Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

Довідка - це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру [16, с. 134].

Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі підприємства, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву підприємства - автора документа; назву виду документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис.

При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.

Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором. Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» або його заступника.

Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації - автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.

Пояснювальна записка - це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо. За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті. Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання довідок і доповідних записок.

Звіт - це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.

Він може бути табличної або текстової форми (залежно від тематики звіту).

Звіти можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу. Реквізитами звіту, як правило, є: назва документа (Звіт) і його тематичне спрямування; звітний період; назва органу, що звітує; підпис; дата.

Протокол - один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань [Додаток 17]. Проведення засідання колегії передує велика підготовча робота, у ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання. Складається протокол, як правило, під час засідання. Якщо засідання стенографується або записується на магнітну плівку, протокол може складатися після їх розшифрування. Протоколи оформляються на загальних бланках і мають такі реквізити: назву установи, організації; назву виду документа (Протокол); дату засідання, наради, конференції; індекс; місце засідання; гриф затвердження (якщо потрібно); заголовок до тексту; текст; перелік додатків (якщо є); підписи (голови й секретаря). документування управлінський інформація

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну й основну.

У вступній частині зазначають кількість присутніх (10-12 чоловік - персонально, якщо більше присутніх - зазначається лише кількість, а список учасників додається), прізвища голови й секретаря, порядок денний.

Основна частина тексту повного протоколу складається із розділів, які відповідають кожному пункту порядку денного. Кожний розділ у свою чергу поділяється на підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку із цифрою, що позначає питання порядку денного, великими літерами без абзацу. Прізвище й ініціали доповідача зазначаються з нового рядка, з абзацу, у родовому відмінку та підкреслюються. Потім ставиться тире та пишеться зміст доповіді. Після цього пишуться запитання і відповіді. Підрозділ “ВИСТУПИЛИ” оформляється аналогічно. У підрозділі “УХВАЛИЛИ” зазначають зміст прийнятого рішення з обговореного пункту порядку денного.

Отже, до інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. На ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» створюють такі інформаційно-довідкові документи: листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

ВИСНОВКИ

Нами було проведено дослідження на тему: «Документування управлінської інформації: історія розвитку та сучасний стан в Україні».

Вивчення та аналіз низки літературних джерел дали змогу зробити такі висновки і узагальнення:

1. У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією. На підприємствах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2. Документ виник майже одночасно з появою писемності. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина, з часом великої популярності і поширення набуває і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Потім найголовнішим матеріалом для виготовлення документів став папір. Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення. До ХVІІІ ст. на території Лівобережної України документування інформації в установах велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося. Постанова “Загальна установа міністерств” (1811 р.) передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками.

3. Характерними особливостями документування управлінської інформації в радянський період є: утворення системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації; утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

4. Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів. Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу документів. Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності.

5. Управлінська діяльність ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики» здійснюється шляхом видання таких документів:

- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників - штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

6. Розпорядчі документи, що надходять до ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Розпорядча діяльність ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» документується шляхом видання наказів та розпоряджень. Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо.

7. До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. На ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» створюють такі інформаційно-довідкові документи: листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Конституція України. - К., 1997.

2. Про інформацію: Закон України // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - N 48. - Ст. 650.

3. Про обов'язковий примірник документів: Закон України // Офіційний вісник України. - 1999. - N 18. - Ст. 776.

4. ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.

5. ДСТУ 2394-94. Державний стандарт України. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 89 с.

6. ДСТУ 2737-94. Державний стандарт України. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 158 с.

7. ДСТУ 3843-99. Державний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - К.: Держстандарт України, 2000. - 8 с.

8. ДСТУ 4163-2003. Державний стандарт України. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 21 с.

9. ДСТУ 2732 : 2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 31 с.

10. Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации/ В.Д. Банасюкевич// Секретарь-референт. - 2004. - № 4. - С. 15-21.

11. Беспянська Г. Класифікація документів/ Г. Беспянська// Секретарь-референт. - 2007. - №2. - С. 20-21.

12. Бибик С.П. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С.П. Бибик. - К.: Довіра, 2002. - 507 с.

