Справочник по делопроизводству

В практической деятельности должен руководствоваться:

Инструкцией по документационному обеспечению управ
ления предприятием (инв. № ...).

Положением об архивном отделе предприятия (инв. № ...).

Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. № ...).

Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспе
чения производственной санитарии и противопожарной защиты
(инв. №№ ,...).

Настоящей должностной инструкцией.

1.4. Должен знать:

Нормативно-правовые акты, другие материалы и докумен
ты по ведению архивного дела на предприятии (согласно перечню 1
к настоящей Инструкции).

Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения
и пользования ими.

Порядок составления описей документов постоянного и
временного хранения и актов об уничтожении документов.

Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и
использованию.

Порядок ведения учета и составления отчетности.

Организационную структуру предприятия.

Схему организационного взаимодействия архивного отдела со структурными подразделениями предприятия.

Основы научной организации труда в ведомственных архивах.

Правила эксплуатации технических средств автоматизации
и механизации архивных работ.

1.4.10. Основы трудового законодательства РФ (в части касаю
щейся).

II. Должностные обязанности

2.1. Архивариус обязан:

2.1.1. Организовывать хранение и обеспечивать сохранность.! кументов. поступивших в архив.

Принимать и регистрировать поступившие на хранение (. структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвовать в разработке номенклатур дел, проверять правильность формирования и оформления при их передаче I архив.

В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размешать дела, вести i учет.

Подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на! государственное хранение (на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли).

Вести работу по созданию справочною аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Следить за состоянием документов, своевременностью их восстаноа1ения, соблюдением в помещениях архива условий, не- ] обходимых для обеспечения их сохранности.

Контролировать соблюдение правил противопожарной зашиты в помещении архива.

Выдавать в соответствии с поступающими запросами ар- ; хивные копии и документы, составлять необходимые справки на' основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.

Принимать необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику архивного отдела отчетную и иную служебную документацию.

Регламент рабочего времени архивариуса соответствует нор мам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в * течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.

В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о (руде.

III. Права работника

3.1. Архивариус имеет право:

Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности -- по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о документах, подлежащим направлению (возвращению) в архив.

Готовить и представлять начальнику архивного отдела пред ложения по совершенствованию организации его работы.

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Архивариус несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

Нарушение положении нормативно-правовых актов, дру гих документов и материалов по ведению архивного дела на пред приятии (в части касающейся).

Невыполнение служебных указаний начальника архивного отдела.

Не сохранение государственной и служебной тайны.

Неправомерное использование предоставленных служеб ных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда архивариуса является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных . обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда архивариуса уполномочен осуществлять начальник архивного отдела. Полномочия начальника архивного отдела по применению мер поощрения и взыскания в отношении архивариуса определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. №№ ,..,...).

2.3. Регламент рабочего времени машинистки соответствует нор мам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннем трудового распорядка» предприятия.

В случае служебной необходимости машинистка может пришюкать ся к выполнению своих обязанностей сверхурочно, п порядке, преду смотренном положениями федерального законодательства о труде. III. Права работника

3.1. Машинистка имеет право:

3.1.1. Принимать решения и целях обеспечения повседневной
деятельности -- по всем вопросам, относящимся к ее компетенции.!

Запрашивать у ответственных исполнителей структурных!
подразделений информацию о документах, подлежащим техничес
кому исполнению (воспроизведению на пишмашпне или ПК).

Готовить и представлять заведующей машинописным бюро ]
предложения по совершенствованию организации его работы.

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Машинистка несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за;

Нарушение положений нормативно-правовых актом, дру
гих документов и материалов по ведению машинописных работ на!
предприятии (в части касающейся).

Невыполнение служебных указаний заведующей маши но-
лисным .

Несохранение государственной и служебной тайны.

Неправомерное использование предосталлснпых служеб- |
ных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда машинистки является J полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда машинистки уполномочена осуществлять зав : аю-шая машинописным бюро. Полномочия заведующей машинописных! бюро по применению мер поощрения и взыскания в отношении определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. №№ ...,...

).

