Справочник по делопроизводству

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования (в соответствующих структурных подразделениях предприятия);

выделение дел (документов) с истекшими сроками хранения и не представляющими более научно-практической ценности к уничтожению.

Одновременное экспертизой выполняется оценка качества и полноты ранее утвержденной сводной номенклатуры дел предприятия, соответствие указанных в ней сроков хранения документов нормативным срокам. Результаты выполнения перечисленных процедур фиксируются в соответствующих документах (см. далее).

Отбор документов в составе дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения проводится посредством их полистного просмотра. При этом дела, уже имеющие отметку ЭПК, пролистываются с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

После выделения из их состава соответствующих документов указанные дела переформируются, а отобранные для перевода па режим постоянного хранения документы приобщаются к делам с такими же (однородными) документами либо помещаются в отдельные (новые) дела. По результатам экспертизы ценности документов предприятия составляются:

описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по кадрам;

акты о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению. Пример акта представлен на стр. 95-96.

Составленные описи подлежат утверждению (согласованию) в ЭП К архивного учреждения, в которое в дальнейшем предполагается передать на постоянное хранение соответствующие дела (документы), и рассматриваются вместе с актами о выделении дел (документов) к уничтожению на заседании ЭК (ЦЭК). Рассмотренные ЭПК и ЭК (ЦЭК) описи и акты утверждаются руководителем предприятия. После этого дела (документы), выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены предприятием посредством переработки (утилизации).

Наименование предприятия (организации, учреждения)

Утверждаю АКТ Наименование должности руководителя предприятия №____

№____

(место составления) подпись

расшифровка подписи

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению Дата

На основании______________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №_

________________________________________________________

№№ п.п.	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей за годы	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Коли- чест-во дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Факт передачи дел на переработку специализированным предприятиям (например, бумажным фабрикам и т.п.) фиксируется в приемо-сдаточной накладной. Кроме того, о передаче на переработку (утилизацию) дел (документов) делается соответствующая отметка в акте (см. выше). На основании указанного акта вносятся изменения в учетную документацию службы ДОУ предприятия.

Передача дел в архив, как правило, осуществляется в соответствии с планом-графиком. При незначительном количестве дел (документов) сроки передачи могут назначаться в рабочем порядке по согласованию с руководителем архива (руководителем службы ДОУ. если архив функционирует в составе службы ДОУ).

До передачи дел представителем архива проводится проверка правильности их обработки и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению силами соответствующих структурных подразделений.

Передача дел (документов) производится согласно ранее утвержденным описям, поединично, о чем в описях делаются соответствующие отметки. Факт передачи дел (документов) и их прием архивом фиксируются в соответствующем акте, примерная форма которого представлена на стр. 98.

6.2 Особенности управления документами, состоящими на архивном хранении

В рамках очередного параграфа уважаемым читателям предлагается рассмотреть особенности управления документами, состоящими на архивном хранении предприятия. В этой связи мы остановимся преимущественно на вопросах обеспечении сохранности документов в процессе их хранения и использования. Отметим, что управление документами, состоящими на архивном хранении, предусматривает организацию, осуществление и контроль за осуществлением .мероприятий по:

рациональному размещению документов;

упорядоченному движению (перемещению) документов;

обеспечению надлежащего физического состояния документов;

.

копированию документов (в частности, в целях создания страхового фонда и фонда пользования).

В необходимых случаях, кроме того, могут проводиться мероприятия по возвращению в архив документов, сроки, выдачи которых во временное пользование истекли, а также по розыску необнаруженных документов.

Сохранность документов, состоящих на архивном хранении, обеспечивается:

поддержанием зданий (помещений) архива, их оборудования и систем жизнеобеспечения в надлежащем состоянии;

соблюдением оптимальных параметров режимов хранения, в том числе светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов;

рациональным размещением документов непосредственно в местах храпения (хранилищах).

Не меньшее значение для обеспечения сохранности документов имею), кроме того, установление и неукоснительное соблюдение порядка их перемещения при использовании, а также своевременное и полное проведение мероприятий по проверке наличия и состояния документов. Это обстоятельство побуждает нас остановиться на перечисленных вопросах более подробно.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование документов, состоящих на архивном хранении, допускается для:

исполнения запросов социально-правового характера, поступивших в установленном порядке от юридических и физических лиц;

работы внутри предприятия и приспособленных для этой цели местах (например, в постоянно функционирующем при архиве читальном зале);

работы за пределами предприятия, в том числе при подготовке информационных мероприятий, в СМИ и иной публикационной деятельности.

