Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Механізація та автоматизація процесів діловодства

Механізація та автоматизація процесів діловодства

Головне завдання діловодства. Загальні принципи автоматизації та механізації документаційних процесів. Основні засоби голосового зв’язку, складання, копіювання, розмноження, обробки та зберігання текстових документів. Сучасні програмні продукти.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид реферат
Язык украинский
Дата добавления 26.12.2012
Размер файла 52,5 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

  • 1. Загальні принципи автоматизації та механізації документаційних процесів
  • 2. Засоби складання текстових документів
  • 3. Засоби голосового зв'язку
  • 4. Засоби копіювання та розмноження документів
  • 5. Засоби обробки та зберігання документів
  • Список використаних джерел

1. Загальні принципи автоматизації та механізації документаційних процесів

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації. Будь-яке підприємство, організація, чи орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з управлінськими документами є діловодство. Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів. Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК на підприємстві, в установі чи організації створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому за лежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати: - доцільність впровадження технічних засобів; - можливість придбання технічних засобів; - наявність придатних приміщень; - можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту. До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо. Інформаційна система забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення та узагальнення інформації "знизу вгору", а також конкретизацію інформації "зверху вниз". Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення. Суб'єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.). Основний клас завдань, притаманний офісу - документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають: - Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми; - Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору; - Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації. Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв'язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований. Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи електронного документообігу є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації. Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на наступних моделях: комунікаційна та соціотехнічна. В "електронному офісі" працівників оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних. У рамках системи електронного документообігу електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них. Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладного переведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобами захисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимог чинного законодавства. Під управлінням електронним документообігом прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розуміти не їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері), а передачу прав на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням. Головне призначення системи електронного документообігу - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними. Автоматизована ІС є людино-машинною системою. Вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальному розподілу правці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв'язку, в програмі ІС здійснюється з допомогою технічних і програмних засобів. Автоматизована ІС здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища.

2. Засоби складання текстових документів

Практично будь-який документ, що звичайно готувався на друкарській машинці, може бути створений за допомогою комп'ютера і спеціального програмного забезпечення. При цьому з'являється можливість багаторазово виправляти окремі фрагменти, не вводячи наново весь текст, змінювати шрифти, вставляти малюнки, підготовлені на комп'ютері, друкувати на принтері потрібну кількість примірників документу, і т.д.

Таким чином, підготовка текстових матеріалів на комп'ютері не тільки виконується швидше і ефективніше, ніж на друкарській машинці, але і надає нові, недоступні раніше можливості. Програми підготовки текстів призначені для підготовки всіх видів текстової документації - статей, листів, технічних описів та ін.

Сучасні програмні продукти для підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного своїми характеристиками, можливостями вводу і редагування тексту, його форматування і виводу на друк, складністю в освоєнні і користуванні. Серед програмних продуктів, призначених для підготовки текстів, можна виділити три великих класи:

1. Редактори текстів.

Редактор текстів (text editor) - це система підготовки текстів, яка не використовує для внутрішнього представлення тексту ніяких додаткових кодів, крім стандартних: кінець рядка, перевід каретки, кінець сторінки. Типовий редактор текстів з мінімальним набором функцій забезпечує ввід, зміну і збереження будь-якого символьного тексту. Переважно такі редактори використовуються для підготовки текстів програм. Вони підтримують виконання таких функцій:

набір тексту з клавіатури;

редагування тексту;

видалення, розмноження або перенесення частини тексту;

вставка фрагменту тексту з іншого файлу;

пошук всіх входжень групи символів (контексту);

заміна однієї групи символів (контексту) на іншу;

збереження набраного тексту у файлі;

роздрук тексту на принтерах різного типу.

