Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО "Эксист- Сеть"

2. Финансовая стабильность;

3. Наличие корпоративного духа и преданности организации у персонала.

4. Надежность поставщиков

5. Качество продукции

6. Наличие складских помещений

1. Слабая организационная культура на производствах.

2. Несовершенство законодательной базы;

3. Отсутствие в компании системы четкого организационного и документационное обеспечения управленческой деятельности.

4. Ассортимент предлагаемых товаров

5. Удаленность от основных поставщиков;

6. Отсутствие участия работников в принятии решений

7. Морально устаревшее оборудование

Угрозы

Возможности

1. Экономическая и политическая ситуация в Архангельской области, в РФ и в мире (Мировой экономический кризис)

2. Конкуренты

3. Неплатежи со стороны покупателей (бюджетников).

4. Отсутствие четкой кадровой политики компании

1. Экономическая политика в отрасли

2. Открытия филиалов в Архангельской области

3. Расширения ассортимента продукции

4. Повышение качества обслуживания

5. Осуществление плана подготовки и переподготовки кадров.

6. Улучшение условий труда

В организации ООО «Эксист - Сеть» преобладает демократический стиль руководства.

Кадровая политика определяет генеральную линию и принципиальные установки в работе с персоналом на длительную перспективу.

Кадровая политика организации находит отражение в следующих документах:

ѕ Устав организации;

ѕ Коллективный договор;

ѕ Правила внутреннего трудового распорядка;

ѕ Контракт сотрудника;

ѕ Положение об оплате труда;

ѕ Положение об аттестации кадров и др. (см. табл. 2.4).

Таблица 2.4. Цели, инструменты и результаты кадровой политики в отношении персонала ООО «Эксист - Сеть»

№	Социальные цели	Инструменты социальной политики	Показатели (результаты)
1	Оплата труда	Коллективный договор Аттестация на разряд	Уровень заработной платы (регулярное повышение окладов). С повышением разряда увеличивается оклад
2	Стабильность занятости	Коллективный договор. Обучение и переобучение работников	Частота и размеры увольнений по инициативе администрации
3	Содержание труда и удовлетворенность трудом, профессиональное и творческое развитие.	Участие в управлении своим трудовым процессом. Планирование карьеры.	Текучесть кадров. Рост квалификации. Динамика служебных передвижений.
4	Компания и условия труда	Коллективное соглашение.	Уровень травматизма, прогулов и нарушений трудовой дисциплины.
5	Социальное страхование	Индивидуальные и коллективные трудовые договора	Пенсионное, медицинское и другие виды страхования.

Правила внутреннего трудового распорядка составлены в соответствии с Конституцией РФ и Трудовым кодексом РФ.

Отношения между каждым работником и организацией регулируется индивидуальным трудовым договором, условия которого не противоречат трудовому законодательству РФ. Срок действия контракта определяется работником и работодателем при его заключении. Испытательный срок определяется по профессиям в соответствии с Трудовым кодексом РФ и установлен 1 месяц.

Организационная культура - это комплекс наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях, с помощью которых формируются ориентиры действий и поведения членов трудового коллектива.

Культура руководства трудовым коллективом компании базируется на следующем:

- система взаимоотношений в коллективе;

- соблюдение традиций;

- рациональное использование рабочего времени;

- современные технологии;

- личностные ценности и нормы поведения в организации;

- вера в успех организации;

- возможность профессионального развития (карьера);

- трудовая этика и высокие трудовые мотивы;

- стиль управления компанией.

А также при формировании культуры руководства трудовым коллективом управление компаниям учитывает:

- юридические нормы управленческого труда, которые отражены в государственно-правовых нормативных актах. Культура руководства в этом отношении состоит в знании и выполнении юридических норм;

- моральные нормы, регулирующие поведение руководства в

области нравственности и морали;

- организационные нормы, устанавливающие структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей, а также правила внутреннего распорядка и другие нормы организационного плана, принятые в организации;

Руководитель организации умеет организовать и проводить различные совещания, переговоры и беседы. Руководители организации владеют методами организаторской работы, его опытом, навыками и умением осуществлять разнообразные организационные процедуры, составляющие значительный удельный вес в структуре рабочего времени.

Трудовой коллектив организации составляют все граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора.

Структура персонала основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними. Подготовка и обсуждение решения производятся коллегиально, а принятие решения и ответственность - только первым руководителем - директором единолично.

Состав персонала неоднороден, поскольку в компании необходимо выполнять множество видов деятельности, а для этого требуются люди, обладающие разнообразными профессиями, опытом, квалификацией, занимающие различные должности.

Директор ООО «Эксист - Сеть» - специально подготовленный профессиональный управляющий, являющийся представителем особой профессии и специалистом в ее области. Это человек, занимающий постоянную управленческую должность, и наделенный полномочиями принимать решения по определенным видам деятельности организации, функционирующей в рыночных условиях.

Специфика труда менеджера ООО «Эксист - Сеть» определяется тем, что он реализует функцию руководства. При этом перед ним стоит задача по интегрированию системы управления в единое целое, координации действия ее звеньев. Важнейшей обязанностью менеджера является обеспечение согласованности и единства системы управления как целого.