Во многих случаях выполнение соответствующих мероприятий и (задач) предполагает передачу документов во временное пользование - т. е. выдачу по запросу и последующий прием в места хранения. В меньшей степени это касается исполнения запросов социально-правового характера, удовлетворение которых осуществляется посредством предоставления обратившимся сторонам, надлежащим образом оформленных архивных справок, архивных выписок или архивных копий -- без передачи во временное пользование самих документов.Выдача дел (документов) во временное пользование должност| -ным лицам (структурным подразделениям) предприятия произво дится с ведома руководителя архива под роспись в карте-заместите-] ле и листе использования дела на срок не более 30 дней, который необходимых случаях может быть продлен еще на 30 дней после тоги как будет удостоверена сохранность переданного во временно-пользование дела (документа). Выдача и возврат дела документа на место хранения фиксируются в книге (журнале) выдачи дел.

Передача дел (документов) во временное пользование другим предприятиям (организациям, учреждениям) на срок не более 3 месяцев оформляется актом (см. ранее), один из экземпляре которого выдается получателю документа, а второй остается в архив. Акты подписываются руководителями предприятий с заверение подписей гербовыми печатями.

Состояние дел, возвращаемых в архив после получения во временное пользование, должно быть проверено в присутствии лиц возвращающего дело. Проверке подлежат комплектность дела (об разующих его документов) и состояние дела на предмет отсутствия-- механических и иных повреждений. Выявленные недостатки фиксируются в акте. Кроме того, с целью проверки общего наличия состояния дел (документов) в архиве проводятся регулярные проверки, в ходе которых устанавливаются фактическое наличие документов, соответствие фактического наличия дел документ-данным учета, количество дел документов, подлежащих реставрации и (или) профилактической обработке, а также количество обнаруженных документов".

Одновременно выявляются и по возможности устраняются недостатки в учете дел (документов) архива.

Комплексные проверки наличия и состояния дел документов должны проводиться в архиве не реже одного раза в 5 лет. Проверю дел (документов), подлежащих передаче на ведомственное (государственное), хранение, проводятся непосредственно перед началом соответствующих подготовительных мероприятий. Единовременные (внеплановые) проверки проводятся:

после перемещения дел (документов) в другое помещение архива:

после чрезвычайных происшествий (в частности, связанных с фактами несанкционированного доступа в места хранения посторонних лиц);

при смене руководства архива:

при реорганизации (ликвидации) предприятия.

Выявленные недостатки фиксируются в акте проверки. Пример акта представлен на стр. 102--103. Отметим в заключение, что хранение документов в архиве предприятия должно производиться в пределах сроков, установленных для соответствующих документов. Сведения о сроках хранения основных видов документов в архиве предприятия представлены в таблице 11

Таблица 11. Сведения о сроках хрипения основных видов документов, а архиве предприятии

РАЗДЕЛ 3

Особенности подготовки документов предприятия

Глава 7

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Составляющие содержания. Роль содержания в эффективной реализации функционального назначения

управленческих документов предприятия

Рассмотрение вопросов подготовки управленческих документов начнем с освещения основных требований, предъявляемых к их содержанию. Отметим, что в ряде источников под содержанием управленческого документа понимается только его текст, отражающий основной смысл документа. На наш взгляд, это не совсем гак. В обо- j снование подобной точки зрения сошлемся, к примеру, на соответствующие положения государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003,1 согласно которым текст управленческого документа представляет собой лишь один из его реквизитов или одну из составляющих содержания документа.

Таким образом, будет более верным рассматривать в качестве содержания управленческого документа не только собственно текст, посредством которого реализуется функциональное назначение того или иного документа, но и соответствующие сведения общего (служебного) характера. К числу таких сведений, в частности, следует отнести:

сведения об авторе (отправителе) документа;

сведения об адресате (получателе) документа;

сведения, позволяющие идентифицировать документ как фрагмент обшей документированной информации, используемой в процесс управления предприятием, в том числе дата и номер документа, заголовок к тексту, а в ряде случаев» кроме того, и наименование вида документа;

сведения, обеспечивающие юридическую силу документа -- в частности, подпись (подписи) должностного лица (лиц) с соответствующими полномочиями;

сведения вспомогательного характера, включение которых в состав содержания документа обеспечивает наибольшее удобство в работе с ним -- например, о наличии приложений к документу, о его непосредственных (технических) исполнителях, а также об электронной копии документа.

Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа представлены на схеме 22.

