Справочник по делопроизводству

Серия «Деловая библиотека»

М.Ю. Рогожин

СПРАВОЧНИК

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

МОСКВА

ЮСТИЦИНФОРМ

2005

УДК 65 ББК 65.050.2 Р59

Рогожин М.Ю.

Справочник по делопроизводству. -- М.: ЗАО Юстицинформ, 2005.- 192с.

ISBN 5-7205-0597-0

Практическое пособие, в доступной и удобной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства документационного обеспечения управления -- ДОУ современного предприятия (организации, учреждения). Материал пособия излагается комплексно, на основе законодательства, нормативно-правовых актов, новейших организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию делопроизводства.

Издание адресовано руководителям предприятий всех форм собственности, их заместителям по управлению, сотрудникам делопроизводства (служб ДОУ), а также студентам и слушателям специализированных курсов по специальности 350800 -<Документоведение и документационное обеспечение управления».

УДК 65 ББК 65.050,2

ISBN 5-7205-0597-0 ЗАО «Юридический Дом «Юстицинформ», 2005

РАЗДЕЛ 1

Организационно-правовые основы делопроизводства предприятия (организации, учреждения)

Глава 1

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ: ЦЕЛЬ, ФУНКЦИИ, ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ

1.1 Понятие делопроизводства

Разговор об организационно-правовых основах делопроизводства предприятия представляется вполне оправданным начать с определения этого понятия. Точнее, с определений, поскольку терминологически понятие «делопроизводство» требует определенной дифференциации.

Так в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ P51I4I-9S¹ делопроизводство (документационное обеспечение управления -- ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами». Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

Документирование:

организация работы с документами.

Поясним, что документирование управленческой деятельности предприятия -- это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е, записанную и оформленную надлежащим образом) «на материальном носителе информацию с реквизитами -- совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать».

В свою очередь, управление документацией предприятия -- это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документации -- это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся и процессе деятельности предприятия.

Схематически понятие «делопроизводство» (ДОУ) в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на схеме 1.

Коротко упомянем еще о двух определениях делопроизводства -- определениях «неофициальных», но тем не менее сохраняющих свое значение для надлежащей организации повседневной управленческой деятельности.

Согласно одному из них делопроизводство -- это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документировании деятельности и управления документацией предприятия.

Согласно другому определению под делопроизводством может также пониматься участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещению документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Иными словами, это -- одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов.

Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: «Получите документ №... в делопроизводстве» или «Сдать текст документа в делопроизводство на оформление».

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия -- на этот раз в классическом толковании этого понятия -- обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.

Схема I. Делопроизводство как направление повседневной деятельностью по управлению предприятием

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления -- ДОУ)
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ		УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ (документационный менеджмент)
Запись информации		Учет документов
Оформление информации		Систематизация документов
Перемещение документов		Хранение документов

бумажных или электронных документов). Иными словами, это -- одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов⁷.

Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: «Получите документ №... в делопроизводстве» или «Сдать текст документа в делопроизводство на оформление».

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия -- на этот раз в классическом толковании этого понятия -- обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.

Принцип надежности предусматривает гарантированное обеспечение потребностей предприятия документированной информации.

Принцип своевременности, в свою очередь, означает, что требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени).

Принцип комплексности предполагает согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, и первую очередь информации управленческой.

Принцип упорядоченности означает, что документированная информация перемещается (между предприятием и его партнерами, а также внутри предприятия) в соответствии с функциональным назначением и «пропускными» возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных, в частности, схемой документооборота предприятия (подробнее о документообороте см. далее).

И наконец, принцип гибкости означает способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию в зависимости от условий функционирования.