До цього класу систем підготовки документів належать Norton Editor (фірма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фірма Borland), Brief (фірма Solution Systems), багатофункціональній редактор Multi-Edit, розроблений фірмою American Cybernetic Inc, редактор Блокнот (Notepade), що входить до операційних систем Windows 9x. До цього класу відносяться також редактори Турбо середовищ - інтегрованих інструментальних засобів для створення, компіляції, відлагодження і виконання програм на таких популярних мовах програмування, як Бейсік, Паскаль, Сі, Асемблер. Обов'язковою складовою цих програмних продуктів є редактор з перерахованими вище можливостями для роботи з текстами програм.

Редактори текстів застосовуються для підготовки документів в ситуаціях, коли:

- документ містить текст суто інформативного характеру і не потребує особливих засобів для оформлення його вигляду (форматування);

документ містить довідкову інформацію, яка повинна займати якомога менше місця на носії з обмеженою ємністю (наприклад, файли, що знаходяться на інсталяційних лазерних дисках і містять інструкції по встановленні на коп'ютері програмного забезпечення);

документ містить текст дуже великого обсягу. Редактори текстів в цьому випадку забезпечують мінімальний обсяг файлу такого документу.

2. Редактори документів або текстові процесори,

Сучасні системи підготовки текстових документів забезпечують користувача персонального комп'ютера засобами створення, обробки, оформлення і зберігання документів різної складності. Крім тексту, документ може містити графіку, звукові файли, відеокліпи, малюнки, діаграми, таблиці, формули і багато іншого. Сам текст може бути оформлений за допомогою засобів форматування. Спеціальні функції текстового процесора полегшують підготовку і роздрук тексту:

ввід тексту під контролем функцій форматування, які забезпечують відтворення на екрані тексту документу в такому вигляді, в якому він буде виведений на друк; така можливість забезпечується після попереднього налагодження текстового процесора на принтер, на якому буде виводитися текст;

- попередній опис структури майбутнього документа, в якому описуються такі параметри, як величина абзацних відступів, тип і розмір шрифту для різних елементів тексту, розташування заголовків, відстань між рядками, число колонок тексту на сторінці, розташування і спосіб нумерації зносок, тощо; щоб скористатися цим описом при вводі тексту переважно досить послідовно натиснути на певні клавіші або на комбінацію клавіш, щоб повідомити текстовому процесору, який елемент тексту вводиться (заголовок, стандартний абзац, чи зноска);

автоматична перевірка орфографії і підказка при вводі синонімів.

- ввід і редагування таблиць і формул з відображенням їх на екрані в такому вигляді, в якому вони будуть надруковані;

об'єднання документів в процесі підготовки тексту до друку;

- автоматичне складання змісту і алфавітного довідника.

Більшість текстових процесорів мають засоби налагодження на конфігурацію комп'ютера, зокрема на тип графічного адаптера і монітора. Тому можливості зображення тексту на екрані в значній мірі залежать від роздільної здатності монітора.

Кожен текстовий процесор має свій унікальний спосіб внутрішнього представлення даних. Тому текст, підготовлений одним текстовим процесором, як правило, не може бути прочитаний іншим текстовим процесором. Для забезпечення можливості обробки текстових документів різними процесорами існують спеціальні програми - конвертори, які переводять файли, підготовлені одним текстовим процесором у файли, придатні для обробки іншим текстовим процесорам.

3. Настільні видавничі системи.

Настільні видавничі системи (desktop publishing) використовуються для підготовки книг, альбомів журналів, газет. Як правило, попередня підготовка таких документів проводиться з використанням текстових процесорів. Настільні видавничі системи призначені для реалізації різних поліграфічних ефектів.

По низці функціональних можливостей настільні видавничі системи аналогічні кращим текстовим процесорам.

Так, обидва типи програмних продуктів дозволяють розміщувати на одній сторінці текст і ілюстрації, формувати текст в декілька колонок, редагувати текст, маніпулювати блоками тексту. Але настільні видавничі системи відрізняються за двома ознаками: по-перше, ширшими можливостями управління підготовкою тексту; по-друге, підготовлений ними матеріали мають значно вищий рівень якості.