Кадровое обеспечение ООО «Эксист - Сеть» связано, прежде всего, с подбором и расстановкой специалистов разной профессиональной деятельности (менеджеров, работников службы сопровождения, технических служащих). Общая численность сотрудников: 56 человек, из них 9 управленцев, 16 специалистов и 31 человек обслуживающего и торгового персонала. Средний возраст человеческих ресурсов 37 лет.

В ООО «Эксист - Сеть» сложился профессионально-компетентный и работоспособный коллектив. Высшее образование имеют 4 человека - 23,5%, средне-специальное - 13 человек - 76,4%.

Руководящие работники ООО «Эксист - Сеть» проходят переподготовку на курсах повышения квалификации (например, курсы по технике безопасности и охране труда на производстве), с целью повышения профессионального уровня. В высших учебных заведениях обучаются заочно 3 человека.

Результаты работы любого отдела оцениваются показателями, реализации поставленных целей и задач. Например: работа обслуживающего и производственного персонала показателями графика выполненных работ, затрат ресурсов, качества выполненной работы, использования производственных мощностей. Работу администрации ООО «Эксист - Сеть» можно оценить такими показателями как, текучесть кадров, дисциплина труда.

Необходимо также отметить, что менеджеры и продавцы - представители стрессогенной профессии. С этим связано:

1) особая ответственность, аттестация и т.д. и связанное с ней высокое нервно-эмоциональное напряжение;

2) необходимость принимать оперативные решения;

3) высокая нагрузка;

4) снижение физической активности работника, занятого умственным трудом.

В связи с тем, что часть человеческих ресурсов - молодые специалисты, появляется проблема их замены на период учебных отпусков и отпусков по уходу за ребёнком. У руководителя возникает трудность в подборе человеческих ресурсов из-за нехватки кадров. В условиях кадрового дефицита квалифицированных работников по профилю деятельности организации чаще всего не приходится выбирать кадры, а принимать на работу любого человека, сотрудника, иногда даже не имеющего специального образования.

Анализ экономической эффективности работы организации был произведен в динамике за два года 2009-2010 гг. по одной торговой точке организации

Расчет прибылей и убытков представлен по одному магазину ООО «Эксист - Сеть» (см. табл. 2.5).

Таблица 2.5. Расчет прибылей и убытков, тыс. руб.

Показатель	2009	2010	Абс. изм.
1. Валовые поступления от реализации продукции всего:
Выручка от продажи продукции	A	10000	15000	+ 5000
НДС (18%)	B	1800	2700	+ 900
Чистая выручка	C	8200	12300	+ 4100
2. Текущие расходы денежных средств всего:
Себестоимость продукции		6500	9100	+ 2600
Оплата процентов и основной суммы по полученным кредитам		25	40	+ 15
Амортизация		27	27	0
Персонал		560	756	+ 196
Налоги		147,8	199	+ 51,2
Прочие выплаты		28	34	+ 6
3. Итого издержки	F	7287,8	10156	+ 2868,2
4. Балансовая прибыль	G=C-F	912,2	2144	+ 1231,8
5. Налог на прибыль	H	218,9	514,56	+ 295,66
6. Чистая прибыль (убыток)	J=G-H	693,3	1629,44	+ 936,14

Таким образом, в динамике произошло увеличение показателей выручки с продаж в 2010 году на 5 000 т. рублей по сравнению с 2009 годом, затрат на персонал в 2010 году на 196 000 рублей по сравнению с 2009 годом, и затраты на налоги увеличились на 51 200 рублей по сравнению с 2009 годом. Показатели чистой выручки за 2010 год возросли по сравнению с 2009 годом на 936 140 рублей.

Предложения и рекомендации по повышению эффективности контроля в компании

3.1 Существующая система контроля

В данной организации ООО «Эксист-Сеть» контроль осуществляется:

- путём проведения ежедневных утренних планерок, дней безопасности, дней охраны труда, дней качества, дней менеджера, дней продавца, а также проведение кадровых дней.

- проведения анализа хозяйственной деятельности, которая формирует информацию обратной связи в системе управления.

- благодаря процессу коммуникации между людьми. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться.

- при помощи ревизионной комиссии и советом учредителей.

- за счёт контрольных отделов, которые осуществляют контроль над исполнением указаний в конкретные сроки.

- благодаря общественному собранию из представителей организации. На данном собрании разбираются конкретные случаи, произошедшие в компании.

- при помощи средств автоматического контроля.

Компания и управление эффективной работой магазина осуществляет управляющий отдела розничных продаж.

Функции в области контроля у него следующие:

- составляет график работы персонала магазина с учетом функциональных обязанностей, производственной необходимости и среднедневного колебания количества покупателей.

- при работе в торговом зале руководит работой продавцов и определяет их расстановку в торговом зале и на кассе.

- решает с наименьшими затратами проблемы, возникающие при нарушении технологических процессов магазина.

- принимает участие и решает все внештатные ситуации, возникающие в процессе работы магазина и не описанные в должностных и прочих инструкциях для персонала.

- проводит еженедельные и ежемесячные собрания всех сотрудников магазина.

- контролирует ассортимент и качество товаров, предлагаемый покупателям и вносит предложения по ассортименту магазина.

- отслеживает цены на товары из ассортимента магазина у конкурентов и вносит предложения по ценовой политике магазина.

