Справочник по делопроизводству

Введение в действие штатного расписания осуществляется после утверждения документа руководителем предприятия (посредством издания соответствующего приказа). Бланк штатного расписания представлен на стр. 33, а пример приказа о введении штатного рас писания в действие -- на стр. 34.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БЕГА»

ПРИКАЗ

24 ноября 2005 г. г. Екатеринбург №863-п

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

В соответствии с Программой организационного развития предприятия (раздел VII «Оптимизация системы документационного обеспечения управления») на 2005-2007 гг.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Сформировать на предприятии с 1 января 2006 года службу документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ). Утвердить проект штатного расписания службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу) и рассматривать его в дальнейшем как дополнение к штатному расписанию предприятия, утвержденному приказом генерального, директора ОАО «Вега - от 00.00.0000 № 000-п.

Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ:,,. (указать конкретно).

Установить предельную штатную численность службы ДОУ на 2006 год в... единиц.

Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).

Утвердить должностные инструкции работников службы ДОУ (приложение 3 к настоящему приказу).

Вопросы материального обеспечения повседневной деятельности службы ДОУ возложить на заместителя генерального директора по материально-техническому и административно-хозяйственному обеспечению.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.

Генеральный директор

ОАО «Вега» личная подпись А.А.Агеев

Согласовано:

Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина

3.4 Организация нормирования работ по делопроизводству (ДОУ)

Рассмотрим далее организацию нормирования по делопроизводству (ДОУ). Уточним, что в соответствии с Нормами времени па работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти" к основным видам работ по ДОУ, подлежащим нормированию, относятся:

документационное обеспечение деятельности управленческих

структур";

составление и ведение номенклатуры дел;

документирование деятельности коллегиальных органов, сформированных при руководстве;

подготовка документов;

обработка документов;

работы по архивному хранению документов (в том числе с применением автоматизированных технологий).

Обеспечение надлежащего нормирования видов работ по ДОУ, для которых нормы не предусмотрены, осуществляется на основе норм, разработанных предприятием. Кроме того, в случае значительного отклонения содержания фактически выполняемых работ по делопроизводству по сравнению с принятыми в нормах времени, разработанных Центральным бюро нормативов по труду (иной аналогичной организацией), предприятие вправе рассчитать соответствующие нормы времени.

И в том и в другом случае целесообразно использовать так называемый метод технического нормирования, основанный на регистрации и последующей обработке данных хронометражных замеров соответствующих видов работ (отдельных операций). Разработка норм производится предприятием с учетом следующих основных особенностей.

Во-первых, для определения нормы времени на выполнение каждого конкретного вида работы (отдельной операции в рамках соответствующего вида работы) следует определить единицу измерения объема работы, например, на документ, на машинописный лист. Надело, на печатный знак и т.д. При этом расчет затрат времени производится в часах (человеко-часах), а в качестве единиц измерения объема работы могут быть использованы следующие:

документ -- конкретный вид управленческого документа с уни- фицированным содержанием (представленным в виде трафаретной го текста или текстового шаблона) и стандартизированным оформ- лением -- например, некоторые виды приказов по персоналу, справ- ки.,акты и т.п.;

дело -- упорядоченная совокупность документов, объединенный между собой по определенному признаку и помешенных к отдельную твердую обложку, не превышающая по объему 150 листов фор-|мата А4 (210x297 мм):

машинописный лист (лист) -- текстовый оригинал формата А4, заполненный с одной (лицевой) стороны через 1,5 межстрочных ин- тервалах и содержащий 38--41 строку длиной 60--64 печатных знака;

печатный знак-- цифровой, алфавитный или иной символ, используемый в процессе перевода исходного-- рукописного и аудио- оригинала в машинописную форму. В необходимых случая, норма времени может устанавливаться в расчете на 100 или ин количество печатных знаков*'.

Во-вторых, в нормах времени должны быть надлежащим образом учтены время на производство работ по обслуживанию рабочих мест, а также время на отдых и личные потребности работников , включая физкультурные паузы.