Приложение 6

ПЕРЕЧЕНЬ НАИБОЛЕЕ ШИРОКО ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

УСТОЙЧИВЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ⁹⁸

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу вас...

В целях обмена опытом направляю в ваш адрес...

В порядке исключения...

Ввиду особых обстоятельств...

В связи с завершением работ по ...

В связи с принятием решения о...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

По взаимной договоренности между...

Согласно вашей заявке...

Несмотря на... и ... продолжает иметь место...

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, паше
указание остается невыполненным в связи с...

К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется
возможным, поскольку...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установлен
ному сроку по следующим причинам...

Мы не можем предоставить интересующую вас информацию,
гак как...

Организация не располагает возможностью Д1я выполнения
данной задачи из-за отсутствия...

3. Формулировки для выражения предупреждения:

-- Напоминаем вам. что через ... время срок соглашения истека-

'-*' Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. -- М.: Изд-во РДЛ.2001.

Организация уведомляет вас о том, что...

Считаем необходимым еше раз напомнить нам о том, что...

Организация сохраняет : собой право в одностороннем по-
рядке приостановить действие договора о...

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства ут
рачивают свою силу с...

4, Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию...

Обязать руководителя...

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на...

Назначить расследование по факту...

-- Изыскать дополнительные возможности для...
5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу вас направить в мой адрес...

В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу нас...

Убедительно прошу вас решить вопрос о...

В рамках предварительной договоренности с представителем 1
вашей организации прошу рассмотреть возможность...

-- Исходя из величины годового лимита по ... прошу изыскать I
для нужд организации...

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (от- _{ дельных фактов):

-- Безопасность гарантируется...

-- Документация выслана в ваш адрес нарочным...

Предпринимаются энергичные меры по...

Конфиденциальность информации обеспечена...

Содержание проекта оперативно корректируется...

Выявленные недостатки уже устраняются...

Выделены дополнительные средства на...

Спланированы мероприятия...

В кратчайшие сроки организуется..,

-- Установлен повседневный жесткий контроль за...
7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный... -- наиболее важный...

наилучший эффект... -- наихудший результат...

оказать помощь... --произвести проверку...
организация не возражает;..

немедленно устраните...

создайте необходимые условия,
оптимальное решение...
подтвердите получение...
направьте в мой адрес...
решите самостоятельно...

8. Формулировки для уведомления:

Ставим вас в известность о том, что...

Организация извещает о...

Сообщаю вам...

Довожу до вашего сведения, что...

Докладываю о...

9. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить),

обязать,

прекратить,

обратить (внимание на...),

спланировать (скоординировать),

создать,

организовать,
-сообщить (доложить),

уточнить,

устранить,

10. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), -- второстепенный.

перспективный. -- важный,

главный (основной), --ведущий,

серьезный (существенный), --плановый,

дополнительный, --полный,

недостаточный, --заключительный,

промежуточный, -- общий,

конкретный. -- высший,

первичный, --лучший,

худший, -- надежный.

Приложение 7

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ

АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования: экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

ИНСТРУКЦИИ (правила)-- (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования: численности работников и т.д.);

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.организаиий с указанием сроков хранения материалов и т.д.):

ПЛАНЫ (производственные: строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилишно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.);

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

РАСЦЕНКИ на производство работ;

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприя

тия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия);

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ФОРМЫ унифицированных документов;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение 8

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УДОСТОВЕРЕНИЮ ОТТИСКОМ ПЕЧАТИ

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.), ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ организаций; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания: экспертизы и г,л.);

ДОВЕРЕННОСТИ (на получениетоварно-матерпачьных ценностей, ведение дел и арбитраже и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещении: о производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.};

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты;

ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте;

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

НОРМЫ расхода;

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

ПЕРЕПИСКА с заграничными представительствами:

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.);

ПИСЬМА гарантийные ( на выполнение работ, услуг и т.д.);

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные: банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях;

РЕЕСТРЫ (чеков: бюджетных поручений, представляемые а банк);

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; )

СОГЛАШЕНИЯ;

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; испо.плона-нии бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Конституция Российской Федерации. -- М.: Проспект, 2001. Трудовой кодекс Российской Федерации. -- М.: Проспект. 2003. Государственный стандарт Российской Федераций ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». -- М.: Изд-во стандартов, 1998.

