Создание продукции в соответствии с системой менеджмента качества

3.2.2 Классификация процессов в рамках IDEF0-модели

В соответствии с методологией IDEF0 модель состоит из двух типов элементов: функциональные блоки, которые представляют процессы, и интерфейсные дуги, которые представляют материальные и информационные объекты, обрабатываемые в рамках процессов.

Соответственно, классификация процессов, представленных в виде IDEF0-моделей является классификацией функциональных блоков и интерфейсных дуг, из которых состоит IDEF0-модель.

Для того чтобы осуществить классификацию процесса, достаточно выполнить следующую двухшаговую процедуру, т.е. классифицировать интерфейсные дуги и функциональные блоки.

3.2.2.1 Классификация интерфейсных дуг

В рамках IDEF0-модели дуги в зависимости от их положения на диаграмме подразделены на 4 категории: входные, выходные, управления и механизма.

Дополнительно дуги могут быть классифицированы в зависимости от типа объектов, которые они представляют на диаграмме. К числу таких категорий могут относиться:

- материалы, сырье, продукция, ресурсы;

- информация, данные, записи качества, документы;

- распоряжения руководства, планы, графики, распорядительные документы;

- стандарты, нормативные документы;

- ответственные исполнители, сотрудники организации и т.д. (рисунок 7).

Рисунок 7 - Типовые элементы процесса, описываемого по правилам методологии IDEF0

Для того чтобы выделить в IDEF0-модели элементы определенного типа, при моделировании используются заранее оговоренные соглашения о графическом стиле представления таких объектов. Поскольку дуги на IDEF0-модели представляются прямыми и ломаными линиями, графический стиль для дуг включает соглашение о цвете линии, толщине линии, типе линии (сплошная, пунктирная, штрихпунктирная, и т.д.), а также о типе стрелки на конце дуги.

Примечание - Соглашения о графических стилях для представления объектов различных типов не являются составной частью стандарта IDEF0. Этот подход был впервые предложен компанией Ориентсофт в 1996 г. и реализован в инструментальном средстве IDEF0/EMTool. Подход успешно применен на ряде предприятий и организаций стран СНГ, а также США и Канады.

Классификация объектов, принадлежащих процессу, осуществляется разработчиком функциональной модели. Разработчик последовательно, диаграмма за диаграммой осуществляет разметку (маркировку) линий (интерфейсных дуг) в зависимости от типов объектов, которые эти линии представляют в IDEF0-модели.

Например, при создании функциональной модели делового процесса «Производить женские пальто» были определены следующие соглашения по представлению объектов:

- информацию по качеству представлять с помощью утолщенных (толщина - 2pt) сплошных линий синего цвета;

- распоряжения, планы, графики представлять с помощью утолщенных (толщина - 2pt) сплошных линий красного цвета;

- сырье, материалы, продукцию представлять с помощью утолщенных (толщина - 2pt) сплошных линий коричневого цвета;

- ответственных исполнителей в процессах представлять с помощью утолщенных (толщина - 2pt) сплошных линий черного цвета;

- должностные инструкции, нормативные документы, руководство по качеству представлять с помощью утолщенных (толщина - 2pt) сплошных линий фиолетового цвета.

Рассмотрим диаграмму, представляющую декомпозицию процесса «Реализовать процессы жизненного цикла» (рисунок 8).

На диаграмме объекты различных типов представлены различными графическими стилями в соответствии с принятыми соглашениями. В частности «Требования потребителей», «Конструкторская документация» относятся к категории требований. Они представлены на диаграмме тонкими сплошными линиями красного цвета. «Внешняя информация», «Информация из подразделений», «Информация для потребителей» относятся к категории информации (записей качества) в рамках системы менеджмента качества. В соответствии с принятыми соглашениями линии, отображающие эти объекты на диаграмме, представлены тонкими сплошными зелеными линиями.

Примечание - Конечная цель «раскрашивания» диаграмм состоит в том, чтобы отнести тот или иной объект на диаграмме к заранее определенной категории объектов, т.е. классифицировать объект. Комбинация графических атрибутов, которая используется для отображения объектов, является одним из способов маркировки объекта. Использование стилей при построении диаграмм существенно повышает «прозрачность» описания процессов при их последующем анализе и улучшении.