В-третьих, в нормах времени должно быть надлежащим образом учтено применение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов. При этом принимается во внимание состав программно-технических средств, содержание и последовательность выполнения соответствующих видов работ (операций) по ДОУ.

3.5 Требования к организации рабочих мест и труда персонала службы ДОУ

После рассмотрения основных вопросов организации нормирования работ представляется вполне логичным перейти к освещению требований, предъявляемых к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ). Уточним в этой связи, что одной из основных обязанностей работодателя является обеспечение на предприятии «...условий, отвечающих требованиям охраны и гигиены труда» (ст. 22 ТК РФ). В свою очередь работники предприятия имеют право па «...рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации труда», а также на «полную достоверную информацию об условиях труда...» (ст. 21 TK РФ). Конкретные требования к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ) содержатся в:

разделе 2 «Норм времени на работы документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»;

Санитарных нормах и правилах СанПин 2.2.2./2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы»*.

Рациональная организация рабочих мест и труда работников делопроизводства (службы ДОУ) предприятия включает:

планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой в них работы, обеспечивающую наиболее эффективное использование рабочих площадей;

размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава выполняемых ими работ (операций):

создание и поддержание необходимого комфорта, способствующего эффективному труду;

своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций), -- в виде консультаций, а также инструктивных и справочных материалов (документов);

установление оптимального режима труда и отдыха:

создание и поддержание служебных в помещениях и на рабочих местах оптимального микроклимата;

защиту работников от воздействия вредных факторов производственной среды;

регулярное проведение в служебных помещениях и на рабочих местах комплекса работ по техническому обслуживанию и профилактике, а также необходимых санитарно-гигиенических мероприятий.

Служебные помещения, отведенные для выполнения работ (операций) по подготовке и обработке документированной информации должны иметь планировку, обеспечивающую их достаточное естественное и (или) искусственное освещение. Площадь, отводимая на размещение одного автоматизированного рабочего места, должна составлять в общем случае не менее 6 кв. м.

Размещение мебели и специализированного оборудования в еду служебных помещениях, как правило, должно осуществляться по пе- риметру (вдоль стен). При размещении автоматизированных рабочих мест расстояние между рабочими столами в направлении о плоскости тыла одного видеотерминала до плоскости экрана яру го-го видеотерминала должно составлять не менее 2,0 м, а между смеж-ными боковыми поверхностями соседних видеотерминалов-- не менее 1,2м.

Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы, требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать перегородками высотой 1,5--2,0м. Шумящее оборудование -- матричные принтеры, пишущие машины, серверы, телетайпы и т.п., уровни шуми которого превышают нормативные, должно размещаться в специально отведенных для этого помещениях.

С целью обеспечения необходимого комфорта, способствующего эффективному труду, рабочие места работников оборудуются од-нотумбовыми столами (с приставкой), обеспечивающими удобное размещение на нем оргтехники (в том числе компьютерной) и ос - новных предметов труда, постоянно используемой в работе литepa-туры по делопроизводству, карточек и лотков для них. В ящичках тумбы стола хранятся документы, используемые в работе в течение дня, а также вспомогательные предметы труда (канцелярские принадлежности).

Хранение специальной и справочной литературы должно осуществиться в шкафах. На соответствующих полках в строго определенном порядке должны располагаться:

инструкции и нормативно-методические документы по дело- производству;

справочники по законодательству;

справочники по административно-территориальному делению;

орфографические и терминологические словари (справочники по написанию отдельных слов);

картотеки-указатели к сборникам нормативно-правоывых актов и организационно-распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, инструкций и пр.) по вопросам ведения делопроизводства, изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления (власти);

списки работников предприятия с указанием структурных подразделений, номеров телефонов и адресов для направления деловой корреспонденции".

Своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций) в течение всего рабочего времени, обеспечивается:

постоянным поддержанием в служебных помещениях тишины и порядка;

наличием достаточного свободного пространства между рабочими местами, не затрудняющего проход (подход) к ним;

оборудованием рабочих мест средствами внутренней телефонной связи;

размещением на столах минимально необходимого для выполнения повседневной работы количества документов (материалов). Установление для работников делопроизводства (службы ДОУ) оптимального режима труда и отдыха предполагает:

категорирование труда работников в зависимости от его сложности и напряженности;

надлежащий учет влияния на работников вредных факторов производственной среды и характеристик микроклимата служебных помещений;

упорядоченное чередование временных отрезков, отведенных соответственно для выполнения более сложных и менее сложных видов работ (операций);

предоставление работникам для поддержания высокой работоспособности в течение всего рабочего времени перерывов для отдыха, приема пищи и т.п.

Нормальная продолжительность рабочего времени, отведенного на выполнение работ по подготовке и обработке документов, должна составлять 8 часок, при этом продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ не должна превышать 2 часов. Наиболее сложных и трудоемкие виды работ (операций) рекомендуется производить первой половине рабочего времени. Время перерывов в течение рабочего времени следует устанавливать в зависимости сложности и напряженности труда. Примерные варианты режима труда и отдыха (с учетом 8-часового рабочего дня -- с 9 до 18 часов, включая! часовой обеденный перерыв и категории сложности и напряженности работ) представлены в таблице 2.

Таблица 2, Варианты режима труда и отдыха персонажа службы ДОУ, выполняющего работы по документационному обеспечению управ, мни. с применением компьютерной техники

3.6 Особенности подготовки важнейших организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ

Основными организационно-распорядительными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ и ее работников, являются, как отмечалось ранее, положение о службе и соответствующие должностные инструкции. В рамках данного параграфа рассмотрим наиболее существенные особенности подготовки этих документов.

Функциональное назначение Положения о службе ДОУ заключается в установлении основных правил организации ее деятельности. В качестве основы для полготовки проекта данного документа рекомендуется принять примерное Положение о службе ДОУ, представленное в прил. 12 к ГСДОУ, помня, однако, о том. что его текст нуждается в определенной актуализации с учетом более поздних изменений в правовой базе делопроизводства⁴⁰.

В содержании Положения о службе ДОУ представляется целесообразным изложить следующие основные вопросы:

краткая характеристика делопроизводства (ДОУ) как специфического вида деятельности по управлению (обеспечению управления) предприятием;

статус службы ДОУ, организационно-правовые основы ее деятельности;

основные организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ (помимо положения. -- Авт.). порядок их введения в действие;

организация повседневного руководства службой ДОУ;

организация нормирования работ по ДОУ, рабочих мест и труда персонала службы ДОУ;

порядок регламентации повседневной деятельности структурных подразделений в составе службы ДОУ, основных категорий ее работников;

цели и задачи службы ДОУ, их краткое содержание;

функции службы ДОУ, их характеристика;

полномочия (права и обязанности) службы ДОУ, их характеристика;

взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия;

порядок внесения изменений в положение, сроки ею переутверждения.

Для ясного и точного понимания содержания положения о службе ДОУ особое значение имеет выбор оптимальной структуры документа. В этой связи представляется уместным привести сравнительную характеристику рекомендуемых вариантов структуры положения о службе ДОУ.

Так, согласно прил. 12 ГСДОУ примерная структура документа включает следующие разделы: общие положения; цели и задачи службы; функции службы; права и ответственность службы; взаимоотношения службы. Представленная в Методических рекомендациях ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов»

примерная структура Положения о службе ДОУ включает следующие разделы: общие положения; задачи службы; функции службы; обязанности службы; права службы; ответственность службы; взаимоотношения службы с другими подразделениями предприятия.

И наконец, в соответствии с прил. 1 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» примерная структура положения о службе ДОУ включая следующие основные разделы: общие положения; задачи и функции службы; обязанности службы; права службы; ответственность службы; взаимоотношения и связи службы. Раздел «Заключительные положения» не является обязательным элементом структуры документа.

Примерный текст Положения о службе ДОУ представлен и прил. 3 к настоящему пособию. Пример оформления титульного листа По ложен ия о службе ДОУ представлен на стр. 43.

Представленные выше рекомендации могут быть применены и при подготовке проектов положений о структурных подразделениях в составе службы ДОУ, а также проекта положения об архиве предприятия. Примерный текст положения об архиве государственной предприятия (организации, учреждения) представлен в прил. 4 настоящему пособию.

