Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатку;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - печатка;

27 - позначка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію [35, с. 124].

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів: ліве поле - 30 мм, верхнє і нижнє поля - 20 мм; праве - 10 мм [Додаток 3].

Бланк документа - це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа [15, с. 24]. Є два види бланків: для службових листів; загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов'язково зазначаються реквізити 1-3, 6-9, а також вказується місце для реквізитів 11-13.

Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1-3, 6-8, а також визначені місця для реквізитів 10-12, 14. В управлінській діяльності практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів - найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо. Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим. Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж верхньої частини аркуша; кутове - у лівому верхньому куті. Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).

Текст - центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата. У структурі тексту можна виділити декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:

1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;

2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;

3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо) [17].

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація - виділення окремих частин тексту, об'єднаних змістом, логічно завершених - графічно, з допомогою заголовків тощо. Універсальним засобом рубрикації є абзац - відступ від початку рядка на п'ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку. Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:

1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);

2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор - “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже - використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів [18].

Обов'язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю. Офіційно-діловий стиль - це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні. Особливості офіційно-ділового стилю:

- нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб'єктивізму, надмірної емоційності;

- точність, однозначність і зрозумілість формулювань;

- лаконічність, стислість;

- уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;

- використання термінів, спеціальних слів [17].

Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:

- якомога точніше й повніше подати інформацію;

- досягти найбільшого впливу на адресата;

- сформулювати позитивне враження про авторів документа.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам'ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:

1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням - доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом'якшити наказ, претензію, відмову тощо.

2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення - після означуваного слова, обставини - перед дієсловом-присудком.

3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції “дієслово + іменник”:

- надати допомогу замість допомогти;

- здійснити ремонт замість відремонтувати;

- справити враження замість вразити та ін.

4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв'язку частин тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до висловленої думки, пом'якшують категоричність висловлень. Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву, очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається, можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать, за даними та ін.

5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень - готових мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову приналежність документа. Наприклад, у заявах використовуються такі мовні конструкції: “за сімейними обставинами”, “прошу надати можливість”, “за власний рахунок”; в актах: “комісія у складі...”, “перевіркою встановлено”; у наказах: “зважаючи на викладене вище”, “контроль за виконанням наказу покласти на ...” та ін. [20, с. 34].

Уніфіковані формулювання дають можливість заощаджувати на складанні офіційних листів 40-50 % часу, утричі скорочують час, що витрачається на написання та редагування ділових текстів, сприяють підвищенню культури офіційного писемного мовлення. З метою скорочення текстів, надання їм офіційного характеру замість підрядних частин складних речень можна вживати дієприслівникові звороти, які називають причину того чи іншого рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не закінчувати речення. Вживаючи дієприслівникові звороти, треба пам'ятати, що дієприслівник повинен стосуватися іменника, який називає особу - діяча, а не предмет - об'єкт дії.

Офіційний текст сприймається, в першу чергу, як джерело інформації, тому й вимоги до нього ставляться особливі: інформація має добуватися швидко, легко. З метою зменшення обсягу документів на письмі нерідко застосовують скорочений запис слів і словосполучень. Загалом, скорочуватися може будь-яке слово, але в документах дозволяється використання лише типових, загальнозрозумілих скорочень, закріплених державними стандартами. Необхідно пам'ятати, що текст, який рясніє скороченнями, справляє негативне враження, а інколи виникають труднощі і в тлумаченні його змісту. Тому скорочення в документах повинні бути виправданими, а їх кількість обмеженою.

Заголовок складається до тексту документа, який оформляється на бланку чи аркуші паперу формату А4. Він повинен бути коротким, точним, розкривати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою документа та відповідати на запитання “про що?” або “чого?” Наприклад: наказ (про що?) “Про підготовчу роботу до ...”, протокол (чого?) “Засідання колегії”.

Заголовок формулюється складачем документа, його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту при довжині рядка у 28 друкованих знаків. Не рекомендується перенесення слів. Друкується заголовок без абзацу. В кінці заголовка крапка не ставиться.

Документи адресують підприємствам, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. При цьому назва установи, службового підрозділу вказується у називному відмінку. Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до назви посади адресата. Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств, установ, тоді адресат зазначається узагальнено.

У документі може зазначатися не більше чотирьох адресатів, при цьому слово “копія” не проставляється. В разі направлення документа більш як за чотирма адресами, складається список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата. Якщо документ надсилається разовим кореспондентам або вперше, то до складу реквізиту “Адресат” слід включати і поштову адресу. В кореспонденції, яка надсилається урядовим організаціям та постійним адресатам, їх поштова адреса на документах не зазначається.

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача.

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами підприємства, окремими посадовими особами. Мета погодження - підвищення якості ділових паперів. Є дві форми погодження документів:

1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).

2. Зовнішнє (з іншими організаціями) [32, с. 115].

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і найменування посади. Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, що залишається на підприємстві. Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче від підпису і включає слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й прізвище та дату погодження. Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують аркуш погодження, який додається до документа.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки. Підпис - обов'язковий реквізит документа, він є формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст.

Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами, наказом керівника та положеннями про структурні підрозділи. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища. Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб. Затвердження здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. При першому способі гриф затвердження складається із таких елементів: слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. У другому випадку до складу грифу затвердження включається слово “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назва розпорядчого документа, його дата і номер. Гриф затвердження розташовується у правому верхньому куті документа.

Відбиток печатки слід проставляти так, щоб він накрив частину найменування посади особи, що підписала документ, або у спеціально визначеному місці. Перелік документів, на які необхідно ставити гербову печатку, повинен визначатися керівником на підставі діючих нормативно-правових актів.

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) проставляється на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Він проставляється у верхньому правому куті документа і може формулюватися: “ТАЄМНО”, “ЦІЛКОМ ТАЄМНО”, “ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ” і інше.

Резолюція (реквізит 18) - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа. Елементи резолюції: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата [17].

Рекомендується оформляти резолюцію безпосередньо на документі (якщо він не підлягає поверненню) нижче від реквізиту “Адресат” або на іншому вільному місці першого аркуша документа, крім лівого поля.

Якщо виконавців декілька, перший вважається основним.

Позначка про контроль (20) - проставляється на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка і позначається буквою “К” (контроль термінів виконання).

Позначка про наявність додатка (22). Додатки до документів бувають трьох видів:

1. Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами.

2. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

3. Додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні реквізити. На верхньому правому полі першого аркуша вказують слово “Додаток” і зазначають, до якого конкретного документа він належить. Додаток повинен мати свою назву (заголовок до тексту), текст, підпис особи, відповідальної за його складання і дату. Про наявність додатків зазначається у тексті документа (характерно для розпорядчих документів) або після тексту перед підписом. Якщо додатків декілька, їх нумерують без значка “№”.

Позначка про засвідчення копії (27). Копія документа (витяг з документа) виготовляється з дозволу керівництва і лише з власних документів (архіви можуть оформляти копії й інших документів, які в них зберігаються).

Після відтворення тексту документа, включаючи елементи бланка та інформації про підпис, оформляється позначка про засвідчення копії. Вона включає слово “Згідно”, назву посади, підпис особи, яка засвідчує копію, розшифровки підпису і дати. Якщо копія документа пересилається іншій установі, то при її засвідченні проставляється також відбиток печатки. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах (відпуск), текст бланка не відтворюється; вони повинні мати візи посадових осіб та виконавців.

Прізвище виконавця та номер його телефону (28). Цей реквізит включає в себе прізвище безпосереднього виконавця та номер його службового телефону і зазначається на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. У разі потреби під прізвищем виконавця можуть зазначатися індекс друкарки (перші літери імені та прізвища друкарки), кількість надрукованих примірників і дата друкування. Реквізит оформляється в лівому нижньому куті.

Позначка про виконання документа і направлення його до справи (29) передбачає зазначення на нижньому полі першої сторінки документа таких даних:

- слова “До справи № ...” (де буде зберігатися документ);

- короткі відомості про виконання документа;

- посада, підпис виконавця, його ініціали, прізвище і дата.

Позначка про перенесення даних до машинного носія (30) оформляється на нижньому правому полі першого аркуша документа і свідчить про дату перенесення даних, номер масиву, про що стверджується підписом особи, відповідальної за перенесення даних, та розшифруванням підпису.

Позначка про надходження документа (31) розташовується у нижньому правому куті першого аркуша документа. Реквізит включає скорочену назву установи - одержувача документа, вхідний індекс і дату надходження документа. У більшості випадків для цього використовується реєстраційний штамп (19*41 мм).

Документи виготовляють також за допомогою комп'ютерної техніки.

Текст документів, надрукованих на папері формату А4, друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

- 92 мм - для реквізиту "Адресат";

- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";

- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

2.2 Документування управлінської інформації ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

ВАТ "Рівненська кондитерська фабрика" заснована в 1944 роцi на базі вяляної фабрики. Із малих пристосованих цехів фабрика виросла в велике спеціалізоване підприємство з потужністю понад 10 тис. тонн кондитерських виробів в рік. На фабриці виготовляється понад 100 найменувань кондитерських виробів. Основною продукцією підприємства є виробництво карамелі, драже, шоколадних цукерок, вафлі. Асортимент близько 250 різноманітних найменувань. Підприємство є юридичною особою з дня його державної реєстрації, здійснює свою діяльність відповідно до чинного законодавства України, статуту та установчого договору, має право самостійно здійснювати зовнішньоекономічну діяльність і користуватися повним обсягом прав суб`єкта зовнішньоекономічної діяльності відповідно до чинного законодавства.

Підприємство створене з метою задоволення потреб в його послугах (роботах, товарах) та реалізації на основі отриманого прибутку інтересів учасників товариства. Основною діяльністю ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” є:

найбільш повне і якісне задоволення потреб вітчизняних та закордонних підприємств і організацій та громадян в продукції, що виробляє підприємство, у відповідності із статутними видами діяльності;

ефективне використання виробничого і фінансового потенціалу, комерційного і управлінського досвіду.

Організаційна структура підприємства спрямована, насамперед, на встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами організації, розподілу між ними прав і відповідальності. У ній реалізуються різні вимоги до удосконалювання систем управління, що знаходять вираження в тих чи інших принципах управління. Організаційна структура організації і її управління не є чимось застиглим, вони постійно змінюються, удосконалюються. Організаційна структура управління промисловою організацією визначається багатьма об'єктивними факторами й умовами. До них можуть бути віднесені, зокрема, розміри виробничої діяльності організації (велика, середня, дрібна); виробничий профіль організації (спеціалізація на випуску одного виду продукції чи продукції широкої номенклатури виробів різних галузей); характер продукції, що випускається; сфера діяльності організації.

На чолі ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” стоїть директор [Додаток 4]. Директор представляє підприємство у всіх установах і організаціях, вирішує самостійно всі питання діяльності фірми, розпоряджається майном підприємства, укладає договори, видає накази і розпорядження, обов'язкові до виконання всіма працівниками підприємства, відповідно до трудового законодавства приймає і звільняє працівників, застосовує заходи заохочення і накладає стягнення на працівників підприємства, відкриває в банках рахунку підприємства. Директор несе в межах своїх повноважень повну відповідальність за діяльність фірми, забезпечення схоронності товарно-матеріальних цінностей, коштів і іншого майна підприємства.

У підпорядкуванні директора знаходяться інспектор по кадрах (відділ кадрів, відділ навчання і розвитку, відділ стимулювання працівників); головний економіст (бухгалтерія, планово-економічний відділ, відділ організації праці і заробітної плати, відділ організації виробництва і управління, юридичний відділ, фінансовий відділ); комерційний відділ (агенти по продажу продукції); головний інженер(відділ охорони праці і техніки безпеки, технічний відділ, головний механік, головний енергетик,відділ технічного контролю); завідуючий складом (комірник).

Інспектор по кадрах виконує роботу із забезпечення підприємства кадрами, робітниками та службовцями необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації відповідно до рівня й профілю отриманої ними підготовки і ділових якостей. Приймає працівників із питань наймання, звільнення, перекладу, контролює розміщення й правильність використання працівників у підрозділах підприємства. Забезпечує прийом, розміщення молодих фахівців відповідно до отриманого в навчальному закладі професії й спеціальності. Здійснює оцінку кандидатів на вакантну посаду, періодичну оцінку кадрів, керує відділом організацією праці і заробітної платні і відділом кадрів.

Також директору підпорядкований головний економіст, що є заступником директора з економічних питань, керує роботою по плануванню і економічному стимулюванню на підприємстві, підвищенню продуктивності праці, виявленню і використанню виробничих резервів поліпшенню організації виробництва, праці і заробітної платні. Йому підпорядковуються планово-економічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ, економічна служба.

Планово-економічний відділ розробляє річні, квартальні плани підприємства і окремих цехів, контролює їх виконання, визначає шляхи усунення недоліків, розробляє нормативи для утворення фондів економічного стимулювання, веде оперативний статистичний облік, аналіз показників роботи основних агрегатів, цехів і заводів, розробляє і представляє на затвердження проекти, ціни на нову продукцію, вивчає і впроваджує передовий досвід в організації планово-економічної роботи і ін.

Бухгалтерія здійснює облік засобів підприємства і господарських операцій з матеріальними і грошовими ресурсами, встановлює результати фінансово-господарської діяльності підприємства і ін. Головний бухгалтер - здійснює організацію бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності підприємства й контроль за ощадливим використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів.

Фінансовий відділ - проводить фінансові розрахунки із замовниками і постачальниками, пов'язані з реалізацією готової продукції, придбанням необхідної сировини, палива, матеріалів. У завдання цього відділу входить також отримання кредитів в банку, своєчасне повернення позик, взаємовідношення з державним бюджетом.

Економічна служба проводить усесторонній аналіз результатів діяльності підприємства, розробляє заходи щодо зниження собівартості і підвищенню рентабельності підприємства, поліпшенню використання виробничих фондів, виявленню і використанню резервів на підприємстві, здійснює методичне керівництво питаннями наукової організації праці, бере участь в розробці техніко-економічних нормативів і конкретних показників по економічному стимулюванню і ін.

Відділ організації праці і заробітної плати розробляє штатний розклад, складає річні, квартальні, і місячні плани по праці і заробітній платні і здійснює контроль за їх виконанням, розробляє заходи щодо підвищення продуктивності праці, впровадження прогресивних систем заробітної платні, розробляє положення про освіту і витрачання фонду матеріального заохочення, розробляє технічно обґрунтовані норми вироблення і проводить аналіз їх виконання, організовує і бере участь в розробці питань наукової організації праці.

Юридичний відділ здійснює: рішення правових питань трудових відношень, узгодження розпорядницьких та інших документів по управлінню персоналом, рішення правових питань господарської діяльності, проведення консультацій по юридичних питаннях.

Також у прямому підпорядкуванні директора знаходиться комерційний відділ. Комерційний відділ складається з агентів по продажу послуг. В обов'язки агентів комерційного відділу входить: знання правил роботи комерційної діяльності; вчасно робити перевірку роботи. Агенти комерційного відділу відповідають за: якісне складання замовлень на послуги; виконання плану на надання послуг.

На фабриці існує посада головного інженера, який керує роботою технічних служб підприємства, несе відповідальність за виконання плану, випуск високоякісної продукції, використання новітньої техніки і технології. У підпорядкуванні головного інженера знаходяться відділи: технічний, головного механіка, головного енергетика, технічного контролю, техніки безпеки.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Система документування - це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика». Документування управлінської інформації на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства [Додаток 5].

Підставою для створення документів на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у архіві.

Управлінська діяльність ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики» здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, видання яких визначається актами законодавства та відповідними положеннями.

Підставами для прийняття розпорядчих документів на підприємстві є:

1. Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

2. провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання підприємством покладених на нього завдань і функцій;

3. потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Підприємство може також розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня відокремленим підрозділам разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Розпорядчий документ директора може бути відмінено (змінено) лише наступним розпорядчим документом директора.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях, нарадах, фіксується в протоколах. Рішення доводиться до виконавців та відокремлених підрозділів, шляхом надсилання їм цих рішень.

Підприємство під час здійснення оперативних зв'язків з структурними підрозділами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або телефаксу.

Довідкова і аналітична інформація в межах компетенції, встановленої посадовими інструкціями спеціалістів, фіксується в службових та доповідних записках, звітах і довідках.

Підприємство на підставі Статуту та інших актів, що визначають його компетенцію, видає і інші документи: плани роботи, звіти, стандарти, положення, правила і т. ін.

Один примірник всіх актів власних рішень підлягає зберіганню та обліку у секретаря-референта. Юридичний відділ, що здійснює юридичний облік, стежить за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховує їх та робить необхідні у кожному випадку відмітки. При цьому відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться зміни.

2.3 Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності.

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності підприємства, його структурних підрозділів. Положення є типові та індивідуальні [37, с. 8]. Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій. Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Положення може мати такі реквізити: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження. Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Важливе значення для ефективної діяльності підприємства має розробка положень про структурні підрозділи. Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника. Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва, з юридичною службою і затверджується керівником підприємства.

Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається із таких розділів:

1. Загальні положення - визначається правовий статус і структура підрозділу, його підпорядкованість, вказуються також правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.

2. Завдання і функції - визначає основний напрям роботи та конкретний перелік функцій, які повинні виконувати фахівці підрозділу. Від чіткості формулювання завдань та функцій структурного підрозділу залежить повнота і об'єктивність оцінок діяльності його працівників.

3. Керівництво - зазначається назва посади керівника структурного підрозділу, кваліфікаційні вимоги, які ставляться до претендента на цю посаду, порядок заміщення керівника підрозділу на час його відсутності.

4. Права керівника структурного підрозділу - визначає права керівника для забезпечення покладених на підрозділ завдань і функцій. Обов'язково слід зазначити, з яких питань він може приймати рішення, які документи уповноважений візувати, підписувати, затверджувати.

5. Відповідальність керівника структурного підрозділу - слід зазначити, що керівник структурного підрозділу несе повну відповідальність за роботу підрозділу в цілому.

6. Взаємовідносини - конкретизує взаємовідносини колективу підрозділу з іншими структурними підрозділами установи, організації [18].

Статути - це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, визначається його структура, функції, правове становище [30, с. 124]. Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню. Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності - загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств - установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками. Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.

Реквізити статуту: назва підприємства, установи, товариства; гриф затвердження; позначка про реєстрацію; назва виду документа; місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші - титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа); текст; підпис; позначки про погодження. Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства.

Інструкція - це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо. Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

- інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

- посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідко його розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження [34, с. 10].

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов'язки працівника. Посадова інструкція працівника структурного підрозділу ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» розробляється і вводиться з метою:

- чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;

- раціонального розподілу обов'язків між працівниками структурного підрозділу;

- наділення працівника необхідними правами;

- підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про відповідний структурний підрозділ. Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов'язків. Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів: загальні положення; кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань; обов'язки; права; відповідальність [Додаток 6].

У розділі “Загальні положення” зазначається безпосередня підпорядкованість працівника, його основні завдання, вказуються нормативні документи, якими працівник керується у своїй роботі, перелік безпосередньо підпорядкованих працівнику структурних підрозділів, ділянок і напрямів роботи або посадових осіб, визначається порядок заміни (при необхідності) інших посадових осіб на період їхньої тимчасової відсутності. При потребі в цьому розділі зазначається, що на працівника покладається повна матеріальна відповідальність, якщо це передбачено чинним законодавством.