13. Бондаренко З.В. Складання номенклатур і формування справ у поточному діловодстві/ З.В. Бондаренко// Секретарь-референт. - 2001. - № 4. - С. 3-12.

14. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент/ И.Н. Васильева. - М.: Наука, 2002. - 296 с.

15. Горбаченко Т.Г. Аналітико-синтетична переробка документної інформації/ Т.Г. Горбаченко. - К.: Ун-т "Україна", 2008. - 312 с.

16. Губенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті/ Л.Г. Губенко, В.Д. Нємцов. - К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб”, 2002. - 272 с.

17. Документування управлінської діяльності [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.vuzlib.net/DvDPS/1.htm. - Загол. з екрана.

18. Документування управлінської діяльності [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://justice.km.ua/?dep=page&dep_up=22&dep_cur=24. - Загол. з екрана.

19. Документування управлінської діяльності підприємств, організацій і установ [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://dsam.donetsk.ua/?p=424. - Загол. з екрана.

20. Жуковська В.М. Діловодство. Практикум/ В.М. Жуковська. - К.: КНТЕУ, 2004. - 152 с.

21. Илюшенко М.П. Документоведение. Документ и системы документации/ М.П. Илюшенко. - М.: Наука, 2001. - 502 с.

22. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів/ О.Г. Кірочок. - Рівне.: “БМ-ТУР”, 2003. - 532 с.

23. Козоріз В.П. Загальне і кадрове діловодство/ В.П. Козоріз. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.

24. Кудряев В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудряев. - М., 2002. - 592 с.

25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - 254 с.

26. Кулешов С.Г. Документознавство: історія, теоретичні основи/ С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККіМ, 2000. - 161 с.

27. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство/ С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 58 с.

28. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління/ С.П. Кулицький. - К.: МАУП, 2002. - 224 с.

29. Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів/ Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова. - К.: Вікар, 2003. - 308 с.

30. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии/ М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 1998. - 254 с.

31. Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления/ Я.З. Лившиц. - М.: Знание, 2005. - 63 с.

32. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби (кадри підприємства)/ Є.К. Пашутинський. - К.: КНТ, 2004. - 226 с.

33. Савицький В. Функції та значення документа в державному управлінні/ В. Савицький// Вісник державної служби України. - 2005. - № 4. - С. 28-31.

34. Савченко М. Удосконалювати діловодство в установах і на підприємствах/ М. Савченко// Секретарь-референт. - 2003. - № 1. - С. 10-15.

35. Сокова А.Н. Общие принципы построения систем документации: Развитие советского документоведения (1917 - 1981)/ А.Н. Сокова. - М.: Наука, 1998. - 240 с.

36. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство/ М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 1999. - 144 с.

37. Цибулькін Д. Удосконалення діловодства як засіб скорочення паперового потоку/ Д. Цибулькін// Секретарь-референт. - 2001. - № 5. - С. 8-10.

38. Чумаченко Н.Г. Информация и принятие решений/ Н.Г. Чумаченко. - К.: Знание, 2001. - 63 с.

Додаток 1

Рівні документації в установі

№	Ієрархічний рівень	Загальна характеристика
1.	Рівень А	Основоположні документи: - документи, які встановлюють загальні вимоги по установі до випуску продукції та наданню послуг; - положення щодо мети існування установи, її політика та місія; - показники розвитку основних фондів
2.	Рівень В	Управлінські документи: організаційно-розпорядча документація: документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, перспективні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов'язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів
3.	Рівень С	Робочі документи: інструкції з експлуатації механізмів та обладнання, з ведення діловодства, правила внутрішнього розпорядку, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо
4.	Рівень D	Записи: звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів

Додаток 4

Додаток 5

Інструкція з діловодства ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

1. Загальні положення

1.1 Інструкція з діловодства ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» (надалі - Інструкція) встановлює єдину систему діловодства, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів підприємства і спрямована на удосконалення управлінської діяльності.

1.2 Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства; її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану у відокремлених підрозділах Підприємства.

