Організація в діловодства в установі (на прикладі виконкома Жовтневої районної міської ради м. Кривий Ріг)

Ще більш прискорить розсилку таких письмових повідомлень наявність електронних копій, бланків конвертів з внесеним в них адресами одержувачів тобто адресатів.

Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу. Першою умовою є відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою.

3.4 Використання сучасних комунікаційних систем зв'язку на підприємстві

У виконкомі дотримуються певних норм, правил ведення телефонних розмов, наприклад:

- як можна швидше взяти слухавку;

- треба представитися:

- вітати абонента треба після того як представились;

- витримуйте паузу щоб співрозмовник зміг відповісти вам;

- під час представлення референт роботи відповідні записи, оцінює ступінь важливості;

- якщо ви переадресовуєте Основні завдання секретаря - виключати по можливості більшу частину звернень до керівника. Для цього секретар повинен знати функції установи та окремих працівників, щоб адресувати частину дзвінків безпосередньо до заступників або самостійно на них відповісти, дзвінок то називаєте його П.І.Б. и посаду того хто відповість;

- секретар зобов'язаний інформувати керівника про те, хто із я кого питання дзвонив, коли він був відсутній;

- незалежно хто дзвонив дотримуйтесь етики ділового спілкування, адже телефонний етикет є частиною нормативної культури й одним із важливих компонентів іміджу.

документ управління інформаційний секретар

РОЗДІЛ IV. Організація роботи секретаря

4.1 Протоколювання ходу засідань, нарад

Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими - містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними - назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними - дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складають з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання виконкому тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів комісії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).

Витяг з протоколу -- це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Документи підлягають завіренню. Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам у Жовтневому виконкомі районної у місті ради. Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

На моїй базі практики оформляють протоколи за всіма стандартами інструкції з діловодства 2012 року, на чистих аркушах паперу формату А4. Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної,а за обсягом більш всього використовують повні та стенографічні протоколи. Протокол у виконкомі веде секретар. Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують голова районної у місті ради В.В. Коритник й секретар, протоколи засідань комісії - всі члени комісії(на комісії розглядуються ті чи інші питання,які поступають до відділів виконкому).

САМОСТІЙНІ РОБОТИ

Самостійна робота №1

ТЕМА: Категорії підприємств по об'єму документообігу.

Усією організаційною роботою з раціональної постановки діловодства, в установах займаються спеціальні структурні підрозділи. Основними положеннями ЄДСД передбачені чотири категорії установ, залежно від структури ДЗУ, організації роботи з документами та об'єму документообігу. Об'єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об'єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об'ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

Самостійна робота №2

ТЕМА: Обробка документів за допомогою оргтехніки.

На моїй базі практики використовують майже усі можливі методи обробки документів за допомогою оргтехніки. Сучасна обробка документів проходить через сучасні засоби оргтехніки. Принтер - одне з розповсюджених периферійських пристроїв ПК, яке дозволяє отримати тверду копію вихідних даних роботи у виконкомі. Принтери відрізняються один від одного по багатьом показникам: типом, ціною, швидкістю друку, додатковими можливостями та ін. Принтери бувають трьох типів: матричні, струйні, лазерні. Кожен з яких має свої переваги та недоліки.

Щоб вдосконалити прочитання тексту документа на різних обчислювачах, рекомендовано користуватися найбільш поширеними текстовими редакторами і шрифтами. Сьогодні такими редакторами є Word (версія 97 і вище), а шрифтами -- Тіmes New Roman, яка постачають з більшістю обчислювачів.

Організація Виконкому використовує у своїй роботі найбільш поширені засоби оргтехніки.

Самостійна робота № 3

ТЕМА: Нові технології опрацювання інформації

Для інформаційних технологій є цілком природним те, що вони застарівають і заміняються новими. Так, наприклад, на зміну технології пакетного опрацювання програм на великий ЕОМ в обчислювальному центрі прийшла технологія роботи на персональному комп'ютері на робочому місці користувача. Телеграф, передав усі свої функції телефону. Телефон поступово витісняється службою експрес-доставки. Телекс передав більшість своїх функцій факсу й електронній пошті.

При впровадженні нової інформаційної технології в організації необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті її неминучого старіння, тому що інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливаються від декількох місяців до одного року. Якщо в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому фактору не приділяти належної уваги, цілком можливо, що до моменту завершення переходу фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє і прийдеться вживати заходів щодо її модернізації. Такі невдачі з впровадженням інформаційних технологій звичайно пов'язані з недосконалістю технічних засобів, в той час як основною причиною невдач є відсутність або слабка пропрацьованість методології використання інформаційної технології.

Самостійна робота № 4

ТЕМА: Створення та введення інформаційно-довідкової картотеки.

Одна з головних завдань - складання бланку даних про документ установи. На його основі у Жовтневому виконкомі районної міської ради зобов'язані за декілька хвилин відповісти на питання двох типів: у кого, де, в якій стадії роботи знаходиться любий документ, в яких документах можна знайти інформацію по конкретному питанню.

Для відповіді на такі питання інформаційно-документаційних ресурсів - найважливіша задача. Та перш за все для виконання саме цієї задачі записують в реєстраційні форми усі дані про документ.

Інформаційно-довідкову роботу, як і саму систему реєстрації, можна вести як і в традиційній формі за допомогою довідкових картотек, так і в автоматизованому режимі. Довідкова картотека складається з реєстраційних карток. Для картотеки потрібен довгий ящик або декілька ящиків, так як карточки будуть, у відмінності від строкової контрольної картотеки, накопичується протягом року. Поділювачами у довідковій картотеці за звичаєм бувають назви структурних підрозділів (якщо вони є) або направлення діяльності в установі. В середині цих розділів зручніше розміщати карточки по алфавіту кореспондентів або питань діяльності. Окремо ведеться картотека по зверненню громадян. вона складається по алфавіту прізвищ авторів звернення. Бажано також мати окрему картотеку на законодавчо - нормативні та розпорядчі документи, котрі формуються по тематичному принципу. Часто ведуться окремо картотеки на виконані та невиконані документи. Кількість карток на обмежена. Їх можливо побудувати по будь - якому, внесеному в реєстраційну картку показнику. У цілому, до розповсюдження комп'ютерних технологій у сферу управління, інформаційно-довідкова робота з документами організації була слабкою ділянкою роботи діловодної служби. Можливість інформаційно-довідкового обслуговування значно розширена з веденням автоматизованої системи реєстрації. Сучасні системи управління базами даних дозволяє наводити довідки по будь - якій комбінації даних, включених в реєстраційну картку документів.

Довідка дає деякі дані по конкретному питанню у термінові строки.

Для пошуку документу або групи документів можуть задаватися будь - які дані, що стосуються документу, які допоможуть знайти його. При пошуку довідок по конкретному документу можна безпосередньо задавати номер документу. Пошук документів може виконуватися по невиконаним документам, виконаними документами (які мають дату виконання про відмітку о розміщенні документу у справу), по всій оперативній базі даних (документа поточного діловодного року), а також при необхідності - по архівній базі даних (документи попередніх років). При видачі інформації по конкретному документу на екран виводяться та при необхідності роздруковується реєстраційна форма. При пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються в табличній формі. Результатом пошуку невиконаного документу являється інформація про те, у якого виконавця документ знаходиться на даний момент. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, у якій справі знаходиться даний документ.

Самостійна робота № 5

ТЕМА: Виготовлення листів-маятників.

Використання листів-маятників полегшує ведення письмового листування не тільки його відправнику а й одержувачу.

Мета листа-маятника - по можливості скоротити час підготовки відповіді на письмове повідомлення, відправлене секретарю. Для листа-маятника використовується бланк, поділений на дві функціональні частини: ліва призначена для повідомлення відправник)', а права - для відповіді одержувача.

Місце, залишене для відповіді спонукатиме одержувача для короткого формулювання своїх думок, а заготовлений бланк скоротить час на його відправку. Крім того одержувачу буде легко виділити із потоку письмових повідомлень саме це повідомлення.

Таким чином лист-маятник швидко повернеться до відправника із стислою та конкретною відповіддю, виконавши свою мету.

Самостійна робота № 6

ТЕМА: Особливості оформлення копії листів, які відправляються.

Всі службові листи, які відправляються з виконкому, називаються вихідною кореспонденцією.

При підготовці листів і документів до відправки необхідно перевірити чи мають вони необхідні реквізити (штамп, печать, підписи та ін.) і зареєструвати документи в спеціальному журналі. Записи в журналі роблять в хронологічному порядку. Порядковий номер в журналі переносять на штамп листа і на його копію. Листи і інші документи, як правило, печатають в двох та більше екземплярах, направляють адресату, а копію підшивають в відповідну справу, що дозволяє завжди навести необхідну довідку.

Таку копію прийнято називати відпускною, вона відрізняється від справжньої копії порядком оформлення. На останній повинен бути штамп підприємства, завіряється вона керівником організації верхньому правому куті такі документи мають помітку: "Копія".

Копію - відпустку оформляють по іншому. Там, де повинен бути штамп, проставляють від руки дату і вихідний номер листа.

