Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

ЗМІСТ

Список скорочень слів та словосполучень

Вступ

Розділ 1. Історія розвитку системи документування управлінської інформації

1.1 Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

1.2 Виникнення та історія розвитку документа

1.3 Особливості документування в радянський період

Розділ 2. Сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»)

2.1 Загальні вимоги до підготовки та оформлення управлінських документів

2.2 Документування управлінської інформації ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

2.3 Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»

2.4 Особливості підготовки інформаційно-довідкових документів ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

Висновки

Список використаної літератури та неопублікованих документів

Додатки

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ СЛІВ ТА СЛОВОСПОЛУЧЕНЬ

ВАТ - Відкрите акціонерне товариство

ДКР - дослідно-конструкторська робота

ДКУД - Державний класифікатор управлінської документації

ДСК - для службового користування

ДСТУ - Державний стандарт України

ЄДСД - єдина державна система документації

НДР - науково-дослідна робота

ОРД - організаційно-розпорядчі документи

ПКР - проектно-конструкторська робота

ВСТУП

Актуальність теми дослідження. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації.

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Отже, документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Стан наукової розробленості теми:

Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему, державних стандартів України, які затвердили правила створення документів різних видів.

Значний внесок в теорію та практику документування управлінської діяльності зробили В.В. Бездрабко, Г. Беспянська [11], С.П. Бибик [12], З.В.Бондаренко [13], Л.Г. Губенко [16], В.М. Жуковська [20], М.П. Ілюшенко [21], Т.В. Кузнєцова [25], М. Савченко [34] та ін.

Історію розвитку документування управлінської інформації розробляли С.Г. Кулєшов, Н.М. Кушнаренко. А.Н. Сокова досліджувала загальні принципи розвитку радянського документування.

Мета дипломної роботи полягає в дослідженні історії розвитку документування управлінської інформації та аналізі сучасного стану в Україні.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

- розкрити поняття про документування управлінської інформації;

- охарактеризувати історію виникнення та розвитку документа, особливості його створення та оформлення;

- дослідити особливості документування управлінської інформації в радянський період;

- визначити загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні;

- охарактеризувати процес документування управлінської інформації ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»;

- здійснити аналіз організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», визначити особливості їх складання та оформлення.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є процес документування управлінської інформації.

Предметом дослідження є історія розвитку документування управлінської інформації та сучасний стан (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Базою дослідження є ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика».

Методологічна база дослідження обумовлені об'єктом і предметом дипломної роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Наукова та практична значущість дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про історію розвитку та виникнення управлінського документа, сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Обґрунтування структури дипломної роботи. Дипломна робота складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури. У першому розділі розкрито поняття про документування управлінської інформації; досліджено виникнення та історію розвитку документа, а також особливості документування в радянський період. У другому розділі визначено загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні, охарактеризовано службові документи в управлінні підприємством та вимоги їх оформлення, розкрито різновиди організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», їх призначення, особливості складання та оформлення.

У вступі обґрунтовується актуальність теми, визначається мета, завдання, предмет та об'єкт дослідження, окреслюється методологічна та теоретична база дослідження, методи дослідження. Висновки узагальнюють досягнуті результати дослідження.

РОЗДІЛ 1. ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

1.1 Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Під інформацією розуміють не будь-які відомості про об'єкт, а лише сприйнятні, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. Тобто дані визначаються як інформація тільки з того моменту, коли вони втягнуті в процес управління системою та починають використовуватися для досягнення її цілей. Іншими словами, інформація -- це дані, в яких є споживач, що застосовує їх для активного впливу на систему, її регулювання та розвитку. А до того часу вони розглядаються як дані, що чекають своєї реалізації.

Інформація повинна мати визначену мету в момент передачі її якій-небудь особі. Вона може мати широкий діапазон цілей залежно від видів діяльності людей в організації: інформування; оцінка результатів; переконання, наказ; генерування інформації іншого виду (неправда, правда соціальна, ринкова та інше).

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін. Отже, управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші [38, с. 6].

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь [14, с. 12]. З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

В перекладі з латинської мови “документ” - це доказ, підтвердження якогось факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Вперше в цьому значенні слово “документ” використали Цезар та Цицерон. В значенні письмового свідоцтва слово “документ” вживалося від середньовіччя до ХІХ століття. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміну бельгійським вченим, основоположником документації - науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності - Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається “Трактат про документацію”.

