Анализ системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"

Помимо названных, кадровые службы должны использовать при оформлении документов Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), который содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правами и обязанностями юридического лица [15].

Третья группа нормативных документов представлена ведомственными нормативными актами по организации труда. Среди них надо выделить прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Министерством труда РФ, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. В данном нормативном документе содержатся квалификационные характеристики специалистов, руководителей и технических исполнителей. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в частности, инспекторами по кадрам. Он создает основу для разработки должностных инструкций, закрепляет функции кадровой службы косвенно, через регламентирование основных видов работ, выполняемых работниками кадровой службы.

Кроме этого норматива, кадровые службы должны пользоваться и Тарифно-квалификационным справочником, в который включены постановления Правительства РФ о дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тариф-ион сетки, единая тарифная сетка по оплате труда работников бюджетной сферы, разряды оплаты труда в соответствии с ней, диапазон разрядов для различных категорий и должностей работников, а также тарифные ставки (оклады) и тарифные коэффициенты по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по общеотраслевым должностям служащих являются основой дифференциации в уровне оплаты труда работников, основой разработки должностных инструкций[10].

В справочник включены также тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, которые состоят из двух разделов: "характеристика работ" и "должен знать", и алфавитный указатель профессий рабочих.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров разработаны Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социальных вопросов еще в СССР как методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой, второе его назначение - обоснование численности работников кадровой службы, так как трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. Нормативы определяют затраты времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету. В нормативной части этого документа даны не только нормы времени на выполнение работ, связанных с учетом личного состава, но и подробное описание отдельных функций (например, оформление документов при приеме на работу включает в себя ознакомление с личными документами работника, подготовку приказа о приеме на работу, заполнение личной карточки и т. д.). Таким образом, Межотраслевые укрупненные нормативы времени являются своеобразным пособием по делопроизводству кадровой службы, так как содержат перечисление всех необходимых операций по документированию, излагают последовательность работы с документами, устанавливают технологию регистрации ряда документов (приказов, трудовых книжек и др.), порядок хранения документов отдела кадров[15].

Таким образом, существующая законодательная и нормативно-правовая база кадрового делопроизводства представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда, Госстандарта. Часть из названных документов полностью посвящена отдельным вопросам кадрового делопроизводства, некоторые только затрагивают процессы создания и оформления документации по личному составу. Работники кадровых служб должны быть знакомы с этой нормативной базой, ориентироваться в ней, использовать как основу для своей ежедневной работы.

1.4 Методы исследования информационных проблем организации

Вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного и документационного обеспечения должна постоянно анализироваться и совершенствоваться.

Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:

- распознание проблем и проблемных ситуаций;

- определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития;

- установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления);

- нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;

- разработка вариантов решения проблем;

- выбор оптимального варианта решения - проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.

В реальной практике все эти работы находятся в тесной взаимосвязи, характеризуя при этом степень профессионализма исследователей, конкретные цели и задачи их деятельности.

Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше [5].

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов [25].

Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях.

Целью исследования информационных потоков (в том числе и документопотоков) является изучение и формализация информационных процессов, для выявления и решения информационных проблем. Исследования проводятся по заранее разработанной программе [19].

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить. При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

- назначение документа;

- количество одновременно выписываемых экземпляров;

- наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

- кем заполняются реквизиты и их показатели;

- правила формирования показателей;

- значимость каждого показателя;

- периодичность составления документов;

- частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил -- процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования движения документов применимы три основных метода. Метод инвентаризации, метод типических групп и графический метод. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко [8].

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро - уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации. Основные элементы потока -- документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и срок выполнения работ для каждого подразделения организации, излишний контроль за работой, полное отсутствие контроля, применение различных документов вместо одного составленного в нескольких экземплярах, излишне длительное хранение документов, неоправданные задержки в обработке документов, а также излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями[16].

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро - уровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности. Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления [14].