Функциональное назначение должностной инструкции заключается в регламентации деятельности работника (категории работников) и установлении порядка применения работником (работниками (положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) в процессе осуществления своих повседневных полномочий. В качестве основы для полготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется принять соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, при необходимости адаптировав их к конкретным условиям функционирования того или иного предприятия и службы ДОУ и отразив в нем следующие основные вопросы:

задачи, возлагаемые на работника (в виде перечня, возможно, дополненного краткой характеристикой);

статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;

основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;

организационно-правовые основы деятельности работника;

Эмблема предприятия Утверждаю

Генеральный директор

Открытое акционерное ОАО «Вега»

Общество «Вега»

Положение Личная подпись

о службе документационного обеспечения А.А.Агеев

Управления (ДОУ) 00.00.000

00.00.000

№_________г.

Екатеринбург

1.Общие положения

1.1Текст

1.1.1…

РАЗДЕЛ 2

Управление документацией предприятие

Глава 4

СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ. ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

4.1 Управленческая документация предприятия. Состав и функциональное назначение

В рамках настоящего пособия уже упоминалось о документация как об упорядоченной совокупности документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Настало время более подробно ознакомиться с составом управленческой документации предприятия и образующими ее основными видами документов.

С этой целью обратимся к Общероссийскому классификатор) управленческой документации (ОКУД) (Ж 011-93, включающему себя унифицированные системы документации и образующие их формы документов, разрешенные к применению на предприятия (в организациях, учреждениях) для обеспечения потребностей в документированной информации. Уточним, что в составе ОКУД ceгодня имеется девять унифицированных систем документации:

унифицированная система организационно-распорядительной! документации (УСОРД);

унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);

унифицированная система банковской документации (УСБД);

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД);

унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской] документации предприятий (УСУОБД);

унифицированная система документации по труду (УСДТ);

унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФР);

унифицированная система внешнеторговой документации

(УСВД).

Собственно управленческую документацию предприятия образуют, таким образом, документы, отнесенные к УСОРД, т.е. документы, общее функциональное назначение которых состоит в организации и распоряжении деятельностью предприятия. В свою очередь п.. в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации.

Основные группы управленческой документации в составе УСОРД

Документация по созданию предприятия (организации, учреждения).

Документация по реорганизации предприятия (организации.

учреждения).

Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения).

Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений).

Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения).

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).

Документация по приему на работу.

Документация по переводу на другую работе

Документация по увольнению.

Документация по оформлению отпусков.

Документация по оформлению поощрений.

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Рассмотрим далее функциональное назначение каждой из перечисленных выше групп документации основных видов управленческих документов, образующих соответствующие группы документации.

Несмотря на то что соответствующими нормативно-методическими доку ментами предусмотрены, к примеру, документы по оформлению командировок, Упоминание об этом в ОКУД отсутствует. Что касается документации по учету труда и его оплаты, то она включена в состав унифицированной системы первичной учетной документации ОКУД. Между тем, на наш взгляд, эти группы документации имеют самое непосредственное отношение к управлению предприятием (в частности управлению персоналом)

Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта его учреждения (формирования) в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством {см. Федеральный закон от 8 августа 2001 ( № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Примерный состав документам и по созданию предприятия представлен на схеме 7.

Функциональное назначение документации по реорганизации предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании факта его реорганизации в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (см. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Основные документы данной группы документации представлены на схеме 8

Схема8. Состав документации по реорганизации предприятия

Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта прекращения им своей деятельности в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством. Примерный состав документации по ликвидации предприятия представлен на схеме 9.

Функциональное назначение документации по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений) состоит в документировании факта перехода права собственности на приватизированное предприятие в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством. См. в этой связи, например. Основные положения государственной программы приватизации государственных и муниципальных предприятий в РФ, утвержденные Указом Президента РФ от 22 июля 1994 г. № 1535. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 10.

Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования основных управленческих решений по руководству повседневной Деятельностью предприятия. Примерный состав документации по ликвидации предприятия представлен на схеме 11.

Функциональное назначение документации по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании основных управленческих решений организационно-нормативного характера, принимаемых преимущественно по вопросам перспективной деятельности предприятия. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 12.

Схема 9. Состав документации по ликвидации предприятии

Факт ликвидации подлежит государственной регистрации. Для получен! соответствующего свидетельства в орган государственной регистрации пред ставляется пакет документов, состав которого определяется в зависимости оснований ликвидации.

Схем и 10. Состав документации приватизации предприятия

Схема П. Состав документации

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования информации оперативного характера, преимущественно на этапе подготовки и принятия различных Управленческих решений. Примерный состав документации по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия предстаа1ен на схеме 13.

Функциональное назначение документации по приему на работ состоит в документировании фактов приема на предприятие новых работников в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (гл. 10--13ТК РФ). Основные документы данной группы документации представлены на схеме 14.

Схема 12. Состав документации по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия

Схема 13. Состав документации по оперативно-информационном регулированию деятельности предприятия

Документация по переводу на другую работу предназначена для документирования фактов перевода работников предприятия на другие места работы (должности) в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством. Примерный состав документации по переводу на другую работу представлен на схеме 15.

Функциональное назначение документации по увольнению заключается в документировании фактов прекращения (действия) трудового договора с работниками предприятия, ранее заключившими такие договора, по основаниям и в порядке, предусмотренным законодательством. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 16.

Документация по оформлению отпусков предназначена для документирования фактов предоставления работникам предприятия отпусков в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (гл. 19 ТК РФ). Примерный состав документации по оформлению отпусков представлен на схеме 17.

Функциональное назначение документации по оформлению командировок состоит в документировании фактов направления работников в командировки в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (гл. 24 ТК РФ), а также заданий на командировки и отчетов об их выполнении. Основные документы Данной группы документации представлены на схеме 18.

Документация по оформлению поощрений предназначена для Документирования фактов поощрения работников предприятия в Порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством и *локальными актами предприятия (гл. 30 ТК РФ). Примерный состав Документации по оформлению поощрений представлен на схеме 19.

Функциональное назначение документации по оформлению дисциплинарных взысканий заключается в документировании факт привлечения работников к дисциплинарной ответственности в грядке и по основаниям, предусмотренным законодательством и локальным актами предприятия. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 20.

И наконец, документация по учету труда и его оплаты предназначена для документирования основных учетных показателей тру) работников предприятия. Примерный состав документации по учету труда и его оплаты представлен на схеме 21.

4.2. Табель и альбом форм документов, их функциональное назначение и порядок разработки

В продолжение разговора об управленческой документации paссмотрим функциональное назначение и порядок разработки табеля форм документов предприятия. Табель форм документов -- это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешении к применению структурными подразделениями и должностным лицами предприятия.

Подготовка табеля форм документов предприятия производит на основе табелей форм документов структурных подразделений. Функциональное назначение табеля форм документов предприятия заключается в следующем:

закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;

оптимизация состава управленческой документации предприятия, ее функциональности;

внедрение и обеспечение единого порядка подготовки управленческих документов предприятия

Нередко табель форм документов предприятия характеризуют справочник, включающий разрешенные к применению формы управленческих документов предприятия. Будет, однако, более верньи рассматривать его в качестве описания технологии подготовки документированной информации, потребность в которой, в зависимости от управленческой ситуации, испытывает предприятие.

В дополнение к табелю форм документов обычно разрабатывается альбом форм документов. Он представляет собой подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник униф

20. Состав документации пи оформлению дисциплинарных взысканий

Состав документации по учету труда и его оплаты

инрованных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лица ми предприятия.

Основное функциональное назначение альбома форм документов заключается в унификации форм представления документированной информации, востребованной предприятием. Кроме того, на основе форм в составе альбома в дальнейшем производится разработка (в необходимых случаях -- доработка) бланков управленческих документов.

Наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативно-правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в их состав вводятся и новые формы документов, разработанных предприятием в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации. Подготовка табеля и альбома форм документов предусматривает:

предварительное изучение применяемых на предприятии форм управленческих документов;

уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом;

уточнение структуры табеля и альбома;

разработку проектов табеля и альбома;

согласование и в необходимых случаях уточнение проектов;

утверждение проектов табеля и альбома.

Предварительное изучение применяемых на предприятии форм управленческих документов имеет целью установить соответствие состава управленческой документации предприятия задачам управления его деятельности, а также текущим перспективным потребностям предприятия в различных видах документирован ной информации. В ходе предварительного изучения определяется (уточняется) состав и содержание задач управления деятельность предприятия, а также -- в предварительном порядке -- степень ответствия состава и вида форм управленческих документов, при меняемых на предприятии, этим задачам.

По результатам предварительного изучения формулируются предложения по оптимизации состава управленческой документации предприятия посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовы актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства (ДОУ). При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.

Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом, имеет целью:

выявить формы документов, не отвечающих установленным требованиям (в том числе устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);

выявить формы документов, нуждающихся в корректировке;

выявить формы документов, подлежащих разработке «с нуля» в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, составе и содержании задач по управлению деятельностью предприятия;

включить в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, новые формы документов, предусмотренные соответствующими актами (документами)⁴'.

Выполнение необходимых мероприятий производится на основе управленческой документации предприятия, образовавшейся за период от одного до трех предшествующих лет. По результатам данного этапа разработки табеля и альбома разрабатывается уточненный перечень форм документов, а также карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом). В картах указываются сведения:

о полном наименовании формы документа;

о функциональной (структурной) принадлежности формы документа;

об основных этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице) -- разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке Удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.). а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).

На основе последующего изучения совокупности карт устанавливается окончательный состав документов, подлежащих включению в табель (альбом).Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры табеля и альбома предполагает выбор способа их структуризации, а также предварительное распределение форм документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Наиболее часто структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу так называемой прямой связи.

Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управление деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих: функций управленческих задач. В свою очередь, принцип прямо! связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой предприятия.

Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании названных принципов. В этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческим функциям, а «внутри» этих функций -- по подразделениям участвующим в их реализации.

По результатам уточнения формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). При этом для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве ра¹ чих названий заголовков разделов (частей) принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, -- наименования соответствующих подразделении

Разработка проектов табеля и альбома включает:

выбор способа представления информации о формах документе!

определение состава данных о формах документов, порядка оформления;

определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).

Уточним в этой связи, что табель форм документов обычно ставляется в табличной форме. В таблице, как правило, указываются: номер по порядку, наименование формы документа, коя форм документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД), наименование структурного подразделения (должностного лица), готовящего проект документа, особенности подготовки проекта (необходимость его согласования, порядок представления на подпись пли утверждение, обязательность удостоверения посредством оттиска печати. Сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. указываются в соответствующих графах таблицы по необходимости. Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).

Составление альбома форм документов производится во вторую очередь и сводится к последовательному расположению форм документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.

Подчеркнем, что выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению управленческой документации, а также с учетом состава и содержания задач деятельности предприятия. Во внимание должны также приниматься и функциональное назначение табеля (альбома), и порядок их применения в повседневной работе.

Согласование и в необходимых случаях уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными липами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку управленческих документов. Общее методическое руководство подготовкой проектов осуществляет служба ДОУ и архив" предприятия. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию, и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на утверждение руководителю предприятия.

Утвержденные экземпляры табеля и альбома форм документов, а также их контрольные электронные копии подлежат хранению в службе ДОУ. Табель и альбом тиражируются в необходимом количестве экземпляров, после чего выдаются для руководства в повседневной работе по подготовке и обработке управленческих документов.

Изменения и дополнения в табель (альбом) форм документов вносятся в следующих основных случаях:

при изменениях в законодательстве;

при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти);

при изменениях в системе управления деятельностью предприятия и (или) его организационной структуре.

Кроме того, в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых обусловлена соображениями практической целесообразности.