- принимает меры по привлечению покупателей в магазин: предлагает и осуществляет рекламные мероприятия и т.д.

- контролирует правильность составления заказов товароведом, предупреждая дефицит товара, самостоятельно составляет заказы при отсутствии старшего продавца;

- контролирует работу продавцов по оптимальной и удобной выкладке товаров на стеллажах.

- в случае проведения в магазине рекламных акций и промоушенов, нацеленных на привлечение покупателей в магазин, на увеличение продаж, контролирует подготовку и проведение этих мероприятий, организовывая посильную помощь участникам этих акций.

- по окончании рабочего дня обязан провести сверку реестра документов с кассовым отчетом.

- контролирует правильное выполнение всеми сотрудниками магазина своих должностных обязанностей. При необходимости проводит инструктажи, собрания, обучение и тренинги.

- контролирует наличие у персонала магазина правильно оформленных трудовых книжек и других кадровых документов, спецодежды, удостоверений кассиров-операционистов и других необходимых документов.

- при систематическом невыполнении своих функциональных обязанностей принимает решение о несоответствии сотрудника занимаемой должности и ставит вопрос перед директором филиала о его увольнении,

- при нарушении выполнения должностных обязанностей работником магазина надлежащим образом фиксирует нарушение и делает предложение директору филиала о наложении взыскания.

- До 5 числа каждого месяца составляет в установленной форме бюджет расходов магазина и передает его супервайзеру поставщика. Бюджет составляется с учетом максимального снижения себестоимости. При этом обращается внимание на экономию коммунальных расходов, сокращение налогов, оптимизацию штатного расписания, сокращение затрат на расходные материалы и снижение потерь.

Наиболее консервативным по используемой технологии остается ведение контроля за исполнением документов в организации. Сложившийся традиционный формальный контроль, в основном он сводиться к прецессионным исполнителям о приближении сроков исполнения, почти в неизменном виде применяется в современных компаниях. Даже обязательный анализ состояния исполнительской дисциплины сводится, как правило, к простому обобщению фактов несвоевременного исполнения документов, выполнения документа без серьезной работы по выявлению реальных причин срыва и определения путей их устранения.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией.

В компании для облегчения функции контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы представленные в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Организация контроля за исполнением документов ООО «Эксист-Сеть»

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Исполнитель	Срок исполнения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8

Офис - менеджер с основами кадровой работы осуществляет следующие трудовые функции:

1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя.

2. Проверяет соответствие подготавливаемых в компании проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

3. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

4. Ведет оперативный учет прохождения документов.

5. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений, информирует руководителя о состоянии их исполнения.

6. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства компании, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

В случае служебной необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде (см. табл. 3.2, 3.3).

Таблица 3.2. Типичные нарушения и последствия в структуре деятельности по реализации текущего контроля в компании ООО «Эксист - Сеть»

Структура действий	Типичные нарушения	Последствия
1. Выделение показателей функционирования системы	а) отсутствие системности при выделении показателей, подлежащих контролю; б) их избыточность; в) фиксация внимания на первостепенных показателях; г) игнорирование косвенных показателей.	А), в), г) фрагментарность контроля; в) низкая прогнозтичность показателей; б) перегрузка каналов информации
2. Введение критериев отклонения параметров и их критических величин.	А) нечеткие критерии; б) отсутствие указаний на значимость отклонений.	А) трудности регистрации; б) ошибки квалификации отклонений.
3. Организация выявления соответствующих отклонений, в том числе: получение информации, сличение, выявление отклонений	а) отсутствие оперативности и систематичности; б) представление информации в форме, затрудняющей ее осознание.	А), б) запаздывание ответов; б) ошибки, обусловленные неверной идентификацией.
4. Определение корректирующих воздействий.	Отсутствие системности воздействия.	Фрагментарность, дополнительные осложнения.
5. Организация коррекции.	А) недостаточная оперативность; б) неправильное определение субъекта корригирующего воздействия; в) суетливость, в процессе выполнения указаний.	А) запаздывание, усугубление положения; б) конфликты; в) растерянность персонала, т.к. мероприятия не дают ожидаемого эффекта.
Возврат к реализации блока 3
6. При выявлении отклонений - повторение блоков 3, 4, 5.

Таблица 3.3. Типичные нарушения и последствия в структуре деятельности по реализации предварительного контроля в компании ООО «Эксист - Сеть»

Структура действий	Типичные нарушения	Последствия
1. Определение вводных переменных системы.	А) выделение для контроля переменных с низкой прогнозтичностью; б) неадекватный масштаб контроля.	А) низкая эффективность; внесение в систему неадекватных воздействий; б) неадекватные экономические издержки.
2. Введение системы	А) нечеткие критерии; б) неверное определение величин отклонений.	А) трудности регистрации; б) ошибочная квалификация отклонения.
3. Организация системы контроля вводных переменных.	А) несвоевременность; б) предоставление информации в форме, затрудняющей ее опознание; в) неправильное определение субъекта деятельности.	А) низкая эффективность; б) запаздывание и ошибки, обусловленные неверной идентификацией; б) фрагментарность воздействия; в) конфликты.