Также для исследования информационных проблем организации можно использовать методы:

1.Метод изучения документов:

- законодательных и нормативных документов, в которых имеются данные о создании, задачах и функциях организации (устав, положения об отделах, инструкции и т.д.);

- разных учетных документов, форм, перечней и сведений, содержащих информацию о состоянии организации (оперограммы, журналы регистрации и т.д.).

2.Наблюдение.

3.Фотография рабочего дня (ФРГ). Этот метод заключается в определении содержания труда, количества единиц работы и затраты рабочего времени, а также изучением вопроса связанного с повышением эффективности труда работников. Для проведения ФРГ необходим комплект документов: наблюдательный лист; баланс рабочего времени. Технология проведения ФРГ содержит этапы: наблюдение, сводка по группировочным признакам; анализ полученных результатов.

4.Самофотография рабочего дня (СФРД). Если ФРД проводится посредством наблюдения за работником, то СФРД составляет сам работник.

5.Хронометраж. Применяется для определения или уточнения затрат рабочего времени на технические типовые операции для установки норм выработки.

6.Опрос:

- устный опрос. Проведение бесед (интервью) с сотрудниками организации, чтобы уточнить данные, полученные другими методами,

- анкетирование. В отличие от устного опроса требует меньших затрат времени, а так же удобен для обработки данных, т.к. информация фиксируется на опросных листах.

Для исследования информационных проблем организации необходимо комплексное использование перечисленных выше методов.

Вывод

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности. Она может приниматься работниками к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений [25].

Управление организациями в условиях рыночной экономики значительно сложнее, чем в централизованной командно-административной системе. Это связано как с расширением их прав и ответственности, так и с необходимостью более гибкой адаптации к изменениям в окружающей среде. Возникают новые цели и задачи, которые раньше организации самостоятельно не решали и даже не ставили; создаётся много новых предприятий; под влиянием процессов приватизации меняются формы собственности; налаживаются новые хозяйственные связи; формируются рыночные механизмы управления. Все возникающие в связи с этим проблемы невозможно решить без современного профессионального управления. Более того, по мере укрепления новых социальных и экономических отношений его роль будет расти, так как управление - это мощный двигатель и ускоритель общественного развития.

2. Анализ системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"

2.1 Краткая характеристика объекта исследования

Общество с Ограниченной Ответственностью "Астраханский Домостроительный Комбинат" - многопрофильное предприятие стройиндустрии и строительно-монтажных работ.

Основной и характерной чертой предприятия является выполнение строительно-монтажных работ, прокладка инженерных коммуникаций и благоустройство территории.

Предприятие было создано в ноябре 1994 года.

Полное наименование предприятия: Общество с Ограниченной Ответственностью "Астраханский Домостроительный Комбинат", далее по тексту ООО "АДСК".

Сокращенное наименование предприятия ООО "АДСК". Местонахождение ООО "АДСК": 414032, г. Астрахань, ул. Энергетическая, 3.

Основной целью деятельности предприятия является - получение прибыли.

Для получения прибыли ООО "АДСК" осуществляет такие виды деятельности:

- Строительство зданий и сооружений;

- Ремонтно-строительные работы;

- Производство сборного железобетона;

- Производство бетонных товаров строительных растворов и т.д.,

- Производство металлоконструкций;

- Деревообработка, производство столярных изделий;

- Транспортные услуги.

Основными задачами предприятия является:

- Своевременное и качественное выполнение по строительству и вводу в действие мощностей и объектов строительства, выполнение комплекса специальных строительных и монтажных работ;

- Повышение эффективности строительного производства, экономии всех видов используемых ресурсов, внедрение науки и техники;

- Деятельность и услуги в условиях рыночной экономики, обеспечивающих проведение эффективной экономической и коммерческой работы;

- Развитие подсобно-высокой рентабельности работы и улучшение социального положения работников ООО "АДСК".

ООО "АДСК" имеет круглую печать, штампы и бланки со своим наименованием.

