6

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты управленческого контроля в деятельности предприятия

1.1 Роль управленческого контроля на современных предприятиях

1.2 Формы и методы управленческого контроля в организации

1.3 Организация и классификация контроля: цели, функции

2. Оценка системы управленческого контроля в ТОО «Интерстройсервис и К»

2.1 Характристика деятельности и анализ финансово-экономического показателей предприятия ТОО «Интерстройсервис и К»

2.2 Анализ системы управленческого контроля на ТОО «Интерстройсервис и К»

3. Рекомендации по совершенствованию управленческого контроля в ТОО «Интерстройсервис и К»

3.1 Перспективные направления организации управленческого контроля на предприятии

3.2 Совершенствование системы упраленческого контроля в организации

Заключение

Список использованной литературы



Введение

Новые задачи укрепления экономики, повышения благосостояния народа. Казахстану жизненно важно найти оптимальный баланс между экономическими успехами и обеспечением общественных благ. В современном мире это коренной вопрос социально-экономической модернизации. Это главный вектор развития Казахстана в ближайшем десятилетии [1]

В современных условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает гораздо больший спектр планов, гораздо больший объем плановой работы, а соответственно, и контрольной работы, чем при плановой экономике. Поэтому в современных условиях контроль в организациях приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективный управленческий контроль, при прочих равных условиях, является гарантией успешной деятельности организации.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

В связи с этим некоторые исследователи полагают, что сущность управления заключена именно в организации труда работников, между тем, как отношения управления, по их мнению, целиком и полностью адекватны организационным отношениям. Зачастую ставится под вопрос самостоятельность функции "организация" в управленческой деятельности, противопоставляется тезис о том, что якобы все ее функции носят организационный характер.

Причиной подобных взглядов, скорее всего, является все то же терминологическое смешение целевого содержания организаторской деятельности с организационно-технической формой ее осуществления, как и в случае с управленческими отношениями. На самом деле, целевое содержание организаторской деятельности отражается в содержании и направленности решений менеджеров и руководящих органов.

При этом осуществление таких решений просто-напросто невозможно без соответствующей организационно-технической формы. К примеру, организационные решения, в отличие от социальных или экономических, по своему содержанию направлены, в первую очередь, на систему организационных взаимосвязей. В результате реализации организационных решений проявляется именно организационный вид управления, определяющий функцию "организация" в качестве самостоятельного направления управленческой деятельности, требующего постановки соответствующих задач, координации деятельности, контроля, учета и т.п., т.е. организационно-технического обеспечения таких решений.

В данном случае функция организации представляет собой вполне самостоятельную категорию, отличающуюся по своему содержанию от других однопорядковых функций как своей однородностью, используемыми средствами труда, так и способами его осуществления в отношении определения размеров и границ организации, способа упорядочивания элементов организации, элементарной структурной единицы, адаптации организации к изменениям того или иного порядка.

Проблемы организации управленческого контроля занимают одно из первых мест среди многих важных вопросов науки управления. Как и всякая разновидность общественного труда, управленческий контроль имеет решающее значение для той сферы деятельности людей, которая охватывается понятием «управление». Можно и нужно, поэтому вести речь о повышения своего рода производительности труда по управлению и снижению его издержек. От этого во многом зависит гибкость и эффективность самого управления, а следовательно, и развитие хозяйства, культуры и т.п., а также сокращение аппарата.

Понятие контроля можно интерпретировать как в узком смысле - как один из этапов процесса управления (или как одна из его функций), так и в более широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов.

Управленческий контроль в узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями, следующих действий: а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля); б) сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности; в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации; г) выявление причин данных отклонений.

Управленческий контроль в широком смысле в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

Цель дипломной работы состоит в разработке рекомендаций по совершенствованию системы управленческого контроля в ТОО «Интерстройсервис и К.

В соответствии с целью дипломной работы определяющей общую структуру изложения были сформулированы следующие задачи:

- изучить основные формы, методы и роль управленческого контроля на предприятии;

- проанализировать финансово-экономическое состояние и оценить систему контроля управления качеством в ТОО «Интерстройсервис и К»

- определить перспективные направления совершенствования систему управленческого контроля на предприятии

Объектом исследования является ТОО «Интерстройсервис и К.

Предметом исследования является функции и виды управленческого контроля.

Работа состоит из: введения, трех глав, нескольких подразделов, заключния и библиографического списка использованной литературы.



1. Теоретические аспекты управленческого контроля в деятельности предприятия

1.1 Роль управленческого контроля на современных предприятиях

В ходе изучения организаций в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как система обладает рядом специфических свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических и т.д.). Но системно-теоретические исследования организаций и процессов управления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в силу отвлеченного характера общесистемных концепций.