Офис - менеджером с основами кадровой работы осуществляются следующие операции:

- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) к исполнителю;

- напоминание исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование начальника отдела о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Типовые сроки исполнения документов отдела указываются в самом документе. Индивидуальные сроки устанавливает начальник отдела или директор.

Офис - менеджером с основами кадровой работы учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем. При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel (см. табл. 3.4).

Таблица 3.4. Типичные нарушения и последствия в структуре деятельности по реализации заключительного контроля в компании ООО «Эксист - Сеть»

Структура действий	Типичные нарушения	Последствия
1. Построение модели контроля и исполнения; выделение системы признаков, подлежащих контролю.	А) система признаков не соответствует сущности модели; б) подмена критериев.	А), б) расхождение декларируемой модели и реально выступающей как таковая, переживание несправедливости происходящего, дискредитация инспектирующей организации.
2. Организация мероприятия по контролю: а) процедуры; б) субъекты; в) периодичность.	А) мероприятия не создают предпосылок для защиты от искажений информации; б1) недостаточная компетентность контролирующих; б2) неадекватные установки у контролирующих; б3) неадекватные мотивы контроля; в) слишком частый контроль.	А) снижение эффективности контроля; б1) снижение эффективности контроля; б2) снижение ценности, заданности оценок; б3) контроль выступает как средство достижения личных целей; в) экономические издержки и дезорганизация.
3. Заключение по результатам проверки.	А) Заключение имеет констатирующий характер; конструктивный анализ условий и механизмов повышения эффективности достижения цели отсутствует; б) неадекватные санкции по силе, субъекту.	А) не создаются предпосылки для конструктивного использования опыта организации; б) конфликты в нравственной сфере, межличностные и межгрупповые конфликты.

Таким образом, необходимо разработать систему предложения и рекомендаций для повышения эффективности системы контроля исполнительской деятельности в исследуемой компании.

2.2 Основные этапы осуществления контроля

Таким образом, компании необходимо контролировать следующие ключевые показатели эффективности выполнения стратегии:

1. Объем оказанных услуг в год

2. Производительность на одного работающего, услуг в год

3. Процент выполнения плана по прибыли реализации товаров по магазинам с нарастающим итогом, %

4. Процент выполнения плана текущей операционной прибыли, %

5. Темпы роста валовой прибыли, %

7. Индекс удовлетворения потребителей

8. Темпы роста количества служебных разговоров, %

9. Доля рынка, %

10. Темпы роста выполненных заказов, %

11. Оценка качества оказанных сервисных услуг

Мероприятия по укреплению слабых позиций в управлении персоналом:

1. Участие персонала в тренингах, семинарах

2. Повышение квалификации кадров, внимательное отношение

3. Работа с молодыми специалистами, новые идеи, проекты, возможности

Таблица 3.5. Пример календарного графика отчетности по ключевым показателям эффективности работы ООО «Эксист-Сеть»

Показатель	Значение	Срок	Ответственные лица
1. Объем услуг, т. руб. в год	890 1400 2000	01.06.11 01.06.12 01.06.13	директор
2.2. Производительность на одного работающего, услуг в год	81 127 182	01.06.11 01.06.12 01.06.13	директор
2.3. Процент выполнения плана по прибыли продаж магазинов нарастающим итогом, %	100 110 120	01.06.11 01.06.12 01.06.13	гл. бухгалтер
2.4. Процент выполнения плана текущей операционной прибыли, %	100 110 120	01.06.11 01.06.12 01.06.13	гл. бухгалтер
5. Темпы роста валовой прибыли, %	8 10 12	01.06.11 01.06.12 01.06.13	гл. бухгалтер
7. Индекс удовлетворения потребителей	1,2 1,3 1,4	01.06.11 01.06.12 01.06.13	директор
8. Темпы роста количества служебных разговоров, %	100 120 130	01.06.11 01.06.12 01.06.13	директор
9. Доля рынка, %	5 7 10	01.06.11 01.06.12 01.06.13	директор
10. Темпы роста выполненных заказов, %	10 15 20	01.06.11 01.06.12 01.06.13	директор

Таблица 3.6. Динамическая оценка бизнеса компании ООО «Эксист-Сеть»

Аспект деятельности	Показатели	Периодичность контроля
Аспект отношений с потребителями	Динамика ключевых показателей Индекс удовлетворения потребителей	Раз в год Ежеквартально
Операционная деятельность	Объем оказанных услуг Доля рынка Производительность на одного работающего Темпы роста выполненных заказов Темпы роста количества служебных разговоров	Ежемесячно Ежеквартально Ежемесячно Ежеквартально Ежемесячно
Корпоративная культура	Отношение работников к компании Самооценка работников	Трижды в год Ежегодно
Финансовая деятельность	Процент выполнения плана по прибыли нарастающим итогом, % Процент выполнения плана текущей операционной прибыли, % Темпы роста валовой прибыли, %	Ежеквартально Ежемесячно Ежемесячно

Таблица 3.7. Контроль за целевыми показателями компании ООО «Эксист - Сеть»