Глава 2

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 Законодательство, нормативно-правовые акты, организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, на основе которых осуществляется общая регламентация делопроизводства

Рассмотрение правовых основ делопроизводства предприятия представляется является целесообразным начать с краткой характеристики законодательных, нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, в соответствии с которыми осуществляется общая регламентация делопроизводства. На основе актов и документов, относящихся к упомянутым категориям, предприятия (организации, учреждения) разрабатывают локальные акты, а также внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы, уточняющие порядок осуществления деятельности по обеспечению потребностей в документированной информации с учетом конкретных условий функционирования предприятий (организаций, учреждений) и особенностей управления ими.

Итак, в настоящее время общая регламентация делопроизводства осуществляется на основе следующих актов и документов'':

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р5П41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.);

Общероссийский классификатор управленческой документации

(ОКУД) ОК 011-93 (1993 г., с изм.. и доп. 1999-2002 гг.);

Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2 / 2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы»¹⁰;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (1995 г.);

Квалификационный справочник должностей служащих (1998 г., с изм. и доп. 1999--2002 гг.)¹¹;

Основные правила работы архивов организаций (2002 г.);

Методические рекомендации ВНИИДАДФАС РФ«Унификация текстов управленческих документов» (1998 г.);

Методические рекомендации ВНИИДЛДФАС РФ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (2003 г.);

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.).

В этом перечне не представлен законодательный акт. регламентирующий делопроизводство. Дело в том, что такого документа в отечественном законодательстве пока нет. Известно, однако, что на протяжении нескольких последних лет ведется разработка проекта Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности». Предполагается, что с принятием данного закона будут окончательно сформированы правовые условия для документационного обеспечения управленческой деятельности органов власти всех уровней, а также юридических и физических лиц.

Рассмотрим приведенные акты и документы более подробно.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой документ, отражающий совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Учитывая, что данный документ вступил в силу более 15 лет назад, в настоящее время его положения применяются в части, не противоречащей положениям российского законодательства и более поздних нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства (ДОУ). ГСДОУ включает в себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ). Примечательно, что наряду с базовыми требованиями к документированию и управлению документами ГСДОУ содержит также требования к органам, осуществляющим указанную деятельность, -- службам (отделам, группам и пр.).

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле. Термины и определения разделены на три группы -- общие, относящиеся к оформлению документов и относящиеся к архивам (архивному делу). Отметим, что отдельные характеристики, содержащиеся в документе, нуждаются в актуализации. Кроме того, в государственном стандарте отсутствуют характеристики некоторых терминов, вошедших в делопроизводство и архивное дело в течение последних лет".

Государственный стандарт ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Бланк документа -- набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Действие указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД и включенные в ОКУД ОК 011-93 (см. далее), при этом его требования носят рекомендательный характер.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб делопроизводства (ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения данной инструкции могут применяться в целях осуществления делопроизводства в других органах власти, а также на предприятиях в организациях, учреждениях с учетом специфики их деятельности при разработке соответствующих внутренних организационно-распорядительных документов (инструкций по делопроизводству (ДОУ).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93" охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению на предприятиях (в организациях, учреждениях). Классификатор предназначен для регистрации форм документов, упорядочения потоков документированной информации, сокращения количества применяемых форм документов (в том числе посредством исключения из обращения неунифицированных форм и случаев дублирования документированной информации) в сфере управления, а также для рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. С практической точки зрения для делопроизводства предприятия наиболее важное значение имеют унифицированные формы документов в составе упоминавшейся ранее УСОРД (класс 0200000) Отметим также, что содержание классификатора систематически обновляется.

Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2 / 2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы» направлены на предотвращение неблагоприятного влияния, на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса при работе с ПЭВМ. Требования документа распространяются как на общие условия и организацию работы с ПЭВМ, так и на сами ПЭВМ, а также периферийные устройства в составе вычислительных комплексов (принтеры, сканеры, клавиатура, модемы внешние, электрические компьютерные сетевые устройства, устройства хранения информации, блоки бесперебойного питания и пр.) на базе ПЭВМ, включая устройства отображения информации (видеодисплейные терминалы (ВДТ) всех типов). Кроме того, в соответствующих разделах указанных санитарных норм и правил конкретизированы требования к помещениям с ПЭВМ, их микроклимату, уровням электромагнитного излучения, шумов, вибрации и освещенности рабочих мест. Перечисленные требования должны надлежащим образом учитываться при внедрении в делопроизводство компьютерных технологий и их последующем использовании.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления'* предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах (отделах, группах и пр.) делопроизводства (ДОУ). На основе данного документа производится определение трудоемкости работ, численного и квалификационного состава работников соответствующих структурных подразделений. Кроме того, в документе содержатся общие требования к организации труда работников. В нормативной части документа представлены данные о затратах времени на производство отдельных операций в составе работ по делопроизводству, а в приложении -- примерный расчет трудоемкости работ и численности работников соответствующей квалификации.

Квалификационный справочник должностей служащих" предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). На основе характеристик, содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется численный и квалификационный состав работников структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ) предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников, совмещающих функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые производные должности, например, не делопроизводителя, а старшего делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями.

Основные правила работы архивов организаций предназначены для надлежащей организации деятельности архивов предприятий (организаций, учреждений) (соответствующих структурных подразделений в составе служб делопроизводства (ДОУ). Правила являются обязательными для исполнения архивами как государственных, так и негосударственных предприятий (организаций, учреждений). В приложениях к Правилам представлены формы документов, обеспечивающих надлежащую работу архива.

Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов» предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов предприятия. Унификация указанных документов позволяет упорядочить состав управленческой документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных па использовании документированной информации. В Методических рекомендациях освещаются особенности унификации текстов наиболее распространенных управленческих документов. Кроме того, на конкретных примерах рассматривается специфика языка и стиля управленческих документов.

Методические рекомендации «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава организационно-распорядительной документации (ОРД) предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации, но основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов Методических рекомендации освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил.

Методические рекомендации «Ведение делопроизводства в организации»- предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по организации (оптимизации) делопроизводства предприятий (организаций, учреждений). На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты инструкций по делопроизводству (ДОУ), других организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих отдельные направления (вопросы) делопроизводства (ДОУ) предприятия (организации, учреждения).

Отметим в заключение, что представленный в рамках данного параграфа перечень актов и документов является примерным. Так, организация кадрового делопроизводства (документационного обеспечения управления персоналом) предприятия регламентируется в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 6апреля2003 г.№ 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек», постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации», некоторыми другими актами и документами.

2.2 Локальные акты, организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, конкретизирующие порядок ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ) предприятия

К числу основных локальных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ), следует отнести:

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о порядке обработки персональных данных работников;

положение о ведении деловой переписки (внутренней и внешней);

положение о делопроизводстве (службе ДОУ);

положение об архиве.

Рассмотрим их подробнее.

Правила внутреннего трудового распорядка -- документ, регламентирующий различные вопросы трудовых отношений на предприятии. Необходимость во введении в действие указанного документа предписывается ст. 189--190 ТКРФ.

При этом основным функциональным назначением правил внутреннего трудового распорядка является общая регламентация трудовых отношений. В то же время в документе могут быть зафиксированы и положения, устанавливающие определенный порядок документирования трудовых отношений в различных управленческих ситуациях, например, при проведении на предприятии мероприятий по сокращению численности и (или) штата, при приеме на работу, при возникновении и последующем разрешении трудовых споров и т.п.

Положение о порядке обработки персональных данных работников -- это документ, устанавливающий основные правила обработки сведений, составляющих персональные данные работников. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Персональные данные -- это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В свою очередь, обработка персональных данных включает получение, хранение, комбинирование, передачу или любое иное использование соответствующих сведений, преимущественно в виде документированной информации. Соответственно, в Положении должны быть надлежащим образом отражены все перечисленные вопросы. Подчеркнем также, что ст. 86 ТК РФ содержит требование об ознакомлении под роспись работников с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а ст. 90 ТК РФ -- упоминание о видах ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников предприятия.

