решти учасників. Він може уступити свою частку (її частину) одному чи кільком учасникам цього ж товариства, а якщо інше не передбачено установчими документами, то і третім особам. Учасники товариства користуються переважним правом придбання частки (її частини) учасника, який її уступив, пропорційно їх часткам у статутному фонді товариства або в іншому погодженому між ними розмірі. Передана частка (її частина) третім особам можлива тільки після повного внесення вкладу учасником, який її уступає.

При передачі частки (її частини) третій особі відбувається одночасний перехід до неї всіх прав та обов'язків, що належали учаснику, який уступив її повністю або частково.

Частка учасника товариства з обмеженою відповідальністю після повного внесення ним вкладу може бути придбана самим товариством. У цьому випадку воно зобов'язане передати її іншим учасникам або третім особам у строк, що не перевищує одного року. Протягом цього періоду розподіл прибутку, а також голосування і визначення кворуму у вищому органі провадяться без урахування частки, придбаної товариством.

Виплати учасникам товариства враховують наступне. При виході учасника з товариства з обмеженою відповідальністю йому сплачується вартість частини майна товариства, пропорційна його частці у статутному фонді. Виплата провадиться після затвердження звіту за рік, в якому він вийшов з товариства, і в строк до 12 місяців з дня виходу. На вимогу учасника та за згодою товариства вклад може бути повернений повністю або частково в натуральній формі.

Учаснику, який вибув, сплачується належна йому частка прибутку, одержаного товариством в даному році до моменту його виходу. Майно, передане учасником товариству тільки в користування, повертається в натуральній формі без винагороди.

При реорганізації юридичної особи, учасника товариства або у зв'язку із смертю громадянина, учасника товариства, правонаступники (спадкоємці) мають переважне право вступу до цього товариства. При відмові правонаступника (спадкоємця) від вступу до товариства з обмеженою відповідальністю або відмові товариства у прийнятті до нього правонаступника (спадкоємця) йому видається у грошовій або натуральній формі частка у майні, яка належала реорганізованій або ліквідованій юридичній особі (спадкодавець), вартість якої визначається на день реорганізації або ліквідації (смерті) учасника. У цих випадках розмір статутного фонду товариства підлягає зменшенню.

Рішення товариства з обмеженою відповідальністю про зменшення його статутного фонду набирає чинності не раніш як через три місяці після державної реєстрації і публікації про це у офіційних засобах масової інформації.

Звернення стягнення на частку учасника у товаристві з обмеженою відповідальністю по його власних зобов'язаннях не допускається. При недостатності майна учасника для покриття його боргів кредитори вправі вимагати виділення частки учасника-боржника.

Установчими документами товариства з обмеженою відповідальністю є статут та установчий договір.

Установчі документи товариства з обмеженою відповідальністю повинні містити відомості про:

· вид товариства;

· предмет і цілі його діяльності;

· склад засновників та учасників;

· найменування та місцезнаходження;

· розмір та порядок утворення статутного фонду;

· порядок розподілу прибутків та збитків;

· склад та компетенцію органів товариства та порядок прийняття ними рішень, включаючи перелік питань, з яких необхідна кваліфікована більшість голосів;

· порядок внесення змін до установчих документів;

· порядок ліквідації і реорганізації товариства.

Установчі документи товариства з обмеженою відповідальністю, крім зазначених відомостей, повинні містити: відомості про розмір часток кожного з учасників; розмір, склад та порядок внесення ними вкладів.

У курсовій роботі розроблено статут ТОВ Туристичне агенство «Архіпелаг» (ДОДАТОК 1)

Визначння загального обсягу документообігу на підприємстві

При виборі форми організації роботи з документами враховують: обсяг документів, характер роботи установи, структуру підприємства, територіальне розміщення, технічну оснащеність, кваліфікацію персоналу. Документообіг - це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі до архіву

Документообіг складається з наступних документопотоків:

· Вхідні;

· Вихідні;

· Внутрішні;

Обсяг документообігу - це загальна кількість створених та оброблених установою документів за календарний рік:

9800 + 4674 + 1609 = 16083.

Кількість документів в кожному документо за рік дорівнює останньому порядковому номеру запису у реєстраційній формі.

Для поділу підприємств по обсягу документообігу є чотири категорії установ, встановлених ЕДСД:

1) обсяг документообігу більше 100 тис. документів на рік;

2) від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

3) від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

4) до 10 тис. документів на рік.

Розрахунок річного документообігу ТОВ Туристичне агенство «Архіпелаг» дозволяє віднести установу до III категорії, тому що загальний обсяг документів за рік на цьому підприємстві становить 16083.

У ТОВ Туристичне агентство «Архіпелаг» використовується централізована форма організації роботи з документами.