Аспекты деятельности	Стратегические мероприятия	Показатели	Задачи
			2011 год	2012 год	2013 год	Общий результат
Клиентский	1. Покупка оборудования (обновление) 2. Расширение площади 3. Разбор на собраниях жалоб клиентов	1. Индекс удовлетворения потребителей 2. Темпы роста выполненных заказов, %	Корректировка работы с гражданами	Предложение разнообразных программ и проектов, гибкое ценообразование	Привлечение госучреждений к сотрудничеству	Создание благоприятного имиджа организации
Бизнес - процессы	1. Проведение рекламной компании на телевидении и в прессе, PR	1. Доля рынка, % 2. Объем продаж, услуг в год	Проведение рекламной акции	Выход на новые рынки	Объединение с другими компаниями, для совместной работы	Процветание организации, расширение бизнеса
Обучение и рост	Проведение семинаров и тренингов	Темпы роста количества служебных разговоров, %	Мотивация молодых специалистов	Увеличение премиального фонда работникам	Работа с молодыми специалистами, новые идеи, проекты, возможности	Квалифицированный персонала
Финансовый	1. Привлечение инвестиций 2. Распределение средств согласно стратегии	1. Процент выполнения плана по прибыли нарастающим ростом, % 2. Темпы роста валовой прибыли, %	Привлечение денежных потоков Поиск инвесторов	Формирование политики цен	Целесообразное расходование средств. Контроль	Получение высоких показателей прибыльности организации

3.3 Основные направления совершенствования процесса контроля

Внедрение электронного контроля за исполнением документов

Нами внесены предложения в рамках улучшения организации, механизации и автоматизации контроля наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности (см. табл. 3.8).

Таблица 3.8. Автоматизации контроля за документооборотом ООО «Эксист-Сеть»

Работа с документами
Вид работы	Использование информационных технологий
Подготовка и создание документа	Технология баз данных. Интеллектуальные информационные технологии (электронные словари и переводчики)
Оформление документа	Текстовой редактор. Табличный редактор. Графический редактор
Прием и передача	Сетевые информационные технологии. Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь. Электронная почта
Регистрация документов и контроль их исполнения	Технология баз данных
Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность	Технология баз данных. Технологии создания каталогов системы Windows. Технология преобразования бумажного документа в электронный. Технологии, обеспечивающие безопасность документов Технологии сжатия информации
Организационная работа
Подготовка и организация презентаций	Презентационные информационные технологии
Организация рабочего дня	Электронный органайзер
Организация совещаний	Телеконференция
Подготовка совещаний, деловых встреч	Технология баз данных. Электронные словари и переводчики
Помощь в информационном обеспечении процедур принятия решений	Интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические информационные системы)

Система автоматизации контроля за документооборотом должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Эксист-Сеть». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно - параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Для внедрения системы контроля электронного документооборота компании необходимо провести диагностику системы и пробрести программный сетевой продукт для электронного документооборота и установить его на каждом компьютере сотрудника организации (см. табл. 3.9.).

Таблица 3.9. Этапы предварительной диагностики системы контроля за исполнением документов ООО «Эксист-Сеть»

№	Описание услуги	Продолжит. (дни)	Примечание
1.	Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы. Внедрение Инструкции по делопроизводству компании	3 - 5	Анализ документации и процессов делопроизводства. Разработка Инструкции по делопроизводству для организации. Обучение персонала организации делопроизводства компании.
2.	Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов)	1 - 3	Разработка Положения об организации контроля исполнения поручений. Обучение персонала.
3	Консалтинг в области Документационного обеспечения управления		Включает набор отдельных консалтинговых услуг.
4	Проведение экспресс - диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота компании	1 - 3	Экспресс - отчет по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий (предлагаемый перечень работ).
5	Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы	от 5	Отчет по результатам диагностики системы (в т.ч. анализ текущего состояния, рекомендации по оптимизации документационного обеспечения управления).
6	Проектирование системы	от 20	Концепция системы документационного обеспечения управления организации. Пакет нормативных документов. Сопровождение внедрения системы.
7	Комплексная постановка системы	от 25	Диагностика, проектирование и внедрение системы контроля. Обучение сотрудников. Опытная эксплуатация системы.
8	Совершенствование системы контроля и подготовка к внедрению электронного документооборота	от 30	Положение о документационном обеспечении управления. Пакет регламентов выполнения процедур. Альбом форм документов организации.
9	Внедрение электронного документооборота	от 40	Устранение неоптимальности маршрутов движения основных документов организации, настройка системы с учетом внедрения автоматизированной системы.

Предварительная диагностика системы контроля за исполнением документов включает в себя следующие работы:

1. анализ образцов внутренней документации и организации документооборота;

2. анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

3. интервьюирование руководства организации, сотрудников подразделений.

Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы документационного обеспечения управления (входящих документов, исходящих документов, служебных записок, Приказов и Распоряжений, Протоколов совещаний) включает в себя следующие работы:

1. разработка образцов Журналов регистрации документов в бумажном и электронном виде;

2. проведение обучения правилам заполнения Журналов;

3. разработка рекомендаций по формированию маршрутов документов.

Внедрение Инструкции по делопроизводству компании включает в себя следующие работы:

1. разработка Инструкции по делопроизводству компании;

2. проведение обучения методике применения Инструкции по делопроизводству компании.

Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов) включает в себя следующие работы:

1. разработка Положения об организации контроля;

2. разработка образцов Журналов регистрации поручений и Отчетов об их выполнении в бумажном и электронном виде;

3. проведение обучения правилам заполнения Журналов, методике подготовки отчетов и организации контроля.