2.2 Характеристика организационной структуры управления ООО "АДСК"

Чтобы управлять организацией, необходимо определенным образом связать цели, людей и виды выполняемых ими работ между собой. Для этого создается организационная структура управления, и составляются должностные инструкции на всех членов организации, в которых оговариваются права, ответственность и обязанности каждого.

Возглавляет предприятие директор. Он осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово - экономической деятельностью предприятия. Директору непосредственно подчиняются секретарь, гл. инженер, зам. директора по капитальному строительству, зам. директора по общим вопросам, отдел кадров, гл. бухгалтер, зам. директора по снабжению, начальник службы охраны и юридическая служба.

Главный инженер осуществляет контроль за работой полигона, занимающегося производством железо-бетонных изделий, начальником строительно-монтажного участка, который осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельности участка, столярного цеха, занимающегося деревообработкой и производством столярных изделий, энерго-механической службой, организующей техническую эксплуатацию и своевременный ремонт энергетического и природоохранного оборудования, а также обеспечение производства электроэнергией, цеха транспорта и механизации, осуществляющего транспортные услуги.

Зам. директора по капитальному строительству руководит работой производственно-экономического отдела, выполняющий работу по осуществлению экономической деятельности предприятии, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, отдела капитального строительства, занимающегося разработкой бизнес-планирования, получает все необходимые разрешения и согласования для строительства, предварительно проводит отбор проектировщиков, подрядчиков, организует экспертизу проекта.

В подчинении гл. бухгалтера находится бухгалтерия, осуществляющая организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Зам. директора по снабжению руководит работой отдела снабжения, занимающегося материально-техническим обеспечением предприятия.

Начальник службы охраны организует и координирует работу по охране труда на предприятии, участвует в расследовании несчастных случаев на предприятии и разработке мер по их предотвращению, организует проведение проверок, обследований технического состояния зданий, сооружений, оборудования на соответствие их требованиям нормативных правовых актов по охране труда, проверок эффективности работы вентиляционных систем, состояние санитарно-бытовых помещений, средств коллективной и индивидуальной защиты работников.

В организации отсутствует служба ДОУ, работу с документами в основном ведет секретарь, также в каждом структурном подразделении по приказу назначен ответственный за ведением делопроизводства в отделе.

Работу с документами по личному составу осуществляет отдел кадров в его обязанности входит:

- комплектование предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий,

- учет личного состава,

- ведение установленной документации по кадрам и т. д.

На секретаря возлагаются следующие обязанности прием и первичная обработка, регистрация документов, передача, хранение, контроль исполнения документов, составление писем, запросов и иных документов, а также секретарь выполняет отдельные поручения руководителя.

2.3 Анализ нормативно-правовой документации документационного обеспечения управления на предприятии ООО "АДСК"

Любой документ на предприятии функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности называется системой документации.

ООО "АДСК" в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями Правительства РФ, Президента РФ, министерств и ведомств, Гражданским, Трудовым и Пенсионным кодексами РФ, приказами Дирекции предприятия, правилами, инструкциями и положениями, разработанными на предприятии.

Основными законодательными и нормативно-правовыми документами, регламентирующими деятельность предприятия, являются:

- Федеральный закон от 8 августа 2001г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц",

- штатное расписание,

- положение о структурных подразделениях,

- должностные инструкции работников и т д.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно - методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К таким документам относятся:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

- ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Требования к оформлению.

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (от 2000 года, в навой редакции 27.10.2003 года).

- Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

- Стандарты серии ИСО 9000 -- пакет документов по обеспечению качества.

Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003) являются основополагающими документами "Системы качества", по ним могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, в нем описывается система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по "управлению документацией и данными".

- Нормативные материалы по труду (нормативы времени, численности, обслуживания, единые и типовые нормы времени, выработки, управляемости и др.). Например, "Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления" (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995), "Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления" (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993).

- Документы по охране труда и технике безопасности. Это санитарные правила и гигиенические нормативы, правила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др. Например,"Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПиН 2.2.2.542-96)".

- Документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности (инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о отделах и др.).

В ходе анализа было установлено, что на предприятии присутствуют нормативно-правовые документы, регламентирующие документационное обеспечение управления на предприятии. Однако последние законодательные акты, положения, указы используются более ранних версий, что естественно не может не привести к нарушению по ведению документации.

2.3.1 Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения. Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы, созданные в деятельности ООО "АДСК" выполняют ряд важных функций:

- информационную, являющуюся носителем и источником информации;

- управленческую, позволяющую организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

- правовую, которая служит юридической основой производственной деятельности, и подтверждает факты, а также удостоверяет сведения и показатели;

- коммуникативную, которая является основой для организации обмена информацией и общение между различными объектами;

- учетную, накапливающую сведения за определенные периоды времени и позволяющая их анализировать, выявлять тенденции и закономерности;

- социальную, отражающую социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

- культурную, являющуюся памятником культуры данной эпохи, которая показывает специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

- историческую, являющуюся источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, которая полнее и конкретнее других раскрывает исторические события, подтверждает и дополняет факты, а также восстанавливает историческое прошлое стран и народов.

Все создаваемые управленческие документы "обслуживают" определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например система организационно-распорядительной документации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптиальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов.

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

На предприятии ООО "АДСК" используются следующие электронные шаблоны документов организационно-распорядительные - распоряжения, решения и т.д., а также справочно-информационные - докладные записки, предложения, акты, справки.

Однако такой основной организационно-распорядительный документ, как приказ в электронную форму не переведён и специалист по кадрам постоянно при необходимости вбивает его в ручную или переделывает из ранее созданного (Приложение А).

Унифицированная система документации - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Рассмотрим более подробно документы, применяемые в управленческой деятельности ООО "АДСК".

2.3.2 Система организационно-правовой документации

ООО "АДСК" в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руководствуются следующими организционно - правовыми документами:

- уставом,

- положениями,

- правилами,

- инструкциями.

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией. Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. В уставе предприятия определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью. А также содержатся другие сведения, предусмотренных законом для юридических лиц соответствующего вида.

Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующие специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. На предприятии ООО "АДСК" применяется инструкция по технике безопасности, инструкция по делопроизводству и т.д.

Отдельная разновидность этого вида документа - должностная инструкция, определяющая организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности. В ООО "АДСК" имеется должностная инструкция на каждого работника предприятия.

Должностная инструкция состоит из разделов - общая часть, функции, обязанности, права, взаимоотношения, ответственность работника и др. В общей части указывают основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования, подчиненность. В разделе "функции" определяют предмет, содержание и перечень видов работ.

2.3.3 Система распорядительной документации

Одной из важнейших подсистем управленческой документации является система организационно-распорядительных документов. Основными видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности организационно-распорядительных документов ООО "АДСК" являются:

- постановление,

- приказ,

- распоряжение,

- решение.

Постановление - нормативный акт, принимаемый в коллегиальном порядке для решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию. Постановлениями также называют совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами. В ООО "АДСК" постановления приходят с вышестоящих органов власти. Так, например отдел кадров постановления получает с пенсионного фонда, с военкомата и т.д.

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. Приказ издают на основе и для исполнения законов, постановлений и распоряжений правительства, указов и директивных указаний вышестоящих органов и для выполнения производственной деятельности предприятия.

На объекте исследования существует следующий порядок создания приказа, проект приказа согласовывается с заместителем руководителя организации, с руководителями структурных подразделений, с юристом организации.

Распоряжение - утверждает задание руководителя учреждения или его заместителя на работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами.

В ходе анализа было выявлено, что для оформления документов в ООО "АДСК" используют устаревший ГОСТ.

Проверка правильности оформления документов за 2007 год показала, что 32 документа оформленные с нарушением положения ГОСДОУ, ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 и инструкции по делопроизводству. Например, за провинность работника понизили в должности, но подпись (ознакомлен) должностного лица на документе, а именно в приказе № 345 от 21.12.2007 года отсутствовала, также к этому документу не были прикреплены объяснительные.