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». -- М.: Изд-во стандартов. 2003.

Общероссийский классификатор управленческой документашж (ОКУД) ОК 011 -93. Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М.: Главар-хив СССР, 1991.

Типовая инструкция по делопроизводству Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. -- М.: Росархив, 2001.

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росар.хива от 6 февраля 2002 г.

Примерное положение об архивном отделе органа местного самоуправления. Утверждено приказом Росархива от 9 октября 2001 г. №76.

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов упраатепческих документов». -- М.: ВНИИДАД ФАС РФ. 1998. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов». -- М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2003. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства и организации». -- М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2004. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72. -- М.: Минтруда РФ, 1995.

Нормы времени на работу по документацией ному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 26 марта 2002 г. №23.

Квалификационный справочник должностей служащих. Утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. -- М.: Бератор, 2003.

Рогожин М.Ю. Организации делопроизводства предприятия. -- М.: Изд-во РДЛ, 2003.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления.-- М.: Изд-во РДЛ, 2003.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. -- М.: Проспект, 2004.

СОДЕРЖАНИЕ

РАЗДЕЛ 1

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ(ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)

Глава I

Делопроизводство предприятия: цель, функции, принципы функционирования

...3 ..6

Понятие делопроизводства

Назначение делопроизводства предприятия

Глава 2 Правовые основы делопроизводства предприятия

Законодательство, нормативно-правовые акты, организационно-распорядительные и нормативно- методические документы, на основе которых осушесташется общая регламентация делопроизводства '

Локальные акты, организационно-распорядительные

и нормативно-методические документы, конкретизирующие порядок ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ) предприятия , 1-

Глава 3 Организационные основы делопроизводства предприятия

Организация делопроизводства как процесс управления 22

Организация делопроизводства как структура.

обеспечивающая потребности предприятия

в документированной информации

3.3. Расчет комплектования службы ДОУ персоналом требуемой квалификации и численности

Организация нормирования работ по делопроизводству (ДОУ)

Требования к организации рабочих мест и труда

персонала службы ДОУ 36

3.6. Особенности подготовки важнейших организационно- распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ 40

РАЗДЕЛ 2 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

Глава 4 Состав документации предприятия. Табель форм документов

4Л. Управленческая документация предприятия;

Состав и функциональное назначение

4.2. Табель и альбом форм документов, их функциональное назначение и порядок разработки=

Глава 5

Оперативное управление документацией предприятия. Документооборот. Номенклатура дел

5.1. Документооборот и его составляющие. Особенности управления входящими, исходящими и внутренними документами

Особенности организации управления входящими документами

Особенности организации управления исходящими документами67

Особенности организации управления внутренними документами5.2. Номенклатура дел, ее функциональное назначение и порядок разработки. Управление документами, состоящими на текущем хранении

5.2.1. Номенклатура дел, ее функциональное назначение и порядок разработки

5.2.2. Особенности организации управления доку; состоящими на текущем хранении

Глава 6

Управление документацией предприятия, подлежащей

архивному хранению. Экспертиза ценности документов.

Обеспечение сохранности документов в процессе хранения

6.1. Особенности управления документами при переводе с текущего на архивное хранение

6.2, Особенности управления документами, состоящими на архивном хранении

РАЗДЕЛ 3

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Пива 7 Основные требования к содержанию документов

7.1. Составляющие содержания. Роль содержания в эффективной реализации функционального

назначения управленческих документов предприятия

. 104

106

7.2. Общие правила подготовки содержания управленческих документов предприятия

Глава 8 Основные требования к структуре документов

Общие вопросы структуризации текстов управленческих документов

Особенности структуризации наиболее распространенных видов управленческих документов

Глава 9 Основные требования к стилю изложения документов

Общая характеристика делового стиля 115

Особенности применения отдельных категорий слов и словосочетаний в текстах управленческих документов 116