Положение о ведении деловой переписки -- это документ, устанавливающий основные правила внутренней и внешней переписки. Уточним в этой связи, что внутренняя переписка ведется между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а внешняя переписка-- между должностными липами и структурными подразделениями, уполномоченными представлять различные предприятия (организации, учреждения). Необходимость во введении в действие данного Положения обусловлена тем, что подготовку тех пли иных документов, образующих деловую переписку (прежде все! о внутреннюю), самостоятельно осуществляют все или почти все работники предприятия (например, пишут заявления, служебные записки и т.п.). Функции делопроизводства (службы ДОУ) или уполномоченною должностного лица при этом, что сути, сведены к пулю -- исключение в этом смысле представляет только оформление отдельных видов документов (преимущественно в составе внешней переписки, -- в частности деловых писем). Таким образом, Положение о деловой переписке адресовано ее непосредственным участникам. При этом следует помнить, что должностные лица и структурные подразделения вправе вести деловую переписку строго в пределах своих полномочий, а представляя интересы предприятия, -- как правило, лишь по вопросам, относящимся к их компетенции.

Положение о делопроизводстве (службе ДОУ) -- это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Необходимость во введении в действие указан кого документа вытекает из требований ГСДОУ. Примерный текст положения о службе ДОУ представлен в приложении 12 к ГСДОУ. При разработке проекта Положения о службе ДОУ предприятия (с учетом специфики деятельности последнего) целесообразно, кроме того, принять во внимание примерный текст положении, представленный в прил. 1 к Методическим рекомендациям ВМИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации».

Положение об архиве -- это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении излагаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения (например, отдела архивного хранения). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из предписаний разд. 10 Основных правил работы архивов организаций. Примерный текст Положения об архиве государственного предприятии (организации, учреждения), разработанный в 1992 г., может быть взят за основу при подготовке проекта соответствующего документа, учитывающего специфику деятельности предприятия. При разработке Положения об архиве, функционирующего на правах структурного подразделения в составе делопроизводства (службы ДОУ), представляется целесообразным принять во внимание примерный текст Положения об архивном отделе органа местного самоуправления".

К основным организационно-распорядительным документам, конкретизирующим регламентацию делопроизводства (ДОУ). Следует отнести:

инструкцию по делопроизводству (ДОУ);

инструкции по отдельным направлениям (вопросам) делопроизводства (ДОУ)*;

должностные инструкции работников делопроизводства (службы ДОУ).

Рассмотрим их подробнее.

Инструкция по делопроизводству (ДОУ) -- это документ, устанавливающий

общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и функционированию делопроизводства (службы ДОУ), а также к порядку применения положении нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ), изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления, в процессе осуществления соответствующей деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (организациями, учреждениями). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из положений разд. 5 ГСДОУ. Разработку проекта инструкции по делопроизводству целесообразно производить на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с учетом специфики деятельности предприятия (организации, учреждения). Кроме того, следует иметь в виду, что отдельные положения Типовой инструкции по делопроизводству -- в частности, регламентирующие порядок оформления управленческих документов -- нуждаются в актуализации в связи с принятием и внедрением ГОСТ Р6.30-2003. При определении структуры инструкции по делопроизводству необходимо принять во внимание соответствующие предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов управленческих документов». Наконец, при подготовке содержания документа следует в должной мере учесть предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации».

Инструкция по отдельному направлению (вопросу) делопроизводства (ДОУ) -- это документ, конкретизирующий требования инструкции по делопроизводству (ДОУ) применительно к одному из направлений (вопросов) указанной деятельности. Необходимость в подобных инструкциях возникает в случаях, когда по тем или иным причинам требуется более тщательная регламентация определенных действий, видов работ, выполняемых в процессе документирования либо управления документацией предприятия. Например, посредством таких инструкций может осуществляться регламентация повседневной деятельности структурных подразделений в составе делопроизводства (службы ДОУ), в частности по обеспечению сохранности документов, состоящих на архивном хранении. Кроме того, соответствующими инструкциями могут регламентироваться организация рабочих мест, меры по охране труда и технике безопасности при ведении (осуществлении) делопроизводства (ДОУ) и т.п.