Схема 22. Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа

Ранее мы упомянули о функциональном назначении содержали
управленческого документа. В общем случае оно по суш, совпадай
с одной из основным коммуникативных функций делового письменного языка и заключается в обеспечении информационною обмену между участниками деловой письменной коммуникации, не
определяемой нами как переписка (внутренняя или внешняя), T.e.
говоря проще, и обеспечении делового письменного общения. .

В большинстве случаев, однако, посредством управленческих! документов обеспечивается информирование, предполагающее со общение по назначению строю определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность pe- ализации перечисленных функций, в свою очередь, зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации Важной чертой содержания управленческого документа является ясность и убедительность.

7.2. Общие правила подготовки содержания управленческих документов предприятия

Действие приводимых ниже правил распространяется преимущественно на подготовку текстов, посредством которых выражается смысловая сущность документов. В этой связи следует, прея всего коснуться выбора языка и формы представления текста.

Так в соответствии с предписаниями Методических рекомендации ВЫ И ИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» текст управленческого документа должен составляться на государственном языке РФ или субъекта Федерации, за исключением случаев, когда документ направляется в другую страну. Не следует рассматривать данное правило как некую формальность -- ведь документ с содержанием, которого не представляется возможным ознакомиться вследствие неверного выбора языка делового письменного общения не способен реализовать свое основное функциональное назначение. Подчеркнем, что во всех случаях содержание управленческого документа должно полностью соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложении языка,

Столь же значимым представляется и обоснованный выбор формы представления текста. В Методических рекомендациях перечисляются следующие основные формы представления текстов управленческих документов:

связный (сплошной) текст;

текст-анкета;

текст-таблица;

комбинированный текст.

Связный (сплошной) текст представляет собой грамматически и логически согласованную управленческую информацию. Подобная форма представления текста является наиболее распространенной и применяется для подготовки содержания широкого круга управленческих документов, в том числе:

организационно-нормативных (устав, положение, учредительный договор);

организационно-распорядительных (инструкция по виду деятельности, должностная инструкция, правила, приказ, распоряжение);

документов договорной деятельности (договор, контракт, соглашение, доверенность);

документов, образующих переписку предприятия (протокол, акт, справка, служебная записка, деловое письмо).

Текст-анкета является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуется один объект по определенным признакам. Такие тексты наиболее широко применяются для представления содержании документов по кадрам, некоторых финансовых, экономических (бухгалтерских) документов, а также содержания приложений к большинству известных управленческих документов.

Постоянной информацией в составе текста-анкеты являются наименования признаков, а переменной -- соответствующие им характеристики. Постоянная информация обычно выражается именами существительными (словосочетаниями, в которых опорными словами являются имена существительные), а переменная информация -- прилагательными, глаголами или цифрами (например, в виде даты).

Текст-таблица является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуются по определенным признакам (одному или нескольким) несколько объектов одновременно. Подобные тексты чаше всего используются для представления содержания документов по планированию и отчетности, а также содержания приложений к ним.

Ранее мы упомянули о функциональном назначении содержали
управленческого документа. В общем случае оно по суш, совпадай
с одной из основным коммуникативных функций делового письменного языка и заключается в обеспечении информационною обмену между участниками деловой письменной коммуникации, не
определяемой нами как переписка (внутренняя или внешняя), T.e.
говоря проще, и обеспечении делового письменного общения. .

В большинстве случаев, однако, посредством управленческих! документов обеспечивается информирование, предполагающее со общение по назначению строю определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность pe- ализации перечисленных функций, в свою очередь, зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации Важной чертой содержания управленческого документа является ясность и убедительность.

7.2. Общие правила подготовки содержания управленческих документов предприятия

Действие приводимых ниже правил распространяется преимущественно на подготовку текстов, посредством которых выражается смысловая сущность документов. В этой связи следует, прея всего коснуться выбора языка и формы представления текста.

Так в соответствии с предписаниями Методических рекомендации ВЫ И ИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» текст управленческого документа должен составляться на государственном языке РФ или субъекта Федерации, за исключением случаев, когда документ направляется в другую страну. Не следует рассматривать данное правило как некую формальность -- ведь документ с содержанием, которого не представляется возможным ознакомиться вследствие неверного выбора языка делового письменного общения не способен реализовать свое основное функциональное назначение. Подчеркнем, что во всех случаях содержание управленческого документа должно полностью соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложении языка,

Столь же значимым представляется и обоснованный выбор формы представления текста. В Методических рекомендациях перечисляются следующие основные формы представления текстов управленческих документов:

связный (сплошной) текст;

текст-анкета;

текст-таблица;

комбинированный текст.