1.3 Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів на Підприємстві розроблено відповідно до положень Конституції та законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Примірної інструкції з діловодства, а також чинних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4 Додержання вимог Інструкції є обов'язковим для усіх працівників підрозділів Підприємства, які за своїми службовими обов'язками причетні до підготовки, оформлення, реєстрації, відправлення і зберігання документів.

1.5 Відповідальність за організацію діловодства на Підприємстві несе директор.

1.6 Ведення діловодства на Підприємстві відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції та цієї Інструкції покладається на завідувача канцелярії, що підпорядковується безпосередньо директорові.

1.7 У структурних підрозділах, відділах ведення діловодства покладається на секретаря або іншу призначену відповідальною за це особу (надалі - діловода).

1.8 Відповідальність за стан діловодства в структурних підрозділах Підприємства, додержання вимог Інструкції, а також за збереження документів, несуть керівники підрозділів (завідуючі, начальники відділів).

У межах наданих керівникам підрозділів прав вони зобов'язані:

1.8.1 вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

1.8.2. не допускати вимагання від відособлених підрозділів, що належать до структури Підприємства, різних відомостей, звітів, інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, якщо це не зумовлене нагальною необхідністю;

1.8.3 здійснювати контроль за обов'язковим додержанням працівниками вимог щодо складання, оформлення і відправлення документів та організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами та цією Інструкцією.

1.9 Підприємство здійснює діловодство, веде документацію та листування державною мовою.

2. Документування управлінської діяльності

2.1 Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2 Підставою для створення документів на Підприємстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у архіві.

2.3 Управлінська діяльність Підприємства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, видання яких визначається актами законодавства та відповідними положеннями.

2.4 Підставами для прийняття розпорядчих документів на Підприємстві є:

2.4.1 Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, а також накази та нормативні акти Міністерства освіти і науки;

2.4.2 провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Підприємством покладених на нього завдань і функцій;

2.4.3 потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5 Розпорядчі документи, що надходять до Підприємства від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Підприємство може також розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня відокремленим підрозділам разом із супровідним листом.

2.6 Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7 Розпорядчий документ директора може бути відмінено (змінено) лише наступним розпорядчим документом директора.

2.8 Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях, нарадах, фіксується в протоколах.

2.9 Рішення доводиться до виконавців та відокремлених підрозділів, шляхом надсилання їм цих рішень.

2.10 Підприємство під час здійснення оперативних зв'язків з структурними підрозділами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

2.11 Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або телефаксу.

2.12 Довідкова і аналітична інформація в межах компетенції, встановленої посадовими інструкціями спеціалістів, фіксується в службових та доповідних записках, звітах і довідках.

2.13 Підприємство на підставі Статуту та інших актів, що визначають його компетенцію, видає і інші документи: плани роботи, звіти, стандарти, положення, правила і т. ін.

2.14 Один примірник всіх актів власних рішень підлягає зберіганню та обліку у секретаря-референта. Юридичний відділ, що здійснює юридичний облік, стежить за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховує їх та робить необхідні у кожному випадку відмітки. При цьому відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться зміни.

3. Організація роботи з документами

3.1Організація документообігу на Підприємстві має відповідати таким вимогам:

3.1.1. забезпечувати оперативне проходження документів;

3.1.2 виключати інстанції проходження та дії з документами, що не зумовлені діловою необхідністю.

3.2 Структурні підрозділи та відділи у своїй роботі з документами повинні систематично здійснювати заходи щодо скорочення та удосконалення документообігу.

3.3 Завідувач канцелярії реєструє вхідні, внутрішні та вихідні документи.

3.4 Для реєстрації вхідних документів всіх категорій використовуються журнали, а для особливо-важливих документів - реєстраційно-контрольні картки.

3.5 Всі реєстраційні картки та журнали заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно і порядкова нумерація документів при реєстрації (починаючи з № 1) ведеться в межах календарного року.

3.6 Порядок приймання, розгляду і реєстрації вхідної кореспонденції.

3.6.1 Всі документи, що надходять до Підприємства поштою, факсом, електронною поштою чи доставляються кур'єром приймаються завідувачем канцелярії протягом робочого дня.

3.6.2 Завідувач канцелярії відкриває всі конверти, за винятком тих, що адресовані громадським організаціям та відділам, іменних листів та з написом «особисто». Вони передаються за призначенням.