Это считается нарушением ст. 1131 положения Государственного Общероссийского Стандарта Документационного Обеспечения Управления далее (ГОСДОУ).

2.3.4 Система справочно-информационной документации

Процесс принятия управленческих решений основан на сбор и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы - акты, справки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

В ООО "АДСК" используют следующие справочно-информационные документы:

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. На объекте исследования акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

На объекте исследования существуют акты на инвентаризацию денежных средств, инвентаризация основных средств и т.д.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В ООО "АДСК" обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или предприятия. Составляется докладная записка по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

2.4 Анализ работы с документами

Документационное обеспечение деятельности предприятия осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая имеется в каждом структурном подразделении. В аппарате предприятия действует смешанный порядок делопроизводства, при котором часть операции с документами (прием, регистрация, учет и контроль за исполнением, отправка корреспонденции, учет и регистрация издаваемых приказов, распоряжений, инструкций, указаний, входящей и исходящей почты и т.д.) осуществляются, как было сказано ранее секретарем, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

- для обеспечения сохранности документов;

- для удобства поиска документов;

- для учета и контроля исполнения документов.

В инструкции по делопроизводству не закреплено деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Все документы в организации делятся на - входящие, исходящие и внутренние. Поступающие на предприятие документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. К входящим документам относят - заявки, претензии, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы. В ходе анализа объема документов, поступивших в организацию, исходящих из нее и созданных ею за последние 3 года были использованы следующие методы - наблюдения, опроса графического и статистического. Из приведенной ниже таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и темпы роста документов по годам.

Таблица 2 - Количественный состав документов и изменение объема документооборота

Название документа	Количество документов	Отклонения
	2005	2006	2007	Документов 2006 г. к 2005 г.	Документов 2007 г. к 2006 г.
Входящие	3240	3344	4568	104	1224
Исходящие	2500	3255	5509	755	2254
Внутренние:	5370	6541	9889	1171	3348
В том числе приказы	2367	3741	5690	1374	1949
-приказы по основной деятельности	756	1368	1989	612	621
-приказы по командировкам	528	945	1264	417	319
-приказы по личному составу	1083	1428	2437	345	1009
Итоги в год, квартал	11110	13140	19966	2023	6826
В среднем за день	39	46	69

Графический метод исследования анализа документооборота отражен на рисунке 3.

Рисунок 3 - Анализ документооборота в ООО "АДСК" за 2005 - 2007гг.

Из рисунка видно, что все документопотоки в 2007г. по отношению к 2006 и 2005гг. возросли. Также используя графический метод исследования была построены диаграмма отклонений 2007г к 2006г., что отражено на рисунке 4.

Рисунок 4 - Процентное соотношение 2007г. к 2006г.

В ходе анализа можно сделать вывод, что в организации преобладают внутренние документы, исходящие документы в процентном соотношении в 2006г. к 2007г. составляют 32%, по отношению к входящим документам 18%, а к внутренним 49%, .

Данная ситуация сложилась в связи с тем, что увеличилось число работающих в связи с тем , что предприятие расширило свои сферы деятельности, а как следствие увеличился объем выполняемых их услуг.

Также хотелось бы отметить об увеличении переписки с организациями и предприятиями города Астрахани и Астраханской области.

Используя методы графического анализа, был также проведен анализ процентного соотношения документов 2006г. к 2005г., что отражено на рисунке 5.

Рисунок 5 - Анализ процентного соотношения документов 2006 г. к 2005г.

Из представленной диаграммы видно, что доля внутренних документов составляет 58%.

Это связано, прежде всего, с тем, что в этот период времени, а именно в 2005 году предприятие испытывала некие финансовые и производственные трудности, а именно нехватка специалистов в области строительства, отсутствие заказов и т. д.

Также был проведен анализ объема документооборота за первый квартал 2007 и 2008гг.