Рассматривая организацию в целом с привлечением системного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный планомерным, правильным расположением частей в целом, определенным взаимосвязями частей. Однако организация обладает специфическими, присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимость разработать специальную теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации:

­ организация представляется как “упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени”;

­ организация может рассматриваться как сложный процесс, основой которого являются все изменения материальных объектов и информации;

­ в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.);

­ в организациях возникают организационные отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.);

­ в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.).

Основными отличиями организации от других систем (например, от биологических) некоторые ученые считают наличие самостоятельных целей системы и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как многоуровневая и организованная по иерархическому принципу [2]

Миллер описывает главную, управленческую подсистему как некоторое решающее устройство, которое состоит из личностей, находящихся на высшем уровне власти и принимающих ответственные для организации решения.

Таким образом, любая организация состоит из подсистем, каждая из которых может рассматриваться как система более низкого уровня. В то же время сама организация , имея некоторое количество уровней подсистем, в свою очередь может рассматриваться как подсистема в системе более высокого порядка (например, предприятие, выступая как самостоятельная система, делится на ряд цехов-подсистем и одновременно как подсистема входит в производственное объединение). Свойство объекта быть одновременно и подсистемой, и сложной системой с наличием элементов подсистем определяется как свойство рекурсивности.

Итак, при изучении организации с позиций системного подхода на первом плане выступают: а) деление организации на подсистемы; б) вертикальные и горизонтальные связи организации. Сравнение схем, построенных на основе простого анализа и системного подхода, показывает, что при системном подходе основное внимание уделяется подсистемам организации и связям между отдельными системными единицами.

Применение системного подхода к исследованию организаций возможно в двух различных вариантах, когда организация рассматривается как закрытая или как открытая система.

Обычно исследователи считают организацию закрытой системой, хотя декларируют необходимость изучения организации в тесном взаимодействии с внешней средой. Как правило, исследователи и практики, рассматривая отдельные структурные единицы организации, занимаясь проблемами управления и применения властного воздействия руководителей и подчиненных и др., лишь частично учитывают влияние внешнего окружения, не задумываясь о том, что организация является неотъемлемой частью внешней среды. Но в случае подхода к организации как к закрытой, самодостаточной системе влияние внешнего окружения учитывается в виде действия отдельных факторов, возмущающих и даже изменяющих внутреннюю структуру организации.

Если организация рассматривается как открытая система, она органично вписывается во внешнее окружение и считается ее подсистемой. При этом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую по периметру исследуемых объектов (по периметру организации) так, что она разграничивает область с меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривой от области с высокой интенсивностью внутри нее. Здесь окружение организации не является пассивным и его можно определить как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов. Системный подход вошел в современную теорию организации управления как особо востребованная методология научного анализа и мышления. Способность к системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю, менеджеру. Системное мышление -- не дело свободного выбора, а производственная необходимость. К сожалению, мышление человека несистемно: люди не успели в процессе эволюции выработать системное видение мира. Наше воображение создает усеченный образ объекта, который требуется изучить, исследовать с целью изменения или усовершенствования объекта. Г.С. Альтшулер в книге «Найти идею» пишет: «Если в задаче сказано «дерево», человек видит именно дерево. Начинается перебор вариантов. Дерево становится то больше, то меньше... Ответ не найден, задача признана неразрешимой. Это обычное мышление. Системное мышление зажигает одновременно, как минимум, три экрана: видны надсистема (группа деревьев), система (дерево) и подсистема (лист). Это минимальная схема. Для решения системных задач требуется включить и другие экраны, которые помогут посмотреть на систему в развитии, во времени. «Девять (минимум девять!) экранов системно и динамично отражают системный и динамичный мир».

Цель системного подхода, -- опираясь на изучение объективных закономерностей развития систем, дать правила организации мышления по многоэкранной схеме.

Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие целостности объекта, на выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую теоретическую картину. В настоящее время под системным подходом понимают направление методологии научного познания и социальной практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем. Соответственно, суть системного подхода в теории организации заключается в представлении об организации как о системе. Кроме этого системный подход представляет любую систему как подсистему: над любой системой есть надсистема, которая находится на более высоком уровне иерархии систем. Системный подход представляет собой определенный этап в развитии методов познания, методов исследования и конструирования, способов описания и объяснения природных или искусственно создававших объектов. Наиболее широкое применение системный подход находит при исследовании сложных развивающихся объектов -- многоуровневых иерархий, как правило, самоорганизующихся биологических, психологических, социальных, экономических и других систем, одним словом, -- организаций [3] .

На основании вышеизложенного сформулируем определение системного подхода.

Системный подход -- это методологическое направление в науке, основная задача которого состоит в разработке методов исследования и конструирования сложноорганизованных объектов -- систем разных типов и классов.