Програмні продукти класу desktop publishing умовно можна розділити на дві підгрупи: настільні видавництва професійного рівня і настільні видавництва початкового рівня. Продукти першої підгрупи призначені для роботи над виданням документів зі складною структурою або типу ілюстрованих журналів.

До систем професійного рівня можна віднести QuarkXPressfor Windows, Frame Maker for Windows, Page Maker for Windows. Однак, вони дорогі і складні в експлуатації, тому їх недоцільно використовувати тим спеціалістам, яким потрібно тільки інколи швидко і красиво підготувати документацію, лист або оголошення. Продукти другої підгрупи переважно орієнтовані на початківця і користувача, який лише зрідка займається підготовкою документів. Найпоширенішими в цій підгрупі є пакети Microsoft Publisher, Pageplus for Windows. Очевидний параметр оцінки рівня настільної видавничої системи - її ціна. Ціна деяких систем професійного рівня в десятки раз перевищує ціну пакетів, умовно віднесених до другої підгрупи.

3. Засоби голосового зв'язку

Телефонний зв'язок є одним із засобів, якими найчастіше користується секретар. Секретар повинен знати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищенняоперативності та ефективності своєї праці. Телефонний зв'язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Складання телефонограм є одним із безпосередніх обов'язків секретаря. Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано - до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи в разі перешкод на телефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова, треба кожну літеру передавати словами, які починаються з такої літери. Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника та працівників, яким адресовано телефонограму. Телефонограми оформляють на загальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах. Сучасний телефон не даремно називають комп'ютеризованим.

Багатофункціональний телефон може володіти багатьма корисними для роботи секретаря функціями:

1. автоматично додзвониться за потрібним номером;

2. автоматично набере номер, який є в пам'яті;

3. спростить та прискорить дозвонювання до абонента в іншому місті;

4. автоматично додзвониться до абонента у вказаний секретарем час;

5. попросить абонента передзвонити за вказаним секретарем номером;

6. запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач;

7. запам'ятає час і дату дзвінка;

8. покаже тривалість розмови;

9. містить в пам'яті необхідні секретарю номери телефонів;

10. покаже день тижня, число, місяць, рік і точний час;

11. декілька будильників нагадають про необхідність зателефонувати за вказаним телефоном і самі зроблять набір номера;

12. забезпечить конфіденційність при знятій трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти на якийсь час; 13. вбудований гучномовець дозволить вести розмову при покладеній трубці. В даний час також фірми і установи користуються радіотелефонами. У цих телефонах сигнал на шляху від АТС до абонента проходить деяку відстань не по проводу, а по радіо. Тому відстань, на якій можливий зв'язок, залежить від безлічі факторів, що впливають на поширення радіохвиль, таких, як розташування передавального пристрою одержувача на місцевості (у западині або на пагорбі, всередині залізобетонного будинку або серед багатьох будівель, що заважають проходження радіохвиль). Зв'язок погіршується, якщо радіотелефон опиняється поряд з високовольтною лінією, під час грози і, навіть, під час сильного дощу або снігопаду. Радіотелефон - це телефонний апарат, сполучений із радіостанцією, який з'єднується з телефонною станцією не по дротах, а по радіоканалу. Дальність дії радіотелефону визначається в основному потужністю вбудованого в нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, а також антени центрального вузла. Зазвичай ця дальність складає 60 - 100км, тобто покриває велике місто з передмістями. яч.

Оплата за розмови по радіотелефону, частіше за все, стягується щохвилини. Також секретар в своїй роботі може використовувати мобільний зв'язок.