Должностная инструкция-- это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника или соответствующей категории работников и устанавливающий порядок применения работником (работниками соответствующей категории) положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) в процессе осуществления своих повседневных полномочий. Необходимость во введении в действие должностных инструкций вытекает из положений разд. 5 ГСДОУ, при этом полномочия работников, не относящихся к персоналу делопроизводства (службы ДОУ), допущенных к работе с документами (в частности при ведении деловой переписки), регламентируются соответствующими положениями должностных инструкций этих работников-- к примеру, излагаемых в отдельном разделе или параграфе документа. Разработка проекта должностной инструкции должна производиться на основе квалификационных требований к должности (должностной категории) и соответствующих положений ГСДОУ²⁹. Кроме того, должны быть приняты во внимание предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».

Наконец, к основным нормативно-методическим документам, конкретизирующим регламентацию делопроизводства (ДОУ), следует отнести:

нормы времени на выполнение видов работ по делопроизводству (ДОУ);

правила подготовки управленческих документов;

разъяснения к правилам подготовки управленческих документов;

указания (внутренние указания, организационно-методические указания, указания оперативного характера).

Нормы времени на выполнение видов работ по делопроизводству.(ДОУ) предназначены для расчета затрат времени на подготовку и обработку управленческих документов, а также для определения квалификационного и численного состава работников делопроизводства (службы ДОУ). Разработка норм времени производится на основе укрупненных (межотраслевых) нормативов времени на выполнение работ по делопроизводству (ДОУ), материалах, отражающих результаты изучения организации труда, а также результаты фотохронометражных наблюдений за выполнением видов работ и отдельных операций (действий) работниками соответствующих подразделений. Нормы времени подлежат периодическому уточнению. В необходимых случаях -- например, при введении новых видов работ по делопроизводству (ДОУ) или изменении технологии подготовки и (или) обработки управленческих документов -- в нормы времени вносятся соответствующие дополнения.

Правила подготовки управленческих документов устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения структурными подразделениями и должностными лицами при подготовке тех или иных видов управленческих документов. Обычно разработка подобных правил производится для уточнения порядка подготовки наиболее важных управленческих документов либо относительно новых видов документов, подготовка которых сопряжена с теми или иными особенностями"¹.

Разъяснения к правилам подготовки управленческих документов разрабатываются в дополнение к вновь введенному в действие нормативно-правовому акту или организационно-распорядительному документу. По сути, это практический комментарий к ключевым положениям акта (документа), в должной мере учитывающий специфику деятельности предприятия и ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ). Обычно разъяснения сохраняют свою силу до введения в действие на предприятии соответствующего локального акта, организационно-распорядительного или нормативно-методического документа внесения изменений в соответствующие акты (документы).

Указания предназначены для согласования между собой положений нескольких нормативно-правовых актов (организационно-распорядительных документов), регламентирующих определенный вид (направление) деятельности предприятия. На основе указаний обеспечивается взаимодействие соответствующих структурных подразделений (должностных лиц). При этом:

внутренние указания, как правило, применяются для обеспечения взаимодействия должностных лиц одного или нескольких структурных подразделений (например, в составе делопроизводства (службы ДОУ) -- в частности при подготовке документов к переводу с оперативного на архивное хранение;

указания оперативного характера служат для обеспечения взаимодействия различных структурных подразделений (например, делопроизводства, службы персонала и бухгалтерии) при выполнении задач, имеющих особую значимость для обеспечения надлежащего функционирования предприятия -- в частности по оформлению вновь принятым работникам трудовых книжек нового образца;

организационно-методические указания разрабатываются в целях регламентации определенного вида (направления) деятельности предприятия в течение конкретного периода времени (месяц, квартал, полугодие, год) -- в частности по организации планирования работ по делопроизводству и отчетности о ее результатах.