Можно встретить двоякое понимание системного подхода: с одной стороны, это рассмотрение, анализ существующих систем, с другой -- создание, конструирование, синтез систем для достижения целей. Применительно к экономическим организациям чаще всего под системным подходом понимают комплексное изучение объекта как единого целого с позиций системного анализа. Таким образом, системный подход шире системного анализа: системный подход -- это направление, методология, которая немыслима без системного анализа.

Действительно, на практике системный подход реализуется чаще всего в виде системного анализа. Системный анализ используется как один из важнейших методов в системном подходе, как эффективное средство решения сложных, обычно недостаточно четко сформулированных проблем. Соответственно системный анализ сводится к уточнению проблемы и ее структуризации в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождению критериев их решения, детализации целей. Системный анализ можно считать дальнейшим развитием идей кибернетики: он исследует общие закономерности, относящиеся к сложным системам, которые изучаются любой наукой.

Системный анализ -- совокупность методов и средств исследования и конструирования сложных объектов, прежде всего методов обоснования решений при создании и управлении техническими, экономическими и социальными системами.

Применительно к социальным системам системный анализ используется как один из важнейших методов системного управления организацией.

Системный анализ возник в 60-х гг. XX в. как результат развития исследования операций и системотехники. Он применяется главным образом к исследованию искусственных (возникших при участии человека) систем, причем в таких системах важная роль принадлежит деятельности человека. Согласно принципам системного анализа возникающая перед обществом та или иная сложная проблема (прежде всего проблема управления) должна быть рассмотрена в целостном контексте -- как система во взаимодействии всех ее компонентов, чаще всего как организация компонентов, имеющая общую цель. Однако реальные материальные системы архисложны, и поэтому для целей системного анализа используются модели, отражающие свойства реальной системы в определенном приближении, т.е. в процессе системного анализа необходимо построить объяснительную модель, более или менее отражающую реальную систему.

Построение и развитие объяснительных моделей начинается со сбора информации и анализа разрозненных фактов, позволяющих сделать определенные обобщения и выявить эмпирические закономерности. Далее переходят к определению механизмов, реализующих эти закономерности. Можно утверждать: если существует какая-то подтвержденная фактами закономерность, то существуют и механизмы, обеспечивающие проявление этой закономерности. Познание этих механизмов может помочь объяснить и предвидеть поведение системы. В конце концов задача любой науки и есть предвидение. Важной особенностью системного анализа является единство используемых в нем формализованных и неформализованных средств и методов исследования.

При формальном рассмотрении организаций как неких системных единиц используют несложные вспомогательные концепции «черных ящиков» и «белых ящиков».

Черный ящик -- понятие кибернетики, с помощью которого пытаются справиться с трудностями при изучении сложных систем. Представление системы в виде черного ящика означает, что при настоящем уровне знаний мы не можем проникнуть вглубь данной системы (или подсистемы) и разобраться, каковы внутренние закономерности, преобразующие ее входы и выходы. Однако мы можем изучать поведение этих входов и выходов, т.е. зависимость изменений на выходе от изменений на входе. Многократный учет позволяет открыть закономерность между поведением входов и выходов и предвидеть поведение системы в будущем, а значит, управлять ею. Хотя метод «черного ящика» имеет прогностическое значение, он не позволяет вывести конструктивные рекомендации о том, какие необходимы изменения в системе для того, чтобы она лучше функционировала с позиций достижения целей. Иногда, если известен закон преобразования, связь между входом и выходом можно представить в аналитической форме. Таким образом, «черный ящик» -- это объект, который воспринимает входные сигналы и генерирует выходные сигналы, предварительно ассоциируя их с входом по некоторому закону.

Нахождение объяснительных механизмов поведения системы при воздействиях помогает выявить новые закономерности, открыть новые, ранее неизвестные факты.

Представим себе, что мы изучаем принцип работы некоторой неизвестной электрической схемы. Подаем сигналы на ее входы, определяем, как меняются токи и напряжения на выходах, т.е. выявляем некоторые закономерности функционирования, опираясь на известные в электротехнике законы, пытаемся понять, что за схема скрыта в «ящике». Строим модель предполагаемой схемы и проверяем, совпадает ли ее реакция с реакциями «черного ящика». Чем больше совпадений, тем ближе к реальной схеме. Успехи в анализе и конструировании систем могут быть условно представлены как постепенное замещение «черных ящиков» «белыми ящиками».

Белый ящик -- это система, состоящая из известных компонентов, соединенных известным образом и преобразующих сигналы по известным алгоритмам или законам.

Для такой простой задачи системный анализ может считаться выполненным. Но, как правило, для сложных организационных систем он никогда не может быть доведен «до конца» в силу постоянно изменяющихся внешних или внутренних условий.