Основна відмінність мобільного телефону від звичайного телефону в тому, що зв'язатися з потрібним абонентом можна, знаходячись за межами офісу. Стільникова телефонна мережа забезпечує надійний зв'язок, конфіденційність, вихід на міську телефонну мережу, на міжміські та міжнародні лінії зв'язку, велику зону обслуговування не тільки в місті, а й за його межами (у заміських будинках, в санаторії, віддаленому промисловому об'єкті), куди прокладання кабелю економічно недоцільно. Уже тепер набуває широкого розповсюдження впровадження нової системи зв'язку, яка поєднує в собі голосовий зв'язок з електронним, що передає не тільки звукову інформацію, але й цифрову, електронну. Таким чином можна з'єднати комп'ютери абонентів в єдину інформаційну систему не за допомогою кабелю, а за допомогою радіохвиль. Серед нових засобів голосового зв'язку можна звернути увагу на голосовий конференц-зв'язок: це таке поєднання систем голосового зв'язку та передачі даних, що дозволяє персоналу компанії підтримувати зв'язок та здійснювати обмін інформацією завдяки поєднанню телефонної та комп'ютерної мереж підприємства. Серед значних переваг цього засобу зв'язку можна виділити наступні: - Інформація про клієнта відображається на дисплеї під час дзвінка; - Забезпечення голосового, відеозв'язку з офісом та доступу до даних з віддалених місць; - Численні опції дистанційного конференц-зв'язку; - Оптимізація доступності та оперативності зв'язку; - Системи IP-телефонів допомагають заощаджувати на телефонних розмовах; - Об'єднання мереж передачі голосу та даних спрощує встановлення та управління; - Єдина система передачі та обробки повідомлень зменшує витрати часу на управління повідомленнями; - Голосовий зв'язок та конференції у Web дозволяють підвищити продуктивність та зменшити витрати на поїздки.

4. Засоби копіювання та розмноження документів

Операції копіювання і розмноження документів досить поширені в cучасному діловодстві. Для цілей копіювання і розмноження документів використовуються спеціальні технічні засоби. Дня отримання невеликої кількості копій доцільно користуватися наступними засобами копіювання та розмноження документації:

1. Електрофотографічне копіювання. Основним видом копіювальної техніки в даний час є електрофотографічні апарати прямого копіювання з безпосереднім перенесенням зображення на різні види носіїв: папір, плівки. Під терміном "ксерокс" зараз мається на увазі будь-який копіювальний апарат, зроблений такими, наприклад, фірмами як "Кенон", "Мінольта", "Кодак", " Тошиба", ін. Копіювальні апарати можна класифікувати за їх експлуатаційними характеристиками. За швидкістю приготування тієї чи іншої кількості копій в хвилину: малоскоростние (від 3 до 16 копій в хвилину); середньошвидкісні (до 35 копій в хвилину); високошвидкісні (понад 55 копій в хвилину). За габаритами: портативні, переносні (наприклад, "Ксерокс-520", "Шарп СФ 2060" та інші); для них характерні невелика вага (до 12 кг) і наявність зручної ручки для транспортування. Настільні - це, як правило, середньошвидкісні апарати масою в 35-60 кг, для їх установки можуть застосовуватися пересувні столи або підставки, що дозволяють при необхідності оперативно змінювати місце розміщення аппарату. Використовують також підлогові, стаціонарні копіювальні апарати; це високошвидкісні апарати, щодо яких також передбачається можливість їх переміщення. Спільними для цих засобів копіювання є наступні експлуатаційні характеристики: формати копійованих оригіналів А3-А6; час отримання першої копії (5.5-5.8 секунд),. Отримує також розповсюдження нова технологія САРФ, якою оснащені апарати фірми "Канон", коли часу на розігрів не потрібно. Нові копіровальні апарати мають багато ефектних властивостей, серед них такі, як масштабування (зміна масштабу відображення зображення в межах від 50 до 200%, з кроком зміни 0.5-1%); можливості виготовлення за один прийом від 1 до 999 копій;

ємність лотків, касет з папером для копіювання від 500 до 7500 аркушів (апарати "Коніка"), з можливістю підключення додаткових лотків;