Отметим в заключение, что, помимо перечисленных локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, предприятие в целях надлежащей регламентации Делопроизводства (ДОУ) вправе разрабатывать и вводить в действие некоторые другие их виды, в том числе методические рекомендации, внутренние стандарты, регламенты, схемы с соответствующими описаниями и т.п. Необходимость в разработке и внедрении подобных актов и документов может быть обусловлена особенностями организации делопроизводства (ДОУ) предприятия, а также объемом и содержанием функций и задач, возлагаемых в этой связи на соответствующие структурные подразделения (должностных лиц).

Глава 3

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ

После ознакомления с правовыми основами делопроизводства (ДОУ) предприятия представляется вполне логичным приступить к рассмотрению организационных основ данного пила деятельности. Подчеркнем, что эффективность делопроизводства (ДОУ) во многом зависит именно от правильной его организации.

И здесь нам вновь не обойтись без знакомства с соответствующими определениями. Поясним, что в контексте настоящего пособия организацию делопроизводства (ДОУ) следует рассматривать и в качестве процесса управления, и в качестве структуры, обеспечивающей выполнение соответствующих функций и задач.

3.1. Организация делопроизводства как процесс управления

Процесс управления делопроизводством как обеспечивающей деятельностью включает:

изучение условий, в которых предполагается осуществлять делопроизводство (ДОУ) -- в частности, выявление реального соотношения между потребностями предприятия в реализации тех или иных функций и задач по подготовке и обработке документов и его организационными, финансовыми, материальными, техническими и иными возможностями;

подготовку и принятие управленческих решений;

*информирование структурных подразделений (должностных лиц) о принятых решениях и вытекающих из них задачах (действиях), объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;

подготовку структурных подразделений (должностных лиц) к выполнению принятых управленческих решений, включая предоставление им соответствующей информации (в том числе документированной) и полномочий;

организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями (должностными лицами) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

организацию и поддержание обеспечения структурных подразделений (должностных лиц) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

руководство (административное и методическое) структурными подразделениями (должностными лицами) непосредственно в ходе выполнения ими задач (действий), включая адекватное (т.е. своевременное и точное) реагирование на возможные изменения условий их выполнения;

организацию и осуществление надлежащего контроля за ходом выполнения задач (действий);

оказание структурным подразделениям (должностным лицам) помощи, в том числе посредством изменения ранее установленных параметров выполнения задач (действий), -- по объемам, содержанию, срокам, последовательности и т.п. (в необходимых случаях);

оценка выполнения задач (действий) на предмет соответствия фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.

Таким образом, в качестве основного объекта управления делопроизводством выступает, документированная информация -- документы или их упорядоченная совокупность, т.е. документация предприятия. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения.

Однако перечисленные объекты представляют собой лишь один из элементов системы управления, которая в соответствии с канонами современного менеджмента должна включать в себя и другие элементы, в том числе органы (субъекты) управления и каналы управления. Таким образом, схематически управление делопроизводством предприятия можно представить следующим образом (см. схему 2). Роль органа управления на предприятии выполняет его руководство -- должностные лица с соответствующими полномочиями. При этом следует помнить, что содержание управленческой деятельности весьма многообразно, а делопроизводство представляет собой лишь одно из вспомогательных (обеспечивающих) звеньев этой деятельности, хотя и весьма значимое.

Следовательно, для того чтобы обеспечить требуемую эффективность делопроизводства, руководитель предприятия должен делегировать часть своих управленческих полномочии другому должностному лицу.

Схема 2. Принципиальная схема управления делопроизводством предприятия

В зависимости от объемов и содержания - задач (действий), выполнение которых позволит удовлетворить потребности предприятия в документированной информации (в подготовке и обработке документов), эти полномочия могут быть переданы либо "Посреднику» т.е. должностному лицу, которое в свою очередь также уступит часть своих полномочий по управлению делопроизводством, либо непосредственному организатору делопроизводства на предприятии.