Наличие группы неуправляемых внешних факторов, различных предпочтений (интересов) у центральных и локальных органов власти и множество прочих факторов усложняют задачу системного анализа. Для оценки результирующего состояния системы требуется проследить множество связей, что практически невозможно. Некоторые из связей не функциональны по отношению к цели системы, к тому же некоторые элементы системы сами могут оставаться «черными ящиками» («темными лошадками», «котами в мешке» и пр.).

Таким образом, говорить следует о модели, с помощью которой можно исследовать свойства и поведение системы.

Представления, которые складываются у нас о тех или иных системах, условимся называть моделями.

Все мышление человека -- по сути моделирование на основании имеющейся информации, и другого способа мыслить у человечества пока нет. Любое представление об объекте (системе), любое обобщение имеет свою область применимости. И в рамках этой области применимости оно будет совершенно правильным, а за пределами -- вполне может оказаться неверным. Многие наши проблемы возникают не потому, что мы пользовались неправильной моделью, а потому, что мы ее применяли не там, где она может работать. С построением мысленных моделей окружающего связана еще одна интересная вещь. Уже давно было замечено, что одно и то же явление можно описать по-разному, построить разные модели, но ни одна из них не будет исчерпывающей.

В разных случаях удобными могут оказаться разные модели одного и того же явления, в зависимости от задачи исследования. Системное мышление требует нового взгляда на модели: не может быть отображена реальность (сложная система) единственно правильной моделью системы. В нашем сознании вполне могут сосуществовать и сотрудничать разные, даже взаимоисключающие модели. И в разных случаях, в разных ситуациях мы сможем применять ту модель, какая лучше будет отражать данное явление в данном случае.

Время «одной, но правильной» модели безвозвратно уходит в прошлое. Слишком много вреда человечеству стало приносить стремление любой ценой к единственной модели -- «истине». Системный анализ учит не противопоставлять модели, а объединять их, пользуясь по любому поводу теми, которые в данном случае, в данной области применимости удобнее, легко переходить с одной модели на другую. Короче говоря, учиться полимодельному мышлению.

Итак, в рамках приведенных определений системный подход и системный анализ выступают в качестве методологии исследования сложных объектов посредством представления их в качестве систем, моделирования этих систем и их анализа. Именно системный анализ позволяет выявить условия, приводящие к наилучшим результатам функционирования и оптимизации системы. При этом любой объект рассматривается не только как неразделимое, единое целое, но и как система взаимосвязанных составных элементов, их свойств и качеств. Соответственно системный анализ сводится к уточнению сложной проблемы и ее структуризации в набор задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, детализации целей, нахождению критериев оптимизации, конструированию эффективной организации для достижения целей.

1.2 Формы и методы управленческого контроля в организации

Необходимость отделения управленческих функций от неуправленческих, связана с преимуществами специализации деятельности. Впервые за отделение управленческих функций от фактического выполнения работы выступила школа научного управления (1885-1920). Процессный подход, предложенный школой административного управления, рассмотрел функции управления как взаимосвязанные, а управление, как процесс, серию непрерывных взаимосвязанных действий или управленческих функций [4].

Почти в каждой публикации по управлению содержится классификация управленческих функций, имеющая хоть какие-то особенности, которые оказывают влияние на определение функции как методологической категории.

Тем не менее многие авторы отмечают два основных момента:

1) однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции управления, вытекающая из специализации управленческого труда;

2) целевая направленность этих работ, то есть отправным моментом для определения объема и направления функций управления являются цели и задачи.

Еще один момент, имеющий принципиальное значение и позволяющий выявить две различные точки зрения на функцию, как на специфическую категорию, - это определение функции, как обособленного вида деятельности. Первая заключается в том, что функция выступает как обособленный вид деятельности, следовательно, выделяются связующие процессы (процесс коммуникаций и процесс принятия решений), которые достаточно сложно или практически невозможно обособить в ограниченном количестве подразделений, так как они связывают все функции управления, необходимые для реализации каждой из них, и поэтому характерны для каждого из подразделений организации. Вторая функция не является обособленным видом деятельности, и связующие процессы включают в процесс реализации функций управления. Точно также функцию координации ряд авторов выделяет в самостоятельную (хотя говорят одновременно о том, что координация является связующей функцией, связывающей воедино все функции управления), а остальные считают невозможным выделение деятельности по координации, так как предполагают, что каждая функция представляет собой деятельность по координации [5] .

Чтобы более четко представить понятие функции управления, необходимо также отметить двойственность, существующую в определении различными авторами разделения труда в управлении. С одной стороны, это специализация и обособление управленческих работ, а с другой стороны, их кооперация и комбинирование (рис. 1).