можливість отримання кольорової копії (6 кольорів);

низький рівень шуму (не вище 48 дБ). Засоби копіювання оснащуються додатковими пристроями, які розширюють функціональні можливості таких засобів, як:

автоматизована подача оригіналів і аркушів паперу з лотка (касети);

кодове обмеження доступу до використання апарату;

система ідентифікації походження копій, призначена для боротьби проти незаконного та несанкціонованого копіювання. На кожну копію наносяться фарбою (наприклад, жовтою), спеціальні кодові знаки, комп'ютерна розшифровка яких дозволяє визначити номер апарата, де виготовлена ??та чи інша копія. Система не може бути відключена при користуванні апаратом. Оснащені, наприклад, цією системою апарати фірми "Мінольта". В нових пристроях є автоматичне регулювання контрастності копій;

пристрій зсуву тексту на копіях, що дозволяє розміщувати текст так, щоб при скріпленні аркушів він не перебував у зоні зшивання; пристрій для копіювання переплетених книг і журналів або з двох сторін на одному листі, або на подвійному аркуші; автоматичний контроль експонування, що забезпечує високу якість зображення на копіях; автоматичне відключення апарату після виконання заданої програми, що гарантує безпеку його роботи. Дисплей в нових копіровальних апаратах що відображає стан апарату при виконанні ним будь-якої операції. При виникненні неполадок на дисплей виводяться повідомлення про причини несправності і рекомендації щодо її усунення. Можливе переривання копіювання для виконання термінового завдання, коли запам'ятовується той стан процесу, в якому він знаходиться на момент переривання, до цього стану повертаються при завершенні позачергового замовлення. Також в них є функціЇ виділення одним з кольорів окремих фрагментів тексту на копіях; редагування зображення, коли оператор видаляє деякі елементи оригіналу (графіки, малюнки, фрагменти тексту);

контроль кола користувачів аппарату. Апарати можуть додатково оснащуватися степлером (сшивачем), який зшиває до 25 листів металевої дужкою; фінішером, який зшиває до 50 аркушів двома дужками, причому комплекти зшитих аркушів можуть отримувати передню та задню обкладинки і різного роду вкладиші.

2. Термографічне копіювання. Це найбільш оперативний спосіб копіювання (десятки метрів за хвилину), що дозволяє одержувати копію на спеціальному досить дорогому термореактивному папері або на звичайному папері, але через термокопіровальний папір. Недоліки термокопірованія: невисока якість, невеликий термін зберігання копій (темніють), дорогий папір. Використовуються апарати: Блискавка, ПЕК-1, ПЕК-2, ТР-4, ПЕК-13 та ін 3. Фотографічне копіювання. Цей спосіб копіювання - найдавніший. Він забезпечує найвищу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу (експозиція, прояв, промивання, сушіння) отримання копії. Важливий, досить розповсюджений різновид фотографічного копіювання - мікрофотокопіювання, засноване на мікрофільмуванні документів. Використовуються особливо контрастні фотопапір та плівки, звичайні фотографічні апарати, апарати для контактного фотографування і друку. Моделі: комплект ОРК, апарати КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 та ін.4. Електронно-графічне копіювання. Воно засноване на оптичному зчитуванні документів (фотодіоди перетворять проектований на них оригінал документа в електричні сигнали) і електроіскровій реєстрації інформації на спеціальний носій копії. Копії найчастіше отримують на електрофотоплівці і на термореактивному папері. Копії на електрофотоплівці служать основою для подальшого тиражування документів засобами трафаретного друку. В аспекті підготовки високоякісних трафаретних друкованих форм електронно-графічне копіювання вельми ефективно і широко використовується. Поширені апарати: Іскра, Еліком З- 11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.5. Діазографічне копіювання. Діазографічне світлокопіювання - діазографія, сінькографія. Застосовується переважно для копіювання великоформатної креслярсько-технічної документації. Оригінал повинен бути виконаний на світлопроникному папері, кальці. Процес полягає в експонуванні оригіналу контактним способом на світлочутливу діазобумагу і відбілюванні папери яскравим світлом у місцях, де немає зображення. Зображення проявляється в парах розчинника (аміаку) у витяжних шафах, Якість діазотіпного світлокопіювання середнє. Використовуються апарати: СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 та ін