3.2.2.2 Классификация функциональных блоков

Функциональные блоки в IDEF0-модели могут быть классифицированы в зависимости от типов процессов, которые они представляют. Типы процессов зависят от задач, решаемых с помощью функциональных моделей. В рамках настоящего документа для функциональных моделей следует использовать типы процессов, которые регламентированы в СТБ ИСО 9001 (подраздел 4.2.4), а также в подразделе 5.1, подпункт 2.2 настоящей методики).

Для того чтобы выделить в IDEF0-модели процессы определенного типа, при моделировании используются заранее оговоренные соглашения о графическом стиле представления соответствующих функциональных блоков. Графический стиль для блоков включает соглашение о цвете рамки, толщине рамки, типе рамки (сплошная, пунктирная, штрих-пунктирная, и т.д.), о цвете прямоугольника, а также о цвете, размере и типе шрифта, которым отображается наименование блока.

Классификация процессов осуществляется разработчиком функциональной модели. Разработчик последовательно, диаграмма за диаграммой осуществляет разметку (маркировку) функциональных блоков в зависимости от типов процессов, которые эти блоки представляют в IDEF0-модели.

Рассмотрим функциональную модель (описание) процесса «Реализовать процессы жизненного цикла» (рисунок 8). Представленный на диаграмме процесс «Планировать процессы» относится к типу управленческих процессов; в пользу этого вывода свидетельствует также то, что выход процесса «Планировать процессы» является управлением для остальных процессов, представленных на диаграмме.

Процессы «Осуществлять взаимодействие с потребителями», «Разрабатывать новые модели», «Осуществлять закупки», «Шить пальто» и «Осуществлять поставки» относятся к категории процессов жизненного цикла, так как на входах и выходах этих процессов представлены материальные ресурсы, а также требования потребителей и информация для потребителей.

Рисунок 8. Классификация процесса «Реализовать процессы жизненного цикла»

3.2.1 Идентификация процессов в рамках IDEF0-модели

В методологии IDEF0 существует несколько параллельных способов идентификации процессов:

- код вершины процесса. Все функциональные блоки (процессы) в IDEF0-модели имеют идентификационные коды. Каждый идентификационный код начинается с префикса «А», к которому присоединяется номер родительского блока и номер блока на диаграмме (приложение А). Код вершины позволяет однозначно идентифицировать процесс в рамках функциональной модели.

Примечание - Подобное кодирование применяется, например, при создании нормативных или методических документов. Документ состоит из разделов 1, 2, 3. … Каждый раздел состоит из подразделов 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, 2.3, ….. В свою очередь каждый подраздел можно детализировать (декомпозировать) на параграфы 1.1.1, 1.1.2, 2,1.1, 2.1.2 и т.д.;

- ссылочный номер процесса. В IDEF0 методологии предусмотрена возможность присваивать ссылочные (специальные) номера любому процессу, представленному в модели. Структура ссылочного номера задается правилами, принятыми в организации для этих целей;

- наименование процесса. Каждый процесс в IDEF0-модели имеет свое наименование. Это наименование может использоваться в качестве идентификатора процесса в том случае, если при разработке IDEF0-модели соблюдалось соглашение об уникальности наименований процессов в модели.

В рамках IDEF0-модели делового процесса «Производить женские пальто» процессы имеют следующие наименования, коды вершин и ссылочные номера, приведенные в таблице 1.

Таблица 1 - Идентификация процессов в IDEF0-модели

3.2.4 Документирование процессов в IDEF0-моделях

Состав документов по процессам, используемых для их дальнейшего менеджмента (планирования, обеспечения, управления, улучшения), включает два типа документов:

- карту процесса;

- перечень процессов.

Примечание - Карта процесса, как правило, дополняется сопроводительной информацией, уточняющей элементы процесса, изображенного на карте. Сопроводительная информация может быть представлена в различном виде. Например, в виде отдельного документа по аналогии с пояснительной запиской к конструкторскому или технологическому проекту. В случае использования программных средств для функционального моделирования (IDEF0/EMTool) их интерфейс предусматривает ввод сопроводительной (уточняющей элементы описываемого процесса) информации непосредственно в модель процесса и вызов в любой момент этой информации для целей уточнения, анализа, улучшения.

3.2.4.1 Карта процесса

Для документирования процессов в IDEF0 методологии используются специальные бланки «Карта процесса».

Бланк «Карта процесса» сконструирован таким образом, что поля, содержащие рабочую информацию о процессе, расположены в верхней части бланка, а поля, содержащие идентификационную информацию,- в нижней части бланка. В средней части бланка расположено поле, в котором содержится описание процесса, т.е. графическая диаграмма или текст. Бланк «Карта процесса» представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 - Бланк «Карта Процесса»

Бланк включает следующие поля:

- раздел «Рабочая Информация»:

- поле «Автор/Дата/Проект». В этом поле содержится информация о том, кто создал диаграмму, когда диаграмма была создана и к какому проекту она относится. В поле «Дата» могут содержаться также даты последующих ревизий диаграммы, которые следуют за датой создания;

- поле «Замечания». В этом поле читатель отмечает замечания, которые он вносит в диаграмму. Каждому замечанию и комментариям к ним присваивается номер от 1 до 10. Соответствующий номер зачеркивается в поле «Замечания». Эта процедура гарантирует, что пользователь и разработчик не пропустят ни одного замечания, сделанного на диаграмме;

- поле «Статус». В этом поле отображается текущее состояние (версию) документа. Документ может иметь на текущий момент одну из следующих версий:

- «РАБОЧАЯ». Диаграмма содержит серьезные изменения, которые требуют повторного утверждения. Новым диаграммам всегда присваивается статус рабочей;

- «ЧЕРНОВАЯ». Диаграмма содержит незначительные изменения по сравнению с предыдущей версией;

- «ПУБЛИКАЦИЯ». После рассмотрения и утверждения рабочей группой диаграмма получает статус «Публикация». После этого в диаграмму запрещено вносить какие-либо изменения без специального решения рабочей группы.

- поле «Контекст». В этом поле указывается графическим или иным образом уровень иерархии (место) данной диаграммы в общей структуре описания делового процесса, например рисунок 8.

- раздел «Идентификационная информация»:

- поле «Вершина». В этом поле содержится код родительского блока, декомпозиция которого представлена на диаграмме;

- поле «Наименование процесса». В этом поле содержится название процесса, представленного на диаграмме;

- поле «С-Номер» («Номер»). В этом поле содержится ссылочный номер процесса, представленного на диаграмме;

- поле «Страница» («Стр.»). В этом поле указывается номер страницы в документе, к которому относится данная диаграмма.

3.2.4.2 Перечень процессов

Для документирования перечня процессов в IDEF0 методологии используется специальный бланк «Перечень процессов» (рисунок 10).

Бланк содержит набор специальных полей, в которые заносится информация о разработчике (авторе) документа; дате его создания; исправлениях, вносимых в документ; датах этих изменений, а также другая информация, необходимая для управления документацией на процессы.

Средняя часть бланка представляет собой область, в которую заносится информация об описаниях процессов в организации. Описание процесса представляет собой строку, содержащую следующую информацию:

- «Страница». Номер страницы, на которой находится описание процесса;

- «Вершина». Номер функционального блока в IDEF0-модели, который представляет собой описание процесса;

- «Наименование». Наименование функционального блока, представляющего процесс;

- «C-Номер». Ссылочный (идентификационный) номер, присвоенный данному процессу в организации;

- «Статус». Статус описания процесса. Может быть один из следующих: «Р» - рабочая версия; «П» - публикация.

Нижняя часть бланка содержит информацию о наименовании перечня процессов (модели), а также ссылочный номер перечня процессов.

Рисунок 10 - Бланк «Перечень Процессов»

Например, деловой процесс «Производить женские пальто» на швейной фабрике содержит ряд процессов, перечень которых представлен на рисунке 11.