Комбинирование и кооперация однородных работ предполагает их обособление, поэтому, видимо, ряд авторов не рассматривает функции управления как обособленный вид деятельности, хотя это указывает на наличие связи между функциями и реализующими их подразделениями организационной структуры.

В определении функций получил всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных или специальных функций. Первые рассматриваются, как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе; вторые, как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы.

Рисунок 1 - Двойственность в выделении управленческих функций [5]

Конкретные функции управления представляют собой сочетание общих функций управления с конкретным объектом управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры.

Реальная классификация общих функций во многом определяется целями исследования. По моему мнению, наиболее оптимальной будет следующая классификация функций. Процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Они также считают, что эти первичные функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений, и представляют собой деятельность по координации, а руководство (лидерство) они рассматривают как самостоятельную деятельность.

В нашей стране также существуют различные классификации функций управления, но объединение функций в ограниченное число категорий дает вышеобозначенную классификацию.

Поскольку функции управления характеризуют активность управляющей системы по отношению к объекту управления, то авторы классифицируют их по объективному содержанию, выделяя планирование, прогнозирование, регулирование, организацию, контроль, учет и анализ.

Особенности классификации проявляются в том, что авторы рассматривают координацию как подфункцию организации, что ограничивает сущность координации.

Общие функции отражают основные стадии процесса управления деятельностью организации: формирование целей (необходимо отметить, что все функции формируют цели и этот процесс неразрывно связан с осуществлением функции управления), планирование, организацию, контроль.

Социально-психологические функции менеджмента связаны в основном с характером производственных отношений в коллективе (формируют поведенческие аспекты реализации общих функций). К ним относят делегирование и мотивацию.

Производственные отношения - это отношения, возникающие в процессе производства между работниками по поводу предмета труда; они связаны с распределением прав, обязанностей и ответственности (делегированием полномочий); степенью централизации и децентрализации (имеет выражение в распределении прав, обязанностей и ответственности); групповыми, межличностными взаимоотношениями (групповая динамика), распределением власти и влияния (неформальные связи, при изучении формализованных отношений не учитываются); реализацией определенного стиля руководства (односторонний тип отношений со стороны руководителя к подчиненным); типом культуры, определенными нормами поведения внутри организации.

Но так как мы определились, что функция - это обособленный вид деятельности, то обособленностью обладает только функция мотивации и то не в полной мере, не говоря уже о делегировании и выстраивании норм поведения. Поэтому, видимо, наиболее оптимальным является отнесение к социально-психологическим функциям функции мотивации.

Технологические функции менеджмента - виды деятельности, составляющие содержание технологии труда менеджера: принятие решений и коммуникация. Эти процессы многими авторами выделяются как связующие и представлены как реализующие технологию менеджмента.

С учетом вышесказанного классификацию управленческих функций можно представить следующим образом (рисунок 2).

Таким образом:

1) Общие функции управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления, так как в разных ситуациях различные функции управления могут приобретать доминирующий характер.

2) Общие функции управления не зависят от объекта управления.

Во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам.



Рисунок 2 - Классификация функций управления по характеру процессов управления [6]

Во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности. В этом случае первое понятие характеризует целеполагание, системообразование, второе -- содержательный характер деятельности.

В-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления и к системе управления.

3) Следует отметить, что между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Вместе с тем, во многих практических случаях понимание функций управления, как некоторых «технологических переделов» управленческой деятельности чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из функций требует формирования достаточно определенных профессиональных качеств руководителя.

4) В структуре деятельности руководителей различных уровней функции управления имеют различный удельный вес (определяется экспертным путем).

Классификация конкретных функций управления не менее сложна, чем общих. Так как конкретные функции возникают в результате наложения общих функций управления на специфику объектов управления, то возникают определенные сложности, связанные с необходимостью четкого определения объекта управления. В результате, перечень функций очень зависит от перечня объектов управления и уровня декомпозиции самих функций.

Термин «управленческое решение» включает организационные, психологические аспекты, положения общей теории принятия решений. Ряд специалистов под управленческими решениями понимают «продукт управленческого труда, организационная реакция на возникшую проблему». Другие определяют их как «выбор определенного курса действий из возможных вариантов», «выбор предварительно осмысленной цели, средств и методов ее достижения». В.С. Юкаева считает, что «управленческое решение представляет собой творческий акт субъекта управления (индивидуального или группового лица), определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состоянии».

Управленческое решение -- это результат конкретной управленческой деятельности менеджмента. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений -- это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий выработку и постановку цели; изучение проблемы на основе получаемой информации; выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения; обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения; конкретизацию решения для его исполнителей [17].

В профессиональной управленческой деятельности можно выделить два основных уровня. Первый уровень -- уровень решения управленческих задач. В него входят подуровни:

­ успешная реализация конкретного управленческого решения;

­ успешная реализация типового управленческого решения;

­ успешная реализация типового управленческого решения с самокоррекцией своих действий;

­ успешная реализация типового управленческого решения с его тактической коррекцией.

Второй уровень: уровень решения управленческих проблем. В него входят подуровни:

­ участие в решении управленческих проблем, поставленных и снятых другими;

­ самостоятельная постановка и снятие проблем;

­ полная рефлексивная самоорганизация.

Способность к рефлексии как специальному типу анализа своей деятельности лежит в основании профессионализма управленца. Эта способность, как отмечалось, универсальна относительно конкретной управленческой деятельности и не зависит от типа реальных управленческих процедур.

Анализ наиболее типичных и часто повторяющихся причин и условий успешной реализации решений позволяет определить три важных момента: интерес к результату, интерес к процессу (определение уровня затрат для достижения) и наличие (отсутствие) контроля за реализацией решения. Первые два момента носят субъективный характер и находятся в мотивационной сфере, тогда как третий момент -- есть объективная причина реализации/ нереализации. Основным условием действенности побуждений, а значит и успешной реализации, является оптимальное соотношение ряда взаимодополняющих моментов мотивационной структуры личности: соответствие значимости побуждений типа целей (содержательная сторона) и побуждений типа потребности в процессе деятельности (динамическая сторона).

При принятии решения по реализации поставленной задачи основополагающими факторами являются учет и соотнесение результата и последствий выполняемого решения с функциональными затратами на его реализацию (а именно временными, материальными, нервно-психическими).

Успешная реализация управленческого решения возможна в тех случаях, где наблюдается превышение значимости получаемого результата и последствий ситуации над значимостью требуемых функциональных затрат.

1.3 Организация и классификация контроля: цели и функции

Система контроля - совокупность системы органов и направлений контроля, обеспечивающая соблюдение порядка осуществления и достижения целей, установленных законодательством РК, учредительными и внутренними документами организации.

Достижение указанных целей системы контроля обеспечивается решением следующих задач:

­ соблюдение организацией требований законодательства и внутренних документов;

­ соответствие деятельности организации утвержденной стратегии;

­ должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для принятия эффективных управленческих решений;

­ безошибочность регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации;

­ достоверность, своевременность и полнота составления отчетности;

­ рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

­ соблюдение работниками организации установленных руководством требований, правил и процедур.

Система контроля может подразделяться на контроль и внутренний аудит и их основные задачи также можно разграничить (таблица1) [8].

Внутренние аудиторы работают в службах аудита организаци и выполняют исключительно контрольные и консультационные функции. Внутренние контролеры участвуют в проверках в соответствии со своими ункциональными обязанностями, наряду с выполнением иных управленческих функций. Совместно внутренние аудиторы и внутренние контролеры обеспечивают работу системы контроля организации.

Таблица 1 Основные задачи контроля и аудита

К задачам аудита относятся:	К задачам контроля относятся:
-проведение внутренних аудиторских проверок и информирование совета директоров (комитета по аудиту) и исполнительного руководства об обнаруженных существенных рисках и проблемах контроля; -содействие исполнительному руководству и контрольным подразделениям организации / сотрудникам в разработке планов мероприятий по совершенствованию системы контроля и системы управления рисками; -координирование деятельности с внешним аудитором с целью сокращения общих расходов на аудит; -выполнение других заданий и участие в других проектах по запросам совета директоров (комитета по аудиту).	-документирование ключевых существующих и новых бизнес-процессов, оценка рисков и внедрение процедур контроля; -разработка предложений по оптимизации бизнес-процессов и документооборота, рекомендации по снижению рисков и негативных эффектов их воздействия; -мониторинг эффективности внедренных процедур контроля на периодической основе; -взаимодействие с подразделениями организации по вопросам выстраивания системы контроля.
[9]

Организация системы контроля в общем случае находится под воздействием ряда факторов: отношение руководства к системе контроля; размеры, оргструктура, масштабы и виды деятельности организации; цели и задачи системы контроля; степень механизации и компьютеризации деятельности организации; ресурсное обеспечение; уровень компетентности кадрового состава. По мнению исследователей Морковкиной Е.Б. система контроля организации представляет собой совокупность взаимосвязанных действующих элементов (цель, предмет, объект, субъект, механизм), позволяющая объективно оценить эффективность и результативность финансовых операций организации, достоверность финансовой информации, соответствие этих операций и информации внутренним документам организации [10]. Таким образом, эффективный контроль может быть реализован только в системе контроля посредством взаимодействия всех ее элементов. Данные исследователи представляют схематично организацию качественной системы контроля.