Форма реєстрації документів на підприємстві

Вибір форми реєстрації документів залежить від документопотоку організації. Відповідно до цього для реєстрації вхідних документів використовуються спеціальні форми згідно категорії установи.

Є такі форми реєстрації документів:

· Карткова;

· Журнальна;

· Електронна або автоматизована

Висновок

документообіг копія засвідчення

Виконуючи курсову роботу я поставила перед собою мету - розповісти, як правильно оформляються копії документів, описати їх структуру і функції, вивчити основні нормативні документи, що регламентують діяльність щодо оформлення копій документів.

Я намагалася розкрити цю тему в повному обсязі, виходячи з поставлених завдань.

Висновки, зроблені в результаті написання курсової роботи свідчать про те, що

Список використаної літератури

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. - К.: Видавництво А.С.К., 2002 - 400 с.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997. - 349 с.

3. Демушкин А.С. Как распознать подделки документа // Отечественные архивы. 2000. №1. С. 86-100.

4. Демушкин А.С. Организация распознания подделок документов // Секретарское дело. 1999. №4. С. 21-27.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. Посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.-К.:Либідь, 2000. - 284 с.

6. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О.Д. Горбула., - К.: Т-во «Знання», КОО, 2002. - 226 с.

7. Потелло Н.Я Українська мова і ділове мовлення: Навч. Посіб. - 4 - те вид., випр. - К.: МАУП, 2001. - 256 с.

8. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення: Навч. Посіб. - К.: МАУП, 2001. - 131 с.

Додаток

документ туристичний копія засвідчення

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ АГЕНТА ПО ТУРИЗМУ

I Загальні положення:

1. Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність агента по туризму.

2. Агент по туризму відноситься до категорії технічних виконавців.

3. Агент по туризму призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора туристичного агентства за поданням менеджера по туризму.

4. Посадове підпорядкування:

4.1. Пряме підпорядкування менеджер по туризму

4.2. Віддає розпорядження - керівник підприємства

4.3. Працівника заміщає особа, призначена директором туристичного агентства.

II Кваліфікаційні вимоги до агента по туризму:

2.1 Освіта - вища, професійна чи середня професійна освіта, стаж роботи не менш 1 року (2 років, 3 років, ін.)

2.2. без пред'явлення вимог до стажу;

2.3 Знання - Закон України «Про основи туристської діяльності в Україні», інші нормативні правові документи, що регламентують здійснення туристської діяльності. Географію країн світу. Порядок оформлення договорів і укладення контрактів по реалізації турів. Правила бронювання квитків і послуг. Схеми роботи з готелями, компаніями-перевізниками (авіа, залізничними, автобусними, круїзними й ін.), іншими організаціями. Основи туристського права. Іноземна мова. Правила оформлення туристської документації (туристичних путівок, ваучерів, страхових полісів і ін.). Методи обробки інформації з використанням сучасних технічних засобів комунікації і зв'язку, комп'ютерів. Методики складання звітності.

2.4 Навички -

2.5 Додаткові вимоги;

III Документи, які регламентують діяльність агента по туризму

3.1 Зовнішні документи: Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується

3.2 Внутрішні документи; Статут туристичного агентства, Накази і розпорядження директора туристичного агентства (менеджера по туризму), Положення про туристичний агентство, Посадова інструкція агента по туризму, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

IV Посадові обов'язки агента по туризму:

Агент по туризму:

4.1 Пропонує клієнту наявний вибір варіантів проведення відпочинку, дає рекомендації і ради про вибір місць відпочинку, консультує клієнта про особливості соціально-демографічних і природно-кліматичних умов місця відпочинку.

4.2 Проводить міні-рекламу обраного місця, описує його достоїнства і переваги.

4.3 Надає путівники, карти, схеми, плани місцевості.

4.4 Укладає договір на надання туристських послуг.

4.5 Організує взаємодію з транспортними підприємствами, готелями і турагентствами.

4. 6 Дає необхідні рекомендації по дотриманню правил безпеки в країні (регіоні) перебування

4. 7 Оформляє необхідні туристичні документи.

V Права агента по туризму

Агент по туризму має право:

5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.

5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.

5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необідні для виконання його посадових обов'язків.

5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).

5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.

VI Відповідальність агента по туризму

Агент по туризму несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.

6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

VII Умови роботи агента по туризму

Режим роботи агента по туризму визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

VIII Умови оплати праці

Умови оплати праці агента по туризму визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.

IX Кінцеві положення

1. Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший - у працівника.

2. Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

3. Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносять наказом генерального директора туристичного агентства «Архіпелаг».

Размещено на Allbest.ru