5. Засоби обробки та зберігання документів

Засоби обробки та зберігання документів в діловодстві повинні механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів. Підтримка процесів управління супроводжуючими документами і пов'язується з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат. До даних засобів відносяться несвітлочутливі носії інформації на паперовій основі; носії для репрографічних процесів (термопапір, діазопапір, фотоплівка, калька, папір багатошаровий та інші); мікроносії візуальної інформації; звуконосії; відеоносії; магнітні носії для запису кодованої інформації; машинні перфоносії для запису кодованої інформації. Також до даних засобів відносяться ручні письмові засоби; друкарські машинки; диктофонна техніка; друкарські пристрої персональних комп'ютерів і графопобудовувачі; спеціалізовані програмні продукти для персональних комп'ютерів. Велику роль в діловодстві до цього часу відіграють ручні письмові засоби (ручки, олівці та інші). Останнім часом для запису інформації широко використовуються диктофони. Диктофонами називають пристрої для запису та відтворення усної мови. Вони використовуються для підготовки листів, приказів, доповідних записок, відтворення ходу зборів, нарад, засідань, доповідей, лекцій і т.п. Також до даних засобів обробки документів відносяться: - фальцювальні, бігувальні, перфоруючі і ріжучі машини (фольдери); Використовуються для видавлювання канавки на листах паперу, перфорування і різки паперу. Розміри полів встановлюються оператором за заданою схемою. - листовідбірні та сортувальні пристрої; Ці вібраційні машини вирівнюють пачки паперів. Пачковязальні машини служать для обв'язки пачок шпагатом або стрічкою і ін. - скріплююче і склеююче обладнання, брошюровальні машини; Брошюровальние машини - пристрої для автоматичного скріплення брошур за допомогою металевих скріпок. Випускаються і більш прості ручні та електрифіковані сшиватели паперів. - конвертовідкриваючі і ріжучі пристрої; - машини для нанесення захисних покриттів на документ (ламінатори і лакофарбувальні станки); Ламінатори захищають документи від вологи, пилу, масла і від недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. Ламінувати доцільно цінні папери, звіти, інші документи. - адресувальні, штемпелювальні і франкірувальні машини; Маркіровальні (франкіровальні) машини замість марок на конвертах друкують поштові штампи із зазначенням дати поштового відправлення та суми оплати. Такий поштовий штамп може містити найменування організації, її адресу, телефони. Штемпелевальні пристрої (нумератори) служать для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати і т.п. Адресовальні машини використовуються для вдруковування в документи локальних фрагментів текстів, найчастіше стандартних: адрес клієнтів, заголовків рахунків, заяв, повідомлень, платіжних документів. Вона копіює на документи фрагмент тексту, які можуть бути отримані з комп'ютера. - машини для знищення документів (шредери); Машини для знищення секретних та конфіденційних документів шляхом їх найдрібнішого розрізання та мікроподрібнення забезпечені автоматичним приводом і контейнерами для знищуваних документів і відходів у вигляді паперового пилу. янії для обробки кореспонденції. Для підготовки, опрацювання та зберігання документів у електронному вигляді все частіше використовують засоби комп'ютерної техніки, що дає змогу заощаджувати час і кошти. Нині спостерігається загальна тенденція до загального безпаперового діловодства. Текстові та табличні процесори, комунікаційні програми, планувальники та інші комп'ютерні програми покликані полегшити, спростити й автоматизувати рутинну паперову роботу. Останнім часом подібні програми об'єднуються у єдині офісні пакети (наприклад, Microsoft Office та інші). В сучасному діловодстві великого поширення набули пристрої для оптичного зчитування і вводу в комп'ютер документів, виконаних на паперових ("твердих") носіях, тобто створення в комп'ютері електронної копії документів. Принцип роботи сканера полягає в наступному: лампа освітлює документ, що сканується і відбиті промені попадають на фотоелемент, що складається з великої кількості світлочутливих елементів, кожен з яких під дією світла набуває електричного заряду. Аналогово-цифровий пристрій ставить у відповідність кожному елементу числове значення, а плата інтерфейсу передає зчитані дані в комп'ютер. Використання сканерів має широкий діапазон і знаходиться в постійному розвитку.