Связный (сплошной) текст представляет собой грамматически и логически согласованную управленческую информацию. Подобная форма представления текста является наиболее распространенной и применяется для подготовки содержания широкого круга управленческих документов, в том числе:

организационно-нормативных (устав, положение, учредительный договор);

организационно-распорядительных (инструкция по виду деятельности, должностная инструкция, правила, приказ, распоряжение);

документов договорной деятельности (договор, контракт, соглашение, доверенность);

документов, образующих переписку предприятия (протокол, акт, справка, служебная записка, деловое письмо).

Текст-анкета является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуется один объект по определенным признакам. Такие тексты наиболее широко применяются для представления содержании документов по кадрам, некоторых финансовых, экономических (бухгалтерских) документов, а также содержания приложений к большинству известных управленческих документов.

Постоянной информацией в составе текста-анкеты являются наименования признаков, а переменной -- соответствующие им характеристики. Постоянная информация обычно выражается именами существительными (словосочетаниями, в которых опорными словами являются имена существительные), а переменная информация -- прилагательными, глаголами или цифрами (например, в виде даты).

Текст-таблица является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуются по определенным признакам (одному или нескольким) несколько объектов одновременно. Подобные тексты чаше всего используются для представления содержания документов по планированию и отчетности, а также содержания приложений к ним.

Постоянная информация составе текста-таблицы располагается в так называемых головке («шапке») и боковике (крайней лев графе или столбце) таблицы, а переменная информация -- в соо ветствующих ячейках таблицы, образованных пересечением строк и граф (столбцов). Обязательной являются нумерация граф таблиц (арабскими цифрами), а также их озаглавливать (присвоение графам общего заголовка и подзаголовков) с преимущественным использованием имен существительных.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственной числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только условные общепринятые обозначения.

Наконец, комбинированный текст представляет собой сочетание связного (сплошного) текста с текстом-анкетой и (или) гскстом-таб-1 лицей. Подобная форма представления содержания является наи-1 более универсальной и потому применяется в большинстве управленческих документов.

Необходимо обратить внимание на требования ГСЛОУ к содержанию управленческих документов. В соответствии с этими требованиями текст должен:

содержать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах (событиях);

увязываться с содержанием документов, ранее изданных (подготовленных) поданному вопросу (направлению) деятельности предприятия, не дублируя их содержание и при необходимости имея на них соответствующие ссылки;

соответствовать законодательству, нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим тот или иной вид деятельности, освещаемый в содержании | документа;

быть информационно емким, но вместе с тем как можно более! кратким.

Составление текста управленческого документа во всех случаях должно начинаться с изучения существа вопроса (направления) деятельности предприятия, подлежащего изложению, положении законодательных и нормативно-правовых актов, имеющих отн ние к указанному вопросу (направлению) деятельности, а также ответствующих материалов деловой переписки. Для текста управленческого документа рекомендуется по возможности использовать:

унифицированные тексты (формы) документов, входящих в состав унифицированных систем документации (УСД), и в частности

УСОРД;

унифицированные тексты документов, составленные для нужд отдельных предприятий (организаций, учреждений) этими предприятиями или соответствующими органами управления (власти);

типовые нормативные документы (типовые положение, типовые правила, типовые инструкции и т.п.), определяющие содержание конкретных видов управленческих документов;

текстовые формуляры

Глава 8

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Общие вопросы структуризации текстов управленческих документов

Эффективность изучения и уяснения содержания управленче
кого документа в значительной мере зависит от выбора оптимальной структуры его текста. Заметим, что в соответствии предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАДФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» наиболее типичной для большинства управленческих документов является так называемая двухчастная структура, предполагающая разделение текста на вводную (констатирующую)
и основную (распорядительную) составляющие, каждая из которых выполняет соответствующие функции. .

Структуризация текста предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты -- части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и. если необходимо, подпункты. В тех случаях, когда выделение в тексте самостоятельных фрагментов представляется -нецелесообразным, выполняется его членение па абзацы в состав нескольких (в некоторых случаях -- только одного) предложений.

