Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

Мета дипломної роботи полягає в дослідженні історії розвитку документування управлінської інформації та аналізі сучасного стану в Україні.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є процес документування управлінської інформації.

Предметом дослідження є історія розвитку документування управлінської інформації та сучасний стан (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Базою дослідження є ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика».

Наукова та практична значущість дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про історію розвитку та виникнення управлінського документа, сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДИПЛОМНОЇ РОБОТИ

Актуальність теми дослідження. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації.

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Отже, документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Стан наукової розробленості теми:

Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему, державних стандартів України, які затвердили правила створення документів різних видів.

Значний внесок в теорію та практику документування управлінської діяльності зробили В.В. Бездрабко, Г. Беспянська, С.П. Бибик, З.В.Бондаренко, Л.Г. Губенко, В.М. Жуковська, М.П. Ілюшенко, Т.В. Кузнєцова, М. Савченко та ін.

Історію розвитку документування управлінської інформації розробляли С.Г. Кулєшов, Н.М. Кушнаренко. А.Н. Сокова досліджувала загальні принципи розвитку радянського документування.

Мета дипломної роботи полягає в дослідженні історії розвитку документування управлінської інформації та аналізі сучасного стану в Україні.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

- розкрити поняття про документування управлінської інформації;

- охарактеризувати історію виникнення та розвитку документа, особливості його створення та оформлення;

- дослідити особливості документування управлінської інформації в радянський період;

- визначити загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні;

- охарактеризувати процес документування управлінської інформації ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»;

- здійснити аналіз організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», визначити особливості їх складання та оформлення.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є процес документування управлінської інформації.

Предметом дослідження є історія розвитку документування управлінської інформації та сучасний стан (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Базою дослідження є ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика».

Методологічна база дослідження обумовлені об'єктом і предметом дипломної роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Наукова та практична значущість дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про історію розвитку та виникнення управлінського документа, сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Дипломна робота викладена на 66 сторінках та складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури (38 джерел) та 16 додатків.

У вступі обґрунтовується актуальність теми, визначається мета, завдання, предмет та об'єкт дослідження, окреслюється методологічна та теоретична база дослідження, методи дослідження. Висновки узагальнюють досягнуті результати дослідження.

У першому розділі розкрито поняття про документування управлінської інформації; досліджено виникнення та історію розвитку документа, а також особливості документування в радянський період.

У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документ виник майже одночасно з появою писемності. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина, з часом великої популярності і поширення набуває і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Потім найголовнішим матеріалом для виготовлення документів став папір. Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

До ХVІІІ ст. на території Лівобережної України документування інформації в установах велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося. Постанова “Загальна установа міністерств” (1811 р.) передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками.

Характерними особливостями документування управлінської інформації в радянський період є:

1. Утворення системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

2. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

У другому розділі визначено загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні, охарактеризовано службові документи в управлінні підприємством та вимоги їх оформлення, розкрито різновиди організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», їх призначення, особливості складання та оформлення.

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.

Документування управлінської інформації на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

Підставою для створення документів на ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у архіві.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів. Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу документів. Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності.

Управлінська діяльність ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики» здійснюється шляхом видання таких документів:

- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників - штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Розпорядчі документи, що надходять до ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Розпорядча діяльність ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» документується шляхом видання наказів та розпоряджень. Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо.

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. На ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика» створюють такі інформаційно-довідкові документи: листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Размещено на Allbest.ru