У розділі “Кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань” конкретизуються вимоги і необхідні знання відповідно до умов діяльності певного структурного підрозділу. Кваліфікаційні вимоги - це рівень спеціальної підготовки або освіти, а у разі необхідності - і практичний стаж роботи.

У розділі “Обов'язки” визначаються необхідні для виконання дії працівника, що зумовлюються специфікою посади. Визначаючи обов'язки працівника, слід врахувати, що вони повинні забезпечити виконання певних функцій структурного підрозділу.

У посадовій інструкції не наводяться обов'язки, які покладені на працівника загальними нормами законодавства про працю. У розділі “Права” визначаються дії, які може здійснювати працівник з метою забезпечення виконання покладених на нього обов'язків. У посадовій інструкції не наводяться права, що надані працівнику загальними нормами законодавства про працю. Працівник, що має підлеглих, повинен мати права щодо них: давати доручення, вимагати пояснення при невиконанні або неналежному виконанні ними своїх обов'язків, вносити пропозиції про їх заохочення тощо.

У розділі “Відповідальність” зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання обов'язків тощо.

Посадова інструкція затверджується керівником ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» або керівником структурного підрозділу, якщо тому такі повноваження делеговані. Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Посадовий і чисельний склад ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» із зазначенням фонду заробітної плати закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний і річний фонди заробітної плати.

Реквізити штатного розпису: назва виду документа; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; позначки про погодження. У тексті (таблиці) штатного розпису зазначаються такі дані: найменування структурних підрозділів і посад; кількість штатних одиниць; посадові оклади; надбавки (за ранг, за звання, інші); місячний фонд заробітної плати; річний фонд заробітної плати. Штатний розпис підписується, як правило, керівником і головним бухгалтером. Підписи засвідчуються гербовою печаткою [27, с. 22].

Розпорядча діяльність ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» документується шляхом видання наказів та розпоряджень. Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо [Додатки 7-9].

Наказ із питань основної діяльності - це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.

Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну. Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом “НАКАЗУЮ”, яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ. Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.

З оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів, рішень можуть видаватися розпорядження [Додаток 10]. Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: “ЗОБОВ'ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ВИМАГАЮ” та ін.

Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції. З розвитком кооперації і аграрно-промислової інтеграції підприємства частіше вступають у договірні відносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, а також з окремими громадянами. Більшість договорів (на продаж продукції, на технічне обслуговування машинно-тракторного парку та ін.) мають стандартну форму [Додаток 11].

Інші договори не мають типової форми і розробляються сторонами, що домовляються (договори з окремими громадянами, на оренду торгових або складських приміщень і т. ін.). Проте у всіх випадках договір за змістом повинен відповідати чинному законодавству, порушення якого робить договір недійсним, а особа, яка його підписала, несе відповідальність.

Отже, організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності фабрики.

2.4 Особливості підготовки інформаційно-довідкових документів ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Акт - це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій [Додатки 12, 13]. Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи [33, с. 28]. Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?” (“Інвентаризації”, “Перевірки стану ...” і т. д.).

Текст акта складається із вступної та констатуючої частин. У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому. При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали. Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії. У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.

Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта. Датою акта є дата актованої події.

Службовий лист - це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ [Додатки 14, 15]. Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами [18].

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова). За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами). За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.

Характерними ознаками окремих видів листів є:

1. Інформаційні листи - це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення. Інформаційні листи можуть бути також ініціативними. Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Вони мають ініціативний характер і містять детальний опис товарів або послуг. Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до числа замовників - покупців готової продукції чи послуг. Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.

2. Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів тощо). У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін. Розпочинається текст таких листів словами “підтверджуємо”, “підтверджуючи” і т. п.

3. Листи-нагадування - це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань чи взятих зобов'язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.

4. Гарантійні листи - це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов'язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку. Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи - це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа. Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов'язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи-відповіді - це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов'язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання [19].

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що й до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими. Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія [Додаток 16].

Телеграма - це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, “блискавки”, урядові. Характерна риса телеграм - особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “-“, “+”, 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається. Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між рядками.

Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.

Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.