Пример развернутой структуры части текста управленческого документа представлен на схеме 23. Отметим далее, что отдельные управленческих документов в силу специфики своего функшюнального назначения могут иметь как более сложную, так и более простую структуру. Обратимся в этой связи к соответствующим примерам

8.2. Особенности структуризации наиболее распространенных видов управленческих документов

Рассмотрение особенностей структуризации текстов начнем с организационно-нормативных документов предприятия. Для сгрукту

. 23. Пример развернутой структуры части текста управленческого документа

ры текстов устава, положения характерно деление на разделы, пункты и подпункты. При этом разделы снабжаются соответствующими заголовками и прямой порядковой нумерацией с применением римских цифр, а пункты и подпункты -- аналогичной нумерацией применением арабских цифр, отделяемых в необходимых случае точками. Отметим также, что структуры текстов перечисленных документов выделяются своей однородностью.

Рекомендуемая структура текста устава предприятия выглядит следующим образом: общие положения; цели и задачи деятельности; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление деятельностью; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста положения о предприятий (организации, учреждении) предусматривает наличие следующие разделов: общие положения; основные задачи; функции; полномочия (права и обязанности); руководство (управление деятельностью); взаимоотношения; контроль (проверка, ревизия) деятельности; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста положения о структурном разделении в составе предприятия включает следующие разделы общие положения; задачи; функции; полномочия (обязанности права); ответственность; взаимоотношения; заключительные по ложения.

Более многообразной представляется структура текстов орган заииошш-распорядителынлх документов предприятия. Рассмотрим этой связи наиболее показательные варианты структуры, примем емые в текстах инструкции по виду деятельности, должностной ин струкции и приказа.

Так, рекомендуемая структура текста инструкции по виду деятель и ости предусматривает наличие следующих разделов; общие по жения; правила осуществления деятельности (по основным ее составляющим)*; общая организация работы структурных подразделений (должностных лиц) в процессе осуществления данного вид деятельности; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; связи по должности;.

Рекомендуемая структура текста приказа включает констатирующую и приказную части, первая из которых может состоять из одного или нескольких абзацев, а вторая -- из одного или нескольких пунктов. Допускается издание одночастных приказов (т.е. состоящих только из приказной части), если это оправдано содержанием приказа.

Рекомендуемая структура текстов документов договорной деятельности -- контрактов (соглашений) -- предусматривает наличие следующих разделов: стороны контракта (соглашения); предмет контракта (соглашения); условия контракта (соглашения); права и обязанности сторон"; срок действия контракта (соглашении); порядок расчетов между сторонами; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон; особые условия™; порядок разрешения споров между сторонами: юридические адреса сторон, их реквизиты. Разделы документов договорной деятельности, в свою очередь, обычно подразделяются на пункты и подпункты.

Коротко остановимся на структуре текстов некоторых видов управленческих документов, образующих переписку предприятия.

Так, рекомендуемая структура текста протокола включает вводную и основную части: первая формируется из отдельных предложении, вторая -- из пунктов, соответствующих вопросам, рассматриваемым в рамках протокольного мероприятия (собрания, совещании, заседания и т.п.).

Рекомендуемая структура текста акта также предполагает наличие вводной и основной частей. Вводная часть документа включает несколько предложений, а основная излагается по пунктам, в заключительном из которых содержатся предложения и (или) выводы. Менее устойчивой о сравнении с другими документами рассматриваемой группы является структура текстов деловых писем. В наиболее простых случаях мы, как правило, имеем дело с одночастными письмами, и наиболее показательным примером в этом смысле является текст сопроводительного письма, Тексты сложных писем, в которых излагается несколько взаимосвязанных друг с другом вопросов, могут структурироваться на три части -- вводную. основную и заключительную. В большинстве случаев, однако, структура текста деловою письма предусматривает наличие двух частей -- вводной и основной.

Рекомендуемая структура текста справки социально-правового характера-- одночастная, поскольку функциональное назначает данного документа состоит в подтверждении определенных сведений (фактов), а не в их интерпретации (описании).

Глава 9

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТИЛЮ ИЗЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Общая характеристика делового стиля

.Адекватность восприятия сути управленческого документа во многом зависит от стилевого оформления его текста, или, иначе говоря, от стиля его изложения. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИЛАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов» тексты управленческих документов надлежит излагать деловым (официально-деловым) стилем.

Уточним, что деловой стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую исключительно в среде повседневной деловой коммуникации. Важнейшими специфическими признаками деловою стиля, отличающими его от других функциональных разновидностей письменного языка, являются:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность изложения.

Деловой стиль характеризуется:

/. Сжатостью, компактностью изложения, основанной, в частности, но экономном использовании языковых средств.

2. Активным применением речевых клише.

Широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований (в особенности юридических, административных и др.).

Сравнительно частым включением в тексты сложносокращен
ных слов и аббревиатур.

Частым употреблением отглагольных существительных, оты
менных предлогов, а также сложных союзов.

Внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначен
ных для связи между частями сложных предложений.

Повествовательным способом изложения, опирающимся, в час
тности, на номинативные предложении с перечислениями.

8. Преобладанием прямого порядка слов в предложениях.

9.2 Особенности применения отдельных категорий слов и словосочетаний в текстах управленческих документов

Рассмотрим далее особенности применения в управленческих текстах некоторых категорий слов и словосочетаний. Начнем с т называемых клише -- устойчивых языковых оборотов («языков формул»), используемых при подготовке текстов в практически неизменном виде для описания однотипных управленческих ситуаций или вытекающих из них действий.

Применение клише позволяет сократить текст, «спрямить» его, одновременно упростив его изучение и восприятие для адресата, поскольку смысловая нагрузка клишированных словосочетаний предельно унифицирована (стандартизирована) и практически .исключает какое-либо вольное их толкование. Примеры наиболее распространенных устойчивых словосочетаний, применяемых в текста управленческих документов, представлены в прил. 6 к настоящему пособию.

Переходя к рассмотрению особенностей применения в составе управленческих текстов отдельных категорий слов, мы не можем обойти стороной уже упоминавшиеся нами термины. Термин, как известно, -- не что иное, как слово (в некоторых случаях -- словосочетание), которому присвоено строго определенное (научное, специальное и т.п.) смысловое значение.

Применение терминов способствует повышению точности изложения и соответственно более четкому и однозначному его восприятию в процессе изучения документа. Следует, однако, избегать перенасыщения управленческих текстов терминологией, в особенности специфической или редкой.

Терминологический «перебор» влечет за собой затрудненное восприятие документа. Во избежание недоразумений следует во всех необходимых случаях разъяснять адресату значение того или иного термина, используя для этого, к примеру, официальные определения из соответствующих ГОСТов.

Завершая разговор о стилистике управленческих документов, обратимая к особенностям применения сокращений. Сокращение -- _это общепринятая неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополнительной компрессии письменной деловой речи. Применительно к содержанию управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения и графические сокращения.

Лексические сокращения, или аббревиатуры, представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (например, СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.). Лексические сокращения функционируют в составе текста как самостоятельные слога.

Графические сокращения, в свою очередь, представляют собой сокращенные обозначения слов (например, п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв. м идр). В отличие от лексических сокращений графические сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной деловой речи, а при чтении подлежат расшифровке.

Примеры сокращений, используемых в текстах управленческих документов наиболее часто:

А. Лексические сокращения:

Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ,
СП, МП, КБ, АОЗТ.

Звуковые (при чтении произносится звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО,
РЭУ, ДЕЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.

3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть-звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПНК, УКГОиП.

Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов):
зампред, Роскомзем, Мосзеленстрои.Доринвест, Мосжилстрой, Мос-
интур, техред, главбух, завгар.

Частично сокращенные слова (образованы из чисти или частей ц
полного слова): Мо&гесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мос-
расчетбанк, хозрасчет, рембаза..

Усечения: зам., зав., спец., пред.

Телескопические сокращении (образованы из начала и конца со-
ставляющих слов): рация бионика (из: биология]).

8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТ

Б. Графические сокращения:

1. Точечные: стр. -- страница, dp. -- Орудие, т.п. -- тому /юдибно
с/и. -- смотри, эт. -- этаж, ул. -- улица, проц. -- процент и tip.

Дефисные: г-н -- господин, гр-н -- гражданин.

Косолинеин: п/о -- почтовое отделение, б/г -- без года и др. Ш

Нулевые или курсивные (как правило, тик обозначаются физ
ческие величины): т, кг, с.м,./.

Комбинированные: ж.-д. -- железнодорожный, об/мин -- оборотов
тон в минуту, сев.-зап. -- северо-западный и др.

Подытоживая, отметим, что тексты управленческих документа не следует перенасыщать сокращениями, в особенности сокрашв пнями графическими. В этой связи рекомендуется применять в текстах только сокращения, предусмотренные законодательными актами, государственными стандартами и словарями.

Введению в текст сокращения должно предшествовать при меле ние полной формы сокращаемого слова, при этом сокращение указывается п скобках, например «домостроительный комбинат Ngj (ДСК-5)». При этом сокращения, применяемые в одном и том тексте, не должны дублировать друг друга.

Глава 10

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

10.1. Реквизиты документа, их краткая характеристика

Рассмотрение вопросов оформления управленческих документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Эти реквизиты -- пусть и с известной долей условности -- можно разделить на три функциональные группы:

1-я группа -- реквизиты, применяемые в составе бланков:

2-я группа -- реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;

3-я группа -- реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.

К первой функциональной группе следует отнести:

изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания) (01.02, 03);

наименование предприятия (организации, учреждения) (08);

отметку о дате документа (11 );

отметку о месте составления (издания) документа (14);

код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО (04);

основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН) (05);

идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);

справочные данные о предприятии (организации, учреждении)

наименование вида документа (10).

Уточним, что применение последнего реквизита. 10, совокупности с другими реквизитами является обязательным только бланка конкретного вида документа (за исключением бланка письма). а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 -- (для бланка письма) Дня общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).

Ко второй функциональной группе следует отнести:

код формы документа в соответствии с ОКУД (07);

отметку о регистрационном номере документа (12);

ссылку на регистрационный номер и дату документа (13)';

сведения об адресате (15);

гриф угвержденпя документа (16);

заголовок к тексту документа (18);

текст документа (20);

отметку о наличии приложения (21);

подпись (22);

фиф согласования документа (23);

визы согласования документа (24);

оттиск печати (25);

отметку о заверении копии (26);

отметку об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30).

К третьей функциональной группе следует отнести:

резолюцию (17);

отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения) (19);

отметку об исполнении документа и направлении его вдело (28);

отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение) (29).

10.2. Бланки документов, их краткая характеристика

Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.20-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов (см. выше) и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.

Функциональное назначение бланков различно. Как правило, предприятия (организации, учреждения) применяют следующие основные виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться общие бланки соответствующих структурных подразделений (должностных лиц).

Общий бланк предприятия применяется при оформлении любых видов документов, за исключением писем. Соответственно, общин бланк структурного подразделения (должностного лица)также может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.

Бланк письма применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, должностного лица). Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, например, приказов, распоряжении и т.п.

Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать Определенным требованиям.

Основные требования к бланкам предприятия

1. Бланки изготавливаются на бумаге А4 или А5светлых тонов (белой бумаге).

2Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизуy -- не менее 20мм, справа -- не менее 10мм,

В зависимости от способа расположения реквизитов различают
угловые и продольные бланки .

Расположение реквизитов а пределах бланка производ.
трованным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланки) сп
собами с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, уста
новленных полями)-

В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего
полей) допускается простановка номеров типографским способом

.

СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ⁹⁴

ПРИКАЗ

г. Санкт-Петербург

2.1 Общие понятия

Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДО⁷): отрасль деятельности, обеспечивающая документированиеорганизацию работы с официальными документами.

Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая орга
низацию хранения и использования архивных документов.

Документ (документированная информация): зафиксирован
на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю
шими ее идентифицировать.

Внешние признаки документа: признаки, отражающие сразмер документа, носитель информации, способ записи, оформления.

Носитель документированной информации: материальны
объект используемый для закрепления и хранения на нем речевой,
звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобра
зованном виде.

Изобразительный документ: документ, содержащий инф
цию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Графический документ: изобразительный документ, в котором
ражение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

8. Аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобрази тельную и звуковую информацию.

9 Кинодокумент: изобразительный или аудиовизуальный документ. созданный кинематографическим способом.

Фотодокумент: изобразительный документ, созданный фото
графическим способом.

Иконофафический документ: документ, содержащий преимущественно

фонодокумент: документ, содержащий звуковую информации
зафиксированную любой системой звукозаписи.

Текстовой документ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма иди любой систе
мой звукозаписи.

Письменный документ: текстовой документ, информация
торою зафиксирована любым типом письма.

Рукописный документ: письменный документ, при с.
которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ: письменный документ, при соз
нии которого знаки письма наносят техническими средствами.

Документ на машинном носителе: документ, созданы:
пользованием носителей и способов записи, обеспечивающих обе
работку его информации электронно-вычислительной машины.

Видеограмма документа: изображение документа па ..гите]
электронно-лучевой трубки.

Беловой документ: рукописный или машинописный до'
текст которого переписан с чернового документа или написан бей
помарок и исправлений.

Черновой документ: рукописным или машинописный доку
мент, отражающий работу ангора или редактора над его те

Автор документа: физическое или юридическое лицо, созда
шее документ.

Документ личного происхождения: документ, созданный
сферы его служебной деятельности или выполнения

23. Официальный документ: документ, созданный юридически
или физическим лицом, оформленный и удостоверенный и

ленном порядке.