Глава 10 Основные требования к оформлению документов

Реквизиты документа, их краткая характеристика 119

Бланки документов, их краткая характеристика 121

Приложение I. Стандартизованные термины

с определениями 129

Приложение 2. Примерный перечень законодательных, нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов,

регламентирующих организацию делопроизводства (ДОУ) 140

Приложение 3. Примерное положение о службе ДОУ 142

Приложение 4. Примерное положение об архиве

государственного предприятия (учреждения, организации) 149

Приложение 5. Примерные тексты должностных

инструкций работников службы ДОУ 153

Приложение 6. Перечень наиболее широко используемых при подготовке текстов управленческих

документов и устойчивых словосочетаний 177

Приложение 7. Примерный перечень документов,

подлежащих утверждению 180

Приложение S. Примерный перечень документов,

подлежащих удостоверению оттиском печати 182

Список литературы

ПРОИЗВОДСТВЕННО-ПРАКТИЧЕСКОЕ ИЗДАНИЕ Рогожин Михаил Юрьевич

СПРАВОЧНИК ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Юридический Дом «Юстицинформ» -редакция журнала «Право и экономика»

Главный редактор

В.А. Вайман Первый зам. генерального директора

В. В. Прошин

Зам. главного редактора

С. Г Ескина, И.П. Рогаток

Компьютерная верстка

К.И. Лапушки

Редактор Не. Жарова Полиграфия Д. Ю. Алешин Маркетинг и реализация И.В. Томилова

Санитарно-эпидемиологическое заключен не Ns 77.ФЦ.15.953.П.000033.02.03 от 28.02.2003 г.

Сдано в набор 26.10.2004. Подписано а печать 20.12,2004. Бумага газетная. Формат 60x90/16- Гарнитура -Ньютон-. Печать офткчя Печ. л. 12. Тираж 3000 экз. Заказ № 2037

С полным ассортиментом продукции Юстицинформ

вы можете ознакомиться на сайте издательства в разделе «Прайс-лист-

http;//www,jusinf. ru

ЗАО «Юридический Дом «Юстицинформ-

117218, г. Москва, ул. Б. Черемушкинская, 34 Тел.: (095) 129-0511. 128-9025

E-mail: pravoecon@jusinf.ru;

sbyt@jusinf.ru {по вопросам маркетинга и приобретения книг) WWW: http://www.jusinf.ru

Отпечатано в Раменской типографии. Московская обл., г Раменское, Сафоновский пр-д, 1.

АНАЛИТИЧЕСКИЙ ПРАВОВОЙ ЦЕНТР Юридического Дома «Юстицинформ»

осуществляет отраслевой и системный анализ юридических вопросов; оптимизацию правовых и управленческих схем; дачу тактических и юридических рекомендаций по разрешению спорных ситуаций (в том числе по блокам правовых вопросов), возникающих в сферах гражданского, налогового, финансового, банковского, административного, земельного и др. законодательства

занимается оказанием консультационных услуг, подготовкой письменных заключений по отдельным юридическим вопросам

выполняет работы по подготовке и правовой экспертизе договоров, исков, жалоб (в том числе апелляционных и кассационных), заявлений, претензий, писем и других документов предприятий и организаций

осуществляет представительство и защиту интересов экономических субъектов в административных органах, а также в судах различных инстанций, в том числе в Высшем Арбитражном Суде РФ

анализирует и обобщает договорную, претензионно-исковую и судебную практику, составляет необходимые справки, обзоры и другие аналитические материалы

Аналитическая и консультационная деятельность АПЦ Юстицинформ представлена в собственном журнале «Право и экономика», а также в книгах, в том числе в комментариях к действующему законодательству Российской Федерации.

Мы работаем на рынке правовых услуг с 1991 г. За это время мы оказали правовую помощь многим предприятиям промышленности, торговли, транспорта, связи, гостиничного хозяйства, сферы услуг, банковским и кредитным организациям, адвокатам.

Адрес: 1 17218, г. Москва, ул. Б. Черемушкинская, 34. Тел.: (095) 128-9025, 129-0511. WWW: http://www.jusinf.ru E-mail: pravoecon@jusinf.ru