Для определения направлений работы по оптимизации делопроизводства и организации документооборота рекомендуется провести экспресс-диагностику, которая позволит более точно оценить трудоемкость работ. Стоимость экспресс - диагностики учитывается при определении общей стоимости работ.

Проведение экспресс-диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота организации включает в себя следующие работы:

1. экспресс - анализ образцов внутренней документации и существующего документооборота организации;

2. экспресс - анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел);

3. блиц - интервьюирование руководства организации, сотрудников подразделений;

4. подготовка экспресс - отчета по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий (предлагаемый перечень работ).

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:

1. анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

2. анализ существующего документооборота организации;

3. анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

4. анализ номенклатуры дел организации;

5. анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом организации, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

6. интервьюирование руководства организации, сотрудников специализированных и других подразделений;

7. подготовка отчета по результатам диагностики системы контроля за документооборотом, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий контроля за документооборотом, моделей «как есть», подготовка рекомендаций по оптимизации технологий контроля за документооборотом, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

Внедрение электронного контроля за исполнением документов в ООО «Эксист-Сеть» даст:

ѕ Сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

ѕ Исключение потерь документов.

ѕ Оптимизация процесса согласования документов.

ѕ Централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов.

ѕ Контроль прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.

ѕ Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов, поручений руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

ѕ Контроль исполнительской дисциплины.

Внедрение в магазинах новой расчетно-кассовой системы

Для повышения конкурентоспособности и улучшения работы магазинов вводят компьютерную систему магазина.

Стоимость оборудования компьютерной системы обойдется руководству в 300 тыс. руб., которые будут использованы из первоначального капитала.

Такая компьютерная система будет окупаться за счет:

1. Контроля персонала.

2. Учета и распределения товаров.

3. Учета посещаемости клиентов.

Компьютерные системы в магазине используются для следующих целей:

1. Учет продаж товаров - запчастей (кассовая программа), контроль действий персонала (программа менеджера).

2. Калькуляция ассортимента товаров, расчет остатков на складах (программа калькуляция и склад).

3. Бухгалтерия (бухгалтерская программа).

4. Планирование закупок, контроль отклонений (программа управления закупом).

5. Видео наблюдение, охрана (система безопасности).

6. Безопасное и надежное хранение данных (программа ограничения доступа).

7. Управление световыми и иными электрическими приборами (генератор электрооборудования).

Компьютерные системы производства выполняют практически одинаковые функции. Рассмотрим работу систем подробнее.

1. Учет продаж товаров (кассовая программа), контроль действий персонала (программа менеджера).

Работа на кассовой программе для магазина будет выглядеть так так:

Продавец на кассовом терминале формирует заказ для клиента, вводит через клавиатуру или сенсорный экран заказанные товары. На принтерах автоматически печатается чек. По этому чеку продавец получает товар на складе. Кладовщик проверяет отпуск товара. Таким образом, ограничивается недокументированное получение товара и одновременно увеличивается скорость обслуживания. Одновременно на одном терминале работают до 8 продавцов.

Для расчета с покупателем продавец печатает счет. Если у клиента имеется дисконтная или расчетная карта продавец регистрирует ее, клиенту автоматически даются скидки. Кассир принимает деньги у продавца и выдает фискальный чек для покупателя.

Управляющий имеет возможность наблюдать все заказы. Обычно только управляющий подтверждает отказы, возвраты, переносы товаров между покупателями, продажу по свободной цене, дает скидки.

Но установка одной лишь кассовой программы не позволяет обеспечить полный контроль за работой магазина. Для этого требуется организовать количественный учет.

Программа «Калькуляция и склад» обеспечивает ведение складов и учет расходов на производство.

Все проданные через кассу товары автоматически списываются со складов. Таким образом, сравнением реальных и расчетных количественных остатков позволяет обнаружить пути утечки продукции организации. Кроме этого, становится видна реальная доходность магазина.

3. Безопасное и надежное хранение данных (программа ограничения доступа).

Для защиты конфиденциальной информации используются специальные программы, не разрешающие доступ к данным посторонним лицам.

4. Управление световыми и иными электрическими приборами (генератор электрооборудования). Экономия электроэнергии и денег компании. Установка энергосберегающего оборудования.

Расчетно-кассовая система Micros представляет собой аппаратно-программный комплекс для осуществления эффективного управления магазином.

Основой комплекса Micros является рабочая станция (терминал с сенсорным экраном). Рабочие станции устанавливаются в точках продаж на местах в магазине, где вводится заказ и / или осуществляется оплата. Устанавливается удаленный принтер на складе для немедленной печати и формирования заказа.

Все оборудование комплекса Micros рассчитано на долголетнюю эксплуатацию в тяжелых условиях, например на влажных и плохо отапливаемых складских помещениях.

Комплекс Micros предлагает уникальные возможности по учету и контролю за работой магазина, что является необходимым условием для получения максимальной прибыли.

Комплекс Micros может быть объединен в единую систему с системой автоматизации финансово-хозяйственной деятельности 1С Бухгалтерия и автоматизации складского хозяйства 1С Бухгалтерия для обеспечения полного контроля за движением товаров и денежных средств.