Таблица 3 - Первый квартал 2007 и 2008 гг.

Название документа	Кол-во документов за 1 кв. 2007	Кол-во документов за 1 кв. 2008
Входящие	980	1606
Исходящие	1198	1488
Внутренние:	2119	2253
В том числе приказы	1550	1855
-приказы по основной деятельности	502	612
-приказы по командировкам	456	571
-приказы по личному составу	592	672
Итоги в квартал	4297	5347
В среднем за день	60	74

Представленная диаграмма показывает, что наблюдается рост внутренних документопотоков, что отражено на рисунке 6.

Рисунок 6 -Анализ документооборота за 1 кв. 2007 и 2008гг.

В ООО "АДСК" для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов используется журнальная регистрация. Журналы регистрации заполняются вручную. Каждое подразделение ведёт свои журналы. Общая регистрация ведётся только в части корреспонденции, адресованной руководителю, что приводит к ослаблению контроля исполнительской дисциплины.

В ходе анализа были выявлены факты потери документов, несвоевременной подготовки и исполнения.

Так, например, только за 1 квартал 2008 года было утеряно 15 документов. Данные потери наблюдались и раннее, но со временем часть документов была найдена в других структурных подразделениях. По фактам утери в организации проводятся служебные расследования. Согласно служебного расследования по факту утери документов только в августе месяце 2007 года предприятие понесло убытки в размере 75000 рублей.

Рассмотрим данную ситуацию. Строительная компания "Строитель" обратилась в ООО "АДСК" о поставке бетона. В отдел доставки было направленно письмо за № 465 от 23.08.2007 года. Так как заключением договоров поставки данный отдел не занимается, он передал данный документ в соответствующее структурное подразделение, предварительно зарегистрировав его и присвоив соответственно порядковый номер № 193 от 25.08.2007 года.

Не дождавшись ответа и товарной продукции строительная компания "Строитель" обратилась повторно с просьбой о поставке товара. ООО "АДСК" поставил продукцию 19.09.2007 года, а в ноябре месяце было найдено первое письмо № 465 от 23.08.2007 года. По найденному документу было повторно произведена продукция и отправлено в строительную компанию "Строитель". Однако "Строитель" отказался её принять, так как необходимости в ней уже не было. В результате бетон вышел из срока годности.

Предприятие понесло убытки в сумме 75000 руб.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей корреспонденции.

Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Процесс регистрации входящего документа можно представить в виде схемы, представленной согласно рисунка 7.

Прием и первичная обработка документов, приходящие на адрес руководителя или предприятия осуществляет секретарь. Получив входящий документ-письмо, секретарь, проверяет целостность конверта, регистрирует его и передает документ на резолюцию директору. Регистрация осуществляется на основании положения о делопроизводстве и ГОСТ Р 6.30-1998, а также по установленным правилам организации, что является нарушением в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003г.

Рисунок 7 - Движение входящего письма

Рассмотрев документ, директор ставит свою резолюцию и возвращает письмо секретарю для передачи на исполнение. Секретарь передает документ гл. инженеру, который в свою очередь ставит свою резолюцию и устанавливает контроль исполнения документа. Заявка передаётся на исполнение начальнику полигона. Начальник полигона, исполнив документ, отчитывается об исполнении документа гл. инженеру, который отчитывается директору. Документ считается исполненным, снимается с контроля и передается секретарю на хранение. Секретарь подшивает документ в дело.

Рассмотрим процесс движения исходящей и внутренней документации, представленной согласно рисунка 8 и 9. Подготовив документ-просьбу гл. инженер передает секретарю на редактирование.

Секретарь, после редактирования, передает документ на утверждение директору.

Рисунок 8 -Движение исходящего письма (просьба)

Директор утверждает и возвращает секретарю для отправки адресату. Секретарь регистрирует документ и отправляет адресату. Копию подшивает в дело.