Для эффективного осуществления деятельности организацией необходим непрерывный контроль за:

- соблюдением сотрудниками организации законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности;

- предупреждением конфликтов интересов;

- обеспечением надлежащего уровня надежности, соответствующей характеру и масштабам проводимых банком операций и минимизации рисков банковской деятельности.

Под объектами системы контроля понимается вся совокупность элементов системы коммерческого организации, попадающих в зону действия контроля. К объектам системы контроля относятся: организация деятельности организации; функционирование системы управления банковскими рисками и оценка банковских рисков; распределение полномочий при совершении банковских операций и других сделок; управление информационными потоками (получение и передача информации) и обеспечение информационной безопасности; функционирование системы контроля. Организация системы контроля организации предполагает охват контрольными процедурами всех без исключения сфер деятельности организации (тотальный контроль).

Однако с точки зрения потенциального риска различные операции и сделки, проводимые предприятием, далеко не равнозначны. Риск возможных потерь колеблется от минимального, возникающего при проведении простейших операций, до риска утраты значительной части активов -- при выборе ошибочной стратегии или при ошибках проведения инвестирования. Соответственно отличается и подход к внутреннему контролю: от создания простейших контрольных процедур в рамках бухгалтерского учета до применения сложных технологий оценки и управления риском с участием многих подразделений организации.

Субъекты системы - участники системы контроля, кто главным образом проводит контроль и кто выполняет контрольную функцию («организующий» элемент). К субъектам системы контроля в организации можно отнести: органы управления организации; главного бухгалтера и его заместителей; руководителя и главного бухгалтера филиала организации; подразделения и служащих, осуществляющих внутренний контроль в соответствии с полномочиями, определяемыми внутренними документами организации. Процесс подотчетности субъектов системы контроля организации представлена на рисунке 3 [11].

6

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Процесс подотчетности субъектов системы контроля к организации [ 11]

В системе управления банком задача службы аудита состоит, прежде всего, в разработке действенной системы контроля, четком методическом и организационном ее обеспечении, периодической оценке состояния контроля, а в случае недостаточности его на тех или иных участках - в непосредственном его осуществлении, подготовке выводов и предложений по повышению эффективности деятельности организации.

План департамента аудита должен соответствовать следующим параметрам:

составляться департаментом аудита и утверждаться главным исполнительным лицом предприятия или советом директоров;

включать график и периодичность планируемой работы по внутреннему аудиту;

иметь в основе методологию оценки контроля над рисками;

при анализе рисков проверять все направления деятельности и все подразделения организации, а также всю систему контроля;

быть реалистичным, то есть включать в себя запас времени для выполнения других задач и другой деятельности, таких, как специфические проверки, вынесение заключений и обучение;

регулярно пересматриваться и при необходимости обновляться [7].

Таблица 2 Элементы механизма системы контроля организации

Контрольная среда	Регламентация	Контрольные процедуры	Мониторинг системы контроля
представляет собой фундамент для всех остальных элементов системы контроля, обеспечивающий дисциплинированность сотрудников. Данное понятие характеризует общее отношение, осведомленность и практические действия, мероприятия и процедуры руководства организации, направленные на установление и поддержание системы контроля	представляет собой систему нормативных документов, регулирующих деятельность организации, его подразделений и сотрудников. Она включает разработку, принятие и соблюдение нормативных документов	представляет собой методы и правила, дополняющие элементы контрольной среды, разработанные администрацией для достижения стоящих перед банком целей. Это процесс взаимодействия и функционирования отдельных элементов системы контроля. Контрольные процедуры направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть при проведении операций	предполагает осуществление на постоянной основе наблюдения за функционированием системы контроля в целях выявления сбоев в ее работе, оценки степени ее соответствия задачам деятельности организации, разработки предложений и осуществления контроля за реализацией решений по ее совершенствованию. Мониторинг системы контроля осуществляется руководством и служащими различных подразделений, включая подразделения, осуществляющие сделки и их отражение в бухгалтерском учете и отчетности, а также службой контроля
[7]

Механизм системы контроля в организации -- «образующий» элемент системы, то есть то, посредством чего обеспечивается непосредственное проведение контроля. Элементами механизма системы являются: контрольная среда, регламентация, контрольные процедуры, мониторинг системы контроля (таблица 2). Следует отметить, что международные нормы регулирования систем контроля кредитных организаций, все шире применяются в практике. План проведения проверок, осуществляемых службой контроля, должен включать в себя график проверок и составляться, исходя из принятой в организации методологии оценки управления рисками, учитывать как изменения в системе контроля, так и новые направления деятельности организации.

При составлении графика должна учитываться установленная в организации периодичность проведения проверок по направлениям деятельности структурных подразделений и организации в целом.

Разработанные службой контроля планы работы должны согласовываться с единоличным и (или) коллегиальным исполнительным органом и утверждаться советом директоров (наблюдательным советом) организации. Отчеты о выполнении планов представляются не реже двух раз в год совету директоров (наблюдательному совету).