Как свидетельствует практика, на больших и средних предприятиях со значительными потребностями в документированной информации соответствующие полномочия передаются от руководителя предприятия, например генерального директора, к одному из его заместителей (допустим, к заместителю по управлению), а от последнего в свою очередь -- к должностному лицу, непосредственно отвечающему за организацию делопроизводства предприятия (к примеру, руководителю соответствующего структурного подразделения -- службы ДОУ). На предприятиях, испытывающих менее значительные потребности в документированной информации, делегирование полномочий по управлению делопроизводством, как правило, производится, минуя «посредника», т.е. от руководителя к непосредственному организатору ДОУ, при этом отнюдь не исключается личное участие уполномоченного должностного лица в выполнении определенных задач (действий) по подготовке и обработке документов предприятия.

Последнее замечание недвусмысленно указывает на необходимость привлечения к выполнению задач (действии), вытекающих из потребностей предприятия в документированной информации, дополнительных ресурсов, и прежде всего персонала соответствующей квалификации и численности -- персонала, который представляет собой один из объектов управления делопроизводством.

Однако управлять «персоналом вообще» с требуемой эффективностью невозможно. Для этого работники предприятия, в том числе и привлекаемые к выполнению задач (действий) по делопроизводству, должны быть, во-первых, также наделены соответствующими полномочиями, во-вторых, обеспечены необходимыми для надлежащего выполнения задач (действий) ресурсами (в том числе средствами труда) и, в-третьих, должны получить в свое распоряжение должным образом оборудованные рабочие места (помещения).

Кроме того, указанные работники должны выполнять порученные им задачи (действия) согласованно, не мешая, а помогая, друг другу. И, наконец, кто - го должен время от времени осуществлять оперативное вмешательство в их работу -- в частности, оказывая им, помощь советом или делом, доводя до их сведения новую управленческую информацию, осуществляя контроль за выполнением тех или иных задач (действий) (т.е., проще говоря, проверяя, насколько своевременно, полно и качественно выполняется данная работа) и т.д.

Наиболее разумным будет сорганизовать этих работников в составе обособленного структурного подразделения, функционально предназначенного именно для того, чтобы гарантированно обеспечить потребности предприятия в документированной информации и надлежащее выполнение вытекающих из них задач (действий). Здесь, видимо, настало время вновь обратиться к некоторым положениям ГСДОУ.

3.2 Организация делопроизводства как структура, обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации

В соответствии с разд. 5 ГСДОУ делопроизводство (ДОУ) предприятия (организации, учреждения) «осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения». Необходимо подчеркнуть, однако, что в тех случаях, когда формирование такой службы (условно -- службы ДОУ) или другого аналогичного по функциональному назначению структурного подразделения представляется нецелесообразным, например, в силу сравнительно небольших потребностей предприятия в документированной информации выполнение задач (действий) по подготовке и обработке управленческих документов следует возложить на специа1ьно уполномоченное и надлежащим образом подготовленное к их выполнению должностное лицо (в том числе по совместительству) -- секретаря, инспектора и пр. Такой вариант является оптимальным для так называемых малых предприятий. В качестве функционального предназначения службы ДОУ (выполняющего се функции должностного лица) ГСДОУ определяет внедрение на предприятии единого порядка работы с документами (их подготовки и обработки), а также последующее совершенствование форм и методов указанной работы, в том числе посредством более широкого применения средств автоматизации и механизации делопроизводственных процессов. Этот же раздел документа определяет общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности, а также нормирования работ по делопроизводству (ДОУ). Общие указания относительно требований к организации рабочих мест и обеспечению условии труда работников службы ДОУ содержатся в прил. 12 к ГСДОУ. Наконец, согласно данному приложению в качестве основных организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы, следует рассматривать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Все перечисленные вопросы имеют особое значение для надлежащего функционирования службы ДОУ и будут соответствующим образом освещены далее. А сейчас остановимся на предусмотренных ГСДОУ вариантах организационной структуры, или организации службы ДОУ.