Рисунок 9 -Движение внутреннего документа (заявка)

Подготавливает документ (заявка) гл. инженер, передает секретарю. Секретарь передает на согласование директору. Руководитель утверждает и передает секретарю на регистрацию. Секретарь регистрирует документ и передает гл. инженеру. Инженер передает в структурное подразделение. Отчитывается после проделанной работы перед директором. Секретарь подшивает копию в дело.

Рассмотрим процесс движения входящей корреспонденции, построив оперограмму, представленную согласно рисунка 10

Из оперограммы видно, что весь контроль за исполнением документа возложен на гл. инженера, много времени уходит на передачу документа от одного должностного лица к другому. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Дата исполнения гл. инженер указывает в резолюции руководителя структурного подразделения и фиксируется в журнал.

Гл. инженер еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов и информирует руководителя предприятия, в части корреспонденции адресованной ему на исполнение.

Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение документов осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

Рисунок 10 - Оперограмма движения входящей корреспонденции ООО "АДСК"

делопроизводство документационный управление автоматизация

Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение всех документов поступающих на предприятия независимо от адресата осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура предназначена для:

- группировки исполненных документов в дела;

- учета и обеспечения сохранности дел;

- оперативного поиска документов в делах.

В ООО "АДСК" номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем предприятии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел.

Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер. Например, в ООО "АДСК" номенклатура дел отдела кадров находится под № 02. Образец документа представлен в Приложении Б.

Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в государственный архив.

Проанализировав маршруты движения документопотока можно отметить, что схемы имеют много нерациональных возвратных шагов. Маршруты движения требуют сокращения. При передаче документов электронная связь не используется. В практической деятельности организации встречается ряд проблем в ведении документационного процесса а именно:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначения и источник которых неясен;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратиться много времени.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций и обеспечивать их эффективное функционирование.

2.5 Анализ инфраструктуры в ООО "АДСК"

В ООО "АДСК" в каждом структурном подразделении имеют свою персональную техническую базу и программно - аппаратное обеспечение.

АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

В организации используются следующие программные продукты

Так например, в бухгалтерии используется:

- 1С: Предприятие 7.7 - программа предназначена по расчетам заработной платы и налогов в бухгалтерии;

- программа "Гранд-Смета" используется для создания различных смет;

- программа "Архикад" для создания чертежей.

У каждого работающего служащего организации имеется свой персональный компьютер и техническое оснащение.

В АРМ секретаря входит персональный компьютер (ПК), многофункциональный офисный комбайн (объединяющий в себе копир, сканер и принтер), телекоммуникационные средства (факс, телефон) и средства малой оргтехники. В Таблице 4 приведена конфигурация, ПК в ООО "АДСК".

Таблица 4 - Конфигурация персонального компьютера

Процессор	Intel Celeron D 326 BOX - /2533/533MHZ/256K/EM64T/0K
Материнская плата	ASUSTeK P5VDC-MX PRO - /VIA P4M800 PRO/DDR&DDR2/AGP8X/Audio/SATA2 Raid/LAN/microATX
Оперативная память	512MB DDR2 PC4200 Hynix
Жесткий диск	80.0Гб WD 800JD SATA
Привод компакт-дисков	CD-ROM NEC 52X - black
Привод флоппи-дисков	NEC 3.5" - black
Видеокарта	128 MB Leadtek 6200 - GeForce 6200/DDR/TV Out+DVI
Монитор	17" LCD BenQ FP72E - SilverBlack/500:1/8ms/Угол обзора 160:160
Сетевая карта	интегрированная карта на материнской плате
Клавиатура	Genius Comfy-06X - black, PS/2
Мышь	Genius NetScroll Eye Optical - metallic, USB+PS/2
Источник бесперебойного питания	APC Back-UPS BK350EI CS
Корпус	Step GL Jet USB Silver-Black (серебряно-черный) TUBE - 350W

Данная конфигурация ПК позволяет секретарю и остальным сотрудникам в других подразделениях предприятии выполнять работу по обработке документации.

На всех АРМ в ООО "АДСК" установлена операционная система Microsoft Windows XP Professional SP2.