3.6.3 Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи.

3.6.4 Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені, незареєстровані), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.6.5 Кореспонденція, що підлягає реєстрації чи обліку, але помилково надійшла безпосередньо на відділ, того ж дня передається для реєстрації чи обліку до канцелярії.

3.7 Попередній розгляд документів

3.7.1 Усі документи, що надійшли до Підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється завідувачем канцелярії.

3.7.2 Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду, а що можуть бути передані безпосередньо структурним підрозділам відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.7.3 Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.7.4 Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Статутом Підприємства та положеннями про його відокремлені підрозділи, посадовими інструкціями та номенклатурами справ.

3.8 Реєстрація документів.

3.8.1 Реєстрація документа - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.8.2 Реєстрації підлягають як документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, які створюються і використовуються на Підприємстві, так і ті, що надходять від інших установ або громадян.

3.8.3 Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.8.4 Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності, рішення колегії тощо.

3.8.5 Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.

3.8.6 На документах, що реєструються завідувачем канцелярії, у нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп.

3.8.7 У реєстраційних штампах визначається, чи підлягає документ поверненню завідувачу канцелярії, чи не підлягає. Обов'язковому поверненню (під розпис у реєстрі) підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також доручення органів Державної адміністрації, по яких були надані відповіді.

3.8.8 Реєстраційні картки для документів 1-7 індексу групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

3.8.9 Автоматизована реєстрація документів здійснюється шляхом прямого введення в ПК з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів згідно формуляр-зразка.

3.9 Порядок проходження кореспонденції, одержаної на ім'я директора та на адресу Підприємства.

3.9.1 На розгляд директора передаються:

3.9.1.1 Закони України; постанови Верховної Ради України;

3.9.1.2 укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України;

3.9.1.3 постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України;

3.9.1.4 запити та звернення депутатів України;

3.9.1.5 листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників;

3.9.1.6 кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом перших керівників;

3.9.1.7 звернення громадян відповідно до статей 14, 15 Закону України «Про звернення громадян».

3.9.2 Кореспонденція, що передається директору, попередньо розглядається завідувачем канцелярії, який визначає, кого треба ознайомити з документом.

3.9.3 Резолюції на документах повинні містити ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа й включати такі обов'язкові елементи:

3.9.3.1 прізвище особи, відповідальної за виконання документа (якщо таких осіб декілька, то відповідальною за виконання документа в цілому є особа, яка вказана першою);

3.9.3.2 зміст дій для виконання документа (доручення);

3.9.3.3 конкретний термін виконання;

3.9.3.4 особистий підпис керівника;

3.9.3.5 дату розгляду документа.

3.9.4 Після розгляду пошти директором завідувач канцелярії ще раз переглядає документи, за необхідністю уточнює виконавців, зміст доручення, термін виконання, що вказано в резолюції.

3.9.5 Діловоди підрозділів одержують кореспонденцію від завідувача канцелярії, перевіряють правильність її надходження, і негайно передають на розгляд своєму керівникові. Вони повинні забезпечувати збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

3.9.6 Документи, розглянуті керівництвом підрозділів, діловоди терміново передають завідувачу канцелярії про що робиться позначка в журналі вхідної кореспонденції.

3.9.7 При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих документів їх також записують в журналі вхідної кореспонденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

3.9.8 Приймаючи документи для підпису у директора, завідувач канцелярії перевіряє правильність їх оформлення: зазначення точної адреси, короткого змісту, прізвища виконавця та номер його службового телефону, наявність необхідних віз. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю.

3.9.9 Підписані керівництвом Підприємства документи, у тому числі телеграми і телефакси, реєструються в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

3.9.10 Доповідні записки керівників структурних підрозділів завідувач канцелярії реєструє в журналі вхідної кореспонденції і після розгляду передає безпосередньо виконавцю під розписку у цьому ж журналі.

3.11 Приймання вхідної кореспонденції в неробочий час.

3.11.1 У неробочий час документи вищих органів державної влади та термінову кореспонденцію на ім'я директора приймає черговий секретар. Він перевіряє правильність її доставки. У разі приймання кореспонденції від кур'єра ця перевірка проводиться безпосередньо при прийманні до розписки в одержанні.

3.11.2 Наступного робочого дня вранці черговий секретар повідомляє завідувача канцелярії про одержані документи, наслідки їх розгляду і передає документи, що залишились у нього.

3.12 Порядок проходження документів у структурних підрозділах.

3.12.1 Діловодство в структурних підрозділах покладається його керівником на одного з працівників-діловода. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі.

3.12.2 Щодня у встановлений час діловод підрозділу одержує кореспонденцію у завідувача канцелярії.

3.12.3 На кожному зареєстрованому документі, у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.

3.12.4 Подання документів на розгляд керівників за напрямками здійснюється відповідно до розподілу обов'язків. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва Підприємства розглядаються негайно.

3.12.5 Начальник підрозділу визначає безпосередньо виконавця документа і в разі потреби дає додаткові вказівки.

3.12.6 Після розгляду документів керівництвом підрозділу діловод, передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

3.12.7 Закони України, Постанови та інші акти Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України діловод без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцю, при цьому постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення завідувачу канцелярії.

3.12.8 Передача взятих на облік в підрозділі документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через діловода. Він зберігає всі виконані документи у справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його заміщатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що робиться позначка в журналі.

3.12.9 Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець зобов'язаний зробити на документі запис про результати розгляду, та поставити свій підпис.

3.12.10 За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні ознайомитися тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цього документа. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки.

3.12.11 Діловод, також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані працівникам підрозділу для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання у справах поточного діловодства структурного підрозділу.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1 Складання документів.

4.1.1 Всі службові документи оформляються на бланках Підприємства. При складанні та оформленні службових документів необхідно додержуватися вимог і правил, що забезпечують юридичну чинність документів, сприяють їх оперативному виконанню і подальшому використанню. Для складання службових документів використовуються формати АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x 210).

4.1.2 Розміщення реквізитів на документі повинно відповідати вимогам, встановленим державним стандартом «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 -2003».

4.1.3 Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції, з обов'язковим додержанням таких правил:

4.1.3.1 бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері фарбами яскравого кольору;

4.1.3.2 бланки документів повинні мати такі береги:

лівий - 30 міліметрів;

верхній і нижній - 20 міліметрів;

правий - 10 міліметрів.

4.1.4 Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більшої кількості організацій оформляються на чистих аркушах паперу із зазначенням необхідних постійних реквізитів.

4.1.5 З метою прискорення виконання документів та забезпечення належного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є протоколи, накази, плани, звіти та узагальнюючі документи.

4.1.6 Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.7 Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Текст великих за обсягом документів рекомендується членувати на складові частини, які нумеруються арабськими цифрами з наданням кожному розділу, підрозділу, пункту відповідного числового знака через крапку (1.11.2; 1.1.3.; 2.1.1.; 2.1.2;). В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

4.1.8 Текст документа викладається державною мовою з виконанням однозначної, чіткої та зрозумілої термінології. Якщо якийсь термін має кілька значень, то з тексту повинно бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у даному документі.

4.1.9 Якщо в документі необхідно навести переліки (осіб, органів, схем) їх, як правило, розміщують у додатку. У відповідних пунктах документа даються посилання на додатки.

5. Розмноження документів

5.1 Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо спеціалістами за допомогою існуючих на робочих місцях засобів оргтехніки.

5.2 Розмноження значних за обсягом документів здійснюється через друкарню Підприємства за такими правилами:

5.2.1 для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

5.2.2 розмноження документів здійснюється тільки з дозволу директора;

5.2.3 документи на розмноження передаються із замовленням до друкарні Підприємства, де реєструються у журналі обліку.

6. Порядок реєстрації та індексації внутрішніх документів

6.1 Реєстрації підлягають усі внутрішні документи (накази, вказівки, протоколи) у день їх підписання або затвердження керівництвом Підприємства.

6.2 Внутрішні документи реєструються:

6.2.1 протоколи засідань, витяги з них по окремих питаннях та рішення - у секретаря Підприємства;

6.2.3 накази з основних питань та з особового складу - у відділі управління персоналом;

6.2.4 протоколи нарад у керівництва Підприємства - у секретарів.

6.3 Реєстраційним номером наказу є порядковий номер з початку року. До номерів наказів з особового складу додається буква «К».

6.4 Реєстраційні номери вказівок складаються з порядкового номера з початку року та шифру. Шифр складається з початкових літер прізвища та імені.

6.5 Протоколам нарад у керівництва Підприємства присвоюються реєстраційні номери також, як і вказівкам, але з доданням літер «ПР».

6.6 Протоколи нарад засідань реєструються в структурних підрозділах з присвоєнням їм порядкових номерів з початку року.

7. Порядок реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції

7.1 Працівник, відповідальний за ведення діловодства в підрозділі - діловод, перед поданням вихідної кореспонденції на підпис керівництву підрозділу і її відправленням повинен переконатися у дотриманні при оформленні документів вимог Інструкції, зокрема, звернути увагу на:

7.1.1 наявність у документі заголовка;

7.1.2 правильне зазначення на документі поштової адреси;

7.1.3 наявність у документі посилання на номер і дату документа, на який дається відповідь;

7.1.4 наявність відміток про додатки;

7.1.5 наявність прізвища виконавця, його номера телефону;

7.1.6 наявність віз на копіях документа, що залишається в справах підрозділу.

7.2 Неоформлені або неналежним чином оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.

7.3 Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати завідувачу канцелярії до 16.00.

7.4 Вихідні документи реєструються завідувачем канцелярії у журналі реєстрації вихідних документів, де їм присвоюється номер, який складається з порядкового номеру з початку року та індексу (шифру) структурного підрозділу. Наприклад: 35-В1, де: 35 - порядковий номер, В1 - шифр підрозділу.

7.5 Позначка про вихідні документи-відповіді робиться завідувачем канцелярії в журналах реєстрації вхідних документів, де проставляється номер, дата вихідного документа та прізвище керівника, що підписав документ. Документи, що надсилаються одночасно одному адресату, вкладаються в один конверт.

7.6 Законвертована кореспонденція маркується і доставляється у поштове відділення.

8. Організація контролю за виконанням документів

8.1 Завдання контролю за виконанням документів.

8.1.1 Завдання контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

8.1.2 Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання з конкретними строками виконання. Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

8.1.3 Відповідальність за організацію і контроль виконання документів несуть керівники підрозділів. Вони організовують виконання документів по суті.

8.1.4 Контроль за виконанням документів у встановлені строки здійснюють секретарі приймалень або діловоди, на яких покладені ці обов'язки.

8.2 Організація контролю виконання документів.

8.2.1 Контроль за виконанням документів на Підприємстві здійснюється завідувачем канцелярії і включає безпосередню перевірку та аналіз результатів виконання документів, що контролюються, у встановлені строки за допомогою ПК.

8.2.2. На Підприємстві встановлено дворівневий контроль за проходженням і додержанням строків виконання документів. Контроль за виконанням документів 1-го рівня здійснює:

8.2.2.1 завідувач канцелярії - за виконанням:

- розпорядчих документів та доручень Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України. При виконанні доручень органів вищого рівня завдання підрозділу Підприємства можуть давати керівники підрозділів.

- доручень, виконання яких покладено на структурні підрозділи;

- документів міністерств і відомств, місцевих органів, редакцій газет та журналів, громадських організацій, коли керівництвом Підприємства визначені строки виконання, та проставлені відповідні позначки.

8.2.2.2 секретар Підприємства - за виконанням рішень директора.

8.2.3 Контроль 2-го рівня здійснюється структурними підрозділами за документами та дорученнями, по яких структурний підрозділ визначено відповідальним виконавцем, а також які адресовані безпосередньо підрозділу чи передаються йому без попереднього розгляду керівництвом Підприємства.

8.2.4 Завідувач канцелярії зобов'язаний:

8.2.4.1 визначати документи для термінового розгляду та виконання;

8.2.4.2 брати документи на контроль;

8.2.4.3 знімати документи з контролю;

8.2.4.4 вживати конкретних заходів запобігання порушенням строків виконання документів;

8.2.4.5. забезпечувати контроль за строками виконання доручень керівництва Підприємства по документах 1-го рівня контролю;

8.2.4.6 узагальнювати та аналізувати дані, отримані в результаті контрольної діяльності;

8.2.4.7 складати відповідні довідки і вносити керівництву Підприємства пропозиції щодо поліпшення виконавчої дисципліни.

8.2.5 Керівники структурних підрозділів зобов'язані:

8.2.5.1 забезпечувати виконання документів 1-го і 2-го рівнів контролю в зазначені строки і нести відповідальність за їх порушення перед керівництвом Підприємства;

8.2.5.2 систематично доповідати (відповідно до розділу обов'язків) про виконання документів.

8.2.6 Визначені відповідальні виконавці, здійснюють роботу щодо організації та контролю виконання документів органів вищого рівня, наказів, вказівок, рішень і зобов'язані своєчасно та в повному обсязі вирішувати всі питання, у тому числі про корегування термінів виконання та зняття з контролю виконаних документів. Вони подають на розгляд керівництва Підприємства повністю виконаний документ з візами усіх виконавців.

8.2.7 Підрозділи та службові особи, які беруть участь у виконанні доручення, зобов'язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання строку виконання. При цьому відповідальність за несвоєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі працівники, зазначені в дорученні.

8.2.8 Керівники підрозділів за напрямками (відповідно до розподілу обов'язків) регулярно аналізують роботу підрозділів щодо виконання документів і в разі потреби вживають заходи щодо забезпечення якісного і своєчасного їх виконання.

8.3 Строки виконання документів.

8.3.1 Строки виконання документів можуть бути типовими та індивідуальними. Типові строки виконання встановлюються відповідно до правових актів та нормативних документів з питань документаційного забезпечення управління. Індивідуальні строки виконання можуть встановлюватись керівництвом Підприємства.

8.3.2 Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

8.3.3 Звернення і заяви народних депутатів України розглядаються в строки, визначені Законом України «Про статус народного депутата України».

8.3.4 Власні рішення Підприємства (накази, вказівки, рішення, завдання, доручення тощо) виконуються в строки, зазначені в них.

8.3.5 Строк виконання документа може бути змінений лише керівником, а у разі його відсутності посадовою особою, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке повинно подаватись не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання. Про коригування строку виконавець повинен негайно повідомити завідувача канцелярії.

8.4 Порядок зняття документів з контролю.

8.4.1 Документ вважається виконаним і знімається з контролю, коли розв'язано (для розпорядчих документів) або розглянуто (для листів) порушені в ньому питання, а кореспондентові дано вичерпну відповідь.

8.4.2 Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ може лише та відповідальна особа, яка поставила його на контроль.

8.4.3 Підставою для зняття з контролю є документ, підписаний керівництвом Підприємства або довідка про виконання документа за підписом начальника підрозділу.

8.5 Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

8.5.1 Дані про виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються завідувачем канцелярії і повідомляються керівництву на оперативних нарадах з пропозиціями про поліпшення цієї роботи.

8.6 Контроль за виконанням документів у підрозділах.

8.6.1 Технічну роботу з контролю за виконанням документів у структурних підрозділах виконує секретар або посадова особа, якій доручено вести діловодство - діловод підрозділу.

8.6.2 Діловод підрозділу виконує такі операції:

8.6.2.1 нагадування виконавцям про термін виконання документів;

8.6.2.2 одержання інформації про хід і результати виконання;

8.6.2.3 внесення позначок про хід і результати виконання документів до контрольних карток або журналу у завідувача канцелярії;

8.6.2.4 систематичне інформування керівників структурного підрозділу про стан і результати виконання документів;

8.6.2.5 повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних та інших нарадах;

8.6.2.6 зняття документів з контролю за вказівкою керівника підрозділу.