Положение организации также предполагает, что по каждому включенному в план направлению (вопросу) деятельности организации должна разрабатываться отдельная программа проверки. Она должна содержать цели проверки, определять ключевые риски и механизмы обеспечения полноты и эффективности контроля в проверяемом направлении деятельности предприятия, охватывать все направления системы контроля и основываться на собственных обоснованных методиках службы контроля по выявлению и оценке рисков [8].

Следует отметить, что отсутствие в организации таких программ является нарушением и при проведении инспекционных проверок может стать основанием для замечаний со стороны надзорного органа.

На современном этапе задачи этой службы уже не ограничиваются предупреждением кризисных ситуаций и проверкой соответствия внутренним процедурам и нормативным требованиям. На первый план выходят такие вопросы, как оптимизация бизнес-процессов. Все большее значение приобретает обеспечение эффективной поддержки руководства в различных областях деятельности. Все это, естественно, отражается в планах, и уже по их состоянию можно судить о профессионализме деятельности службы контроля.

При составлении плана проверок следует выявить и спрогнозировать зоны повышенного внимания. Это, прежде всего, те направления деятельности конкретной организации, которые характеризуются (или будут характеризоваться) наиболее высоким уровнем риска. Тщательной проверке целесообразно подвергать те структуры и виды деятельности, которые не проверялись службой контроля в предыдущем периоде, либо проверки были, но выявили значительные недостатки с точки зрения контроля. Следует учитывать также состав филиальной сети и других внутренних структурных подразделений, их географическую удаленность, численность, характер выявленных нарушений и другие особенности [9].

В общем виде алгоритм проверки службы контроля состоит из следующих этапов: план проверки, график проверки, программа проверки, проведение проверки, оценка полученной информации, сообщение результатов, отслеживание исполнения рекомендаций и принятых решений (рисунок 4).

6

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4 - Этапы проверки службы контроля [9]

В развернутом виде процесс проведения проверок состоит из следующих основных этапов:

определение области проверки;

проверка;

подготовка проекта заключения по результатам проверки;

выработка совместно с руководителем проверяемого подразделения дальнейших действий по устранению выявленных отклонений;

подготовка окончательного заключения по результатам проверки, которое должно содержать как сведения о выявленных нарушениях, так и рекомендации по их устранению;

ознакомление с заключением исполнительного органа и совета директоров (наблюдательного совета) организации, а также руководителя проверяемого подразделения;

осуществление мониторинга и совместно с руководителем проверяемого подразделения корректировка действий по устранению выявленных отклонений, ознакомление с результатами руководства организации.

Таким образом, завершенный цикл проверки должен предусматривать также и контроль за исполнением рекомендаций и указаний, направленных на устранение нарушений. В связи с этим в практической деятельности службы контроля, помимо плана проведения проверок, должен быть и план мероприятий по осуществлению последующего контроля, включающий, в том числе, повторные плановые и внеплановые проверки.

В течение года в план могут вноситься изменения, например, после получения предписания контролирующего органа с требованием устранить выявленное нарушение. По согласованию с советом директоров (наблюдательным советом) служба контроля может проводить внеплановые проверки. Организации могут отражать их в своих внутренних документах, в частности, в положении о службе контроля.

Под системой управлением риском понимается «совокупность приемов (способов и методов) работы персонала организации, позволяющих обеспечить положительный финансовый результат при наличии неопределенности в условиях деятельности, прогнозировать наступление рискового события и принимать меры к исключению или снижению его отрицательных последствий» [5].

Основная задача системы контроля в сфере управления рисками заключается в установлении механизма принятия организацией оптимального уровня риска. Для её реализации организация осуществляет контроль за функционированием системы управления рисками, оценку рисков, контроль за распределением полномочий и за управлением информационными потоками (таблица). Оценка рисков предусматривает выявление и анализ внутренних (сложность организационной структуры, уровень квалификации служащих, организационные изменения, текучесть кадров и т.д.) и внешних (изменение экономических условий деятельности организации) факторов, оказывающих воздействие на деятельность организации в порядке, установленном внутренними документами организации, регулирующими порядок оценки основных рисков.

Качественный анализ - это анализ источников и потенциальных зон риска, определяемых его факторами. Поэтому качественный анализ опирается на четкое выделение факторов, перечень которых специфичен для каждого вида риска.

Количественный анализ - это анализ, при котором преследуется цель численно определить степень риска. В таком анализе условно выделяем несколько блоков: выбор критериев оценки степени риска; определение допустимого для организации уровня отдельных видов риска; определение фактической степени риска на основе отдельных методов; оценка возможности увеличения или снижения риска в дальнейшем.