Время от времени из состава табеля (альбома) выводятся формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства (ДОУ) либо не удовлетворяющих потребностям предприятия в обеспечении документированной информацией соответствующего вида. Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем пред-, приятия по представлению службы ДОУ.

В конечном счете применение табеля и альбома позволяет обеспечить соответствие применяемых форм документов задачам предприятия, сокращение затрат на подготовку и последующую обработку управленческих документов в сочетании с минимизацией, ошибок, совершаемых в процессе их подготовки и обработки, и: этой основе -- более высокую оперативность и надежность управления деятельностью предприятия. Примерная форма табеля форм документов представлена в таблице 3, а пример титульного листа: альбома форм документов -- на стр. 63.

таблица3. Примерная форма табеля документов

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО « ВЕГА»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

личная подпись

А.А, Агеев

00.000000

АЛЬБОМ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Екатеринбург, 2005

Глава 5

ОПЕРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

5.1 Документооборот и его составляющие. Особенности управления входящими, исходящими и внутренними документами

В рамках очередной главы пособия мы рассмотрим организацию оперативного управления документацией предприятия. Уточним, что оперативное управление -- это управление, осуществляемое документами с момента их создания (поступления на предприятие) момента окончания сроков их текущего хранения.

В этой связи речь пойдет прежде всего о документообороте предприятия и его составляющих. Согласно стандартному определен документооборот представляет собой упорядоченное перемещение документов предприятия-- от момента их создания (поступления на предприятие) момента помещения на текущее (оперативное) хранение.

В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на прeдприятия, которые могут быть обозначены нами как входящие документы.

Два других потока берут свое начало на предприятии. Их образуют исходящие (т.е. направляемые за пределы предприятия) и внутренние документы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).

Для лучшего понимания сущности документооборота и особенностей оперативного управления документами на его основных этапах рассмотрим, какой путь совершают документы каждой из трех выделенных нами групп. Начнем с входящих документов, поступающих на предприятие в процессе так называемой внешней переписки.

5.1.1 Особенности организации управления входящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает: организацию доставки (получения) документов; первичную обработку документов; предварительное рассмотрение документов; регистрацию документов;

рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами-- в пределах предоставленных полномочий) предприятия;

организацию исполнения документов.

Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Подобным образом производится доставка на предприятие писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпрограмм), а также бандеролей, посылок, почтовых карточек и подписных изданий.

Получение отдельных видов документов (предназначенных преимущественно для обмена документированной информацией ограниченного объема, имеющей оперативный характер) может быть организовано непосредственно на предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефонограммы, телексограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail.

Организация первичной обработки документов, доставленных на предприятие по каналам почтовой, курьерской или электрической связи, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). Как правило, прием входящей корреспонденции, за исключением телеграмм, производится уполномоченным работником предприятия (службы ДОУ) в соответствующем почтовом отделении по доверенности.

Доставка на предприятие заказной корреспонденции, а также телеграмм осуществляется почтальонами или специально уполномоченными лицами (курьерами, фельдъегерями). Их прием обычно производится по реестру и (или) под роспись в уведомлении о вручении адресату.

Предварительное рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на;

подлежащие передаче непосредственно руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов:

регистрируемые и не регистрируемые.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным на предприятии порядком, при этом, как правило, не регистрируются доставляемые (поступающие) периодические издания, рекламные материалы и т.п. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение регистрационных форм (карточек, книг, журналов) входящей корреспонденции).

Рассмотрен не документов руководством предприятия (структурными подразделениями, должностными лицами -- в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям).

Управление входящими документами, получаемыми непосредственно предприятием, имеет ряд особенностей. Так, в соответствии с Нормами времени на работы по ДОУ получение предприятием факсограмм сопровождается выполнением следующих действий: получение текста, его деление на листы формата А4, peгистрации передача по назначению (на рассмотрение руководителю предприятия или непосредственно на исполнение). Получение телеграмм включает: вручение под роспись с отметкой о дате и времени доставки, регистрацию, передачу по назначению (см. выше).