Страница:


Подобные документы

  • Організація діловодства в Україні

    Теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності. Розгляд еволюції організації діловодства, характеристика сучасного стану документообороту. Дослідження особливостей нормативного і методичного забезпечення діловодства.

    автореферат [15,5 K], добавлен 07.11.2014

  • Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання

    Документована інформація як основа управління. Підготовка документів до зберігання у архівному підрозділі та наступного використання, правила формування справ. Експертиза цінності документів, складання описів справ постійного або тривалого зберігання.

    контрольная работа [25,7 K], добавлен 21.05.2009

  • Управлінське документознавство: історія та сучаний стан в Україні

    Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства та справочинства. Підготовка до складання управлінських документів. Основні вимоги до організації сучасного діловодства в Україні. Різноманіття матеріалів для виготовлення документів.

    курсовая работа [39,6 K], добавлен 27.11.2010

  • Організаторські навички та здібності

    Загальна характеристика процесів діловодства: надходження, реєстрація, зберігання. Методи планування особистої праці менеджера: директивне, індивідуальне та комбіноване планування. Види функціональних повноважень щодо опрацювання конкретних рекомендацій.

    контрольная работа [386,7 K], добавлен 21.04.2016

  • Основи діловодства

    Діловодство як галузь ведення документів. Реквізити документів: поняття, склад, види, правила їх складання та оформлення, головні вимоги. Поняття кадрової документації, її типи та функціональні особливості, зміст та структура. Вимоги до приміщень архіву.

    учебное пособие [3,7 M], добавлен 21.10.2013

  • Діловодство, його законодавче та нормативно-методичне регулювання

    Законодавче та нормативно-правове і нормативно-методичне регулювання діловодства Російської Федерації. Характерна риса створення законодавчої основи збору в РФ. Методика і технологія зберігання документів у діловодстві. Основні правила роботи архівів.

    реферат [21,2 K], добавлен 18.05.2011

  • Організація в діловодства в установі (на прикладі виконкома Жовтневої районної міської ради м. Кривий Ріг)

    Аналіз технологічних процесів з документаційного забезпечення управління у виконкомі Жовтневої районної міської ради. Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на підприємстві. Організація роботи секретаря.

    курсовая работа [59,7 K], добавлен 03.11.2012

  • Становлення та розвиток діловодства з IX по XIX ст.

    Історія діловодства в Російській імперії, в період освіти і розвитку централізованої, багатонаціональної держави до Великої жовтневої революції. Зародження документування в епоху феодальної роздробленості. Загальне наказове та колезьке діловодство.

    курсовая работа [62,2 K], добавлен 17.03.2011

  • Автоматизоване робоче місце менеджера

    Базові принципи організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера: єдність цілі, комплексність, пріоритетність, вибірковість, специфічність, технологічність, ефективність. Сучасні програмні продукти: призначення, структура та особливості використання.

    контрольная работа [21,9 K], добавлен 17.05.2009

  • Організація тимчасового зберігання документів, підготовка до передавання справ до архіву

    Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання, експертиза їх цінності. Порядок групування закінчених у діловодстві документів у справи відповідно до номенклатури. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи.

    контрольная работа [19,3 K], добавлен 21.05.2009

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены