Справочник по делопроизводству

Объединенный архивный фонд: архивный фонд, сформирован
ный из документов двух или более фондообразователей, имеющих
между собой исторически обусловленные связи.

Архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, со-
стояший из архивных документов, образовавшихся в жизни и дея
тельности физического лица, семьи, рода.

Архивная коллекция: совокупность документов, образовавших
ся в деятельности различных фондообразователей и объединенных
по одному или нескольким признакам.

Комплектование архива: систематическое пополнение архива
документами в соответствии с его профилем и действующим зако
нодательством.

Источник комплектования: юридическое или физическое лицо,
чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Документальный фонд: совокупность документов, образую
щихся в деятельности юридического или физического лица.

Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в де
ятельности которого образуется документальный фонд.

Фондирование документов: распределение документов по ар
хивным фондам и архивным коллекциям.

Ценность архивного документа: свойства архивного докумен
та, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, по
литическое значение.

Запретная дата документа: дата, означающая, что документы,
возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценно
сти не подвергаются п уничтожению не подлежат.

Экспертиза ценности документов: отбор документов на госу
дарственное хранение или установление сроков их хранения на ос
нове принятых критериев.

Перечень документов со сроками хранения: систематизирован-
ый список видов и категорий документов, содержащий норматив
ные указания о сроках их хранения.

Выборочный прием документов на постоянное хранение: при
ем на постоянное хранение отдельных видов документов органи-

Постоянное хранение документов: бессрочное хранение доку-
в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Документ постоянного хранения: документ, которому в соот-
вегсгвии с нормативными документами и иными правовыми акта
ми установлено бессрочное хранение.

Документ временного хранения: документ с установленным сро
ком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Ограничительный срок секретного хранения архивных докумен
тов: срок засекречивания сведений, установленный законодатель
ными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к
документам государственной части Архивного фонда Российской
Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

Учет архивных документов: установление количества и состава
архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежнос
ти каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их
количеству в учетных документах.

116 Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Единица хранения архивных документов: учетная и классифи
кационная единица, представляющая собой физически обособлен
ный документ или совокупность документов, имеющая самостоя
тельное значение.

Единица учета архивных документов: единица измерения ко
личества документов в архиве.

Учетные документы архива: комплекс документов установ
ленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество,
состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Карточка (архивного) фонда: учетный документ, содержащий
название, сведения о количестве, составе документов архивного
фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного

государственного учета архивных документов Архивною фом да

Российской Федераини.

121. Список (архивных) фондов: учетный документ, содержащий; перечень официальных наименований хранящихся, выбывших ипосшшюших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

122. Лист (архивного)фонда: учетным документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание местах равнения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.

123. Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содер-1лишим перечень документов деда с указанием порядковых номеров }документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

124. Проверка наличия {состояния] дел: устаноатение соответствия 1реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

Научно-информационная деятельность архива: создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и Д1Я обеспечения законных прав и интересов граждан.

Публикация архивных документов: подготовка документов-изданию в соответствии с установленными правилами.

Система научно-справочного аппарата к документам архива: комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автомагизи-1роианных информационно-поисковых систем о составе и содержа-*'нии документов, создаваемых на единых научно-методических ocновах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Историческая справка к архивному фонду: документ, содер-1жашин сведения но истории фондообразователя и архивного фон-1да, краткую характеристику состава и содержания его документов и Iнаучно-справочного аппарата.

Архивный справочник: справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.

Межархивный справочник: архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов.

Архивная опись: архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, кол и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Путеводитель по (архивным) фондам архива: архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный, ознакомления с его составом и содержанием.

Обзор архивных документов: архшшый справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.

Архивный каталог: архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

Указатель (архивный): архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Доступ к архивным документам: предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.

Архивная справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмет запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивная копия: официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием

. его поисковых данных.

140. Архивная выписка: копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ, НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫХ АКТОВ, ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ОРГАНИЗАЦИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (ДОУ)

Конституция Российской Федерации.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. I и II).

Федеральный закон от 28августа 1995г. Ns 154-ФЗ «Обобщим принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями).

Федеральный закон РФ от 25 января 1995 г. «Об информации, j информатизации и защите информации».

Федеральный конституционныii закон РФ от 25 декабря 2000г.] № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Федеральный закон РФ от 10 января 1902 «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Закон Российской Федерации от 25октября 1991 г. № IS07-11 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральном закона от 24 июля 1998 г. № 126-ФЗ).

Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительств; РФ от 2 августа 2001 г. № 576).

Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие по-1 становлений, распоряжений Правительства Российской Федерации».

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации 140

(утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (с последующими изменениями).

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988г. №33).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г. №37).

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК011-93 (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в Деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ

1. Общие положения

I, I. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителе организации {первому заместителю руководителя).

1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами Российской Федерации, Указами Президента Российском Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рев коменаациями учреждений Федеральной архивной службы России действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касаюшн мися автоматизации информационных процессов: Уставом (положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.

1.3. В состав отдела входят следующие группы: секретариат ( сек-
ретари руководителя организации и его заместителей), канцелярия
копировально-множительное бюро, архив, группа обслужи на ни
автоматизированной системы делопроизводства.

Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство) в структурных подразделениях организации.

1.4. Деятельность работников службы регламентируется должно-
стными инструкциями, которые разрабатываются службой и под
исываются руководителем службы, согласовываются с юридичес
ким лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и
утверждаются руководителем организации.

При изменении функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются,

1,5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначает-it на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Квалификационные требования для замешена должности руководителя службы: высшее профессиональное Авизование по специализации государственных должностей госувенной службы или образование, считаюшсеси равноценным, ; дополнительным высшим профессиональным образованием по государевенных должностей государственной службы. Стаж государственной службы на ведущих государственных должностях государственной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.

2. Основные задачи и функции

Основными задачами службы являются установление единою фидки работы с документами и организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему -доументаиионного обеспечения в деятельности организации.

12. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников органииии и по документа пион ному обеспечению управления.

Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы
документов, устанавливает правила подготовки и оформления до-
к> ментов. Определяет эстетические и эргономические требования
к оформлению документов и средствам работы с ними.

Определяет порядок прохождения и обработки документов,
внедряет новые технологические приемы работы с документами,
сокращающие объем документооборота.

Разрабатывает информационно-поисковые системы по до
кументам ( автоматизированные или традиционные картотеки,
справочники, классификаторы и кодификаторы документной ин
формации).

2.6, Осуществляет контроль за исполнением документов в уста сроки; обобщает сведения о ходе и результатах

2.7. Организует работу архива с делами и документами органиими в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими коммендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной _ хивиой службы России.

2.8. Осущестааяет организационно-методическое руководство по] документационному обеспечению, организует повышение киалпфикаини и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и j методические пособия по ДОУ,

2.9. Контролирует порядок обслуживания пользователей авюма- тизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и I защиты информации.

2.10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.

3. Обязанности

Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:

3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты но документапион-
ному обеспечению для структурных подразделений организации. I

3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет Табель и альбомы унифици
рованных форм документов, согласовывает изменения, дополнения!
и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет!
их на утверждение руководителю организации. Периодически опо-
вещает абонентов Табеля об изменениях и проводит консультации
по запросам абонентов.

Осущестштяёт прием, учет, регистрацию, оформление доку-
ментов, их экспедиционную обработку, хранение, а также инфор
мационно-справочную работу по документам.

Организует своевременное рассмотрение и подготовку док-
лада руководству о поступающих документах, осуществляет конт-
роль за правильностью оформления документов, представляемых на
подпись руководству.

3.5. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением до-
кументов в подразделениях организации (и подведомственной
сети,). Контролирует исполнение документов в установленные сро
ки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах испол-
нения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.

Организует работы по составлению графика документообо
рота и представляет его на утверждение руководителю организации.
Контролирует соблюдение исполнителями графика документообо
рота в целом.

Организует по поручению руководства подготовку проектов
документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

Создает и поддерживает в качественном состоянии справоч-
но-информационный аппарат к документообороту организации.

3.9. Организует машинописное изготовление, копирование и
оперативное размножение документов; разрабатывает и проектирует
бланки документов.

Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации,
обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразде
лениями, обеспечивает хранение дел ц ведение архива традицион
ных и машиночитаемых документов, а также оперативное исполь
зование документной информации. Осуществляет контроль за пра
вильностью оформления и формирования подразделениями дел и
подготовке их к сдаче в архив организации.

Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности,
качества обработки и использования документов, образующихся в
деятельности организации (и подведомственной сети), для переда
чи на государственное хранение

Организует работы по исполнению обращений .

Разрабатывает совместно с подразделениями организации
мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с до
кументами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

Осуществляет работу по формированию, ведению, попол
нению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обес
печения контроля исполнения документов и поручений.

Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации
И документации, санкционирует допуск к информации.

Корректирует по согласованию со структурными подразде
ле ними орган изашш соответствующие части Табеля форм докумен
тов организации, Альбома форм документации.

Разрабатывает нормативную базу по организации работ с
информационным фондом организации.

Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественный
опыт работы с документами.

3.19. Осуществляет планирование работ подразделений c.iv ЛОУ, подготовку и предоставление отчетом о проделанной р,4. Права

Служба имеет право:

4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запр.: lи получать информацию из внешних источников.

4.2. Запрашивать и получать от всех структурных полрл организации информацию, необходимую для осушесвлепияjдеятельности.

4.3. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций ала рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.

Участвовать в научно-практических мероприятиях поналралениям деятельности службы.

Вносить предложения по совершенствованию работы и структурных подразделений, в том числе в области

, 4.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач Службы.

4.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы ннфор-;мационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

4.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.9. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок руководителей подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и: должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.10, Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с доку- ментами;

5. Ответственность

Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:

Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.

Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

5.3 Несвоевременное и качественное выполнение функций службы, изложенных в настоящем положении.

Нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы.

Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.

Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству , утвержденной в организации.

6. Взаимоотношения и связи

В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

6.1. Со структурными подразделениями во вопросам: документационного обеспечения их деятельности; соблюдения

норм, правил, сроков и технологии информаиионно-документационного обеспечения;

исполнения поручений руководства организации, решений коллегиального органа;

корректировки Табеля форм документов организации;

обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в том числе программами антивирусной защиты, бланками документов;

организации доступа к информационному фонду организации;

получения информации, поступающей в службу, в том числе на магнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции.

С юридическим лицом -- по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.

С хозяйственной службой -- по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней,

необходимой для функционирования Службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания paботников.

С отделом кадров -- по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.

С Финансово-бухгалтерским отделом -- по финансовым вопросам, касающимся деятельности Службы.

Приложение 4

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ (УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ)⁹⁶

1. Общие положения

l.l. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи ма государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на

предприятиях.

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использовании и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением;, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подраздение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законода-едьством Российской Федерации, законодательным» актами пшархивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организации руководства учреждения, правилами и другими нормативно-метслпческлми документами Комитета неделям архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соогвствующего учреждения Государственной архивное)! службы и настоящим положением,

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архип учреждения работает по планам, утверждаемым руко-волством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе. ,

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения исуществля- руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы Я постоянного хранения, образовавшиеся и деятельности структурные подразделений, документы временною (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3.документы постоянного хранения и по личному составу лив вотированных учреждений, непосредственно подчиненных дан нош организации;

2,4. личные фонды ведут их работников учреждения, поступившие в архив;

служебные и ведомственные издания;

научно-справочный аппарат к документам архива.

3 Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ:

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики, представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает«го преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдаст и установленном порядке дела, документы или копии документов п целях служебного и научного использования, ты п помещении архива:

исполняет запросы организаций и заявления граждан об устаном лении трудового стажа п другим вопросам социально-правового , в установленном порядке выдаст копии документов и apхивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводит экспертизу ценности документов, храпяшнхся

архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

оказывает. методическую помощь службе делопроизводствев составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует пра-внльность формирования и оформления дел в делопроизводстве, *также подготовку дел к передаче о архив учреждения;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификаиии работников архива и службы делопроизводства учри дения;

ежегодно представляет в соответствующий государствен архив сведения о составе и объеме документов по уетаноа
ной форме;

подготавливает и. в установленном порядке перелает на
хранение в соответствующий государственный архив документов
Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения вогюженныч «дач и функции архив имеет право: И 4 I. контролировать выполнение установленных правит работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения све-1 дения. необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач л функций.

5. Ответственность заведующего архива

5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функции.

Приложение 5

ПРИМЕРНЫЕ ТЕКСТЫ

ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ⁹⁷

а) Должностная инструкция начальника службы ДОУ

I. Общие положения

1.1. Начальник службы ДОУ отвечает:

За работу службы, своевременное и качественное выпол
нение ею задач по предназначению.

За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников
службы.

За сохранность документов (сведений), содержащих госу

дарственную и служебную тайну.

За обеспечение безопасных условий труда, поддержание
порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещени
ях службы.

Квалификационные требования: высшее профессиональное
(техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж

работы на руководящих должностях в соответствующей профилю

предприятия отрасли не менее 5 дет

В практической деятельности должен руководствоваться:

Инструкцией по документационному обеспечению управ
ления предприятием (инв. № ...).

Положением о службе ДОУ (инв. № ...).

Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. № ...).

Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспе

чения производственной санитарии и противопожарной защиты

: (инв. №№ ...,...,...).

1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.4. Должен знать:

II. Должностные обязанности

2,1. Начальник службы ДОУ обязан:

IMC

Возглавлять работу службы и эффективно руководить ею.

Обеспечивать своевременное и качественное выполнение службой возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соотвеииний с утвержденным порядком работы.

Руководить разработкой и ведением служебной документтаиии.

Обеспечивать рациональное' использование материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задано предназначению.

Обеспечивать надежную защиту документов и информации]составляющих государственную и служебную тайну.

Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.

Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требовании техники безопасности,

Использовать по отношению к подчиненным прсдоснные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.2. Начальник службы ДОУ должен своевременно и в полил/ч объеме отрабатывать и предсташшть соответствующим должностным» лицам отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего времени начальника службы ДОУ соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха п течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.

В случае служебной необходимости начальник службы ДОУ может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III Права работника

3.1. Начальник службы ДОУ имеет право:

Принимать решения к целях обеспечения повседневной деятельности службы -- по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

Представлять заместителю генерального директор;) предприятия по управлению свои предложения по поощрению ( к ответственности) работников службы -- в тех сдукшх. когсобственных полномочий недостаточно.

Готовить и заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по еовершен-авованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы службы ДОУ,

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Начальник службы ДОУ несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы службы.

Невыполнение служебных указаний заместителя генерального директора по управлению.

Не сохранение государственной и служебной тайны.

Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных идеях.

4.2. Основным критерием оценки труда начальника службы полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Осуществлять контроль за сроками исполнения докумеци
тов и их правильным оформлением.

Организовывать работу по регистрации, учету, хранению
передаче в соответствующие структурные подразделения докуме
тов текущего делопроизводства, в том числе приказов и раелоряж
ним руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение,

Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводстве
на предприятии и организовывать их внедрение.

Принимать меры по обеспечению работников канцелярия
необходимыми инструктивными и справочными материалами.
также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими
средствами управленческого труда.

Осуществлять методическое руководство записей де- лопроизводства в подразделениях, контроль за правильным форми рованием. хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

Обеспечивать печатание и размножение служебных доку-вментов.

Участвовать в подготовке созываемых руководством сове-
шаний, организовывать их техническое обслуживание, оформления
командировочных документов, регистрацию работников, прибывав
ющих в командировку.

Заведующий канцелярией должен своевременно и в полном
объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностными
лииам отчетную И иную служебную документацию.

Регламент рабочего времени заведующего канцелярией со-
ответствует нормам федерального законодательства о труде. Вре
труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется Прави.

ми внутреннего трудового распорядка» предприятия.

В случае служебной необходимости заведующий канцеляри. может приатекаться к выполнению своих обязанностей сверхуро но, в порядке, предусмотренном положениями федерального за нодательства о труде.

IV. Права работника

4.1. Заведующий канцелярией имеет право:

4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневно деятельности канцелярии -- по всем вопросам, относящимся к компетенции.

4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения
* по поошрснию (привлечению к ответственности) работников кан
не ,|;1р!П1 -- и теч случаях, когда собственных полномочий недостач-

I ТОЧНО.

4.1.3. Гоювнть и предстаатять начальнику службы ДОУ свои пред-
и по совершенствованию работы канцелярии (ее дополни-

[ тельному финансированию, материально-техническому обеспече-г.п.).

4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления
при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.

V. Ответственность. Порядок оценки труда работника

5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисцип
линарную и материальную ответственность за:

Нарушение положений руководящих документов по воп
росам организации работы канцелярии.

Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.

Несохранение государственной и служебной тайны.

Неправомерное использование предоставленных служеб
ных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцеляри
ей является полнота, своевременность и качество исполнения ею дол
жностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начхчьника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. №№ ...,...).

в) Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения документов)

ие положения

1.1. Заведующий архивом отвечает:

I * 1.1. За работу архива, своевременное и качественное выполнением задач по предназначению.

За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудник*»
архива.

За сохранность документов (сведений), содержашич г осу.
дарственную и служебную тайну.

За обеспечение безопасных условии труда, поддержания
прялка, выполнение правил пожарной безопасности в помешещИ
ях бюро.

Квалификационные требовании; среднее профессиональным
образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. |

В практической деятельности должен руководствоваться: I

Инструкцией по документационному обеспечению управ
ления предприятием (инв. № ...).

Положением об архиве {инв. № ...).

Правилами внутреннего трудового распорядка {инв. № ..,)*

Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспе
чения производственной санитарии и противопожарной защитив
(пни. №№ ...,...,...).

1.3.5. Настоящей должностной

1.3.6. инструкцией.
1.4. Должен знать;

Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы
по вопросам деятельности архива.

Порядок учета документов, состоящих на временном и по-
стоя ином хранении.

Организационную структуру предприятия.

Ведомственные стандарты унифицированной систем
организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Основы научной организации труда п ведомственных ар-
хивах.

Основы трудового законодательства РФ {в части касаю
щейся).

II. Общие должностные обязанности

2.1. Заведующий архивом обязан:

Возглавлять работ)' архива и эффективно рукоиолнп. им.

Обеспечивать своевременное и качественное иыполнеь
архивом возлагаемых на него повседневных задач и строгом со
ветствии с утвержденным порядком работы.

Руководить разработкой и ведением служебной докул
тации.

Обеспечивать рациональное использование материальных,
технических и иных средств архива в интересах выполнения задач
но предназначению.

Обеспечивать надежную защиту документов и информации,
спсктяюшнх государственную и служебную тайну.

Руководить обучением подчиненных, создавать им условия
для повышения квалификации.

Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными
правил внутреннего трудового распорядка, требований техники бе
зопасности.

Использовать соотношению к подчиненным предоставлен
ные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

III. Специальные должностные обязанности

3.1. Заведующий архивом обязан:

Обеспечивать в соответствии с установленным порядком
прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование
документов.

Руководить работой по составлению справочного аппарат
та, облегчающего учет и использование архивных документов.

Оказывать методическую помощь в поиске необходимых
документов.

Инструктировать работников структурных. подразделений
предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в
архив.

Контролировать своевременность поступления в архив до
кументов, законченных делопроизводством.

Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности
архивных документов, формированию документом в дела постоян
ного и временного хранения.

Руководить работой по составлению описей дел для пере
дачи документов в государственные архивы, составлению актов об
Уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществлять контроль за состоянием документов, своевре
менностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива
Условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организовывать работу по ведению учета документооборота
и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, име
ющихся в документах архива.

Нормативно-правовые акты, другие документы и матери;,
лы по организации документашюнного обеспечения управления.

Технологию работы службы ДОУ.

Методы исследования, анализа, проектирования и разим
тия документашюнных систем.

Методы проектирования и актуализации баз и банков дан
ных. используемых на предприятии для нужд ДОУ.

Порядок оформления, классификации, хранения, экспер
тизы ценности документов.

Организационно-методические документы по проектиро
ванию и эксплуатации автоматизированных информационных сис
тем управления.

Основы программирования.

Документоведение, включая отечественный и зарубежный
опыт в области документашюнного обеспечения управления.

Основы эрюномикн, социальной психологии и социолог
экономики, организации труда и управления предприятием.

1.4.10. Основы трудового законодательства РФ (в части касаю
щейся).

II. Должностные обязанности

2.1. Документовед обязан:

Подготавливать предложения по обеспечению эгономи
ческих условий труда, рационализации рабочих мест работников
службы ДОУ предприятия.

Разрабатывать унифицированные системы документации
и табели документов различного назначения и уровня управления,
классификаторы документированной информации.

Организовывать внедрение систем ведения документации.

Принимать меры по упорядочению состава документов и
информационных показателей, сокращению их количества и опти
мизации документопотоков.

Участвовать в отборе документов, передаваемых на государ
стенное хранение, организации хранения и экспертизе ценности
документов.

Принимать участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании {в части информационного
обеспечения) автоматизированных информационных систем и си
стем ДОУ, разработке новейших информационных технологий.

2.1.7. Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт в области ДОУ, разрабатывать нормативно-методические документы по указанным вопросам.

2.1.8. Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы ДОУ предприятия. ' 2.2. Документовед должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную и иную служебную документацию.

I 2.3. Регламент рабочего времени документоведа соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.

В случае служебной необходимости Документовед может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Права работника

3.1. Документовед имеет право:

Принимать решения в целях обеспечения повседневной
деятельности -- по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

Запрашивать у должностных лиц предприятия, начальник
ков структурных подразделений информацию по всем вопросам,

; относящимся к его компетенции.

3.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ предлог
жения по совершенствованию организации ее работы,

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Документовед несет административную, дисциплинарную и
Материальную ответственность за:

Нарушение положений нормативно-правовых актов, дру-
: гих документов и материалов по ДОУ (в часта касающейся).

Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.

Несохранение государственной и служебной тайны.

4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служеб
ных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда документоведа является
полнота, своевременность и качество исполнения им должностных
обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда документоведа уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении документоведа определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия(инв. №№ ).

Должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений (документов и резолюций)

I. Общие положения

1.1. Инспектор по контролю за исполнению поручений (документов и резолюций) (далее -- инспектор по КИД) отвечает за полное своевременное и качественное осуществление контроля за надлежавшим исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия, связанных с подготовкой документов, а так же за сохранность используемых в работе документов (свеленив содержащих государственную и служебную тайну.

1.2. Квалификационные требования: среднее профессиопальвное образование без предъявления требований к стажу работ1Яили начальное профессиональное образование, специальна1Яподготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться: |

Инструкцией по документашюнному обеспечению управвлепия предприятием (инв. № ...).

Положением о службе ДОУ предприятия (инв. № ...).

Правилами внутреннего трудового распорядка

Правилами охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашить!!(инв. №№ ).

1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.1.4. Должен знать

1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и матсриа-1 лы по организации контроля за исполнением поручений, докумен тов и резолюций.

Формы и методы контроля исполнения поручений, документов и резолюций.

Организационную структуру предприятия.

Схему организационного взаимодействия службы ДОУ со структурными подразделениями предприятия.

Отраслевые стандарты унифицированной системы делопроизводства (УСД).

Основы трудовою законодательства РФ (в части касающейся).

Основы экономики, организации труда и управления предприятием.

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, используемые в процессе выполнения должностных обязанностей.

II. Должностные обязанности

2.1. Инспектор по КИД обязан:

Проверять соответствие подготавливаемых на предприятии и проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

Заполнять контрольные карточки, вести картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

Вести оперативный учет прохождения документов.

Анализировать причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций.

Информировать руководителя предприятия (через начальника службы ДОУ) о состоянии исполнения документов.

2.1.6. Принимать участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций на предприятии, а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота предприятия.

Инспектор по КИД должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную иную служебную документацию.

Регламент рабочего времени инспектора по КИД соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.

В случае служебной необходимости инспектор по КИД может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Права работника

3.1. Инспектор по КИД имеет право:

Принимать решения в целях обеспечения повседневной!
деятельности -- по всем вопросам, относящимся к его компетенции

Запрашивать у ответственных исполнителей структурных!
подразделений информацию о поручениях, документах и резолов
пнях, подлежащих контролю.

Готовить и представлять начальнику службы ДОУ предлсв
жения по совершенствованию организации работы по контролю
исполнением поручений, документов и резолюций.

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Инспектор по КИД несет административную, дпсциплииарную и материальную ответственность за:

Нарушение положений нормативно-правовых актов, другими
гих документов и материалов по контролю за исполнением поручс
пин, документов и резолюций (п части касающейся).

Невыполнение служебных указаний начальника службы
ДОУ.

Несохрапеиие государственной и служебной тапмп.

Неправомерное использование предоставленных служеб-я
ных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда инспектора по является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией! j

Опенку труда инспектора по КИД уполномочен осуществлять *
начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по *
применению мер поощрения и взыскания в отношении инспектора *
по КИД определены соответствующей должностной инструкцией и *
Положением о материальном стимулировании работников предпри-в
ятия (инв. №№ ).

е) Должностная инструкция архивариуса I. общие положения

Архивариус отвечает за полное, своевременное и качествен
ное осуществление работы по ведению архивного дела на предпри
ятии и за сохранность используемых в работе документов (сведений),
содержащих государственную и служебную тайну.

Квалификационные требования: начальное профессиональное
образование без предъявления требований к стажу работы или среднее
(полное) общее образование и специальная подготовка по установлен
ной программе без предъявления требований к стажу работы.