Содержание входящей телефонограммы записывается (печатается) уполномоченным работником предприятия на бланке (в журнале (книге) входящих телефонограмм), с указанием даты и времени приема, после чего передается по назначению. Сообщения электронной почты E-mail, как и другие документы, доставляемые на предприятие в электронном виде, подлежат копированию на автономный машинный носитель и распечатыванию. После сличения с оригиналом на предмет соответствия копия документа регистрируется и передается по назначению.

5.1.2 Особенности организации управления исходящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает;

прием надлежащим образом оформленных документов ОТ исполнителей (ответственных исполнителей); регистрацию документов; тиражирование документов; подготовку документов к отправке; сортировку документов; передачу документов.

Уточним, что организация отправки писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок и т.п. за пределы предприятия осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.

Прежде всею надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправкой) производится проверка:

соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;

правильности оформления документа;

комплектности документа (в частности на предмет наличия соответствующих приложений);

наличия и достоверности сведений об адресате; наличии и достоверности листа рассылки.

5.2 Особенности организации управления документами, состоящими на текущем хранении

Формирование дел представляет собой систематизированную группировку исполненных документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в отдельные папки. С целью снос временного и упорядоченного формирования дел документы в срок не более 15 дней с даты их исполнения подлежат сдаче в места текущего храпения. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяется содержанием отметки об исполнении, совершенной на лицевой стороне первой страницы документа исполнителем (ответственным исполнителем) или его непосредственным начальником, с учетом функционального назначения дел, в соответствии с номенклатурой дел и с соблюдением следующих правил:

Основные правила формирования дел

1 В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правим, располагаются либо в обратной хронологической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.

Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных -- до или свыше Шлет или постоянных, при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов.

Документы коллегиальных органов упрощения целесообразно помещать в два дела -- материалы по подготовке протокольных мероприятий и материмы проведения протокольных мероприятий (в том
числе протоколы и решения). Приказы и распоряжении по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.

4.Копии поступающих на предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а из
данные в виде брошюр хранятся отде.^:1ьно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило,
хранятся вместе с ними.

5.Документы протокольных мероприятии помещаются в дело в
соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Мате-
риа.'1ы к соответствующим протоколам помещаются в дели непосредственно после них.

6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел..
Документы переписки -- телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма -- помещаются в дела в виде бумажных
копии (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие)
документы обычно следуют за входящими.

Не допускается помешать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил.

При заведении дела лицевая сторона папки оформляется так, как это показано на стр. 83. Кроме того, на корешке обложки делает» отметка (наклейка) с указанием номера дела, а для дел, состоят! из нескольких томов (частей), -- и номера тома (части).

Управление документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении, производится для обеспечения сохранности документов и образуемых ими дел в процессе хранения и последующей работы с ними⁶*. С этой целью текущее хранение документов (дел должно производиться в приспособленных помещениях (раб' комнатах), оборудованных запираемыми шкафами, стеллажам» сейфами или столами. Размещение документов на полках шкафов (в ящиках столов) и их последующее хранение производится и вертикальном положении, корешками дел наружу.

Для защиты документов от воздействия солнечного света окна в помещении должны быть снабжены плотными шторами достаточной ширины и высоты. В помещениях для хранения должен поддерживаться постоянный температурно-влажностный режим, отвечающий целям обеспечения зашиты документов от перепадов температуры, влажности, а также от пыли. Для обеспечения документе! от случайных механических повреждений, а также от хищений доступ в указанные помещения (к местах хранения) должен быть ограничен, а сами помещения (места хранения) должны находиться под постоянным наблюдением. Для обеспечения оперативно! о и надежного поиска документов дела на полках следует располагать в соответствии с номенклатурой дел.

Копия номенклатуры дел (соответствующая выписка из нее) обычно помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы и иное оборудование, предназначенное для размещения документов (дел), нумеруются.

Работа с документами, состоящими на текущем хранении, производится в приспособленных для этой цели помещениях (рабочих комнатах), обеспечивающих сохранность документов в процессе обращения с ними. Выдача документов в работу должностным лицам предприятия производится с разрешения руководителя службы ДОУ в составе дела под роспись на время, фактически необходимое для работы.