Взаимодействие с 1С Бухгалтерия с расчетно-кассовой системой Micros поможет производить автоматическое списание товаров на основе данных об их продажах. В результате этого получается эффективный инструмент контроля за остатками в любой точке на любую дату, что дает возможность проведения плановых и внеплановых инвентаризаций.

По каждому объекту контроля необходимо установлена его периодичность и назначить ответственных. Информация о системе контроля представлена в таблице 3.10.

Таблица 3.10. Система контроля качества ООО «Эксист-Сеть»

№	Название подразделения	Объект контроля	Мероприятия	Периодичность	Ответственный
1.	Склад	Качество товаров	Личный контроль	постоянно	Зав. складом
2.	Склад	Инвентарь и оборудование	Инвентаризация	1 раз в 6 месяцев	Зав. складом
3.	Склад	Чистота помещений	Наблюдение	Постоянно	Зав. складом
4.	Магазин	Качество обслуживания	Наблюдение, книга жалоб и предложений	Постоянно	Управляющий розничным отделом
5.	Магазин	Имущество	Инвентаризация	1 раз в 6 месяцев	Управляющий розничным отделом
6.	Магазин	Качество товара	Инвентаризация	1 раз в месяц	Управляющий розничным отделом
7.	Магазин	Чистота помещения	Наблюдение	Постоянно	Управляющий розничным отделом
8.	Магазин	Выручка	Наблюдение	Постоянно	Управляющий розничным отделом
9.	Компания	Прибыль	Финансовый отчет, бюджет и бизнес-план	1 раз в месяц	Директор

Организация производственного контроля

Организовывать и осуществлять производственный контроль за соблюдением требований промышленной безопасности в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Правительством Российской Федерации.

Сведения об организации производственного контроля за соблюдением требований промышленной безопасности и о работниках, уполномоченных на его осуществление, представляются в федеральный орган исполнительной власти в области промышленной безопасности или его территориальный орган.

В правилах производственного контроля определены основные задачи производственного контроля, к которым относятся:

ѕ Обеспечение соблюдения требований промышленной безопасности в эксплуатирующей организации

ѕ Анализ состояния промышленной безопасности в эксплуатирующей организации, в том числе путем организации проведения соответствующих экспертиз

ѕ Разработка мер, направленных на улучшение состояния промышленной безопасности и предотвращения ущерба окружающей среде

ѕ Координация работ, направленных на предупреждение аварий на опасных производственных объектах и обеспечение готовности к локализации аварий и ликвидации их последствий

ѕ Контроль за своевременным проведением необходимых испытаний, технических освидетельствований и ремонта технических устройств, применяемых на опасных производственных объектах, и поверкой контрольных средств измерений

ѕ Контроль за соблюдением технологической дисциплины

Производственный процесс технического обслуживания автомобилей компании состоит из основных технологических процессов и вспомогательных работ, в основе которых заложен единый технологический маршрут. К основным технологическим процессам относятся: прием и выдача автомобиля; техническое обслуживание, в том числе уборочно-моечные, регулировочные, контрольно-диагностические работы; ремонт, в том числе разборочно-сборочные, восстановительные, жестяно-сварочные, окрасочные противокоррозионные и другие работы и услуги.

Первое и второе технические обслуживания включают контрольно-диагностические, крепежные, регулировочные, смазочные и очистительные работы.

Сезонное техническое обслуживание (СО) проводится два раза в год при подготовке автомобилей к эксплуатации в холодное или теплое время года.

Диагностирование позволяет оценить техническое состояние автомобиля в целом и отдельных его агрегатов и узлов (сборочных единиц) без разборки, выявить неисправности, для устранения которых необходимы регулировочные или ремонтные работы, а также прогнозировать ресурс надежной работы автомобиля.

В компании проводится диагностирование автомобилей с помощью специального оборудования - стендов с беговыми барабанами, имитирующими условия дорожного движения.

Механизированная мойка автомобилей осуществляется с помощью струйных, щеточных или комбинированных установок. Установки или перемещаются относительно неподвижного автомобиля, или автомобиль двигается, а установка неподвижна. Управление моечной установкой осуществляется ручным или автоматическим способом. На посту мойки устанавливается одностоечный гидравлический подъемник или другое подъемное оборудование, обеспечивающие удобный доступ к автомобилю при мойке его нижних частей и агрегатов. Для повышения давления воды применяют электронасосы. Для регулировки подачи количества воды и получения нужной формы струи моечные установки снабжаются моечными пистолетами. Для сохранения чистоты воды и оздоровления окружающей среды посты мойки автомобилей оборудуются грязеочистными сооружениями или оборотным водоснабжением.

При общем диагностировании определяют техническое состояние узлов и агрегатов, обеспечивающих безопасность дорожного движения, и оценивают пригодность автомобиля к дальнейшей эксплуатации.

При поэлементном диагностировании выявляют неисправности, прогнозируют ресурс исправной работы и устанавливают объемы регулировочных и ремонтных работ, необходимых для поддержания исправного состояния автомобиля.

Чтобы проконтролировать качество работ после обслуживания автомобиль направляют на повторное диагностирование, однако это связано с дополнительными затратами и снижает эффективность использования диагностических средств.