Служебный документ: официальный документ, исло.н. л мый
в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа: свойство официально
мента, сообщаемое ему действующим законодательством. komi
иней издавшего его органа и установленным порядком ;

Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времен!
и месте создания которого, содержащиеся в самом докуме
выявленные иным путем, подтверждают достоверность его пропев
хождения.

Подлинник (официалыюго)документа: первый или едпнпчн
экземпляр официального документа.

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника до
кумента, имеющий юридическую силу.

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки
или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа: копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Дублетный документ: один из экземпляров копии документа.

2.2. Делопроизводство

32. Документирование: запись информации на различных носи
телях по установленным правилам.

Правила документирования: требования и нормы, устанавли
вающие порядок документирования.

Система документации: совокупность документов, взаимосвя
занных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы де
ятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД): система доку
ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содер
жащая информацию, необходимую для управления в определенной
сфере деятельности.

Вид письменного документа: принадлежность письменного
документа к системе документации по признакам содержания и це
левого назначения.

Наименование документа: обозначение вида письменного до
кумента.

Оргашкашншно-рашорядительный документ: вид письменного
Документа, в котором фиксируют решение административных и орга
низационных вопросов, а также вопросов упраачения, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учрежде
ний, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лии.

39. Реквизит документа: обязательный элемент оформления офи-
Циального документа.

40. Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть
Реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наноси
мая при его изготовлении.

41. Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть рек-
визита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

ражение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

71. Дело: совокупность документов или документ. относящееся
к одному вопросу или участку деятельности, помешенные в отдел
ную обложку.

Формирование дела: группирование исполненных
тон в дело в соответствии с номенклатурой дел и система
документов внутри

Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствий
с установленными правилами.

Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и co
держании документов в деле.

Номенклатура дел: систематизированный перечень
дел. заводимых в организации, с указанием сроков их храня!
ним. оформленный в установленном порядке.

Индекс номер дела: цифровое
вое обозначение дела п номенклатуре дел организации.
на ею обложку.

2.3. Архивное дело

77. Архив: организация или ее структурное подразделен,
шестштяюшие прием и хранение архивных документов с полью
пользования.

Архивохранилище: специально оборудованное помещение длЛ1
хранения архивных документов.

Профиль архива: установленный для архива состав для доку
ментов, подлежащих хранению

Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий
сохранению п силу его значимости для общества и равно имеющим
ценность для собственника.

Архивный фонд: совокупность архивных документов.
или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации: совокупность докуме
тов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическом
политическое или культурное значение, отражающих материал
и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой!
частью историко-культурного наследия народов Российской Феде
рации.

Государственная часть Архивною фонда Российской Федерации:

архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде
рации: архивные фонды и архивные документы, являющиеся соб
ственностью негосударственных юридических лиц, собственностью
физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российс
кой Федерации на основании соглашения (договора) с собственни
ком после экспертизы их ценности.

Объединенный архивный фонд: архивный фонд, сформирован
ный из документов двух или более фондообразователей, имеющих
между собой исторически обусловленные связи.

Архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, со-
стояший из архивных документов, образовавшихся в жизни и дея
тельности физического лица, семьи, рода.

Архивная коллекция: совокупность документов, образовавших
ся в деятельности различных фондообразователей и объединенных
по одному или нескольким признакам.

Комплектование архива: систематическое пополнение архива
документами в соответствии с его профилем и действующим зако
нодательством.

Источник комплектования: юридическое или физическое лицо,
чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Документальный фонд: совокупность документов, образую
щихся в деятельности юридического или физического лица.

Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в де
ятельности которого образуется документальный фонд.

Фондирование документов: распределение документов по ар
ивным фондам и архивным коллекциям.

Ценность архивного документа: свойства архивного докумен
та, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, по
литическое значение.

Запретная дата документа: дата, означающая, что документы,
возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценно
сти не подвергаются п уничтожению не подлежат.

Экспертиза ценности документов: отбор документов на госу
дарственное хранение или установление сроков их хранения на ос
нове принятых критериев.

Перечень документов со сроками хранения: систематизирован-
ый список видов и категорий документов, содержащий норматив
ные указания о сроках их хранения.

Выборочный прием документов на постоянное хранение: при
ем на постоянное хранение отдельных видов документов органи-

98Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде
рации: архивные фонды и архивные документы, являющиеся соб
ственностью негосударственных юридических лиц, собственностью
физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российс
кой Федерации на основании соглашения (договора) с собственни
ком после экспертизы их ценности.