Отож, документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [ДСТУ 2732 : 2004. - С. 2].

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Класифікація для існування в реальному вимірі, як зазначав основоположник науки про документ Поль Отле, повинна бути виражена. Її вираження може бути лише синтетичним. Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К.Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв'язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів [34, с. 124].

Упровадження на початку 80-х років в діловодство комп'ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А.М. Соковою [35]. Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об'єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює проф. С.Г. Кулешов, лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації [26].

Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована проф. А.М. Соковою Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах [35].

Всі системи документації офіційного походження, як зазначає проф. С.Г. Кулєшов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні [27]. Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів.

Дисциплінарні (галузеві) - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. С.Г. Кулєшов пропонував здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т.п., до гуманітарної - соціологічну, екологічну, етнографічну і т.п., а до природничої - геологічну, картографічну, метереологічну тощо [27, с. 39]. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ.

Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками: спосіб фіксації інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

- організаційно-розпорядчі;

- фінансово-розрахункові;

- постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління [16, с. 46]. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

* організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

* розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

* довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

* з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

* особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

* типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

* трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

* індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо [36, с. 31].

За складністю документи бувають:

* прості, що містять інформацію з одного питання;

* складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

* внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;

* зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

* термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

* нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми) [20, с. 16].

За походженням документи поділяються на:

* службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

* офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

* звичайні;

* для службового користування (ДСК);

* таємні;

* конфедиційні та інші.

За юридичною силою документи поділяються на:

* справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. В свою чергу, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

* фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

* оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

* копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу [21, с. 38].

Один окремий документ - це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації" визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності [8].

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 010-98 офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації [4]. За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі. Загальна характеристика цих рівнів наведена в Додатку 1.

Організацією може вестись також й інша документація (робочі інструкції, графіки, плани заходів з якості тощо), що не є обов'язковими для розробки системи менеджменту якості. Вдосконалення організації руху й змісту ділових документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами ділової офіційної документації.

Виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи, сукупність офіційної документації, що циркулює в установі можна розбити на групи за її тематичними видами:

1. Управлінська документація. Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, - це організація (група) людей об'єднаних певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятись вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовуватимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення [16, с. 124]. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти і т. п.

До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій, зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С.Г. Кулєшов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи документів, що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, що найчастіше -- види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання, наказ про прийняття на роботу чи звільнення, пояснювальна записка) [26, с. 36].

Існує також проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи у свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термінові чи безстрокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.

2. Нормативно-правова документація. Якісне управління процесами в установі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної. Ця міжфункціональна група документації має два рівні: перший - закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих організацій стосовно діяльності тих чи інших підрозділів організації; другий - стандарти, норми та інша нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Ця документація містить документи з систем менеджменту якості, техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, документацію зі стандартизації та сертифікації, метрологічну документацію тощо [35, с. 69].

3. Інформаційна документація. Сучасний рівень виконання тих чи інших процесів в установі вимагає знання новітніх технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації, робити її згортання. Зазначене неможливо без наявності інформаційної документації, що включає міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування, реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани, графіки створення інформаційних систем).

4. Основна галузева документація. У залежності від напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації. Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ в якості основної використовує передану йому належним чином проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани, креслення фундаментів, схеми комунікацій тощо), машинобудівна організація отримує машинобудівну, транспортна - транспортну, сільськогосподарська установа - аграрну, відділ освіти - документацію й форми бланків, затверджені Міністерством освіти і науки України, нотаріальна контора - одержує бланки згідно Закону про нотаріат і т.п. Окрім того, особливо у сфері матеріального виробництва, кожен функціональний підрозділ установи додатково створює свої види виробничо-прикладної документації.

5. Виробничо-прикладна документація. В установі, яка веде будівництво, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестись виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини та обладнання, журнали експлуатації) та створюватись відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

6. Наукова документація. Технічний відділ установи також може вести свою дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентну та іншу наукову документацію. У виробничому об'єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських (ПКР) робіт, веде розробку технічних проектів [24, с. 66].

Співробітники технічного відділу дослідно-експериментального заводу складають робочу документацію на впровадження нових дослідних розробок, на нові види виробів, вони розглядають й приймають найбільш оптимальний варіант ескізних чи технічних проектів, складальних одиниць та приладів тощо. Документування патентно-ліцензійної роботи в організації полягає у веденні документації на винаходи, розробці експертних висновків, укладанні ліцензійних угод, складанні планів патентування винаходів, складанні експертних висновків по перевірці проектів на патентну чистоту тощо.