На окончательном этапе технологического маршрута технического обслуживания и ремонта на станции, когда выполнены заявленные работы, помимо технического контроля, производится расчет за ремонтные работы, поставленные запасные части, материалы, и автомобиль предъявляется заказчику для получения.

Для облегчения процессов технического обслуживания и ремонта автомобилей в компании широко применяют стационарное оборудование для механизации выполняемых работ. В состав его входят уборочно-моечное, осмотровые канавы, подъемно-транспортное и смазочно-заправочное оборудование.

Уборочно-моечное оборудование размещают на постах линии. Основу его составляет механизированная моечная установка. Для грузовых автомобилей применяют моечные установки струйного типа. Такая установка состоит из двух секций предварительного и окончательного обмыва, рамок смачивания и ополаскивания, двух командоконтроллеров, насосной станции, аппаратного шкафа и светофора. В установке автомобиль перемещается с помощью конвейера, но может двигаться и своим ходом.

Для легковых автомобилей, автобусов применяют щеточные моечные установки. Она состоит из П-образной рамы, на которой в перемещающихся каретках с каждой из обеих сторон закреплены две вертикальные вращающиеся щетки для обмыва передних боковых и задних поверхностей автомобиля. Для обмыва капота и крыши кузова на вертикальных стойках рамы установлена на маятниковой рамке горизонтальная вращающаяся щетка. Перемещение рамки и привод кареток осуществляется тросово-блочной системой с противовесами, а вращение щеток - от индивидуальных электродвигателей.

Осмотровые канавы обеспечивают удобный подход к автомобилю снизу при ТО и ТР.

Тупиковые и прямоточные канавы для удобства обслуживания соединены поперечной траншеей. Входы в траншею или в канавы сделаны не в рабочей зоне (на пути движения автомобиля). Они оснащены ступенчатыми лестницами шириной 0,7 м. Реборды (клинообразные возвышения) канав служат отбоем и направляющей для колес автомобиля при заезде его на канаву. Лампы освещения расположены в нишах стенок канав. Там же хранятся инструменты, мелкие детали. Стенки канав облицованы светлым кафелем, а пол покрыт деревянными решетками.

Подъемно-транспортное оборудование применяют в зонах ТО и ТР на тупиковых и прямоточных постах. К стационарному оборудованию этого типа относят прежде всего подъемники и конвейерные линии. Подъемники оборудованы в большинстве гидравлическим или электромеханическим приводами.

Таблица 3.11. Контроль затрат рабочего времени по элементам и группам рабочих ООО «Эксист-Сеть»

Элементы затрат рабочего времени	Время в часах
Получение задания на работу	0,5
Ознакомление с содержанием работы	1,2
Получение инструмента и все связанные с ним затраты	0,3
Все затраты времени, связанные с получением и сдачей агрегатов, запасных частей и материалов	0,7
Сдача выполненной работы и участие в контроле ее качества	1,3
Время выполнения основной (оперативной) работы	28,3
Постановка автомобиля, агрегата на рабочее место	1,8
Вывешивание или размещение автомобиля или агрегата по рабочему месту	1,0
Организационное техническое обслуживание рабочего места	5,6
Хождение из-за нерационального расположения оборудования и инструмента на рабочем месте	5,5
Ремонт инструмента и оборудования	0,1
Изготовление прокладок, заклепок, шплинтов и т.п.	0,1
Перерывы в работе по причине, зависящей от рабочих	4,4
Перерывы в работе из-за отсутствия агрегатов, запасных частей и материалов	0,02
Перерывы в работе из-за отсутствия инструментов и оборудования	0,0
Простои рабочего из-за отсутствия автомобиля или агрегата	2,68
Перерывы из-за отсутствия рабочего места	0,0
Простои рабочего из-за отсутствия работы	3,3
Простои по вине другого рабочего (поста) производственного участка	2,0
Простои из-за отсутствия задания на работу	0,1

Таким образом, нами сформулированы и проработаны следующие предложения и рекомендации по совершенствованию контроля в компании:

ѕ внедрить систему электронного контроля за исполнением документов.

ѕ внедрить в магазинах новую расчетно-кассовую систему.

ѕ организовать эффективную организацию производственного контроля.

Заключение

В выпускной квалификационной работе был рассмотрен и проанализирован процесс осуществления контроля исполнительской деятельности в компании ООО «ЭКСИСТ - СЕТЬ» как функции управления.

В связи, с чем были изучены теоретические аспекты организации и планирования контроля в компании как функции управления.

Было установлено, что, понятие контроля можно интерпретировать как в узком смысле - как один из этапов процесса управления (или как одна из его функций такой подход, как говорилось выше, распространен на начальных стадиях развития науки об управлении), так и в более широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов. Рассмотрим это подробнее.

Управленческий контроль организации в наиболее узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

ѕ определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

ѕ сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;

ѕ оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;

ѕ выявление причин данных отклонений.

Контроль за исполнением решений является заключительной (завершающей) стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения и достижении организацией поставленных целей.

Главное назначение контроля - в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также в своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели организации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. Следовательно, основная задача контроля состоит в том, чтобы своевременно выявить и спрогнозировать ожидаемые отклонения от заданной программы реализации управленческих решений.