Перед найменуванням посадових осіб, які підписали оригінал, пишуть від «Оригінал підписали» або «Оп», потім пишуть прізвища, які підписували. Відпустку листа завіряє працівник, який веде діловодство. При цьому робиться

підпис: «З оригіналом вірно: секретар Т. Саєнко»

Якщо в оригіналі листа були зроблені вставки і виправлення, то їх треба внести також в копію - відпустку.

Самостійна робота № 7

ТЕМА: Робота з телефонограмами.

Телефонограма -- це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується). Це найпростіша й найшвидша форма передання службових документів.

Телефонограми мають такі реквізити:

1. Назва документа -- заголовок.

2. Номер і дата телефонограми. Слово «Телефонограма», її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми -- дата її передання.

3. Назва організації і службової особи -- відправника телефонограми.

4. Назва організації і службової особи -- одержувача (кому).

5. Текст телефонограми (стислий, як і текст телеграми, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи -- керівника

організації або його заступника.

7. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає і хто приймає.

Телефонограму використовують, коли треба терміново оповістити про засідання й наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях.

Телефонограми, складає секретар. Одержавши телефонограму, секретар виконкому повинен ознайомити керівника чи працівників, яким адресована телефонограма. Телефонограми оформляють на чистих аркушах паперу формату А5 чи А4 в одному примірнику.

У Жовтневому виконкомі районної у місті ради телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

Самостійна робота № 8

ТЕМА: Робота секретаря з відвідувачем.

Організовуючи прийом співробітників своєї організації, секретар повинен знати коло осіб, що мають доступ до керівника в будь-який час; довести співробітників, дні та години прийому керівником по поточним справам. Обговорюючи прийоми з особистих питань, секретареві потрібна витримка, ввічливість, увага, турбота…Як правило, такі зустрічі відбуваються не в дні і години прийому.

Прийом відвідувачів з інших підприємств відбуваються заздалегідь записом в журналі відвідувачів. Таки журнал ведеться єдино для фіксації всіх видів прийому. Журнал містить таку інформацію:

§ номер за порядком;

§ дата та час прийому;

§ ініціали відвідувача;

§ місце роботи, посада;

§ з якого питання.

Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар має право вирішити, доповісти про нього керівнику негайно або записати на прийом.

Самостійна робота № 9

ТЕМА: Організація роботи зі зверненнями громадян на підприємстві.

Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. Дія цього Закону не поширюється на порядок розгляду заяв і скарг громадян, встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним, антимонопольним та трудовим законодавством. Цей Закон регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об'єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення. Звернення адресуються органам або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених питань і повинно містити прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги і підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. Воно може бути усним «викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином. Оформлене без дотримання цих вимог звернення повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до повноважень адресата, воно в термін не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Однак, забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржують ся.

Самостійна робота № 10

ТЕМА: Прийом делегацій.

Коли на прийом до виконкому Жовтневої районної у місті ради прибуває делегація, то залежно від обсягу делегованих створюють або робочу групу або виділяють співробітника, який буде супроводжувати делегацію по об'єктам.

Коли секретарю вже відомо про прийом делегації до виконкому, він повинен заздалегідь потурбуватися про приїзд і від'їзд відвідувачів. Секретар складає ділову і культурну програму перебування гостей, розселення, харчування тощо.

У разі прибуття іноземної делегації секретар зобов'язаний потурбуватися про перекладача.

Секретар повинен підготувати всі необхідні документи для керівника.

До іноземних делегацій та груп іноземців відносяться посадові особи та інші представники відповідних органів суб'єктів федерації іноземних держав з федеративним устроєм та адміністративно-територіальних утворень іноземних держав.

Рішення про можливість прийому іноземних делегацій та груп іноземців приймається головою райдержадміністрації.

Самостійна робота № 11

ТЕМА: Оформлення бізнес-поїздок керівника.

Підготовка відрядження керівника, а також працівників підприємства-важлива складова роботи секретаря. У Виконкомі Жовтневої районної у місті ради організацією відряджень працівників займається головний бухгалтер та інспектор відділу кадрів. Завдання на відрядження працівникам не виписують.

Успіх відрядження керівника залежить від того наскільки комфортно буде почувати себе керівник під час переїзду. А для цього треба на відмінно підготувати документи, узгодити розклад зустрічей та ін. Підготовка таких поїздок здійснюється за схемою:

1)Дізнатися про мету відрядження, питання, що будуть обговорювати, зустрічі, місця відвідування;

2)Підготувати проект програми відрядження, узгодити його з керівником;

3)Внести корективи в нього, якщо вони є;

4)Скласти перелік документів (особистих, службових, які знадобляться керівникові);

5)Замовити квитки;

6)Забронювати номер в готелі;

7)Виписати посвідчення про відрядження

8)Підготувати візитні картки;

9)Перед виїздом разом з керівником перевірити за списком наявності всіх документів;

10) Дати розпорядження шоферу для підготовки машини;

11)Отримати від керівника завдання, які необхідно виконати за час його відсутності;

12)Повідомити колег, які мали б зустрітися з керівником на час його відсутності;

13)Через декілька днів зробити контрольний дзвінок референту компанії, що приймає керівника і запитати про зміни у програмі відрядження;

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства після затвердження завдання, в якому зазначається мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не повинен перевищувати 60 календарних днів. Коли дана установа направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати у розмірах, які зумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку країни щодо вивезення іноземної валюти за кордон.

Самостійна робота № 12

ТЕМА: Звітування діяльності та складання звіту.

Звіт-письмове або усне повідомлення організації чи офіційній особі про виконання плану, завдання, доручень, зобов`язань, про підготовку до заходів та їх проведення; подається вищій інстанції або посадовій особі. Звіти бувають усні та письмові, періодичні, разові,текстові і статистичні або цифрові.

Звіт складають про роботу за певний період. Його реквізити такі:

ь назва документа із зазначеним організації чи особи, яка звітує, предмета й періоду звітності;

ь текст звіту із зазначенням поставлених завдань і повноти іх виконання, перелік виконаннях заходів, висновки і пропозиції;

ь підпис особи, яка звітує(в індивідуальному звіті), чи відповідальної особи установи, організації;

ь печатка установи(за потреби),дата.

Самостійна робота № 13

ТЕМА: Технологія обробки даних в інформаційних системах і мережах.

Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожні стадії його розвитку існує потреба в управлінні Інформаційна система, я система управління, тісно пов'язується, як з системами збереження та виду інформації, так і з іншої - з системами, що₍забезпечують обмін інформацією процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, ш дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управлінь її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосувань комп'ютерної техніки - це питання економічної необхідності. В будь-якій інформаційній системі управління вирішуються задачі трьох типів:

Ш задачі оцінки ситуації (деколи їх називають задачами розпізнавання образів);

Ш задачі перетворення опису ситуації ( розрахункові задачі, задачі моделювання);

Ш задачі прийняття рішень ( в тому числі і оптимізаційні).

Автоматизована інформаційна система -- те взаємозв'язана сукупність даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартних процедур, які призначені для збору, обробки, розподілу, зберігання, представлення інформації у відповідності з вимогами, які випивають з цілей організації. Сьогодні, у вік інформації, практичні ножна інформаційна система використовує комп'ютерні технології, і тому надалі під інформаційними системами надалі будемо мати на увазі саме автоматизовані. Інформаційні системи включають в себе: технічні засоби обробки даних, програмне забезпеченні і відповідний персонал. Чотири складові частини утворюють внутрішню інформаційну основу:

· засоби фіксації і збору інформації;

· засоби передачі відповідних даних та повідомлень;

· засоби збереження інформації;

· засоби аналізу, обробки представлення інформації.

Різноманітність інформаційних систем з кожним роком все зростає. В залежності від функціонального призначення можна виділити такі системи: управляючі (АСУТП, АСУ В), проектуючи (САПР),. наукового пошуку (АСНД, експертні системи), діагностичні, моделюючі, систем підготовки прийняття рішення (СППР), а в залежності від сфери використання - на адміністративні, економічні, виробничі, медичні, навчальні, екологічні, криміналістичні, військові та інші. Інформаційні системи і технології використовуються для обліку та аудиту. Фактори, що обумовлюють впровадження інформаційних систем.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

2. Інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування міста.

3. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон

4. Блощинська В. Сучасне діловодство. -К., 2007.

5. Діденко В. Сучасне діловодство. -К., 2003.

6. Делопроизводство/ за ред.. Т.В. Кузнецової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

7. Кушнаренко Н. Документоведення. - К. 2001.

8. Погиба Л. Складання ділових паперів. Практикум. - К. 2002.

9. http://bookucheba.com/page/langvig/ist/ist-10--idz-ax248--nf-38

10. http://www.delovodstvo.ru/

11. http://dilomova.org.ua/?p=211

12. http://myreferatik.in.ua/load/referat_1_kurs/ukrajinska_mova/vitjag_z_protokolu_rekviziti/13-1-0-68

13. http://uk.wikipedia.

Размещено на Allbest.ru