7. Праводілова документація. У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

8. Навчальна документація. Упровадження новітніх технологій, комп'ютерної техніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо. Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестись чи розроблятись своя навчальна система документації (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо. Вся документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

Отож, документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

1.2 Виникнення та історія розвитку документа

Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу. Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії археологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч [29, с. 47].

В стародавньому світі інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату.

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений для письма, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е. [29, с. 20].

На початку нашої ери був винайдений папір. З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів. Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою - перфоратора.

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка. Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Входять у практику діловедення і документи - голограми. Голограма - документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення. Необхідність у складанні документів виникає одночасно з появою писемності. Саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації. Після створення давньоруської держави писемність стала необхідною для письмових зносин з іноземними діячами, укладання угод з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорів Русі з іншими країнами розміщувалися у Михайлівському приділі Софіївського собору. Вчені припускають, що саме тут були зосереджені і документи доволодимирівського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам'яток давньоруської доби загинула. Збереглися лише окремі з них - найдавніші рукописні книги, твори оригінальної давньоруської літератури. Всі вони сьогодні є не тільки пам'ятками писемності і літератури, а й документами тогочасної епохи.

Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави і “уроки”, а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, данину на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший відомий у копії ХІІІ ст., другий - ХІV століття [29, с. 57]. Найважливішим історичним документом є найдавніший літопис «Повість временних літ», який також дійшов до нас не в оригіналі, а у пізніших списках.

На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма документування інформації виникли у ХІІІ сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І. Левицький і В.О. Романовський, актові книги з'явились у ІІ половині ХIV сторіччя.

Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності громадських і земських судів. В кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Все, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Більшість книг велося за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки - “протоколу” - за скороченою схемою, а потім переписувались у чистовик - індикт.

Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове документування в судах дістало за Статутом 1566 року. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства. Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до 1840-х років.

До ХV століття у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі. Справочинство вели дяки, а при намісниках - писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало розвинутіших форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець ХV - початок ХVІ ст. склалася система приказів - центральних органів державного правління.

Усього приказів було близько 80, кожний з яких налічував від 3 до 400 показних людей. Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традицією.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення.

Текст писали у вигляді стовпців на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим для адреси, резолюції, поміток. Документ мав форму сувої.

Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа - «голова», а частина під основним текстом - «іспод».

У діяльності приказів ХV-ХVІІІ ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву приказного діловодства. Документування інформації стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу - суддя. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління. З'являються особливі форми документів - книги: для грошових операцій - прибутково-розхідні; для обліку пошлин - митницькі; для обліку врожаю - умолотні та інше.

На території Лівобережної України, що на той час увійшла до складу Росії, документування інформації в установах до ХVІІІ ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році стовпці заміняються зошитами. Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалося Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами.

28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колегії», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

У ”Генеральному регламенті” докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за “генеральним формуляром”, тобто за обов'язковими формами.

Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи за ієрархічною градацією.

Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з'явилася назва “архів”. Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами.

Чергові реформи центрального державного апарату відбулися у 1810-1812 роках. 1810 року було затверджено вищий державний законодавчий орган - Державну Раду, а 1811 року створені центральні органи державного правління - міністерства з багатоступеневою структурою.

Постанова “Загальна установа міністерств” (1811 р.) передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту мали три частини: вступ з викладом змісту справи, обґрунтування з посиланнями на законодавство чи нормативні акти, клопотання або прохання.

Багато уваги цілісності діловодства і звітності приділяв один з видатних державних діячів того часу М.М.Сперанський. Його праці зробили великий внесок у те, що сьогодні називається уніфікацією документів.

Документи цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри. Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію. Виникла практика створення різноманітних “письмовників”, що надалі стало традицією. Вони вміщували відразу всі види документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи).

15 березня 1917 року Тимчасовий уряд прийняв постанову “Про вдосконалення форм офіційних відносин та паперів”. Мовний ритуал у практиці складання ділових документів залишався.

Отже, документ виник майже одночасно з появою писемності. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина, з часом великої популярності і поширення набуває і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Потім найголовнішим матеріалом для виготовлення документів став папір. Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

До ХVІІІ ст. на території Лівобережної України документування інформації в установах велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося. Постанова “Загальна установа міністерств” (1811 р.) передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками.