Додаток 2

Класифікація документів

Ознаки класифікації	Групи документів
1. За змістом	1. Організаційно-розпорядчі (управлінські документи: інструкції, накази, листи, акти, протоколи) 2. Фінансово-розрахункові (бухгалтерські, банківські документи) 3. Постачально-збутові
2. За призначенням	1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила тощо) 2. Розпорядчі (накази, розпорядження, вказівки, рішення) 3. Інформаційно-довідкові (довідки, листи, телеграми, доповідні і пояснювальні записки тощо)
3. За формою	1. Типові (положення, статути, інструкції, які розробляються вищими органами) 2. Трафаретні (бланки документів з постійною інформацією та вільними місцями для заповнення змінної інформації) 3. Індивідуальні (готуються кожного разу виконавцями по-новому: доповідні і пояснювальні записки, переважна більшість службових листів)
4. За напрямом руху	1. Вхідні 2. Вихідні
5. За місцем складання і використання	1. Внутрішні (складаються і використовуються безпосередньо в установі) 2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспонденція)
6. За походженням	1. Офіційні (стосуються діяльності юридичних осіб) 2. Особисті: 2.1. Офіційно-особисті (трудова книжка, посвідчення особи); 2.2. Особисті власного походження
7. За терміном виконання	1. Термінові (повинні бути виконані у встановлені строки та з позначкою “Терміново”) 2. Нетермінові (без конкретно зазначеного в них терміну виконання)
8. За стадіями створення	1. Оригінали (перші примірники документів, які мають оригінали підписів посадових осіб) 2. Копії: 2.1. Відпуск (повна копія документа, оформлена одночасно з оригіналом під копірку) 2.2. Витяг (копія частини документу, засвідчена у встановленому порядку) 2.3. Дублікат (повторно виданий документ)
9. За ступенем гласності	1. Звичайні 2. Для службового користування (інформація для обмеженого кола осіб, не підлягає публікації у засобах масової інформації) 3. Таємні (містять державну таємницю)
10. За терміном зберігання	1. Документи постійного зберігання 2. Документи довгострокового зберігання (понад 10 років) 3. Документи короткострокового зберігання (до 10 років)

Додаток 3

Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4

(згідно ДСТУ 4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації)

Додаток 14

ВАТ «Рівненськакондитерська фабрика» 36504, м. Рівне, вул. С. Бандери, 7 тел.242 35 47, факс 242 70 11 ОКПО 12345678 ___________№_____________	Директорові Центру комп'ютерного навчання при МГТУ ім. Н.Э. Баумана панові Гудзенко Д.Ю.
На № _________________________ Про навчання Іванова О.Н.
Шановний пан директор!
Просимо Вас прийняти на навчання за фахом офіс-менеджер нашого співробітника Іванова Олега Івановича. Оплату гарантуємо. Наш р/с 23821678512345678955 у ФКБ «ГУТА-Банк», к/с 11395228812345698723 БІК 005211783 ІНН 1003599821.
Генеральний директор	Г.О. Палійчук
Головний бухгалтер	А.М. Руденко

Додаток 15

ВАТ «Рівненськакондитерська фабрика» Директору ЗАТ "Омега"

36504, м. Рівне, вул. С. Бандери, 7 Скибицькому О.М.

тел. 242 35 47, факс 242 70 1101106, Київ Саксаганського, 15

тел. 518-68-05

факс(044)258-18-41

05.08.01 № 1-5/21

На №4-16-18 від 02.08.01

Про поновлення постачання продукції X

Шановний Олександре Миколайовичу!

Повідомляємо Вам, що оплата партії продукції X була збільшена нашою фірмою у день прибуття вантажу.

Для підтвердження оплати направляємо Вам копію платіжного доручення від 28.07.01 №141.

Ми розраховуємо на продовження нашого співробітництва з закупівлі продукції X на постійній основі.

З повагою

Директор підпис Г.О. Палійчук

Додаток 16

(назва установи)

Картка реєстрації вихідного документа

Вих. дата та	на документ кореспондента:	Вид документа:
індекс документа	вихідний індекс та дата:	вхідний індекс та дата:
			Ознака документа:

Адресат

Заголовок або короткий зміст

Підпис Виконавець

Передано на розгляд

Файл-копія

Строк виконання:

Дата виконання:

Примітка

Контрольні відмітки
фонд №	опис №	справа №

Зворотний бік

Реферат

Кісілюк О.І. Документування управлінської інформації: історія розвитку та сучасний стан в Україні: Диплом. робота за напрямом підготовки 6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»/ О.І. Кісілюк. - Рівне, 2010. - 66 с. - На правах рукопису.

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо. Отже, документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.