Так, обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов Федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на упраа1ения делами в составе:

секретариата (включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекции при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);

отдела писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в ад рее министерств; (ведомства, организации, учреждения);

отдела совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

центрального архива (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 3.

В свою очередь, обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе:

группы (отдела) учета и регистрации;

группы (отдела) контроля;

Схема 3. Примерная организационная структура управления делами

Схема 4. Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия

группы (отдела) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

группы (отдела) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

секретариата; экспедиции; машинописного бюро; копировально-множительного бюро; архива.

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.

Что касается негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., то в них структура службы ДОУ (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства. Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 5.

Схема 5. Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственном предприятия (организации). (Данные должности могут наметаться специалистами административного отдела Прим. авт.)

Наконец, обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлении) общественных организаций предписывается возлагать на общие отделы в составе:

секретариата;

канцелярии (группы делопроизводства);

группы контроля;

протокольной группы;

группы совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

группы рассмотрения писем (жалоб);

машинописного бюро;

копировально-множительного бюро;

архива.

Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти), аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 6.

3.3 Расчет комплектования службы ДОУ персоналом требуемой квалификации и численности

центрального архива (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 3.

В свою очередь, обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе:

группы (отдела) учета и регистрации;

группы (отдела) контроля;

Общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности предполагает: выполнение расчетов, необходимых для определения объема работ (по видам и в целом) по подготовке и обработке управленческих документов; определение на основе расчетных данных примерного квалификационного и численного состава службы ДОУ (по подразделениям (участкам работ) и к целом); проверку расчетов, их уточнение (при необходимости); подготовку проектов соответствующих документов. Выполнение расчетов для определения объема работ (по пилам и в целом) по подготовке и обработке управленческих документов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в

Таблица /. Пример расчета для определения объема работ по подготовке и обработке управленческих документов

1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 9 157х Ку = 10073 чел. - часа. 2. Примерна» численность специалистов'² , исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работники (Фпв) составит: СЗВп: Фпв = 10 073: 2006 = 5 ед.

Определение примерного квалификационного и численного со става службы ДОУ (см. п. 2) про изводится на основе расчетных дан пых об .объеме работ по ДОУ. В необходимых случаях к состав службы ДОУ мот вводиться так называемые производные должности -- ст. делопроизводитель. мл. документовед, мл. архивариус и т.н.

Значение показателя полезного фонда рабочего времени для таких должностей определяется с учетом поправочного коэффициента КП., отражающего уровень квалификации. При этом для должностей с более высоком квалификацией значение КП принимается равным 1 ,.>, а с более низкой -- 0.8.

Предлагаем пример расчета.

Ранее было установлено, что для выполнения перечисленных табл. 1 объемов работ по ДОУ требуется 5 работников с квалификацией «специалист». Однако эти же работы могут быть выполнены и работниками более низкой квалификации, например младшим» специалистами.

Величина полезного фонда рабочего времени младшего специалиста составит (условно):

Фпв (м) = 2006 x 0,8 = 1605 чел. -часов. Следовательно, выше указанный объем работ по ДОУ (10 073 чел-часа) может быть выполнен либо 6 младшими специалистами, один из которых будет выполнял и основной вид работы, и порученный ему по совместительству, либо 5 младшими специалистами и 1 старшим специалистом:

10073: 1605--=6,2ед.

Последующая проверка предварительных расчетов производится с целью их уточнения. В необходимых случаях расчеты выполняются повторно для установления истинных значений.

Окончательные результаты берутся за основу при подготовь проектов документов, определяющих квалификационный и численный coстав службы ДОУ. Важнейшим из них является штатное расписание".