1.3 Особливості документування в радянський період

Після більшовицького перевороту на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П'ять з них стали незалежними. В інших, у тому числі й в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності. Вже 2 березня 1918 року Рада народних комісарів прийняла постанову “Про форму бланків державних установ”, якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа.

І Московська ініціативна конференція з нормалізації техніки управління (вересень 1922 року) розглянула питання про стандартизацію документів.

Постановою від 04.09.73 Державний Комітет СРСР по науці і техніці ввів у дію основні положення Єдиної державної системи документування.

На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів. У 1984-1986 рр. сформувалася цілісні система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам і стилю складання офіційних документів.

Лютнева буржуазно-демократична революція викликала пожвавлення національно-політичних рухів у різних національних регіонах Російської імперії, в тому числі й в Україні. Вперше за багато століть з'явилася можливість утворення української незалежної держави. 17 березня 1917 р. представники різних партій і рухів утворили всеукраїнську загальногромадську представницьку організацію - Центральну Раду, головою якої обрали М.С. Грушевського. Центральна Рада та її уряд - генеральний секретаріат залишили значну документальну спадщину, яка налічує 49 фондів Центрального державного архіву влади та управління України. Серед цих документів найвагомішими є Універсали Центральної Ради. Названі документи свідчать про поступальний розвиток політичної свідомості молодих українських політиків, що рухались від вимоги автономії України у складі демократичної Росії до повної незалежності і самостійності.

У жовтні 1918 року в результаті розвалу австро-угорської монархії до влади в Галичині прийшла Українська Національна Рада. Утворилась Західноукраїнська Народна Республіка. В Україні нову владу очолила Директорія УНР, яка рішенням трудового Конгресу 22 січня 1919 р. проголосила акт соборності, тобто об'єднання УНР із Західноукраїнською Народною Республікою. Наприкінці 1920 р. було встановлено радянську владу. 1 серпня 1923 р. було прийнято декрет про українізацію.

Активне здійснення українізації розпочав комісар освіти О. Шумський (1925-1927), продовжив М. Скрипник (1927-1933). По всій Україні на різних курсах організовувалося обов'язкове вивчення української мови. У 1925 році українська мова була офіційно введена у діловодство. У 1927 році Л. Каганович оголосив, що все партійне діловодство також вестиметься українською мовою.

У січні 1933 р. секретарем ЦК КП(б)У став П. Постишев, який розпочав боротьбу з проявами так званого українського буржуазного націоналізму. Майже 10-річний період українізації штучно припинився. В державному і громадському житті відновилася практика русифікації. Політика деукраїнізації призвела до ліквідації всіх здобутків українського відродження.

Система радянського діловодства на багато років поширилась на всій території України. Виявляючи волю й прагнення українського народу, Верховна Рада України 16 липня 1990 р. прийняла Декларацію про державний суверенітет України, в якій проголосила невід'ємне право української нації на самовизначення, верховенство і самостійність, повноту і неподільність влади уряду республіки в межах її території. Після спроби державного перевороту в Росії 19 серпня 1991 р. Верховна Рада України, виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, 24 серпня 1991 р. проголосила незалежність України та створення самостійної української держави - України.

У радянський період утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації [35, с. 86]. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління. Рішення проблем управління документацією у радянський період пройшло два основних етапи. 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях. 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловиробництва з обробкою інформації на ЕОМ.

Отже, характерними особливостями документування управлінської інформації в радянський період є:

1. Утворення системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

2. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

РОЗДІЛ 2. СУЧАСНИЙ СТАН ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ В УКРАЇНІ (НА ПРИКЛАДІ ВАТ «РІВНЕНСЬКА КОНДИТЕРСЬКА ФАБРИКА»)

2.1 Загальні вимоги до підготовки та оформлення управлінських документів

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.

Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо [Додаток 2].

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів. При документуванні управлінської діяльності документи оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні документів використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб України;

2 - емблема підприємства, організації, установи;

3 - зображення нагород;

4 - код підприємства, організації, установи;

5 - код форми документа;

6 - назва організації вищого рівня;

7 - назва підприємства, установи, організації;

8 - назва структурного підрозділу;

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - реєстраційний індекс (вихідний номер документа);

13 - посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;